KIVALO-OPISTON CAF-ARVIOINTI

Transkriptio

1 ver KIVALO-OPISTON CAF-ARVIOINTI Kuva 1 CAF-malli 2012

2 Kansalaisopistojen CAF 2 (48) SISÄLLYS 1 Johdanto 3 Arvioinnin hyödyt 3 2 CAF Common Assessment Framework 4 3 Arviointiin valmistautuminen 5 Arviointikeskustelujen organisointi 5 Perehdyttäminen 5 4 Arvioinnin suorittaminen 6 Laatukuvausten laadinta 6 6 Arviointialueet Arviointialueet Toimintatapojen ja tulosten arviointi 8 1 JOHTAJUUS Rehtori johtaa opiston vision ja arvojen kehittämistä Rehtori johtaa ja kehittää tulosten saavuttamista ja muutosten hallintaa Rehtori johtaa, motivoi ja tukee henkilöstöään omalla esimerkillään Rehtori johtaa sidosryhmäyhteistyötä 12 2 STRATEGIAT JA TOIMINNAN SUUNNITTELU Opisto kerää tietoa sidosryhmiensä ja asiakkaidensa tarpeista suunnittelunsa tueksi Opisto hyödyntää strategiansa ja vuosi- ja toimintasuunnitelmiensa laadinnassa käytettävissä olevaa tietoa resursseista sekä sidosryhmien ja asiakkaiden tarpeista Opiston koko organisaatio on mukana strategian ja toiminnan suunnittelussa Opisto arvioi suunnitteluaan, kehittää ja luo uusia toimintamalleja suunnittelun tueksi 17 3 HENKILÖSTÖ Opisto suunnittelee, hallinnoi ja parantaa henkilöstöresurssejaan avoimesti opiston toimintaa ohjaavien strategioiden ja suunnitelmien mukaisesti Opisto tunnistaa, kehittää ja hyödyntää henkilöstön osaamista niin, että opistlla ja henkilöstöllä on yhteiset tavoittteet Opiston henkilöstön kehittäminen perustuu avoimeen vuorovaikutukseen 21 4 SIDOSRYHMÄT JA RESURSSIT Opisto kehittää ja tekee yhteistyötä sidosryhmiensä kanssa Opisto kehittää yhteistyötä asiakkaidensa/kuntalaisten kanssa Opiston taloudenhoito on kustannustehokasta ja perustuu vuosi- ja taloussuunnitelmaan Opiston tietojen hallinta perustuu lakiin, asetuksiin ja strategioihin Opisto hyödyntää tieto- ja viestintäteknologiaa Opistolla on käytössään tarkoituksenmukaiset ja kustannustehokkaat tilat 29 5 PROSESSIT Opisto tunnistaa perustehtävänsä, suunnittelee ja kehittää prosessejaan Opisto järjestää asiakas-/kuntalaislähtöisiä palvelujaan ja kehittää niiden tuotantoa Opisto kehittää prosessejaan yhteistyössä asiakkaidensa ja sidosryhmiensä kanssa 34 6 ASIAKASTULOKSET Opisto käyttää asiakastulosten arvioinnissa asiakaspalautteitaan Opiston asiakkaiden näkemykset opistosta 38 7 HENKILÖSTÖTULOKSET Opisto käyttää henkilöstötulosten arvioinnissa määrittelemiään mittareita Opiston henkilöstön näkemykset opistosta työyhteisönä 42 8 YHTEISKUNNALLISET TULOKSET Opiston yhteiskunnallinen vaikuttavuus Opiston sidosryhmien näkemykset opiston yhteiskunnallisesta toiminnasta 45 9 KESKEISET SUORITUSKYKYTULOKSET Ulkoiset tulokset: Opiston tuloksellisuus ja vaikuttavuus ovat asetettujen tavoitteiden mukaisia Sisäiset tulokset: Opiston johtaminen, hallinto ja kehittäminen sekä taloudellinen tulos ja tilinpäätös ovat talous- ja toimintasuunnitelman mukaisia 49

3 Kansalaisopistojen CAF 3 (48)

4 Kansalaisopistojen CAF 4 (48) 1 Johdanto Arvioinnin hyödyt Laki vapaasta sivistystyöstä, 7 Arviointi velvoittaa vapaan sivistystyön oppilaitoksen suorittamaan arviointia antamastaan koulutuksesta ja sen vaikuttavuudesta sekä osallistumaan ulkopuoliseen toimintansa arviointiin. Vapaan sivistystyön lainsäädännön mukaan arvioinnin tarkoituksena on tukea vapaan sivistystyön kehittämistä ja parantaa oppimisen edellytyksiä. Neljännessä momentissa todetaan, että arviointien keskeiset tulokset tulee julkistaa. Arviointia ohjeistetaan tarkemmin asetuksella. Yhteinen arviointimalli (CAF Common Assessment Framework) on julkisen sektorin organisaatioille tarkoitettu laadunarviointityökalu. Lukuvuoden aikana Kansalaisopistojen liitto KoL ja Meri-Pohjolan opistopiirin jäsenopistot kehittivät vapaan sivistystyön oppilaitoksille CAF-pohjaisen itsearviointimallin, joka on alkuperäisestä CAF-mallista opistojen tarpeisiin ja kieleen muokattu sovellus. Kansalaisopistojen CAF sisältää itsearvioinnin rakenteet ja välineet sen suorittamiseksi. Kehittämishankkeen aikana opistot laativat arvioinnin tueksi hyvin toimivan opiston kuvaukset CAF-arviointialueiden mukaisista toimintatavoista ja saavutetuista tuloksista. Opistot testasivat mallia: he laativat omasta toiminnastaan nykytilan kuvaukset ja kartoittivat toiminnan vahvuudet ja parantamisalueet sekä hahmottelivat mahdollisia kehittämiskohteita. Ensimmäisten arviointikokemusten jälkeen todettiin alkuperäisten CAF-arviointiesimerkkien olevan vieraita. Pilottiryhmä jatkoi työskentelyään talvella ja sovitti CAF-arviointiesimerkit omaan toimintaympäristöönsä soveltuviksi. Näin syntyi Kansalaisopistojen CAF-opas. Kehittämistyö toteutettiin osana Kotva-hanketta, jonka rahoittajana toimi Pohjois-Suomen Aluehallintovirasto. Prosessia ohjasi FCG Finnish Consulting Group Oy:n johtava konsultti Raila Oksanen. Lainsäädännön toteuttamisen lisäksi arvioinnin liittäminen osaksi jokapäiväistä toimintaa tuo opistolle monenlaista lisäarvoa. Pilottiopistot nimesivät arviointitoiminnalle mm. seuraavia hyötynäkökulmia: Kokonaisuuden tarkastelun ja arvioinnin väline, jonka avulla parannetaan laatua systemaattisesti ja säännöllisesti. Kehittämisen väline, jonka avulla tunnistetaan vahvuudet ja parantamisalueet. Dialogin väline: Yksittäiselle opettajalle arviointikeskustelut ovat vaikuttamiskanava ja mahdollisuus tulla kuulluksi, ja vastaavasti arvioinnin avulla pystytään osoittamaan päättäjille opiston toiminnan hyödyt ja tarpeellisuus. Oppimisen ja työhyvinvoinnin parantamisen väline Perehdyttämisväline Laatujärjestelmän mukainen arviointikertomus lisää opiston dokumentoitua tietoa ja jämäköittää päätöksentekoa.

