Virranniemen Ryhmäpuutarhayhdistys ry 1(5) TOIMINTAKERTOMUS 2014 1. YHDISTYS JA SEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ Toiminnan yleistavoite Toimintasuunnitelmassa keskeiseksi tavoitteeksi oli asetettu rakennusten korjaus- ja maalaustoimenpiteiden suorittaminen tarpeen mukaan ja ranta-alueiden siistiminen. Pitkän tähtäimen suunnittelulla pyritään ennakoimaan likviditeetin riittävyys suuriin menoeriin 5 vuoden tähtäimellä. Yhdistyksen toimintaympäristön kehittyminen Huhtikuun alussa aloitettiin n. kuukauden kestäneet saunarakennuksen korjaustyöt. Rakennettiin uudet terassien lattiat, kaiteet ja raput. Saunan lauteet uusittiin, pukuhuoneiden ja eteisen lattiat hiottiin ja maalattiin, eteisen ovet maalattiin ja kaikki penkit hiottiin. Talkootunteja saunaremontista kertyi n. 350. Matonpesupaikka rakennettiin valmiiksi. Kaikkien wc-rakennusten terassit uusittiin. Siivottiin itäpuolen talviwc:n ympäristöä ja hakkuulinjaa sekä konevarasto. Muutettiin rannanpuolen jätekatos kaluste- ja puuvarastoksi. Saunarantaan hankittiin isompi laituri. Lisäksi jatkettiin uimarannan, saunarannan, venevalkaman ja muiden ranta-alueiden siistimistä ja alueelta kaadettiin lahoja puita. Yhdistyksen alueen viihtyvyyteen ja siisteyteen kiinnitettiin huomiota sekä yleisillä alueilla että tonteilla. Ilmoitustaululle laitettiin kehotus huolehtia raja-aitojen ja tontin siisteydestä. Katsaus yhdistyksen jäsenmäärään, toimintaan ja taloudelliseen tilanteeseen Kauden aikana yhdistykseen liittyi 5 uutta jäsentä mökkikauppojen myötä. Näistä kaupoista kaksi purettiin ostajan toimesta myöhemmin syksyllä. Muutamia jäseniä tai heidän läheisiään kutsuttiin ajasta ikuisuuteen. Vuonna 2014 yhdistyksen tilinpäätös osoittaa 2.559,80 tappiota. Suurimmat kuluerät edelliseen vuoteen verrattuna syntyivät saunaremontista, kulut 2754 ja matonpesupaikan rakentamisesta, kulut 2421. Vastaavasti säästöä syntyi jätehuollon kuluista, kun siirryttiin vain yhden jätekatoksen käyttöön. Yhdistyksen rahatilanne on vakaa ja tavoitetilillä on rahaa akuutteihin hankintoihin. Hoitovastiketta perittiin yhdistyksen ylläpitokuluihin 50 /mökki. Tilitoimisto on hoitanut yhdistyksen kirjanpidon, rahastonhoitaja on tehnyt tiliöinnit ja järjestänyt kuitit sekä suorittanut muut tilien hoitoon liittyvät esivalmistelut. Kaikki maksut saatiin ajallaan. 2. YHDISTYKSEN TOIMINTAAN ASETETUT TAVOITTEET JA NIIDEN TOTEUTUMINEN Tapahtumat ja talkoot Kauden aikana järjestetyt juhlat ja tapahtumat olivat hyvin onnistuneita. Juhliin osallistuneet saivat nauttia ohjelmatoimikunnan järjestämästä monipuolisesta ohjelmasta ja emäntien herkullisista tarjoiluista. Ahkera talkooväki ahersi keittiössä, kilpailujen toimitsijoina ja muissa tehtävissä. Kevät- ja syystalkoiden lisäksi järjestettiin kuukausittain talkoopäivä yhdistyksen alueen ja rakennusten kunnossapitämiseksi, samassa yhteydessä suoritettiin myös sauna- ja suihkutilojen tehopesu. Kauden aikana ilmaantuneista muista talkootöistä tiedotettiin ilmoitustaululla.
