Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden (Maku Tahe) valmistelu Pirkanmaalla Valmisteluryhmän ehdotus 18.10.2017
Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestäminen Alkuperäinen toivomus: Tampereen kaupunki, Pirkanmaan sairaanhoitopiiri (Pshp) ja tuleva maakunta järjestäisivät talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut yhdessä fyysinen, seudullinen/maakunnallinen läheisyys vahva tausta jo palvelukeskuksissa sekä kaupungilla (jo 12 vuotta) että sairaanhoitopiirillä veronmaksajan etu, ei tehtäisi vierekkäin kahteen kertaan samoja asioita ja kilpailtaisi resursseista Tampere ja sairaanhoitopiiri ovat isoja toimijoita, volyymiä riittää ajatuksena tehdä kuitenkin jo VM:n linjausten mukaisesti ylimaakunnallisena jolloin mukaan mahdollisesti jo valmis kumppani myös muille kunnille halutaan pitää ovet avoimena (ajatellaan isosti ja yhtenäisesti) 1
Selvitys tukipalveluista huhti-toukokuu 2017 Päädyttiin tekemään yhdessä Tampereen kaupungin, Pirkanmaan sairaanhoitopiirin ja maakunnan valmistelun kanssa yhteinen tukipalveluselvitys selvityksessä läpikäytiin talous- ja henkilöstöhallinto, hankinnat ja logistiikka sekä ruokahuolto ja siivous, selvityksen toteutti Deloitte selvitys laadittiin neljän vaihtoehdon pohjalta ja selvityksen loppuraportti on viety päätöksentekoon tiedoksi selvitystyön perusteella Pirkanmaan maakunnan ja Tampereen kaupungin kannattaa järjestää kaikki tarkastellut toiminnot yhdessä synergiaetujen saavuttamiseksi ja päällekkäisen työn minimoimiseksi. 2 Selvityksen esitys talous- ja henkilöstöhallinnon osalta: Palveluiden järjestäminen maakunnan ja Tampereen tiiviillä yhteistyöllä yksityistä kumppania hyödyntäen on suositeltavampaa kuin järjestäminen erikseen. yhteinen tavoite, osaamisen hyödyntäminen, parempi neuvotteluvoima, iso volyymi, elinvoimaisuus, myöhempi kehitysmahdollisuus yli maakuntarajojen Palveluiden järjestäminen kumppaneita tai kumppania hyödyntäen on suositeltavaa. nopeampi kyky valtakunnalliseen malliin, kumppanin verkosto mahdollistaa vaihtoehtoja toiminnassa ja investoinneissa, kumppani täydentää resursseja ja kyvykkyyttä valmiiden toimintamallien kautta
Päätöksenteon linjaukset tähän saakka Pirkanmaan esivalmistelun johtoryhmä 22.6.2017: Pirkanmaa2019 valmistelu, Tampereen kaupunki ja Pirkanmaan sairaanhoitopiiri aloittavat välittömästi valmistelun Pirkanmaan talousja henkilöstöhallinnon yhtiön perustamiseksi mahdollisesti ulkopuolisen palvelutarjoajan kanssa. Toisessa vaiheessa valmisteluun voidaan ottaa asiasta kiinnostuneet muut Pirkanmaan kunnat. Siksi valmisteluun osallistuu 2 kuntien nimeämää edustajaa. Tampereen kaupunginhallituksen konsernijaosto 27.6.2017:Tampereen kaupungin ja Pirkanmaan maakunnan tukipalveluselvitys merkitään tiedoksi ja valmistelua jatketaan edellä esitettyjen ehdotusten pohjalta. Pirkanmaan maakuntavalmistelu, Tampereen kaupunki ja Pirkanmaan sairaanhoitopiiri aloittavat välittömästi valmistelun yhteisen TaHe-yhtiön perustamiseksi siten, että yhtiön perustaminen valmistellaan Tampereen kaupungin päätettäväksi syyskuun 2017 aikana. 3