5 Kansalaisopistojen CAF 5 (48) 2 CAF Common Assessment Framework Alkuperäinen CAF opas löytyy Valtiovarainministeriön sivuilta osoitteesta: hakusanalla CAF 2006; uusi suomennos ilmestyy v alussa CAF-itsearvioinnin tavoitteena on synnyttää organisaatiossa innovatiivisuutta ja oppimista, joita seuraa hyvien tulosten syntyminen ja tulosten kehittyminen aikaisempaa paremmiksi. Perusajatuksena on kokonaisvaltainen laadunarviointi, joka muodostuu, kun tarkastellaan sekä organisaation toimintaa että tuloksia arviointialueittain (kuva 1). CAFin arviointialueet ovat: Arviointialue 1 Arviointialue 2 Arviointialue 3 Arviointialue 4 Arviointialue 5 Arviointialue 6 Arviointialue 7 Arviointialue 8 Arviointialue 9 Johtajuus Strategiat ja toiminnan suunnittelu Henkilöstö Sidosryhmät ja resurssit Prosessit Asiakastulokset Henkilöstötulokset Yhteiskunnalliset tulokset Keskeiset suorituskykytulokset Arviointialueissa 1 5 arvioidaan opiston toiminnan suunnittelua, toimintaperiaatteita ja toimintaa. Arviointialueiden 6 9 tarkastelun kohteena on toiminnasta seuraavat tulokset ja toiminnan ja tulosten välinen syy-seuraussuhde. Kokonaiskäsityksen luomiseksi on suositeltavaa yhdistää toisiinsa liittyvät toiminnan ja tulosten arviointialueet. Esimerkiksi arviointialueet 3 ja 7 tulisi tarkastella yhtenä kokonaisuutena, kuten myös arviointialueet 4 ja 6. Suomessa CAF-laadunarviointityökalun kehittämisestä vastaa Valtiovarainministeriö.

6 Kansalaisopistojen CAF 6 (48) 3 Arviointiin valmistautuminen Oppilaitoksessa arviointiin valmistautuminen alkaa rehtorin päätöksestä CAF-arviointijärjestelmän käyttöönotosta. Rehtori myös päättää, ketkä opiston henkilöstöstä osallistuvat arvioinnin suorittamiseen. Opistossa on hyvä pohtia osallistuvatko arviointiin esimerkiksi kaikki opettajat, tuntiopettajat ja muun henkilöstön edustajat. Arviointityö on hyvä aloittaa johdon ja henkilöstön välisellä avoimella keskustelulla arvioinnin toteuttamisesta ja erityisesti arvioinnin hyödyistä. Arviointikeskustelujen organisointi Arviointikeskusteluryhmän kokoa ja laaja-alaisuutta tulee myös etukäteen pohtia. Käytännössä on huomattu, että alle kymmenen hengen ryhmässä muodostuu aitoa keskustelua. Jos arviointi suoritetaan aluksi pienemmissä ryhmissä, kootaan arviointialueen käsittelyn lopuksi eri ryhmien näkemykset opiston yhdeksi tulokseksi opiston laadusta. Kokoavasta arviointikeskustelusta voidaan käyttää konsensuskeskustelu -käsitettä. Opisto päättää arvioinnin syklistä itsenäisesti, mutta suositeltavaa on, että kaikki arviointialueet käydään läpi vuosittain. Rehtori etsii arviointialueisiin liittyvät pohjatiedot ja laatii halutessaan alustavan nykytilaluonnoksen. Arviointialueen keskeiset asiakirjat on hyvä olla saatavilla arviointikeskustelun aikana. Näin voidaan välittömästi tarkistaa arvioinnin kohteena olevat menettelytavat. Jos arviointikohteet määräytyvät kunnan strategiasta tai lautakunnan talous- ja toimintasuunnitelman tavoitteistosta, tulee arvioinnin kohteiden kuitenkin olla sen kaltaisia, että niiden toteutumista voidaan arvioida suhteessa CAF-kriteereihin. Perehdyttäminen Henkilöstölle kohdennetun arvioinnin perehdytyksessä tutustutaan arvioinnin tarkoitukseen, käytettävään arviointivälineeseen (lomakkeet ja kriteerit), työskentelymenetelmiin (arviointi- ja konsensuskeskustelut) sekä sovitaan tarkemmin opiston arvioinnin suorittamisesta. Arviointityön perehdyttämisvaihe voi sisältää ennakkotyöskentelyä eli jokainen arviointiin osallistuva tutustuu ennakkoon lomakkeistoon ja erityisesti hyvän toiminnan kuvauksiin.

7 Kansalaisopistojen CAF 7 (48) 4 Arvioinnin suorittaminen Arviointikeskustelun aluksi määritellään, mitä arvioinnin kohteena olevaan arviointialueeseen omassa opistossa kuuluu. Lisäksi käydään keskustelu ja määritellään, miten kyseisen arviointialueen käsitteet ymmärretään, ja mitä toimintaa kyseisen arviointialueen yhteydessä arvioidaan. Lomakepohjaa voidaan käyttää raportointipohjana tai tuloksista voidaan laatia erillinen arviointiraportti. Keskeiset tulokset julkistetaan. Laatukuvausten laadinta Laatukuvauksen kirjaamistapa on vapaamuotoinen. Nykytilan, vahvuuksien ja parantamisalueiden kuvaukset laaditaan peilaamalla organisaation toimintaa CAF -kriteereissä kuvattuihin toimintatapoihin. Olennaista on merkitä muistiin selkeästi kaikki esiin nousevat vahvuudet ja parantamisalueet. Kirjaamistavan tulee olla niin selkeä, että myöhemminkin ymmärretään, mitä kehittämistoimia kirjattujen asioiden pohjalta tulisi käynnistää. Seurannan takia on tärkeää muistaa merkitä arvioinnin suorittamisen ajankohta ja lisätä tietoihin myöhemmin ajankohta ja päätöspykälä, jonka yhteydessä johtokunta tai lautakunta on arvioinnin tuloksia käsitellyt. Toimintaa ja tuloksia arvioidaan pisteytyksellä. Ensimmäisellä arviointikerralla pisteytyksen tekeminen voidaan jättää kokonaan tekemättä ja keskittyä laatukuvausten laadintaan. kuvaa sitä tasoa, jolle opisto on edennyt kyseisessä arviointikohdassa. Opisto voi olla suunnittelu-, kokeilu-, tarkistus- tai kehittämis-/korjausvaiheessa. Pisteytyksessä arvioidaan ja valitaan se taso, johon opisto on edennyt kyseisessä arviointikohdassa. Jos toimintatapaa ei ole määritelty tai kyseistä toimintaa ei ole, merkitään pisteeksi nolla (0). Jos toimintaa on suunniteltu, mutta toiminnassa ei toteuteta suunnitelmaa, on saavutettu yksi (1) piste. Edistyneemmän tason saavuttaminen edellyttää aiempien vaiheiden toteuttamista. Esimerkiksi taso 4 edellyttää, että toimintaa varten on laadittu suunnitelma, sitä toteutetaan, toimintoja arvioidaan ja kehitetään.

8 Kansalaisopistojen CAF 8 (48) Arviointialueet 1 5 Arviointialueet 1 5 käsittelevät opiston toimintaa. Näiden arviointialueiden tarkastelun kohteena on, mitä opisto tekee ja miten hyvin se suoriutuu tehtävistään. Arvioinnin tukena käytetään toiminta-arviointialueiden 1 5 pisteytystaulukkoa: TOIMINNAN VAIHE TOIMINNAN ETENEMISEN KUVAUS PISTEET Emme ole toimineet aktiivisesti ja järjestelmällisesti tässä asiassa. Meillä ei ole arviointitietoa tai tiedot toiminnasta ovat hataria. 0 SUUNNITTELE Toimintatapa on suunniteltu. 1 KOKEILE Toimintapa on suunniteltu ja käyttöönotettu. 2 TARKISTA Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, ts. tarkistamme teemmekö oikeita asioita oikealla tavalla. 3 TOTEUTA / Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arviointien pohjalta KORJAA toimintaa on myös järjestelmällisesti parannettu. 4 PDCA Toimintatapamme ovat suunniteltuja, käyttöönotettuja ja säännöllisten arviointien pohjalta parannettuja. Vertailukehittämistä tehdään järjestelmällisesti ja toimintatapamme ovat jatkuvan kehittämisen kohteina. 5 Arviointialueet 6 9 Arviointialueet 6 9 käsittelevät opiston saavuttamia tuloksia. Näiden arviointialueiden tarkastelun kohteena on se, miten hyvin opisto on saavuttanut sen toiminnalle asetetut tavoitteet. Tavoitteiden toteutumista arvioidaan käytettävissä olevien tulostietojen, mutta myös subjektiivisten näkemysten (esimerkiksi asiakaspalaute) avulla. Arvioinnin tukena käytetään tulosarviointialueiden 6 9 pisteytystaulukkoa: TULOSTEN SAAVUTTAMISEN KUVAUS PISTEET Tuloksia ei ole mitattu tai arvioitu tai tietoa niistä ei ole käytettävissä. 0 Tuloksia on mitattu/arvioitu ja ne osoittavat negatiivista kehittymistä ja/tai tulokset eivät vastaa asetettuja tavoitteita. 1 Tulokset osoittavat tasaista kehitystä ja/tai keskeiset tavoitteet on saavutettu. 2 Tulokset osoittavat myönteistä kehitystä ja/tai suurin osa keskeisistä tavoitteita on saavutettu. 3 Tulokset osoittavat huomattavaa myönteistä kehitystä ja/tai kaikki keskeiset tavoitteet on saavutettu. 4 Tulokset ovat toistuvasti erinomaisia. Kaikki merkitykselliset tavoitteet on saavutettu. Organisaation keskeisimmät tulokset verrattuina vastaaviin organisaatioihin ovat parempia. 5

