Hallitus 79 26.10.2017 Hallituksen lausunto tarkastuslautakunnan vuoden 2016 arviointikertomukseen Yhtymäkokous 18.5.2017 6 TARKLK 23 Tarkastuslautakunta on valmistellut vuoden 2016 arviointikertomusta kokouk sis saan 30.3., 5.4. ja 19.4.2017. Tarkastuslautakunta käsittelee ja hyväksyy vuoden 2016 ar vioin ti ker to muksen yhtymäkokoukselle esittämistä varten. Tarkastuslautakunta esittää yhtymäkokoukselle, että se edellyttää kun ta yhty män hallitusta käsittelemään arviointikertomuksen ja antamaan lau sunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä. Tarkastuslautakunta käsitteli ja hyväksyi vuoden 2016 ar vioin ti ker to muk sen yhtymäkokoukselle esittämistä varten. KYKOK 6 Tarkastuslautakunta esittää yhtymäkokoukselle, että se edellyttää kun ta yhty män hallitusta käsittelemään arviointikertomuksen ja antamaan lau sunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä. Tarkastuslautakunta esittää yhtymäkokoukselle, että yhtymäkokous 1. käsittelee arviointikertomuksen 2016 2. edellyttää kuntayhtymän hallituksen käsittelemään ar vioin ti ker to muksen ja antamaan lausunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä. Yhtymäkokous päätti esityksen mukaisesti. Edustaja Kaján oli poissa kokouksesta tämän asian käsittelyn ajan. KYH 79 Asian valmistelijat: kuntayhtymän johtaja Jouko Lindholm ja talous- ja hallin to joh ta ja Kari Mäntyharju. Arviointikertomuksessa tarkastuslautakunnan esittämät kommentit ja ke hittä mis eh do tuk set on alla olevassa tekstissä kursivoituna. Hallituksen vas tine on kirjoitettu tarkastuslautakunnan esittämän kom men tin/ke hit tä mis ehdo tuk sen jälkeen.
Organisaation toimivuus edellyttää sen jokaisen jäsenen selkeää nä ke mystä omasta roolistaan organisaatiossa. Esimies-alaissuhteiden tulee ol la jokaiselle organisaatioon kuuluvalle selkeät. Lautakunta tiedustelee, mi ten em. roolien selkeyttäminen on varmistettu Luksiassa. Lisäksi lau ta kun ta tiedustelee, miten on varmistettu, että kuhunkin uuden organisaation teh tävään on valittu oikeat henkilöt tehtävään nähden. Uusi toimialaorganisaatio aloitti toimintansa 1.1.2017. Or ga ni saa tio uu distuk sen taustalla oli ammatillisen koulutuksen reformi, nuorten ja aikuisten kou lu tuk sen yhdistäminen sekä Luksia-tasoisten toimintaprosessien ja käytän tei den luominen. Suurin osa tehtäviin valituista henkilöistä jatkoi sa massa organisaatiotasossa ja vastaavissa työtehtävissä kuin ennenkin. Esi miehet valittiin uuteen toimialajakoon yhteisten keskustelujen ja suun ni tel mien pohjalta. Henkilöstövalintojen perustana oli myös syksyllä 2016 yt-pro sessin yhteydessä tehdyt henkilöstön osaamiskartoitukset sekä esi mies ten toimialajakoon liittyneet haastattelut. Luksian opiskelijamäärä lisääntyi lukuvuodesta 2015 kymmenellä opis ke lijal la, mitä voidaan pitää hyvänä saavutuksena. Sen sijaan toteutuneen opis ke li ja mää rän jääminen järjestämisluvan mukaisesta opiskelijamäärästä 197 opiskelijalla, on lautakunnan mielestä huolestuttavaa. Lautakunta toistaa suosituksensa, että toimintakertomukseen lisätään taulukko opis ke li jamää rien, niin järjestämisluvan mukaisten kuin toteutuneidenkin, ke hi tyk sestä. Tilinpäätösasiakirjassa vuodelta 2016 oli jo taulukko painotettujen pe rus tutkin to-opis ke li joi den määrästä neljältä vuodelta. Taulukosta tosin puuttui järjes tä mis lu van määrä ja se lisätään seuraavaan tilinpäätökseen. Huo mat tava on kuitenkin, että vuoden 2016 ja 2017 organisaatiorakenne on ai kuisja nuorisokoulutuksen yhdistymisen ja toimialakohtaisen or ga ni saa tion jälkeen täysin erilainen, joten vertailtavuus säilyy ainoastaan Luk sia-ta sol la. Lautakunta toistaa edellisessä arviointikertomuksessaan olleen kan nanoton kuntayhtymän johtamisesta. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kuntayhtymän hallituksen tulee vastata yhtymän strategisista lin jauksis ta ja niitä tukevista päätöksistä. Viranhaltijat puolestaan vastaavat toimin nan päivittäisestä johtamisesta. Ja edelleen lautakunnan näkemyksen mu kaan ammatillisen koulutuksen reformi vaatii kuntayhtymän hallitukselta ja johdolta määrätietoista varautumista ja rohkeaa otetta tuleviin muu toksiin. Kuntayhtymän hallitus vastaa strategisista linjauksista sekä päätöksistä ja ope ra tii vi nen johto (ml. ylin johto) niiden käytännön toteuttamisesta. Kun tayh ty män hallitus on ollut tekemässä uusia strategisia kehittämislinjauksia vuo sil le 2017-2025. Vastuut on linjattu 1.6.2017 voimaan tullessa hal lin tosään nös sä sekä kuntayhtymän johtajasopimuksessa. Kokonaisvaltainen strategisten riskien kartoitus on tarkastuslautakunnan mie les tä puutteellinen. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kun tayh ty mäs sä ja toiminnassa on muitakin riskejä kuin edellä tasekirjassa luetel lut, mikä antaa varsin suppean käsityksen tällä hetkellä kuntayhtymässä teh tä väs tä riskien kartoituksesta.
Kokonaisvaltainen strategisten ja operatiivisten riskien kartoitus on aloi tet tu Luksia-tasolla kesällä 2017 perehdyttämällä esimiehet ris kien kar toi tuk sen "filosofiaan" sekä Luksian käytössä olevaan 4Ks-ris kien hal lin ta oh jel maan. Ensimmäiset riskikartoitukset toteutetaan uudella toimintamallilla lop pu vuoden 2017 aikana. Tarkastuslautakunta suosittelee vahvasti, että kuntayhtymässä laaditaan ja hy väk sy tään ensi tilassa kuntayhtymätasoisen tietoturvapolitiikan, jossa ase te taan kuntayhtymän tietoturvatavoitteet, tietoturvaorganisaatio ja tie totur va työn ohjaamisen ja koordinoinnin osalta selkeät vastuut ja tehtävät. Luksian hallitus on hyväksynyt tietoturvapolitiikan 25.8.2017. Tie to tur va po litiik ka sisältää koko Luksia-konsernia koskevat tietoturvallisuuden lin jaukset, tietoturvan organisoinnin sekä tietoturvaan liittyvän vastuunjaon ja niihin sisältyvät tehtävät. Luksiaan on perustettu kesäkuussa myös tie to suoja ryh mä koordinoimaan hallinnollisia tietoturvaan, erityisesti hen ki lö tie to jen kä sit te lyyn liittyvään tietosuojaan koskevia asioita. Tietosuojaryhmän kokoon pa no on moniammatillinen ja sen puheenjohtajana on ollut pal velut-toi mi alan toimialarehtori. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan henkilöstön jaksamista on pyrit tä vä tukemaan kaikin mahdollisin keinoin. Lautakunta tiedustelee, saako hen ki lös tö riittävästi palautetta onnistumisistaan ja miten henkilöstöä pal kitaan hyvästä tuloksesta. Henkilöstön palautteen saaminen onnistumisesta riippuu luonnollisesti esimie hes tä. Esimiehet ovat erilaisia, mutta esimiehiä on oh jeis tet tu/roh kais tu antamaan sekä muodollista että epämuodollista palautetta sekä on nis tu mises ta että henkilöstön kehittämistarpeista mm. Luksiassa vuonna 2016 aloitetussa ja vuoteen 2018 jatkuvassa muutosjohtamisen (JOHTO) kou lutuk ses sa. Jokainen esimies on velvoitettu osallistumaan ko. kou lu tuk seen. Henkilöstöä on palkittu hyvästä tuloksesta jo useana vuotena il mai sil la kulttuuri- ja liikuntaseteleillä. Kuntayhtymässä ei pääsääntöisesti käyty kehityskeskusteluja 2016, vaan ne oli siirretty uuden organisaation esimiesten pidettäväksi keväälle 2017. Lau ta kun nan näkemyksen mukaan kuntayhtymässä ja alalla yleisesti käynnis sä olevien muutosten myötä keskustelujen merkitys on entistäkin suurem pi. Lautakunta tiedusteleekin, käytiinkö henkilöstön kanssa muuten sään nöl li siä keskusteluita, joko yksittäin tai esimerkiksi osastojen kuu kau sipa la ve rei na. Ja edelleen lautakunta tiedustelee, onko organisaatiossa yleis tä linjausta esimiestyöskentelyyn ja siihen liittyvään alaisten ja esimies ten väliseen keskusteluun ajankohtaisista asioista. Henkilöstön kanssa käytiin osin ryhmäkehityskeskusteluja ja hen ki lö koh taisia kin kehityskeskusteluja, vaikka yleinen linjaus oli, ettei niitä edellytetä orga ni saa tio uu dis tuk sen vuoksi. Luksiassa on toimialakohtaiset johtotiimit, joi hin osallistuu toimialan esimiesten lisäksi henkilöstön edustaja ja tar vittaes sa muut asiantuntijat. Lisäksi toimialoilla on ns. toimialakokouksia, joihin osallistuu kyseisen työyksikön koko henkilöstö. Näissä kokouksissa käsi tel lään ajankohtaisia asioita (mm. hallituksesta ja kuntayhtymän joh to ryhmäs tä esille nousseita asioita). HR-ryhmässä, joka perustettiin keväällä 2017, on linjattu Luksia-tasoisia käytäntöjä henkilöstöjohtamiseen.
Opiskelijapalveluilla on vahva rooli opiskelijoiden hyvinvoinnissa ja sitä kaut ta suoraan myös opintojen edistymisessä, opiskelijoiden val mis tu mises sa ja lopulta myös kuntayhtymän tuloksellisuudessa. Tar kas tus lau takun nan näkemyksen mukaan opiskelijapalvelun resurssit on syytä turvata vä hin tään nykyisellä tasolla jatkossakin. Opiskelijapalveluita on kehitetty yhtenäistämällä Luksian käytänteitä. Tu leva na lukuvuonna hakupalvelut opiskelijoitten haun ja opintojen etenemisen tur vaa mi sek si aloittavat toimintansa. Luksia on toistaiseksi pystynyt ta kaamaan omalla kustannuksellaan kuraattori- ja psykologipalvelut nykyisille opis ke li joil le. Tarkastuslautakunta toistaa edellisessä arviointikertomuksessa olleen kannan ot ton sa koskien investointeja. Investoinneista tulee olla todelliseen tarpeeseen perustuva suunnitelma, jon ka toteutuminen tulisi olla hallituksen erityisseurannassa. Tar kas tus lau ta kun nan näkemyksen mukaan investointien suunnittelun tulee olla pitkän täh täi men suunnittelua, karkealla tasolla aikajanana vähintään viisi vuotta. Hy vin onnistunut investointisuunnitelma voi joustaa joiltakin osa-alueiltaan, mut ta sen päälinjauksiin tulee voida sitoutua. Tarkastuslautakunta pe rää kin investointien talousarviosuunnittelussa tark kaa harkintaa. Talousarvion inves toin ti mää rä ra ho jen toteutuminen on osoi tus suunnitelmallisuudesta ja on nis tu nees ta harkinnasta. Tarkastuslautakunta esittää, että tilinpäätöksen in ves toin tien to teu ma ver tai luun lisätään jatkossa selvitys, miksi suunniteltu in ves toin ti ei ole to teu tu nut. Myös investointimäärärahan ylitykset tulisi selvit tää toteumassa. Tulevaan tilinpäätökseen valmistellaan investointien toteumavertailu si sältäen selvityksen siitä, miksi investointimääräraha on jäänyt to teu tu mat ta, alit tu nut tai ylittynyt. Toimitilastrategiaan liittyvät kahden kampuksen mallin (Vihti + Lohja) neuvot te lut saatiin päätökseen kesäkuussa 2017. Neuvotteluissa