Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 1 (6) HELSINGIN KÄRÄJÄOIKEUDEN PÄÄAULAN NÄYTTÖJEN JA ASIAKASOHJAUKSEEN LIITTYVÄN TEKNIIKAN HANKINTA Hankintayksikön esittely Helsingin käräjäoikeus tuottaa oikeusturvaa yli 600 000 helsinkiläiselle ja tuhansille yrityksille ja muille yhteisöille. Helsingin käräjäoikeus on yksi Suomen 27 käräjäoikeudesta. Työntekijöitä Helsingin käräjäoikeudessa on 350 ja asioita käsitellään vuosittain n. 80 000. Käräjäoikeuden käsittelemien asioiden laatu vaihtelee laidasta laitaan: osa käsittelyistä on lyhyitä, osaa asioista saatetaan käsitellä hyvinkin pitkään. Vuonna 2013 pisimmillään yhtä riitaasiaa on käsitelty 84 ja rikosasiaa 28 istunnossa. Tilastollisesti keskimäärin yhtä rikosasiaa on käsitelty n. yhden tunnin ajan, mikä tarkoittaa sitä, että yleensä yhdessä päivässä ehditään yhdessä istuntosalissa käsitellä useitakin asioita. Käsittelyaikojen kestojen vaihtelut tarkoittavat myös sitä, että osassa asioita kuullaan ainoastaan yhtä vastaajaa ja taas toisissa asioissa todistajia, asiantuntijoita ja asianosaisia liittyy asiaan paljon, eli se vaikuttaa myös jossain määrin talossa vierailevien henkilöiden määrään ja heidän tiedontarpeisiinsa. Hankinnan kohteena on Helsingin käräjäoikeuden asiakkaiden ohjaukseen liittyvä tekniikka sekä sen asennus- ja ohjelmointityö sisältäen: 1. Isot pääaulan rikos- ja riita-asia: Sähköiset käsittelylistanäytöt 2. Salikohtaiset juttulistanäytöt 3. Kerroskohtaiset info-kioskit (asiakasohjausnäytöt) Lisäksi em. laitteiden toimitukseen voi sisältyä optiona huolto- tai ylläpitopalvelu, laajennettu takuu tmv. tämän dokumentin kuvauksen mukaisesti. Tällä hetkellä Helsingin käräjäoikeuden pääkäsittelysalien ovilla on liikennevalo- ja juttunumero-ohjaus sekä yleensä paperinen juttulista. Neljän salin ovenpielessä on jo nyt sähköinen juttulista. Hankinnan tavoitteena on korvata nykyiset paperiset juttulistat sähköisellä ja ajantasaisesti päivittyvällä juttulistalla kaikkien käräjäoikeuden 36 pääkäsittelysalin ovenpieleen.
Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 2 (6) Käräjäoikeus haluaa myös uusia pääasiakasohjausnäyttönsä, joissa näkyy pääkohdat kuluvan päivän aikana käsiteltävistä asioista. Käräjäoikeus haluaa lisäksi parantaa yleisön neuvontaa ja informoimista lisäämällä kosketusnäytöllisiä web-kioskeja istuntosalikerroksiin. Laitteiden alustava sijoitussuunnitelma sekä hankittavan asiakasohjauksen ympäristön systeemikuvaus on nähtävissä liitteessä 6, JÄRJESTELMÄN KUVAUS. Asiakasnäyttöjen tietosisältö: Asiakasohjausnäytöt ( web-kioskit ) tulevat täydentämään ja osaltaan korvaamaan käräjäoikeudessa annettua henkilökohtaista neuvontaa. Asiakkaan pääkäyttäjän tulee voida päivittää sisältöä omatoimisesti ilman tuntityönä tehtävää ohjelmointia toimittajalta esim. web-käyttöliittymällä tai muulla vastaavalla. Asiakasohjauksen näyttöjen loppukäyttäjän käyttöliittymä on suunniteltava asiakaslähtöisesti ja sen käytön on oltava niin helppoa, että voi olettaa Helsingin käräjäoikeudessa asioivan asiakkaan itse osaavan käyttää sitä suuremmitta opastuksitta. Koska suurin osa asiakkaista käyttää laitetta yhden ainoan kerran, helppokäyttöisyysvaatimus korostuu. Web-kioskissa voi kuitenkin olla lyhyet ohjeet sen käyttöön toteutettuna esim. pop-up - ikkunoina. Asiakkaan pitää voida käyttää web-kioskia omatoimisesti eli hänen pitää pystyä valitsemaan, mitä hän haluaa näytöltä katsoa ja millä kielellä (suomi/ruotsi sekä optiona englanti). Omatoimisuus voidaan toteuttaa esim. kosketusnäyttönä ja valikkonäkymänä. Teknisesti web-kioskien tulee mahdollistaa tietojen kokoaminen ja esittäminen useista eri tietolähteistä riittävällä päivitysfrekvenssillä ja web-selainohjauksella: 1. Asiakasta koskevien istuntotietojen haku käräjäoikeuden tietokannasta 2. Kerroskohtainen lista kunkin kerroksen istuntosaleissa käsiteltävistä asioista
Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 3 (6) Tavoiteaikataulu ja seuranta Hankintaoptio 3. Kerrosten pohjapiirrokset sisältäen istuntosalien ja muiden yleisötilojen sijainnit 4. Ohjeita: a. Näin toimit, kun olet tulossa oikeudenkäyntiin b. Ohjeet vihkimisiin c. Ohjeet todistajille 5. Linkit rajatulle määrälle hyödyllisiä verkkosivuja (optio) a. voidaan määritellä myöhemmin b. voidaan jättää toteuttamatta Käräjäoikeus toimittaa tietosisällöt sekä tarvittavat tiedot käräjäoikeudessa käytettävistä tietojärjestelmästä valittavalle toimittajalle käyttöliittymän suunnittelua ja toteutusta varten. Käyttöliittymäsuunnitelma hyväksytetään asiakkaalla ennen toteutusta. Laitteiden asennus ja käyttöönottoprojekti toivotaan voitavan aloittaa mahdollisimman pian ja laitteet tulisi olla lopullisessa käyttökunnossa ja laajuudessa viimeistään marraskuussa 2014. Asennus- ja käyttöönottoprojekti: loka-marraskuu 2014 Helsingin käräjäoikeuden salien käyttöaste on hyvin korkea ja uuden tekniikan asentaminen tulee vaiheistaa siten, että asennus aiheuttaa mahdollisimman vähän esteitä salien käytölle. Asennustöitä voidaan tehdä esimerkiksi aamuisin klo 7-9 välisenä aikana ja istuntojen päättyessä asennustöitä voidaan jatkaa klo 14-19 välisenä aikana (erikseen sovittaessa voidaan asennusta jatkaa myös myöhempään). Istuntojen kesto vaihtelee, minkä johdosta ei ole annettavissa ehdottoman tarkkoja aikatauluja asennustöille. Asennustöihin voidaan päästä oletettua aikataulua aikaisemminkin, mikäli istunto päättyy tilassa aiemmin. Toimittajan on laadittava yhden (1) viikon kuluessa töiden aloittamisesta aikataulusuunnitelma töiden etenemisestä ja hyväksytettävä se Asiakkaalla. Työn edistymisen seuranta suoritetaan viikkokatsauksissa voittaneen toimittajan toteuttaman ja asiakkaan hyväksymän aikataulusuunnitelman mukaisesti. Optio 1. Takuuajan jatkosopimus, huolto- tai ylläpitopalvelu
Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 4 (6) Tähän hankintaan voi liittyä takuuajan jatkosopimus / -lisäpalvelu, jolla tarjoaja parantaa asiakkaan toimintavarmuutta, huollon helppoutta, laitteiden kustannustehokkuutta tmv. HUOM! Mikäli tarjoajalla on mahdollisuus tarjota kyseistä takuuajan jatkosopimusta tai muuta lisäpalvelua, tulee sen liittää tarjoukseensa kuvaus kyseisestä palvelusta, palvelun hinnoittelusta ko. kohteessa sekä siihen liittyvistä yksityiskohdista ja laajuudesta. Tekniset vaatimukset / Muut laatuvaatimukset Järjestelmän olisi hyvä olla myöhemmin tarpeen mukaan sovellettavissa muihin tuomioistuimiin. Järjestelmän ja laitteiden elinkaaren huomioiminen Tavoitteena jopa 6-7 vuoden käyttö siten, että yksittäisten laitteiden rikkoutuessa, ne korvataan vastaavalla takuuajan jälkeen. Hankittavien laitteiden tulee toimia nyt ja tulevaisuudessa riippumatta esim. tietoteknisistä ratkaisusta / AIPAn (oikeushallinnon aineistopankkihanke) aiheuttamista muutoksista huolimatta. AIPA tulee liittymään hallinnonalan sisäiseen palveluväylään Glassfishiin, samoin WebServices-rajapintoja on suunniteltu. Tarkemmat tekniset laatuvaatimukset on kuvattu liitteillä 5 ja 6. Asennus Toimittajan tulee huolehtia tilattujen laitteiden asennuksesta Asiakkaan tarpeiden ja tavoitteiden mukaisesti. Toimittajan pitää hyväksyttää työkuvat ja malliasennukset Asiakkaalla ennen töiden jatkamista. Toimittajan pitää tehdä asennusaikataulu, jonka toteuttamisesta sovitaan Asiakkaan kanssa. Toimittaja on velvollinen suojaamaan omat asennuksensa ja siivoamaan omat työpisteensä päivittäin. Kaikki käytettävät kaapelit, liittimet ja muut tarvikkeet pitää hyväksyttää Helsingin käräjäoikeuden projektipäälliköllä. Kaikki laitteet pitää kiinnittää ja asentaa käyttökuntoon. Kaikki laitteet tulee asentaa niille osoitettuun laitetilaan tai kohtaan niin että lopputulos on siisti. Käytettävien kaapelien pitää olla sopivan
Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 5 (6) Työnjohto Varaosa- ja huolto-/tukipalvelut Käyttö- ja huolto-ohjeet ja dokumentointi mittaisia. Mikään kaapeli ei saa olla tiukalla eikä tilaan saa jättää johtokieppejä. Kaapelit eivät saa peittää laitteiden liittimiä. Kaikki järjestelmän kaapelit (myös väli- ja liitäntäkaapelit) merkitään tunnuksilla, jotka ovat yhteneviä loppukuvien kanssa. Eri laitteiden väliset välikaapelit merkitään molemmista päistä. Molemman pään merkinnöistä tulee ilmetä vähintään laite ja liitäntä, johon välikaapeli on liitetty ko. päästä, ja mihin laitteeseen ja liitäntään kaapelin toinen pää on liitetty. Kaapelimerkinnät tulee tehdä tulostettavalla merkintäteipillä, joka on suojattu tai suojataan läpinäkyvällä suojakalvolla. Toimittajan tulee nimetä työkohdetta varten henkilö, joka hallitsee kyseisen sopimuksen alaisen tehtävän ja jonka puoleen Asiakas tai hänen edustajansa voivat kääntyä suoritusta koskevine määräyksineen yhtä pätevästi kuin jos nämä määräykset olisi ilmoitettu suoraan Toimittajalle. Tämän henkilön tulee olla tavoitettavissa puhelimitse kaikkina työpäivinä normaalina työaikana ja muulloinkin työtä suoritettaessa. Toimittajan edustajalla tulee olla yksityiskohtaiset tiedot työhön liittyvistä laiteasennuksista ja työvaiheista. Toimittajan edustajan tulee perehtyä kalustojen, rakenteiden ja yms. asennettaville laitteille asettamiin vaatimuksiin. Toimittaja antaa työkohteessa toimivista henkilöistä henkilötiedot Asiakkaalle. Toimittajan tulee tarvittaessa tutkia näiden henkilöiden taustatiedot. Tämän jälkeen Asiakas voi ilman perusteita hyväksyä tai hylätä henkilön työskentelemisen työkohteessa. Toimittaja vastaa toimittamiensa laitteiden huollosta Asiakkaan kanssa sovitulla tavalla. Tämä kohta tarkentuu sopimusta tehtäessä. Toimittaja vastaa siitä, että loppukäyttäjien käytettäviksi tarkoitetuista laitteista jää asiakkaalle selkeä laminoitu pikaohje, jonka perusteella loppukäyttäjät pystyvät laitteita käyttämään tai käyttöä pystytään heille neuvomaan.
Helsingin käräjäoikeus TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 6 (6) Käyttöönottoprojektin päätteeksi toimittaja toimittaa kaikista laitteista käyttö- ja huolto-ohjeet sekä loppukuvat (kytkentäkaaviot) yhtenä mappina Helsingin käräjäoikeuden projektipäällikölle mahdollisia myöhempiä muutoksia varten. Tämä dokumentointi tulee hyväksyttää Helsingin käräjäoikeuden projektipäälliköllä ja sisältöä voidaan vielä tarkentaa asennusvaiheessa. Laitteista tulee merkitä vähintään seuraavat tiedot: laitteen merkki, malli ja sarjanumero laitteen sijainti (tilanumero) verkkoon liitettävien laitteiden IP-osoitteet verkkoon liitettävien laitteiden MAC-osoitteet laitteiden kytkentäpisteiden numerot (sähkö, data) Koulutus Toimittajan tulee sisällyttää tarjoukseen käyttökoulutus, jolla varmistetaan, että Asiakkaan edustajat pystyvät sisäisesti käyttämään ja ylläpitämään toimitettua järjestelmää. Koulutuksen edellytetään sisältävän ohjeet ainakin seuraaviin tilanteisiin: 1. Näyttöjen (Juttulista, ovenpieli, infokioski) esittämän sisällön muuttaminen 2. Uuden näytön (esim. ovenpieli) lisääminen järjestelmään 3. Järjestelmän komponenttien (näytöt, mediatoistimet, serveri) uusiminen rikkoutumistilanteessa Tarjoustaulukkoon laitteiden/järjestelmän käyttökoulutus annetaan arviona tarvittavien tuntien määrästä. Tarkempi erittely tuntien käytöstä annetaan tarjoajan toimittamassa käyttökoulutussuunnitelmassa. Käyttökoulutussuunnitelmaa tarkennetaan yhdessä asiakkaan kanssa ja käyttökoulutuspäivät sovitaan asiakkaan kanssa erikseen. Toimittaja laskuttaa asiakasta toteutuneiden tuntien mukaan, tarjoustaulukossa ilmoittamallansa tuntihinnalla. Auditointi Asennetut laitteet tarkistetaan toimittajan ja tilaajan projektihenkilöiden yhteisauditoinnissa ja siten hyväksytään vastaanotetuksi.