Alle sadan hengen pilkkitapahtumassa vaaran aiheuttaa keväinen oikukas jää ja koskaan ei voi tietää kuinka paljon ihmisiä tulee johonkin yleisötapahtumaan. Mikäli tapahtuma järjestetään tilassa, joka on tarkoitettu rakennusluvan mukaan kokoontumistarkoitukseen ei erillistä pelastussuunnitelmaa tarvita. Mikäli tapahtuma levittäytyy rakennuksen ulkopuolelle tehdään pelastussuunnitelma ja todetaan siinä, että muilta osin noudatetaan kyseisen rakennuksen pelastussuunnitelmaa. Mielikuvitus esiin Poliisin tai pelastuslaitosten nettisivuilta löytyy ohjeita siitä, mitä asioita pelastussuunnitelmaan tulee kirjata. Onnettomuuksien ennaltaehkäisy konkretisoituu ja siihen tarvittavia toimenpiteitä löytyy helpoiten riskikartoituksella. Tapahtuman eri osat pilkotaan toiminnallisiin osiin ja aletaan miettimään, mitä onnettomuuksia niissä voisi sattua. Mitä pomppulinnassa voi sattua, entä poniratsastuksessa tai pulkkamäessä? Mitä voi tapahtua, mitä siitä seuraa, kuinka todennäköistä se on, ja mitä voidaan tehdä estääksemme vahingon syntymisen. Riskikartoituksen pohjalta tehdään toimenpiteet ja kehittämisehdotukset, jotta kuviteltuja onnettomuuksia ei pääsisi tapahtumaan. Helppoa ja yksinkertaista. Koulutus luo pohjan Talkoolaiset ja muu tilapäinen työvoima tapahtumassa tulee kouluttaa toimimaan oikein riittävän ajoissa ennen tapahtumaa. Ihmiset eivät muutu tapahtuman turvallisuushenkilöiksi sillä, että he pukevat huomioliivit päälleen ennen tilaisuuden alkua. Yhteisessä palaverissa jaetaan tarpeelliset kännykkänumerolistat, kerrotaan mihin viedään vanhemmistaan eksyneet lapset, missä on pelastusautojen tuloväylät ja opastuspaikat, jne. On tärkeää miettiä myös sääolosuhteiden muuttumista tapahtuman aikana. Ukkosmyrsky, huippupakkanen, paahtava helle tai raekuuro tuovat helposti ikäviä yllätyksiä. Näissäkin asioissa pitäisi olla kunnon ohjeet koulutuksen yhteydessä etukäteen. Myös yleisölle voidaan antaa ohjeita tapahtuman aikana esimerkiksi kuuluttamalla. Juontajalla tulisi olla valmiit ohjeet eri onnettomuuksia varten. Maastoon tai tapahtumapaikalle kiinnitettävien opasteiden tulee näkyä väkijoukon yli ja niiden tulee olla säänkestäviä. Ameriikan mallia Moni on tuohtunut uudesta laista ja miettinyt ääneen, ollaanko tässä nyt menossa Tapahtuman järjestäjä on aina vastuussa myös alihankkijoista. Amerikan mallin mukaiseen käytäntöön, jossa on varoitettu kissankin kuivaamista mikrouunissa. Ei suinkaan, tapahtuman pelastussuunnitelma toimii mainiona muistilistana ja selkeyttää monella tavalla tapahtumien järjestelytehtäviä. Pelastussuunnitelman myötä ollaan myös yhteydessä viranomaisiin ja näin syntyy hyvä kanava saada lisätietoa ja vaihtaa ajatuksia. Asiasta kannetaan yhdessä vastuuta. Vaikka tapahtumia järjestetään ammattimaisesti on vaara, että tuudittaudutaan helposti valheelliseen turvallisuuden tunteeseen; kaikki on mennyt hyvin pitkän aikaa. Uskotellaan, ettei meille voi mitään sattua. Luota vain itseesi Ollessasi yhteydessä paikkakunnan pelastusviranomaisiin he voivat helposti sanoa: Ei sellaisesta tapahtumasta mitään pelastussuunnitelmaan tarvitse tehdä, kunhan olette muuten tarkkoja, olettehan ennenkin järjestäneet näitä juttuja. Jos tapahtumassasi sattuu jotakin vakavaa, on tapahtuman järjestäjä siitä aina vastuussa. Jokainen meistä haluaa hyvät 41
Avotuli, kaasupullot, pyrotekniset tehosteet, rasvakeittimet ja tulityöt kiinnostavat pelastusviranomaisia. Lainsäädäntöä Jätelaki (1072/1993) Kokoontumislaki (530/1999) Kuluttajansuojalaki (38/1978) Laki kulutustavaroiden ja kuluttajapalvelusten turvallisuudesta (75/2004) Laki järjestyksenvalvojista (533/1999) Meluntorjuntalaki (382/1987) Pelastuslaki 468/2003) Terveydensuojelulaki (763/1994) 37 Tuotevastuulaki (694/1990) Vahingonkorvauslaki (412/2003) Ympäristösuojelulaki (86/2000) yöunet. Tapahtuman järjestäjä vastaa aina myös alihankkijoiden toiminnasta ja opastamisesta. Lapsi putoaa ponin selästä ja halvaantuu. Vahinko pääsi kuitenkin kaikesta huolimatta tapahtumaan! Nyt tekemäsi pelastussuunnitelma muuttuukin turvallisuusasiakirjaksi. Oikeudessa sinun on helppo sen avulla osoittaa, että olitte ottaneet kaiken huomioon jo riskikartoituksessa ja teitä ei voi syyttää huolimattomuudesta tai tahallisuudesta. Kaikki mahdollinen oli tehty ja mietitty etukäteen mitä voitiin. Liitä myös pelastussuunnitelmaan kriisiviestinnän ohjeet. Kaikkien tapahtuman järjestäjien tulee tietää, miten suhtaudutaan ja kuka vastaa median edustajien yhteydenottoihin onnettomuuden jälkeen. Turvallisia messuja ja tapahtumia! Faktaa... Tapahtumaan, jossa on vaaran mahdollisuus tai paljon ihmisiä kokoontuu yhteen, on tehtävä pelastussuunnitelma. Mikäli tapahtumaan osallistuu vain esimerkiksi yhdistyksen jäseniä tai vain työpaikan henkilökuntaa, pelastussuunnitelmaa ei tarvita. Tapahtuman järjestäjä on aina vastuussa koko tapahtumasta. Ilmoitus poliisille ja paikalliselle pelastuslaitokselle on tehtävä vähintään viittä vuorokautta ennen tapahtumaa. Ilmoituksen liitteeksi on laitettava pelastussuunnitelma. Vakuutus on tärkeä, mutta se ei poista näitä velvoitteita ja vakuutusyhtiökin edellyttää lain noudattamista. Tapahtumien tilapäisistä rakenteista kannattaa kysellä kunnan rakennusvalvonnasta. Kunnan terveystarkastaja neuvoo tilapäisistä elintarviketarjoilusta. Tapahtumissa kuormitushuiput tuovat esiin ns. heikot lenkit. Selvitä sähkön, kaasun ja veden pääsulut kiinteistössä. Pyydä hyvissä ajoin paikalliselta pelastuslaitokselta koulutusta tapahtuman turvallisuushenkilöstölle. Huomioi turvallisuus mainonnassa, se on yksi myyntivaltti! Kuntalaiset lähtevät mieluimmin turvalliseen tapahtumaan. Lisätietoa... Kuluttavaviraston ohjeet ohjelmapalveluiden turvallisuuden edistämiseksi 2003 www.kuluttajavirasto.fi Yhdistyksen turvallisuusopas (julkaisu 2004) turvallisia liikuntapalveluita ja yleisötapahtumia, Sirpa Arvonen, SLU, www.slu.fi Paikkakuntasi pelastusviranomaisten ohjeet www.hel.fi pelastuslaitos ohjeita ja yleisötapahtuman turvallisuus- ja pelastussuunnitelma 42
Mainostoimisto, oiva apulainen Kun yritys tekee päätöksen osallistua messuille tai järjestää tapahtuman, kokouksen, konferenssin tai muun tilaisuuden, alkaa melkoinen rumba erilaisten valmisteluiden parissa. Eräs tärkeä osa tätä työtä on viestintä asian tiimoilta ja nyt kuvaan astuu viestinnän ammattilainen, mainostoimisto. Mutta kun on niin paljon muutakin muistamista ja tekemistä ja budjettikin on rajallinen. Niin että onko pakko? On mahdollista, että oman yrityksen markkinointiviestinnän kaikki materiaalit ovat jo etukäteen kunnossa. Silloin ei tietenkään ole pakko, ainakaan paljon. Usealle tulee mieleen sekin, että omassa yrityksessä on ihmisiä, jotka esimerkiksi osaavat käyttää tietokoneita vähintään yhtä laajalti kuin mainostoimistojen väki, joten teetetäänpä heillä nämä hommat. Vaan kannattaako esimerkiksi kriittisestä tuotekehityksestä irrottaa tietokonevelho tekemään vaikkapa messuesitteitä? Se ei ole hänen ominta alaansa ja vaikka osaamista olisikin, hänen varsinaiset työnsä jäävät sillä aikaa tekemättä. Sen voi joka tapauksessa suoralta kädeltä unohtaa, että osaisikohan vaimon