9 Kansalaisopistojen CAF 9 (48) 5 Toimintatapojen ja tulosten arviointi 1 JOHTAJUUS Tämän arviointialueen kohteena on johtajuus, jota kansalaisopistossa edustavat mm. rehtori (johtava rehtori), apulaisrehtori, aluerehtori ja johtava opettaja / tiimijohtaja. Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: Strategiat (Kansalaisopistojen liiton ja kunnan) Toiminta- ja taloussuunnitelmat Toimintakertomus ja tilinpäätös Organisaatiokuvaukset Hallinto- ja johtosääntö, virkasääntö Suunnitelmat (työturvallisuus, viestintä, markkinointi, henkilöstö jne.) Työhyvinvointikyselyjen johtajuutta koskevat osiot Taloushallinnon ohjeistus Esimiesohjeistus CAF Terveyden ja hyvinvoinnin suunnitelmat Tarkastele, mitä johtajat tekevät 1. Rehtori johtaa opiston vision ja arvojen kehittämistä 2. Rehtori johtaa ja kehittää tulosten saavuttamista ja muutosten hallintaa 3. Rehtori johtaa, motivoi ja tukee henkilöstöään omalla esimerkillään 4. Rehtori johtaa sidosryhmäyhteistyötä

10 Kansalaisopistojen CAF 10 (48) 1.1 Rehtori johtaa opiston vision ja arvojen kehittämistä Rehtori johtaa opiston arvokeskustelua. Rehtori johtaa opiston arvopohjaista strategista suunnittelua. Rehtori varmistaa, että toimintaympäristön muutokset huomioidaan vuosi- ja taloussuunnittelussa. Rehtori vahvistaa osaltaan johdon, henkilöstön ja sidosryhmien välistä luottamusta ja arvostusta. Rehtori johtaa strategisiin ja toiminnallisiin tavoitteisiin liittyvää vuoropuhelua ja viestintää. Rehtori pyrkii ennaltaehkäisemään arvopohjaisten eturistiriitojen syntymisen laatimalla henkilöstölle toimintaohjeet tällaisten tilanteiden varalle. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Rehtori johtaa opiston arvokeskustelua ja arvopohjaista strategista suunnittelua neljän kunnan tarpeista lähtien. Seuraa tarkalla silmällä, mitä tapahtuu ympäröivässä yhteiskunnassa ja reagoi sen mukaan. Vapaan sivistystyön jaoston ja sopimuskuntien kanssa vuorovaikutus ja viestintä. Rehtorilla on pyrkimys tasa-arvoiseen ja yhdenvertaiseen kohteluun Luottamuksen ja arvostuksen ilmapiirin edistäminen opiston sisällä ja toimintaympäristössä Viestintästrategia työn alle. Talousseuranta.

11 Kansalaisopistojen CAF 11 (48) 1.2 Rehtori johtaa ja kehittää tulosten saavuttamista ja muutosten hallintaa Rehtori päättää opiston hallinnon ja opetuksen organisoinnista. Rehtori johtaa opiston tavoitteiden asettamista ja varmistaa, että ne ovat yhtenevät koulutuspoliittisten linjausten kanssa. Rehtori johtaa vastuiden ja menettelytapojen määrittelyä. Rehtori johtaa tulosten saavuttamiseen ja muutosten hallintaan liittyvää vuoropuhelua ja viestintää. Rehtori hyödyntää tulosten arvioinnissa käytössä olevaa strategisen johtamisen järjestelmää ja CAF-laatujärjestelmää. Rehtori kehittää osaltaan projektien johtamista ja hallinnointia. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Rehtori päättää hallinnon ja opetuksen organisoinnista. Rehtori johtaa tavoitteiden asettamista ja yhteneväisyyttä asetettujen linjausten kanssa. Mahdollisuus nopeaan reagointiin CAF:in kehittäminen ja jatkuva ajan tasalla pitäminen. Muutoksenhallintaan liittyvä vuoropuhelu ja viestintä

12 Kansalaisopistojen CAF 12 (48) 1.3 Rehtori johtaa, motivoi ja tukee henkilöstöään omalla esimerkillään Rehtori toimii asetettujen tavoitteiden ja arvojen mukaisesti. Rehtori ottaa vastaan rakentavaa palautetta johtamisen kehittämiseksi. Rehtori tiedottaa henkilöstölle aktiivisesti opistoa koskevista asioista. Rehtori tukee henkilöstöä tehtävien toteuttamisessa ja opiston tavoitteiden saavuttamisessa. Rehtori tukee henkilöstön sisäistä yrittäjyyttä. Rehtori tunnistaa ja palkitsee henkilöstön hyvät suoritukset. Rehtori ja henkilöstö ottavat huomioon työntekijän yksilölliset tarpeet ja elämäntilanteet. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Rehtorin toiminta on arvojen ja tavoitteiden mukaista. Rehtori ottaa rakentavaa palautetta johtamisensa kehittämiseksi. Helppo lähestyttävyys. Päätösten jämäköittäminen ja peräseinänä toimiminen. Palautteen hyödyntäminen

13 Kansalaisopistojen CAF 13 (48) 1.4 Rehtori johtaa sidosryhmäyhteistyötä Rehtori tunnistaa opiston toimintaan vaikuttavat poliittiset linjaukset. Rehtori kehittää hyviä suhteita päättäjiin ja viranhaltijoihin opiston tavoitteiden asettamiseksi ja saavuttamiseksi. Rehtori luo ja ylläpitää aktiivisesti opiston sidosryhmiä ja verkostoja. Rehtori kehittää opiston positiivista julkisuuskuvaa. Rehtori kehittää ja johtaa opiston sidosryhmäviestintää ja -markkinointia. Rehtori osallistuu aktiivisesti opistoa koskevaan edunvalvonnalliseen toimintaan. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Rehtori tunnistaa päättäjien poliittisen halun ja linjaukset. Rehtori vastaa viestinnästä ja markkinoinnista, luo opistokuvaa sekä on opiston kasvot julkisuudessa. Rehtori vastaa neljän kunnan opiston edunvalvonnasta. Hyvät suhteet päättäjiin ja yhteistyökumppaneihin. Vapaan sivistystyön edunvalvonta. Opiston julkisuuskuva

14 Kansalaisopistojen CAF 14 (48) 2 STRATEGIAT JA TOIMINNAN SUUNNITTELU Arviointialueen kohteena on strateginen toiminnan suunnittelu. Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: Strategiat Toiminta- ja taloussuunnitelma Toimintakertomus ja tilinpäätös Opinto-ohjelma Ohjeet ja ohjeistaminen Tarkastele, mitä opisto tekee Opisto kerää tietoa sidosryhmiensä ja asiakkaidensa tarpeista suunnittelunsa tueksi. 6. Opisto hyödyntää strategiansa ja vuosi- ja toimintasuunnitelmiensa laadinnassa käytettävissä olevaa tietoa resursseista ja sidosryhmien ja asiakkaiden tarpeista. 7. Opiston koko organisaatio on mukana strategian ja toiminnan suunnittelussa. 8. Opisto arvioi suunnitteluaan, kehittää ja luo uusia toimintamalleja suunnittelun tueksi.

