Sivu 1 / 6 Hankkeen toteutuminen suhteessa hankesuunnitelmaan / Länsi- ja Keski-Uusimaa Tavoite Arvio tavoitteen toteutumisesta Selvitys miten toteutumista arvioidaan 1. Nykytilakuvaukset 1.1 Palveluprosessien kehittäminen / työajan kohdentumisen analysointi 1.2 Toimintakäytäntöjen kuvaus ja kehittäminen (Mikrosysteemi- menetelmä) 1.3 Palveluprosessien kehittäminen / päivittäisen työn organisoinnin nykytila 1.4 Hyvinvointiteknologian alueellinen käyttö 1.5 Asiakkaiden kokemuksia kotiin annettavista palveluista Nykytila-analyysipalvelun kilpailutus on toteutettu ja palveluntuottajaksi valittu Barona Solutions Oy. Saman palveluntuottajan kanssa toteutettiin myös uudet tilanneanalyysit keväällä 2015. Läpimurto-menetelmätiimien osaaminen toimintakäytäntöjen kuvauksessa ja kehittämisessä on vahvistunut. Valmennus on toteutunut osakokonaisuuden molempien valmennusryhmien osalta. Nykytila-analyysipalvelun kilpailutus on toteutettu ja palveluntuottajaksi on valittu Barona Solutions Oy. Analyysit on tehty ja käyty kuntien kanssa läpi. Saman palveluntuottajan kanssa toteutettiin myös uudet tilanneanalyysit keväällä 2015. Hyvinvointiteknologian alueellinen käyttö ja kehittämistarpeet on selvitetty ja raportoitu. Toteutetaan pääosin opinnäytetyönä. Vastuuhoitaja kävi asiakaskokemuskeskustelun 75- vuotta täyttäneiden säännöllisen kotihoidon vastuuasiakkaidensa kanssa. Keskustelut käyty muiden kuntien osalta viikoilla 7-10, Järvenpään haastattelut toteutuivat viikoilla 15 20. Alustavat opinnäytetyön tulokset on esitetty kunnille 22.5.2014 ja lopullinen opinnäytetyö esitelty 4.12.2014. Kilpailutus toteutunut kyllä / ei Palveluntuottaja valittu kyllä / ei Analyysi toteutettu kyllä / ei Valmennukset toteutuneet kyllä / ei Kilpailutus toteutunut kyllä / ei Palveluntuottaja valittu kyllä / ei Analyysi toteutettu kyllä / ei Toteutunut kyllä / ei Keskustelut suunniteltu kyllä / ei Keskustelut toteutettu kyllä / ei Analyysit tehty kyllä / ei
Sivu 2 / 6 Kuntakohtaiset tulokset ovat kuntien käytössä, samoin koko aineiston tulokset sekä lisäanalyysit. Keskustelut käytiin 854 asiakkaan kanssa. Opinnäytetyö ja tulokset esitelty kyllä / ei 2. Tavoitetilan kuvaus ja muutoksen suunnittelu 2. Palveluprosessien kehittäminen / tavoitetilan kuvaus ja muutoksen suunnittelu 2.1 Palveluprosessien kehittäminen / toimintakäytäntöjen muokkaaminen tavoitteiden suuntaisiksi 2.2 Johtamisen vahvistaminen Välitön asiakastyöaika kasvaa, ollen lopulta 65 70 %. Uusintamittaus toteutettu helmi-toukokuussa 2015, tuloksena osakokonaisuuden välittömän asiakastyön ka. 43,2 % kokonaistyöajasta. Osaamisen vahvistaminen on toteutettu Läpimurtomenetelmä työpajoissa (Mikrosysteemi). Kunnissa on toteutettu erilaisia pieniä prosessien kehittämistöitä. Tehdyistä kehittämistehtävistä raportoidaan KKE/osakokonaisuuden www-sivuilla. 18.3.2013 Kotona kokonainen elämä hankkeen ja Länsi- ja Keski- Uudenmaan toiminnallisen osakokonaisuuden infotyöpaja LKUkunnille. Tiedontuotanto johtamisen ja kehittämisen tueksi: Alkukartoitukset työajan kohdentumisen osalta tehty 12/2013 2/2014. Työkuormalaskurit käyttöön kunnille 2/2014. Väliraportointi kunnittain 22.5.2014. Työkuormalaskuri käytössä kolmessa kunnassa, neljällä kunnalla käytössä toiminnanohjausjärjestelmä. Välitön asiakastyöaika kasvussa, työ jakautuu tasaisemmin työntekijöiden kesken. Toteutunut kyllä / ei. Välittömän asiakastyöajan osuus kokonaistyöajasta on kasvanut hyvin. 65 % - 70 % osuus on vielä edessäpäin eikä optimaalisesta osuudesta ole edes varmuutta. Toteutuneiden muutosten raportointi. Pohjaluvut tiedossa kyllä / ei. Muutosten toteutumisen seurannan mittarit, foorumit ja aikataulu on sovittu / ei ole sovittu Työkuormalaskurit toimivat muutoksen toteutumisen seurannan mittareina.