STM ja VM: ohjaus kunnille (ohjeistus 24.8.2017) Tuottamisen vaihtoehdot talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnoissa: a) jos palveluita ei ole yhtiöitetty, siirtyy toiminta valtakunnalliseen Tahe-yhtiöön (Hetli Oy), jonka myöhemmin omistavat maakunnat yhdessä b) jos halutaan inhouse- yhtiö (Maku Tahe), tulee huomioida seuraavat kriteerit: 1. maakunnallinen yhtiö liittyy Tahe-konsortioon 2. in house asema edellyttää osakeomistuksen lisäksi riittävää ohjausmahdollisuutta hallituspaikalla tai erityisen määräysvallan osakkeilla 3. laaditaan palvelusopimus Palvelukeskuksille siirretään suoraan tai maakuntien kautta palvelutuotannon edellyttämä tukipalveluhenkilöstö sekä tarvittava omaisuus( ml. osakeomistukset), tietojärjestelmät ja ostopalvelusopimukset. Peruspalveluille tulee käyttövelvoite, lisäksi mahdollisuus lisäpalveluihin sekä maakunnan päättämiin palveluihin. Tietojärjestelmien osalta tulee suunnitella se, missä kohtaa käytetään jo olemassaolevia tietojärjestelmiä ja missä suunnitellaan kilpailutus. Muutosprojektin rahoitusta voidaan hakea maakuntauudistuksen ICT-muutostuen rahoista. Maakuntien on ilmoitettava suunnitelmat etenemismallista viimeistään 30.11.2017 mennessä. Toiveena on ylimaakunnallisia ratkaisuja. 4
Valmistelutilanne Esitetään että talous- ja henkilöstöhallinnon toteuttaminen valmistellaan maakunnalliselta pohjalta eikä tukeutuen valtakunnalliseen yhtiöön Potentiaalisten MakuTahe-kumppaneiden - KuntaPro Oy, Monetra Oy, Kunnan Taitoa Oy - kanssa käytiin valmisteluryhmällä keskustelut 31.8.2017 Esitetään yksimielisesti talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien selvittämisen jatkamista yhdessä niin että mukana on Monetra Oy yhteisessä inhouse-yhtiössä. pystyisimme hyödyntämään siirtymäkauden parhaalla mahdollisella tavalla kumppanin kanssa ja vähentämään muutoksen aiheuttamia riskejä pystyisimme muodostamaan järkevällä tavalla Pirkanmaalaisen yhtiön joka kuitenkin täyttää myös valtion vaatimukset ja mukana olisi hyvä kumppani yhtiön omistus tulisi olemaan Pirkanmaalla jopa 50 %:sesti (riippuen vielä omistusjärjestelykeskusteluista) ja ohjausvalta voidaan saavuttaa yhteisen yhtiön perustaminen tulisi tapahtua niin että toiminta alkaisi siellä viimeistään 2019 vuoden alussa nykyisillä tietojärjestelmillä olisi mahdollista toimia alussa eikä järjestelmäkilpailutuksia tarvitsisi heti tehdä ellei se ole tarpeellista mm. järjestelmän elinkaaren vuoksi 5
MONETRA OY Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja sekä muita tukipalveluja kuntatoimijoille tarjoava palvelutalo Perustettu vuonna 2012 Pääomistajat Oulun kaupunki ja PPSHP, muita asiakasomistajia noin 40 Voittoa tavoittelematon inhouse-osakeyhtiö Liikevaihtoennuste v. 2017 28 M Monetrassa työskentelee 450 moniosaajaa, joista valtaosa on siirtynyt Monetraan liikkeenluovutuksella asiakasomistajilta AvainTES, KEVA Sodankylä Oulu Haapavesi Jyväskylä Tehostuminen 2 viime vuoden aikana 15-59% prosessista riippuen ja sen myötä asiakkaiden laskutus tippunut 15-22% Asiakkaat suosittelevat Monetraa Henkilöstötyytyväisyys hyvällä tasolla