siskonpoika, kun se on hyvä piirtämään. Sillä ei vielä pitkälle pötkitä nykymaailmaan markkinointiviestintää tehtäessä. Ei onnaa, niinku. Mainostoimiston olemassaolon oikeutus on täsmälleen sama kuin hyvin monen muunkin yrityksen nykyisin. Asiantuntemus. Erityisosaaminen ja lahjakkuus. Onhan se totta, että mainostoimistoissa on töissä monenlaista väkeä, joilla vielä usein on kummalliset nimet. Ja toiminnassa on myös se hämyinen, salaperäinen osa, jota luovuudeksi kutsutaan. Luovuutta on vaikea mitata ja sen hinnoittelu on vielä vaikeampaa. Semmoinen saattaa ahdistaa tiukkaan bisnekseen tottunutta. Mainostoimiston mies- tai naishenkilö ei ole teillä töissä. Mutta hän on ammattilainen, joka on nähnyt paljon erilaisia yrityksiä sisältäpäin, oppinut liiketoiminnan perustavat lainalaisuudet, jotka koskevat kaikkia yrityksiä alasta riippumatta. Oman henkilökunnan ja mainostoimiston ero on lisäksi toimiston antama ulkopuolinen näkökulma asioihin. Kun insinööri kertoo suunnittelemastaan termospullosta, hän mainitsee, että kaatopainikkeen jousi on titaania ja kestää noin miljoona käyttökertaa väsymättä. Samaan aikaan asiakasta kuitenkin kiinnostaisi enemmän se, osuuko tuosta kannusta kaadettu kahvi kuppiin kunnolla vai eikö osu. Ja sen mainostoimisto huomaa ja tuo osaksi yrityksen viestintää. Siis että osuu. Mainostoimiston manuaali Mainostoimiston kanssa tulee toimeen, kun osaa käyttää semmoista oikein. Ja se vasta onkin helppoa. Ensin kerrotaan niille, mitä halutaan. Sitten annetaan niille aikaa ajatella ja kohta ne tulevat kertomaan, mitä oikeasti pitäisi osata haluta ja mitä se maksaa. Sitten neuvotellaan ja päädytään yhteisymmärrykseen siitä, mitä halutaan ja tehdään. Tässä vaiheessa mainostoimisto vielä kerran toimittaa hinnan sille, mitä on yhdessä päätetty haluta ja tehdä. Sen jälkeen te kerrotte, mitä teette ja myytte ja mitä olette vaikkapa tulevan messun tai tapahtuman tavoitteista päättäneet. Jälleen mainostoimisto haluaa keskustella ja pikkuisen muuttaa vaikkapa asettamaanne tavoitetta. Niille tulee hyvä mieli, kun ne saavat puuttua hiukan asioihin. Mutta niitä kannattaa kuunnella tässäkin, koska ne osaavat kertoa osuuko kahvi kuppiin vai ei ja ovat käyneet näitä keskusteluita ennenkin. Sitten mainostoimisto kyselee, mieluiten paljon. Te vastaatte, ettekä hermostu tyhmistäkään kysymyksistä. Täytyy muistaa, että mainosväen tyhmäkin kysymys vie heitä lähemmäs bisneksenne ymmärtämistä. Joten vastaillaan vaan ihan rauhallisesti ja virnuilematta. Hyvä kahvi ja pikkuisen aikaa tekee hyvää tässä vaiheessa. Sitten mainostoimisto vetäytyy luomaan. He eivät mene vuorille tai luoliin, vaan ihan vain toimistolleen. Sovitun aikavälin päästä heillä sitten on tuotokset näytettävänä. Jos tuotokset ovat surkeita, se kuuluu sanoa ääneen. Vain sillä tavoin saatte heiltä joskus parempia tuotoksia. Kun tuotokset ovat lopulta hyviä ja hyväksytty, on mainostoimisto tehnyt työnsä. Ellei oteta huomioon sitä noin 90% mainostoimistojen ajasta vievää työvaihetta, joka kaikkien tuotosten toteen saattamiseksi on nyt tehtävä. Mutta sehän ei paljoa teille kuulu, kunhan aikataulut pitävät ja hinnat. Mitä siis saatiin? Mainostoimisto tutki teidät, analysoi tilanteen ja tavoitteet ja muotoili teille viestin, ydinviestin. Sen varaan on nyt helppo rakentaa markkinointimateriaalit. Tai helppo ja helppo hirveästi työtähän se vaatii mm. reproilta, kirjapainoilta, messurakentajalta jne. Mutta idea on siinä, että yrityksenne viestinnän kokonaisuus pysyy nyt ns. hanskassa. Kun se kerran on suunniteltu yhtenäiseksi, on erilaisten viestintämateriaalien ja vaikkapa messuosaston tilaaminen eri yhteistyökumppaneilta paljon helpompaa. Tässä symbioosissa, teidän ja mainostoimiston, on kyseessä vain yksi ainoa tavoite, johon kaikki pyrkivät, koska se on kaikkien etu. Teidän onnistumisenne liiketoiminnassa. Siksi ei kannata ahdistua, jos on oltava yhteydessä mainoshenkilöön. Hänellä on kanssanne sama tavoite, oudoista ideoista ja kummallisesta nimestään huolimatta. Juha Näppä Näppä copywriter mediakarhut.com 43
Pohjanmaalla tapahtuu Vaasalainen messuyhtiö Oy Finn-Nolia Ab on toiminut jo vuodesta 1987 lähtien. Nimi liittyy ruotsalaiseen messuyhtiöön ja perustajaosakkaaseen Noliaan, joka toimii Uumajassa, Piteåssa ja Sundsvallissa. Nolian toimesta järjestetään mm. joka vuosi Pohjoismaiden suurin messutapahtuma, Stora Nolia. Yrityksen muut omistajatahot ovat Vaasan kaupunki, Pohjanmaan kauppakamari, Mustasaaren kunta, Pietarsaaren kaupunki, Kokkolan kaupunki sekä Osuuskunta Viexpo. Finn-Nolia on aktiivinen messujärjestäjä Vaasa-Pietarsaari-Kokkola akselilla järjestäen säännöllisesti messutapahtumia näissä kaupungeissa. Finn-Nolian tavoitteena on olla alueellisesti vahva messuyhtiö, joka on luotettava, palveleva ja kehittyvä. Toiminta-ajatuksena on tarjota laadukkaita messutapahtumia ajankohtaisista aiheista elinkeinoelämän ja kaupan tueksi yrityksille, organisaatioille ja kävijöille. Yhtiö järjestää sekä alueellisia että valtakunnallisia messuja yrityksille ja suurelle yleisölle tavoitteena tuoda aluetta ja yrityksiä tunnetuiksi sekä tuottaa onnistuneita tapahtumia. Vilkasta messutoimintaa Vuonna 2006 Finn-Nolian ohjelmassa on viisi messutapahtumaa. Maaliskuussa järjestetään seitsemättä kertaa suosittu Waasan Sijoitus -tapahtuma, joka on säästämisen ja sijoittamisen ammattitapahtuma sekä alan ammattilaisille että kaikille aiheesta kiinnostuneille. Rakentamisen ammattitapahtuma Elviira rakennusmessut Keski-Pohjanmaalla on kasvanut tärkeäksi kohtauspaikaksi. Messut järjestetään maaliskuussa. Jokavuotinen, huhtikuussa järjestettävä messutapahtuma Pohjanmaan Suurmessut & Piha ja Puutarha on suuri messutapahtuma, johon tutustuu vuosittain lähes 20 000 kävijää. Syksyllä 2006 Finn-Nolia järjestää kaksi messutapahtumaa. Suuren suosion saavuttanut Know how koulutus- ja työelämämessut järjestetään ensi vuonna kolmatta kertaa. Tavoitteena on kasvattaa tapahtuma alueen suu- rimmaksi alan tapahtumaksi, jossa tarjotaan nuorille ja aiheesta kiinnostuneille tietoa koulutusvaihtoehdoista, eri ammattialoista ja työelämästä. Perinteikkäät koko perheen Kauppiasmessut Pietarsaaressa kerää yhteen reilusti toistasataa näytteilleasettajaa ja yli 10 000 kävijää joulun kynnyksellä. Finn-Nolian messuohjelmaan kuuluvat myös valtakunnalliset Rakennusmessut. Finn-Nolia järjestää suurimman osa messutapahtumistaan Botniahallissa, joka sijaitsee Vaasan kupeessa, Mustasaaren kunnassa. Suomen suurimpana urheilu- ja monitoimihallina Botniahalli tarjoaa 16 000 neliömetriä asianmukaista näyttelytilaa. Ohjelma-alueet, oheistoiminnot ja näyttelyosastot sijoittuvat luontevasti halliin. Myös ravintolapalveluita ja pysäköintialueita on kehitetty messuvieraiden tarpeita ajatellen. Messujärjestäjien Unioni kokoaa voimat Finn-Nolia on jäsenenä Messujärjestäjien Unionissa. Messujärjestäjien Unioni Ry perustettiin 1996 edistämään alan yleisiä toimintaedellytyksiä ja tehostamaan messuyhtiöiden keskinäistä yhteistoimintaa. Unionin jäsenten kävijä- ja näytteilleasettajaluvut tarkastaa Levikintarkastus Oy, jolloin noudatetaan yhteistä kävijä- ja näytteilleasettajien laskentatapaa. Unioni on tänä syksynä toteuttanut laajan valtakunnallisen markkinointikampanjan, jossa korostetaan messujen ainutlaatuisuutta kontaktien ja vuorovaikutusten foorumina. Messuilla asiakas kohdataan kasvokkain Messut on tehokas markkinointiväline. Se ei ole irrallinen tapahtuma, vaan osa yrityksen markkinointiviestintää. Messujen vahvuutena on suora vuorovaikutus tuotteita tai palveluja tarjoavan yrityksen ja niitä tarvitsevien, omasta halustaan paikalle tulleiden asiakkaiden välillä. Messuilla yrityksellä on mahdollisuus luoda suuri joukko laadukkaita asiakaskontakteja kustannustehokkaammin kuin perinteisellä myyntityöllä. Messuosastolla tutustaan tuotteisiin konkreettisesti; niitä tutkitaan, kokeillaan, kosketellaan, maistellaan ja jopa haistellaan. Täten suora kontakti asiakkaaseen syntyy mutkattomasti. Messut menestyvät, koska ihmiset viihtyvät messuilla. 44
