JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO HALLITUKSEN ESITYSLISTA 2/2015 Kokous: Maanantai 16.3.2015 klo 8.30 Pielinen-kabinetti, Kärki, Mattilanniemi 6 Läsnä: Tieteellinen johtaja Anne-Christine Ritschkoff, puheenjohtaja Professori Timo Ahonen Opiskelija Kalle Jokinen Professori Rauno Julin Toimitusjohtaja Antti Määttä Lehtori Auli Poutanen Emerita professori Krista Varantola Muut läsnäolijat Rehtori Matti Manninen Hallintojohtaja Kirsi Moisander Yhteysjohtaja Anu Mustonen Talousjohtaja Päivi Seppä (läsnä asioissa 3-5) Suunnittelupäällikkö Sakari Liimatainen (läsnä asioissa 3-5) Tilintarkastaja KHT, JHTT Ulla-Maija Tuomela, BDO Oy (läsnä asiassa 3) Henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka (läsnä asioissa 3-5) Laatupäällikkö Pirjo Halonen (läsnä asiassa 5) Controller Vesa Kupari (läsnä asiassa 6) EduCluster Finland Oy:n puheenjohtaja Tarja Pietiläinen (läsnä asiassa 6) Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen (läsnä asiassa 7) Sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen (läsnä asiassa 7) Opintopalvelujohtaja Mari Ikonen (läsnä asiassa 8-9) Sihteeri yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p. 050 443 2367, sanna.anttilainen@jyu.fi. Hallituksen esityslista 2/2015 Sivu 1 / 8
1. Päätösvaltaisuuden toteaminen 2. Esityslistan hyväksyminen 3. Tilinpäätös 2014 (Päätösasia) (Valmistelijat suunnittelupäällikkö Sakari Liimatainen, p. 050 373 2121, sakari.liimatainen@jyu.fi ja talousjohtaja Päivi Seppä, p. 050 591 9522, paivi.seppa@jyu.fi. Käsittelyn alussa läsnä myös tilintarkastaja KHT, JHTT Ulla-Maija Tuomela, BDO Oy) Yliopistolain (558/2009) 14 :n mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on laatia tilinpäätös. Yliopistolain mukaan yliopiston kirjanpitoon sovelletaan kirjanpitolakia (1336/1997). Opetus- ja kulttuuriministeriön laatima yliopistojen taloushallinnon koodisto sisältää periaatteet, joiden mukaisesti yliopistot järjestävät taloushallintonsa sekä yhtenäiset tilinpäätösmallit, joiden mukaisesti yliopistot laativat tilinpäätöksensä. Yliopistolain mukaisesti yliopistolla voi olla välittömästi sen yliopistolaissa säädettyjen tehtävien toteuttamiseen liittyvässä yhdessä tai useammassa yrityksessä kirjanpitolain edellyttämä määräysvalta. Yritykset, joissa yliopistolla on määräysvalta, ovat yliopiston tytäryrityksiä. Yliopisto ja sen tytäryritykset EduCluster Finland Oy ja UniServices Oy muodostavat yliopistokonsernin. Kansainväliset standardit ja hyvä tilintarkastustapa edellyttävät yliopiston johdon antavan tilintarkastajalle kirjallisen vahvistusilmoituksen muun muassa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus antavat oikeat ja riittävät tiedot. Liitteessä 3 on yliopiston yksiköiden taloudellinen tulos 31.12.2014 ja tasekirjaan sisältyvää virallista tuloslaskelmaa täydentävä tuloslaskelma. - Käsitellään ja allekirjoitetaan yliopistokonsernin tasekirja (liite 1) Hallituksen esityslista 2/2015 Sivu 2 / 8
