TUKIPALVELUT MYLLERRYKSESSÄ Terveys- ja talouspäivät Hämeenlinna 26.9.2013 Anne Haapanen 30.9.2013 Page 1
Esityksen sisältö Yleinen toimintaympäristötarkastelu Tukipalvelujen määrittely ja tässä luennossa käsiteltävät tehtäväalueet ruoka siivous kiinteistöhuolto Tukipalveluiden eri tuottamistavat Kustannusrakenne Lähitulevaisuuden haasteet ja tuottavuus Tulevaisuuden osaamisalueet 30.9.2013 Page 2
TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOKSET Julkishallinnon muutokset Kuntarakennemuutokset Kuntien palvelurakenteet ja tehtävät Valtionosuusuudistus Aluehallintouudistus EU-rahoituksen muutokset Kuntien taloustilanteet heikkenevät Sote uudistus Yleiset muutokset toimintaympäristössä Asiakaslähtöisyys ja vaikuttaminen Teknologian vaikutukset Globaali taloustilanne Liiketoimintatiedon hallinta 30.9.2013 Page 3
30.9.2013 Page 4
30.9.2013 Page 5
Ostopalvelut ja henkilöstömenot kunnissa 2009 Hankinnat 15,8 mrd Palveluiden ostot 7,29 Ostot Henkilöstömenot 19,05 mrd Kasvu 9,5 % vuodessa MIKÄ ON JOHTAMISEN TASAPAINO? 30.9.2013 Page 6
Kunnallisen tuotannon järjestämisvaihtoehdot Haapanen Konserni -yhtiö/ -yhteisö Säätiö Kaupunki Liikelaitos Kuntayhtymä Yhdistys Yritys 30.9.2013 Page 7
Mikä on ruokapalvelujen talouden hoidon periaate 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 10 % 50 % 15 % 46 % 40 % 38 % 50 % 50 % 8 % 85 % 8 % 22 % 56 % 22 % 0 % 5 % 14 % 53 % 29 % Osakeyhtiö Liikelaitos Nettobudjetoitu Määrärahasidonnainen alle 4 000 4 000-7 999 8 000-14 999 15000-49 yli 50 000 Kaikki 999 kunnat 30.9.2013 Page 8
Ruokapalvelujen ulkoistamisaste 100 % 90 % 80 % 70 % 10 % 15 % 7 % 8 % 10 % 21 % 31 % 40 % 5 % 23 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 90 % 85 % 71 % 62 % 50 % 72 % 10-25 %ulkopuolisilta Alle 10 % ulkopuolisilta Ei lainkaan 10 % 0 % alle 4 000 4 000-7 999 8 000-14 999 15 000-49 999 yli 50 000 Kaikki kunnat 30.9.2013 Page 9
Tutkimus kunnan ydin- ja tukipalveluista Kiinteistöpalvelut ry:n tutkimus 2013 30.9.2013 Page 10
Tutkimus kunnan ydin- ja tukipalveluista Kiinteistöpalvelut ry:n tutkimus 2013 30.9.2013 Page 11
Palvelujen kilpailutuksen esimerkki kunnasta Haapanen Vaihtoehto Hyvää Huonoa 1. Kaikki itsellä Tuuraus onnistuu paremmin Tekninen osaaminen säilyy Reagointi helpompaa taloudellisissa asioissa 2.Tietty alue kilpailutetaan Kaikki kilpailutetaan Vertailtavuus Erillinen sijainti Hyvät kokemukset kilpailu Asiakastyytyväisyys Oma osaaminen säilyy ja kehittäminen helpottuu Henkilöstöasioiden hoito ja hallintotyöt vähenevät Voidaan keskittyä palvelun laadun valvontaan Vertailtavuus heikompaa Esimiesresurssia kehittämiseen liian vähän Valvonta työllistyy Lyhyt sopimusaika Siivouksessa ongelmia Palvelukuvaukset vaikea tehdä Oma osaaminen häviää Taloudellinen liikkumavara pieni Henkilöstön aseman mahdollinen heikkeneminen Kilpailutuksen epäonnistumisenriski 30.9.2013 Page 12
Tutkimus kunnan ydin- ja tukipalveluista 30.9.2013 Page 13
