Mikä on projekti? järjestökonsultti Järjestöhautomo
Hanke eli projekti aikataulutettu tietyillä panoksilla kestäviin tuloksiin pyrkivä tehtäväkokonaisuus sillä on oma projektiorganisaatio omat, juuri kyseistä hanketta määrittelevät tavoitteet kertaluontoinen kestoltaan rajattu
Määrittele: Perustuuko projekti olemassa olevan ongelman ratkaisemiseen vai uuden, kohderyhmän tarpeisiin vastaavan idean kehittämiseen? Mikä on tilanne nyt? Mitä toimintaa on jo olemassa, mitä projektissa on tarkoitus kehittää ja lisätä? Ketkä ovat projektin ensisijainen kohderyhmä (lapset, nuoret, naiset, miehet...)? Mille maantieteelliselle alueelle toiminta keskittyy, missä toimintaa tullaan järjestämään (toimistotilat, ryhmätilat, tapahtumat, koulutukset)? Onko yhdistyksellä valmiina resursseja, joita projektissa voidaan hyödyntää (tilat, laitteet, vapaaehtoiset)?
Hyvä projektisuunnittelen perusteet Tarvelähtöisyys: sidosryhmien (asiakkaat, toimijat) itsensä tärkeiksi asettamat ja kokemat uudet mahdollisuudet ja ongelmat Tavoitteellisuus: selkeästi ja realistisesti määritellyt tavoitteet ja vaikuttavuutta seuraavat mittarit Osallistuvuus: sidosryhmät mukana suunnittelussa ja päätöksenteossa alusta asti
Hyvä projektisuunnittelma: Tavoitteet ovat selkeät ja realistiset sekä kuvaavat haluttua muutosta. Tavoitteista pitää pystyä johtamaan hankkeen toteutusmalli ja tärkeimmät tuotokset. Aikataulu on selkeä ja realistinen ja se kattaa projektin koko keston. Projektilla on toimiva ja selkeä johtamismalli ja organisaatio. Roolit, vastuut, seuranta ja raportointikäytännöt on selkeästi määritelty. Panokset, resurssit on selkeästi määritelty ja riittävät suhteessa tavoitteisiin ja tavoiteltaviin tuloksiin.
Hyvä projektisuunnittelma: Tavoitteet ovat selkeät ja realistiset sekä kuvaavat haluttua muutosta. Tavoitteista pitää pystyä johtamaan hankkeen toteutusmalli ja tärkeimmät tuotokset. Aikataulu on selkeä ja realistinen ja se kattaa projektin koko keston. Projektilla on toimiva ja selkeä johtamismalli ja organisaatio. Roolit, vastuut, seuranta ja raportointikäytännöt on selkeästi määritelty. Panokset, resurssit on selkeästi määritelty ja riittävät suhteessa tavoitteisiin ja tavoiteltaviin tuloksiin.
Projektikäsite kuvana
Projektisuunnittelman rakenne Miksi projekti toteutetaan, mihin sillä pyritään, mitä sillä tavoitellaan? Mitä projektissa pitäisi saada aikaiseksi? Konkreettiset tuotokset Miten projekti toteutetaan? Toteutusmalli, vastuut, johtaminen, panokset, aikataulu
Projektisykli projekti oppivana prosessina Esisuunnittelu: Taustaselvitykset, joiden perusteella projektin rajaus valitaan (menetelmänä esim. SWOT) Projektisuunnitelma: Strateginen johtamistyökalu, jossa määritellään tavoitteet, organisointi, toimintamalli, tärkeimmät tuotokset ja panokset. Työsuunnitelma: Laaditaan vuosittain tai lyhyemmissä jaksoissa, määritellään toteutuksen yksityiskohdat. Seuranta ja arviointi osana työsuunnittelua, jolloin työsuunnittelusta saadaan oppiva prosessi.
Projektisykli projekti oppivana prosessina
Projektisuunnitelman sisältö 1 Yhteenveto tiivis yhteenveto projektin tarpeesta, tavoitteista ja toteutuksesta (roolit ja vastuut) 2 Hankkeen tausta ja tarve tausta- ja lähtökohtatilanteen kuvaus kehitystarpeiden kuvaus hankkeen liittyminen rahoitusohjelman tavoitteisiin 3 Kohderyhmät ja hyödynsaajat hankkeen varsinaiset kohderyhmät hankkeen muut hyödynsaajat
Projektisuunnitelman sisältö 4 Tavoitteet ja mittarit (tavoitteiden seuranta) kehitystavoitteet (pitkän ajan tavoitteet) ja kehitysmittarit, seurantamenettelyt välittömät tavoitteet (lyhyen ajan tavoitteet) ja tulosmittarit 5 Tuotokset (avaintulokset, tulokset) tärkeimmät konkreettiset tuotokset tuotosten laadulliset ja määrälliset määrittelyt 6 Projektin toteutusmalli kuvaus siitä, miten hanke toteutetaan hankkeen toteutuksen kannalta tärkeät toimintatavat
Projektisuunnitelman sisältö 7 Työsuunnitelma tärkeimmät toimenpiteet, karkea aikataulutettu työsuunnitelma 8 Panokset henkilötyö, materiaalit, laitteet, matkat jne. 9 Kustannusarvio panosten pohjalta laskettu kustannusarvio 10 Riskit ja oletukset analyysi projektin riskeistä, yhteenveto ulkoisista oletuksista joihin projekti perustuu
Projektisuunnitelman sisältö 11 Organisaatio ja johtaminen kuvaus projektin organisaatio- ja johtamismallista (johto/ohjausryhmä ja projektiorganisaatio, yhteistyökumppanit ja heidän roolinsa) 12 Raportointi ja seuranta projektin raportointijärjestelmä ja aikataulu projektin arviointimenettely ja aikataulu 13 Liitteet yhteenveto projektin suunnitteluanalyyseistä avainhenkilöiden toimenkuvaukset lista aiemmista raporteista, mahdolliset karttaliitteet, taulukot yms.