- Esitetään tilikauden tuloksen siirtämistä voittovaroihin edellisten tilikausien ylijäämän lisäykseksi - Esitetään yliopistokollegiolle yliopiston tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vahvistamista - Annetaan vahvistusilmoitus tilintarkastajille liitteen 2 mukaisesti - Pyydetään tilintarkastajilta lausunto tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. 4. Henkilöstökertomus 2014 (Tiedoksi) (Valmistelija henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka, p. 050 3365404, jouni.valjakka@jyu.fi) Tiedoksi vuoden 2014 henkilöstökertomus (liite 4). Henkilöstökertomuksen tarkoituksena on esittää luotettavaa ja objektiivista henkilöstön määrää ja -rakennetta koskevaa tietoa käytettäväksi strategiatyössä, toiminnan ja talouden suunnittelussa, henkilöstöohjelmassa sekä mm. tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmassa määriteltyjen toimintalinjojen ja tavoitteiden toteutumisen seuraamiseen. Vuosittain laadittava henkilöstökertomus täydentää toimintakertomusta ja tilinpäätöstä ja toimii raporttina rehtorille ja yliopiston hallitukselle henkilöstön tilasta ja henkilöstöjohtamisesta Jyväskylän yliopistossa. Henkilöstökertomuksessa tietoja esitetään kuluneen vuoden lisäksi pääsääntöisesti kahdelta aikaisemmalta vuodelta. Tiedot on koottu pääsääntöisesti Jyväskylän yliopiston käyttämistä henkilötietojärjestelmistä. Todetaan. 5. Johdon katselmus (Päätösasia) Hallituksen esityslista 2/2015 Sivu 3 / 8
(Valmistelija laatupäällikkö Pirjo Halonen, p. 0504285315, pirjo.halonen@jyu.fi) Jyväskylän yliopiston johdon katselmus on vuosittain hallitukselle annettava selonteko yliopiston ydintoimintojen tilasta ja laadunhallinnasta viimeksi kuluneen vuoden aikana. Johdon katselmus on osa yliopiston johtamis- ja laadunhallintajärjestelmää, ja vuoden 2014 toiminnasta annettava kertomus keskittyy yliopiston strategisten tavoitteiden saavuttamisen arviointiin. Katselmus koostuu varsinaisesta katselmusosasta ja sen tausta-aineistoista (https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/laatu/johdonkatselmus/intra/jk_2015/2 015). Katselmus on esitelty yliopiston johtoryhmälle 2.3.2015. 1. Merkitään tiedoksi johdon katselmus (liite 5) 2. Hallitus arvioi johdon katselmuksen relevanttiuden ja hyödyllisyyden arviointitiedon tuottajana toiminnan jatkuvaksi parantamiseksi. 6. Yhtiökatsaus (Tiedoksi/Päätösasia) (Valmistelijat hallintojohtaja Kirsi Moisander, p. 0400 248061, kirsi.moisander@jyu.fi, yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p. 050 443 2367, sanna.anttilainen@jyu.fi ja controller Vesa Kupari, p. 0400 616940, vesa.kupari@jyu.fi. Asian esittelijänä myös EduCluster Finland Oy:n puheenjohtaja Tarja Pietiläinen, p. 040 5070673, tarja.pietilainen@educlusterfinland.fi) Yliopisto noudattaa omistajapolitiikkaan kuuluvissa asioissa hyvää hallintotapaa ja eettisiä toimintatapoja. Yliopiston hallitus käsittelee omistajapolitiikan toteutumista yhtiökatsauksessa vuosittain. Yhtiökatsauksessa käsitellään yliopiston konserniyhtiöiden tilanne mukaan lukien enemmistöomisteisten yhtiöiden hallitusten toiminnan arviointi. Yhtiökatsauksen yhteydessä hallitus nimeää yliopistolle strategisesti merkittävät yhtiöt ja ilmaisee kantansa näiden hallitusten kokoonpanoon sekä mahdollisiin muihin merkittäviin asioihin. 1. Merkitään tiedoksi katsaus yliopiston osakeyhtiöomistuksista. Hallituksen esityslista 2/2015 Sivu 4 / 8
