1 Loppuraportti 13.11.2014 Päijät-Hämeen liitto Kuntayhteistyön tuki -hanke Seudullisten ICT-toimintojen järjestäminen
2 Sisällysluettelo JOHDANTO... 3 SELVITYSPROJEKTIN KUVAUS... 4 YLEISTÄ TAVOITETILASTA... 5 MUUTOKSESSA TAVOITELTAVAT TOIMINNALLISET HYÖDYT... 7 SEUDULLISTEN ICT -TOIMINTOJEN ETENEMISEN VAIHTOEHDOT... 9 Vaiheittainen eteneminen... 9 Nopea eteneminen... 12 JATKOTOIMENPITEET SEUDULLISTEN ICT -TOIMINTOJEN PERUSTAMISEKSI... 15
3 JOHDANTO Tämä loppuraportti käsittelee Päijät-Hämeen liiton kuntayhteistyön tuki - hankkeessa toteuttamaa selvitystä alueellisen tietohallinnon kehittämiseksi Päijät-Hämeen alueella. Päijät-Hämeen seudun kunnat kuten suurin osa Suomen kunnista ovat perinteisesti kehittäneet ja ylläpitäneet tarvitsemaansa tietohallintoosaamista ja perustietotekniikkaa hyvin itsenäisesti. Tämä on johtanut siihen, että kunnissa tehdään paljon asioita päällekkäin, eikä parasta tietohallinnollista osaamista saada hyödynnettyä kuin parhaimmillaankin vain yhden kunnan toimesta. Selvityksessä hyödynnettiin aikaisemmin toteutettua Lahden seudun ja VM:n ICT -nykytilan kartoitus ja kehityssuunnitelma -projektin tuloksia. Sen mukaan alueen kunnat ja muut toimijat käyttävät vuosittain n. 18 miljoonaa euroa tietotekniikkaan. Analyysin keskeinen tulos on, että lähes koko tuo panostus kohdistuu perustietotekniikkaan ja sen ylläpitoon. Päijät-Hämeen kunnat ovat tehneet seudullista tietohallinnon yhteistyötä yhteistoimintasopimuksen puitteissa, joka ei ole kuitenkaan tuottanut riittävää tulosta. Seudullisen tietohallinnon yhteistyösopimus päättyi 31.12.2013. Seudullisen tietohallinnon yhteistyön jatkaminen kuntien toiminnan kehittämisen ja tuottavuuden noston mahdollistajana todettiin kuitenkin kehittämiskohteeksi, johon Päijät-Hämeen kuntien tulee jatkossakin panostaa. Kunnat eivät yksin voi toteuttaa kaikilta osin riittävän tehokkaita lain vaatimia tietohallinnon järjestelyitä. Toteutetussa selvityksessä on haettu ratkaisua, jolla kehitetään alueen ICT -järjestelyitä ja edistetään tietohallinnon vaikuttavuutta. Määritelty organisointi- ja päätöksentekomalli tähtää siihen, että kuntien yksittäisten tekemisten sijaan päästään entistä mittavampaan ja vaikuttavampaan alueellisen tekemiseen.
