Varavaltuutettu Rami Aaltosen ja usean muun valtuutetun allekirjoittama valtuustoaloite Urban Office -kaupunkitoimiston perustamisesta Hämeenlinnaan KV 12.11.2012 17 Varavaltuutettu Rami Aaltonen jätti valtuustolle, siitä ennen kokousta puheenjohtajalle ilmoitettuaan, seuraavan kirjallisen valtuustoaloitteen, jonka olivat hänen lisäkseen allekirjoittaneet valtuutetut Kaija-Leena Savijoki, Terttu Mertanen, Katriina Laaksonen, Juha Tuomi, Jutta Äijälä, Jarmo Vainio, Reijo Saksa, Timo Saviniemi, Mauri Iivonen, Antero Niemelä, Jarmo Kulmala, Eetu Jahkonen, Antti Korpimaa, Tapio Vekka, Juha Kallioinen, Sari Louhio-Järvinen, Sari Rautio, Pekka Kääriäinen, Jari Kattainen, Martti Töttölä, Päivi Sieppi, Marjut Kemiläinen, Satu Aaltonen, Prabhakaran Ranjithkumar, Ulla Appelroth, Pasi Vesala, Reijo Martikainen, Ritva Oinonen ja Kirsi Ojansuu-Kaunisto: Maahan valmistellaan valtakunnallista Urban Office - kaupunkitoimistojen verkkoa. Toimistojen tarkoitus on tarjota mikroyrittäjille, freelancereille ja esimerkiksi opinnäytteitään tekeville opiskelijoille lyhytaikaiseen työskentelyyn paikka, jossa on mahdollista myös pitää palavereja ja tehdä haastatteluja. Tilojen työpisteillä on pistorasiat kannettavien laitteiden lataamiseen sekä langaton verkko käytettävissä. Erityisesti luovilla aloilla toimintatapa on yhä useammin oma toiminimi ja kotitoimisto, joten keskustassa sijaitsevalla kaupunkitoimistolle olisi tilaus työllisyyden ja yritystoimintamahdollisuuksien nimissä. Urban Officea voidaan pitää hämeenlinnalaisten valinnanmahdollisuuksia lisäävänä ja toimintamahdollisuuksia tukevana julkisena palveluna. Konsepti vastaa sellaiseen kysyntään, jolle ei ole kaupallista tarjoajaa olemassa, eikä näiden asiakkaiden palveleminen ole nykyisin kenenkään kokoustilojen vuokraajan fokuksessa. Toiminnan ylläpitämisen kustannustaso ei nouse suureksi, koska oletusarvoisesti Urban Office ei edellyttäisi henkilöstölisäyksiä. Kirjastossa on nykyisinkin internetpisteitä, joten kysymys on ensisijaisesti jo olemassa olevan toiminnan kehittämisestä. Urban Office -toimistoja valmistellaan parhaillaan useille paikkakunnille. Kaupunkitoimisto toimii tällä hetkellä Helsingin kaupunginkirjastossa ja Espoon kaupunginkirjastossa kirjastohenkilökunnan toimesta. Sijaintinsa puolesta Palvelupiste Kastelli olisi optimaalinen ympäristö kaupunkitoimistolle, mikäli palvelupisteen henkilökunta huolehtisi toimiston valvonnasta. Helsingin kaupunginkirjaston projektipäällikkö (yhteystiedot Rami Aaltosella) on ilmaissut halukkuutensa konsultoida Urban Office - kaupunkitoimiston perustamisessa Hämeenlinnaan. Liitteenä pari kuvaa toiminnassa olevasta Urban Officesta. Liite 3/KV 12.11.2012. Lisää tietoa http://www.urbanoffice.fi. Päätös: Valtuusto lähettää aloitteen kaupunginhallitukselle valmisteltavaksi. KH 26.11.2012 20
Valmistelija: hallintopäällikkö Katri Kaukosalo, p. 03 621 2007 Hämeenlinnan kaupungin hallintosäännön 3. luvun VALTUUSTON TYÖJÄRJESTYS 5 :n mukaan: Kokouksessa mainittujen asioiden käsittelyn jälkeen on valtuustoryhmällä ja valtuutetulla oikeus tehdä kirjallisia aloitteita kaupungin toimintaa ja hallintoa koskevista asioista. Aloite annetaan puheenjohtajalle. Aloitetta ei heti oteta käsiteltäväksi, vaan se lähetetään kaupunginhallitukselle valmisteltavaksi. Aloite on tuotava valtuuston käsittelyyn 6 kuukauden kuluessa sen jättämisestä. Isosuon ehdotus: Kaupunginhallitus päättää lähettää aloitteen Linnan Tilapalvelut -liikelaitoksen ja Kehittämiskeskus Oy Hämeen valmisteltavaksi. Valmistelu tulee suorittaa maaliskuun 2013 loppuun mennessä. Päätös: Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen. KH 