TARKASTUSLAUTAKUNTA 15 08.02.2017 TARKASTUSLAUTAKUNTA 19 01.03.2017 TARKASTUSLAUTAKUNTA 23 12.04.2017 TARKASTUSLAUTAKUNTA 30 19.04.2017 TARKASTUSLAUTAKUNTA 38 17.05.2017 KAUPUNGINVALTUUSTO 67 29.05.2017 Hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden kilpailuttaminen 328/02.0208.020800/2017 TARK 15 Hankintapäällikkö Leena Räsänen esittelee asiaa tar kas tus lau takun nal le kokouksessa. Liitteenä alustava tarjouspyyntö tilintarkastuspalveluista. Liite 1/3. Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta päättää; merkitään tiedoksi hankintapäällikkö Leena Räsäsen esittely kau pun gin tilintarkastuspalveluiden kilpailuttamisesta, puheenjohtaja tekee esityksen kaupungin ti lin tar kas tus pal ve luiden kilpailuttamisesta kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Merkittiin pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Leena Räsänen esitteli hal lin non ja talouden tarkastuspalvelua koskevan alustavan tar jouspyyn nön, jota muokattiin tarkastuslautakunnan toiveiden mukaisesti. Merkittiin pöytäkirjaan, että järjestetään ennen tarjouspyynnön jul kaisua markkinavuoropuhelutilaisuus, jossa saatuja kommentteja voidaan käyttää hyväksi varsinaisen tarjouspyynnön luomisessa. Merkittiin pöytäkirjaan, että hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut kil pai lu te taan niin, että kaupunginvaltuusto saa asian päätettäväkseen huh ti kuun kokoukseen. Merkittiin pöytäkirjaan, että Saila Salonsaari saapui kokoukseen tämän asian käsittelyn aikana, klo 10.40. TARK 19 Alustava tarjouspyyntö hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista. Liite 1/3
Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta päättää; kilpailuttaa hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut kokouksessa muo ka tun tarjouspyynnön mukaisesti. TARK 23 Tarkastuslautakunta: Hyväksyi esityksen. Raahen kaupungin hankintapalvelut on kilpailuttanut Raahen kaupun gin tarkastuslautakunnan toimeksiannosta kuntalain (410/2015) 122 :n ja tilintarkastuslain (1141/2015) mukaiset hallinnon ja talouden tar kas tus pal ve lut tilikausille 2017-2019. Sopimukseen liittyy li sä han kin ta mah dol li suus tilikausille 2020-2022. Tarjouspyynnössä tarjoaja sitoutettiin suorittamaan tilintarkastuslain mu kai set palvelut samoin ehdoin kaupunkikonsernin tytäryhteisöille se kä hankintayksiköiden hallinnoimille EU (ESR) - projekteille. Kilpailutus suoritettiin avointa menettelyä käyttäen, sähköisellä kil pailu tus jär jes tel mäl lä. Tarjouspyyntö julkaistiin 6.3.2017 HILMA- ilmoituspalvelussa, Tarjous pal ve lu.fi -toimittajaportaalissa sekä Raahen kaupungin in ter net -si vuil la kohdassa "Avoimet tarjouspyynnöt". Tarjoukseen liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 28.3.2017 klo 12.00 mennessä. Kysymykset tuli esittää tarjouspalvelu.fi -toi mit ta japor taa lis ta. Samasta paikasta löytyivät myös kysymyksiin annetut vas tauk set 31.3.2017 klo 15.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi muilla tavoin esi tettyi hin kysymyksiin ei vastattu. Tarjoajan tuli tutustua annettuihin vastauk siin sekä käyttää hyväkseen mahdollisia täsmennettyjä tietoja tar jous ta antaessaan. Tarjousten jättöaika päättyi 7.4.2017 klo 12.00. Tarjouksensa määräaikaan mennessä jättivät BDO Audiator Oy ja TAL VEA Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarjousten jättöajan umpeuduttua hankintapalvelut on suorittanut mää rä ai kaan mennessä saapuneiden tarjousten avaamisen ja laa tinut avauspöytäkirjan sekä suorittanut tarjousten tarjouspyynnön mukai suu den arvioinnin. Yhteenveto tarjouksista esitellään kokouksessa. Valmistelija: hankintapäällikkö Leena Räsänen.
Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta päättää; merkitään tiedoksi hankintapäällikkö Leena Räsäsen esittely hal lin non ja talouden tarkastuspalvelujen kilpailutuksesta ja saa pu neis ta tarjouksista. puheenjohtaja tekee esityksen hallinnon ja talouden tar kas tusyh tei sön valinnasta kokouksessa. Tarkastuslautakunta: merkitsee tiedoksi hankintapäällikkö Leena Räsäsen esittelyn hal lin non ja talouden tarkastuspalvelujen kilpailutuksesta ja saa pu neis ta tarjouksista. merkitsee tiedoksi, että TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy on ilmoittanut vetäytyvänsä tarjouskilpailusta. toteaa, että koska hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen kilpai lu tuk seen on tullut vain yksi tarjous, ei hankintalain edel lyt tämää kilpailua ole syntynyt. päättää keskeyttää hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen kil pai lu tuk sen julkaisematta tulleen tarjouksen hintatietoja. päättää muokata tarjouspyyntöä ja kilpailuttaa uudelleen hal linnon ja talouden tar kas tus pal ve lut. TARK 30 Hankintalain mukaisesti tarjouskilpailun keskeyttäminen ja uudelleen jul kai se mi nen edellyttää, että tarjouspyyntöä muokataan tarpeen mukai ses ti. Valmistelija: hankintapäällikkö Leena Räsänen Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta päättää; kilpailuttaa hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut kokouksessa muo ka tun tarjouspyynnön mukaisesti. Tarkastuslautakunta: Hyväksyttiin. TARK 38 Merkittiin, että hankintapäällikkö Leena Räsänen saapui kokoukseen tämän asian käsittelyn alkaessa. Raahen kaupungin hankintapalvelut on kilpailuttanut Raahen kau-
pun gin tarkastuslautakunnan toimeksiannosta kuntalain (410/2015) 122 :n ja tilintarkastuslain (1141/2015) mukaiset hallinnon ja talouden tar kas tus pal ve lut tilikausille 2017-2019. Sopimukseen liittyy li sä han kin ta mah dol li suus tilikausille 2020-2022. Tarjouspyynnössä tarjoaja sitoutettiin suorittamaan tilintarkastuslain mu kai set palvelut samoin ehdoin kaupunkikonsernin tytäryhteisöille se kä hankintayksiköiden hallinnoimille EU (ESR) - projekteille. Kilpailutus suoritettiin avointa menettelyä käyttäen, sähköisellä kil pailu tus jär jes tel mäl lä. Tarjouspyyntö julkaistiin 25.4.2017 HILMA- ilmoituspalvelussa, Tarjous pal ve lu.fi -toimittajaportaalissa sekä Raahen kaupungin internet -si vuil la kohdassa "Avoimet tarjouspyynnöt". Tarjoukseen liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 4.5.2017 klo 12.00 mennessä. Kysymykset tuli esittää tarjouspalvelu.fi -toi mit ta japor taa lis ta. Samasta paikasta löytyivät myös kysymyksiin annetut vas tauk set 5.5.2017 klo 15.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi muilla tavoin esi tettyi hin kysymyksiin ei vastattu. Tarjoajan tuli tutustua annettuihin vastauk siin sekä käyttää hyväkseen mahdollisia täsmennettyjä tietoja tar jous ta antaessaan. Tarjousten jättöaika päättyy 15.5.2017 klo 12.00. Yhteenveto saapuneista tarjouksista toimitetaan kokoukseen. Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta päättää; puheenjohtaja tekee esityksen hallinnon ja talouden tar kas tusyh tei sön valinnasta kokouksessa. merkitsee tiedoksi hankinta-asiantuntija Maire Ylisirniön esit telyn hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden kilpailutuksesta ja saa pu neis ta tarjouksista. Puheenjohtajan päätösesitys: Tarkastuslautakunta päättää; merkitään tiedoksi, että määräaikaan 15.5.2017 mennessä tarjo uk sen sa jättivät BDO Audiator Oy, Ernst & Young Oy,
KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy ja TALVEA Julkishallinnon Pal ve lut Oy. merkitään tiedoksi, että kaikki määräaikaan mennessä saa puneet tarjoukset täyttivät tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot sekä vä him mäis vaa ti muk set. merkitään tiedoksi, että tarjousten vertailu suoritettiin tar jouspyyn nös sä asetettujen valintaperusteiden ja painoarvojen mukai ses ti niin, että laatuvertailussa huomioitiin kaupungin vastuul li sen JHT/JHTT tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkas tuk ses ta sekä kokemus yli 20 000 asukaan kuntien tar kastuk sis ta. Hintavertailussa huomioitiin Kuntalain mukainen tarkas tus ja arviointityö mukaisen työmäärän vuosikustannus. merkitään tiedoksi, että hankintaan liittyvät asiakirjat (tar jouspyyn tö, tarjoukset ja vertailutaulukko) ovat nähtävänä tar kastus lau ta kun nan ja kaupunginvaltuuston kokouksessa. Asiakirjat tu le vat asianosaisille julkisiksi päätöksenteon jälkeen ja ylei söjul ki sik si vasta hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. esittää kaupunginvaltuustolle, että hallinnon ja talouden tar kastus pal ve lu jen toimittajaksi tilikausille 2017-2019 valitaan ko konais ta lou del li ses ti edullisimman tarjouksen jättänyt TALVEA Jul kis hal lin non Palvelut Oy. esittää kaupunginvaltuustolle, että päätös saatetaan tiedoksi Raa hen kaupungin tytäryhteisöille, jotta tytäryhteisöt voivat Kun ta lain 122 :n mukaisesti valita tilintarkastajaksi kunnan tilin tar kas tus yh tei sön, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tar kas tuk sen järjestämiseen liittyvää syytä. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi puheenjohtajan päätösesityksen. KV 67 Merkitsi, että pöytäkirjanpitäjänä tämän asian kohdalla toimi pu heenjoh ta ja. Hankintaan liittyvät asiakirjat (tarjouspyyntö, tarjoukset ja ver tai lu tauluk ko) ovat nähtävänä kaupunginvaltuuston kokouksessa. Asiakirjat tu le vat asianosaisille julkisiksi päätöksenteon jälkeen ja ylei sö jul ki siksi vasta hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Päätösesitys (tarkastuslautakunta): kaupunginvaltuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen toimittajaksi
ti li kau sil le 2017-2019 kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouk sen jättänyt TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy saattaa päätöksen tiedoksi Raahen kaupungin tytäryhteisöille, jot ta tytäryhteisöt voivat Kuntalain 122 :n mukaisesti valita tilin tar kas ta jak si kunnan tilintarkastusyhteisön, jollei tästä poikkea mi seen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syy tä. Kaupunginvaltuusto: Hyväksyi esityksen. Merkittiin pöytäkirjaan, että hankintapäällikkö Leena Räsänen esitteli asian kaupunginvaltuustolle kokouksessa.