4 SELVITYSPROJEKTIN KUVAUS Selvitys tehtiin vaiheittain siten, että kahdessa ensimmäisessä vaiheessa määriteltiin yhteinen näkemys tavoitetilasta: - Vaihe 1. Yhteinen tahtotila, visio ja strategiset päämäärät - Vaihe 2. Yhteistyön organisointi ja päätöksentekomalli Päijät-Hämeen kuntien ICT-palveluiden yhteinen tahtotila, visio ja strategiset päämäärät selvitettiin työpajoissa, joihin osallistuivat Päijät-Hämeen kunnat, PHSOTEY, PHKK ja Päijät-Hämeen liitto. Yhteiset työpajat pidettiin 27.6., 3.9. ja 25.9.2013. Ensimmäisessä työpajassa oli mukana sekä kuntajohtoa että tietohallintojohtoa. Kahteen viimeiseen työpajaan osallistui lähinnä kuntien ja kuntayhtymien tietohallintojohtoa. Työpajojen tulokset käsiteltiin kuntajohtajakokouksessa 13.11.2013, jonka perusteella päätettiin jatkaa vaiheeseen 3 eli palvelutuotannon uuden hallintomallin ja uudelleenjärjestelyn toteuttamissuunnitelman määrittelyyn. Toimintamallia työstettiin kevään 2014 aikana seuraavin askelin: Kuva 1. Vaiheen 3 toteutus
5 Vaiheen 3 toteutuksen yhtenä tavoitteena oli sitouttaa eri toimijat uuteen toimintamalliin jo sen määrittelyvaiheessa. Organisaatiokohtaisissa työpajoissa tuli esiin näkökulmia, jotka johtivat toimintamallin rakentamisen painottumisen vaiheittaisen etenemisen vaihtoehtoon. Yhteisen tietohallinnon näkökulmasta keskeisiksi määriteltyjen toimijoiden johdon (esim. PHSOTEY) valmiudet organisoida tietohallintoaan aikaisemmissa vaiheissa määriteltyyn tavoitteelliseen toimintamalliin nopealla aikataululla osoittautuivat oletettua heikommiksi. Toisaalta esiin nousi jo meneillään olevia mm. perustietotekniikkaan liittyviä ulkoistamishankkeita ja muita kansallisen tason hankkeita, jotka osallistujien mielestä rajoittivat valmiuksia lähteä nopeasti toteuttamaan alueellista yhteistä organisointia. YLEISTÄ TAVOITETILASTA Kuvan 2 mukaisesti määritetyllä tavoitetoimintamallilla vahvistetaan alueen tietohallinnon suunnittelu- ja kehittämisosaamista ja siten kuntien toiminnan tarpeisiin pohjautuvaa tietohallintoa. Tavoitteeksi asetettiin malli, jonka avulla alueen panostukset ICT:hen (n. 18 M euroa vuodessa) ja sen vaikuttavuus tuottavuuden nousuun ja kuntien toimintamenojen (n. 1,2 miljardia euroa) kasvun hillintään saataisiin mahdollisimman optimaaliseksi. Lähtökohtaisesti kehittämisen perusresursoinnissa lähdetään nykyisten resurssien uudelleenkohdentamisesta. Tarvittava lisäpanostus määräytyy pitkälle tavoitetilan muutosaikataulun ja tarkempien toteutusvaihtoehtojen kautta. Asetetun tavoitteen mukaisesti etenemismalleissa on käsitelty tietohallintotoimintojen ja perustietotekniikan kehittämistä omina kokonaisuuksinaan kuitenkin siten, että toiminnot ja toimenpiteet mahdollisimman hyvin täydentävät toisiaan.
6 Yhteistyömallin tavoitetila Hartola Lahti Tietohallintojohtaja Heinola Nastola Yhteinen tietohallinto Tavoitteena lisätä ICT:n vaikuttavuutta kuntien palvelutuotannossa Verkottuu kansallisesti Padasjoki Asikkala PHKK Hollola Yhteiset tietotekniikkapalvelut Tietotekniikkaa töpselistä Hyödyntää järjestelyissään mahdollisimman tehokkaasti kansalliset järjestelyt PHSOTEY Kärkölä Orimattila Sysmä Hämeenkoski Kuva 2. Yhteistyömallin tavoitetila Tietohallinnon ja substanssin (toimialojen) välisen yhteistyön tiivistyminen nähtiin myös erityisen tärkeänä tavoitteena. Toimiva alueellinen tietohallinto edellyttää kunnilta yhteistä näkemystä kehittämisen tarpeista ja toimenpiteiden priorisoinneista. Vain tietohallinnon ja substanssitoimijoiden kanssa yhteistyössä käynnistyvät kuntien palvelutoiminnan ICT - kehittämishankkeet ovat kuntien kannalta mahdollisimman tehokkaita vaikuttavia. Kuntien välisen yhteistyön tiivistäminen koskemaan myös muita kuin ICT - toimintoja nähtiin myös tärkeänä. Koska selvitys koskee vain tietohallintotoimintoja, pyrittiin toimenpide-ehdotuksissa keskittymään kuitenkin pelkästään tietohallinnon näkökulmaan.