22.4.2013 32 Valmistelijat: toimitusjohtaja Raili Salminen, p.03 6212655, suunnittelupäällikkö Pekka Rintanen, p. 03 6212341 ja työryhmä sekä Teknologiakeskus Innopark Oy:n toimitusjohtaja Mikko Koivulehto Varavaltuutettu Rami Aaltonen on jättänyt kaupunginvaltuustolle 12.11.2012 17 aloitteen, että palvelupiste Kastelliin perustetaan Urban Office -kaupunkitoimisto. Asiaa on selvittänyt työryhmä, johon kuuluivat Linnan Tilapalvelut - liikelaitoksen toimitusjohtaja Raili Salminen ja suunnittelupäällikkö Pekka Rintanen sekä lasten, nuorten ja elämänlaadun tilaajayksikön tilaajapäällikkö Seija Mäkinen ja asiakaspalvelupäällikkö Outi Katajarinne sekä vielä Kehittämiskeskus Oy Hämeen yrityspalvelujohtaja Ari Räsänen. Yksittäisiin kokouksiin ovat osallistuneet myös aloitteen tekijä varavaltuutettu Rami Aaltonen, kirjastotoimenjohtaja Inkeri Jurvanen ja rakennusarkkitehti Erja Kokko. Kaupunkitoimistojen tarkoitus on tarjota esimerkiksi mikroyrittäjille, freelancereille ja opiskelijoille lyhytaikaiseen työskentelyyn paikka, jossa on mahdollista pitää palavereja ja tehdä haastatteluja. Toimisto palvelee kaupunkilaisia ja myös täällä vierailevia. Kaupunkitoimistoja on tällä hetkellä Helsingin, Kouvolan ja Espoon kaupunginkirjastoissa. Toimistojen Urban Office -verkostolla on yhteiset Internet-sivut, joiden kautta työpisteitä ja kokoustiloja voi varata. Kaupunkitoimiston palvelujen pitää sisältää etätyön kannalta välttämättömimmät asiat kuten: sähkövirtaa asiakkaiden laitteille, avoin langaton Internet-yhteys, yksintyöskentelyyn tarkoitettuja työpisteitä, yhdessä työskentelyyn ja kokouksiin tarkoitettuja paikkoja sekä vähintään yksi varattava kokoustila.
Tilavarausjärjestelmässä toimiminen vaatii oman näyttöruudun jokaiseen varattavaan työpisteeseen ja tilaan. Näytöllä on tilan ajantasainen varaustilanne - ruudussa näkyvät sen hetkisen asiakkaan ja seuraavan varaajan nimi ja varausten kellonajat. Näyttö päivittyy tilavarausjärjestelmästä ja poistaa virkailijan tarpeen varausten välittäjänä. Edulliset taulutietokoneet voivat toimia näyttöinä. Kastellin keskeinen sijainti on ihanteellinen kaupunkitoimistolle. Kastellissa on jo nykyisellään istuskelupaikkoja ja kahvilapöytiä, jotka soveltuvat kaupunkitoimiston käyttöön. Lapset viihtyvät leikkipaikalla sillä välin kun äiti tai isä työskentelee kaupunkitoimistossa. Kaupungin avoin langaton verkko toimii Kastellissa ja Linnankadun puolella olevan kokoushuoneen, monitoimiston, käyttö on nykyisin melko vähäistä. Huonetta on mahdollista vuokrata myös kaupunkitoimiston asiakkaille. Kokoushuone on varustettu tarvittavalla esitystekniikalla. Kastellissa ei ole rauhallisia työpisteitä, joissa on pistorasioita asiakkaiden kannettaville tietokoneille. Kalustusta on täydennettävä muutamalla seinäkkeillä rauhoitetulla työpöydällä. Yksi piste voi toimia vierihoitopaikkana, jossa palvelupisteen henkilökunta opastaa asiakkaita sähköisten lomakkeiden käytössä. Työpöydät voidaan sijoittaa entisen poliisin palvelupisteen paikalle. Valaistusta on parannettava ja asennettava tarvittavat sähköpisteet. Kaksi tai kolme hiljaista tuolia mahdollistaisivat keskittymisen yksintyöskentelyyn. Kaupunkitoimistoon tarvitaan opasteita. Kaluste- ja varustehankintojen kustannusarvio on n. 20 000 euroa alv 0 %. Jatkossa kustannukset muodostuvat lähinnä tilavuokrien osuudesta ja virastomestarin työpanoksesta. Kaupunkitoimistosta on mahdollista tulostaa palvelupisteen monitoimilaitteelle. Tulosteet ovat maksullisia. Kaupunkitoimiston palvelut edellyttävät että siellä on vastaanottovirkailija, joka opastaa palveluiden käytössä, hoitaa