15 Kansalaisopistojen CAF 15 (48) 2.1 Opisto kerää tietoa sidosryhmiensä ja asiakkaidensa tarpeista suunnittelunsa tueksi Opisto määrittelee keskeiset sidosryhmänsä ja asiakkaansa. Opisto kerää suunnitelmallisesti tietoa sidosryhmiensä ja asiakkaidensa tarpeista, odotuksista ja tyytyväisyydestä opiston toimintaan. Opisto arvioi suunnitelmallisesti opiston sisäisiä vahvuuksia ja parantamisalueita esimerkiksi CAF-laatujärjestelmän avulla. Opisto arvioi opiston henkilöstön osaamista suhteessa sidosryhmiensä ja asiakkaidensa tarpeisiin ja toimintaympäristön muutoksiin. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Kuntalaiset voivat jatkuvasti esittää toiveita läpi vuoden käymällä toimistoilla, sähköpostitse, myös opiston kotisivujen palautelomakkeen kautta, puhelimitse ja tekstiviesteillä. Kurssitoiveita toteutetaan resurssien puitteissa. Kaikkien kohderyhmien kurssitarpeiden huomioiminen

16 Kansalaisopistojen CAF 16 (48) 2.2 Opisto hyödyntää strategiansa ja vuosi- ja toimintasuunnitelmiensa laadinnassa käytettävissä olevaa tietoa resursseista ja sidosryhmien ja asiakkaiden tarpeista Opistolla on toimiva seurantajärjestelmä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisen arvioimiseen. Opisto seuraa suunnitelmallisesti tavoitteiden saavuttamista ja strategian toteutumista. Opisto suunnittelee toimintaansa olemassa olevien resurssien ja toimintaympäristön muutosten mukaan. Opisto arvioi, tekeekö se sille määrättyjä tehtäviä. Opisto tasapainottaa siihen kohdistuvat vaatimukset ja tehtävät resursseihinsa. Opisto arvioi ja kehittää strategiansa sekä vuosi- ja toimintasuunnitelmansa laadintaa. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Opisto tekee tehtäväkuvansa mukaisia tehtäviä ja suunnittelee tulevaa toimintaansa resurssien ja toimintaympäristönsä mukaan. Monimuotoinen ja vaihteleva toimintaympäristö

17 Kansalaisopistojen CAF 17 (48) 2.3 Opiston koko organisaatio on mukana strategian ja toiminnan suunnittelussa Opiston strategian sekä vuosi- ja taloussuunnitelman laadinta on määritelty ja ohjeistettu. Opiston keskeiset sidosryhmät ja asiakkaat ovat mukana strategian, toiminnan ja opinto-ohjelman suunnittelussa ja toteuttamisessa. Henkilöstön tehtävät on johdettu opiston strategisista ja toiminnallisista tavoitteista. Strategisista tavoitteista, niistä johdetuista suunnitelmista ja tehtävistä tiedotetaan ja käydään keskustelua opiston koko organisaatiossa. Opiston toiminnan tehokkuutta ja tulosten vaikuttavuutta arvioidaan suunnitelmallisesti. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Kaikki - henkilökunta, asiakkaat ja sidosryhmät saavat olla mukana toiminnan suunnittelussa. Kaikilla mahdollisuus tulla kuulluksi.

18 Kansalaisopistojen CAF 18 (48) 2.4 Opisto arvioi suunnitteluaan, kehittää ja luo uusia toimintamalleja suunnittelun tueksi Opisto korostaa kokonaissuunnittelun merkitystä kouluttamalla henkilöstöään ja kehittämällä suunnittelun toimintatapoja. Opisto seuraa ja arvioi uudistusvaatimuksia, toimintaansa ja toteutuneita muutoksia. Opisto kehittää toimintaansa itsearvioinnin tulosten pohjalta. Opisto uudistaa tarvittaessa toimintaansa ylläpitäjänsä, sidosryhmiensä ja asiakkaidensa esittämien kehittämisehdotusten pohjalta. Opisto varmistaa tarvittavat resurssit suunniteltujen muutosten toimeenpanemiseksi. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Opisto seuraa toimintaympäristönsä ajatuksia, toiveita ja tarpeita ja kehittää sekä uudistaa toimintaansa sen mukaisesti. Mahdollisuus reagoida nopeasti. Henkilöstön voimavarojen järkevä käyttö.

19 Kansalaisopistojen CAF 19 (48) 3 HENKILÖSTÖ Arviointialueen kohteena on strategisten tavoitteiden yhdistäminen henkilöstöresursseihin, resurssin tunnistaminen, kehittäminen ja huolehtiminen. Henkilöstöä ovat mm. Johto (rehtori, aluerehtorit) Päätoimiset opettajat Tuntiopettajat Opistosihteerit Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: Strategiat Toiminta- ja taloussuunnitelma Toimintakertomus Henkilöstösuunnitelma Virkasääntö, hallintosääntö Henkilöstötilinpäätös/henkilöstötilastot Työtyytyväisyys- ja ilmapiirikyselyt YT- ja työsuojelutoiminta Tarkastele, mitä opisto tekee Opisto suunnittelee, hallinnoi ja parantaa henkilöstöresurssejaan avoimesti opiston toimintaa ohjaavien strategioiden ja suunnitelmien mukaisesti. 10. Opisto tunnistaa, kehittää ja hyödyntää henkilöstön osaamista niin, että opistolla ja henkilöstöllä on yhteiset tavoitteet. 11. Opiston henkilöstön kehittäminen perustuu avoimeen vuorovaikutukseen.

20 Kansalaisopistojen CAF 20 (48) 3.1 Opisto suunnittelee, hallinnoi ja parantaa henkilöstöresurssejaan avoimesti opiston toimintaa ohjaavien strategioiden ja suunnitelmien mukaisesti Opisto arvioi ja suunnittelee henkilöstöresurssinsa vuosittain osana vuosi- ja taloussuunnitelmaa. Opisto kehittää aktiivisesti henkilöstöhallintoaan yhteistyössä ylläpitäjänsä ja henkilöstönsä kanssa. Opisto määrittää vakinaisen henkilöstön tehtävänkuvat sekä kehittää ja päivittää niitä kehityskeskusteluissa. Opisto toteuttaa ylläpitäjänsä määrittelemiä henkilöstöhallinnon periaatteita, linjauksia ja paikallisia sopimuksia (rekrytointi, palkitseminen, työn vaativuuden arviointi eli TVA ja henkilökohtainen lisä, harkinnanvaraiset vapaat). Opisto huolehtii terveellisistä ja turvallisista työ- ja opiskeluolosuhteista (työhyvinvointi- ja työsuojelusuunnitelma, riskisuunnitelma, varhaisen puuttumisen menetelmät). Opisto noudattaa tasa-arvosuunnitelmaa ja kehittää tasa-arvon toteutumista henkilöstöjohtamisessa. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Kivalo-opisto suunnittelee, hallinnoi ja parantaa henkilöstöresurssejaan avoimesti opiston toimintaa ohjaavien sopimuskuntien strategioiden ja suunnitelmien mukaisesti. Ammattitaitoinen vakinainen henkilökunta sekä hyvin suoritettu rekrytointi tuntiopettajien osalta. Avoin ja keskusteleva ilmapiiri. Säännölliset opistopalaverit ja opettajakokoukset. Henkilöstön osaamisen pitkäjänteinen kehittäminen ja hyödyntäminen täysipainoisesti. Henkilöstön kouluttautumisen seuraaminen ja sen vaikutusten arviointi. Kehityskeskustelut pyydettäessä.