Sivu 3 / 6 2.3 Tiedontuotanto strategisten linjausten pohjaksi palvelurakenteen painotusten muuttamiseksi Vuosikellot (vastuuhoitajan vuosikello, toimintayksikön vuosikello) kunnille käyttöönotettaviksi. Aikakriittisistä käynneistä yhteinen näkemys. On aloitettu; Ikäihmisten palvelujen tila-raportit kuntakohtaisesti saadaan vuosittain tiedontuotantoon osallistuvilta kunnilta. 2013 raportti tehty ja käytössä osallistuneilla kunnilla. Vuosikellot käytössä kyllä / ei. Osakokonaisuudelle on valmistunut vastuuhoitajan vuosikellomalli. Vuosikelloja hyödyntää osa kunnista. Kyllä / ei. Tarvittavasta informaatiosta ja sen tuottamistavasta on sovittu / ei ole sovittu. Osa kunnista osallistuu. 2.4 Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton suunnittelu 2.5 Teknologiasuunnitelma Toiminnanohjausjärjestelmäpäivä 28.2.2014. Yhdellä kunnalla järjestelmä käytössä jo ennen hankkeen alkua, kolme kuntaa otti järjestelmän käyttöön vuonna 2014. Yksi kunta on ottanut järjestelmän käyttöön vuonna 2015 ja lisäksi yhdellä kunnalla on käyttöönotto suunniteltu tapahtuvaksi loppuvuonna 2015. Yksi kunta suunnittelee käyttöönottoa vuonna 2016 ja yksi kunta selvittelee käyttöönoton mahdollisuuksia (muista poikkeava asiakastietojärjestelmä). Suunnitelman tekemisen prosessi on suunnitteilla. Suunnittelu on aloitettu / ei ole aloitettu. On otettu käyttöön tai aloitettu suunnittelu kaikissa kunnista. Suunnitelmapohja on tehty / ei ole tehty. Kunnat etenevät prosesseissaan hyvin eri tahdissa. Länsi- ja Keski-Uusimaa ja Kouvola tekivät yhteisen kuvan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton askeleista johtamisen, henkilöstön, asiakkaan ja palvelun tuottamisen prosessien näkökulmasta. Lisäksi kunnat ovat saaneet tukea tieto ja toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan sekä kulutusta (henkilöstö ja esimiehet) tavoitteen
Sivu 4 / 6 mukaiseen toimintaan (kts. seuraavan otsikon alta). Hyvinvointiteknologian käyttöönottoa kunnissa on tuettu: Selvitys hyvinvointiteknologian mahdollisuuksista kotihoidon palveluprosessienkehittämisessä (opinnäytetyö) ja mhealth Boosterin kanssa tehty yhteistyö.
Sivu 5 / 6 3. Tuki tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan sekä henkilöstön ja esimiesten kouluttaminen tavoitteen mukaiseen toimintaan 18.3.2013 Kotihoidon työpaja, jossa käsitelty aihetta Miten valmistautua toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon. Osallistujia 31 henkilöä. Johan Groopin koulutukset 2.12.2013 Lohjalla ja 10.12.2013 Hyvinkäällä. Osallistujia yhteensä 155 Työajankohdentumisen nykytila-analyysin aloitusseminaari 15.11.2013. Osallistujia yhteensä 28 3. Tuki tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan sekä henkilöstön ja esimiesten kouluttaminen tavoitteen mukaiseen toimintaan Työajankohdentumisen nykytila-analyysin tulosten julkistaminen ja jatkosuunnitelma työpaja 7.2.2014 Toiminnanohjausjärjestelmäpäivä 28.2.2014. Kahden eri toiminnanohjausjärjestelmän esittely. 22.5.2014 Kotihoidon työpaja; Päivän aikana käytiin läpi kuntien päivittäisen työn organisoinnin nykytila, aloitettiin yhteinen määrittelytyö aikakriittisistä käynneistä ja esiteltiin asiakaskokemuskeskustelu-aineiston alustavat tulokset. Osallistujia yhteensä 57 Osallistujia yhteensä 38 Osallistujia yhteensä 37 22.8.2014 Kotihoidon työpaja; Määriteltiin aikakriittiset käynnit, syksyn askeleiden suunnittelu päivittäisen työn organisoinnissa. mhealth Booster; Hyvinvointiteknologiaa kotona asumista tukemaan (kokeilupiste ja teknologialainaamo, Laurea AMK) Osallistujia yhteensä 29
Sivu 6 / 6 4.12.2014 Kotihoidon työpaja; Päivän aiheena oli asiakaskokemuskeskustelusta tehdyn opinnäytetyön tulosten esittely, orientoituminen kevääseen 2015 sekä kuntakohtaisten tavoitteiden ja tehtyjen toimenpiteiden arviointi. 26.3.2015 Kotihoidon työpaja esimiehille ja coacheille. Aiheena oli päivittäisen työn organisoinnin nykytilan uusintamittauksen tulokset, kotihoidon työntekijöitä osallistavan verkkoaivoriihen tulokset ja kuntakohtaiset etenemissuunnitelmat em. tulosten pohjalta. 5.6. ja 12.6.2015 Baronan ohjaamat esimiesten valmennukset. Aiheena valmistuneet henkilöstön ja esimiesten työajanseurannan tulokset sekä oman työn hallinta. 28.8.2015 Kotihoidon työpaja esimiehille ja coacheille. Aiheena oli toukokuun työajanseurannan tulokset ja seuraavien tarvittavien kehittämisaskelien valinta sekä viimeisimpien kehittämistavoitteiden saavuttaminen ja jatkosuunnitelmat. 16.9.2015 Osakokonaisuuden loppuseminaari, aiheena kotihoidon päivittäisen työn organisoinnin muutos ja siinä saavutetut tulokset. Osallistujia yhteensä 25 Osallistujia 27 Osallistujia 8 Osallistujia 24 Osallistujia 60