7 MUUTOKSESSA TAVOITELTAVAT TOIMINNALLISET HYÖDYT Kuntien ICT-haasteet liittyvät hyvin keskeisesti osaamiseen, sen varmistamiseen ja oikeanlaiseen kohdentamiseen. Tästä johtuen synergiavaikutusten tunnistamiseksi on sovellettu keskeisten ICT-osaamisten viitekehystä. Viitekehys jaottelee ICT-toiminnassa tarvittavan osaamiseen neljään osa-alueeseen, joissa tunnistettuja synergiavaikutuksia on tunnistettu alla. Kuva 3. Keskeisten ICT-osaamisten viitekehys ICT-strategia - Koko aluetta palveleva yhteinen tietohallintostrategia, -budjetti ja - hallinto tukee alueen ICT-palvelujen kehittämistä kokonaisuutena osaoptimoinnin sijaan. - Keskitetty johtaminen vauhdittaa päätöksentekoa sekä yhteisten toimintatapojen ja -periaatteiden juurruttamista käytännön toimintaan. - Toimintakulttuurin ja -tapojen yhtenäistäminen vaatii kuitenkin aikaa ja pitkäjänteistä johtamista. Kokonaisarkkitehtuuri - Kokonaisarkkitehtuuria koskeva päätöksenteko on suoraviivaisempaa. - Järjestelmäkartan yksinkertaistaminen vähentää päällekkäisiä ratkaisuja ja pienentää kokonaiskustannuksia. - Ylläpito ja jatkokehittäminen tehostuvat - kehitetään kerran, hyödynnetään koko alueella.
8 - Osaamisen keskittämisen kautta kyky tukea toiminnan kehittämistä paranee. - Valtakunnallisen yhteistyön kautta suunniteltuja ratkaisuja saadaan hyödynnettyä nopeammin ja laajemmin. ICT-toimittajahallinta ja -hankinnat - Kokonaisjohtaminen parantaa toimittajahallinnan edellytyksiä ja mahdollistaa toimittajariskin pienentämisen. - Laajempi hankintaosaaminen pienentää hankintoihin liittyviä riskejä erityisesti monimutkaisissa tietojärjestelmähankinnoissa. - Volyymietuja pystytään hyödyntämään täysimittaisesti hankinnoissa. - Suurempien volyymien kautta vaikutusmahdollisuudet toimittajien suuntaan kasvavat myös yleisemmin. ICT-palvelutuotanto - Resursseja ja osaamista yhdistämällä palvelutuotannon kapasiteetti ja palvelukyky kasvavat (tiimit, sijaisjärjestelyt). - Osaamisen jatkuvuuteen ja resurssien riittävyyteen liittyvät riskit ovat kokonaisuutena paremmin hallittavissa (tiimit, sijaisjärjestelyt). - Päällekkäisyyksien poistuminen vapauttaa resursseja toiminnan kehittämiseen. - Olemassa olevia yhteistyöalustoja (esim. Tiera, Calpro, KuntaPro) saadaan laajemmin ja kustannustehokkaammin hyödynnettyä palvelutuotannossa. Laadullisten hyötyjen lisäksi toimintoja yhdistämällä on mahdollista saavuttaa samanaikaisesti myös kustannussäästöjä. Arvioimalla, että pienempien kuntien perustietotekniikkatoiminnot voitaisiin hoitaa Lahden, PHSOTEY:n ja PHKK:n nykyisillä kokonaiskustannuksilla, olisivat saavutettavat kustannushyödyt n. 10 % koko seudun tämänhetkisistä ICT-menoista, eli vajaa 2 miljoonaa euroa vuosittain. Säästöjen saavuttaminen vaatisi kuitenkin alkuinvestointeja järjestelmä- ja perustietotekniikkakentän harmonisointiin. Onnistuneesti toteutettuna näiden investointien takaisinmaksuaika olisi kuitenkin varsin kohtuullinen.
