TAHE-projekti Kymenlaaksossa I. valinnanvapauspilotti 1.7.2018 II. vapaaehtoinen sote ky 1.1.2019 III.sote- ja maakunta 1.1.2020 1.1.2017-31.1.2019
Tähän mennessä TAHE-tietojärjestelmä Tehty esiselvitykset talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmistä Valittu Kymen SAP TAHE-palvelujen tuottaja Kunnan Taitoa Oy Vapaaehtoisen sote kuntayhtymän talous ja henkilöstöhallinto Alustavat projektiaikataulut ja -suunnitelmat on laadittu Talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäväkokonaisuudet tunnistettu Työryhmien vastuuhenkilöiden nimeäminen käynnissä Ensimmäinen valmisteleva työpaja pidetään joulukuussa. Dokumentointi aloitettu projektihallintajärjestelmään (Thinking Portfolio) 22.11.2017 Tarja Hanninen ja Jonna Kuitunen 2
22.11.2017 3
Sote kuntayhtymän talousprojektin organisointi Valmisteluryhmät Ohjausryhmä + Sote johtoryhmä Projektiryhmä puheenjohtaja + talousprojektipäällikkö + työryhmien vastuuvalmistelijat 1. Tietojärjestelmät Asiakkaan vastuuhenkilö 1b. Taloushallinnon ulkoistetut palveluprosessit Asiakkaan vastuuhenkilö 2. Sisäinen laskenta ja tuotteistus Vastuuvalmistelija + työryhmän jäsenet 3. Taloussuunnittelu Vastuuvalmistelija + työryhmän jäsenet 4. Taloushallinnan organisointi Vastuuvalmistelija + työryhmän jäsenet Ohjaus, seuranta ja päätöksenteko Valvonta ja raportointi Raportointi (erillinen projektisuunnitelma) vastuuvalmistelija + työryhmän jäsenet Valmistelu ja raportointi
Sote TAHE-projektin aikataulu TALOUS Aloituspäivä: Suunnitteluvaihe 1.12.2017 2017 2018 2018 2018 2018 2019 marras-joulukuu tammi-maaliskuu huhti-kesäkuu heinä-syykuu vaihe 1. loka-joulukuu tammi projektin aloitus 1.12. projektisuunnitelma projektin organisointi projektisopimukset valmistelijat sopimukset 1. Tietojärjestelmät sopimukset 2.Taloushallinnon organisointi suunnitelmat 4. Taloussuunnittelu 6. Riskien hallinta ja sis.valvonta 8. Raportointi 9. Tuotteistus budjetointimenetelmä selvitys laaditaan erillinen projektisuunnitelma ja -aikataulu linjaukset Määrittelyvaihe vaihe 2. 1. Tietojärjestelmät määrittelydokumentit 3. Sisäinen laskenta vyörytysten mallinnus 4. Taloussuunnittelu 5. Palveluprosessit koetalousarvio 2018 kehityskohteet (Taitoa) 6. Riskien hallinta ja sis.valvonta riskienhallinta ja sisäisen valvonnan suunnitelmat 7. Järjestäjän korvausmallit 9. Tuotteistus (suoritebudj. 2019) määrittely ja mallinnus määrittelydokumentti 9. Tuotteistus (ËI suoritebudj. 2019) Toteutusvaihe 1. Tietojärjestelmät 3. Sisäinen laskenta 4. Taloussuunnittelu 5. Palveluprosessit 7. Järjestäjän korvausmallit määrittelydokumentti vaihe 3. tietojärjestelmät budjetointijärjestelmämuutokset ja testaus palveluprosessit toteutus ja testaus koelaskenta testaukset, SAP S4 Hana sisäinen laskenta koulutukset? Päätösvaihe vaihe 4. loppuraportti projektin päätös 31.1. 22.11.2017 Tarja Hanninen 5
Sote TAHE-projektin aikataulu TALOUS Aloituspäivä: 1.12.2017 2017 2018 2018 2018 2018 2019 marras-joulukuu tammi-maaliskuu huhti-kesäkuu heinä-syykuu loka-joulukuu tammi Suunnitteluvaihe vaihe 1. projektin aloitus 1.12. projektisuunnitelma projektin organisointi projektisopimukset valmistelijat sopimukset 1. Tietojärjestelmät sopimukset 2. Tuotteistus 3. Taloussuunnittelu linjaukset budjetointimenetelmä 4.Taloushallinnon organisointi suunnitelmat Määrittelyvaihe vaihe 2. 1. Tietojärjestelmät 1 b. Palveluprosessit määrittelydokumentit kehityskohteet (Taitoa) 2. Sisäinen laskenta 2. Tuotteistus (suoritebudj. 2019) vyörytysten mallinnus määrittelydokumentti 2. Tuotteistus (ËI suoritebudj. 2019) määrittelydokumentti 3. Taloussuunnittelu koetalousarvio 2018 Toteutusvaihe 1. Tietojärjestelmät 1 b. Palveluprosessit 2. Sisäinen laskenta 3. Taloussuunnittelu vaihe 3. tietojärjestelmät palveluprosessit toteutus ja testaus budjetointijärjestelmämuutokset ja testaus testaukset, SAP S4 Hana sisäinen laskenta Päätösvaihe vaihe 4. loppuraportti projektin päätös 31.1. 22.11.2017 Tarja Hanninen 6