Alajärven kaupungin palvelut tuotetaan yhteistoiminnassa Soinin ja Vimpelin kuntien kanssa ns. isäntälautakunta-periaatteella. Haapanen Yhteistoiminnassa palvelutehtävät on jaettu kunnittain. Alajärvi hoitaa perusturvan, sivistystoimen, kirjastotoimen, kulttuurin ja maaseututoimen. Soini vastaa teknisen toimen ja vapaa-ajan sekä Vimpeli rakennusvalvonnan ja ympäristönsuojelun. Järvi-Pohjanmaan tekninen lautakunta on Alajärven kaupungin, Soinin kunnan ja Vimpelin kunnan yhteislautakunta, joka tuottaa tai hankkii keskitetysti Järvi- Pohjanmaan yhteistoiminta-alueiden kuntien tarvitsemat teknisen toimen viranomaispalvelut. Järvi-Pohjanmaan teknisen toimen tukipalveluihin sisältyvät ravitsemishuolto, puhdistuspalvelu sekä tilapalvelu. 30.9.2013 Page 14
TOKI ry:n (Toimivat Kiinteistöt ry) kyselyn tulokset Haapanen 30.9.2013 Page 15
Ateriapalveluiden järjestämisvaihtoehtojen kehityskulku 30.9.2013 Page 16
Markkinoilla toimivien liikelaitosten yhtiöittäminen 1.9.2013 alkaen Kuntien pitää yhtiöittää liikelaitoksensa vuoden 2015 loppuun mennessä. Syynä lain muutokseen ovat EU:n komissiolle tehdyt kantelut. Yhtiöittämisen vaihtoehtona kunnalla on vetää liikelaitos markkinoilta kunnan sisäiseksi liikelaitokseksi Helsingin sanomat 31.8.2013 otsikko Haapanen 30.9.2013 Page 17
30.9.2013 Page 18
Minkä organisaation alaisuudessa keskitetty ruokapalvelu toimii Haapanen Keskushallinto Opetus/ sivistystoimi Sosiaalitoimi Sosiaali- ja terveystoimi(peruspalvelut) Tekninen toimi Muu Kaikki kunnat yli 50 000 15000-49 999 8000-14 999 4000-7999 alle 4000 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 30.9.2013 Page 19
Minkä hallinnon alla? Tukipalvelut yhteisen hallinnon alla Kokemuksia synergiaeduista yhteistyökyky paranee kokopäivätyö Motivointi + tavoite paranee palkitsevuus asenteet joustava yhteistyö, auttaa johtamisessa ihmisten johtaminen oman suunnittelun mahdollisuus hallinto samassa 30.9.2013 Page 20
Kunta yhteensä kustannusrakenne Henkilöstö Kaikki kunnat 47 % 30 % 9 % 3 % 6 % Elintarvikkeet yli 50 000 45 % 29 % 11 % 3 % 6 % Palvelujen ostot 15 000-49 999 46 % 33 % 8 % 4 % 5 % Muut ostot Vuokra 8 000-14 999 50 % 32 % 5 % 4 % 7 % Pääoma(poistot) (ilman toimitiloja) 4 000-7 999 54 % 27 % 5 % 2 % 7 % Sisäiset vyörytykset (oma rp-hallinto) alle 4000 53 % 36 % 4 % 3 % 2 % Muut vyörytykset (keskitetyt hallintopalvelut esim. palkkahallinto, 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % työterveyshuolto, jne.) 30.9.2013 Page 21
Vertailutietoa Haapanen Koululounas Peruskoulu Lukio Päiväkoti vuorokausi Asumispalvelut, hoivaosastot, hoitokodit vuorokausi Vertailutietoa Vertailutietoa 1,97-3,77 2,86-3,69 Kotipalveluatriat 4,78-6,60 Ateriavuorokausi 2,57-3,41 2,73 Kunta ruokaostoksilla v. 2010 2,74-6,27 4,57-5,30 Lounas 2.85 11,82-16,32 11.70-12.45 Lounas 4.80 5,70-6,90 ei sis. kuljetusta 30.9.2013 Page 22
