Yhtymähallitus 277 20.12.2017 Opiskelijoita ja henkilökuntaa koskevien salassa pidettävien ja arkaluontoisten tietojen käsittely 1.1.2018 alkaen 567/07.01.01/2017 Yhtymähallitus 20.12.2017 277 Hakijoiden ja opiskelijoiden tietojen käsittely Kuntayhtymän hallitus on 23.3.2016 16 päättänyt opiskelijoita ja hen ki lökun taa koskevien salassapidettävien ja arkaluontoisten tietojen kä sit te lys tä. Koulutuskuntayhtymän organisaatio muuttuu 1.1.2018. Opetustoimessa sovelletaan yleisiä säännöksiä viranomaisten toiminnan jul ki suu des ta, salassapidosta ja henkilötietojen käsittelystä. Yleis sään söksset ovat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999, julkisuuslaki) ja henkilötietolaissa (523/1999). Näiden lisäksi ope tus toi men salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen käsittelystä on sään nök siä mm. laissa ammatillisesta koulutuksesta (531/2017, tekstissä lyhennetty AKL). Julkisuuslaissa on säännöksiä mm. viranomaisen toiminnan tietojen ja asia kir jo jen julkisuudesta, salassapidosta, tietojenkäsittelystä ja luo vut tami ses ta. Lähtökohtaisesti koulutuksen rjestän hallussa olevat kou lu tusteh tä vien hoitamiseen liittyvät asiakirjat ovat julkisia. Julkisuuslain 22 :n mu kaan viranomaisen asiakirja on pidettävä salassa, jos se mainitussa laissa tai muussa laissa on säädetty salassa pidettäväksi. Koulutuksessa tärkeim mät salassapitoperusteet perustuvat julkisuuslain 24 :n, perustuslain 40 :n, ammatillisesta koulutuskesta annetun lain 107-109 :n sekä op pilas- ja opiskelijahuoltolakiin. Henkilökuntaa koskien salassapidettävien ja ar ka luon tois ten tietojen käsittelystä on julkisuuslain lisäksi säännöksiä lais sa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Lainsäädännössä on erikseen määritelty arkaluontoiset tiedot ja niiden käsit te ly. Henkilötietolain 11 :n mukaan arkaluonteisia henkilötietoja ovat mm. monet henkilön rotua tai etnistä alkuperää, yhteiskunnallista toimintaa, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista, rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta, terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen koh dis tettu ja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia, seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä, sosiaalihuollon tarvetta koskevat tiedot. Arkaluontoisiin tietoihin rinnastetaan myös hen ki lö tunnus. Arkaluontoisten henkilötietojen käsittely on pääsääntöisesti kielletty. Niiden käsittely on sallittu ainoastaan silloin, kun siitä on erikseen mainittu lais sa. Poikkeukset arkaluontoisten henkilötietojen käsittelykieltoon lue tellaan mm. henkilötietolain 12 :ssä. Koulutuksen rjestän oikeus käsitellä
Henkilötietojen käsittely ERS -hankkeissa Henkilökunnan henkilötietojen käsittely opis ke li jaa koskevia arkaluontoisia tietoja perustuu ammatillisesta kou lutuk ses ta annetun lain mukaiseen koulutustehtävään tai opiskelijan an tamaan suostumukseen. Ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 107 :n mukaan hakijan ja opis ke li jan terveydentilaa koskevia ko. laissa mainittuja tietoja saavat kä sitel lä vain ne, jotka valmistelevat tai tekevät päätöksen opiskelijaksi ot ta mises ta, opiskeluoikeuden peruuttamista, opiskeluoikeuden palauttamista taik ka kurinpidosta (AKL:n :t 40, 81, 83 ja 84). Opiskelijan ri kos re kis te riotet ta koskevaa 82 mukaista tietoa saavat käsitellä vain ne, jotka val miste le vat tai tekevät päätöksen opiskeluoikeuden peruuttamisesta. AKL:n mukaan koulutuksen rjestän tulee määritellä tehtävät, joihin sisäl tyy arkaluontoisten tietojen käsittelyä. Lisäksi AKL:ssä (esim. 109 :ssä) ja oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa sääde tään, mille tahoille ja keille tietoja voidaan toimittaa sa las sa pi to sään nösten es tä mät tä. Opiskelijoita ja heidän huoltajia