SUOMEN NUORISOVAIHDON MONIPIIRIN ASIAKASHALLINTAOHJELMA Ohje Rotary-klubeille Sisällys Monipiirin asiakashallintaohjelma 1. Prosessi eli mitä kukin tekee (vuosivaihto) 2. Prosessi eli mitä kukin tekee (kesä- ja leirivaihto) 3. Tehtävälistat 4. Ohjelmaan kirjautuminen 5. Vuosivaihto-oppilaan hakemuksen täyttäminen 6. Uuden KÄYTTÄJÄN luont 7. Perheen luont 8. Käyttäjän (oppilaan) tetojen päivitys 9. Oppilaan yhdistäminen perheisiin yms 10. REMARKS kenttä 11. Uloskirjautuminen 1 2 4 6 7 8 12 15 16 17 19 20 HUOM: Riippuen käyttäjäoikeuksista yllä oleviin toiminteisiin voi olla rajoitteita! LISÄÄ TIETOJA JA OHJEITA LÖYTYY WEB-SIVUILTA www.rye.f KOHDISTA LOMAKKEET JA KLUBIN LOMAKKEET 11 / 01 / 2018 Suomen Rotary Nuorisovaihdon Monipiiri 1
1. PROSESSI ELI MITÄ KUKIN TEKEE (VUOSIVAIHTO) 1. Oppilasvalinnan jälkeen klubisitoumuslomake lähetetään piirin PJ:lle. Piirin PJ luo klubin COUNSELORIN ja antaa tälle oikeudet ohjelmaan mikäli näitä ei ole ennestään. 2. Klubin COUNSELOR luo OB-oppilaan asiakashallintaohjelmaan STUDENT APPLICANT -toiminteella. Samalla hän lähettää oppilaalle linkin hakemuksen täyttämiseksi ohjelman kautta ja linkin hakemuksen täyttöohjeeseen, joka löytyy rye.fi -sivuilta. 3. OPPILAS täyttää tetonsa asiakashallintaohjelmaan annetun ohjeen mukaan ja saa lopuksi täytetyn hakemuksen PDF-tedostona. 4. Kun hakemuksen kaikki liitteet on tehty ja täydennetty, OPPILAS VANHEMPINEEN allekirjoittaa hakemuksen kaikki kopiot (2 kohtaa hakemuksessa) klubin COUNSELORIN tai muun klubin edustajan läsnä ollessa. Hakemuksia tehdään 2 täydellistä paperikappaletta. Toinen lähetetään piirin PJ:lle ja toinen jää varakappaleeksi klubiin. 5. Klubin COUNSELOR tarkistaa oppilaan tedot asiakashallintajärjestelmässä. Lisäksi klubin COUNSELOR luo asiakashallintaohjelmaan kaikki tulevan oppilaan (IB) isäntäperheet, jotka klubin sitoumuksessa on mainittu. 6. Klubin COUNSELOR hakee hakemuksiin allekirjoitukset klubin presidentltä. Prosessin nopeuttamiseksi allekirjoitetusta hakemuksesta tulisi scannata PDF tiedosto (nimetään sukunimi_etu nimi_piiri.pdf). Tästä scannatusta elektronisesta versiosta jätetään lääkäri/hammaslääkäri lausunnot pois. PAPERIVERSIO TOIMITETAAN NORMAALISTI PIIRIN PJ:LLE. Kuvia, oppilaan ja vanhempien kirjettä sekä passin kopiota ja koulutodistusta ei saa unohtaa. Hakemus (1 kopio) ja scannattu PDF-tedosto lähetetään piirin PJ:lle. 7. OB-oppilaan hakemuksen saapuessa piirin PJ:lle hän tarkistaa OB oppilaan tedot sekä hakemuksen ja lisää oman allekirjoituksensa. HUOMIO, oppilaan asiakashallintaohjelman kautta täytetty hakemus linkittää automaattisest piirin ja klubin vastuuhenkilöt järjestelmässä. 8. Hakemus siirtyy KIRJEENVAIHTAJALLE, joka päivittää kohdemaan sekä linkkaa itsensä sekä HOST-piirin PJ:n oppilaaseen. 