Terveyspalvelut osuus kokonaiskustannuksista 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kunta 1 Kunta 2 Kunta 3 Kunta 4 Kunta 5 Muut kulut 5% 6% 7% 14% 2% Elintarvikkeet 26% 25% 22% 37% 21% Henkilöstökulut 49% 52% 47% 34% 53% Palveluiden osot 6% 5% 4% 9% 8% Vyörytykset 3% 4% 5% 5% 6% Vuokrat 11% 8% 15% 1% 9% 30.9.2013 Page 23
Terveyskeskus/vuodeosasto osuus kokonaiskustannuksista 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kunta 1 Kunta 2 Kunta 3 Kunta 4 Kunta 5 Muut kulut 1% 0% 2% 3% 4% Henkilöstökulut 87% 84% 84% 94% 89% Ostopalvelut, muut kuin puhtauspavelut 1% 1% 9% 1% 2% Aineet, tarvikkeet ja koneet 2% 2% 3% 1% 3% Vyörytykset 8% 12% 2% 1% 2% 30.9.2013 Page 24
Terveyspalvelut/vuodeosasto 50 45 /m2 40 35 30 25 20 42,6 41 39,4 47,8 47,3 15 10 5 0 Kunta 1 Kunta 2 Kunta 3 Kunta 4 Kunta 5 30.9.2013 Page 25
Tilaaja tuottaja mallit tai sopimusohjaus Haapanen Tilaaja vastaa Palveluiden järjestämisestä strategiasta ja sopimusohjauksesta palvelusopimuksesta, jolla ohjataan laatua, taloutta, toimintaa kumppanuuksista ja ostoista kunnan ulkopuolelta Tuottaja vastaa Sopimuksen mukaisen palvelun ja laadun tuottamisesta annetun hinnan puitteissa oman tuotannon ohjauksesta ja suunnittelusta Henkilöstöresurssista ja johtamisesta 26
Jaetun vastuun mallissa Yksityiskohtainen tehtäväjako on sovittavissa paikallisesti mm. Sisäinen/ulkoinen malli vastuiden jako Ulkoiset hankinnat Sovittava asiakaspalautteen seurannasta Poliittisen päätöksenteon vastuut ja roolit Palvelusopimus tuotantovastuun siirrosta ei poista kunnan vastuuta palvelusta ja kokonaisuudesta Sopimusten hallinta ja seuranta ovat kunnille haastava johtamistehtävä Sopimusohjauksen osaamisen kehittäminen 30.9.2013 Page 27
Asiakaslähtöisyys jaetun vastuun mallissa Tilaajan tulee edellyttää asiakkaan osallisuudesta ja kuulemisesta, arvioinnin ennen päätöksiä Lautakuntien päätökset Virkamiehen valtuudet ja delegointi myös virkamiespäätösten altistaminen raadille? Asiakkaiden kuuleminen on osa hyvää palvelun laatua Tilaaja tarvitsee asiakkaita palvelun konseptoinnissa (mitä, kuinka, millä tasolla?) Tuottaja tarvitsee asiakkaiden palautetta palvelun kehittämiseksi Ruokapalveluissa asiakkaita ovat mm. Oppilaat Toimialojen edustajat Ikäihmiset kotona ja laitoksissa HAASTAVAA PALVELLA KAIKKIA USEIN SAMALLA RUOKALISTALLA 30.9.2013 Page 28
Kiinteistöohjelman laatimisen viitekehys TOIMINTA KIINTEISTÖ- OHJELMA KUSTANNUKSET KIINTEISTÖKANTA 30.9.2013 Page 29
Omistajapolitiikka Visio Omistajaohjaus Toimitilojen uudet toteuttamis-, omistamis- ja hallintamuodot! Tarkkaa harkintaa niihin! 30 Haapanen
Kiinteistöohjelman taustalla vaikuttavat kunnan strategiset linjaukset palveluiden järjestämisestä tulevaisuudessa Haapanen Palveluiden järjestämisen linjaukset kunnassa (oma/ostopalvelut) Kiinteistöohjelman suunnittelu ja toteuttaminen Palvelutarpeiden ennakointi (väestö, maankäyttö) Palveluverkon ja palvelutoimintojen mahdolliset muutokset tulevaisuudessa (toimipisteet, sähköiset ja liikkuvat palvelut) Kiinteistöohjelman strateginen tausta 30.9.2013 Page 31