Sote kuntayhtymän henkilöstöprojektin organisointi Valmisteluryhmät (8) 1. Henkilöstöhallinnon organisointi pj + HR projektipäällikkö + henkilöstöjärjestöjen nimeämä edustaja 2. Henkilöstöhallinnon järjestelmät vastuuvalmistelija + työryhmän jäsenet + henkilöstöjärjestöjen nimeämä edustaja Ohjausryhmä Sote johtoryhmä Projektiryhmä puheenjohtaja + HR projektipäällikkö + työryhmien vastuuvalmistelijat 3. Palvelussuhdeasiat vastuuvalmistelija + työryhmän jäsenet + henkilöstöjärjestöjen nimeämä edustaja 4. Osaamisen kehittäminen vastuuvalmistelija + työryhmän jäsenet + henkilöstöjärjestöjen nimeämä edustaja 5. Työhyvinvointi ja työsuojelu vastuuvalmistelija + työryhmän jäsenet + henkilöstöjärjestöjen nimeämä edustaja 6. Rekrytointi ja perehdytys vastuuvalmistelija + työryhmän jäsenet + henkilöstöjärjestöjen nimeämä edustaja 7. Yhteistoiminta pj + henkilöstöjohtajat/ päälliköt, henkilöstöjärjestöjen edustajat (2+2) + Carean lakimies 8. Henkilöstösuunnittelu ja henkilöstön sijoittuminen pj + HR projektipäällikkö + henkilöstöjohtajat/ päälliköt + henkilöstöjärjestöjen nimeämä edustaja Raportointi (erillinen projektisuunnitelma) vastuuvalmistelija + pj + HR projektipäällikkö Ohjaus, seuranta ja päätöksenteko Valvonta ja raportointi Valmistelu ja raportointi 22.11.2017 7
22.11.2017 Jonna Kuitunen 8
Toteutus: työpajat TAHE-työpajat (12/2017 noin 3 työpajaa, yhteensä 1-2 htp) ja toiminnalliset ryhmät 1. Talous ja HR-työpaja (2 h) Agenda: projektisuunnitelmien esittely, järjestäytyminen ja tutustuminen, seuraavien työpajojen suunnittelu Osallistujat: puheenjohtajat, projektipäälliköt, työryhmien vastuuvalmistelijat, henkilöstöjärjestöjen edustajat 2. Talous-työpaja (1-2, n. 3 h/paja) Agenda: työsuunnitelmien tekeminen, aikataulut, työnjaot, tuleva rakenne, volyymit, jatkovalmistelusta sopiminen, jne. Osallistujat: talousprojektipäällikkö, vastuuvalmistelijat, työryhmien jäsenet, Taitoa, SAP tiimi 3. HR-työpaja (1-2, n. 3 h/paja) Agenda: työsuunnitelmien tekeminen, aikataulut, työnjaot, volyymit, jne. Osallistujat: HR-projektipäällikkö, vastuuvalmistelijat, työryhmien jäsenet, Taitoa, SAP tiimi 22.11.2017 Jonna Kuitunen ja Tarja Hanninen 9
Hetli Oy pähkinänkuoressa Perustettu 8.6.2017 Rakentamisvaiheessa valtio-omisteinen, maakuntien omistukseen 1.1.2020 Toimintaa ja palveluita rakennetaan yhdessä maakuntien kanssa Tuottaa tahe-palveluita sekä omana tuotantona että hyödyntäen palvelutuotantoverkostoa (tytär- ja osaomistusyhtiöt, ostopalvelut) Toimitusjohtaja Mia Hokkanen http://www.hetli.fi/ 22.11.2017 10
Maakuntatalouden simulointi Neuvottelusimulaatio perustetaan mahdollisimman todellisille tiedoille maakuntien toiminnoista ja niiden tilasta sekä maakuntien kustannuksista ja rahoituslain mukaisesta rahoituksesta. Neuvottelujen simulointi (Maakuntalain 13 ) toteutetaan maalis-huhtikuussa 2018 kahdessa osassa. 1/2018 käynnistetään neuvottelujen valmistelu 3 /2018 neuvottelusimulaatiot jokaisen maakunnan kanssa 4/2018 työpaja kokemuksien purkamiseksi ja jalostamiseksi VM ohjeistaa valmistautumisen maakunnille tammikuussa 2018 (asiat, sisällöt ja asiakirjamallit). Valmistautuminen kytketään mahdollisimman hyvin muiden ministeriöiden maakuntien kanssa käymiin keskusteluihin ja käytetään mahdollisimman paljon aitoja mittareita. 22.11.2017 Tarja Hanninen 11
ICT-rahoitus I ja II haku II HAKU: 16.11.17 johtoryhmä käsittely, jonka jälkeen saadaan maksatuspäätös Käyttöaika: toukokuun loppuun 22.11.2017 12
22.11.2017 13