Projektin tavoitteet Tavoitteilla kuvataan, millaisiin muutoksiin nykytilanteeseen verrattuna pyritään. Kehitystavoite kuvaa hankkeella tavoiteltavaa pitkän ajan muutosvaikutusta erityisesti kohderyhmän kannalta. Se toteutuu vasta hankkeen lopussa tai hankkeen jälkeen. Välittömät tavoitteet kuvaavat hankkeen konkreettista lopputulosta Kehitystavoitteen ja välittömien tavoitteiden on oltava järkevässä suhteessa toisiinsa. Kehitystavoite määritellään niin konkreettisesti, että völittömien tavoitteiden saavuttamisella on merkittävää vaikutusta myös pitkän ajan tavoitteeseen.
Mittarit Tavoitteille määritellään tavoitteen toteutumista seuraavat laadulliset ja määrälliset mittarit, jotka ohjaavat hankkeen työsuunnittelua. Mittarit ovat projektin johtamisen tärkein seurantaväline. Mittarit ovat konkreettisia, seurattavissa olevia tekijöitä, jotka kertovat tapahtuvasta muutoksesta. Mittari on muutosherkkä; muutoksen tulee näkyä mittarissa jo hankkeen aikaisessa vaiheessa kohtuullisen luotettava; sen pitää kertoa itse hankkeen aiheuttamasta muutoksesta kohtuullisen helppo seurata
Työsuunnitelma Työsuunnitelmassa kuvataan konkreettiset toimenpiteet, jotka pitää tehdä tuotosten aikaansaamiseksi. Toimenpiteet vastaavat kysymykseen Mitä projektissa tehdään?. Työsuunnitelma tehdään projektin jo alettua ja sitä tarkistetaan arvioinnin ja seurannan kautta saadun palautteen mukaan.
Panokset Panokset eritellään hankesuunnitelmassa budjetin edellyttämällä tarkkuudella. Henkilötyö Materiaalit, tarvikkeet, koneet ja laitteet Matkat Ulkopuoliset palvelut Muut panokset Jos myönnetty rahoitus on pienempi kuin alun perin lasketut panokset edellyttävät, on tavoitteita ja suunnitelmia muutettava. Suunnitelman eri osien tavoitteet, tuotokset ja resurssit on oltava tasapainossa keskenään.
Kustannusarvio - toteustuskustannukset 1 Henkilökustannukset Henkilöstön ja asiantuntijoiden palkka- ja sosiaalikulut, matka- ja päivärahat 2 Koulutuskulut kurssimaksut tms. ostopalvelut, tila- ja välinevuokrat opettajien palkkiot, matka- ja majoituskulut koulutusmateriaalit 3 Hankinnat tarvikkeiden hankinta
Kustannusarvio - toteutuskustannukset 4 Investoinnit korjaaminen, rakentaminen, laitehankinnat 5 Käyttö- ja kunnossapitokulut puhelin, toimistotarvikkeet, huolto toimitilojen vuokra jne. 6 Seuranta- ja arviointikulut ulkopuolisen arvioinnin kulut ja palkkiot sisäisen seurannan ja arvioinnin kulut
Kustannusarvio - hallintokustannukset Hallintokulujen tulee olla kokonaiskuluista kohtuullinen osuus, korkeintaan 10 %. hallintohenkilöstön palkat (eriteltynä hankkeeseen käytetty osuus) postitus, puhelin, kopiointi yms. toimistokulut varainhankinta, tiedottaminen
Raportointi, seuranta ja arviointi Raportointi ja seuranta ovat projektin johtamisen työkaluja. Tärkeimmät seurantakohteet ovat tavoitteiden saavuttamista seuraavien mittareiden sekä budjetin ja maksatusten seuranta. Työkaluja: Projektikansio Projektipäiväkirja Budjettiseuranta Lomakkeet ja raporttipohjat Kokous- ja tapaamiskäytännöt
Aikataulutettu työsuunnittelu Aikataulutetussa työsuunnitelmassa tehdään kuukausikohtainen aikataulu konkreettisista toimenpiteistä kaikilla toimintaan liittyvillä osa-alueilla. Osa-alueet määritellään projektin tavoitteista ja toimenpiteistä, jotka on kirjattu tuloskorttiin. Osa-alueita ovat esim. tiedotus ja markkinointi, koulutukset, ryhmätoiminta, tapahtumat ja juhlat... Jokainen projekti määrittelee omat osa-alueensa tuloskorttinsa perusteella, joten osa-alueet ovat erilaisia projektin luonteesta riippuen. Yhteisinä osa-alueina ovat yhteiset kokoukset ja tapaamiset, koulutukset sekä raportointi, seuranta ja arviointiaikataulut. Kuukausittaisen aikataulun avulla voidaan nähdä se, miten toiminta jaksottuu vuoden varrelle. Aikataulun pohjalta voidaan tehdä tarkemmat kuukausisuunnitelmat ja työajankäyttösuunnitelmat.