Muistio VM043:00/2008 Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Jussilainen Maija 25.8.2008 Valtipan toiminta- ja taloussuunnitelma 2009 Painopiste: Asiakirjahallinto Yhteisten palvelujen ja tietojärjestelmien pelisääntöjä tarkistetaan, mm. AMS:t ja tehtäväluokittelut välineinä. Asiakirjahallinnolliset ryhmät organisoidaan uudestaan. Asiakirjahallinnon workshop järjestetään kevätkaudella 2009. Workshopia suunnittelee ryhmä Maija Jussilainen koollekutsujana, Suvi Metsärinta-Lehmusvaara, Marjatta Lahin, Anne Hurmalainen, Anneli Naski. Toimijat/osallistujat: Yhteisten järjestelmien (EUTORI, HA- RE, Senaattori) omistajat vetäjinä, pääkäyttäjät osallistujina + muut Valtipan asiakirjahallinnolliset ryhmät: arkistonhoitajat, kirjaajat, asiakirjahallinto, valtioneuvoston metatietoryhmä Edellyttää osallistujilta aikaresurssia Tehtäväkohtaiset ryhmät talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksiin liittyvistä asiakirjahallinnon kysymyksistä jatkavat (mm. valtionapu-, rekrytointi- ja kirjanpitoprosessit). Painopiste: Kirjasto-tietopalvelut Toimijat/osallistujat: asiakirjahallinnollisten ryhmien jäsenet Kirjasto-tietopalveluiden palvelulinjaukset kootaan, tavoitteena valtioneuvoston kirjastopalveluiden palvelukuvaus asiakkaille ja tietopalveluiden käyttöön. Koordinoiva työryhmä: Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö, Johanna Meltti, Maija Jussilainen. Toimijat/osallistujat: Kirjasto-, säädösvalmistelun tietotuki-, tietoympäristö- ja VNLib-pääkäyttäjäryhmät id Valtiovarainministeriö Puh. 09 160 01 tai 09 578 11 (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi 09 160 33123 PL 28, 00023 Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9
2 (8) Käsitellään kansallista digitaalikirjastohanketta 2008-11. Käsitellään uuden vapaakappalelain vaatimuksia. Vapaakappalelaki edellyttää esim. ministeriöitä ottamaan haltuun julkaisujensa. digitaalisen säilyttämisen. Painopiste: Verkkopalvelut Toimijat/osallistujat: Valtipa-yhteistyöryhmä yhteistyössä ministeriöiden viestintäyksiköiden kanssa Senaattorin käyttöönottoa ja integrointia ministeriöiden intranetien kanssa käsitellään. Toimijat/osallistujat: Senaattorin toimitus + ministeriöiden intraneteista vastaavat Toiminnan seurannan mittareita (tietopalvelutilastot) tarkistetaan. Toimijat/osallistujat: Valtipa-yhteistyöryhmä nimeää työryhmän Hankkeet Valtioneuvoston tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuurin edistäminen, yhdessä tietohallintojen kanssa, osana valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuuria. VNTHY:ssä valmisteltavan hankeaihion ja hankesuunnitelman pohjalta; ottaen huomioon VM:n konserniohjauksen johtoryhmän kannanotot valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuurista. Osallistujat: ministeriöt (tietopalvelut+tietohallinnot) Kustannukset Hankkeen läpivienti edellyttää projektipäällikköä. Valtipa esittää hankkeeseen varattavaksi 200.000. Valtiokonttori ei ole vielä vahvistanut budjettia. Valtioneuvoston asiasanaston ontologisointi osana valtioneuvoston metatietopalvelua Osallistujat/toimijat: metatietopäätoimittaja + vn-asiasanastoryhmä Kustannukset Hankkeen läpivienti edellyttää 3 htkk projektityöntekijää. Valtipa esittää hankkeeseen varattavaksi 70.000. Valtiokonttori ei ole vielä vahvistanut budjettia. Hankkeita, joita seurataan ja joihin annetaan panostusta: Valtioneuvoston metatietopalvelu hanke (VNTHY, tekninen palvelu) Valtioneuvoston metatietoskeemat (SÄHKE-määritysten mukaisesti)