Marrow Oy on messuihin, yritys- ja urheilutapahtumiin sekä muihin promootioihin liittyviä myynninedistämis- ja markkinointituotteita valtakunnallisesti markkinoiva yritys. Suorilla yhteyksillä alan valmistajiin ja maahantuojiin, turvaamme laadukkaiden tuotteiden lisäksi kilpailukykyisen hintatason. MARKETING EQUIPMENT Kattavasta valikoimastamme löydät markkinointivälineet kaikkiin yrityksenne tapahtumiin. INDOOR www.marrow.fi OUTDOOR - messuosastot - seinäkkeet - kuvatelineet - esittelytiskit - konsulenttipöydät - esitetelineet - mainosmatot - mainoskankaat... Tutustu suomen laajimpaan markkinointivälinevalikoimaan internet sivuillamme www.marrow.fi - teltat - lippubannerit - vaakabannerit - banneriständit - banderollit - suurkuvatulosteet - ilmatäytteiset mainokset... today tomorrow marrow marketing equipment MARROW OY PUH: (09) 8561 9730 WAVULININTIE 1 A FAX: (09) 8561 9731 00210 HELSINKI INTERNET: WWW.MARROW.FI 45
Tuhat kontaktia viidessä päivässä Marraskuu 2005. Vientijohtaja Virtanen nostaa jalat pöydälle Shanghain lentokentän loungessa. Takana on onnistunut kahden viikon neuvottelumatka, edessä lento kotiin, illalla sauna ja olut. Sähköpostilaatikossa on 327 viestiä, yksi osuu kuitenkin silmään. ITU Telecom 2006 nearly sold out. 46
Tuhat kontaktia viidessä päivässä Virtanen heittää takin pois. Hikoiluttaa. Hong Kongin Telecom on alan tärkein tapahtuma. Sinne on ihan pakko päästä mukaan. Puhelu vientipäällikölle menee vastaajaan. Virtanen tässä hei. Voisitko heti aamulla soittaa Entre Marketingiin ja kysyä voisivatko he järjestää meidän osallistumisen Hong Kongin Telecomiin. Sovin palattuani tarkemmin kaikesta. Ajoissa liikkeelle, Virtanen! Kansainvälisen messuosallistumisen organisointi on pitkäjänteistä ja aikaa vievää työtä. Se vaatii projektin toteuttajalta pitkäaikaista sitoutumista projektiin sekä kykyä myös taloudellisiin sitoumuksiin. Suosituimpien kansainvälisten tapahtumien tilavaraukset täytyy tehdä ajoissa, joskus jopa kahdesta kolmeen vuotta ennen tapahtumaa. Entre Marketingilla on pitkät ja hyvät suhteet messujärjestäjiin, mikä takaa hyvät asemat osastojen sijaintia neuvoteltaessa. Yhteyttä kannattaa ottaa ajoissa, jotta tila saadaan oikeasta hallista mahdollisimman hyvältä paikalta. Helppo ratkaisu Palattuaan Virtanen ottaa yhteyttä tuttuun projektipäällikköön Entre Marketingissa ja käy läpi yrityksensä messuosallistumiseen liittyvät tavoitteet. Tapahtumaosallistumisen suunnitelmat ja aikataulut kerrataan. Virtanen huokaa helpotuksesta, ettei messujärjestelyjä tarvitse hoitaa itse. Entre Marketing tekee tapahtumaosallistumisesta helpon. Entre Marketingissa toteutetaan yli sata messuprojektia vuosittain. Projektipäälliköillä on kokemusta suurten ja pienten projektien johtamisesta, kyky pitää käsissä kaikki ne tuhat lankaa samanaikaisesti. Asiakkaan puolesta hoidetaan neuvottelut ja yhteydet niin messujärjestäjien kuin rakentajien ja muidenkin alihankkijoiden kanssa.... jatkuu seuraavalla sivulla 47
Tuhat kontaktia viidessä päivässä Kontakteja ja tunnettuutta Virtasella on Hong Kongin messuosallistumiselle kovat tavoitteet. Kontakteja pitäisi saada tuplamäärä edelliskertaan verrattuna eli tuhat. Yrityksen tunnettuutta markkinoilla pitää kasvattaa. Aikaa on viisi päivää. Messuosaston pitää pystyä houkuttelemaan paikalle myös henkilöitä, joita ei etukäteen ole osattu kutsua. Entre Marketingin suunnittelijat piirtävät messuosaston asiakasyrityksen brändin ja arvojen mukaan. Lähtökohtana on asiakkaan tapahtumaosallistumiselle asettamat tavoitteet. Innovatiivisia vaihtoehtoja Entre Marketingissa etsitään koko ajan uuden teknologian tuomia, innovatiivisia ratkaisuja messuosallistumiseen. Pyrkimyksenä on löytää sopiva ja tehokas ratkaisu niin suurten kuin pientenkin yritysten messuesiintymisiin. Laaja rakentajaverkosto takaa sen, että imagolle ja lompakolle sopiva rakentaja löytyy, oli tapahtuma sitten Kiinassa tai Ruotsissa. Entre Marketing Oy perustettu vuonna 2001 liikevaihto 17 milj. euroa vuonna 2004 130 tapahtumaa 30 maassa (2004) yli 2 000 yritystä käyttänyt palveluja www.entre.fi Viikon päästä Virtanen on taas matkoilla. Hän on tyytyväinen, että tapahtumaosallistuminen järjestyy tutun ja kokeneen kumppanin kanssa. Entre Marketing on Suomen suurin ja kokenein kansainvälisten messuosallistumisten järjestäjä. Yrityksen palveluihin kuuluvat messu- ja näyttelyosallistumisten lisäksi viestintäkampanjat, vientijulkaisut sekä erilaiset markkinointitapahtumat. 48
Kuvat: Suomen Messut/Markku Ojala Tapahtuman järjestäminen vaatii taitoa Tarja Sanila Ihmiset kokoontuvat mielellään yhteen. Tätä tosiseikkaa soveltaen kannattaa siis tarjota mahdollisuus kokoontua ja kokea elämyksiä yhdessä. Erilaiset tapahtumat, konsertit, näyttelyt, seminaarit ja messut täyttävät asiakkaiden tarpeen saada tietoa, kokemuksia tai viihdettä. Monesti luullaan, että korkeatasoinen ohjelma on tapahtuman onnistumisen ainoa tae. Ammattimaiset tapahtumajärjestäjät tietävät kuitenkin, että kokonaisuus syntyy monen tekijän summana ja ohjelma on vain jäävuoren huippu. Tavoitteena mieleenpainuva tapahtuma Kannattaa panostaa tapahtuman huolelliseen kokonaissuunnitteluun. Tämä pätee erityisesti, kun tarkoituksena on toteuttaa tapahtuma vielä uudelleenkin. Kertaluonteinen tilaisuus hoituu helpommin. Ammattilaiset suosittelevat rakentamaan tapahtumalle selkeän teeman ja käyttämään sitä hyväksi markkinoinnissa, sisällössä ja toteutuksessa tavalla, joka jää elämyksenä asiakkaan mieleen. Taloudelliset reunaehdot ovat monessa tapauksessa seikka, josta suunnittelu lähtee liikkeelle. Tapahtumaan on suhtauduttava kuin mihin tahansa tuotteeseen: määritellään liikeidea, kohderyhmä, tarkastellaan tuotteen tavoitteet ja realistiset mahdollisuudet. Kilpailu tapahtumamarkkinoilla on tänä päivänä kovaa ja osin häikäilemätöntäkin. Järjestäjän resurssit ja organisointikyky ovat kovilla, sillä tapahtumapalapeli on haastava koottava. Onnistumisen edellytyksenä on vastuiden jakaminen ja se, että tieto kulkee ja jokainen hoitaa tehtävänsä. Vaikka taloudelliset realiteetit rajoittavat monessa tapauksessa suunnittelua, tapahtuman turvallisuudesta täytyy pystyä aina huolehtimaan. Vastuut ja juridiikka Periaatteessa kuka tahansa saa ryhtyä järjestämään tapahtumia. Yksityishenkilönä yleisötilaisuuksien järjestämiseen ei kuitenkaan ole suositeltavaa ryhtyä, sillä toiminnan tulot verotetaan tällöin henkilökohtaisena tulona, kulujen vähennysoikeus on rajattu ja henkilö kantaa vastuun kaikista tapahtuman yhteydessä tehdyistä sopimuksista, kuten myös mahdollisista vahingoista. Suomessa tapahtumia järjestävät tavallisimmin joko yhdistykset tai yhtiöt. Yhdistyksen säännöissä täytyy olla maininta 49