9. KIRJEENVAIHTAJA sopii kohdemaan kirjeenvaihtajan kanssa vaihdosta ja lähettää/vastaanottaa hakemukset. Kirjeenvaihtaja on yhteydessä OB- oppilaaseen ja pitää tämän ajantasalla haun edistymisestä. 10. Kun KIRJEENVAIHTAJA saa IB:n paperit, hän luo ohjelmaan OPPILAAN perustedot ja lähettää ohjelman kautta linkin IB-oppilaalle, joka täyttää omat tetonsa asiakashallintajärjestelmään. 11. Kirjeenvaihtaja lähettää IB-hakemuksen klubiin ja päivittää APPLICATION SENT päivämäärän. 12. Klubin saatua IB-oppilaan paperit COUNSELOR tarkistaa IB-oppilaan tedot ja täyttää koulun tedot asiakashallintaohjelmaan. Hän täydentää Guarantee Formin (GF) ja hakee koulun hyväksynnän sekä klubin presidentn allekirjoituksen ja toimittaa GF:n takaisin kirjeenvaihtajalle. 2
13. KIRJEENVAIHTAJA lähettää IB-oppilaan tarvitsemat kopiot lähettävälle kirjeenvaihtajalle ja päivittää IB-oppilaan APPLICATION ACCEPTED päivämäärän. Lisäksi kirjeenvaihtaja vastaanottaa OB-oppilaan GF:n, toimittaa sen OPPILAALLE viisumihakemusta varten ja päivittää OBoppilaan APPLICATION ACCEPTED päivämäärän. 3
2. PROSESSI ELI MITÄ KUKIN TEKEE (KESÄ- JA LEIRIVAIHTO) 1. Oppilasvalinnan jälkeen klubisitoumuslomake lähetetään piirin PJ:lle. Piirin PJ luo klubin COUNSELORIN ja antaa tälle oikeudet ohjelmaan mikäli näitä ei ole ennestään. 2. Klubin COUNSELOR päivittää sitoumuslomakkeen tedot tetokantaan. Ensiksi luo OB-oppilaan tetoineen samaan tapaan kuin vuosivaihdossa, lähettää tälle asiakashallintaohjelmasta ja kehottaa oppilasta täyttämään loput tedot ohjelmaan. 3. OPPILAS lataa rye.fi -sivuilta hakemuspohjan ja täyttää sen sivuilla olevien ja COUNSELORIN antamien ohjeiden mukaan. 4. Kun hakemuksen (2 kopiota) kaikki liitteet on tehty ja täydennetty, OPPILAS VANHEMPINEEN allekirjoittaa hakemuksen kaikki kopiot (2 kohtaa kussakin) klubin COUNSELORIN tai muun klubin edustajan läsnä ollessa. 5. Klubin COUNSELOR hakee hakemuksiin allekirjoitukset klubin presidentltä. Prosessin nopeuttamiseksi allekirjoitetusta hakemuksesta tulisi scannata PDF-tiedosto (nimetään sukunimi_etu nimi_piiri.pdf). Kesä/leirihakemuksessa koko hakemus scannataan kuvia, oppilaan ja vanhempien kirjettä sekä passin kopiota unohtamatta. Toinen hakemuskappale ja scannattu PDF-tedosto lähetetään piirin PJ:lle. Toinen hakemuskappale jää klubiin varakappaleeksi. 6. OB-oppilaan hakemuksen saapuessa Piirin PJ:lle hän tarkistaa OB-oppilaan tedot sekä hakemuksen ja lisää oman allekirjoituksensa. Piirin PJ linkittää klubin toimihenkilöt ja itsensä sekä HOME STUDENT FAMILYn oppilaaseen. Samalla päivitetään APPLICATION SENT päivämäärä. 