21 Kansalaisopistojen CAF 21 (48) 3.2 Opisto tunnistaa, kehittää ja hyödyntää henkilöstön osaamista niin, että opistolla ja henkilöstöllä on yhteiset tavoitteet Rehtori/esimies kartoittaa henkilöstönsä osaamisen ja kehitystarpeet kehityskeskusteluissa. Henkilöstön osaamisen kehittäminen ja hyödyntäminen perustuu osaamiskartoituksiin, opiston strategiaan ja tavoitteisiin. Opisto kirjaa tuntiopettajien osaamisen opiston hallinto-ohjelmaan. Opisto perehdyttää uudet työntekijät suunnitelmallisesti. Opisto seuraa henkilöstön kouluttautumista ja sen vaikutuksia. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Kivalo-opistossa kirjataan osin tuntiopettajan osaaminen hallinto-ohjelmaan. Kivalo-opisto perehdyttää uudet työntekijät. Kivalo-opistossa henkilökunnan tähänastinen osaaminen on hyvin tiedossa ja otettu tehokkaaseen käyttöön. Osaava, motivoitunut ja ammattitaitoinen henkilökunta Rekrytoinnin saaminen suunnitelmalliseksi ja pitkätähtäimiseksi toiminnaksi. Henkilöstön voimavarojen tiedostaminen ja hyödyntäminen paremmin

22 Kansalaisopistojen CAF 22 (48) 3.3 Opiston henkilöstön kehittäminen perustuu avoimeen vuorovaikutukseen Opisto huolehtii avoimesta ja keskustelevasta työilmapiiristä ja vuorovaikutuksesta. Opisto mahdollistaa erilaiset yhteistyö- ja vuorovaikutusmuodot (esim. tiimityö). Opiston henkilöstö kokoontuu säännöllisesti suunnittelemaan ja kehittämään toimintaansa. Opisto kehittää avoimen vuorovaikutuksen mahdollistavia menetelmiä (esim. sosiaalinen media, intra). Opisto ja/ tai ylläpitäjä toteuttavat säännöllisesti henkilöstökyselyjä, käsittelevät tulokset henkilöstön kanssa ja toteuttavat tarvittavat korjaustoimenpiteet. Opistossa on määritelty, miten henkilöstö ja esimies voivat antaa toisilleen palautetta. Opiston johdon ja henkilöstön edustajien vuorovaikutus on avointa. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Kivalo-opistossa on avoin ja keskusteleva työilmapiiri ja vuorovaikutus. Kivalo-opistossa on säännölliset opistopalaverit ja opettajakokoukset. Kivalo-opiston nettisivut ovat hyvät, edustavat ja informatiiviset. Kivalo-pistossa on avoin ja keskusteleva työilmapiiri ja vuorovaikutus. Kivalo-opistossa on säännölliset opistopalaverit ja opettajakokoukset. Kivalo-opiston nettisivut ovat hyvät, edustavat ja informatiiviset. Yhteistyö- ja vuorovaikutusmuodot. Eri aineryhmien opettajien omat palaverit. Positiiviset ja kannustavat palautteet aktiivisempaan käyttöön. Opiston julkisuuskuvan positiivinen ja aktiivinen huomioiminen kaikessa vuorovaikutuksessa.

23 Kansalaisopistojen CAF 23 (48)

24 Kansalaisopistojen CAF 24 (48) 4 SIDOSRYHMÄT JA RESURSSIT Keskeisiä sidosryhmiä ovat: Ylläpitäjä ja sopimuskunnat Asiakkaat Hallintokunnat Koulut ja oppilaitokset Yhdistykset ja projektit Seurakunnat Yritykset Johto (rehtori, aluerehtorit) Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: Asiakas- ja sidosryhmäanalyysi ja kehittämissuunnitelma Turvallisuussuunnitelma Yhteistyösopimukset Tieto- ja viestintästrategia Taloushallinnon ohjeistukset Tietoturvasuunnitelma Asiakaskyselyt/kuntalaispalautteet Tarkastele, mitä opisto tekee 1. Opisto kehittää ja tekee yhteistyötä sidosryhmiensä kanssa. 2. Opisto kehittää yhteistyötä asiakkaidensa/ kuntalaisten kanssa. 3. Opiston taloudenhoito on kustannustehokasta ja perustuu vuosi- ja taloussuunnitelmaan. 4. Opiston tietojen hallinta perustuu lakiin, asetuksiin ja strategioihin. 5. Opisto hyödyntää tieto- ja viestintäteknologiaa. 6. Opistolla on käytössään tarkoituksenmukaiset ja kustannustehokkaat tilat.

25 Kansalaisopistojen CAF 25 (48) 4.1 Opisto kehittää ja tekee yhteistyötä sidosryhmiensä kanssa Opisto on määritellyt keskeiset sidosryhmänsä. Opisto suunnittelee ja neuvottelee sidosryhmiensä kanssa opiston yhteistyön tavoitteista ja resursseista. Opisto arvioi ja kehittää sidosryhmien kanssa toteutettavaa toimintaa. Opisto laatii tarvittaessa sopimukset sidosryhmiensä kanssa tehtävästä yhteistyöstä. Opisto on aktiivinen verkostoituja. Opisto kehittää yhteistyötä ja verkostoja paikallisesti, alueellisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti opiston perustehtävän toteuttamiseksi. Opisto vertailee oppiakseen (bench learning) ja jakaa hyviä käytäntöjään sidosryhmiensä ja verkostojensa kanssa. Opisto on aloitteellinen ja aktiivinen organisaatio yhteiskuntavastuun rakentamisessa. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Omistaja- ja ylläpitäjätaho - kunnat Toimimme sujuvassa ja jatkuvassa yhteistyössä kumppaneina koulutoimi, talouspalvelut, tilapalvelu, atk, seurakunta, SPR, MLL, nuorisoseurat, 4H, Martat, eläkeläisjärjestöt, 3. sektori Vapaassa sivistystyössä yhteistyössä kanssamme muut opistot sekä opistopiiri. Lisäksi teemme yhteistyötä ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen kanssa. Kattava yhteistyö. Tunnettavuus. Luotettavuus. Aktiivisuuden lisääminen. Edelleenverkostoituminen.

26 Kansalaisopistojen CAF 26 (48)

27 Kansalaisopistojen CAF 27 (48) 4.2 Opisto kehittää yhteistyötä asiakkaidensa/kuntalaisten kanssa Opisto edistää kuntalaisten aktiivista kansalaisuutta ja elinikäistä oppimista. Opisto kartoittaa asiakkaidensa/kuntalaisten näkemyksiä opiston toiminnasta ja koulutus- ja sivistystarpeista säännöllisesti. Opisto varmistaa, että sen päätöksentekoelimissä on asiakkaiden/kuntalaisten edustus. Opistolla on markkinointi- ja viestintästrategia ja opisto toimii sen mukaisesti. Opiston toiminta, päätöksenteko ja kehittäminen ovat avointa ja hyvän hallinnon mukaista. Opistolla on toimiva aloite- ja palautejärjestelmä. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Kuunnellaan kuntalaisia ja toteutetaan kurssitoiveita mahdollisuuksien mukaan. Suunnitellaan palaute/arviointijärjestelmää ajankohtaiseksi ja avuksi toiminnassa. Lähipalvelu. Kuunteleva ja avoin. Palvelujen kohdistaminen (lapset, nuoret, miehet) Lyhytkursseja aikuisille.

