HYVE JOHTAMISEN KARTTA OULUNKAAREN toimintasuunnitelma Sanna Juutinen 25.9.2012
1 Sisällysluettelo 1. OULUNKAAREN OSAHANKKEEN TAVOITTEET... 2 2. OSAHANKKEEN ORGANISOITUMINEN... 2 3. OSAHANKKEEN VASTUUT JA VELVOLLISUUDET... 3 4. OSAHANKKEEN VAIHESTUS JA AIKATAULUSUUNNITELMA... 4 5. OSAHANKKEEN PALAVERIKÄYTÄNNÖT... 4 5.1. Osahankkeen ohjausryhmän kokoukset... 4 5.2. Koordinaatioryhmän teemaryhmien kokoukset... 5 5.3. Kehittämisprojektien kokoukset... 5 6. OSAHANKEEN VIESTINTÄ JA ARVIOINTI... 5
2 1. OULUNKAAREN OSAHANKKEEN TAVOITTEET 1. Vanhuspalveluiden ja erityisesti ikäihmisten kotihoidon prosessien mallintaminen sekä palveluketjujen sujuvuuden, asiakaslähtöisyyden ja kustannustehokkuuden tarkastelu 2. Vanhuspalveluiden ja erityisesti ikäihmisten kotihoidon johtamisosaamisen ja johtamisen työkalujen kehittäminen (mm. prosessi, henkilöstö, talous, ICT, strategia ja kehittämisosaaminen) 3. Palvelualojen (perhe, terveys, vanhuspalvelut), yksityisten palveluntarjoajien sekä kolmannen sektorin välisen yhteistyön ja kehittämisosaamisen lisääminen kokonaisoptimoinnin varmistamiseksi 4. Vanhuspalveluiden kehittämisestä saatujen hyvien käytäntöjen soveltaminen Oulunkaaren muihin palvelualoihin (perhe ja terveyspalvelut) 2. OSAHANKKEEN ORGANISOITUMINEN Henkilöstö: Projektipäällikkö (20 %) ja sihteeri (10 %) Sanna Juutinen Projektiasiantuntija Marja Lahdenperä n. 20 % tai erillisen suunnitelman/tarpeen mukaan Projektin johto: vanhuspalvelujohtaja Kyllikki Syrjäpalo, resurssia tarpeen mukaan (hankkeen budjetin puitteissa) Asiantuntijat: vanhuspalvelujohtaja Kyllikki Syrjäpalo, kehitysjohtaja Anu Vuorinen, vanhuspalveluiden lähiesimiehet, resurssia tarpeen mukaan (hankkeen budjetin puitteissa) Hankkeessa hankintaan ostopalveluina konsulttiosaamista prosessien mallintamiseen.
3 Hankkeen organisoitumismalli ja Oulunkaaren sijoittuminen kokonaisuuteen: Hyve johtamisen tiekartta hankkeen ohjausryhmä Koordinaatioryhmä Tiedolla johtamisen Koordinaatiohanke Johtamisen valmiudet Työhyvinvoinnin Oulunkaaren johtoryhmä Kainuun johtoryhmä Oulun johtoryhmä Oulunkaaren Kainuun Oulunkaaren Kainuun Oulunkaaren Kainuun kotihoidon prosessien mallintaminen Johtamisosaamisen ja johtamisen työkalujen kehittäminen Strategisten perusteiden vahvistaminen Johdon toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen Asiakaslähtöiset palveluprosessit en johtaminen Oulun Oulun Oulun Kotihoidon eri toimijoiden välisen yhteistyön kehittäminen johtamisvalmiuksien kehittäminen 3. OSAHANKKEEN VASTUUT JA VELVOLLISUUDET Oulunkaaren kuntayhtymä sitoutuu järjestämään itsenäisesti hallinnoinnin ja kirjanpidon, työskentelemään ja edistämään koko hankkeen ja edistämistä hankesuunnitelman ja työsuunnitelmien mukaisesti sekä vastaamaan käyttämiensä alihankkijoiden työstä ja omarahoitusosuuden vuosittaisista maksuosuuksista. Osahankkeen tulee noudattaa yhteisesti sovittuja aikatauluja sekä pitää kiinni niistä aikarajoista, joita koko hankkeen johtaminen kokonaisuutena edellyttää.