3 (8) Valtioneuvoston hanketyön tietojärjestelmätuen kehittäminen - HA- RE:n uudistaminen, jatko esiselvityksen (VM086:01/2008) pohjalta; EUTORI3 -uudistushanke Valtioneuvoston yhteinen työryhmätyön tuki VATRY Hankkeita, joita seurataan - VNTHY: seuranta sisältyy koordinaatiopalveluun - ministeriöiltä edellytetään aikaresurssia hallinnon vuorovaikutteisuus HAVU (jatkaa kansalaisen kuulemisen hankkeita, VM, OM); VM057:00/2008 Valtionhallinnon vuorovaikutuskäytäntöjen parantamishanke MAHTI- ja VALDA-hankkeet, OPM:n asiankäsittelyjärjestelmä, SM:n asiankäsittelyjärjestelmä -hankkeet Esiselvitys säädöskokoelmassa ja valtiopäiväasiakirjoissa julkaistavien asiakirjojen laatimisen ja julkaisun teknisen tuen uudistamisesta VNK007:00/2008 Kehys- ja budjettitietojärjestelmän hankintahanke VM130:00/2008 Valtioneuvoston yhteistä palkkausjärjestelmää valmisteleva hanke VM092:00/2007 (lisäaikaa 31.5.2009 asti) Valtionhallinnon uutta yhtenäistä talous- ja henkilöstöhallinnon toimintamallia palveleva järjestelmäkokonaisuus http://www.kiekuohjelma.fi/ - VNTHY: seuranta sisältyy koordinaatiopalveluun - ministeriöiltä edellytetään aikaresurssia Yhteistyö sidosryhmien kanssa Valtioneuvoston metatietoryhmä (VM115:00/2008): VM on asettanut metatietoryhmän, jonka tehtävänä on yhdessä metatietopäätoimittajan kanssa koordinoida ja kehittää valtionhallinnossa käytettäviä metatietoja ja metatietokäytäntöjä. Valtioneuvoston tieto- ja viestintäammattilaisten aamukahvit (tietohallinto, viestintä, tietopalvelut) Verkostoiltapäivä hallinnonalojen tietopalveluille, aiheina esim.: o sektoritutkimuslaitosuudistuksen vaikutus tietopalveluille ja kirjastoille o organisaatiouudistusten vaikutukset tutkimustiedon saatavuuteen o hallinnon organisaatiomuutosten vaikutuksista asiakirjahallintoon ministeriöiden julkaisurinki mahdollisten verkkoviestintäverkostojen toimintaa seurataan ja niihin osallistutaan. Verkoston osaamisen kehittäminen Valtioneuvoston ja eduskunnan päätöksenteko ja siihen liittyvät asiakirjat koulutus ministeriöiden ja eduskunnan asiakirjahallinnon ammattilaisille 2.2.2009
4 (8) VNTHY: organisointi sisältyy koordinaatiopalveluun, mahdollisesti tarjoilut alustajat virkatyönä osallistujille ilmainen Kirjasto-tietopalveluiden yhteistyö substanssiasiantuntijoiden kanssa. Suunnitellaan koulutusta, erityisesti säädösvalmistelun tietotuen näkökulmasta. Tietopalveluiden perehdytys uuden Senaattorin palveluihin. Organisoituminen ja kokoukset Valtipa-koordinaatiopalvelu siirtyy muun VNTHY:n mukana valtiokonttoriin 1.1.2009. Neuvottelut koordinaatiopalvelun siirtämisestä takaisin ministeriöihin aloitetaan alkuvuonna 2009. Valtipa-yhteistyöryhmän kokoukset Valtipan vuosikello vahvistetaan vuoden 2009 alussa. Kevään 2009 kokoukset: SM:ssä: 21.1. klo 13-16, nh 229a 11.2. klo 13-16, nh 229a 18.3. klo 13-16, nh 229a 22.4. klo 13-16, nh 229a 13.5. klo 13-16, nh 229a 10.6. klo 13-16, nh 229a Syksyllä 2009 kokoukset MMM:ssä. VNTHY: sisältyy koordinaatiopalveluun ministeriöt: puheenjohtaja maksaa tarjoilut, muilta aikaresurssi Troikka Kevät 2009: Puheenjohtaja: Manu Herna SM, jäsenet: Ulla Virtasalo YM, Hannele Anttila MMM, koordinaattori