2. Nimetään yliopistolle strategisesti merkittävät yhtiöt. 7. Tarkastus- ja varmennustoiminnan vuosiraportointi ja sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2014 (Tiedoksi) (Valmistelijat sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen, p. 040 8054402, matti.pitkanen@jyu.fi ja tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen, p. 0400 641795, hannu.salminen@hansadialog.fi) Jyväskylän yliopiston hallitus hyväksyi kokouksessaan 23.11.2012 Jyväskylän yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesäännön. Ohjesäännön 5 :n mukaan tarkastus- ja arviointitoiminnan raportointi hallitukselle, rehtorille ja hallintojohtajalle tapahtuu tilivuosittain vuosiraportointina sekä vuoden aikana tapahtuvalla erillisraportoinnilla. Rehtorin ja hallintojohtajan tehtävänä on raportoida havainnot ja suositukset toimivalle johdolle ja ryhtyä niiden edellyttämiin toimenpiteisiin. Tarkastusvaliokunta käsittelee ja hyväksyy sisäisen tarkastuksen ja laatuauditointien vuosiraportit, jonka jälkeen ne toimitetaan hallitukselle. Tarkastusvaliokunta tekee ehdotuksen vuosiraporttien esittämistavasta joko erillisinä raportointikokonaisuuksina tai liitettynä johdon katselmukseen tai vastaavaan vuosiraportointiin. Tarkastusvaliokunta raportoi tarkastus- ja varmennustoiminnasta yliopiston hallitukselle vuosiraportoinnin yhteydessä ja sen lisäksi tarpeen mukaan. Raportoinnin toteuttaa tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja ensisijaisesti tarkastusvaliokunnan hallitusjäsenten kanssa tai muutoin tarkastusvaliokunnan valitseman henkilön kanssa. Liite 6: Sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2014 / ei-julkinen, JulkL 5.3, 3-kohta Merkitään tiedoksi. Hallituksen esityslista 2/2015 Sivu 5 / 8
8. Tutkintosääntö (Päätösasia) (Valmistelija opintopalvelujohtaja Mari Ikonen, p. 040 8054678, mari.ikonen@jyu.fi) Yliopistolain 558/2009 14 mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on hyväksyä johtosäännöt ja muut vastaavat yleistä järjestäytymistä koskevat määräykset. Tutkintosäännön tarkoituksena on säätää, miten koulutus on järjestetty ja miten opintoja suoritetaan Jyväskylän yliopistossa. Jyväskylän yliopiston edellinen tutkintosääntö on hyväksytty 11.3.2010. Tutkintosäännön päivittäminen on ollut ajankohtaista mm. muuttuneen lainsäädännön vuoksi. Rehtori vastuutti koulutusneuvoston valmistelemaan uutta tutkintosääntöä. Koulutusneuvosto nimesi valmistelutyöryhmän ja sen jäsenet: Mari Ikonen, Kari Pitkänen, Tuula Maijanen, Sanna Anttilainen, Aila Virtanen, Maija Pöyhönen, JYYn edustaja (Susanna Koistinen). Tavoitteena on ollut tehdä mahdollisimman tiivis ja yksiselitteinen uusi tutkintosääntö, jota tulkittaisiin samalla tavoin eri yksiköissä. Tutkintosääntöluonnosta on käsitelty yliopiston johtoryhmässä 8.12.2014 ja 16.2.2015 sekä hallituksen iltakoulussa 14.1.2015. Luonnos on ollut laajasti kommentoitavana ja lausuttavana yksiköillä 1.-12.12.2014 välisenä aikana. Saatujen kommenttien ja yliopiston johtoryhmässä ja hallituksen iltakoulussa käytyjen keskustelujen pohjalta työryhmä on muokannut tutkintosäännön oheiseen muotoon (liite 7). Hallitus hyväksyy tutkintosäännön. 9. Muutoksia johtosääntöön (Päätösasia) (Valmistelija yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p. 050 443 2367, sanna.anttilainen@jyu.fi) Hallituksen esityslista 2/2015 Sivu 6 / 8