varauksia ja auttaa teknisissä pulmatilanteissa. Kastellin virastomestari voisi toimia muiden töidensä ohella kaupunkitoimistossa, mikäli hänen vakanssinsa vakinaistettaisiin. Liittyminen Urban Office -verkostoon ei ole välttämätöntä, mutta siitä voi saada hyötyä Kastellin kaupunkitoimiston tunnettuuden kannalta ja asiakkaille on kätevää buukata työpisteitä ja kokoustilaa varausjärjestelmän kautta. Kirjastoissa toimivilta kaupunkitoimistoilta ei ole peritty maksua verkoston jäsenyydestä. Helsingin kaupunginkirjastosta saadun tiedon mukaan verkoston laajentaminen muihin julkisiin tiloihin, kuten kaupungin palvelupisteeseen, on täysin mahdollista. Liittymiseksi vaadi-
taan lupaus riittävästä palvelutasosta. Tason täyttyminen varmistettaisiin Kastellissa, mikäli virastomestarin vakanssi olisi mahdollista vakinaistaa ja tilaan hankittaisiin em. kalusteet. Alkuvaiheessa toiminta voidaan käynnistää nykyisilläkin resursseilla ja edellä mainitut hankinnat tehdä vähitellen, kun toiminnasta on saatu kokemuksia ja käyttäjien palautetta. Kaupunkitoimistosta järjestetään tiedotuskampanja ennen toiminnan alkamista ja varsinkin avajaisten tienoilla. Tiedottamisesta vastaisi Kastellin henkilökunta ja Kehittämiskeskus yhdessä. Kaupungin pääkirjastossa on luonnostaan vastaavia palveluja kuin kaupunkitoimistoissa, mutta kirjasto ei halua käyttää niistä Urban Office - nimeä. Sivukirjastoihin ja niiden yhteydessä oleviin palvelupisteisiin voidaan myöhemmin perustaa kaupunkitoimistoja, jos kysyntää ilmenee. Työryhmä toteaa että kaupunkitoimisto täydentää mainiosti palvelupiste Kastellin palveluita ja että Kastellissa on hyvät edellytykset perustaa tällainen Urban Office. Teknologiakeskus Innopark Oy:n toimitusjohtaja Mikko Koivulehdon esitys valtuustoaloitteeseen: Innopark on kehittänyt Visamäen Korkeakoulukeskukseen uutta toimitilakonseptia, jonka ytimenä on avoin toimintaympäristö, johon kuuluu toimistohotelli-, etätyöpiste- ja virtuaalitoimistopalveluita. Avoimeen toimintaympäristöön kuuluu myös Stage- tila, jota voi hyödyntää erilaisiin promootioihin ja presentaatiohin. Toimitilakonsepti edistää yritysten, kehittäjien ja opiskelijoiden yhteistyötä ja verkottumista. Toimitilakonseptin puitteissa Innopark tarjoaa mm. seuraavia asioita: nykyaikaiset ja viihtyisät toimistotilat kalusteet esitystekniikka sähköinen/manuaalinen (mm. smartboard, videotykki) atk- verkko, avoin langaton internetverkko tulostusmahdollisuus sähkö siivous jätehuolto aulapalvelut/ vartiointi taukotilat ilmaiset asiakaspysäköintipaikat kokous- ja neuvottelutiloja yli 100 yrityksen ja 1000 työntekijän yhteisön Innoparkin kehityspalvelut Innopark ehdottaa, että Hämeenlinna liittyy Urban Office- verkostoon siten, että myös Innoparkkiin tehdään yksi palvelupiste. Isosuon ehdotus: Kaupunginhallitus päättää ehdottaa kaupunginvaltuustolle,
1. että tehdyn selvityksen perusteella valtuustoaloitteessa esitetty Urban Office perustetaan Kastelliin ja toinen palvelupiste Innoparkkiin. Alkuvaiheessa toiminta käynnistetään nykyisin resurssein. 2. että valtuusto toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi. Päätös: Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen. Lisätietoja antavat toimitusjohtaja Raili Salminen, p.03 621 2655 ja suunnittelupäällikkö Pekka Rintanen, p. 03 621 2341. KV 6.5.2013 9 Päätös: Kaupunginvaltuusto päätti 1. että tehdyn selvityksen perusteella valtuustoaloitteessa esitetty Urban Office perustetaan Kastelliin ja toinen palvelupiste Innoparkkiin. Alkuvaiheessa toiminta käynnistetään nykyisin resurssein. 2. että valtuusto toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi.