KANSALAISOPISTOJEN CAF -ARVIOINTIOPAS

KANSALAISOPISTOJEN CAF -ARVIOINTIOPAS 2012 FCG Koulutus ja konsultointi Oy Snellmaninkatu 10, 53100 Lappeenranta Puh. 010 4090, fax 010 409 2181, www.fcg.fi Y-tunnus 2474033-7 Kotipaikka Helsinki

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 2 (54) SISÄLLYS 1 Johdanto 4 Kansalaisopistojen CAF taustaa 4 Arvioinnin perusta 4 Arvioinnin hyöty 5 2 CAF Common Assessment Framework 5 3 Arviointiin valmistautuminen 6 Arviointikeskustelujen organisointi 7 Arvioinnin pohjamateriaalit 7 Perehdyttäminen 7 Raportointi 7 4 Arvioinnin suorittaminen 8 Laatukuvausten laadinta 8 Pisteytys 8 5 Toimintatapojen ja tulosten arvioinnit 9 Arviointialueet 1 5 9 Arviointialueet 6 9 9 1 JOHTAJUUS 10 1.1 Rehtori johtaa opiston vision ja arvojen kehittämistä. 10 1.2 Rehtori johtaa ja kehittää tulosten saavuttamista ja muutosten hallintaa. 10 1.3. Rehtori johtaa, motivoi ja tukee henkilöstöään omalla esimerkillään. 11 1.4 Rehtori johtaa sidosryhmäyhteistyötä. 11 2 STRATEGIAT JA TOIMINNAN SUUNNITTELU 16 2.1 Opisto kerää tietoa sidosryhmiensä ja asiakkaidensa tarpeista suunnittelunsa tueksi. 16 2.2 Opisto hyödyntää strategiansa ja toimintasuunnitelmiensa laadinnassa käytettävissä olevaa tietoa resursseista ja sidosryhmien ja asiakkaiden tarpeista. 16 2.3 Opiston koko organisaatio on mukana strategian ja toiminnan suunnittelussa. 16 2.4 Opisto arvioi suunnitteluaan, kehittää ja luo uusia toimintamalleja suunnittelun tueksi. 17 3 HENKILÖSTÖ 22 3.1 Opisto suunnittelee, hallinnoi ja parantaa henkilöstöresurssejaan avoimesti opiston toimintaa ohjaavien strategioiden ja suunnitelmien mukaisesti. 22 3.2 Opisto tunnistaa, kehittää ja hyödyntää henkilöstön osaamista niin, että opiston ja henkilöstön tavoitteet yhtenevät. 23 3.3 Opiston henkilöstön kehittäminen perustuu avoimeen vuorovaikutukseen. 23 4 SIDOSRYHMÄT JA RESURSSIT 27 4.1 Opisto kehittää ja tekee yhteistyötä sidosryhmiensä kanssa. 27 4.2 Opisto kehittää yhteistyötä kuntalaisten kanssa. 27 4.3 Opiston taloudenhoito on kustannustehokasta ja perustuu strategiaan sekä toiminta- ja taloussuunnitelmaan. 28 4.4 Opiston tietojen hallinta perustuu lakiin, asetuksiin ja strategioihin. 28 4.5 Opisto hyödyntää teknologiaa ja sen käyttöä resurssiensa puitteissa. 28 4.6 Opistolla on käytössään tarkoituksenmukaiset ja kustannustehokkaat tilat. 28 5 PROSESSIT 36 5.1 Opisto tunnistaa, suunnittelee ja kehittää prosessejaan. 36 5.2 Opisto järjestää ja kehittää asiakaslähtöisiä palvelujaan. 36 5.3 Opisto kehittää prosessejaan asiakkaidensa kanssa. 37 6 ASIAKASTULOKSET 41

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 3 (54) 6.1 Opisto käyttää asiakastulosten arvioinnissa asiakaspalautteitaan. 41 6.2 Opiston asiakkaat ovat tulosten mukaan tyytyväisiä opiston toimintaan. 41 7 HENKILÖSTÖTULOKSET 44 7.1 Opisto käyttää henkilöstötulosten arvioinnissa määrittelemiään mittareita. 44 7.2 Opiston henkilöstö on tulosten mukaan motivoitunut ja tyytyväinen työhönsä. 44 8 YHTEISKUNNALLISET TULOKSET 47 8.1 Opiston sidosryhmien näkemykset opiston yhteiskunnallisista tuloksista (vaikuttavuus). 47 8.2 Opisto on aktiivinen yhteiskunnallinen toimija. 47 9 KESKEISET SUORITUSKYKYTULOKSET 50 9.1 Opiston tuloksellisuus ja vaikuttavuus ovat asetettujen tavoitteiden mukaisia. 50 9.2 Opiston johtamisen, hallinnon ja kehittämisen tulokset ovat asetettujen tavoitteiden mukaisia. 50 9.3 Opiston taloudellinen tulos ja tilinpäätös ovat talous- ja toimintasuunnitelman mukaisia. 50

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 4 (54) 1 Johdanto Kansalaisopistojen CAF taustaa Kansalaisopistojen liitto ja Meri-Pohjolan opistopiirin jäsenopistot ovat Kotva-hankeen puitteissa laatineet ja koekäyttäneet vapaan sivistystyön oppilaitoksille tarkoitetun itsearviointivälineen lukuvuoden 2010 2011 aikana. Hankkeen rahoittajana toimi Pohjois-Suomen Aluehallintovirasto ja prosessia ohjasi FCG Finnish Consulting Group Oy:n johtava konsultti Raila Oksanen. Pilotointiin osallistuvat kansalaisopistot toteuttivat CAF -arviointijärjestelmään perustuvan opiston itsearvioinnin välineen ja prosessin. Prosessi kohdistui kansalaisopiston organisaatiotason laadunhallinnan ja strategisen suunnittelun kehittämiseen arvioinnin avulla. Pilotoinnin aikana luotiin vapaan sivistystyön oppilaitosten laadunhallinnalle CAF -pohjainen arviointimalli, rakenteet ja työvälineitä arvioinnin suorittamiseen ja kehittämistoiminnalle. Luodussa toimintamallissa osallistujat laativat prosessikonsultin avulla hyvin toimivan opiston kuvaukset CAF -arviointialueiden mukaisista toimintatavoista ja saavutetuista tuloksista. Yhteisten työseminaarien välissä opistot työskentelivät itsenäisesti laatien omasta toiminnastaan nykytilan kuvaukset ja vertasivat omaa toimintaansa hyvän toiminnan kuvaukseen. Samalla kartoitettiin toiminnan vahvuudet ja parantamisalueet sekä hahmoteltiin mahdollisia kehittämiskohteita. Ensimmäisten arviointikokemusten jälkeen opistot totesivat tarvitsevansa vapaan sivistystyön toimintaympäristöön sovitetun CAF -arviointiesimerkit. Pilottiryhmä jatkoi CAF arviointialueiden työstämistä talvella 2011 2012 laatimalla hyvän toiminnan kuvausten tueksi kansalaisopistojen arviointiesimerkit. Arvioinnin perusta Arvioinnin hyöty Laki vapaasta sivistystyöstä, 7 Arviointi velvoittaa vapaan sivistystyön oppilaitoksen suorittamaan arviointia antamastaan koulutuksesta ja sen vaikuttavuudesta sekä osallistumaan ulkopuoliseen toimintansa arviointiin. Vapaan sivistystyön lainsäädännön mukaan arvioinnin tarkoituksena on tukea vapaan sivistystyön kehittämistä ja parantaa oppimisen edellytyksiä. Edelleen saman pykälän neljännessä momentissa todetaan, että arviointien keskeiset tulokset tulee julkistaa. Arviointia ohjeistetaan tarkemmin asetuksella. Laki taiteen perusopetuksesta on samansuuntainen kuin vapaan sivistystyön lainsäädäntö. Siten vapaan sivistystyön arviointimenetelmiä voidaan hyödyntää myös taiteen perusopetuksen arviointityössä.