28 Kansalaisopistojen CAF 28 (48) 4.3 Opiston taloudenhoito on kustannustehokasta ja perustuu vuosi- ja taloussuunnitelmaan Opisto toteuttaa vuosisuunnitelmaansa resurssiensa puitteissa. Opisto kohdentaa taloudelliset resurssinsa suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Opisto seuraa kustannuksiaan säännöllisesti. Opisto toteuttaa ylläpitäjän talousohjeistusta, seurantaa ja raportointia. Opisto asettaa toiminta- ja taloussuunnitelmaansa laadullisia tavoitteita ja näille mittareita. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Toiminta on sopeutettu resursseihin Kustannusseuranta säännöllistä Riittävät edellytykset toimintaan Toiminta kustannustehokasta Laadullisten tavoitteiden ja mittareiden asettaminen

29 Kansalaisopistojen CAF 29 (48) 4.4 Opiston tietojen hallinta perustuu lakiin, asetuksiin ja strategioihin Opisto toteuttaa ylläpitäjän ohjeistusta tiedon hallinnasta, säilyttämisestä ja arkistoinnista. Opisto noudattaa tietosuojalakia asiakas- ja henkilöstörekisterien ylläpitämisessä. Opisto hyödyntää yhteiskunnan ja toimintaympäristön muutoksista saatavaa tietoa toiminnan suunnittelussa. Opiston henkilöstöllä on käytettävissään tehtäviensä kannalta tarpeellinen tieto. Opiston sisäinen ja ulkoinen tiedottaminen on aktiivista ja käyttäjäystävällistä. Opisto varmistaa henkilövaihdoksien yhteydessä työperäisen tiedon siirtymisen. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Kivalo-opisto toteuttaa olemassa olevaa lainsäädäntöä ja ohjeistusta. Noudattaa ja hyödyntää tilastotietoja toimintansa suunnittelussa mahdollisuuksien mukaan. Tiedotus toimii resurssien puitteissa.

30 Kansalaisopistojen CAF 30 (48) 4.5 Opisto hyödyntää tieto- ja viestintäteknologiaa Opisto noudattaa ajan tasalla olevaa tieto- ja viestintästrategiaa. Henkilöstö hyödyntää tietojärjestelmiä ja -laitteita päivittäisessä työssään. Opiston henkilöstöllä on käytössään asianmukaiset tieto- ja viestintälaitteet ja -ohjelmat. Opisto kehittää sähköistä asiointia, opetusta, markkinointia ja viestintää. Opisto huolehtii henkilöstön tieto- ja viestintäteknologisen osaamisen kehittämisestä. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Järjestelmä ja laitteet ajantasaiset. Opisto kehittää sähköistä asiointia ja viestintää. Ajanmukaiset välineet. Koulutusta kaikille. Suunnitelmallinen viestintäteknologian mahdollisuuksien hyödyntäminen

31 Kansalaisopistojen CAF 31 (48) 4.6 Opistolla on käytössään tarkoituksenmukaiset ja kustannustehokkaat tilat Opisto järjestää opetusta lähipalveluna. Opiston tilat ovat asianmukaiset ja soveltuvat opiston toimintaan. Opiston tilat ovat terveellisiä, turvallisia ja esteettömiä. Turvallisuutta valvotaan ja edistetään säännöllisesti. Opisto käyttää ensisijaisesti ylläpitäjän tiloja ja tarvittaessa vuokraa tilat sidosryhmiltään. Työturvallisuudesta ja pelastautumissuunnittelusta huolehditaan kaikissa opiston oppimisympäristöissä. Kriisitilanteita varten on laadittu toimintaohjeet ja keskinäisestä vastuunjaosta on sovittu. Opiston tiloissa toimitaan kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Hallinnon tilat sijaitsevat Kemin kulttuurikeskuksessa ja sopimuskuntien kunnanvirastoilla ja ovat asialliset. Opistolle osoitettuja tiloja on riittävästi ja suurin osa opetuksesta tapahtuu kulttuurikeskuksessa, kouluilla ja muissa kuntien hallinnoimissa kiinteistöissä sekä jonkun verran ulkopuolisilta vuokratuissa tiloissa. Edullisuus. Saatavuus. Toimivat ainekohtaiset opetustilat muutamilla opetusaloilla. Tilojen epäkäytännöllisyys. Siisteys, epäjärjestys.

32 Kansalaisopistojen CAF 32 (48)

33 Kansalaisopistojen CAF 33 (48) 5 PROSESSIT Tämän arviointialueen kohteena ovat prosessit. Opiston ydinprosesseja ovat esimerkiksi opintosuunnitelman laadinta, opetusprosessit ja arviointi. Muita prosesseja ovat mm. ilmoittautuminen, tiedottaminen, markkinointi ja hallintoprosessit. Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: Prosessikuvaukset Opintosuunnitelmat Markkinointisuunnitelma Henkilöstösuunnitelma Taloussuunnitelma Tiedotus-/viestintäsuunnitelma Koulutuksen järjestäjän laatimat ohjeet Tarkastele, mitä opisto tekee 1. Opisto tunnistaa perustehtävänsä, suunnittelee ja kehittää prosessejaan. 2. Opisto järjestää asiakas-/kuntalaislähtöisiä palvelujaan ja kehittää niiden tuotantoa. 3. Opisto kehittää prosessejaan yhteistyössä asiakkaidensa ja sidosryhmiensä kanssa.

34 Kansalaisopistojen CAF 34 (48) 5.1 Opisto tunnistaa perustehtävänsä, suunnittelee ja kehittää prosessejaan Opiston perustehtävä on kaikille työntekijöille selvä. Opiston toiminta on lainmukaista. Henkilöstö on mukana perustehtävän toteuttamisen suunnittelussa ja kehittämisessä. Opiston perustehtävän toteuttamiseen liittyvä tehtävänjako ja vastuut on määritelty. Opisto arvioi toimintaympäristön muutosten vaikutuksia perustehtävän toteuttamiseen. Opiston perustehtävän hoitamiseen liittyvä resurssien jako perustuu strategisiin ja toiminnallisiin tavoitteisiin. Opisto kehittää palveluidensa saatavuutta ja saavutettavuutta. Opisto arvioi, kehittää ja yhtenäistää prosessejaan. Opisto analysoi ja arvioi prosessiensa riskejä, menestystekijöitä ja toimintaympäristön muutoksia. Opisto hyödyntää alueellista, kansallista ja kansainvälistä vertailuoppimista uudistaessaan prosessejaan. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Opiston perustehtävän on kaikille työntekijöille selvä. Opiston toiminta on lainmukaista. Opisto kehittää edelleen palveluidensa saatavuutta ja saavutettavuutta. Saatavuus ja saavutettavuus. Kaikki tietävät tehtävänsä. Prosessien kehittäminen.

35 Kansalaisopistojen CAF 35 (48) 5.2 Opisto järjestää asiakas-/kuntalaislähtöisiä palvelujaan ja kehittää niiden tuotantoa Opisto kartoittaa asiakkaidensa/kuntalaisten tarpeita ja odotuksia sekä kerää asiakaspalautetta suunnitelmallisesti. Opisto edistää asiakaslähtöisten palveluiden ja opetuksen saavutettavuutta. Opiston asiakkaat ja kuntalaiset ovat mukana opiston toiminnan suunnittelussa, laadun arvioinnissa ja kehittämisessä. Opiston tavoitteet ja ohjeet ovat selkeitä ja ymmärrettäviä ja opisto käyttää tiedottamisessaan selkeää kieltä. Opiston tiedotus on luotettavaa. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Opisto kartoittaa asiakkaidensa/kuntalaisten tarpeita ja odotuksia sekä kerää jatkuvaa asiakaspalautetta Asiakaslähtöisyys. Saavutettavuus -> opisto menee kaupunkiin, taajamiin ja sivukyliin Opinto-opas ja opistopalsta Asiakastyytyväisyyskyselylomakkeiden kehittäminen.