Tapahtuman järjestäminen vaatii taitoa tapahtumien järjestämisestä elinkeino- tai ansiotoimintana, varsinkin jos voidaan olettaa, että tapahtumien järjestäminen ei muuten liity välittömästi yhdistyksen tarkoitukseen. Tämä ei tosin koske tapahtumia, joiden taloudellinen merkitys on vähäarvoinen. Yhdistyksen verotuksen kannalta on paras ratkaisu, jos tapahtumien järjestäminen on selkeästi osoitettavissa toimintaa varten suoritettavaksi varainhankinnaksi. Mikäli tapahtuman järjestämisen motiivit ovat ensisijaisesti taloudelliset ja riskit ovat suuret, yhtiömuotoinen toteutus on paras vaihtoehto. Tapahtuman järjestämiseen liittyvät riskit on syytä määritellä tarkasti etukäteen. Riskienhallinta on ammattilaisen työtä ja edellyttää laajaa tietämystä, asianmukaisen vakuutusturvan hankkiminen on järjestäjän vastuulla. On huomattava, että työsuhteessa olevien henkilöiden vakuutusturva hoituu lakisääteisesti, mutta talkooväen vakuutusturvasta ei ole säädöksiä. Talkootyössä piilee kuitenkin vakava riski, joten vakuutuksista on syytä huolehtia. Vastuuvakuutus on hyödyllinen tuttavuus tapahtumajärjestäjälle, samoin kannattaa tutustua keskeytysvakuutuksen ja oikeusturvavakuutuksen ominaisuuksiin. Tapahtumajärjestäjän kannattaa nimetä yksi henkilö organisaatiostaan hoitamaan riskienhallintaa ja vakuuttamista. Yleisötapahtuman järjestäminen edellyttää useita erilaisia lupia. Esimerkkinä huvilupa tai ilmoitus poliisipiiriin, ohjelmailmoitus ja musiikinesityslupa Teostolta ja Gramexilta, lupa tilapäisiä liikennejärjestelyitä varten tai vaikkapa ilmoitus erityisen häiritsevää melua aiheuttavista tilapäisistä toiminnoista. Alkoholin anniskelu on aina luvanvaraista ja lupa myönnetään erityisistä syistä. Lupaa myönnettäessä arvioidaan tilaisuuden luonne, paikan sopivuus, anniskelujärjestelyt sekä paikkakunnan muiden palveluiden mahdollisuudet hoitaa tilaisuuden anniskelu. Anniskelualue on rajattava selkeästi ja sen valvonta on järjestettävä asianmukaisesti. Turvallisuus on ykkösasia Tapahtumapaikan turvallisuussuunnittelussa korostuu kaksi asiaa: vapaa liikkuvuus ja nopean poistumisen mahdollisuus. Kaikkien rakenteiden sijoittelussa pitää toimia niin, että yleisö ei joudu sumppuun ja mahdollisen hätätilanteen sattuessa ihmiset pääsevät turvaan. Kulunohjauksen lisäksi tärkeitä tekijöitä ovat muun muassa paloturvallisuus, rakenteiden kestävyys, ilmanvaihdon järjestäminen, valaistuksen riittävyys, ensiaputoiminta sekä järjestyksenvalvonta. Kannattaa muistaa, että yleisötilaisuuksia ei saa järjestää tiloissa, joilta puuttuu lupa toimia kokoontumishuoneistona. Lupaa voi hakea rakennuslautakunnalta. Kiinteän rakennuksen asemesta tapahtumapaikkana voi käyttää väliaikaista rakennelmaa, esimerkiksi telttaa. Tapahtuma-alue pitää rajata, jos tilaisuus on maksullinen. Aitaamisessa pitää huomioida turvallisuustekijät ja kulunohjaus. Lipunmyynnin järjestäminen sujuvaksi on tärkeää, lippujen ennakkomyyntimahdollisuus kannattaa järjestää lippujonojen lyhentämiseksi. Liikenneja pysäköintiongelmat ovat monessa tapahtumassa pullonkaula. Tapahtumajärjestäjän kannalta tärkeintä on turvata huoltoliikenne ja mahdollisten hälytysajoneuvojen esteetön liikkuminen, mutta tietysti myös asiakkaiden vaivaton kulku pitäisi pystyä järjestämään. Selkeä opastus ja esimerkiksi alueellisesti porrastettu pysäköinnin hinnoittelu ovat yleisiä keinoja liikennesuunnittelussa, myös erilaisia keskitettyjä kuljetuspalveluja voi harkita. Tieliikenneasetuksessa on määritelty tilapäisten liikennejärjestelyjen keinot ja tarvittavat luvat. Ohjelma on oma taiteenlajinsa Esiintyjistä koituvat kustannukset ovat tapahtumasta riippuen jopa 70 % kokonaismenoista. Ohjelma ja esiintyjät leimaavat koko tapahtumaa, joten kokonaisuuden hiominen on tarkkaa työtä. Esiintymisen lisäksi ohjelmansuorittajilla on myös markkinoinnillinen rooli. Sopimuksessa on syytä määritellä tarkasti, mitä kummankin osapuolen vastuu merkitsee. Jos tapahtumajärjestäjä on kokematon, on turvallisinta luottaa ohjelmatoimiston ammattitaitoon. Juontajan merkitys ohjelman kuljettajana on suuri, hyvä ohjelmaisäntä tai -emäntä pitää yleisön lämpimänä esitysten välillä, esittelee seuraavan esiintyjän ja parhaimmillaan hän on yksi ohjelmanumeroista. Ammattitaitoinen juontaja on hyvä investointi. Tilaisuuden luonteesta riippumatta sen lopetukseen kannattaa piilottaa jonkinlainen huippukohta tai yllätys, jotta pois lähtevälle yleisölle jää vahva muistijälki onnistuneesta kokonaisuudesta. Paljon käytettyjä keinoja ovat muun muassa erilaiset ilotulitukset, mutta mielikuvituksen käyttö on toki suositeltavaa. > > > 50
messut Puitteet kunnossa Vaikka sääolosuhteiden kaltaiset force majeure -tyyppiset hankaluudet jätetään laskuista, tapahtumapaikan puitteiden järjestäminen on silti oma haasteensa. Suositeltavaa on kääntyä asiantuntijoiden puoleen, jos oma osaaminen ei tunnu riittävän. Ohjelman onnistumisen kannalta äänentoisto ja valaistus sekä sähkövirran riittävyys ovat ensisijaisen tärkeitä tekijöitä. Tapahtuman muun sujumisen kannalta puolestaan yleisön sijoittuminen ja kulku sekä heidän tarvitsemansa palvelut nousevat ratkaisevaan asemaan. Esimerkiksi tarjoilupisteiden ja vessojen määrä ja sijoittuminen saattavat ratkaista koko tilaisuuden sujumisen. Ihmiset ovat kiukkuisia, jos aika menee jonottamiseen. Tapahtuman tuoton kannalta ruoka- ja juomatarjoiluilla on usein keskeinen asema. Mikäli järjestäjälle ei ole itsellään kokemusta asiasta, urakka kannattaa luovuttaa ulkopuolisen hoidettavaksi. Korvaus voidaan sopia kiinteäksi tai tuotto-osuuteen perustuvaksi. Ruoka- ja juomatarjoilun järjestäjä kantaa tappion riskin, vastaa veroista sekä siitä, että toiminta on asian- ja lainmukaista esimerkiksi terveysviranomaisiin nähden. Sosiaali- ja terveysministeriö on laatinut tarkat ohjeet yleisötilaisuuksien jätehuollosta ja vessoista. Ohjeiden mukaan tilaisuudessa on oltava riittävä määrä käymälöitä sekä miehille että naisille. Vessojen määrä riippuu odotetusta kävijämäärästä, esimerkiksi tuhannen henkilön tilaisuudessa pitää olla vähintään kuusi vessaa naisille, viisi miehille ja yksi liikuntaesteisille. Vessojen määrää on lisättävä, mikäli tilaisuus kestää yli viisi tuntia tai siellä anniskellaan alkoholia. Osan miesten vessoista voi korvata pisuaareilla. Taloudelliset riskit ja mahdollisuudet Tapahtuman talous perustuu yleensä budjettiin, jonka laatimisessa on huomioitu kaikki siitä koituvat kustannukset. Tulopuolelle voidaan etsiä täytettä esimerkiksi erilaisin apuraha- ja tukihakemuksin ja sponsorisopimuksin, lisäksi tapahtuman yhteyteen voidaan myydä esittely- ja myyntipaikkoja ulkopuolisille yrittäjille. Liiketoimintana tapahtumien järjestäminen on melko epävarma ansaintatapa ja edellyttää yleensä jatkuvuutta. Tämä puolestaan aiheuttaa etenkin ensimmäisellä toteutuskerralla lisäkustannuksia, koska tietyt markkinointiin ja talouteen liittyvät valmistelut kannattaa tehdä kerralla useammaksi vuodeksi. Suomessa on vain harvoja sellaisia suurtapahtumia, jotka tuottavat järjestäjälleen voittoa. Yleensä nämä ovat pitkän kokemuksen omaavien ammattilaisten järjestämiä ja toistuvat vuodesta toiseen perusperiaatteeltaan melko samanlaisina. Pienemmän mittakaavan tapahtumat puolestaan vaativat tulokseensa nähden suhteessa paljon enemmän työtä. Jos liikeidea ja toimintakonsepti ovat alusta saakka hallussa, voi pienestä tapahtumasta kasvaa nopeasti kannattava ja toimiva. Harvat esimerkiksi uskoivat kuusi vuotta sitten juhannuksena, että Raumanmeren Juhannusfestivaali tulee onnistumaan, ensimmäisellä kerralla asiakkaita kävi joitakin tuhansia. Viime juhannuksena tapahtumaan myytiin noin 100.000 pääsylippua. 51