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 5 (54) Lainsäädännön toteuttamisen lisäksi arvioinnin liittäminen osaksi jokapäiväistä toimintaa tuo opistolle monenlaista lisäarvoa. On kyse sitten vapaan sivistystyön oppilaitoksesta tai muusta vastaavasta organisaatiosta, arviointityö on hyvä aloittaa johdon ja henkilöstön välisellä avoimella keskustelulla arvioinnin toteuttamisesta ja erityisesti arvioinnin hyödyistä. Pilottiopistot nimesivät arviointitoiminnalle mm. seuraavia hyötynäkökulmia: Kokonaisuuden tarkastelun ja arvioinnin väline, jonka avulla parannetaan laatua systemaattisesti ja säännöllisesti. Kehittämisen väline, jonka avulla tunnistetaan vahvuudet ja parantamisalueet. Dialogin väline: Yksittäiselle opettajalle arviointikeskustelut ovat vaikuttamiskanava ja mahdollisuus tulla kuulluksi ja vastaavasti arvioinnin avulla pystytään osoittamaan päättäjille opiston toiminnan hyödyt ja tarpeellisuus. Oppimisen ja työhyvinvoinnin parantamisen väline Perehdyttämisväline Laatujärjestelmän mukainen arviointikertomus lisää opiston dokumentoitua tietoa ja jämäköittää päätöksentekoa. 2 CAF Common Assessment Framework Alkuperäinen CAF 2006 -opas löytyy Valtiovarainministeriön sivuilta osoitteesta: http://www.vm.fi/ hakusanalla CAF 2006 Yhteinen arviointimalli (CAF Common Assessment Framework) on julkisen sektorin organisaatioille tarkoitettu laadunarviointityökalu. Suomessa CAF laadunarviointityökalun kehittämisestä vastaa Valtiovarainministeriö. Kansalaisopistojen CAF opas on alkuperäisestä CAF -arviointijärjestelmästä opistojen tarpeisiin ja kieleen muokattu sovellus. Tarkastelun kohteena ovat organisaation toiminta ja tulokset arviointialueittain. CAF:n arviointialueet ovat: Arviointialue 1 Arviointialue 2 Arviointialue 3 Arviointialue 4 Arviointialue 5 Arviointialue 6 Arviointialue 7 Arviointialue 8 Arviointialue 9 Johtajuus Strategiat ja toiminnan suunnittelu Henkilöstö Sidosryhmät ja resurssit Prosessit Asiakastulokset Henkilöstötulokset Yhteiskunnalliset tulokset Keskeiset suorituskykytulokset Kuvassa 1. on kuvattu CAF mallin rakenne ja CAF arviointialueiden yhteydet toisiinsa.

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 6 (54) Kuva 1. CAF:n rakenne Arviointialueissa 1 5 arvioidaan opiston toiminnan suunnittelua, toimintaperiaatteita ja toimintaa. Arviointialueiden 6 9 tarkastelun kohteena on toiminnasta seuraavat tulokset ja toiminnan ja tulosten välinen syy- ja seuraussuhde. Itsearvioinnin tavoitteena on synnyttää organisaatiossa innovatiivisuus ja oppiminen eli hyvien tulosten syntyminen. Perusajatuksena on kokonaisvaltainen laadunarviointi, mutta malli sopii myös osien arviointiin. Kokonaiskäsityksen luomiseksi on suositeltavaa yhdistää toisiinsa liittyvät toiminnan ja tulosten arviointialueet. Esimerkiksi arviointialueet 3 ja 7 tulisi tarkastella yhtenä kokonaisuutena, kuten myös 4 ja 6. 3 Arviointiin valmistautuminen Oppilaitoksessa arviointiin valmistautuminen alkaa siten, että rehtori tekee päätöksen CAF arviointijärjestelmän käyttöönotosta ja tiedottaa henkilöstölle itsearvioinnin aloittamisesta. Rehtori myös päättää, ketkä opiston henkilöstöstä osallistuvat arvioinnin suorittamiseen. Opistossa on hyvä pohtia osallistuvatko arvioinnin suorittamiseen esimerkiksi kaikki päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja muun henkilöstön edustajat.

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 7 (54) Arviointikeskustelujen organisointi Arviointikeskusteluryhmän kokoa ja laaja-alaisuutta tulee myös etukäteen pohtia. Käytännössä on huomattu, että alle kymmenen hengen ryhmässä muodostuu aitoa keskustelua. Jos arviointi suoritetaan aluksi pienemmissä ryhmissä, kootaan arviointialueen käsittelyn lopuksi eri ryhmien näkemykset opiston yhdeksi tulokseksi opiston laadusta. Kokoavasta arviointikeskustelusta voidaan käyttää konsensuskeskustelu käsitettä. Arvioinnin pohjamateriaalit Opisto päättää arvioinnin syklistä itsenäisesti, mutta suositeltavaa on, että kaikki arviointialueet käydään läpi vuosittain. Rehtori etsii arviointialueisiin liittyvät pohjatiedot ja halutessaan laatii alustavan nykytilaluonnoksen. Arviointialueen keskeiset asiakirjat on hyvä olla saatavilla arviointikeskustelun aikana. Näin voidaan välittömästi tarkistaa arvioinnin kohteena olevat menettelytavat. Jos arviointikohteet määräytyvät kunnan tai opetus-/vapaa-aikatoimen strategiasta tai lautakunnan talous- ja toimintasuunnitelman tavoitteistosta, arvioinnin kohteiden tulee kuitenkin olla sen kaltaisia, että niiden toteutumista voidaan arvioida suhteessa CAF -kriteereihin. Perehdyttäminen Henkilöstölle kohdennetun arvioinnin perehdytyksessä tutustutaan arvioinnin tarkoitukseen, käytettävään arviointivälineeseen (lomakkeet ja kriteerit), työskentelymenetelmiin (arviointi- ja konsensuskeskustelut) sekä sovitaan tarkemmin opiston arvioinnin suorittamisesta. Arviointityön perehdyttämisvaihe voi sisältää ennakkotyöskentelyn eli jokaisen arviointiin osallistuvan ennakkoon tutustumisen lomakkeistoon ja erityisesti hyvän toiminnan kuvauksiin. Raportointi Lomakepohjaa voidaan käyttää raportointipohjana tai tuloksista voidaan laatia erillinen arviointiraportti. Keskeiset tulokset julkistetaan.

