588/2017 234 Seurakuntien talon kehitysvaihtoehtojen vertailu, suunnitteluvalinnan linjaaminen Päätösehdotus Seurakuntayhtymän johtaja Teemu Laajasalo Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää Yhteiselle kirkkovaltuustolle, että valtuusto päättää käynnistää seurakuntien talon kehittämisen siten, että seurakuntientalo säilytetään ja se muutetaan osin monikäyttötiloiksi, asunnoiksi sekä liiketilaksi ja valtuuttaa kiinteistöosaston valmistelemaan vaadittua kaavamuutosta ja toteuttamaan varsinaiset suunnittelutyöt. Käsittely Merkittiin, että pöydille jaettiin oheismateriaalina seurakuntien talon tilakaaviopiirustukset. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Selostus Helsingin seurakunnissa ja seurakuntayhtymän yksiköissä on ryhdytty toimintakulttuurin muutosprosessiin, jonka yhtenä osana on arvioitu seurakuntien ja yhteisten työalojen kaikkia keskeisiä toimintoja ja seurakunnallisen toiminnan tulevaisuutta. Muutostyö on koskenut myös kaikkia käytössä olevia toimitiloja ja tähtäin toimitilojen kehittämisessä on ollut osin sopeuttaa toimitilakantaa pieneneviin taloudellisiin resursseihin ja toisaalta niin turvata kuin kehittää sekä seurakuntien että yhteisten työalojen toimintaedellytyksiä tulevaisuuden haasteita silmällä pitäen. Tämän muutosprosessin ytimessä on aluksi toiminut kiinteistöjohtajan johdolla kokoontunut toimitilatyöryhmä, jossa on arvioitu kaikkien seurakuntayhtymään kuuluvien yksiköiden tulevaisuudessa tarvitsemat resurssit ja toimitilat, peilaten niitä nykyisin käytössä oleviin toimitiloihin. Useat seurakunnat ja yhteisten työmuotojen yksiköt ovat sittemmin päätyneet toimitilatyöryhmässä laadittujen suositusten perusteella vähentämään käytössään olevia toimitiloja joko luopumalla kokonaisista rakennuksista tai niiden huoneistoista. Samalla palveluverkkoon jäävien tilojen toiminnallisuutta on arvioitu uudestaan ja päädytty tekemään tulevaisuuden työympäristön edellyttämiä muutoksia näihin rakennuksiin.
Tämä prosessi on edennyt hyvin ja tavoitteet tilankäytön tehostamisen osalta tullaan saavuttamaan vaaditussa ajassa. Yhteiset työalat ja seurakuntien yhteiset hallinnolliset yksiköt ovat toimineet nykyisellään varsin keskitetysti Kolmannella linjalla sijaitsevassa seurakuntien talossa. Rakennus on valmistunut -70 luvun lopulla, eikä sille ole tehty sen käyttöaikana merkittäviä peruskorjauksia. Rakennuksen teknisen käyttöiän perusteella peruskorjaussykli on lähestymässä noin 15 vuoden aikajänteellä. Seurakuntien talossa on myös varsin vähän varsinaista toimitilaa verrattuna rakennuksen lattiapinta-alaan, joten sitä voidaan luonnehtia monille julkisille rakennuksille tyypilliseen tapaan tehottomasti suunnitelluksi, mikäli arvioinnin lähtökohtana pidetään tilatehokkuutta. Edellä mainituista syistä päädyttiin tarkastelemaan seurakuntien talon tulevaisuutta, tarkoituksena löytää seurakuntien näkökulmasta parhaat käytettävissä olevat vaihtoehdot tulevaisuuden toimitilaratkaisun tekemiseen. Arviointiprosessin aikana on tutkittu päävaihtoehtoina keskitettyä ja hajautettua toimintaa. Seurakunnilta vapautuu ympäri kaupunkia paljon tiloja, jotka jo valmiiksi omistetaan, joten on luonnollista arvioida näiden tilojen käyttömahdollisuudet yhtymätasolla ja toimintojen hajauttamisen mahdolliset hyödyt ja haitat sekä vaihtoehtoiskustannukset. Hajautetussa toimintamallissa käytettäisiin näitä muilta yksiköitä vapautuneita tiloja ja luovuttaisiin keskitetyn toimitalon mallista kokonaan tai osittain. Seurakunnilta vapautuneet toimitilat ovat pääsääntöisesti osoittautuneet olevan keskikooltaan hyvin pieniä tai pienehköjä, usein alle 500 m2 kokoisia tiloja. Nämä tilat sijaitsevat eri puolilla kaupunkia eikä seurakuntayhtymän toiminnan näkökulmasta vapaat tilat muodosta sellaisia yhtenäisiä kokonaisuuksia, joihin voitaisiin järkevästi ja keskitetysti sijoittaa yhtymän tukipalveluja tai yhteisiä työaloja. Lisäksi nämä tilat näyttävät soveltuvan pienyritystoimintaan