Tutkimuslaitosten HTH-tietojen analysointi ja hyödyntäminen Tutkimuslaitosseminaari 4.11.2013 1
Perustettu 1991 Henkilöstön omistama Liikevaihto v. 2012: 6,0 M Työntekijöitä: 65 Optimaze.net tarjoaa työkalut kustannustehokkaaseen ja kestävään työympäristöjen kehittämiseen. Fore on auditoitu työkalu infrahankkeiden koko elinkaaren talouden hallintaan. 2
Tilatieto päätöksenteossa Perustehtävä ja markkina-asema. Sijoitetun pääoman tuotto. Innostus ja osaaminen toiminnan laatu LIIKETOIMINTA Resurssien järkevä käyttö eko- ja kustannustehokkuus TOIMI-TILAT Työtyytyväisyys Kehittyminen YHTEISÖ YMPÄRISTÖ Päästöjen vähentäminen Päästötavoitteet Yhteisön sitoutuminen Ympäristövastuu 3
HTH-palvelun sisältö kwh, CO 2 Tilanhallinta Kustannukset Ympäristö Vuokrauksenhallinta Raportointi New Ways of Working 4
Mahdollisuudet Tehokkaampi tilankäyttö ja kustannussäästöt Tilaresurssin tehokkaampi hyödyntäminen Tilakustannusten kohdistus käyttäjille Toiminnan hiilijalanjäljen mittaaminen Faktapohjaisen tiedon jakaminen läpi organisaation 5
Mistä HTH-tiedot muodostuvat Asiakkaan tilakokonaisuus - Sopimusten perusteella Senaatin vuokrausjärjestelmästä tai Yksityisten vuokranantajien sopimuksista Määritelty Senaatissa asiakkaan toimittamien sopimusten perusteella Asiakas toimittaa päivitystiedot osoitteeseen hth@senaatti.fi tai ylläpitää itse sopimustietoja Tilatiedot Vuokrattujen rakennusten pohjakuvista Noin 80% rakennuksista pohjakuvina HUOM! Ajantasaisuus varmistettava myös Senaatin kohteissa Loput sopimusten perusteella tehtyinä virtuaalikuvina Taloustiedot Tietojen lähdejärjestelmä vaihtelee Ensisijaisesti asiakkaan taloushallinnosta (todelliset kustannukset) Toissijaisesti vuokralaskutustietojen perusteella Ympäristötiedot Rakennusten energiankulutustiedoista Senaatin kiinteistöistä mitattujen kulutusten perusteella Kohteita joista ei ole mitattua tietoa käsitellään keskiarvoina 6
Tilankäyttö TEHOTONTA Tilakustannus PIENI HALVAN TILAN HAMSTRAAJA TILAN OPTIMOIJA 25 m2?? EUR (per hlö) TILAN TUHLAAJA KALLIIN VUOKRAN MAKSAJA Tilakustannus SUURI Esim. 25 m 2 /hlö x 20 /m 2 /kk = 6 000 /hlö/v Tilankäyttö TEHOKASTA 7
Tiedon yksityiskohtaisuus Tutkimuslaitosseminaari Tiina Ryynänen, 4.11.2013 HTH-tietopalvelun tasot Konsernitaso - Konserni Kanava Portfoliotaso - Scenariopalvelukokonaisuus (jatkuva kehitysprosessi käynnissä) Virastotaso - Viraston Kanava Käyttäjätaso - Viraston Moment 8
HTH- tietopalvelun vuosikello Konserniajot vko 7 Talousarvion valmistelu Talousarvio Kehysneuvottelut Talousarvioesitys Konserniajot vko 33 Valtiokonserni (2 krt/vuosi) Optimaze.net asiakas (4 krt/vuosi tai 12 krt/ vuosi) Tilakustannukset Kanavaan 9
Mitä tietoja voidaan esittää pohjakuvissa? Teemavärityksiä Tilojen käyttäjien yksiköt ja yhteistilat Tilojen tilaluokitus Kyttötarkoitusvyöhykkeet Työpiste- ja henkilölukumäärä Vapaat työpisteet Sopimukset ja vuokra-alueet... Tekstityksiä Tilatunnukset Tilojen huoneala Tilojen tilaluokitus Henkilöiden nimet Tilan työpistemäärä (kalustuksen mukainen)... 10 28.9.2012 10
Miten virasto pitää tietonsa ajantasalla? Tilankäytön ajantasaistus Mahdolliset muutokset pohjakuvissa päivitetään Tilarajat* Kalustepohjat* Työpistelukumäärät Henkilölista** päivitetään (toimitetaan HR:stä Rapaliin) Uudet henkilöt pohjakuviin Vapautuneet työpisteet määritellään Tarkistetaan yksiköiden tilajako ja yhteistilat Taloustietojen lähetys Siirtotiedosto** kirjanpidosta (taloushallinto toimittaa) Kohteiden 3kk:n kustannukset Analyysi ja johtopäätökset Talousajon tulosten tarkastelu (Moment ja Kanava) * Tiedot toimitetaan Rapaliin ** Tiedot toimitetaan Rapaliin tai kieku-integraatio Q1 Tilankäytön ajantasaistus (Q1) -pohjakuvamuutokset -henkilölista -henkilöiden sijaintitiedot -muut tilankäyttötiedot Taloustietojen lähetys (Q1) Analyysi ja johtopäätökset Tilankäytön ajantasaistus (Q2) 11 3.10.2012 11
Rapautumista tapahtuu kun Miksi tilatieto rapautuu? 1. Järjestelmään päivitetään uusi henkilölista (virastoon otetaan uusia henkilöitä töihin ja vanhoja poistuu) 2. Kun henkilö muuttaa (reaalimaailmassa) toiseen huoneeseen, eikä sijaintia päivitetä Optimazeen 3. Kun tiloissa tehdään väliseinä- tai kalustemuutoksia eikä tietoja päivitetä kuviin 4. Kalustusmuutoksen yhteydessä ei päivitetä henkilöiden sijaintitietoa 5. Kun luovutaan tiloista (osakerros/kerros/rakennus), eikä siitä ilmoiteta sopimusmuutokset 12 28.9.2012
https://portal.optimaze.net 13
GTK kanavasta Yhteenveto Käyttötarkoitusvyöhykkeet Tilakustannukset käyttäjittäin ja tilinimikkeittäin Tilakustannukset tilinimikkeittäin (toteutuma, budjetti) Tilakustannukset tilaluokittain Kustannuksien tunnusluvut Kartta Piirustukset 14
Suomen konsernikanava Raportit tunnusluvut hallinnon aloittain 6kk Tiedontaso Tunnusluvut virastoittain 6 kk Tilojen käyttötarkoitukset virastoittain 6 kk Henkilömäärät virastoittain 6 kk Pinta-alojen tunnusluvut 15
Lisätietoja: Nimi Tiina Ryynänen Sähköposti tiina.ryynanen@rapal.fi Puhelinnumero 040 718 1273 www.optimaze.net 16