Lappeenrannan tiedekirjasto yhteinen kirjasto INFORMAATIOALAN AKATEEMISET RY:N SYYSSEMINAARI 27.10.2017 ULLA OHVO
Yliopiston ja ammattikorkeakoulun yhteiskirjasto Yhdistymisen tausta Mitä tavoiteltiin ja miten edettiin Suunnitelmista toimintaan ja käytäntöön Mitä saavutettiin Henkilökunnan asema Onnistumisia ja kompurointia Kysymyksiä?
Yhdistymisen tausta Osa laajempaa kokonaisuutta eli taustalla korkeakoulujen yhteisen kampuksen perustaminen Ammattikorkeakoulun tarve oli keskittää toimintojaan harvempiin toimipisteisiin yhteiskampus Kampuksella oli jo kirjasto, joten toisen korkeakoulun kirjaston rakentaminen samalle kampukselle oli lähinnä vain teoreettinen mahdollisuus Korkeakouluilla halu ja tarve kehittää yhteistyötä monipuolisesti
Mitä tavoiteltiin Synergiaetuja yhdessä olisimme enemmän Palvelutason nosto saavutettavuus, laajemmat kokoelmat, monipuolisempi ammattitaito, varahenkilöjärjestelmä, jatkuvampi palvelu Yhdessä toimien saataisiin säästöä - yhteiset tilat - yhteisiä aineistoja - yhteinen henkilökunta
Miten edettiin Osana laajempaa toiminnan kehittämistä tehtiin selvityksiä myös ammattikorkeakoulun ja yliopiston kirjaston yhteistyömahdollisuuksista kirjastojen johtajia käytettiin asiantuntijoina Selvitysten edetessä kirjastojen henkilökunta tuli mukaan tutustumista, koulutustilaisuuksia käynnistettiin osaamistiimityöskentely (~osaamiskartoitus) Päätös yhteisestä kampuksesta käynnisti varsinaisen suunnittelun
Suunnitelmista toimintaan ja käytäntöön Kirjaston koko henkilökunta osallistui suunnitteluun ja yhdistämisprojektiin Käytännön suunnittelu kesti 1-2 vuotta, intensiivisin vaihe vuoden verran Parhaita käytäntöjä valittiin puolin ja toisin ja kehitettiin yhdessä uusia ratkaisuja Projekti jaettiin osiin (tilat, kokoelmat, järjestelmät, osaaminen) Koska ei oltu yhdistämässä korkeakouluja vaan yksittäistä tukipalvelua, tarvittiin sopimus korkeakoulujen johto valmisteli palvelusopimuksen, joka valmistui noin kuukausi ennen toiminnan alkua Toimenkuvat tulevassa kirjastossa olivat selvillä ennen toiminnan aloittamista
Mitä saavutettiin Kirjasto osa yliopiston organisaatiota, palvelu myydään ammattikorkeakoululle sopimuspohjaisesti Yhteiset tilat, yhteinen henkilökunta ja laajemmat kokoelmat Amkin kannalta saatiin laajemmat aukioloajat Palvelun jatkuvuus isossa kirjastossa parempi kuin amk-kirjaston pienemmissä toimipisteissä Monipuolisempi asiantuntemus kirjastossa Henkilökunnan määrä väheni eläköitymisten vuoksi kustannusten nousua onnistuttiin hillitsemään
Henkilökunnan asema Koko yhteisen kirjaston henkilökunta alusta lähtien yhden työnantajan palveluksessa Työntekijät siirtyivät vanhoina työntekijöinä liikkeenluovutuksen yhteydessä amkista yliopiston palvelukseen Kirjastohenkilökunta sitoutunut vahvemmin kirjastoon kuin taustaorganisaatioon? helpotti siirtymistä Eri työehtosopimuksista samaan sopimukseen muutosta palkkoihin tarvittiin Toimenkuvat ja työpisteet sovittiin etukäteen Kirjastossa työt organisoitiin siten, että kaikki palvelivat kaikkia asiakasryhmiä ei siis jakoa yliopistoa ja amkia palveleviin
Onnistumisia ja kompurointia Onnistumista tuki, että organisaatiokulttuurien sekoittumista valmisteltiin jo pitkään ennen yhdistymistä kulttuurisärmien hioutumiseen meni aikaa Yhteinen työnantaja ja yhteinen työehtosopimus ei ole vain johtamiskysymys, vaan myös resurssikysymys tässä onnistuttiin E-aineistot edelleen organisaatiokohtaisia, siinä ei saavutettu johdon asettamia säästötavoitteita yhteisistä aineistoista Tietoverkkopuolella ensin kompuroitiin, kun alkuun kirjastossa oli erilliset asiakaskoneet tehtiin työasemavirtualisointi, jolloin saatiin kaikki koneet yhteiskäyttöisiksi
Seitsemäs toimintavuosi käynnistyi 2017 Yhtenäistä toimintaa Koko tukipalveluorganisaatio muuttunut monta kertaa matkan varrella ja muutos näyttää jatkuvan Kokonaisuutena yhteiskirjaston perustaminen on ollut monipuolisesti kannattava hanke Yhteiskirjasto on edelleen mukana sekä yliopistokirjastojen että ammattikorkeakoulukirjastojen verkostoissa synergiaetua myös verkostotasolla, kontaktit ja verkostot säilyvät ja kehittyvät edelleen
Kysymyksiä? ULLA.OHVO (AT) LUT.FI