Torilla kauppa käy ja markkinoilla menestytään - esittelyssä tori- ja markkinakaupan palvelukeskus Markkinaperinteen tuki ry tekee yhteistyötä useiden kymmenien merkittävien suomalaisten tapahtumajärjestäjien kanssa auttaen ammattitaidollaan niin käytännön järjestelyissä kuin kehitystyössäkin. Kuvassa Kotkan Meripäivien tunnelmia viime kesältä. Tori- ja markkinakauppa on maamme vanhin kaupankäynnin muoto, joka on kerta toisensa jälkeen pystynyt yllättämään epäilijät hämmästyttävällä muuntautumiskyvyllään mukautumalla kulloisiinkin olosuhteisiin ja vastaamaan ihmisten tarpeisiin muuttuneissa olosuhteissa. Nykyisin alan yrittäjät, ammattilaiset ja osa-aikaiset kauppiaat, voivat nauttia järjestäytyneestä, ammattimaisesta ja tasapuolisesta tapahtumien järjestämisestä, joka on saavutettu alan toimijoiden järjestäydyttyä 1990- luvulla. Tämä merkitsee myös torien ja markkinoiden asiakkaille turvallisia, hyvin järjestettyjä tapahtumia, joissa voi käydä perinteiseen tapaan kauppaa ihmisten parissa. 1800-luvulla maakauppa vapautettiin ja sen myötä syntyneiden kiinteiden kauppaliikkeiden vuoksi markkinat menettivät nopeasti merkitystään kauppapaikkoina. Samaan aikaan kuitenkin torit kasvattivat merkitystään ja niistä tuli muutamassa kymmenessä vuodessa monien paikkakuntien ruokahuollon keskuksia.1960- luvulla alkanut kaupankäynnin keskittyminen isoihin marketteihin ja kauppakeskuksiin on sittemmin heikentänyt perinteistä torikauppaa aina näihin aikoihin saakka. Yhtä aikaa tämän kehityksen kanssa on kuitenkin tapahtunut markkinoiden ja erilaisten tapahtumien uusi tuleminen. Suomea voidaankin nykyään pitää tapahtumien luvattuna maana, jossa järjestetään vuosittain lähes 1500 tapahtumaa, joissa kaupankäynnillä on merkittävä osa. Tori- ja markkinakaupan menestyksen salaisuus on sen ihmisläheisyydessä. Vaikka tekniikka on kehittynyt valtavasti ja ympäristö muuttuu koko ajan, ihminen yhä nauttii tori- ja markkinakaupan tarjoamasta mahdollisuudesta sosiaaliseen yhteydenpitoon. Tori- ja markkinakauppa onkin enemmän kuin vain tapa käydä kauppaa, se on parhaimmillaan elämäntapa. Suomalainen tori- ja markkinakauppa on saanut viime vuosina aivan uutta puhtia kaikkien alalla toimivien tahojen yhteistyöllä. 1990-luvun puolessa välissä yhteistyö synnytti koko alan valtakunnalliseksi edunvalvontajärjestöksi Tori- ja markkinakaupan keskusjärjestön, jossa ovat jäseninä niin torien ylläpitäjät, tärkeimmät kauppiasjärjestöt kuin tapahtumajärjestäjätkin 52
Torilla kauppa käy ja markkinoilla menestytään Tori-ja markkinakaupan palvelukeskus palvelee koko suomalaista tapahtumaelinkeinoa yhden luukun periaatteella. Kuvassa markkinointisihteeri Tarja Helin. Osa-aikaisuus on päivän sana Kaiken kaikkiaan tori- ja markkinakauppiaat ovat erittäin epähomogeeninen ryhmä. Mukana on sukankutojamummoista isoihin, jopa kymmenien miljoonien liikevaihtoa pyörittäviin yrityksiin. Oikeastaan ainoa kauppiaita yhdistävä tekijä on kaupankäynnin muoto. Isosta massasta on kuitenkin erotettavissa seuraavat pääryhmät: ammattimaiset markkinakauppiaat, ammattimaiset torikauppiaat ja osa-aikaiset kauppiaat. Ammattimaisia ympärivuotisesti kiertäviä markkinakauppiaita on tällä hetkellä noin 600. Vastaavasti ammattimaisia torikauppiaita on noin 1200. Edellä mainittujen ryhmien kauppiasmäärä ei ole muuttunut kovinkaan paljoa viimeisten vuosien aikana. Sitä vastoin osa-aikaisten kauppiaiden määrä on kasvanut valtavasti. Karkea arvio tämän hetken tilanteesta on noin 12.000-15.000 osa-aikaista kauppiasta. Osa-aikaisiin kauppiaisiin kuuluu mm. sesonkikauppiaita, jotka toimivat vaikkapa pelkän kesäsesongin ajan. Joukossa on paljon myös kiinteän liikkeen harjoittajia, jotka täydentävät toimeentuloaan kiertämällä sopivia hyviksi tiedettyjä tapahtumia. Todella paljon on myös maatalouden liitännäiselinkeinojen harjoittajia, kuten jatkojalostajia ja luomutuottajia. Myös käsityöläiset ovat löytäneet torit ja markkinat kauppapaikakseen. Työtilaisuuksia tälle mittavalle joukolle tarjoavat maamme n. 400 kauppatoria ja vuosittain järjestettävät n. 800 markkinat sekä n. 700 messut ja festit. Markkinat, messut ja festit Viimeisten kymmenen vuoden aikana tapahtumat ovat muuttaneet melkoisesti ilmettään. Tällä hetkellä tapahtumamarkkinointi on suosittua ja isotkin yritykset haluavat olla mukana heidän imagolleen sopivissa tapahtumissa. Niinpä nykyään yhä useammassa tapahtumassa on olennaisena osana markkinatori tai basaarikatu, joka yleensä teemoitetaan erilaisiksi toiminnallisiksi alueiksi. Muodissa ovat mm. erilaiset kala-, valkosipuli-, käsityöläis- ja maalaismarkkinat. Nykyisin yleismarkkinoita ovat usein eri paikkakuntien kesätapahtumat ja monet ns. vanhat kaupunkien ja kuntien järjestämät markkinat. Messut puolestaan ovat muuttuneet yhä enemmän kauppatapahtumiksi. Parikymmentä vuotta sitten messuilla ei edes saanut myydä. Nykyään yhä useampi kauppias kiertää messuja kauppatapahtumina siinä missä markkinoitakin. Luonnollisesti ammattimessut ovat luku sinänsä. Festit ovat viime aikoina kasvattaneen voimakkaasti suosiotaan. Festeillä on yleensä joku muu alkuperäisidea, esim. musiikkifestivaali tai urheilutapahtuma. Festeillä kulttuuri ja kaupankäynti yhdistyvät saumattomalla tavalla yleisöä viihdyttäväksi kokonaisuudeksi. Torien uusi tuleminen Viimeiset vuodet maamme torikauppa on polkenut lähes paikoillaan. Useimmat torit ovat eläneet kunnolla vain kesäsesongin ajan, ja todella toimivia maamme noin 400 kauppatorista on vain muutamia kymmeniä. Tämä on huomattu myös alan sisällä, ja nyt Tori- ja markkinakaupan keskusjärjestöllä onkin käynnistynyt valtakunnallinen torienkehittämisprojekti, jossa pyritään vilkastuttamaan maamme torikauppaa alueellisten torikiertojen pohjalta. Tässä keskieurooppalaisessa mallissa saman alueen toreille määritellään kullekin oma nimikkotoripäivänsä, joka toistuu viikoittain. Tällöin niin kauppiaat kun asiakkaatkin oppivat luottamaan siihen, että esim. torstai on toripäivä meidän torillamme ja että tällöin sinne kannattaa mennä. Alueellisuuteen kannustavat myös ko- 53