36 Kansalaisopistojen CAF 36 (48) 5.3 Opisto kehittää prosessejaan yhteistyössä asiakkaidensa ja sidosryhmien kanssa Opisto pyrkii aktiivisesti oppimaan muiden opistojen ja organisaatioiden innovaatioista. Opisto kehittää aktiivisesti opetuksen ja muiden prosessiensa innovaatioita. Opiston asiakkaat ja sidosryhmät ovat mukana prosessien pilotoinnissa ja kehittämistyössä. Opiston asiakkaat ja sidosryhmät ovat mukana opiston toiminnan ja prosessien kehittämisessä. Opisto varmistaa tarvittavat resurssit opiston toiminnan ja prosessien kehittämiseen. Opisto tunnistaa ja pyrkii poistamaan innovoinnin esteet. Lyhyt kuvaus oman opiston nykytilasta Benchmarkkaus käytössä. Asiakkaat ja sidosryhmät kehittämisessä mukana. Opisto on yhteistyökykyinen. Asiakkaat ja sidosryhmät voivat ottaa yhteyttä ja esittää toiveitaan lukuisin eri tavoin. Organisaation oppiminen

37 Kansalaisopistojen CAF 37 (48) 6 ASIAKASTULOKSET Tämän arviointialueen kohteena on asiakas- ja kuntalaistulokset. Opiston keskeisiä sidosryhmiä ovat ylläpitäjä- ja sopimuskunnat, opiskelijat, muut asiakkaat, hallintokunnat, koulut ja oppilaitokset, yhdistykset ja projektit, seurakunnat ja yritykset. Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: Asiakas- ja sidosryhmäanalyysi ja kehittämissuunnitelma Turvallisuussuunnitelma Yhteistyösopimukset Tieto- ja viestintästrategia Taloushallinnon ohjeistukset Tietoturvasuunnitelma Asiakaskyselyt/kuntalaispalautteet Tarkastele, mitä tuloksia opisto on saavuttanut pyrkiessään vastaamaan asiakkaiden ja kansalaisten tarpeisiin/odotuksiin 1. Opisto käyttää asiakastulosten arvioinnissa määrittelemiään mittareita. 2. Opiston asiakkaiden näkemykset opistosta

38 Kansalaisopistojen CAF 38 (48) 6.1 Opisto käyttää asiakastulosten arvioinnissa määrittelemiään mittareita Tunnusluku Asiakkuuden tunnusluvut opiskelijoiden lukumäärä opiskelijoista miehiä (%) 20,7 23,6 opiskelijoilla perusasteen koulutus (%) ,2 opiskelijoilla keskiasteen koulutus (%) 26,6 38 opiskelijoilla korkeakoulututkinto (%) 10,5 18,4 opiskelijoista työttömiä (%) 2,75 5,3 opiskelijoista alle 16 vuotiaita (%) 10,75 17,2 opiskelijoista eläkeläisiä (%) 28,3 33,7 taiteen perusopetuksen opiskelijoiden lukumäärä kurssilaisten lukumäärä kurssilaisista miehiä (%) 20,8 14,9 Suunnittelun ja toiminnan tunnusluvut suunnitellut kurssit, lukumäärä toteutuneet kurssit, % ,7 keskeytetyt kurssit, % 2 perutut kurssit, % 9,4 kurssipalautejärjestelmä käytössä (on/ei) on Osallisuutta kuvaavat tunnusluvut opiskelijoiden määrä (%) alueen väestöstä 22,8 25,7 vapaan sivistystyön tunnit / asukas 1,12 opistolaisyhdistys (on/ei) ei Lähipalvelua kuvaavat tunnusluvut lähipalvelun määrittely tehty, on/ei ei erillistä opetus keskitetty taajamaan / opetus hajautettu hajautettu kurssipaikkojen lukumäärä 91 Säännöllisyys. Tilastot. Mittareiden säätäminen ja arviointi sekä tulosten huomioonotto ja hyödyntäminen.

39 Kansalaisopistojen CAF 39 (48)

40 Kansalaisopistojen CAF 40 (48) 6.2 Opiston asiakkaiden näkemykset opistosta Tunnusluku Palvelukyselyjen tulokset kurssipalautteiden tulokset, keskiarvo 3.33 asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset, keskiarvo 3.34 palvelutoiminnan kyselyjen tulokset, keskiarvo 3,74 projektitoiminnan kyselyjen tulokset, keskiarvo -- Sidosryhmäkyselyjen tulokset asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset, keskiarvo 3.30 tarkastuslautakunnan raportti, sanallinen kuvaus Kevätnäyttelyt ja matineat näytön paikkoja. Innostava ja innovatiivinen opisto

41 Kansalaisopistojen CAF 41 (48) 7 HENKILÖSTÖTULOKSET Arviointialueen kohteena ovat henkilöstön osaamiseen, motivaatioon, työtyytyväisyyteen ja suorituskykyyn liittyvät tulokset. Henkilöstöön katsotaan kuuluvan mm. johto (rehtori, aluerehtorit), päätoimiset opettajat, tuntiopettajat, opistosihteerit ja osastonjohtajat. Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: Strategiat Toiminta- ja taloussuunnitelma Toimintakertomus Henkilöstösuunnitelma Virkasääntö, hallintosääntö Henkilöstötilinpäätös/henkilöstötilastot Työtyytyväisyys- ja ilmapiirikyselyt YT- ja työsuojelutoiminta Tarkastele, millaisia tuloksia organisaatio on saavuttanut pyrkiessään vastaamaan henkilöstön työhön liittyviin tarpeisiin ja odotuksiin 1. Opisto käyttää henkilöstötulosten arvioinnissa määrittelemiään mittareita. 2. Opiston henkilöstön näkemykset opistosta työyhteisönä Tuntiopetustuntien henkilötyövuosien määrän laskeminen: a. Yhteiskunnallisten aineiden, kasvatustieteellisten aineiden, äidinkielen, toisen kotimaisen kielen ja vieraan kielen opettaja sekä matemaattis-luonnontieteellisen aineen opettajan opetusvelvollisuus on 530 tuntia ja muun työn määrä 350 tuntia. Muun työn määrä muutetaan opetustunneiksi jakamalla se 1,5:llä. Jakolaskun tulos lisätään opetusvelvollisuustunteihin jolloin saadaan 763 tuntia. Lasketaan tuntiopetuksen kokonaismäärä yllämainituissa aineryhmissä ja jaetaan 763 tunnilla. Saadaan näiden aineiden henkilötyövuodet. b. Muiden kuin yllämainittujen aineiden opetusvelvollisuus on 580 tuntia ja muun työn määrä 350 tuntia. Muun työn määrä muutetaan opetustunneiksi jakamalla se 1,5:llä. Jakolaskun tulos lisätään opetusvelvollisuustunteihin jolloin saadaan 813 tuntia. Lasketaan tuntiopetuksen kokonaismäärä yllämainituissa aineryhmissä ja jaetaan 813 tunnilla. Saadaan näiden aineiden henkilötyövuodet. Lopuksi lasketaan molemmat saadut henkilötyövuodet yhteen ja lisätään tulos päätoimisen henkilöstön henkilötyövuosiin.

42 Kansalaisopistojen CAF 42 (48) 7.1 Opisto käyttää henkilöstötulosten arvioinnissa määrittelemiään mittareita Tunnusluku Henkilöstön tunnusluvut rehtori, kokoaikainen / osa-aikainen (%) 1 apulaisrehtori / aluerehtori, lukumäärä -- päätoimiset opettajat, lukumäärä 3 tuntiopettajat, lukumäärä 80 hallinto- ja tukipalveluhenkilöstö, lukumäärä 2 henkilötyövuodet yhteensä (katso laskuohje tekstistä) 6 Osaamisen tunnusluvut opettajien pedagoginen pätevyys (%) Osaamisen kehittymisen tunnusluvut koulutusmäärärahojen suuruus, 5000 koulutuspäivien lukumäärä (á 6 tuntia, käytä ylläpitäjän raportointitapaa) päätoimisen henkilöstön OPE.fi 1 taso (lukumäärä) päätoimisen henkilöstön OPE.fi 2 taso (lukumäärä) päätoimisen henkilöstön OPE.fi 3 taso (lukumäärä) koulutusaktiivisuus (sanallinen kuvaus) Opettamisen tunnusluvut hyvä kurssipalaute (asteikolla 1-5) 3 Suorituskykyä kuvaavat tunnusluvut asiakaspalaute (asteikolla 1-5) palkittujen henkilöiden määrä (lukumäärä / sanallinen kuvaus) Osallisuutta kuvaavat tunnusluvut työtyytyväisyyskyselyjen vastausprosentti Tunnusluvut kertovat toiminnan saavutettavuudesta sekä kiinnostavuudesta. Päätoimisten opettajien vaihtuvuusaste on pieni. Kysymyslomakkeiden muokkaaminen tuottamaan sitä tietoa, joka on opiston kehittämisen kannalta olennaista.