Maija Jussilainen VM/VNTHY, metatietopäätoimittaja + VNK:n tietopalvelun edustus (tarpeen mukaan) Syksy 2009: Puheenjohtaja: Hannele Anttila MMM, jäsenet: Manu Herna SM, Anne Miettinen LVM, koordinaattori Maija Jussilainen VM/VNTHY, metatietopäätoimittaja + VNK:n tietopalvelun edustus (tarpeen mukaan) VNTHY: sisältyy koordinaatiopalveluun ministeriöt: puheenjohtaja maksaa tarjoilut, muilta aikaresurssi Verkostoryhmien toimintasuunnitelmat Asiakirjahallinnon, kirjaajien ja muiden asiakirjahallinnollisten ryhmien toiminta tarkentuu asiakirjahallinnon workshopin pohjalta. Arkistonhoitajien ryhmä
5 (8) Ryhmän tavoitteena on yhteisten tapaamisten ja mielipiteiden vaihdon kautta kehittää arkistotoimeen ja asiakirjojen käsittelyyn liittyviä yhtenäisiä käytäntöjä sekä toiminnan yleistä laadukkuutta. Ryhmässä käsitellään tärkeiksi koettuja asioita, jaetaan tietoa koulutus-, kurssi- ja seminaaritarjonnasta ammattitaidon ylläpitämiseksi sekä kehittämiseksi. Ryhmä kokoontuu 7-9 kertaa/vuosi. Ryhmän vetovastuu on kiertävä, kestoltaan puoli vuotta/ministeriö. Vuoden 2009 keväällä vetovastuussa on VM. Ryhmä kutsuu kokouksiinsa tarvittaessa asiantuntijavieraita kertomaan kulloinkin ajankohtaisista aiheista. Vuonna 2009 aihe-ehdokkaita ovat mm esitelmät digitalisoinnista ja lupakäytännöistä, jotka koskevat sähköisen arkistoinnin lupiin Kansallisarkistolta sekä arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja seulontastrategia. Kansallisarkiston on tarkoitus antaa viranomaisohje seulonnasta vuoden 2009 aikana. Ryhmä järjestää tutustumiskäyntejä. Mahdollisia tutustumiskohteita ovat mm. Rautatievirasto, Päivälehden arkisto ja Jyväskylässä oleva maanmittauslaitoksen arkisto ja Jyväskylän maakunta-arkisto. Ryhmä seuraa arkistonhoidon kannalta relevanttia lainsäädäntöä ja ohjeistusta ja toimii tarvittaessa asian/asioiden vaatimalla tavalla. EUTORI-tietopalvelupääkäyttäjät Ryhmä jatkaa toimintaansa EUTORIn kehittämiseksi. HARE-pääkäyttäjät HARE-pääkäyttäjät jatkavat HARE:n laadun nostamiseen ja käytön lisäämiseen tähtääviä toimenpiteitä. Keväällä 2009 järjestetään kaksi puolen päivän mittaista HAREpääkäyttäjien koulutusta, teemana hankesihteerien tarvitsema tieto ja raportit. HAREporkkanoiden tekemistä jatketaan. HARE-uudistushankkeeseen osallistutaan aktiivisesti. HARE-pääkäyttäjät kokoontuvat säännöllisesti, noin kerran kuussa, puheenjohtajuus ja sihteeriys kiertävät ministeriöiden kesken. Kirjastoryhmä Järjestetään tutustumismatka Viron parlamentin kirjastoon. Suunnitellaan yhteistyössä säädösvalmistelun tietotukiverkoston kanssa tilaisuus, jonka teemana on kirjaston ja tieteellisten laitosten yhteistyö, esimerkkinä kirjasto/tietopalvelun integroitumisesta kehysorganisaation työhön. Tutustutaan LVM:n tietopalvelutoimintaan. Kirjastoryhmän työskentelyä kehitetään uudistettavan Senaattorin tarjoaminen mahdollisuuksien avulla. Säädösvalmistelun tietotukiryhmä (SVTT) Strategia: Säädösvalmistelun tietotukea kehitetään edelleen saatujen kokemusten pohjalta. Kiinnitetään huomiota tarpeiden ja tuen kohtaamiseen prosessin eri vaiheissa. Tutkitaan yhteistoiminnallisten työtapojen mahdollisuuksia tietotuen kehittämisessä ja kohennetaan tietoammattilaisten ja palvelujen näkyvyyttä organisaatioissa. Jatketaan säädösvalmistelun tietotuen markkinointia resurssien puitteissa.