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 8 (54) 4 Arvioinnin suorittaminen Arviointikeskustelun aluksi määritellään, mitä arvioinnin kohteena olevaan arviointialueeseen omassa opistossa kuuluu. Lisäksi käydään keskustelu ja määritellään, miten kyseisen arviointialueen käsitteet ymmärretään ja mitä toimintaa kyseisen arviointialueen yhteydessä arvioidaan. Laatukuvausten laadinta Laatukuvauksen kirjaamistapa on vapaamuotoinen. Nykytilan, vahvuuksien ja parantamisalueiden kuvaukset laaditaan peilaamalla organisaation toimintaa CAF -kriteereissä kuvattuihin toimintatapoihin. Olennaista on merkitä muistiin selkeästi kaikki esiin nousevat vahvuudet ja parantamisalueet. Huomaa, että kirjaamistavan tulee olla niin selkeä, että myöhemminkin ymmärretään, mitä kehittämistoimia kirjattujen asioiden pohjalta tulisi käynnistää. Seurannan takia on tärkeää muistaa merkitä arvioinnin suorittamisen ajankohta ja lisätä tietoihin myöhemmin päätöspykälä ja ajankohta, minkä yhteydessä johtokunta tai lautakunta on arvioinnin tuloksia käsitellyt. Pisteytys Toimintaa ja tuloksia arvioidaan eri pisteytyksellä. Ensimmäisellä arviointikerralla pisteytyksen tekeminen voidaan jättää kokonaan tekemättä ja keskittyä laatukuvausten laadintaan. Pisteytys kuvaa sitä tasoa, jolle opistosi on edennyt kyseisessä arviointikohdassa. Opistosi voi olla suunnittelu-, kokeilu-, tarkistus- tai kehittämis-/korjausvaiheessa. Pisteytyksessä arvioidaan ja valitaan se taso, johon opisto on edennyt kyseisessä arviointikohdassa. Jos toimintatapaa ei ole määritelty tai kyseistä toimintaa ei ole, merkitään pisteeksi nolla (0). Jos toimintaa on suunniteltu, mutta toiminnassa ei toteuteta suunnitelmaa, on saavutettu yksi (1) piste. Edistyneemmän tason saavuttaminen edellyttää aiempien vaiheiden toteuttamista. Esimerkiksi taso 4 edellyttää, että toimintaa varten on laadittu suunnitelma, sitä toteutetaan, toimintoja arvioidaan ja kehitetään.

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 9 (54) 5 Toimintatapojen ja tulosten arvioinnit Arviointialueet 1 5 Arviointialueet 1 5 käsittelevät opiston toimintaa. Näiden arviointialueiden tarkastelun kohteena on, mitä opisto tekee ja miten hyvin se suoriutuu tehtävistään. Arvioinnin tukena käytetään toiminta-arviointialueiden 1 5 pisteytystaulukkoa: TOIMINNAN VAIHE TOIMINNAN ETENEMISEN KUVAUS PISTEET Emme ole toimineet aktiivisesti ja järjestelmällisesti tässä asiassa. Meillä ei ole arviointitietoa tai tiedot toiminnasta ovat hataria 0 SUUNNITTELE Toimintatapa on suunniteltu. 1 KOKEILE Toimintapa on suunniteltu ja käyttöönotettu. 2 TARKISTA Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, ts. tarkistamme teemmekö oikeita asioita oikealla tavalla. 3 TOTEUTA / Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arviointien pohjalta KORJAA toimintaa on myös järjestelmällisesti parannettu. 4 PDCA Toimintatapamme ovat suunniteltuja, käyttöönotettuja ja säännöllisten arviointien pohjalta parannettuja. Vertailukehittämistä tehdään järjestelmällisesti ja toimintatapamme ovat jatkuvan kehittämisen kohteina. 5 Arviointialueet 6 9 Arviointialueet 6 9 käsittelevät opiston saavuttamia tuloksia. Näiden arviointialueiden tarkastelun kohteena on se, miten hyvin opisto on saavuttanut sen toiminnalle asetetut tavoitteet. Tavoitteiden toteutumista arvioidaan käytettävissä olevien tulostietojen, mutta myös subjektiivisten näkemysten (esimerkiksi asiakaspalaute) avulla. Arvioinnin tukena käytetään tulosarviointialueiden 6 9 pisteytystaulukkoa: TULOSTEN SAAVUTTAMISEN KUVAUS PISTEET Tuloksia ei ole mitattu tai arvioitu tai tietoa niistä ei ole käytettävissä. 0 Tuloksia on mitattu/arvioitu ja ne osoittavat negatiivista kehittymistä ja/tai tulokset eivät vastaa asetettuja tavoitteita. 1 Tulokset osoittavat tasaista kehitystä ja/tai keskeiset tavoitteet on saavutettu. 2 Tulokset osoittavat myönteistä kehitystä ja/tai suurin osa keskeisistä tavoitteita on saavutettu. 3 Tulokset osoittavat huomattavaa myönteistä kehitystä ja/tai kaikki keskeiset tavoitteet on saavutettu. 4 Tulokset ovat toistuvasti erinomaisia. Kaikki merkitykselliset tavoitteet on saavutettu. 5