43 Kansalaisopistojen CAF 43 (48)

44 Kansalaisopistojen CAF 44 (48) 7.2 Opiston henkilöstön näkemykset opistosta työyhteisönä Tunnusluku Henkilöstökyselyjen tulokset hallinnon ja esimiestyön arvioinnin tulokset, keskiarvo työyhteisön toimivuuden arvioinnin tulokset, keskiarvo työilmapiirin arvioinnin tulokset, keskiarvo työntekijöiden työhyvinvoinnin arvioinnin tulokset, keskiarvo työolojen ja työvälineiden arvioinnin tulokset, keskiarvo Kehityskeskustelut tarvittaessa kerran vuodessa. Yhteispalavereissa puhalletaan yhteen hiileen. Työtyytyväisyyskyselyn käyttöön ottaminen

45 Kansalaisopistojen CAF 45 (48) 8 YHTEISKUNNALLISET TULOKSET Tämän arviointialueen kohteena ovat opiston yhteiskunnalliset tulokset. Arvioitavat tulokset voivat koskea esimerkiksi: Taloudellisia vaikutuksia Sosiaalisia vaikutuksia (esim. vajaakuntoisten työllistäminen ja esteettömyys asiakaspalvelussa) Elämänlaatua koskevia vaikutuksia Ympäristövaikutuksia ja Yhteiskunnan demokraattisen kehityksen tukea Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi: Hyvinvointisuunnitelmat Terveyden ja hyvinvointisuunnitelmat Työllistämisvaikutukset (tunnuslukuja indikaattoreihin) Tarkastele, millaisia vaikutuksia organisaation toiminnalla on ollut seuraaviin yhteiskunnallisiin asioihin: 1. Opiston yhteiskunnallinen vaikuttavuus 2. Opiston sidosryhmien näkemykset opiston yhteiskunnallisesta toiminnasta

46 Kansalaisopistojen CAF 46 (48) 8.1 Opiston yhteiskunnallinen vaikuttavuus Tunnusluku Työllistävä vaikutus henkilötyövuodet vajaakuntoisten työntekijöiden määrä -- Hakeva toiminta, neuvonta ja ohjaus sanallinen kuvaus toiminnasta Koulutuksellisen tasa-arvon edistäminen esteettömyyskartoitus, (on/ei) ei erityisryhmien kurssien määrä 2 opiskelijamäärä Maahanmuuttajakoulutus kurssien määrä -- kotoutumiskoulutuksen valtakunnallisen ei opetussuunnitelman toteuttaminen (kyllä/ei) opiskelijamäärä -- Aliedustetut väestöryhmät miehet opiskelijamääristä (%) 20,7 alhaisen pohjakoulutuksen omaavat opiskelijat (%) työttömät opiskelijat (%) maahanmuuttajaopiskelijat (%) -- opintoseteliopiskelijoiden lukumäärä vapaaopiskelijoiden lukumäärä -- Yhteiskunnallinen opetus kurssien määrä 5 muun toiminnan määrä Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen kurssien määrä 95 terveyden ja hyvinvoinnin ohjelma/suunnitelma (on/ei) ei erikseen kulttuuritapahtumien määrä -- kulttuuritapahtumien osallistujamäärät -- Kestävän kehitys kurssien määrä -- kestävän kehityksen suunnitelma (on/ei) ei myönnetty sertifikaatti (on/ei) ei Turvallisuus turvallisuussuunnitelma (on/ei) ei läheltä piti tilanteiden määrä 0 työtapaturmien lukumäärä 0 riskien kartoitus (tehty / ei tehty) on Hanketoiminta hankkeet 1 sanallinen kuvaus hankkeiden vaikuttavuudesta yms.

47 Kansalaisopistojen CAF 47 (48) Sidosryhmät ovat kiinnostuneita yhteistyöstä opiston kanssa. Näkyvyys ja arvostus kasvaa yhteistyössä. Medianäkyvyys.

48 Kansalaisopistojen CAF 48 (48) 8.2 Opiston sidosryhmien näkemykset opiston yhteiskunnallisesta toiminnasta Tunnusluku Julkisuuskuva sidosryhmäpalaute palkinnot ja huomionosoitukset opiston imagoarviointien tulokset, keskiarvo Medianäkyvyys osallistuminen sosiaaliseen mediaan (kyllä/ei) muu näkyvyys, mikä? kyllä opisto-pal sta Opisto nähdään paikkakunnalla vahvana toimijana kulttuuri- ja taideopintojen tuottajana. Edulliset kurssimaksut, osallistuminen kaikille mahdollista. Monipuolisuus. Enemmän yleisluento-tarjontaa. Aliedustetut ryhmät huomioon. Sitouttaminen.

49 Kansalaisopistojen CAF 49 (48) 9 KESKEISET SUORITUSKYKYTULOKSET Tämän arviointialueen kohteena ovat opiston keskeiset suorituskykytulokset. Näitä ovat esimerkiksi toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen, suorituskykyä kuvaavat tunnuslukutiedot ja laatupalkintokilpailut. Ulkoisia tunnuslukutietoja ovat esimerkiksi opetustunnit / opiskelijat, opetustunnit / kurssilaiset, opiskelijoiden ikäjakauma ja opetuspaikat ja -tilat. Arvioinnin tukena käytettäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi toimintakertomus, tilinpäätös ja itsearviointiraportit. Tarkastele asetettujen tavoitteiden saavuttamista kertovia tuloksia seuraavista näkökulmista: Ulkoiset tulokset: Opiston tuloksellisuus ja vaikuttavuus ovat asetettujen tavoitteiden mukaisia. 4. Sisäiset tulokset: Opiston johtaminen, hallinto ja kehittäminen sekä taloudellinen tulos ja tilinpäätös ovat talous- ja toimintasuunnitelman mukaisia.

50 Kansalaisopistojen CAF 50 (48) 9.1 Ulkoiset tulokset: Opiston tuloksellisuus ja vaikuttavuus ovat asetettujen tavoitteiden mukaisia Tunnusluku Opisto perustehtävän toteutuminen vapaan sivistystyön tuntimäärä vapaan sivistystyön opiskelijamäärä 7681 vapaan sivistystyön kurssilaisten määrä 7681 taiteen perusopetuksen tuntimäärä 2033 taiteen perusopetuksen opiskelijamäärä 215 opiskelijoiden lukumäärä/asukas (%) 22,8 strategisten tavoitteiden saavuttaminen (kyllä/ei) kyllä Palvelutoiminta tuntimäärä 8 opiskelijamäärä 7 Hanke-/projektitoiminta tuntimäärä 0 ulkopuolisen rahoituksen määrä ( ) 0 osallistujamäärät 0 Arviointien tulokset kurssipalautteiden tulos itsearvioinnin tulos auditoinnin tulos

51 Kansalaisopistojen CAF 51 (48) 9.2 Sisäiset tulokset: Opiston johtaminen, hallinto ja kehittäminen sekä taloudellinen tulos ja tilinpäätös ovat talous- ja toimintasuunnitelman mukaisia Tunnusluku Opistokohtaiset kustannustehokkuuden tunnusluvut nettotuntihinta 15,75 (ylläpitäjän/kuntien maksuosuus/tuntimäärä) bruttotuntihinta (kaikki menot /tuntimäärä) kokonaismeno / asukas ( ) kunnan maksuosuus / asukas ( ) Yhteistyövelvoitteen täyttyminen sanallinen kuvaus yhteistyövelvoitteen toteutumisesta alueella toimivien tai valtakunnallisten vapaan sivistystyön oppilaitosten, koulutuksen järjestäjien ja korkeakoulujen kanssa. Tarkastuskertomuksen tulokset sanallinen kuvaus toteutetusta tarkastuksesta (tarkastuslautakunta, työsuojelu, esteettömyyskartoitus jne.) Kehittämishankkeiden tulokset käytetään hankkeen mittareita, lyhyt sanallinen kuvaus Uusien toimintatapojen käyttöönotto sanallinen kuvaus Talousarvion toteutuminen ja taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen toteutunut / ei toteutunut, toteutumisprosentti % Osuudet tuloista valtionosuus % ylläpitäjän/sopimuskuntien maksuosuus % kurssimaksutulot % hankerahoitus % muut tulot %