sekä henkilökuntaa koskevia hen ki lö tie to ja kerätään myös koulutuskuntayhtymän projekteissa. Tie to jen kä sit te ly oi keus pe rus tuu ESR-asetuksen 1304/2013, joka antaa senmaille oikeuden ke rätä ja käsitellä henkilöitä koskevia tietoja ohjelman toteuttamisen seu ran taa, raportointia ja arviointia varten. Projekteihin osallistujista re kis te röi ty tietoja ei ole oikeutta käyttää tai luovuttaa mihinkään muihin tar koi tuk siin, koska kyse on salassa pidettävistä tiedoista. Tietojen sa las sa pi don turvaamiseksi on tarkoituksenmukaista määritellä tehtävät, joihin si säl tyy projekteihin liittyvien arkaluontoisten tietojen käsittelyä. Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain mukaan työnantaja saa kä si tel lä vain välittömästi työntekin työsuhteen kannalta tarpeellisia henki lö tie to ja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja vel vol li suuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuk siin taikka joh tu vat työtehtävien erityisluonteesta. Tar peel li suus vaa ti muk ses ta ei voida poiketa työntekin suostumuksella. Henkilötiedot tu lee kerätä en si si jaises ti työntekiltä itseltään. Laissa on sään nök siä työntekin ter vey den tilaa, henkilöluottotietoja, huu maus ai ne tes te ja henkilö- ja so vel tu vuus arvioin ti tes tei hin liittyen tie to jen käsittelystä. Lain 5.1 :n mukaan terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne hen ki löt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työ suhdet ta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Työn an ta jan on nimet tä vä nämä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin si säl tyy ter vey denti laa koskevien tietojen käsittelyä. Tietoja kä sit te le vät henkilöt eivät saa ilmais ta näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana ei vät kä sen päättymisen l keen. Lisätietoja: kuntayhtymän johtaja Esa Karvinen, puh. 050 327 8191, esa.karvinen(at)pkky.fi.
Päätösehdotus 1. Opiskelijaksi pyr ki vän ja opis ke li jan ter vey den tilaa kos ke via ammatillisesta kou lutuk ses ta an ne tun lain 40, 81, 83 ja 84 :n mukai sia opis ke li jak si ot tamisee en, opis ke lu oi keuden pe ruut ta mi seen ja opiskeluoikeuden palaut ta mi seen liit ty viä arka luon toi sia tietoja Kuntayhtymän johtaja: Yhtymähallitus päättää nimetä tehtävät, joissa saadaan käsitellä edellä mainittuja ha ki joi ta, opiskelijoita ja henkilökuntaa koskevia ar ka luon toi sia tietoja seu raa vas ti: Käsittelit AKL:n mukaan näitä tie to ja saa vat käsitellä hen ki löt, jotka val mis te le vat tai te ke vät pää tök sen opis ke li jak si ot tami ses ta, opis ke lu oi keu den pe ruut ta mi ses ta tai pa laut tami ses ta tai ku rin pi dos ta taik ka an ta va lau sun to ja mai ni tuis ta asiois ta Riveriassa kö, jon ka teh tä viin ko. asia kuuluu hakuvaiheesta vastaava opin to toimis to hen ki lös tö opiskelijahuollon koor di naat to ri toimialajohtajan tai kou lu tus päälli kön päätöksiä ja Opis ke lu asioiden toi mi kun nan asioi ta val mis tele va sih tee ri Opiskeluasioiden toi mi kun nan esit te li, senet ja pöy tä kir jan pitä opiskelijahallinnon asiantuntija opiskelijatietorjestelmän yl lä pitä Opiskelijaksi pyr ki vän ja opis ke li jan ter vey den tilaa kos ke via AKL:n :n 84 (huu maus ai ne testaus) mu kai sia ar kaluon toi sia tie to ja saa vat kä si tel lä AKL:n mukaan näitä tie to ja saa vat käsitellä hen ki löt, jotka val mis te le vat tai te ke vät pää tök sen ku rin pi dos ta taikka antava lau sun to ja mai nituis ta asiois ta kö, jonka teh tä viin ko. asia kuuluu n, toimialajohtajan tai koulu tus pääl li kön päätöksiä ja Opiske lu asioi den toi mi kun nan asioi ta val mis te le va sih tee ri Opiskeluasioiden toi mi kun nan esit te li, senet ja pöy tä kir jan pitä opiskelijahallintotietorjestelmän yl lä pi tä ä Opiskelijaksi pyrkivän ja opis ke li jan terveydentilaa kos ke via :n 85 (ku rin pi to) mukaisia ar ka luon toi sia tietoja saavat käsitellä AKL:n mukaan näitä tie to ja saa vat käsitellä hen ki löt, jotka val mis te le vat tai te ke vät pää tök sen ku rin pi dos ta taikka antava lau sun to ja mai nituis ta asiois ta toimialajohtaja, koulutuspäällikkö, jon ka tehtäviin ko. asia kuuluu ko. kurinpito asiaa valmisteleva opet ta ja