9 SEUDULLISTEN ICT -TOIMINTOJEN ETENEMISEN VAIHTOEHDOT Vaiheittainen eteneminen Vaiheittaisen etenemisen toimenpide-esitykset perustuvat valmistelun aikana todettuihin Päijät-Hämeen alueen lähtötilanteisiin. Suurten ja nopeiden muutosten tekeminen nykytilanteessa on haastavaa. Organisaatiokohtaisissa työpajoissa ilmeni halua pitää tietohallinto-osaaminen itsellään, eikä sitä haluttu siten luovuttaa alueelliseen tekemiseen. Muutostilanteissa korostuu nykytilanteen toimintojen jatkuvuuden turvaaminen ja häiriöttömyys, joka on helpompi varmistaa vaiheittaisessa etenemisessä. Vaiheittaista etenemistä puolsi myös se, että IT-tuotantojärjestelyissä on käynnissä useita kehityssuuntia. Siten nopea yhteiseen suuntaan kääntyminen nykytilanteessa on haastavaa. Alueella jo toimivat toimialojen yhteistyöfoorumit voidaan hyödyntää tietohallinnon ja substanssitoimijoiden yhteistyön rakentamisessa. Selvityksessä ei kuitenkaan saatu tarkempaa tietoa nykyryhmistä ja niiden toimintamalleista, joten ryhmien tehtävien selvittely ja niiden toiminnan kehittäminen on sisällytetty vaiheittaisen etenemisen toimenpiteisiin. Vaiheittaisessa etenemisessä on kaksi toisiaan täydentävää toimenpidettä, jotka on kuitenkin syytä tehdä ehdotetussa järjestyksessä. Ensimmäisessä vaiheessa organisoidaan alueen tietohallinnon suunnittelutoiminnot. Koska tavoitetilassaan kuntien välinen yhteistyö ulottuu myös muulle kuin tietohallinnon alueelle (mm. kiinteistötoimi, materiaalihallinto), tulisi sitä ennen organisoida toimialojen yhteinen laajempi hankekoordinaatio, jota alueellinen tietohallinto on tukemassa (kuva 3). Kuntien toimialat ja toimialan palveluja tuottavat toimijat yhdessä määrittelevät kehittämisen tarpeet sekä esittävät alueellisesti käynnistettävät hankkeet sekä niiden vaikuttavuustavoitteet ja budjetointiehdotuksineen. Alueellisesti organisoitu tietohallinto tukee toimialakohtaista kehittämissuunnittelua tietohallintomallin mukaisilla menettelyillä sekä omalla toimiala- ja markkina- /ratkaisutuntemuksellaan. Tietohallinto tukee toimialatarpeiden koostamista ja jalostamista jatkokäsittelyyn sekä huomioi toimialojen väliset synergiaedut ja mm. kansalliset ICT -mahdollisuudet. Kuntajohtajista koostuva ohjauselin priorisoi hank-
keet ja sopii jatkokäsittelyyn ja toimijoiden päätöselimiin menevät esitykset alueellisesti käynnistettävistä hankkeista. 10 Toimenpide 1. Tietohallinnon suunnittelutoimintojen organisointi ja päätöksentekomallin käyttöönotto Kunnanhallitukset / valtuustot / toimialat Päättää ja resursoi alueelliset kehittämistoimet Ohjaa toteutumista Kuntien palvelutoiminnan kehittäminen Kuntien keskushallinnot Kuntien SoTe toimialat, PHSOTEY Hallinnoi sopimuksiaan Järjestää ja kehittää palveluita huomioiden toimialan tarpeet ja kansalliset mahdollisuudet Kuntien sivistystoimet, PHKK Kuntien tekniset toimet Konserniyhtiöt (optio) Alueellinen kehittämissuunnitelma Tuottaa palveluja Esittää alueelliset kehittämistoimet Kuntajohtajat Ohjaa toimintaa Koostaa alueellisen kehittämistoimen esitykset ja synkronoi kansalliseen tekemiseen Määrittelevät ja priorisoivat tarpeet toimialakohtaisesti Nykyisten työryhmien Toimialakoht. Toimi- hyödyntäminen kehittäalakoht. Toimialakoht. Toimimisryhmämisryh- kehittäalakoht. Toimi- kehittämämisryhmämisryh- kehittä- kehittäalakohtmämisryhmät (IT ) palvelutuottajat Kuntakohtaiset kehittämissuunnitelmat (eivät mahdollista toteuttaa seudullisina) Toimialojen yhteinen hankekoordinaatio Koordinaattori - Kiinteistöt - Materiaalihuolto - Kuntien johtoryhmät Ohjaa toteutumista Kuntakohtaiset kehittämistoimet Jota tukee alueellisesti järjestetty tietohallinto Koordinaattori Toimialaosaamisen kehittämisen vastuut, esim: - PHSOTEY (Sote) - PHKK (Sivistys) - Lahti (Keskushallinto) - Lahti (Tekninen) Erikoisosaamisen hankinta - Alueen th- osaajien erikoistuminen - Tukeutuminen kansalliseen verkostoon Toteutusvaihtoehtoja: - Yhteistyön tiivistäminen / seudullinen TH jory - PH Tietohallinto Oy - Tieran PH toimipiste - Tietohallinnon koordinaatio ostopalveluna (jatkoesitys) Kuva 4. Laajemman toimialayhteistyön ja tietohallinnon suunnittelutoimintojen alueellinen organisointi Tietohallinnon yhteiseen tarkempaan organisointitapaan (esim. seudullinen TH jory, PH Tietohallinto Oy, Tieran PH toimipiste, tietohallinnon koordinaatio ostopalveluna) ei tullut työpajoissa selkeää yhteisymmärrystä. Keskustelussa nousi esiin alueellisen kehittämistyön koordinoinnin resursointihaasteet. Tämä johti vaiheittaisessa esityksessä ostopalveluna hankittavan ulkopuolisen koordinaattorin käyttämiseen toimintojen järjestämisen alkuvaiheessa ja sen vauhdittamiseksi. Toimintamalli vaatii hyvää kuntien sitoutumista ja toimialaresurssien kiinnittämistä kehittämistoimintaan. Erityisenä haasteena on eri kuntien toimialojen välisen substanssiyhteistyön käynnistäminen, jos sitä ei jo en-
11 tuudestaan ole. Tässä voidaan siis hyödyntää jo aikaisemmin mainittuja ja toiminnassa olevia yhteistyöfoorumeita. Kokonaisuus muodostuu useista osapuolista, ja eri osapuolten tarpeiden synkronointi (mm. ajallisesti) voi olla haastavaa. Toisessa vaiheessa järjestetään alueen perustietotekniikkatoiminnot. Tämän mahdollistaa yhteisten suunnittelutoimintojen tuottamat yhteiset vaatimukset seudullisille perustietotekniikkapalveluille. Yhteinen tietohallinto myös vastaa palveluiden toteutumisen ja kehittymisen seurannasta. Kuvassa 4 on esitetty vaihtoehtoja yhteisten perustietotekniikkapalveluiden toteutustavoista. Niitä ei kuitenkaan tässä selvityksessä ollut tarkoituksenmukaista tai mahdollistakaan lähteä syvemmin avaamaan. Kuntayhteistyön tuki -hanke Kunnat PHKK PHSOTEY Alueellinen tietohallinnon suunnittelu ja ulkopuolinen koordinaattori (Toimenpide 1) Toimenpide 2: Perustietotekniikkatoimintojen siirto Perustietotekniikkapalvelut Yhteinen seudullinen toimija Vaihtoehtoisia toteutustapoja mm. - Lahden Tietotekniikka - Kaupallinen toimija (esim. Fujitsu) - Yhteinen Inhouse toimija (Tiera) - Uusi yhteinen toimija (liikelaitos, Oy, Lahden kaupungin taseyksikkö ) Kuva 5. Perustietotekniikkapalveluiden järjestäminen seudullisesti Vaiheittaisen etenemisen aikataulu tulee kytkeä kuntien talousarviolaadinnan aikatauluihin siten, että muutoksen budjettivaikutukset pystytään ennakoimaan mahdollisimman hyvin. Kuvassa 5 on selvityksen aikainen käsitys realistisesta mutta kuitenkin tiukasta aikataulusta vaiheittaisen muutoksen toteuttamiselle huomioiden kunnalliseen päätöksentekoon liittyvät menettelyt.