Yliopistolain 558/2009 14 mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on hyväksyä johtosäännöt ja muut vastaavat yleistä järjestäytymistä koskevat määräykset. Tutkintosäännön uudistustyön myötä myös johtosääntöön on tullut uudistustarpeita. Esitetyt muutokset tukevat osaltaan yliopiston palvelutoimintojen kehittämistä keskittämällä kaikkien oikaisuvaatimusten käsittelyn yhdelle muutoksenhakulautakunnalle. Muutokset lisäävät dekaanin delegointimahdollisuuksia opiskelijoiden ottamisessa sekä yhtenäistävät päätöksentekoa muihin kuin tutkintoon johtavien opiskeluoikeuksien myöntämisen osalta. Keskitettyyn muutoksenhakulautakuntaan siirryttäisiin 1.1.2016 alkaen. Samassa yhteydessä erillislaitoksen johtajan tehtäviin esitetään lisättäväksi raportointivelvoite johtokunnalle ja rehtorille, jonka puutteen sisäinen tarkastus on nostanut esille. Pykäliin 48 50 ehdotetut muutokset päivittävät johtosääntöä vastaamaan nykyistä strategiajohtoista ohjausmallia. Liite 8: Johtosääntömuutokset Hallitus hyväksyy esitetyt johtosäännön muutokset. 10. Tila-asiat (Päätösasia) (Valmistelijat hallintojohtaja Kirsi Moisander, p. 0400 248061, kirsi.moisander@jyu.fi ja tilapalvelujohtaja Timo Laine, p. 040 8054760, timo.t.laine@jyu.fi) Jyväskylän yliopiston tilaohjelmassa 2011 17 yliopiston hallitus päätti keskittää yliopiston toiminnat kolmelle kampukselle Seminaarinmäelle, Mattilanniemeen ja Ylistönrinteelle. Tilaohjelmassa myös määriteltiin tavoite tilankäytön tiivistämiselle 165 000 neliöstä 158 000 neliöön. Yliopiston hallitus on antanut tehtäväksi tilaohjelman päivittämisen ja asettanut tilankäytön suunnittelun lähtökohdaksi tilakustannusten pienentämisen vähintään 3 Meurolla. Yliopiston tilakustannuksiin Hallituksen esityslista 2/2015 Sivu 7 / 8
vaikuttavat paitsi tilojen määrä myös rakennuskannan luonne sekä rakennusten ja kampusten sijainti. Yliopiston käytössä olevista kampuksista Seminaarinmäki on määritelty kokonaisuudessaan valtakunnallisesti merkittäväksi kulttuurihistorialliseksi alueeksi, ja osaa Mattilanniemen alueen rakennuksista pidetään alueellisesti merkittävinä. Ylistönrinne on viimeiseksi rakennettu kokonaisuus, jossa on suuria laboratorioita ja muita erikoistiloja. Yliopisto on valmistellut tilaohjelman päivityksen ensimmäisen vaiheen, Mattilanniemen aluetta koskevan käyttösuunnitelman yhteiskuntatieteellisen tiedekunnan ja kauppakorkeakoulun tilatarpeiden täyttämiseksi. Tilaohjelman päivittämisen toisessa vaiheessa tehdään suunnitelma Seminaarinmäen alueelle. Hallitus keskustelee tilaohjelman päivityksestä ja päättää Mattilanniemen tilojen käyttösuunnitelmasta sekä kauppakorkeakoulun ja yhteiskuntatieteellisen tiedekunnan tulevaan sijaintiin liittyvistä peruslinjauksista. 11. Rehtorin katsaus 1) Sijoitustoimintaa koskevat järjestelyt 2) Seuraavan kokouksen asiat Todetaan. 12. Muut asiat 13. Pöytäkirjan tarkastaminen 14. Kokouksen päättäminen Hallituksen esityslista 2/2015 Sivu 8 / 8