2 Jäsenistön edut Carlsson tarjosi keväällä maksuttoman kuljetuksen etukäteen tilatuille tuotteille. Puukeskus Oy antoi alennusta yhdistyksen jäsenille. K-Rauta Naumanen, Neste Sorsasalo ja muut yhteistyökumppanit antoivat runsaasti tuotteita arpajaispalkinnoiksi yhdistyksen tilaisuuksiin. Tiedotus Yhdistyksen asioista ja ajankohtaisista tapahtumista tiedotettiin ilmoitustaululla sekä majan, saunan ja wc-rakennusten seinillä ja keväällä ilmestyneessä Virranniemeläinenjäsentiedotteessa. Jäsentiedotteessa oli myös koko kauden tapahtumakalenteri. Asioista tiedotettiin yhdistyksen www-sivuilla www.virranniemi.fi. Ajankohtaiset asiat päivitettiin sivuille välittömästi, kuvagalleria lisätään ajan myötä. Sivuilta voi ladata kauppakirjapohjan ja rakennuslupa-anomuspohjan jotka täydennetään omilla tiedoilla. Yhteystietojen muutokset, palautteet, aloitteet ja kysymykset voi lähettää www-sivujen kautta palautelomakkeella tai sähköpostilla. Www-sivut on tarkoitettu palvelemaan sekä nykyisiä että uusia mökkiläisiä ja yhdistyksen sidosryhmiä. Sähköpostit ohjautuvat puheenjohtajalle, rahastonhoitajalle tai sihteerille. Lisäksi jäsenet voivat jättää ehdotuksia, ruusuja ja risuja yhdistyksen aloitelaatikkoon. Aloitteita hallituksen ja yhdistyksen kokouksissa käsiteltävistä asioista voi jättää kirjallisena myös ilmoitustaulun vieressä olevaan postilaatikkoon. Yhdistyksen kokouksissa jokainen halukas sai asiakirjat luettavakseen, mm. talousarvion, toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman. Kopiointikulujen säästämiseksi niitä ei monistettu jokaiselle. Alueen suuri kartta toimii vieraiden ja hälytysajoneuvojen opastajana, pienempi kartta mökinomistajien nimineen on kerhomajan seinällä. Kiinnitettiin huomiota mökkien näkyvämpään numerointiin ja hankittiin numerokilpiä niitä tarvitseville. Ilmoitustaululla oli esillä myös mökkien osoiteluettelo ja yhdistyksen toimihenkilöluettelo yhteystietoineen. Vierailut Talkoot Perinteiset pilkkikilpailut järjestettiin Päivärannassa 29.3.2014, kisan voitti Päiväranta. Rannalta onkimiskilpailu oli Virranniemessä 12.7.2014 ja siinäkin voiton vei Päiväranta. Kevättalkoissa 3.5. siistittiin yhdistyksen viheralueet, siivottiin maja sekä muut yhteiskäytössä olevat tilat. Saunat oli remontin jälkeen jo siivottu ja verhot ja matot uusittu. Yleisinä talkoopäivinä 7.6., 5.7. ja 9.8. tehtiin saunan ja suihkun tehopesut sekä talkoopäälliköiden kohdentamat työt. Kesän aikana talkootöinä siistittiin ranta- ja viheralueet, leikattiin nurmikot yleisiltä alueilta ja hoidettiin juhlien järjestelyt sekä tehtiin tarpeelliset korjaus- ja kunnossapitotyöt. Saunan lämmitystä tehtiin myös talkootyönä. Yhdistyksen alueen kukkaistutusten kastelu on yhdistetty wc-siivousvuoroihin. Jäsenet merkitsivät tehdyt talkootunnit talkookorttiin, tekemättömät talkootunnit korvattiin maksamalla talkoomaksu. Maksetuista talkootunneista kertyi n.1800, mikä kertoo yhdistyksen jäsenistön vanhenemisesta. Talkoovelvoitteina olivat 15 tuntia/jäsen, wc:n pesua 4 päivää sekä saunamajurivuoro jos käy saunassa. Talkoopäivinä oli runsaasti aktiivisia tekijöitä, saunamajuriksi ja keittiöön oli ajoittain pulaa talkoolaisista. Syystalkoissa 27.9. haravoitiin syksyn lehdet, nostettiin laiturit sekä viimeisteltiin alue ja rakennukset talvikuntoon. Lokakuun alussa katkaistiin vedet ja ilmattiin vesijohtoputket ja wc:t.