7. Hakemus siirtyy KIRJEENVAIHTAJALLE, joka päivittää kohdemaan sekä linkkaa itsensä sekä HOST-piirin PJ:n oppilaaseen. Tarvittaessa kirjeenvaihtaja luo HOST klubit + piirin PJ:t asiakashallintaohjelmaan. 8. KIRJEENVAIHTAJA sopii kohdemaan kirjeenvaihtajan kanssa vaihdosta ja lähettää/vastaanottaa hakemukset. Kirjeenvaihtaja on yhteydessä OB- oppilaaseen ja pitää tämän ajan tasalla haun edistymisestä. Paperien lähtessä päivitetään APPLICATION APPROVED päivämäärä. 9. Kun KIRJEENVAIHTAJA saa IB:n paperit, hän luo ohjelmaan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 4 OPPILAAN perustedot Oppilaan HOME EMERGENCY kontaktn Päivittää HOST piirin ja klubin Linkkaa HOST PERHEEN klubin sitoumuslomakkeen mukaan Linkkaa itsensä sekä HOME ja HOST piirien PJ:t Linkkaa klubin counselorin ja muut toimihenkilöt oppilaaseen Lähettää paperit klubiin sekä päivittää APPLICATION SENT päivämäärän
10. Klubin saatua IB oppilaan paperit COUNSELOR tarkistaa IB-oppilaan tedot. Hän täydentää Guarantee Formin (GF), hakee klubin presidentn allekirjoituksen ja toimittaa GF:n takaisin kirjeenvaihtajalle. 11. KIRJEENVAIHTAJA lähettää IB-oppilaan tarvitsemat kopiot lähettävälle kirjeenvaihtajalle ja päivittää APPLICATION ACCEPTED päivämäärän. Lisäksi hän vastaanottaa OB-oppilaan GF:n, toimittaa sen OPPILAALLE viisumihakemusta varten ja päivittää APPLICATION ACCEPTED päivämäärän. 5
3. TEHTÄVÄLISTAT (TÄMÄ LISTA EI OLE VIELÄ KATTAVA) CLUB COUNSELOR Luo OB-oppilaan tetokantaan Avustaa oppilasta hakemuksen täytössä VUOSIVAIHTO: Lähettää OB-oppilaalle linkin hakemuksen tekoa varten KESÄ- JA LEIRIVAIHTO: Lähettää OB-oppilaalle linkin tetojen täyttämistä varten. Hakee tarvittavat allekirjoitukset ja koulun hyväksynnän (vain IB oppilas) Päivittää HOST perheiden ajankohdat IB oppilaan osalta Tarkistaa OB ja IB oppilaiden tedot tetokannasta Tekee OB oppilaan hakemuksesta scannaamalla PDF tedoston OPPILAS VUOSIVAIHTO; täyttää hakemuksen annetun ohjeen mukaan Vaihtaa salasanan Tarkistaa tetonsa ja ilmoittaa muutoksista CLUB COUNSELORille Lataa oman kuvansa sille varattuun kohtaan Tekee oppilasraportn noin 3 kk välein ohjeistetulla tavalla KESÄ- JA LEIRIVAIHTO; täyttää tetonsa tetokantaan annettujen ohjeiden mukaan Vaihtaa salasanan Tarkistaa tetonsa ja ilmoittaa muutoksista CLUB COUNSELORille Lataa oman kuvansa sille varattuun kohtaan Tekee oppilasraportn vaihdon päätyttyä. PIIRIN PJ Tarkistaa oppilaan tedot ja HOST perheet KESÄ- ja LEIRIVAIHTO; Linkittää piirin PJ:n ja klubin NV-timin OB-oppilaaseen KESÄ- JA LEIRIVAIHTO; Tarkistaa OB-oppilaan kohdemaavalinnat sitoumuslomakkeen mukaan Luo CLUB COUNSELORit KIRJEENVAIHTAJA Päivittää OB oppilaan kohdemaatedot Päivittää OB oppilaan hakemuksen edistyessä päivämäärät niille varattuihin kohtin Luon IB oppilaan tetokantaan ja lähettää linkin oppilaalle Kirjaa IB oppilaan (kesä- ja leirivaihto) perustedot osoite, puh, syntymäaika, piiri, klubi SEKÄ LUO EMERGENCY CONTACT:n Linkittää IB oppilaan HOST PERHEET sitoumuslomakkeen mukaan Linkittää itsensä ja piirien PJ:t sekä Club Counselorin IB oppilaaseen 6