varsin hyvin, ja niihin on kohdistunut hyvin kaupallista kysyntää. Vaikeasti realisoitavat tilat, jotka sijaitsevat pääsääntöisesti kirkkorakennuksissa on kuitenkin hyödynnetty mahdollisimman tarkkaan, koska näitä tiloja on todella vaikea myydä tai vuokrata markkinoilla. Toimitilojen kustannusvaikutuksia erityisesti henkilöstömenoihin on seurattu useissa toteutetuissa hankkeissa (mm. Senaatti-kiinteistöt ja Tuusulan kouluverkkoselvitys ja Kirkon palvelukeskus). Toiminnan keskittämisen on näissä osoitettu vähentävän henkilöstömenoja 10-20% hajautettuun, mutta tehottomaan toimitilaratkaisuun verrattuna (vastaa nykyistä seurakuntien taloa). Toiminnan keskittäminen ja toiminnan tehostaminen muuttamalla koppikonttorimalliin perustuva toimisto avoimeksi ja nykyaikaiseksi monitoimitilaksi on osoittautunut olevan kaiken kaikkiaan henkilöstömenoiltaan 20-30% edullisempi vaihtoehto kuin toimintojen hajauttaminen useaan toimipisteeseen. Lisäksi hyvin suunnitellut, viihtyisät ja modernit työtilat parantavat tilatehokkuuden lisäksi työn tuottavuutta ja työtyytyväisyyttä. Kirkkohallituksenkin palvelukeskuksen perustamiseen liittyvän selvityksen mukaan hajauttaminen heikentää tuottavuutta ja lisää hallinnon ja työnjohdon tarvetta.
Keskitetyssä päävaihtoehdossa on ensimmäisenä vaihtoehtona tutkittu luopumista seurakuntien talosta myymällä vanha rakennus ja hankkimalla joko ostamalla tai vuokraamalla uudet, mutta nykyistä pienemmät ja tilatehokkuudeltaan paremmat toimitilat markkinoilta. Toisena vaihtoehtona on tutkittu seurakuntien talon säilyttämistä ja tilojen modernisointia paremman tilatehokkuuden ja käyttäjien viihtyvyyden parantamiseksi. Samalla on lisäksi tarkasteltu kiinteistön potentiaalia rakennusoikeuksien osalta ja mitä taloudellista merkitystä näillä tekijöillä on sekä mitä asioita päätöksenteossa on järkevä ottaa huomioon eri vaihtoehtojen osalta. Kiinteistöosasto on teettänyt laajan kiinteistötaloudellisen selvityksen erilaisista mahdollisista toiminnallisista vaihtoehdoista. Toimeksiannon on saanut kiinteistökehityskonsultti ISS Proko Oy, jolla on ollut käytettävissään seurakuntien talousarviot, henkilöstökertomukset ja valtuuston hyväksymät toimintakulttuurin muutoshankkeen myötä päätetyt linjaukset. Kokonaistaloudellisesti ja toiminnallisesti parhaimman ratkaisun löytämiseksi on verrattu valittuja 7 erilaista vaihtoehtoa paitsi tilakustannusten osalta, myös niiden välillisten henkilökuntakustannusten osalta. Vaihtoehtoja on tarkasteltu seuraavasti: Esityksen liitteenä on ISS Proko Oy:n hahmottamat vaihtoehtoiskustannukset erilaisten valintojen seurannaisina. Myös mahdolliset uhat ja mahdollisuudet on pyritty käsittelemään mahdollisimman kattavasti, erityisesti maankäytön sekä investointitarpeen osalta. Nyt valittavaksi ehdotettu hybridiratkaisuvaihtoehto (Nro 7), jossa toimintaa tiivistetään, taloa kehitetään ja realisoidaan hajautetut tilat, on 10 vuoden tarkastelussa laskennallisesti edullisin vaihtoehto. Myös Kirkkohallitus on tutkinut palvelukeskuksen keskittämisvaihtoehtoa ja todennut, että se on kustannustehokkain ja pieniriskisin vaihtoehto. Keskittämiseen liittyvä monikäyttötoimisto sisältää erilaisia paikkoja eri
työtehtäviä varten, kuten rauhallisia työtiloja yksilötyöhön, vetäytymistiloja puheluille, projektihuoneita intensiiviseen yhteistyöhön ja kohtaamispaikkoja keskusteluille ja tauoille. Hybridiratkaisu sisältää lisärakentamista n. 3000 m2. Lisärakentaminen edellyttää kaavamuutosta, jonka saaminen vie vuosia. Asiaa on käsitelty sijoitusneuvottelukunnan kokouksessa 31.8.2017 ja se on päättänyt suosittaa tässä päätettäväksi esitettävää hybridiratkaisua (Nro 7), jossa seurakuntien talo säilytetään seurakuntayhtymän käytössä ja osa tiloista muutetaan monitoimitiloiksi ja osaan rakennetaan asuntoja. Liitteet 4 Seurakuntien talo Vaihtoehtotarkastelu 5 Vaihtoehtojen 1-7 laskelmat 6 Hajasijoituksen kustannukset 7 Laskelmien perusteena olevia lukuja