Torilla kauppa käy ja markkinoilla menestytään Käsityöläisiä Helsingin kauppatorilla. Käsityöläisten osuus myyjistä on ollut jatkuvassa kasvussa. Aito ja alkuperäinen kiinnostaa taas. Ihmisvilinää Turun perinteisillä Maalaismarkkinoilla. Maalaismarkkinoilla on aina etusija itsetehdyillä tai kasvatetuilla tuotteilla. honneet kuljetuskustannukset ja asiakkaiden odotukset läheisyysperiaatteella tuotetuista tuotteista. Yhteistyö menestystekijänä - TMK Suomalainen tori- ja markkinakauppa on saanut viime vuosina aivan uutta puhtia kaikkien alalla toimivien tahojen yhteistyöllä. 1990-luvun puolessa välissä yhteistyö synnytti koko alan valtakunnalliseksi edunvalvontajärjestöksi Tori- ja markkinakaupan keskusjärjestön, jossa ovat jäseninä niin torien ylläpitäjät, tärkeimmät kauppiasjärjestöt kuin tapahtumajärjestäjätkin. Yhteistyön parhaana saavutuksena voidaan hyvällä syyllä pitää valtakunnallista Tori- ja markkinakaupan palvelukeskusta, joka toimii koko alan hermokeskuksena. Palvelukeskuksen kautta pidetään yhteyttä niin viranomaisiin kuin kaikkiin alalla toimiviin tahoihin. Se on ainut organisaatio, joka kerää keskitetysti tietoa kaikista maamme toreista, markkinoista, messuista ja festeistä. Tietoja julkaistaan myös monin eri tavoin. Alan ammattilehti Markkinaviesti on ehkä tärkein tietolähde useimmille alalla työskenteleville, mutta myös perinteinen ammattikalenteri, Suomen tapahtumakalenteri, on pitänyt pintansa. Suomalaisen tapahtumaelinkeinon omat kotisivut www.markkina.net eli markkinanetti lisää jatkuvasti suosiotaan. Markkinanetin sähköinen tapahtumakalenteri ja laaja linkkilista alan eri toimijoihin kokoaa tuhansia kävijöitä joka viikko. Lisäksi tarjolla on erilaisia oppaita ja historiikkeja laidasta laitaan. Tori- ja markkinakaupan palvelukeskus huolehtii myös alan ammattikoulutuksen ja kurssituksen järjestämisestä, alan arkistojen hoidosta, alan ulkomaanyhteyksistä ja on mukana monenlaisten tapahtumien käytännön järjestelyissä. TMK:n toiminnanjohtaja Ari Kallas korostaa, että tärkeää on muistaa, että Torija markkinakaupan palvelukeskus palvelee kaikkia alasta kiinnostuneita yhden luukun periaatteella nopeasti ja tehokkaasti. 54
Kuva: Kai Tirkkonen Oulun kaupunginorkesterin uudet kasvot Oulun kaupunginorkesteri on kansainvälisen tason huippuorkesteri. Tason säilyttämisen takaavat syksyllä 2005 työnsä aloittaneet kaksi huippuluokan kapellimestaria, joista toinen on uusi taiteellinen johtaja Dmitri Dima Slobodeniouk ja toinen on Jaakko Kuusisto, joka toimii orkesterin päävierailijana. Orkesteri sai tänä vuonna myös uudet kasvot, ajanmukaisemman ilmeen ja toimintatavat. Oulun kaupunginorkesteri on kansainvälisen tason huippuorkesteri. Vuoden 2005 aikana orkesteri on uudistunut kaikilla tasoilla. Uudet huippuluokan kapellimestarit takaavat taiteellisen tason, mutta myös toimintatapaa ja ulkoista ilmettä on kehitetty aivan uuteen suuntaan. Tavoitteena on ollut rakentaa orkesterille uusi imago ja ilme osaksi oululaista, kansainvälisesti tunnettua huippuosaamista. Uudistusten seurauksena orkesteri toimii muuallakin, kuin tukikohdassaan, sinällään mainiossa Madetojan salissa. Orkesteri haluaa tulla tunnetuksi kaikille musiikinystäville esiintymällä erilaisissa konserteissa ja tapahtumissa. Uuden tavoitteen mukaisen vahvan, huippuosaamiseen perustuvan tunnettuuden ja hyvän maineen avainsanoina ovat yhteistyö ja korkea laatu. Tavoite on olla osa oululaista juhlaa ja arkea, laajasti tunnustettu ylpeyden aihe. Tähän uudistusprosessiin liittyen Oulun kaupunginorkesteri otti tänä vuonna käyttöönsä nuorekkaan nimen Oulu Sinfonia. Samalla kun orkesteri uudistui sisäisesti, myös ulkoinen markkinointi-ilme uusittiin. Uuden ilmeen keulakuvana toimii uusi logo, ja kaikki muukin markkinointi- ja tiedotusmateriaali on uudistettu. Yhteistyöllä eteenpäin Oulu Sinfonia toteuttaa uutta toimintatapaansa hankkiutumalla yhteistyöhön alueen eri toimijoiden kanssa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että Oulu Sinfonia nähdään usein esiintymässä erilaisissa tapahtumissa ja tilaisuuksissa, eri puolilla Oulua. Orkesteri tekee yhteistyötä myös paikallisten yritysten kanssa ja kasvattaa modernin uuden imagonsa lisäksi itselleen samalla uutta kuulijakuntaa. Kynnys tulla kokemaan korkeakulttuuria laskee, kun vaikkapa oman yrityksen juhlassa esiintyykin Oulu Sinfonia. Tarkoitus on myös tulla tutuksi kaikenikäisille kuulijoille. Niinpä orkesterin ohjelmassa on nähty mm. Sadut musiikissa -konsertti, jossa esitettiin Sergei Prokofjevin musiikkisatu Pekka ja susi, tarinan kertojana oli Lasse Pöysti. Kaikki hyötyvät, sillä näin toimien yhteistyökumppanit pystyvät tarjoamaan todella mieleen jääviä tilaisuuksia ja orkesterin menestyksen edellytykset kohenevat monin tavoin. Se tietysti tarkoittaa tulevaisuudessa entistäkin korkeatasoisempaa musiikkielämysten tarjontaa Oulussa. Tai minne ikinä Oulu Sinfonia halutaankaan esiintymään. 55
Hevosvoimissa on vetovoimaa! Näin markkinoitiin ensimmäistä Helsinki Motor Show -näyttelyä joulukuussa 11 vuotta sitten. Näyttelyn alkuperäisenä konseptina oli järjestää erilainen autonäyttely. Näyttely, joka korostaa autourheilun monipuolisuutta, kansainvälisyyttä ja tasokkuutta. Yhdentoista vuoden aikana Helsinki Motor Show on kehittynyt autourheilunäyttelystä uusia autoja esitteleväksi autonäyttelyksi, jossa tasokkuus ja kansainvälisyys on täysin verrattavissa maailman tunnettuihin autonäyttelyihin. Näyttelyn järjestäjänä toimii Team Nykopp Ltd, Erik ja Nina Nykoppin johdolla. Helsinki Motor Show on tänä päivänä ehkä ainoa suuri vuosittainen näyttely Helsingin Messukeskuksessa, jota Suomen Messut ei järjestä. Tilanteen taustalla on Team Nykopp Ltd:n vahva asiantuntemus ja laajat kontaktit tällä erikoisalalla. Helsinki Motor Showta on kehitetty tiiviissä yhteistyössä alan maahantuojien kanssa. Kehitystyö on koko ajan ollut harkittua ja tavoitteena on ollut nimenomaan Suomeen sopiva autonäyttely., kertoo Erik Nykopp. Kun tämä artikkeli ilmestyy, Helsinki Motor Show 2005 on vastikään nähty ja koettu. Jälleen se tarjosi auton ostoa suunnitteleville erinomaisen tilaisuuden nähdä tulevan vuoden automallisto kokonaisuutena. Suomen ja Pohjoismaiden ensiesiintymisensä saivat kymmenet automallit. Kävijöitä hemmoteltiin uutuuksilla, jotka saivat maailman ensiesiintymisensä vasta hiukan aiemmin päättyneessä Frankfurtin kansainvälisessä autonäyttelyssä. Tämän vuoden Helsinki Motor Shown esittelemistä uusista automalleista mainittakoon pieni ja pippurinen Peugeot 107 ja isoa kokoluokkaa edustava Mercedes-Benzin uusi loistokas S-sarja. Tähän väliin mahtuivat muiden merkkien mielenkiintoiset ja upeat uutuudet kaikissa luokissa. Citröenin ja Volvon mielenkiintoiset konseptiautot kertoivat autoilun tulevaisuuden trendeistä. Huomiota ja unelmia herättivät aina upeat urheiluautot. Kilpa-autoilla on tietysti myös oma vakiintunut paikkansa autonäyttelyissä osastojen vetonauloina. Nähtävillä oli tänä vuonna mm. Mika Häkkisen tämän vuoden DTM kilpa-auto. 56
Levikintarkastus takaa faktat Levikintarkastus Oy on vuonna 1955 perustettu yritys, jonka omistajina on lehtikustantajia, mainostajia sekä mainostoimistoja. Yrityksen tärkein tehtävä on sanoma- ja aikakauslehtien levikkien tarkastaminen. Lisäksi Levikintarkastus Oy organisoi Suomen suurimman printtitutkimuksen, Kansallisen Mediatutkimuksen (KMT). Levikintarkastus Oy tarkastaa myös suomalaisten messujen kävijä- ja näytteilleasettajamääriä. Mitä ovat messutarkastukset? Suomalaisten messujen kävijämäärien ja näytteilleasettajamäärien tarkastamista Yhteistyössä Suomen Messujärjestäjien Unionin kanssa Tarkastetaan yli 100 messua vuosittain Levikintarkastus Oy on sopinut Messujärjestäjien Unioni ry:n kanssa messujen tarkastamisesta. Unioni edustaa suurta enemmistöä suomalaisista messujärjestäjistä. Lisäksi tarkastustoiminnassa on mukana muutamia unioniin kuulumattomiakin messujärjestäjiä. Tarkastusten tarkoitus Levikintarkastuksen suorittaman messujen ja näyttelyiden tarkastamisen tarkoituksena on todeta messujen kävijämäärät suorien ja epäsuorien näytteilleasettajien määrät näyttelypinta-alat sisällä ja ulkona muut tiedot, jotka voivat kiinnostaa muita messujärjestäjiä, näytteilleasettajia, mainostoimistoja, messuvieraita sekä yleisöä. Tarkastusten toteutustapa Tarkastuksen perusteena ovat messujärjestäjän tarkastusta varten keräämät tiedot seuraavista asioista: pääsylippujen määrä, pääsylipputulot, myydyt pinta-alat ja tuotot niistä, näytteilleasettajasopimukset, messuluettelot. Tarkastukset tehdään pääsääntöisesti etätarkastuksina. Tietojen julkistaminen ja käyttö Levikintarkastus Oy:n kautta tarkastetut luvut menevät kaikkien asiasta kiinnostuneiden käyttöön, ja tarkastetut luvut ovat aina julkisia. Levikintarkastus Oy pitää tarkastamistaan messuista tilastoa. Vuoden 2004 tilasto Koska vuoden 2005 messutarkastusten perusteella laadittava tilasto on ajankohdasta johtuen vielä vajavainen, Watch Me julkistaa Levikintarkastus Oy:n tekemiensä messutarkastusten perusteella laatiman vuoden 2004 tilaston. Vuoden 2005 tilastoa päivitetään koko ajan osoitteessa www.levikintarkastus.fi. (Lähde: www.levikintarkastus.fi) Messutilasto 2004 Messujärjestäjä/messujen nimi Kävijöitä Suoria näytteilleasettajia Näyttelyn pinta-ala Paikkakunta m2 Expomark Oy Energia 2004 6619 182 4843 Tampere Kunnossapito 2004 4432 165 4670 Oulu Forma Messut Oy Forma Syksy'04 4642 261 4196 Helsinki Jyväskylän Messut Oy Moottorikelkka & ATV 2004, Off-Road 11627 100 8520 Jyväskylä Tekniikka 2004 12630 202 5837 Jyväskylä RallyExpo 2004 94284 59 12860 Jyväskylä * Lapsi ja Perhekulttuuri 2004 17037 58 692 Jyväskylä * Minä ja Omaisuus 2004 17037 16 164 Jyväskylä * Player 2004 17037 12 1603 Jyväskylä * Vapaa-aika 2004 17037 138 7865 Jyväskylä Habitat 2004 25848 11 120 Jyväskylä Rakentaminen & Talotekniikka 2004 25848 342 6825 Jyväskylä Sähkö, Tele, Valo ja AV 2004 18860 253 9348 Jyväskylä Kontakti.net Oy Kongressi 2004 2910 85 1188 Helsinki Lahden Messut Oy Digiway 2004 1956 22 717 Lahti Puuntyöstö 2004 10009 96 4281 Lahti Caravan 2004 13165 61 8131 Lahti Furnia+ 2004 493 23 1461 Lahti Pihapiiri 2004 18114 125 3434 Lahti Furnia 2004 10283 104 4621 Lahti Raksa 2004 27051 258 4811 Lahti Oy Finn-Nolia Ab Kauppiasmessut 7833 149 1824 Pietarsaari Know How -koulutus- ja työelämämessut 5863 115 1534 Vaasa * Piha ja Puutarha 2004 12752 49 1125 Vaasa * Pohjanmaan Suurmessut 12752 158 2034 Vaasa Pohjois-Suomen Messut ry Eteenpäin koulutus- ja työelämämessut 2004 8263 123 916 Oulu Oulun Suurmessut 2004, Oulu 49006 245 24650 Oulu Lapin Rakentajamessut 2004 Rovaniemi 4365 72 838 Rovaniemi Oulun Rakentajamessut 2004, Oulu 19331 224 3271 Oulu Perämerenkaaren Rakentajamessut 2004, Tornios 4414 71 883 Tornio Koulutusmessut 2004 Rovaniemi 4054 39 392 Rovaniemi Riihimäen Messut Oy XVI Kansainväliset Erämessut 53920 419 16323 Riihimäki PIHA & puutarha 2004 -messut 13355 145 2372 Riihimäki Suomen Asuntomessut Asuntomessut Heinolassa 191254 168 8509 Heinola Loma-asuntomessut Hartolassa 55302 105 4902 Hartola Suomen Messut RUOKA 2004 Helsingin Ruokamessut 15437 202 2071 Helsinki ***** Mielenterveysmessut 2004 8310 51 275 Helsinki ***** ParExpo 04 Apuvälineratkaisut 8310 75 1454 Helsinki Hammaslääketiede-Odontologi 2004 6766 85 1622 Helsinki Skiexpo 2004 45076 133 3904 Helsinki Helsingin Kirjamessut 2004 43328 222 4451 Helsinki **** Terveys&Kauneus 2004 33457 352 3823 Helsinki **** Upea Ikä 45+ 33457 61 810 Helsinki PacTec-ELKO 2004 12750 270 9300 Helsinki Polarstoff I/2004 437 43 567 Helsinki FinnBuild 04 49686 587 20975 Helsinki Ympäristö, Yhdyskunta, Vesi & Viemäri, Jäte & Kierrätys 2004 Gym & Spa 2004 9413 216 4626 Helsinki Kenkä- ja laukkumessut II/2004 540 50 1095 Helsinki MUOTI II/04 14769 326 7628 Helsinki PulPaper 2004 11876 303 12920 Helsinki FinnTec 04 Helsingin kansainväliset tekniset messut 18516 366 13650 Helsinki LAPSI 2004 20287 142 1715 Helsinki *** OmaMökki 04 48112 112 2125 Helsinki *** Oma Koti 04 48112 177 3379 Helsinki *** OmaPiha 04 48112 121 2970 Helsinki Sairaanhoitajapäivien 04 näyttely 5645 88 843 Helsinki ** Gastro 2004 32082 296 9950 Helsinki ** Kala 2004 33866 46 602 Helsinki ** ViiniExpo 2004 Trade Days for Wines and Spirits 14360 50 2285 Helsinki Polarstoff II/04 413 48 646 Helsinki Kenkä- ja laukkumessut II/2004 632 64 1302 Helsinki Fillari 2004, Golf 2004, Kunto 2004 17358 141 3088 Helsinki Vene 04 Båt 90799 344 22266 Helsinki MUOTI04 17568 328 7664 Helsinki Educa 2004 9800 143 1897 Helsinki * Caravan 2004 65141 37 6408 Helsinki * Matka 2004 Suomen Kansainväliset 73495 1565 11991 Helsinki Lääkäripäivien 2004 näyttely 16811 185 4006 Helsinki Tampereen Messut Oy Suomen Kädentaidot 2004 -messut 31179 474 2992 Tampere * Lapsiperhe 2004, lastenhoidon ja tarvikkeiden erikoismessut 17221 87 1037 Tampere * Asta 2004, rakentamisen ja asumisen messut 21743 278 4618 Tampere Karjatila 2004 6398 126 5544 Tampere ALIHANKINTA 2004 16394 820 11382 Tampere TURVALLISUUS 2004 14745 248 7762 Tampere Puutarha-messut 2004 27440 133 3760 Tampere Moottoripyörä & Polkupyörä 2004 11489 75 2508 Tampere Turun Messu- ja Kongressikeskus Oy Turun Venemessut 2004 4260 38 1824 Turku * Kirjamessut 2004 17791 106 1952 Turku * Sijoitusmessut 2004 17791 4 63 Turku * Sukumessut 2004 17791 18 291 Turku * Tiedemessut 2004 17791 7 286 Turku Turku Horse Show 2004 2070 10 219 Turku Puutarhan Kevät 2004 ja Lomapaikka 2004 23109 143 3759 Turku Turun Moottoripyörämessut 2004 7052 37 1966 Turku Turun Taide- ja Antiikkimessut 2004 5985 50 1288 Turku Meri Kutsuu 2004 7939 84 3946 Turku Nordic Stone 2004 2506 64 1513 Turku Rakentaminen & Asuminen 2004 ja Kiinteistö & Turvallisuus 2004 19390 216 4642 Turku Caravan Show 2004 8861 80 6416 Turku Venealan Keskusliitto Finnboat ry Helsingin uiva venenäyttely UIVA 14260 119 2155 Helsinki 57
Club Teatria Oulussa taipuu moneen Atrian entinen tehdashalli heräsi jälleen henkiin kun Club Teatria avasi ovensa lauantaina 7. toukokuuta 2005. Muhkea rakennus Oulun Heinäpäässä oli jokin aika sitten vapautunut Oulun kaupunginteatterin käytöstä, kun teatterin oman rakennuksen remontti valmistui. Teatrian monitoimitilan saapui korkkaamaan amerikkalainen heavy rockin legenda Twisted Sister. Totta kai, ovathan mm. omistajakaartiin kuuluvat Janne Niinimaa ja Markku Ahola tunnetusti varsin rock-henkisiä herroja. Mutta Teatria taipuu rokin jytinän lisäksi moneen muuhunkin. 58