12 Esitys vaiheittaisesta etenemisestä kohti tehokkaampia alueellisia tietohallintopalveluita Kuntayhteistyön tuki -hanke Päätökset yhteisen tietohallinnon kehittämisestä ja yhteistoimintasopimuksen allekirjoittaminen Mukaan lähtevien osapuolten päätökset tehty ja sopimukset allekirjoitettu Koordinaatiotoiminnan käynnistäminen, kehittämistyöryhmien toiminnan kehittäminen, Tietohallintotoimintojen kehittäminen Perustietotekniikan kehittämissuunnittelu V 2016 budjettikäsittelyt Valmistelu sovittuun toimintamalliin: - Suunnittelupalvelujen käynnistäminen ja sisäänajo - Yhteisten hankkeiden käynnistäminen - Perustietotekniikan kehittämisen tarkempi suunnittelu Sovittu yhteinen (pysyvämpi) toimintamalli käynnistyy Perustietotekniikan uudelleen järjestely käynnistyy Ensimmäiset yhteiset hankkeet käynnissä ja osin jo siirtymässä käyttöönottovaiheeseen 06-08/2014 09/2014 03/2015 03-09/2015 05-12/2015 01/2016 -> Yhteistoimintasopimus - Ohjausmekanismit ja -tavoitteet - Mittarit ym - Kuntien strategioihin perustuva ehdotus alueellisesta kehittämissuunnitelmasta v. 2016 budjettikierrosta varten - Esitys tarkemmasta kehittämistoiminnan ja tietohallinnon toimintamallista - Esitys perustietotekniikan kehittämisestä v. 2016 budjetit ja tavoitteet - Ensimmäisistä yhteisistä hankkeista sopiminen - Tarkemmasta tietohallinnon toimintamallista sopiminen - Perustietotekniikan kehittämisen suuntaviivoista sopiminen v. 2017-> budjetit ja tavoitteet - Uusista yhteisistä hankkeista sopiminen - Käynnissä olevien hankkeiden vaikuttavuuden seuranta - Perustietotekniikkajärjestelyiden kehittäminen Kuva 6. Vaiheittaisen etenemisen etenemispolku Nopea eteneminen Mikäli kunnat eivät pääse yksimielisyyteen vaiheittaisesta etenemisestä, voi jatkossa tulla eteen tarve hyvinkin nopeille muutoksille. Tähän voivat johtaa esim. vaikeutuva kuntien taloudellinen tilanne ja/tai kuntaliitokset. Tällöin yhdistymiseen liittyy huomattavasti suurempia operatiivisia riskejä. Yhdistäminen tarkoittaa todennäköisesti pakkoa ja kiirettä, jolloin yhdistämistä helpottavat tai vaikeuttavat tekijät korostuvat. Yhdistymisen läpiviennin muutosprojekti on aikataulultaan todennäköisesti lyhyt ja kireä. Tällöin yhdistettävien IT-ympäristöjen samanlaisuus/erilaisuus ja teknologiset tekijät (eroavaisuudet/ yhteneväisyydet) korostuvat ja vaikuttavat osaltaan muutosprojektin aikatauluun ja kustannuksiin. Kuva 6 osoittaa nopeassa etenemisessä tapahtuvaa suurta hyppyä nykytilan kuntakohtaisesta tekemisestä kohti yhteistä tietohallinnon strategista
13 johtamista ja perustietotekniikkajärjestelyitä. Vaiheittaisen etenemisen toimenpiteet pienentävät tätä hyppyä, vähentävät riskejä ja ovat siten valmistavia toimenpiteitä mahdollisille pakollisille muutoksille. Suoraan kohti yhteisiä järjestelyitä Kuntayhteistyön tuki -hanke Johtaminen ja tietohallinnon järjestäminen Yhteinen strateginen johtaminen Organisoitu yhteistyö ja kehittäminen Erillinen Toimenpide 1 Erillinen Vaiheittainen kehittäminen Suora eteneminen Nykytila Toimenpide 2 Yhteisesti määritellyt ja/tai osin yhteiset palvelut IT-palvelutuotanto Vaiheittainen kehittäminen Yhteinen Kuva 7. Nopean etenemisen kautta tapahtuva suora hyppy kohti yhteisiä järjestelyitä Nopeaan etenemiseen voi johtaa alati kasvavat paineet tietotekniikan mahdollistamien tuottavuushyötyjen ulosmittaamiseksi kunnissa, jotka vaativat aiempia ja nykyisiä väljiä yhteistyömalleja selvästi konkreettisempia ratkaisuja. Lähtökohtana tulee olla, että kuntien tietohallintoa suunnitellaan ja kehitetään seudullisesti, ja että perustietotekniikan palveluita tuotetaan tehokkaasti skaalaedut hyödyntäen. Näiden tavoitteiden saavuttaminen edellyttää seudullista tietohallintofunktiota ja perustietotekniikan toimittajaa, joihin kootaan kuntien nykyiset tietohallinnon resurssit. Erottelemalla tietohallinto ja perustietotekniikkapalvelut voidaan edesauttaa sitä, että seudullisella tietohallinnolla on mahdollisuus paneutua myös substanssitoimialojen kehittämishaasteisiin.