8
Miten ja miksi Monetra erottui muista kumppaniehdokkaista? pystytään omistusrakenteiden ja hallituspaikkojen kautta vaikuttamaan konsernirakenteen avulla, valmius joustavaan organisaatiorakenteeseen vahva tahtotila tehdä yhteistyötä Pirkanmaan kanssa, toimisto Tampereelle, positiivinen tahtotila alueellisen elinvoiman kehittämiseen yhdessä Oulun (ja mahdollisesti Jyväskylän) seudun kanssa olemme merkittävä valtakunnallinen toimija rohkeus ajatella isosti kokonaisuutena sopivimmat palvelumallit ja palvelukokonaisuus tietojärjestelmineen sekä sopiva toimintamallikulttuuri mm. asiakkuuden ja kehittämisen osalta kokemus sekä isoista kaupungeista että sairaanhoitopiiristä valmius kehittää asioita yhdessä aitona kumppanina ja joustavasti toimintamalli parhaiten haltuunotettavissa merkittävässä muutoksessa (perustoimintaan ei tule liian paljon muutoksia) nähdään että tehokkuus ja tuottavuuden kehittäminen tapahtuu yhteistyön kautta ja hallinta menee omistamisen edelle yksikköhintatasolla esitetty konsernirakenne tuottaisi yli kaksinkertaiset volyymit nykytilanteeseen verrattuna, jonka tulisi johtaa yksikköhintojen alenemaan yhteisissä volyymipalveluissa. 6
Paikallisuusnäkökulma yhtiöstä paikallinen itsenäinen yhtiö työpaikat jäävät Pirkanmaalle ja palveluissa on jatkuvuutta in house-malli on julkisen sektorin tapa järjestää oman toimintansa tehokkaasti ja markkinalähtöisesti ilman markkinoilla toimimista paikallinen kumppani mahdollistaa paremman palvelunhallinnan maakunnalle ja kaupungille (helpompi vaikuttaa) valtakunnallinen painovoima isolla yhtiöllä (yhdessä tehden), Pirkanmaalla merkittävä osuus ja samalla otetaan jo ylimaakunnallinen ratkaisu käyttöön valtakunnallinen suositus on että Suomessa olisi tulevaisuudessa 4 6 palvelukeskusyhtiötä, Pirkanmaalla päästään tätä kautta jo merkittävään asemaan pitkällä tähtäimellä tällä kokonaisuudella voidaan toimia paikallisella ohjauksella jolloin saadaan parempi tuki oman maakunnan toiminnalle ratkaisu tukee Tampereen kaupunkiseudun kuntien tietohallinnon kehittämissuunnitelman painopisteitä kuntarajoja ylittävässä yhteistyössä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmissä laajennumme harkitusti maakunnan muihin kuntiin 7
Monetra-konserni, luonnos (sisältää omistusprosentit yleisellä tasolla, tarkemmat neuvottelut vielä kesken) vuonna 2020 Monetra Oy (emoyhtiö) Oulu ja Tampere yhteensä min 51% Maakunnat ja Hetli yhteensä max 49% Pirkanmaan muut kunnat voivat tulla osakkaaksi myöhemmin Monetra Tampere Oy Tampere 24,5% Pirkanmaa 24,5% Monetra 51% Monetra Oulu Oy Oulu 27% POP 20% Monetra 51%, kunnat 2%
Tampereen Konsernipalveluyksiköstä (maku + kaupunki) siirtyvä henkilöstö alustava! talouspalvelut kirjanpito, ostolaskut, laskutus, maksuliikenne, yhteensä noin 45-47 htv henkilöstöpalvelut palkanlaskenta, matkat, rekrytointipalvelut, yhteensä noin 69 htv ict-palvelut talous- ja henkilöstöhallinnon perusjärjestelmien pääkäyttäjät, yhteensä noin 3-6 htv muuta hallintoa 1 2 htv Eli Konsernipalveluyksiköstä perustettavaan yhtiöön siirtyisi yhteensä noin 118-124 htv tämän hetkisen arvion mukaan 10