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 10 (54) Organisaation keskeisimmät tulokset verrattuina vastaaviin organisaatioihin ovat muita parempia

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 11 (54) 1 JOHTAJUUS Tämän arviointialueen kohteena on johtajuus, jota kansalaisopistossa edustavat mm. rehtori (johtava rehtori), apulaisrehtori, aluerehtori ja johtava opettaja / tiimijohtaja. Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: Strategiat (kansalaisopistojen liiton ja kunnan) Toiminta- ja taloussuunnitelmat Toimintakertomus ja tilinpäätös Organisaatiokuvaukset Hallinto- ja johtosääntö, virkasääntö Suunnitelmat (työturvallisuus, viestintä, markkinointi, henkilöstö jne) Työhyvinvointikyselyjen johtajuutta koskevat osiot Taloushallinnon ohjeistus Esimiesohjeistus CAF Terveyden ja hyvinvoinnin suunnitelmat Tarkastele, mitä johtajat tekevät? 1.1 Rehtori johtaa opiston vision ja arvojen kehittämistä. Esimerkiksi a) Rehtori johtaa opiston arvokeskustelua. b) Rehtori johtaa opiston strategia- ja taloussuunnittelua ja vuosisuunnitelman tavoitteiden laadintaa toimintaympäristön muutokset huomioiden. c) Rehtori vahvistaa osaltaan johdon, henkilöstön ja sidosryhmien välistä luottamusta ja arvostusta opiston arvojen mukaisesti. d) Rehtori johtaa strategisiin ja toiminnallisiin tavoitteisiin liittyvää vuoropuhelua ja viestintää. e) Rehtori pyrkii ennaltaehkäisemään arvopohjaisten eturistiriitojen syntymisen. 1.2 Rehtori johtaa ja kehittää tulosten saavuttamista ja muutosten hallintaa. Esimerkiksi a) Rehtori päättää opiston hallinnollisesta tehtävänjaosta ja opetuksen organisoinnista. b) Rehtori johtaa tavoitteiden asettamista ja varmistaa, että opiston tavoitteet ovat yhdensuuntaiset koulutuspoliittisten linjausten kanssa. c) Rehtori hyödyntää käytössä olevaa strategisen johtamisen järjestelmää. d) Rehtori johtaa tulosten saavuttamiseen ja muutosten hallintaan liittyvää vuoropuhelua ja viestintää. e) Rehtori johtaa vastuiden ja menettelytapojen määrittelyä. f) Rehtori hyödyntää CAF laatujärjestelmää. g) Rehtori kehittää projektien johtamista ja hallinnointia. 1.3. Rehtori johtaa, motivoi ja tukee henkilöstöään omalla esimerkillään.

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 12 (54) Esimerkiksi a) Rehtori toimii asetettujen tavoitteiden ja arvojen mukaisesti. b) Rehtori ottaa vastaan rakentavaa palautetta johtamisen kehittämiseksi. c) Rehtori tiedottaa aktiivisesti henkilöstölle opistoa koskevista asioista. d) Rehtori tukee henkilöstöä tavoitteiden saavuttamisessa. e) Rehtori tukee henkilöstön sisäistä yrittäjyyttä. f) Rehtori tunnistaa ja palkitsee henkilöstön hyvät suoritukset. g) Rehtori ja henkilöstö ottavat huomioon työntekijän yksilölliset tarpeet ja elämäntilanteet. 1.4 Rehtori johtaa sidosryhmäyhteistyötä. Esimerkiksi a) Rehtori tunnistaa opiston toimintaan vaikuttavat poliittiset linjaukset. b) Rehtori kehittää hyviä suhteita päättäjiin ja viranhaltijoihin opiston tavoitteiden asettamiseksi ja saavuttamiseksi. c) Rehtori luo ja ylläpitää aktiivisesti opiston sidosryhmiä ja verkostoja. d) Rehtori kehittää opiston positiivista julkisuuskuvaa. e) Rehtori kehittää ja johtaa opiston sidosryhmäviestintää ja markkinointia. f) Rehtori osallistuu aktiivisesti opistoa koskevaan edunvalvonnalliseen toimintaan.

