INNOVATIIVISET HANKINNAT Kaarinan kaupunki / RUOKAKULJETUKSET
Innovatiiviset hankinnat - projekti Kolme valmennuspäivää kevät/ kesä 2013 - hankkijat, käyttäjät, palveluntuottajat - yliopistolla Avoin foorumi syyskuu 2013 - hankkijat, käyttäjät, loppukäyttäjät ja palveluntuottajat - Kaarinan kaupungissa Tarjouspyyntö lokakuun alussa 2
Lähtötilanne Hankinnan kohde/ Kaupungin ruokakuljetukset 3 koulu- ja päivähoidon valmistuskeittiötä - kerran päivässä vienti ja haku 1 kokopäivähoitolaitosten keittiö - kolme kertaa päivässä vienti ja haku 5 reittiä ja neljä eri kuljetusliikettä 3
Tavoitteet Joustavuus ja toimintavarmuus Ylimääräisten tavaroiden kuljetus ja ylimääräiset ajot hankala järjestää Kuljetusautojen toimintavarmuus, vara-autojen saatavuus Toimijoiden määrän vähentäminen Hankalaa, kun useita toimijoita yhdessä yksikössä - keittiöverkoston muutokset kesken sopimuskauden aiheuttaa haasteita 4
Tavoitteita Hinta/ laatusuhde kohdallaan Säästöpaineet kunnallisella puolella Uusi sopimus voimaan 1.1.2014 Mahdollisimman paljon uusia yrittäjiä mukaan/ uusia ajatuksia/ kilpailua Miten kuljetusliikkeiden näkökulmasta voisi kehittää ruokakuljetuksia, pakkauksia, ajoreittejä yms. 5
Viestintä ja hankinnan määrittely 29.5., 11.6. ja 28.8.valmennuspäivät - hankintakoulutusta ja keskustelua eri teemojen ympäriltä - pienryhmätehtävät yhdessä yrittäjien kanssa - runsaasti keskustelua ja hankinnan pyörittelyä eri näkökulmista 6
Valmennuspäivien keskusteluissa esiin tulleita näkemyksiä: Mitä edellisen kilpailutuksen jälkeen? Jatkuva vuoropuhelu silmällä pitäen uutta kilpailutusta Markkinat elävät ja kehittyvät yritykset parhaita asiantuntijoita toimialallaan Tuotekehitystyö? Mitä toisin? 7
Hankinnan määrittely Rajataanko liian tarkkaan? Pitäisikö olla vaan tavaroiden siirto paikasta A paikkaan B millä ja miten liikkuvat, yritysten tarjottavissa Helikopteri Liian tarkka rajaus ei kannusta tuotekehitykseen ja estää luovuuden ruuankuljettaja voisi huolehtia vaikka iltapäivällä tiskeistä valmistuskeittiössä Hinnoittelu (pudotus), aikataulut? Minkä ajan sisällä tavarat pitää toimittaa mihinkin voiko reitin suunnitella itse. 8
- Autoille asetetut vaatimukset? - päästöt, kierrätys, energia - Työturvallisuus? - kiire ja tiukat aikataulut, erityisesti talvikeleillä, koulutus, varusteet - Sosiaalinen näkökulma - vajaakuntoisuus, esteettömyys, tasa-arvo (kriteerit?) - Pidemmän aikavälin suunnittelu? - sopimuskauden pituus, investointien mielekkyys 9
Kohti Avointa foorumia Juhannuksen aikoihin ennakkoilmoitus yrityksille syyskuun alussa järjestettävästä keskustelutilaisuudesta Elokuun puolessa välissä kutsu foorumiin Puhelin, sähköposti, kotisivu- ja lehtimainonta tilaisuudesta Ideariihi - keskustelukanava käyttöön ei saavuttanut suosiota Tarjouspyyntö luonnos luettavaksi foorumiin ilmoittautuneille yrittäjille 10
9.9. Avoinfoorumi Kaarinassa Paikalla yli 30 osallistujaa; yrittäjiä, hankkijoita, ruokapalveluesimiehiä, päiväkodinjohtajia ja rehtoreita Kilpailutuksen lähestyessä tarjouspyynnön tarkastelua ja muokkausta yhteistyössä Muutosehdotuksia sopimuskumppaneilta, jotka tuntevat paikkojen erityispiirteet ja uusia tuoreita näkemyksiä mahdollisilta uusilta tarjoajilta 11
Keskustelun teemat 1. Mitä asioita hankinnassa pitäisi huomioida? 2. Miten kuljetusten joustavuutta ja toimintavarmuutta voitaisiin lisätä 3. Voitaisiinko eri kuljetuslajeja tai reittejä yhdistellä? 12
Pienryhmissä esiin nousseita ajatuksia: 1. - Milloin ruuat saa ja koska paluu kuljetukset saa lähteä, vaunujen ja kuljetuslaatikoiden koot - Kahdet astiat, hinta, tilaongelma - Lopputulosten määrittäminen reittien ja toteutuksen yksityiskohtien sijaan esimerkkireitit - Vaihtoehto takalaitanostimelle? Ramppi, hissi - Sisäisen postin kuljetus ruokakuljetuksissa - Kuljetuskaluston hiilijalanjälki 13
2. - Aikataulut liian tiukkoja, erityisesti talvella, olisiko mahdollista, että tarjoajat ajaisivat lenkin läpi ja voivat ehdottaa parempaa ajojärjestystä, mikäli keksivät sellaisen - Varasuunnitelma auton hajoamisen varalle - kuinka nopeasti vara-auto käytössä - varasuunnitelmat myös keittiön prosesseihin? - Muiden tavaroiden lastaaminen ja purkaminen vie aikaa ( siinä samalla ). Joustavuudelle pitää määritellä hinta - Kuljetuksen jatkuvuus/sama kuljettaja parantaa laatua hyvällä viestinnällä voidaan vaihtuvuutta 14 paikata
3. - Sisäisen postin kuljettaminen päiväkotien välillä - Henkilökunnan siirtoapu, jos autossa on tilaa - henkilöitä vai tavaraa? - Voisiko keskitetyt sisäiset kuljetukset yhdistää ruokakuljetuksiin, esim. 1 krt/ vko - tarkka määrä, päivä 15
Lopputulos - Uusi sopimus voimassa 1.1.2014 - - Neljä reittiä - kolme toimijaa - Tarjouspyynnöstä vain 2 lisäkysymystä - Onnistunut lopputulos 16
Ajatuksia matkan varrelta Rohkea, avoin vuoropuhelu yritysten kanssa Tarjouspyynnön tarkastelua yhteisvoimin Uusien ideoiden ja yhteisymmärryksen hakemista Avoin mieli hyvissä ajoin ennen kilpailutusta 17
KIITOS! 18