4 4. OSAHANKKEEN VAIHESTUS JA AIKATAULUSUUNNITELMA Osahanke jakautuu aikataulullisesti kolmeen päävaiheeseen, joita ovat: 1. Käynnistämisvaihe (2012 loppuun mennessä) 2. Kehittämis ja pilotointivaihe (2013 5/2014) 3. Projektin toteutumisen arvioinnin vaihe (6 10/2014) Kehittämistyössä toimijakenttää ja etenemisen vaiheita ei alkuvaiheessa rajata kuitenkaan liiaksi vaan ne hahmottuvat prosessin edetessä. Tavoitteisiin liittyvät tehtäväkokonaisuudet ovat koko ajan kehittämistyön aikana tarkentuvia. Osahankkeen aikatalutusta ja vaiheistusta seurataan ja arvioidaan jatkuvasti projektipäällikön sekä projektijohtajan toimesta. Hankkeen kokonaisseuranta on asialistalla koordinaatioryhmän kokouksissa. Osahankkeen toimintasuunnitelman toteutumisesta sekä tavoitteisiin pääsemisestä raportoidaan ohjausryhmälle sekä hankekokonaisuuden ohjausryhmälle. Liitteenä on Oulunkaaren aikataulusuunnitelma. 5. OSAHANKKEEN PALAVERIKÄYTÄNNÖT 5.1. Osahankkeen johtoryhmän kokoukset Johtoryhmän kokoukset ovat seurannan ja hallinnan päätöskokouksia. Lisäksi johtoryhmän jäsenet toimivat hankesisällön asiantuntijoina. Johtoryhmän päätökset dokumentoidaan kokousmuistioihin. Johtoryhmän kokoonpano on seuraava: Puheenjohtaja: Palvelutuotantolautakunnan puheenjohtaja Henrik Hämäläinen Jäsenet: - Palvelutuotantolautakunnan jäsen Maire Turtinen - Kuntayhtymän johtaja Leena Pimperi Koivisto - Terveyspalvelujohtaja Tuula Saukkonen - Tietohallintopäällikkö Matti Matero - Kotihoidon palveluesimies Sari Vitikka - Erityisasumispalvelujen palveluesimies Satu Turkka Asiantuntijajäsenet: - Vanhuspalvelujohtaja Kyllikki Syrjäpalo - Kehitysjohtaja Anu Vuorinen
5 5.2. Koordinaatioryhmän teemaryhmien kokoukset Koordinaatioryhmän t koostuvat koordinaatiohankkeen projektijohtajasta sekä osahankkeiden nimeämistä vastuuhenkilöistä sekä projektipäälliköistä. Teemaryhmien puheenjohtajana toimii projektijohtaja Päivi Visuri. Päivitetyt n kokousten muistiot tallennetaan hankkeen yhteiseen työtilaan. Tiedolla johtamisen n jäsenet Oulunkaarelta: Kehitysjohtaja Anu Vuorinen Hallintojohtaja Mirja Klasila Tietohallintopäällikkö Matti Matero Ohjausryhmän puheenjohtaja, palvelutuotantolautakunnan puheenjohtaja Henrik Hämäläinen Johtamisen tila ja valmiudet n jäsenet Oulunkaarelta: Kehitysjohtaja Anu Vuorinen Työhyvinvoinnin n jäsenet Oulunkaarelta: Kehitysjohtaja Anu Vuorinen Henkilöstöpäällikkö Juha Torvinen Kotihoidon palveluesimies Sari Vitikka 5.3. Kehittämisprojektien kokoukset Koordinaatioryhmän teemaryhmien asiantuntijat toimivat Oulunkaarella myös tavoitteiden mukaisten teemojen asiantuntijoina. Erillisiä kehittämisprojekteja ei perusteta. 6. OSAHANKEEN VIESTINTÄ JA ARVIOINTI Hankkeen kokonaistiedottamisesta vastaa hankkeen hallinnoija. Hankkeelle on työstetty oma viestintäsuunnitelma, jossa esitellään hankekokonaisuuden viestintä sekä osahankkeiden oma sisäinen viestintä. Oman toiminta alueensa sisäisestä tiedottamisesta vastaa osahanke. InnoWiki toimii koko hankkeen sähköisenä työtilana, jonka päivityksistä osahanke vastaa omalta osaltaan. Hankkeen arviointiin työstetään arviointisuunnitelma yhteistyössä THL:n kanssa. Osahankkeen itsearvioinnin toteuttamisesta vastaa projektipäällikkö, joka myös raportoi osalta itsearvioinnin tulokset. Osahankkeessa vertaisarviointia tehdään osahankkeiden osatekijöiden osalta. LIITTEET 1. Suunta-työkalu (luonnos) 2. Aikataulusuunnitelma 3. Rahoitussuunnitelma