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 13 (54) 1.1 Rehtori johtaa opiston vision ja arvojen kehittämistä. Arviointi suoritettu: Käsitelty johtokunnassa Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Vahvuudet Parantamisalueet Kehittämisen kohde Pisteytys Ajankohta Toimenpide Valmis Seuranta Vastuu Arviointialueen seuraava arviointi Lisätietoja

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 14 (54)

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 15 (54) 1.2 Rehtori johtaa ja kehittää tulosten saavuttamista ja muutosten hallintaa. Arviointi suoritettu: Käsitelty johtokunnassa Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Vahvuudet Parantamisalueet Kehittämisen kohde Pisteytys Ajankohta Toimenpide Valmis Seuranta Vastuu Arviointialueen seuraava arviointi Lisätietoja

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 16 (54)

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 17 (54) 1.3 Rehtori johtaa, motivoi ja tukee henkilöstöään omalla esimerkillään. Arviointi suoritettu: Käsitelty johtokunnassa Hyvän toiminnan kuvaus Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Vahvuudet Parantamisalueet Kehittämisen kohde Pisteytys Ajankohta Toimenpide Valmis Seuranta Vastuu Arviointialueen seuraava arviointi Lisätietoja

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 18 (54)

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 19 (54) 1.4 Rehtori johtaa sidosryhmäyhteistyötä. Arviointi suoritettu: Käsitelty johtokunnassa Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Vahvuudet Parantamisalueet Kehittämisen kohde Pisteytys Ajankohta Toimenpide Valmis Seuranta Vastuu Arviointialueen seuraava arviointi Lisätietoja

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 20 (54)

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 21 (54) 2 STRATEGIAT JA TOIMINNAN SUUNNITTELU Arviointialueen kohteena on strateginen toiminnan suunnittelu toimintana. Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: strategiat toiminta- ja taloussuunnitelma toimintakertomus ja tilinpäätös opinto-ohjelma ohjeet ja ohjeistaminen Tarkastele, mitä opisto tekee 2.1 Opisto kerää tietoa sidosryhmiensä ja asiakkaidensa tarpeista suunnittelunsa tueksi. Esimerkiksi a) Opisto määrittelee keskeiset sidosryhmänsä ja asiakkaansa. b) Opisto kerää tietoa toimintaympäristön muutoksista ja sidosryhmiensä sekä asiakkaidensa tarpeista. c) Opisto arvioi opiston henkilöstön osaamista suhteessa sidosryhmiensä ja asiakkaidensa tarpeisiin ja toimintaympäristön muutoksiin. 2.2 Opisto hyödyntää strategiansa ja toimintasuunnitelmiensa laadinnassa käytettävissä olevaa tietoa resursseista ja sidosryhmien ja asiakkaiden tarpeista. Esimerkiksi a) Opisto seuraa strategian toteutumista ja tavoitteiden saavuttamista järjestelmällisesti. b) Opisto suunnittelee toimintaansa olemassa olevien resurssien ja toimintaympäristön muutosten mukaan. c) Opisto arvioi, tekeekö se sille määrättyjä tehtäviä. d) Opisto suhteuttaa vaatimukset ja tehtävät resursseihinsa. e) Opisto arvioi ja kehittää strategiansa sekä toimintasuunnitelmansa laadintaa. 2.3 Opiston koko organisaatio on mukana strategian ja toiminnan suunnittelussa. Esimerkiksi a) Opiston strategiaprosessin eteneminen ja toiminnan suunnittelu ovat suunnitelmallisia ja ohjeistettuja. b) Opiston keskeiset sidosryhmät ovat mukana strategian ja toiminnan sekä opinto-ohjelman suunnittelussa. c) Henkilöstön tehtävät ovat johdettu opiston strategisista ja toiminnallisista tavoitteista.

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 22 (54) 2.4 Opisto arvioi suunnitteluaan, kehittää ja luo uusia toimintamalleja suunnittelun tueksi. Esimerkiksi a) Opisto toteuttaa kokonaissuunnittelua. b) Opisto seuraa ja arvioi uudistusvaatimuksia, toimintaansa ja toteutuneita muutoksia. c) Opisto kehittää toimintaansa itsearvioinnin tulosten pohjalta. d) Opisto uudistaa tarvittaessa toimintaansa ylläpitäjän ja sidosryhmien esittämien kehittämisehdotusten pohjalta. e) Opisto varmistaa tarvittavat resurssit suunniteltujen muutosten toimeenpanemiseksi.