4. OHJELMAAN KIRJAUTUMINEN Käyttäjätunnuksena toimii sähköpostsoite, mutta ensimmäinen salasana lähetetään järjestelmästä. Mikäli salasana ei ole saapunut, tarkista roskapostkansiosi Ohjelmaan kirjaudutaan osoitteessa: https://database.rotary-yep.net/login.aspx Username = käyttäjän sähköpostosoite Password = annettu salasana, joka on syytä käydä vaihtamassa ensimmäisen kirjautumisen jälkeen (ohjeet jäljempänä) Mikäli salasana on unohtunut, saa uuden tlattua oman sähköpostinsa painamalla I forgot my password. Käyttäjätunnus = username = sähköpostosoite Password = salasana Unohdin salasanan 7
5. VUOSIVAIHTO-OPPILAAN HAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN Lue tämä ohje huolellisest ennen kuin aloitat oppilaan luomisen. HUOMIOI että tämä ohje koskee vain Suomesta lähteviä vuosivaihto-oppilaita. Tarkista että 1. Sinulla on oppilaan nimi ja sähköpostosoite tedossa ja käsillä 2. Sinulla on klubin presidentn yhteystedot tedossa ja käsillä (tässä ohjeessa näkyy myöhemmin mitkä tedot tulee täyttää) 3. Lue myös oppilaan ohje, jotta tedät mitä hänen täytyy täydentää ja näin voit opastaa tarvittaessa 4. Informoi valittua oppilasta tulevasta ja anna hänelle HAKEMUKSEN TÄYTTÖOHJE Valitse vasemmasta reunasta STUDENT APPLICANT Huomio että selaimen täytyy sallia uusien ikkunoiden avautuminen pop ups allowed. Uusi ikkuna avautuu (kuva seuraavalla sivulla) Ensimmäinen askel Step1 Käytä vain OB valintaa! Täydennä oppilaan tedot Sähköpost Etunimi Sukunimi Täydennä klubin presidentn tedot Sähköpost Koko nimi muodossa Sukunimi, Etunimi Katuosoite 8
Postnumero muodossa FI-xxxxxx Posttoimipaikka STATE jätetään tyhjäksi Puhelinnumerot (huom. kansainvälisessä muodossa, ks. alta) Aloita tästä Kun tedot on kirjattu niin paina NEXT Kun tedot on täydennetty, niin päästäksesi eteenpäin valitse NEXT. Seuraava askel eli Step2 on vain PIIRIN PJ:lle / Kirjeenvaihtajille tai vastaaville jotka saattavat keskitetyst luoda oppilaita ohjelmaan. Klubien Counselorit eivät näe tätä sivua! 9
Tälle sivulle täydennetään seuraavat tedot oppilaasta, jotta hänet voidaan kytkeä oikeaan klubiin - Valitaan piiri Valitaan klubi Valitaan CLUB COUNSELOR (pitää löytyä valmiina ohjelmasta) Valitaan CLUB PROTECTION OFFICER (pitää löytyä valmiina ohjelmasta) Lopuksi muista valita NEXT jotta pääset seuraavalle sivulle Viimeinen askel Step3. Kun pääset tähän vaiheeseen, lähetät oppilaalle hänen sähköpostinsa linkin, jonka