6 Suunta-työkalu Oulunkaari Tarve Oulunkaaren väestön ikääntyminen ja hoitokäytäntöjen ja suositusten muuttuminen asettaa vanhuspalveluiden johtamiselle ja organisoinnille tulevaisuudessa yhä suurempia haasteita. Huomioon tulee ottaa myös henkilöstön eläköitymisen vaikutukset. On tarpeen luoda kevyempiä ja nopeammin muutettavissa olevia toimintamalleja, jotta vanhuspalvelut pystytään pitämään tehokkaina ja vaikuttavina. Päämäärä Hankeen päämääränä on kehittää moniammatillisten palveluketjujen sujuvuutta, asiakaslähtöisyyttä, kustannustehokkuutta sekä herkkyyttä vastata toimintaympäristön tulevaisuuden haasteisiin. Tavoite 1 Kotihoidon toimintaprosessien ja palveluketjujen mallintaminen Tavoite 2 Vanhuspalveluiden johtamisosaamisen ja johtamisen työkalujen kehittäminen Tavoite 3 Yhteistyön ja kehittämisosaamisen lisääminen kokonaisoptimoinnin varmistamiseksi Tavoite 4 Hyvien käytäntöjen soveltaminen muille palvelualoille
7 Tavoite 1 Kotihoidon prosessien mallintaminen sekä palveluketjujen sujuvuuden, asiakaslähtöisyyden ja kustannustehokkuuden tarkastelu Kotihoidon toimintaprosessien ja palveluketjujen mallintaminen. Palveluketjujen sujuvuuden, asiakaslähtöisyyden ja kustannustehokkuuden tarkastelu ja seudullinen vertailu. Kehittämistoimenpiteiden linjaaminen yhteistyössä palvelutuotannon johdon, järjestämiskeskuksen ja palvelutuotannon lähiesimiesten kanssa. Kilpailutetaan asiantuntijapalvelu. Kotihoidon palveluesimiehistä ja työntekijöistä koostuvat työryhmät kunnittain kuvaavat toimintaprosessit ja palveluketjut asiantuntijan avulla. Tehtävät Asiantuntijapalvelun kilpailutus ja valinta syksyllä 2012. Työryhmien kokoaminen kunnittain syksyllä 2012. Työryhmätyöskentely vuonna 2013. Asiakasryhmien nykyisten hoitoprosessien kirjaaminen. Tehtävät Suoritetaan asiakaspalaute-kysely kotihoidon asiakkaille. Suoritetaan vertailu kunnittain Laaditaan toimenpidesuunnitelma tulevaisuuden haasteisiin nähden Tehtävät
8 Oulunkaaren kotihoidon toimintaprosessit on kuvattu ja mallinnettu. Oulunkaaren kotihoidon toimintaprosessit on kuvattu ja mallinnettu. tavoite 2 Vanhuspalveluiden ja erityisesti ikäihmisten kotihoidon johtamisosaamisen ja johtamisen työkalujen kehittäminen (mm. prosessi-, henkilöstö-, talous-, ICT-, strategia- ja kehittämisosaaminen) Täsmennetään Oulunkaaren vanhuspoliittiset linjaukset Määritellään vanhuspalveluiden johtamisen tulevaisuuden osaamistarpeet Organisoidaan koulutus ja/tai muita kehittämistoimia, joilla vahvistetaan tarvittavilta osin Järjestämiskeskuksen sekä Organisoidaan koulutus ja/tai muita kehittämistoimia, joilla vahvistetaan tarvittavilta osin vanhuspalveluiden henkilöstön Varmistetaan nykyisten johtamistyökalujen tehokas hyödyntäminen vanhuspalveluissa sekä kartoitetaan
9 vanhuspalveluiden johdon ja esimiesten prosessi-, henkilöstö-, talous-, ICT-, strategia- ja kehittämisosaamista työyhteisötaitoja sekä erityisosaamistarpeita. mahdollisten uusien työkalujen ja menetelmien tarve Selvitystyö tehdään yhteistyössä johtoja esimiestason ja järjestämiskeskukse n kanssa. Toteutetaan vanhuspalveluiden johdolle ja lähiesimiehille osaamiskartoituspro sessi. Järjestetään koulutusta ja /tai muita kehittämistoimia, joilla vahvistetaan johtamisosaamista. Tehtävät Tehtävät Osaamiskartoitus Tehtävät Tehtävät Tehtävät Tuotokset ja tulokset Tuotokset ja tulokset Tuotokset ja tulokset Tuotokset ja tulokset Tuotokset ja tulokset