3 Virkistys ja muut tapahtumat Äitienpäiväjuhlaa vietettiin lauantaina 10.5. Yhdistys tarjosi jäsenille ja heidän perheilleen kakkukahvit. Ohjelmatoimikunta oli järjestänyt tilaisuuteen sopivaa ohjelmaa. Marttojen ekoneuvonta 26.5. Martat kertoivat jätteiden lajittelusta ja kompostoinnista ja antoivat hyviä neuvoja erilaisten kompostorien käytöstä. Juhannusjuhla vietettiin 20.6. jolloin nautittiin herkkuja ja virkistyttiin viihteestä, viileästä säästä ja vesisateesta. Yllätyksenä nähtiin häät ja illalla poltettiin komea juhannuskokko. Perinteinen kesähartaus järjestettiin 9.7. kerhomajalla, puhujana rovasti Pekka Nieminen ja säestäjänä kanttori Joona Saraste Puijon seurakunnasta. Onkikilpailu naiset vastaan miehet kisailtiin 31.8. ensimmäistä kertaa. Mukana oli 12 onkijaa ja tasaväkisen kisan voittivat miehet. Tätä Virranniemen omaa onkikisaa jatketaan tulevinakin vuosina 1-3 kertaa kesässä. Elojuhlaa vietettiin 23.8. jolloin nautittiin herkullisesta ruuasta, musiikista sekä osallistuttiin kilpailuihin muun ohjelman lomassa. Juhlan päätteeksi poltettiin komeat elovalakiat. Lauluiltaa laavulla vietettiin kesällä torstai-iltaisin, Erkki Nissinen säesti hanurilla ja Kauko Rata toimi laulun vetäjänä. Kauko Ratan järjestämä ammattimuusikko säesti laulua muutamissa lauluilloissa. Pikkujoulujuhlat 29.11. vietettiin tänä vuonna keskusseurakuntatalolla. Näin säästyttiin majan monipäiväiseltä lämmittämiseltä ja jäsenistön oli helpompi tulla juhlaan. Omat emännät tarjosivat puuron ja torttukahvit. Joululaulut ja joulupukki pikkulahjoineen kuuluivat illan ohjelmaan. Merkkipäivät Virranniemen ryhmäpuutarhayhdistys ry:n pyöreitä vuosikymmeniä täyttäneitä jäseniä muistettiin onnittelukorteilla, heitä oli yhteensä 8 henkilöä; 50 v 80 v. 3. TOIMINNAN KEHITTÄMINEN Vuodelle 2015 vaikuttavia päätöksiä: * Vuosikohtaisten talkootuntien määrä ja hinta pidettiin ennallaan 15 tuntia à 5, myös muut maksut päätettiin pitää samansuuruisina. * Hoitovastiketta peritään edelleen, sillä katetaan yhdistyksen ylläpitokuluja. * Perhesaunamaksut ja kausikortit sekä isommat maa-ainesmaksut maksetaan yhdistyksen tilille. * Pitkän aikavälin suunnittelua jatketaan investointi-, korjaus- ym. kulujen budjetoinnin helpottamiseksi 5 vuoden tähtäimellä. * Kerhomajan vesikaton korjaus ja puuhellan uusiminen * Kaakeleiden uusiminen 1 saunaan ja muut tarpeelliset työt * Puiden kaatamista ja teiden kunnostusta jatketaan * Salaojaputkituksia parannetaan 4. YHDISTYKSEN PÄÄTÖKSENTEKO Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset ja tärkeimmät päätökset Yhdistyksen varsinaisia kokouksia oli kaksi: 4.5.2014 vuosikokous, 27 osallistujaa 13.9.2014 vaalikokous, 37 osallistujaa
4 Vaalikokous valitsi hallituksen jäsenet ja yhdistyksen uudeksi puheenjohtajaksi Timo Leppäsen. Yhdistyksen sääntömuutoksen mukaisesti vaalikokouksessa valittiin myös toimihenkilöt tulevalle vuodelle, sihteerin etsintä ja valinta siirrettiin hallituksen tehtäväksi. Sääntömääräisten asioiden lisäksi kokouksissa käsiteltiin yhdistyksen toimintaan liittyviä hallituksen valmistelemia asioita. Ylimääräisiä yhdistyksen kokouksia ei ollut kuluneella kaudella. 