avulla hän pääsee täyttämään loput tedot. Eli valitse SAVE AND SEND LINK TO WEB REGISTRATION Sivun yläreunaan tulee ilmoitus kun viest on lähtenyt Mail sent to VAIHTO@OPPILAS.FI Oppilas ei tarvitse muuta kuin sähköposttse lähetetyn linkin, eli häntä ei aktvoida eikä hänelle lähetetä salasanoja! Samainen sähköpost tulee myös linkin lähettäneen nuorisovaihtoasiamiehen sähköpostin varmistukseksi. Näin voi todentaa, että linkki on lähtenyt ja mikäli oppilas ei sitä syystä tai toisesta saa, voi ko. viestn ja linkin lähettää hänelle uudelleen. 10
2. Ilmoitus kun viest on lähtenyt 1. Tästä lähtee viest oppilaalle Valitse lopuksi CLOSE! 11 3. Lopuksi suljetaan tämä sivu
6. UUDEN KÄYTTÄJÄN LUONTI (KAIKKIEN KÄYTTÄJIEN LUONTI TAPAHTUU NÄIN PAITSI VUOSIVAIHTO-OPPILAAN!) Uusi oppilas, IB tai OB, klubin counselor, emergency contact etc luodaan aloittamalla kohdasta ADMIN ja sen alta avautuvasta ikkunasta olevista vaihtoehdoista valitaan USER jolloin oheinen kuva aukeaa. Laita hiiri ADMIN päälle ja oheinen lista aukeaa. Valitse USER Toimihenkilöitä luotaessa tarkista aina ennen uuden luontia, onko henkilö jo järjestelmässä SEARCH- toiminteella. Kullakin henkilöllä tulee olla vain yksi käyttötili luotuna! Pientä kolmiota painamalla avautuu lista ja poimitaan ylimmästä valikosta kohta STUDENT Tästä kolmiosta aukeaa lista josta valitaan se rooli joka halutaan luoda Student Club Counselor Youth Exchange Ofiicer Protecton Officer Student Family Emergency Contact etc 12
Täytä SÄHKÖPOSTIOSOITE, jonka on oltava yksilöllinen, muulloin järjestelmä ei hyväksy luonta. EI ISOJA KIRJAIMIA TAI VÄLILYÖNTEJÄ! HUOM: Väliaikainen sähköpostosoite voidaan luoda painamalla ruudun vieressä olevaa NUOLTA NIMI muodossa Sukunimi, Etunimi (SEURAA OHJETTA) Kun tarvittavat tedot on täytetty paina SAVE. Näin aukeaa oppilaan tetolomake, johon täytetään tarkemmat tedot. Mikäli kyseinen ikkuna ei aukea, tarkista WEB-selaimesi POP UP -asetukset. Piiri valitaan avautuvasta listasta. Valittavina olevat piirit määräytyvät kotmaan (HOME COUNTRY) mukaan. Huomioi piirit, jotka eivät seuraa maarajoja (USA, Canada sekä 1420 Eest) Valitaan HOME DISTRICT IB-oppilaiden kohdalla. Mikäli piiriä ei löydy listalta, niin jätä tyhjäksi ja ilmoita ylläpitäjälle, niin luodaan tarvittavat piirit listaan! Oppilaan tedot näihin kohtin! Lista klubeista määräytyy valitun piirin mukaan. Mikäli HOME CLUB puuttuu, niin ilmoitus ylläpitäjälle niin lisätään puuttuvat piirit ja klubit. Jälleen huomio erityisest EST- eli Eestn klubienvalinta. Eestläisten oppilaiden kotmaaksi on valittava FINLAND ja piiriksi 1420 sekä klubiksi jokin EST-alkuisista. 13