Club Teatria Oulussa taipuu moneen Olimme jo pitkään tuumiskelleet kavereiden kesken Oulun musiikkiestradien tilannetta ja havainneet selvän puutteen. Ainoat konserttien vaihtoehdot olivat pienet klubit tai akustiikaltaan kehnohko jäähalli, kertoo Markku Ahola. Teatrian tilojen vapautuessa suunnitelma päätettiin laittaa toteen ja toukokuussa 2005 Oulun mittakaavassa suuri Club Teatria avasi ovensa 2500 rockin ystävälle. Ahola kertoo kyllä ymmärtävänsä, että Teatria on alkukautenaan saanut rock-klubin maineen. Konsertteja siellä on tähän mennessä pääasiassa järjestettykin, nekin Oulun mittakaavassa usein ainutlaatuisia. Esimerkkinä vaikkapa Teatrian pikkujouluviikonloppu, jolloin perjantaina lavalle astuu Eppu Normaali, lauantaina Leningrad Cowboys sekä Kummeli Show ja sunnuntaina Helloween. Esimerkiksi raskaan rockin ystäviä saattaa kiinnostaa tieto, että vielä tämän vuoden aikana Teatriassa jyräävät ainakin Dio, Uriah Heep ja Asia. Konsertit tosin tapaavat olla nopeasti loppuunmyytyjä Talon tapahtumista kiinnostuneet löytävät lisää tietoa osoitteesta www.teatria.com. Teatria on kuitenkin alun tapahtumien sisältöpainotteista huolimatta monitoimitila, jossa mitä erilaisimmat tapahtumat onnistuvat, esimerkiksi messut. Yläkerran VIP-tilat muuntuvat messukahvioksi, käytössä on monta lavaa esiintymiseen, äänentoisto takuulla toimii ja akustiikka on hyvä, Ahola kuvailee. On Teatriassa yhdet messutkin jo pidettykin, kun Erotiikkamessut valtasivat entisen tehdashallin menneen kesäkuun alussa. Teatrian lattiapinta-ala on 2000 neliömetriä, joten sinne sopii jo melko isokin tapahtuma. Teatria on toiminut vasta vajaan vuoden ja kokonaisuutta viritellään vielä vastaamaan monipuolisemmin eri tilaisuuksien vaatimuksia, Ahola kertoo. Kuitenkin jo nyt kyetään esimerkiksi kattavat tietoliikenneyhteydet virittämään tapahtumalle räätälöityinä Oulun Puhelin Oyj:n kanssa yhteistyössä. Teatrialla on toimintaa sekä viikonloppuisin että viikolla jo nyt. Ja vipinää riittää; Esimerkiksi pikkujouluviikonloppuna rakennetaan perjantai valmiiksi, puretaan yöllä ja korvataan lauantain puitteilla ja sama toistuu vielä yöllä sunnuntaita varten, kuvailee Ahola. Hän kertoo, että isoimmissa tapahtumissa Teatrialla on töissä kymmeniä ihmisiä, ravintola- ja turvallisuushenkilökuntaa, talon omaa väkeä ja muita tarpeellisia ammattilaisia. Sen verran rock-henkeä touhussa on, että kaikki osakkaatkin touhuavat aina mukana, kun jotain suurempaa tapahtuu. Keskitymme itse siihen, minkä osaamme ja tapahtumien muut ammattilaiset hoitavat osansa. Emme esimerkiksi ala messujärjestäjiksi, se veisi liikaa aikaa ja muu toiminta kärsisi. Teatrian voi myös vuokrata käyttöönsä, Ahola sanoo. Siksi Teatria onkin varsin varteenotettava vaihtoehto esimerkiksi yritysten henkilökuntajuhlien järjestäjille tai vaikkapa paikkakunnalta toiselle kiertäville messuille ja messujärjestäjille. Kuvat: Henri Luoma 59
Finnair messut osana markkinointiviestintää Jarkko Konttinen, päällikkö, markkinointiviestintä Finnair Oyj Messut, kuten muukin tapahtumamarkkinointi, on Finnairille käytännössä tehokkaaksi todettu markkinointiviestinnän keino. Lentäminen liittyy kiinteästi matkailuun ja kiinnostaa laajasti sekä yleisöä että alan ammattilaisia, joten on luontevaa että Finnair on mukana matkustamiseen liittyvissä tapahtumissa. Toki alan erikoistapahtumissa kohderyhmän matkustuskiinnostus ja ostohalu ovat korkealla, joten kaikki kontaktit ovat muuhun viestintään verrattuna huomattavan potentiaalisia. Eräs lisähuomiomme messuista on ollut, että vaikka Finnair on matkan aikana kiinteässä kontaktissa asiakkaan kanssa, niin myös matkojen välissä olevat asiakaskohtaamiset ovat erittäin tärkeitä - ja nimenomaan tässähän messut toimivat erinomaisesti, kertoo Jarkko Konttinen Finnairilta. Konttinen jatkaa; Vuotuiset Matkamessut Messukeskuksessa on ollut päätapahtu- mamme Suomessa. Matkamessut itsessään ovat olleet hyvin suosittuja ja tuntuu että ne parantuvat vain vuosi vuodelta. Messut tarjoavat sellaisen määrän virikkeitä ja inspiraatiota matkailusta kiinnostuneille, että koko hallin kiertäminen vastaa jo pientä ulkomaan matkaa. Ulkomailla olemme aktiivisesti mukana eri matkailualan messuilla mm. Berliinissä, Madridissa, Göteborgissa, Lontoossa, Shanghaissa ja Hongkongissa. Lisäksi käytämme myynti- ja kiertonäyttelyjä, mutta ne ovat pienempiä projekteja ja varsinkin promootiotilaisuudet ovat hyvin pistemäisiä, tarpeen mukaan tehtäviä. Tavoitteista suunnitteluun Messuille osallistumista edeltävä suunnittelutyö aloitetaan Finnairilla hyvissä ajoin. Tärkein asia on alkuvaiheessa selvittää, mitkä ovat syyt messuille osallistumiseen mitään ei saa ottaa itsestään selvyytenä tai annettuna. Suomessa Finnairin rooli suomalaisessa matkustuksessa on niin merkittävä, että toki se jo itsessään on vahva peruste, mutta myös myynnilliset ja viestinnälliset perusteet kartoitetaan tarkasti. Pyrimme messuilla myös tarjoamaan kävijöille elämyksiä tai virikkeitä suoran kaupanteon lisäksi. Onnistumisen kriteerinä pidämme sitä, että sekä yrityskuvallinen että myynnillinen viesti on löytänyt kohderyhmän ja mahdollisesti jopa ylittänyt heidän odotuksensa, Konttinen kertoo. Yrityskuvallinen tavoite on johdettu suoraan brandin arvoista ja huomioitu koko osaston suunnittelussa alusta alkaen. Mm. raikkaus, selkeys, tilantunne ja sinivalkoisuus viestinnällisin tehovärein ovat olleet tilasuunnittelun perusteet. Myös erilliset teemat ja myynnilliset viestit on määritelty tarkasti etukäteen, huomioiden kuitenkin että kokonaisuuden täytyy olla toimiva ja selkeä. Finnair on keskittynyt viime vuosina voimakkaasti Aasian liikenteeseen ja tämä on näkynyt paljon myös messuosastoilla. Konttisen mukaan tämä on suunnittelun osalta ollut hyvin mielenkiintoista, sillä on pyritty teeman läpiviemiseksi perehtymään tarkasti alueellisiin kulttuureihin, jopa ruoka ja juomatarjoilun osalta. Suunnittelussa olemme lisäksi huomioineet erilaiset kohderyhmämme, koska ne poikkeavat paljon toisistaan. Suuri yleisö on määrällisesti merkittävä ja suurin osa toiminnallisuudesta on suunniteltu heitä varten. Kanta- ja yritysasiakkaitamme varten olemme tehneet lisäksi erillisen suljetun loungetilan jossa on ollut tarjoilua ja omat palvelupisteet Konttinen selittää. Yleisövetonaulojen rooli messuilla on merkittävä. Kaikki mitä voi itse kokea, koskea tai aistia toimii erinomaisesti, kunhan se viestii samalla myös yrityksestä. Finnair on myös hakenut teknisistä innovaatioista apua, ja he ovat mm. käyttäneet ensimmäisten joukossa sumuverhoa eli Fogscreeniä av-esityksissä osastoilla. Konttinen muistuttaa; Messut voi toki hyödyntää mahdollisuuksien mukaan myös oman osaston ulkopuolella. Itse olemme pyrkineet käyttämään mahdollisuutta yleisten tietoiskujen järjestämiseen, samoin messujen aikaisia yleisökilpailuja tai vastaavia. Henkilöstön rooli tärkeä Talon oman henkilöstön rooli on messuosaston rakentamisessa tärkein voima. Niin lento- kuin monella muullakin alalla kokonaisuus muodostuu palasista, jotka osaavat par- 60