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 23 (54) 2.1 Opisto kerää tietoa sidosryhmiensä ja asiakkaidensa tarpeista suunnittelunsa tueksi. Arviointi suoritettu: Käsitelty johtokunnassa Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Vahvuudet Parantamisalueet Kehittämisen kohde Pisteytys Ajankohta Toimenpide Valmis Seuranta Vastuu Arviointialueen seuraava arviointi Lisätietoja

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 24 (54)

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 25 (54) 2.2 Opisto hyödyntää strategiansa ja toimintasuunnitelmiensa laadinnassa käytettävissä olevaa tietoa resursseista ja sidosryhmien ja asiakkaiden tarpeista. Arviointi suoritettu: Käsitelty johtokunnassa Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Vahvuudet Parantamisalueet Kehittämisen kohde Pisteytys Ajankohta Toimenpide Valmis Seuranta Vastuu Arviointialueen seuraava arviointi Lisätietoja

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 26 (54)

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 27 (54) 2.3 Opiston koko organisaatio on mukana strategian ja toiminnan suunnittelussa. Arviointi suoritettu: Käsitelty johtokunnassa Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Vahvuudet Parantamisalueet Kehittämisen kohde Pisteytys Ajankohta Toimenpide Valmis Seuranta Vastuu Arviointialueen seuraava arviointi Lisätietoja

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 28 (54)

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 29 (54) 2.4 Opisto arvioi suunnitteluaan, kehittää ja luo uusia toimintamalleja suunnittelun tueksi. Arviointi suoritettu: Käsitelty johtokunnassa Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Vahvuudet Parantamisalueet Kehittämisen kohde Pisteytys Ajankohta Toimenpide Valmis Seuranta Vastuu Arviointialueen seuraava arviointi Lisätietoja

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 30 (54)

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 31 (54) 3 HENKILÖSTÖ Arviointialueen kohteena on strategisten tavoitteiden yhdistäminen henkilöstöresursseihin, resurssin tunnistaminen, kehittäminen ja huolehtiminen. Henkilöstöä ovat mm. johto (rehtori, aluerehtorit) päätoimiset opettajat tuntiopettajat opistosihteerit Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: strategiat toiminta- ja taloussuunnitelma toimintakertomus henkilöstösuunnitelma virkasääntö, hallintosääntö henkilöstötilinpäätös/henkilöstötilastot työtyytyväisyys- ja ilmapiirikyselyt yt- ja työsuojelutoiminta Tarkastele, mitä opisto tekee 3.1 Opisto suunnittelee, hallinnoi ja parantaa henkilöstöresurssejaan avoimesti opiston toimintaa ohjaavien strategioiden ja suunnitelmien mukaisesti. Esimerkiksi a) Opisto arvioi ja suunnittelee henkilöstöresurssinsa vuosittain osana toimintaja taloussuunnitelmaa. b) Opisto kehittää aktiivisesti henkilöstöhallintoaan yhteistyössä ylläpitäjänsä ja henkilöstönsä kanssa. c) Opisto määrittää vakinaisen henkilöstön tehtävänkuvat sekä kehittää ja päivittää niitä kehityskeskusteluissa. d) Opisto toteuttaa ylläpitäjänsä määrittelemiä henkilöstöhallinnon periaatteita, linjauksia ja paikallisia sopimuksia (rekrytointi, palkitseminen, työn vaativuuden arviointi eli TVA ja henkilökohtainen lisä, harkinnanvaraiset vapaat ja joustot). e) Opisto huolehtii terveellisistä ja turvallisista työ- ja opiskeluolosuhteista (työhyvinvointi- ja työsuojelusuunnitelma, riskisuunnitelma, varhaisen puuttumisen menetelmät) f) Opisto noudattaa tasa-arvosuunnitelmaa ja kehittää tasa-arvon toteutumista henkilöstöjohtamisessa,mukaan lukien vammaiset ja vajaakuntoiset.