Valitaan HOME CLUB IB oppilaiden kohdalla. Mikäli klubia ei löydy listalta, niin jätä tyhjäksi ja ilmoita ylläpitäjälle, tarvittavista klubeista HOST -maa/piiri/klubi valinnoissa tetoja voidaan täydentää sitä mukaan, kun ne ovat tedossa. (HUOM, mikäli järjestelmästä puuttuu piiri/klubi niin tetoa ylläpitäjälle) MUISTA PAINAA SAVE LOPUKSI! 14
7. PERHEEN LUONTI (EI KOSKE VUOSIVAIHDON OB-OPPILAAN PERHETTÄ) Host ja Home STUDENT FAMILY luont tapahtuu kuten oppilaan luont. Tarkista kuitenkin ensiksi, että perhettä ei ole jo luotu tietokantaan. Haku tapahtuu kuten kohdassa OPPILAAN TIETOJEN PÄIVITYS esitetyllä hakutoiminteella. Aloitetaan kohdasta ADMIN ja valitaan avautuvasta valikosta USER, jolloin oheinen näkymä aukeaa. Pientä kolmiota painamalla aukeaa valikko, josta valitaan STUDENT FAMILY. Muihin kohtin täytetään kuten edellä UUDEN KÄYTTÄJÄN LUONTI. 15
8. KÄYTTÄJÄN (OPPILAAN) TIETOJEN PÄIVITYS Kaikkien käyttäjien kaikkien tetojen päivitys tapahtuu järjestelmässä samalla tavalla! Annetaan Oppilaan nimi tai osa nimestä hakukenttään. Hakua voidaan tarkentaa valitsemalla yläpuolella olevaan kenttään STUDENT tai STUDENT FAMILY etc tarpeen mukaan Tai Annetaan oppilaan YEP NUMBER hakukenttään Näin avautuu lista mahdollisista nimistä, jotka sopivat hakuun, tai tetolomake, mikäli haetaan YEPnumeron perusteella. Listalta valitaan etsitty nimi ja näin avautuvaan lomakkeeseen voidaan tehdä tarvittavat muutokset. Hakukoneeseen ei kannata laittaa nimeä liian tarkkaan eli esimerkiksi etunimi+sukunimi, vaan joko tai. Mikäli et ole varma oikeinkirjoituksesta, voi haun tehdä sillä osalla nimeä, joka tedetään varmuudella. Näin vastaavast osumalistakin on todennäköisest hieman pidempi. Hakuun voi laittaa myös piirin numeron tai paikkakunnan! 16
9. OPPILAAN YHDISTÄMINEN PERHEISIIN YMS IB-oppilaita on ohjeistettu itse päivittämään HOST-PERHE-tetonsa viimeistään muuton yhteydessä. Valitse HOST FAMILY vasemmalta Ylös ruutuun valitaan ensiksi oppilaan nimi. Tämän jälkeen ruutuun HOST FAMILIES avautuvasta listasta valitaan perheen nimi ja painetaan ADD, jolloin nimi siirtyy oikeanpuoleiseen ruutuun 1 2 Mikäli luettelosta ei löydy HOST-perheen nimeä, voidaan se sinne helpost lisätä painamalla alareunassa olevaa tekstä ADD NEW HOSTFAMILY. Koko ikkuna avautuu suuremmaksi ja alareunaan tulee kaavake johon voidaan täyttää uuden isäntäperheen tedot
Isäntäperheissä asumisajankohta päivitetään valitsemalla MANAGE PERIODS. Avautuvalla sivulla EDIT -nappulalla perheiden nimien perässä voidaan päivämääriä muuttaa. Muista lopuksi painaa SAVE! 18
10. REMARKS -KENTTÄ Oppilaisiin (ja henkilöihin) voidaan liittää tetoja vapaaseen kenttään kirjoittamalla. Tämä löytyy välilehdeltä REMARKS! 19
11. ULOS KIRJAUTUMINEN Ohjelmasta kirjaudutaan ulos painamalla LOG OFF oikeasta yläreunasta! 20