6 (8) Jatketaan säädösvalmistelun tietotuen toimintamallin vakiinnuttamista kiinteäksi osaksi säädösvalmisteluprosessia. Näkyvyys paranee myös Senaattorin uudistuksen myötä. Edistetään Eduskunnan kirjaston palveluiden käyttöä kansainväliseen oikeusvertailuun liittyvässä tiedonhankinnassa niin, että palvelu on mahdollisimman hyvin säädösvalmistelijoiden käytettävissä Säädösvalmistelun tietotukiryhmä toimii asiantuntijana Senaattorin Säädösvalmistelu-osion Oikeudelliset tiedonlähteet linkkikokoelman ylläpidossa. Tavoite on, että ministeriöt voivat luopua omien intranetien tiedonlähdelinkkien kokoamisesta. Jatketaan kokemusten vaihtoa sekä osaamisen ja hyvien käytäntöjen jakamista tietotuen toimijoiden kesken Verkoston työskentelyä pyritään kehittämään uudistettavan Senaattorin mahdollisesti tarjoaminen wikien ja työryhmätyökalujen avulla Seurataan IFLA:n uusien www-sivujen avautumista tammikuussa 2009. Tämä voi olla mahdollisuus kysyä eri maiden tietopalveluista, tiedonhakuapua ym., hyvinkin käytännöllisellä tasolla. Seurataan Ranskan Comparative Law verkostoa koskevan aloitteen etenemistä Tietoaineistojen yhteiskäyttö Strategia: Selvitetään valtioneuvoston yhteisen Kysy tietopalvelusta help deskin tarve ja miten se voitaisiin organisoida ja toteuttaa. Aktiivinen asiakaspalvelu pakottaa tietopalvelua kehittymään asiakaslähtöiseksi. o Säädösvalmistelun tietotuki on osa valtioneuvoston kirjastotietopalveluita, joiden kehittämiseen osallistutaan yhdessä muiden Valtipa-verkostoryhmien kanssa. o SVTT osallistuu myös help deskiä koskevaan kehitystyöhön. Help deskin avulla tietotukipalvelut voidaan saada tehokkaammin ministeriöiden säädösvalmistelijoiden käyttöön. Osaamisen kehittäminen Pohditaan/suunnitellaan/toteutetaan koulutusta seuraavien ideoiden pohjalta: o Tilastokirjastossa on toteutettu idea, että tilasto-osastoilta henkilö tuli puoleksi vuodeksi Tilastokirjastoon töihin ja samalla tutustumaan tietopalvelun toimintaan. Pohditaan idean soveltamista ministeriöissä, esim. säädösvalmistelun avustajien/hankeassistenttien kanssa. o Kirjastoryhmän kanssa ideoidaan koulutusta substanssiyksiköiden ja tietopalveluiden yhteistyöstä ja vuorovaikutuksesta. Tavoitteena on kehittää kirjastotietopalveluiden integroitumista kehysorganisaatioiden työhön, josta esim. Tampereen yliopiston kirjastossa on hyviä kokemuksia (kirjaston ja tieteellisten laitosten yhteistyö). o Vuoden 2009 alussa kartoitetaan ministeriöiden tietopalvelujen tarve kotimaisten juridisten tiedonlähteiden koulutukseen. Koulutusta ovat aiemmin tarjonneet Talentum ja Eduskunnan kirjasto. o Kaikki ministeriön tietopalveluissa toimivat perehdytetään Senaattorin säädösvalmisteluosioon. Säädösvalmistelun tietotukea antavien tulee tuntea osio niin hyvin, että pystyvät perehdyttämään oman ministeriönsä lainvalmistelijoita osion käyttöön. o Tietopalvelun henkilöiden työskentely Eduskunnan kirjastossa, toteutetaan virkamiesvaihtona kiinnostuneen ministeriön kanssa. Valtipan koordinaattori Maija Jussilainen Valtiokonttori/VNTHY toimii yhteyshenkilönä.
7 (8) Säädösvalmistelun tietotukiverkoston puheenjohtajuus kiertää. Kokoukset: Ensimmäinen kokous on 5.2.2009 klo 13.30 Tietoympäristöryhmä Työryhmän tehtävänä on tietoaineistojen hankintayhteistyön ja prosessin kehittäminen valtioneuvostossa yhteisen sopimuksen mukaisesti. Projekteja, hankkeita: Uutispalvelujen arviointi Tilastoaineistojen tarvekartoitus ja käytön tehostaminen Tietoaineistojen tarjonta uudistetussa Senaattorissa Tehdään yhteistyötä Valtipan muiden verkostoryhmien kanssa valtioneuvoston kirjastostrategian suunnittelussa ja toteuttamisessa Johanna Meltti, VM, puheenjohtaja sihteerit kokouksittain Kokoukset: to 29.1.2009 klo 14 OKV; sihteerinä Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö to 12.3.2009 klo 14 VNK; sihteerinä Henri Ryhänen to 7.5.2009 klo 14 EK; sihteerinä Kaisa Paavilainen to 3.9.2009 klo 14 STM; sihteerinä Pirjo Luoto to 22.10.2009 klo 14 UPI; sihteerinä Jouko Rajakiili to 26.11.2009 klo 14 MMM; sihteerinä Erja Mikkola VN-asiasanastoryhmä Ryhmä toimii asiasanoituksen asiantuntijaverkostona ja VN-asiasanaston ylläpitäjänä. 1. Valtioneuvoston asiasanaston ylläpito - YSAn uudet asiasanat - ehdotukset uusiksi VN-asiasanoiksi - ehdotukset asiasanapoistoiksi - asiasanaan liittyvät muutokset - käydään läpi maantieteelliset asiasanat - uudistetun Senaattorin VN-asiasanaston ylläpitotyökalun käyttöönotto 2. Käynnistetään VN-asiasanaston ontologisointi Valtipa-hankkeena. 3. Menettelytapojen määrittäminen VN-asiasanaston web service -rajapinnan hyödyntämiseksi muissa VN:n järjestelmissä. 4. Ryhmä toimii asiasanoituksen asiantuntijaverkostona valtioneuvostossa ja yhteistyössä valtioneuvoston metatietoryhmän kanssa. Ryhmä seuraa julkishallinnon sanastohankkeita. Puheenjohtaja: Liisa Sipola PLM
8 (8) Sihteeri: Kristiina Asp UM VNLib-pääkäyttäjäryhmä VNLib-pääkäyttäjäryhmä käsittelee VNLib-yhteistietokannan toimintaa ja tietokantahuoltoon liittyviä asioita. Ryhmä järjestää tarvittaessa luettelointikoulutusta ja luetteloinnin vierihoitoa. Ryhmä seuraa luettelointialaa ja siinä tapahtuvia muutoksia. Pääkäyttäjäryhmä kehittää VNLib-palveluita mm. hakulomaketta, asiakkailta saatujen käyttökokemusten pohjalta. Ryhmä osallistuu Senaattori-palveluiden sisällöntuotantoon. VNLib-kirjastot osallistuvat valtioneuvoston kirjastojen palvelustrategian tekemiseen. Vuonna 2009 VNLib-yhteistietokantaan tulevat mukaan MMM ja mahdollisesti myös TEM. Pääkäyttäjäryhmä suosittelee myös muita VNLibin ulkopuolella olevia ministeriöitä liittymään VNLib-yhteistietokantaan. Valtipan talousarvio 1.1.-31.2.2009 Valtipa esittää talousarvioksi: Koordinointipalvelut: koordinaattori, metatietopäätoimittaja 1.5 htv + 85.000 + arkkitehtuuri 200.000. Valtiokonttori vahvistanee vuoden 2009 alussa VNTHY:n sisäisen budjetin, johon Valtipan budjetti sisältyy.