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 32 (54) 3.2 Opisto tunnistaa, kehittää ja hyödyntää henkilöstön osaamista niin, että opiston ja henkilöstön tavoitteet yhtenevät. Esimerkiksi a) Esimies kartoittaa henkilöstönsä osaamisen ja kehitystarpeet kehityskeskusteluissa. b) Henkilöstön osaamisen kehittäminen ja hyödyntäminen perustuu osaamiskartoituksiin, opiston strategiaan ja tavoitteisiin. c) Opisto kirjaa tuntiopettajien osaamisen opiston hallinto-ohjelmaan. d) Opisto perehdyttää uudet työntekijät suunnitelmallisesti. e) Opisto seuraa henkilöstön kouluttautumista ja sen vaikutuksia. 3.3 Opiston henkilöstön kehittäminen perustuu avoimeen vuorovaikutukseen. Esimerkiksi a) Opisto huolehtii avoimesta ja keskustelevasta työilmapiiristä ja vuorovaikutuksesta. b) Opisto mahdollistaa erilaiset yhteistyö- ja vuorovaikutusmuodot (esim. tiimityö). c) Opiston henkilöstö kokoontuu säännöllisesti suunnittelemaan ja kehittämään toimintaansa. d) Opisto kehittää avoimen vuorovaikutuksen mahdollistavia menetelmiä (esim. sosiaalinen media, intra). e) Opisto ja/ tai ylläpitäjä toteuttavat säännöllisesti henkilöstökyselyjä, käsittelevät tulokset henkilöstön kanssa ja toteuttavat tarvittavat korjaustoimenpiteet. f) Opistossa on määritelty, miten henkilöstö ja esimies voivat antaa toisilleen palautetta. g) Opiston johdon ja henkilöstön edustajien vuorovaikutus on avointa.

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 33 (54) 3.1 Opisto suunnittelee, hallinnoi ja parantaa henkilöstöresurssejaan avoimesti opiston toimintaa ohjaavien strategioiden ja suunnitelmien mukaisesti. Arviointi suoritettu: Käsitelty johtokunnassa Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Vahvuudet Parantamisalueet Kehittämisen kohde Pisteytys Ajankohta Toimenpide Valmis Seuranta Vastuu Arviointialueen seuraava arviointi Lisätietoja

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 34 (54)

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 35 (54) 3.2 Opisto tunnistaa, kehittää ja hyödyntää henkilöstön osaamista niin, että opiston ja henkilöstön tavoitteet yhtenevät. Arviointi suoritettu: Käsitelty johtokunnassa Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Vahvuudet Parantamisalueet Kehittämisen kohde Pisteytys Ajankohta Toimenpide Valmis Seuranta Vastuu Arviointialueen seuraava arviointi Lisätietoja

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 36 (54)

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 37 (54) 3.3 Opiston henkilöstön kehittäminen perustuu avoimeen vuorovaikutukseen. Arviointi suoritettu: Käsitelty johtokunnassa Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Vahvuudet Parantamisalueet Kehittämisen kohde Pisteytys Ajankohta Toimenpide Valmis Seuranta Vastuu Arviointialueen seuraava arviointi Lisätietoja

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 38 (54)

FCG KOULUTUS JA KONSULTOINTI OY Kansalaisopistojen CAF 39 (54) 4 SIDOSRYHMÄT JA RESURSSIT Keskeisiä sidosryhmiä ovat: Ylläpitäjä ja sopimuskunnat Asiakkaat Hallintokunnat Koulut ja oppilaitokset Yhdistykset ja projektit Seurakunnat Yritykset johto (rehtori, aluerehtorit) Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: Asiakas- ja sidosryhmäanalyysi ja kehittämissuunnitelma Turvallisuussuunnitelma Yhteistyösopimukset Tieto- ja viestintästrategia Taloushallinnon ohjeistukset Tietoturvasuunnitelma Asiakaskyselyt/kuntalaispalautteet Tarkastele, mitä opisto tekee 4.1 Opisto kehittää ja tekee yhteistyötä sidosryhmiensä kanssa. Esimerkiksi a) Opisto tunnistaa keskeiset sidosryhmänsä. b) Opisto suunnittelee ja neuvottelee sidosryhmiensä kanssa opiston yhteistyön tavoitteista ja resursseista. c) Opisto arvioi ja kehittää sidosryhmien kanssa toteutettavaa toimintaa. d) Opisto laatii tarvittaessa sopimukset sidosryhmiensä kanssa tehtävästä yhteistyöstä. e) Opisto on aktiivinen verkostoituja. f) Opisto kehittää yhteistyötä ja verkostoja paikallisesti, alueellisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti opiston perustehtävän toteuttamiseksi. g) Opisto on aloitteellinen ja aktiivinen organisaatio yhteiskuntavastuun rakentamisessa. 4.2 Opisto kehittää yhteistyötä kuntalaisten kanssa. Esimerkiksi a) Opisto edistää kuntalaisten aktiivista kansalaisuutta ja elinikäistä oppimista. b) Opisto kartoittaa kuntalaisten koulutus- ja sivistystarpeita säännöllisesti. c) Opistolla on markkinointi- ja viestintästrategia ja opisto toimii sen mukaisesti. d) Opiston toiminta, päätöksenteko ja kehittäminen ovat avointa ja hyvän hallinnon mukaista.