10
11 Tavoite 3 Palvelualojen (perhe-, terveys-, vanhuspalvelut), yksityisten palveluntarjoajien sekä kolmannen sektorin välisen yhteistyön ja kehittämisosaamisen lisääminen kokonaisoptimoinnin varmistamiseksi Kartoitetaan nykyisten moniammatillisten työryhmien toimivuus ja luodaan tarvittaessa uusia yhteistyöfoorumeita eri palvelualojen (perhe-, terveys-, vanhuspalvelut), yksityisten palvelutuottajien ja kolmannen sektorin välille. Tarkastellaan moniammatillisesta näkökulmasta palveluketjujen eri toteutusvaihtojen asiakaslähtöisyyttä, kustannustehokkuutta ja muutosherkkyyttä toimintaympäristöön nähden Laaditaan toimenpidesuunnitelma moniammatillisen yhteistyön vahvistamiseksi. Tehtävät Tehtävät Tehtävät
12 Tavoite 4 Vanhuspalveluiden kehittämisestä saatujen hyvien käytäntöjen soveltaminen Oulunkaaren muihin palvelualoihin (perhe- ja terveyspalvelut). Tehtävät Tehtävät Tehtävät
13
Hyve johtamisen kartta hanke: Oulunkaaren alahankkeen työsuunnitelma Tehtävä Kevät 2012 Syksy 2012 Kevät 2013 Syksy 2013 Kevät 2014 Syksy 2014 Valmistelutyö Hankkeen käynnistäminen, toimenpiteiden täsmentäminen, hankeorganisaation määrittely en toimivuus Taustakysely kotihoidon asiakkaille Laajemmat asiakas /kuntalaiskyselyt / paneelit Parhaiden käytäntöjen kartoitus seudullisesti ja valtakunnallisesti Oulunkaarelle sovellettavien valinta Valittujen käytäntöjen soveltaminen Vanhuspalveluiden prosessien mallintaminen ja kehittämistoimien linjaaminen (ulkop. asiantuntija tukena) Johtamisosaamisen ja johtamisen työkalujen kehittäminen Johdon ja esimiesten osaamiskartoitukset Tiedolla johtamisen prosessien kartoitus Johtamisen kehittäminen osaamiskartoitusten ja tiedolla johtamisen prosessien kartoituksen pohjalta Henkilöstön työhyvinvoinnin kehittäminen, Oulunkaaren työhyvinvointiohjelman soveltaminen Yhteistyön ja kehittämisosaamisen lisääminen Palvelualojen, yksityisten palveluntarjoajien sekä kolmannen sektorin yhteistyön ja kehittämisosaamisen lisääminen Yleiset Täsmennetään Oulunkaaren vanhuspalveluiden kokonaisvaltainen järjestämissuunnitelma ja linjaukset Hankkeessa syntyvien hyvien käytäntöjen soveltaminen koko Oulunkaarella Koordinaatiohankkeessa linjattavat toimet ja yhteistyö muiden alahankkeiden kanssa
Oulunkaari Budjetti ja rahoitussuunnitelma 1.4.2012 2 013 30.9.2014 Yhteensä Henkilöstömenot, joista 27 500 30 700 19 000 77 200 Projektiin palkattava henkilöstö 0 0 0 0 Työpanoksen siirto kunnalta* 27 500 30 700 19 000 77 200 Palvelujen ostot yhteensä, josta 19 100 14 100 6 400 39 600 Toimisto-, pankki- ja asiantuntijapalvelut 15 000 10 000 Painatukset ja ilmoitukset 200 200 Majoitus- ja ravitsemuspalvelut 900 900 Matkustus- ja kuljetuspalvelut 3 000 3 000 Koulutus- ja kulttuuripalvelut 0 0 Muut palvelujen ostot 0 0 5000 100 300 1000 0 0 30 000 500 2 100 7 000 0 0 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 0 0 0 0 Vuokrat 0 0 0 0 Investointimenot yhteensä, josta 0 0 0 0 Aineettomat hyödykkeet 0 Koneet ja kalusto 0 0 0 0 Muut investointimenot Muut menot 0 0 0 0 Menot yhteensä = Kokonaiskustannukset 46 600 44 800 25 400 116 800 Valtionavustukseen oikeuttamattomat kustannukset 0 Tulorahoitus 0 Muu kuin julkinen rahoitus 0 Valtionavustukseen oikeuttavat kustannukset 46 600 44 800 25 400 116 800 Kunnan/kuntayhtymän oma rahoitusosuus 11 650 11 200 6 350 29 200 Muu julkinen rahoitus 0 Haettava valtionavustus 34 950 33 600 19 050 87 600