14 Seudulliselle tietohallintofunktiolle tulee antaa kunnianhimoiset tavoitteet seudullisen tietohallinnon kehittämiseksi ja riittävät valtuudet ja resurssit niiden saavuttamiseksi. Käytännössä tarvitaan toimija, jolla on yksittäisistä kunnista erillinen budjetti ja henkilöstö. Vain siten on mahdollista tarkastella tietohallintoa seudullisesti ilman, että joudutaan aina löytämään kuntien kesken pienin yhteinen nimittäjä. Seudullinen tietohallinto voidaan järjestää joko kuntayhtymänä tai osakeyhtiönä, jossa osallistuvilla kunnilla on kokonsa mukainen painoarvo ja edustus. On myös mahdollista hyödyntää olemassa olevia organisaatiota, kuten Kuntien Tieraa. Seudulliseen perustietotekniikkatoimijaan tulee koota yhteen kaikki kuntien nykyinen perustietotekniikkaa tuottava henkilöstö. Yhdeksi uuden seudullisen tietohallintotoimijan ensimmäisistä tavoitteista ja tehtävistä tulee antaa kuntien perustietotekniikan järjestämisen suunnittelu. Seudulla on tällä hetkellä hyvin hajanainen perustietotekniikkakenttä, jossa lähes kaikilla kunnilla on omaa palvelutuotantoa ja ulkoistettuja palveluita. Lahden kaupunki ja PHSOTEY ovat parhaillaan arvioimassa, miten niiden perustietotekniikkapalvelut tulisi järjestää tulevaisuudessa. Olisi suotavaa, että näissä arvioissa otettaisiin koko seudun tarpeet huomioon. Tämä on mahdollista vain, jos arvioinnin toteuttaa seudullinen tietohallintotoimija. On todennäköistä, että seudullisesti suunniteltuna kuntien perustietotekniikka voidaan toteuttaa nykyistä laadukkaammin nykyisiä kustannuksia halvemmalla. Tämä vaatii kuitenkin alkuinvestointeja yhteisiin ratkaisuihin siirtymiseksi. Vaikka lyhyellä tähtäimellä on perusteltua, että seudullinen tietohallintotoimija keskittyy perustietotekniikkaratkaisuiden yhtenäistämiseen, tulee organisaation kehittämistä suunnata mahdollisimman nopeasti kuntien substanssitoimialojen kehittämiseen. Perustietotekniikkapalveluissa saavutettavat tuottavuushyödyt ovat marginaalisia kuntien kokonaistaloudessa verrattuna kuntien ydintehtäviin. Seudullinen tietohallinto voi tarjota kunnille mahdollisuuden kehittää ja hyödyntää seudullisia tai valtakunnallisia yhteisiä ratkaisuja, joiden avulla kunnat voivat harmonisoida, automatisoida ja tehostaa toimintaansa.
15 JATKOTOIMENPITEET SEUDULLISTEN ICT -TOIMINTOJEN PERUSTAMI- SEKSI Esitettyyn ratkaisuun etenemiseksi on jokaisen kunnan ensimmäiseksi tehtävä periaatepäätös siitä, että yhteiset tietohallinto- ja perustietotekniikan toimijat perustetaan. Periaatepäätöksen osana tulee tehdä päätös perustamisprojektiin ja sen kustannuksiin osallistumisesta. Perustamisprojektin keskeisenä tehtävänä on kuntien kesken tehtävän sitovan yhteistyösopimuksen laatiminen. Yhteistyösopimuksessa päätetään yhteiseen toimintamalliin siirtymisestä ja tarvittaessa uusien organisaatioiden perustamisesta. Sopimuksessa kuvataan seudullisten tietohallintoja perustietotekniikkatoimijoiden toiminta- ja hallintamalli, kuvataan pitkän aikavälin tavoitteet ja hyödyt, ja määritetään kunkin kunnan osalta yhteisiin tietohallinto- ja perustietotekniikkatoimijoihin siirtyvä henkilöstö ja kuntien osuus seudullisen organisaatioiden vuosibudjetista. Kun sopimus on hyväksytty kaikissa kunnissa tarvittavalla päätöksentekotasolla, käynnistetään yhteisten toimijoiden perustamistoimenpiteet ja laaditaan kuntien ja seudullisten toimijoiden väliset palvelusopimukset. Sopimuksessa määritetään toimijoiden konkreettiset tavoitteet ensimmäiselle kahdelle vuodelle ja sovitaan tarkastuspisteet, jolloin edistymistä seurataan. Suurimmat hyödyt seudullisista ICT-toiminnoista saadaan, jos seudun kaikki kuntatoimijat osallistuvat yhteistyöhön. Mikäli tämä ei kuitenkaan osoittaudu poliittisesti mahdolliseksi, voidaan seudullisten ICT-toimijoiden perustaminen käynnistää suppeammankin kuntatoimijaryhmän toimesta.