päädyttiin vaih ta maan Luksian omistama Nummentie 6:n kiinteistö Lohjan kaupungin omis ta maan Harjun koulun kiinteistöön Toivonkatu 2 B:ssä. Suurin osa vuo del le 2016 suunnitelluista investoinneista kohdistui toimitilojen ke hit tämi seen ja opetuksessa tarvittavan kaluston uudistamiseen. Ti lin tar kas tuksen yhteydessä osa investoinneiksi suunnitelluista peruskorjauksista siirret tiin käyttökuluihin, mikä näkyi kiinteistöpalvelujen palveluostojen selvänä ylit ty mi se nä. Kokonaisuudessaan kuntayhtymä pääsi asetettuihin tavoitteisiin hyvin. Erityi sen hyvin onnistuttiin vuosikatteen ja vaikuttavuuden osalta. Sen sijaan en si si jais ten hakijoiden osuutta aloituspaikoista lautakunta pitää huo les tutta va na. Opiskelijamäärät ovat jääneet ammattiopistoissa (kolme kam pus ta) alle arvioidun. Luksia on saanut viimeisen neljän vuoden aikana 250 uutta opis ke li ja paikkaa samanaikaisesti kun alueen muuttotappio alkoi kasvaa. Koulutusten kes kit tä minen eri paikkakunnille vähensi jonkun verran ensisijaisten ha ki joiden määrää. Uusien koulutusavausten vaikutus ei näkynyt vielä 2016, vaan
vaikutus tulee viiveellä talous- ja toimintasuunnitelmavuosien (2016 2018) aikana. Edellisessä arviointikertomuksessaan tarkastuslautakunta toivoi hal li tuk selta pikaisia toimenpiteitä IT-strategian laatimiseksi. Lautakunta uudistaa näke myk se nä IT-strategian tärkeydestä. Erillisen it-strategian laatiminen ei ole tarkoituksenmukaista, koska Luksian stra te gi sis sa kehittämislinjauksissa 2017 2025 on prosessinäkökulmassa nos tet tu kehittämiskohteeksi digitalisaation hyödyntäminen ko ko nais ark kiteh tuu riin perustuen. Luksian kokonaisarkkitehtuuri on dokumentoitu ja päivi tet ty toiminnassa ja tietojärjestelmissä tapahtuneiden muutosten myö tä. Kuntayhtymän talousarvion sitovuustasoksi on vahvistettu tilikauden tulos pois to jen jälkeen. Tilikauden toteutunut tulos on talousarviota parempi, talous ar vio ylitettiin toimintatulojen osalta ja alitettiin toimintamenojenkin osalta. Ylijäämäiseen tulokseen päädyttiin ennen kaikkea arvioitua suu rem pien tulojen ansiosta. Tilikauden aikana hallitusta informoitiin sään nöl li ses ti sekä tulojen että menojen toteutumisesta. Tarkastuslautakunnan nä ke myk sen mukaan Luksian talous on hyvässä tasapainossa ja Luksia on val mis tau tunut hyvin tulevaisuuden haasteisiin, mitä voidaan pitää po si tii vi se na. Ammatillisen koulutuksen reformin voidaan jo katsoa tuovan tul lees saan muutoksia, joihin on varauduttava kaikin mahdollisin keinoin. Tätä sil mäl lä pitäen talouden ohjausta on syytä tiukentaa esimerkiksi arvioimalla uu delleen talousarvion sitovuustasoa. Luksian toimintavolyymi vaihtelee vuosittain riippuen ostettavista kou lu tuspal ve luis ta sekä alueella muuttuvasta osaamistarpeesta. Luksiassa jou dutaan nopeasti lisäämään ja vähentämään toimintavolyymia (esimerkkinä maa han muut ta ja kou lu tus). Yllä mainitusta johtuen nettobudjetointi si tovuus ta so na on harkittu. Luksian sisäinen valvonta talouden seurannassa var mis taa sen, että olennaisiin poikkeamiin puututaan nopeasti. Talouden to teu ma on käytännössä raportoitu sekä esimiehille että hallitukselle kuukau sit tain. Kyj Hallitus päättää antaa yllä olevat vastineet tarkastuslautakunnan vuoden 2016 arviointikertomuksessa esittämiin havaintoihin ja ke hit tä mis eh do tuksiin yhtymäkokoukselle tiedoksi. Hallitus päätti esityksen mukaisesti.