Kuntien toimitilojen kehittäminen halvaantumassa 32 Haapanen
Ruokapalvelun lähivuosien haasteet Haapanen Koulutetun työvoiman saanti vaikeutuu 55 % Taloudelliset resurssit ovat rajalliset 48 % Kustannusten nousupaineet 47 % Asiakastarpeiden muuttuminen ja monipuolistuminen 44 % Ruokatuotantomenetelmiä muutetaan 31 % Kunnan ruokapalvelun organisointi muuttuu 30 % Tiukentuvat hygieniavaatimukset 16 % Teknologian haasteet 13 % Ruokapalvelun talouden hoidon periaate muuttuu 8 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % % vastaajista piti merkittävänä 30.9.2013 Page 33
Tutkimus kunnan ydin- ja tukipalveluista Haapanen 30.9.2013 Page 34
TOKI ry:n (Toimivat Kiinteistöt ry) kyselyn tulokset Siivoushenkilöstön rekrytoinnin vaikeusaste (89 vastaaja) 30.9.2013 Page 35
TOKI ry:n (Toimivat Kiinteistöt ry) kyselyn tulokset Haapanen 30.9.2013 Page 36
TUOTTAVUUS RUOKAPALVELUISSA Mitä ratkaisuja haettu? Organisaatiorakenne Ulkoistaminen Keskuskeittiö-ratkaisut Ruokakuljetusten suunnittelu, kylmäkuljetukset Rahoituksen ongelma kunnissa Tulojen kehitys heikkoa työikäisen väestön määrä vähenee suhteessäa ikäihmisiin Valtion rahoitus ei lisäänny Menojen hillintä- toiminnan kehittäminen Kasvavat palvelutarpeet- myös ruokapalveluissa Raaka-ainehintojen nousu Laatuvaatimukset- ravintoarvot, lähiruoka Henkilöstökustannukset- palkkataso Henkilöstön saatavuus ja työhyvinvointi Investoinnit 30.9.2013 Page 37
Muutossyklin vaiheet ja jaksamisen haasteet Haapanen (Engeström 1995, muokattu) 5. Uuden käytännön arviointi ja vakiinnuttaminen - törmäykset ympäröivien toimintojen kanssa - kehittämistyö yhteistyötahojen kanssa UUSI VAKIINTUNUT VAIHE 1. Kehittämistarpeen viriäminen - yleistä tyytymättömyyttä - muutospaine heikko 4. Käytännön muuttaminen - uuden ratkaisun törmäys vanhan toimintatavan elementteihin - uuden ratkaisun jatkokehittely - uuden aikaansaama innostus, vanhasta luopumisen vaikeus - turhautuminen/ motivoituminen 0. Edellinen vakiintunut vaihe Uuden ratkaisun käyttöönotto 2. Vanhan toimintatavan umpikuja - mahdottomia tehtäviä, häiriöitä, virheitä, jne. - muutospaine pakottava - väsyminen 3. Uusien ratkaisujen hakeminen - vanhan kyseenalaistaminen ja analyysi - kehityssuunnan hakeminen - uuden ratkaisun etsiminen ja kehittely - epävarmuus, innostus 30.9.2013 Page 38 Mäkitalo Jorma
Mitä osaamista tarvitaan tulevaisuudessa? Talousasiat Johtamis- ja esimiestaidot Asiakas Kokonaisuuden hallinta ja asioiden organisointi Hiljaisen tiedon siirto Toiminnan arviointi Hankinta ja kilpailuttaminen Verkostoituminen Positiivinen työnantaja imago Esteet kehittää toimintaa ja tuottavuutta Tiedon panttaaminen ja yhteistyöhaluttomuus kuntien kesken Asenteet Vanhentuneet ja ei ajantasaiset kiinteistöt ja tekniikka 30.9.2013 Page 39
KASVU JA ELINVOIMAISUUS VAATIVAT RAVINTOA TOTEUTUAKSEEN MENESTYSTÄ TYÖHÖNNE 30.9.2013 Page 40