5. SISÄINEN HALLINTO Puheenjohtaja, hallituksen jäsenet ja varajäsenet 2014 Puheenjohtaja: Anneli Hiltunen Varsinaiset jäsenet: Varajäsenet: Alpo Föhr Pertti Kolari Aila Kosunen Timo Leppänen Kari Mönkkönen Heikki Ståhlberg Arja Parkkali Kauko Rata Marja Soili Toiminnantarkastajat tarkastajat 2014 Toiminnan tarkastajat: Varatoiminnantarkastajat: Irja Lilja Marlis Patja Raija Alatalo Ritva Mikkonen Muut toimihenkilöt, työryhmät ja toimikunnat 2014 Varapuheenjohtaja: Timo Leppänen Rahastonhoitaja: Oili Föhr Pääemäntä: Anna-Liisa Niskanen Apuemäntä: Helena Nousiainen Talkoovetäjät: Urho Miettinen, Eeva Sinisalo Koneiden hoitaja: Alpo Föhr Rakennusten korjauskoordinaattorit: Urho Miettinen, Alpo Föhr, Pertti Kolari Jätehuollosta ja yleisistä alueista vastaava: Eeva Sinisalo Lietekaivojen tyhjennyksestä vastaava: Urho Miettinen Saunakassanhoitaja: Kari Mönkkönen Saunakassanhoitajan varahenkilö: Maija Kontkanen Ohjelmatoimikunnan vetäjätiedottaja: Heikki Ståhlberg Sihteeri: Aila Kosunen Sihteerin apulainen: Ritva Mikkonen Hallituksen kokoukset Hallitus kokoontui vuoden aikana yhteensä kuusi kertaa. Kokouksissa käsiteltiin mm: talkookohteet, juhlien järjestelyihin ja kesäkauden tapahtumiin liittyviä asioita. Lisäksi tehtiin päätöksiä yhdistyksen asioiden kehittämiseksi ja hoitamiseksi sekä toimintaan liittyvistä ajankohtaisista asioista. Vuoden viimeiseen hallituksen kokoukseen kutsuttiin vuoden 2014 hallituksen varsinaiset jäsenet ja vuoden 2015 hallituksen varsinaiset ja varajäsenet. Kokouksen jälkeen vuoden 2015 hallitus piti järjestäytymiskokouksen, jossa valittiin varapuheenjohtaja, muut toimihenkilöt valitsi vaalikokous.
5 Yhdistyksen palkatut toimihenkilöt ja heidän tehtävänsä Yhdistyksessä ei ole palkattuja toimihenkilöitä. Yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös on annettu Tilitoimisto Ky Kuosmasen hoidettavaksi, samaa käytäntöä jatketaan tulevana vuonna. WWW-sivujen teknisen ylläpidon hoitaa IT-Apurit, Vesa Pitkänen. 6. YHTEENVETO Yleisarvio kuluneesta toimikaudesta Puheenjohtajan seitsemännellä kaudella toimintatapoja kehitettiin edelleen. Huomiota kiinnitettiin alueen ja tonttien siisteyteen sekä raja-aitoihin. Tehdyt päätökset kirjattiin ja päätetyt toimenpiteet käynnistettiin viipymättä. Yhdistyksen asioiden hoitaminen vei merkittävästi aikaa toimihenkilöiltä ja työllisti myös talkooväkeä. Tulevaisuuden näkymiä Tulevana vuonna selvitetään, onko yhdistyksellä mahdollisuutta saada avustusta kerhomajan katon korjaukseen. Likviditeetin riittävyys pyritään varmistamaan 5-vuoden suunnittelun avulla. Yhdistyksen ja alueen kehittämistä on hyvä jatkaa yhdistyksen pitkäaikaisten jäsenten rakentamalta vankalta pohjalta. Huolehtimalla yhdessä ympäristömme siisteydestä ja toimivuudesta sekä rakennusten kunnosta säilytämme alueen viihtyisyyden ja arvostuksen. Tämä vaatii asukkaiden saumatonta yhteistyötä, aloitteellisuutta ja aktiivisuutta sekä hallitukselta rakentavia esityksiä yhdistyksen kokouksille. Toimihenkilöiden työpanos ja jokaisen jäsenen sitoutuminen yhteisten asioiden hoitamiseksi ja kehittämiseksi ovat avainasemassa. Näin varmistamme, että mökille on mukava tulla nauttimaan Suomen suvesta. Hallitus