n, toimialajohtajan tai koulu tus pääl li kön päätöksiä ja Opiske lu asioi den toimikunnan asioita val mis te le va sihteeri Opiskeluasioiden toimikunnan esit te li, senet ja pöy tä kir jan pitä opiskelijapalvelupäällikkö opiskelijahallinnon asiantuntija opiskelijahallintotietorjestelmän yl lä pi tä ä asuntolaohjaaja 2. Opiskelijan ri kos re kis teri otet ta kos ke vaa AKL 82 mukaista tie toa Opiskelijan ri kos re kis te riotet ta kos ke vaa 82 mu kaista tie toa saa vat kä si tel lä vain ne, jot ka val mis te le vat tai tekevät pää tök sen opis ke luoi keu den pe ruut ta mi ses ta. kö, jonka teh tä viin ko. asia kuuluu opiskeluasioiden toimikunnan asioi ta valmistelevat sihteeri Opiskeluasioiden toi mi kun nan se net ja pöy tä kir jan pi tä 3. Muiden opiskelijaa koske vien ar ka luon tois ten hen ki lö tie to jen käsittely Yksilöidyn opis ke li jan opetuk sen r jes tä mi ses tä, tu kitoi mia tai so si aa lisiaetuuksia valmistelevat ja niis tä päät tä vät hen ki löt kö, jonka teh tä viin ko. asia kuuluu HOKSeista vastaavat henkilöt erityisen tuen valmistelija ammatillinen ohjaaja, kou lun käynti oh jaa ja asuntolaohjaaja n päätöksiä ja Opis ke luasioi den toimikunnan asioi ta valmis te le vat sihteeri Opiskeluasioiden toi mi kun nan esit te li, senet ja pöy tä kir jan pitä opintotoimistohenkilöstö opiskelijahallinnon asiantuntija asuntolaohjaaja opiskelijahallintotietorjestelmän yl lä pi tä
sisäinen tarkastaja opiskeluhuollon monialaisen asinatuntijaryhmän senet 4. Opiskelijan ter vey den tilaa ja toi min ta ky kyä kos ke via ja teh tä vien hoi don kan nal ta vält tämät tö miä tie to ja (AKL 109 ) työ pai kal la tapahtuvan op pi mi sen rstämiseksija turvallisuuden varmistamiseksi Tietojen luovutus hen ki löl le opis ke li jan sekä työs sä op pimis pai kan hen ki lös tön ja asiak kai den tur val li suu den var mis ta mi sek si. työpaikalla tapahtuvasta oppimisesta vastaava opet ta ja Tietojen luovutus hen ki löl le vä lit tö män tur val li suu den ar vioi mi sek si tai mi kä li opiske li jan todetaan ter vey den tilan ar vioin nis sa olevan vaarak si mui den tur val li suu delle. turvallisuuspäällikkö kriisiryhmän senet 5. Projekteihin osal lis tu jista ke rät tä vien ar ka luontois ten tie to jen kä sit te ly projektipäällikkö han ke as sis tent ti hankkeissa opiskelijan oh jaus ta teke vä henkilö tiedonhallinnan asiantuntija 6. Henkilökunnan ter veyden ti la tie to jen kä sit te ly esimiehet henkilöstön kehittämispäällikkö HR-asiantuntija henkilöstösuunnittelija päätöksiä, lausuntoja yms. val miste le vat sihteeri palkkasihteeri controller tiedonhallinnan asiantuntija 7. Opiskelijoiden henkilötunnus kö, jonka tehtäviin ko. asia kuuluu ryhmänohjaaja ja ohjaava opettaja ammatillinen ohjaaja, kou lun käynti oh jaa ja asuntolanohjaaja n päätöksiä ja Opis ke lu-
asioi den toimikunnan asioita valmis te le va sihteeri Opiskeluasioiden toimikunnan esit te li, senet ja pöy tä kir jan pitä opintotoimistohenkilöstö ja opiskelijavakuutuksia hoitava henkilö asuntolanhoitaja opiskelijahuollon koordinaattori opiskelijapalvelupäällikkö opiskelijahallintotietorjestelmän yl lä pi tä sisäinen tarkastaja laskentasihteeri, kirjanpitä, control ler kassahenkilökunta opis ke lij ruo kailun varmistamiseksi Tämä päätös kumoa hallituksen päätöksen 23.3.2016 65. Päätös Yhtymähallitus: Hyväksyttiin yksimielisesti.