Pshp:stä siirtyvä henkilöstö alustava! talouspalvelut noin 25-30 htv henkilöstöhallinnon palvelut noin 40 45 htv 11
Suunnitellut MakuTahe:n palvelut Palvelut: lähtökohtaisesti peruspalvelut, sopimuksessa sovitaan tarvittavat lisäpalvelut 12
Monetran nykyiset palvelut asiakkaille/omistajilleen 13
Monetran nykyiset tietojärjestelmät
Palveluvalikoima Tampereen kaupunki: pääsääntöisesti peruspalveluiden sisällöt eivät muutu matkan- ja kulunhallintapalvelun osalta on järkevää jatkaa nykyisellä palvelusisällöllä Tampereen kaupungin osalta, tällä hetkellä käytössä laajennettu palvelu palkanlaskentaan oletetaan kuuluvan henkilökohtaisten avustajien palkanlaskentapalvelut kassanhallinta ja rahoituspalvelut voidaan tuottaa kuten nytkin (lisäpalveluna palvelutarjoamassa) käytettävät tietojärjestelmät pysyvät ennallaan erikseen sovittavan ajan ja/tai muutokset tapahtuvat suunnitellusti asiakaspalvelun hyvä taso säilyy eikä siihen tule sisällöllisiä muutoksia jatkuvuus säilyy kun samat osaavat henkilöt palvelevat kumppanin kautta saataisiin myös muita kiinnostavia kokonaisuuksia käyttöön (esim. rekrytointiin ja sopimustenhallintaan liittyen) niin haluttaessa ja erikseen sovittaessa Pshp: Pääsääntöisesti peruspalvelut 15
Miksi Monetran kanssa eikä oma yhtiö ilman kumppania? suurempina saavutetaan volyymietuja ja kustannushyötyjä mm. peruspalveluissa ja tietojärjestelmäkustannuksissa palvelukeskusten tehostamisen ja kehittämisen kautta isommalla yksiköllä on enemmän mahdollisuuksia saada investoinneille riittävä käyttöaste ja kustannusten jakajia on enemmän omassa yhtiössä valtakunnallinen ohjaus olisi voimakkaampaa ja paikallista päätösvaltaa olisi vähemmän valmistaudutaan suunnitelmallisesti ja ennakoiden tulevaisuuteen nykyisessä toimintaympäristössä (oma yhtiö olisi pitänyt tehdä jo vuosia sitten), ylimaakunnallinen tavoite toteutuu heti hallitusti ja pääsemme vaikuttamaan haluttuun lopputulokseen, ylimaakunnallinen yksikkö on linjassa maakuntauudistuksen tavoitteiden kanssa muutoksen suuruus on joka tapauksessa mittava, valmiimman kumppanin kanssa riskit ovat pienemmät sekä kehittämiseen on laajemmat resurssit ja mahdollisuudet (mm. parhaiden käytäntöjen jakaminen) valmistelu vie aikaa, resursseja ja rahaa (toiminnan ylösajo vaatii mm. henkilöt, organisaatiot, ohjeistukset, järjestelmät, palveluiden yhdenmukaistaminen jne) osaamisen hankkiminen ja kasvattaminen asioihin, joita ei nyt ole tarvinnut tehdä, vie aikaa ja kasvattaa kustannuksia (esim. uusien asiakkuuksien haltuunotto, laatumallit) jolloin kumppanin kanssa päästään jo alkuvaiheessa pidemmälle ei haluta käyttää hallintoon sekä rakentamiseen aikaa ja rahaa vaan otetaan business partner avuksi, aikataulullisesti nopeampi ratkaisu ja kustannustehokkaampi, pystytään hyödyntämään nykytilaa paremmin eli keskustelemaan välittömästi yhteisestä jatkokehittämisestä ja toiminnan tehostamisesta
Suunnitelma päätöksenteon etenemisestä alustavasti - keskustelut organisaatioissa syys-lokakuun aikana - ilmoitus Valtiovarainministeriöön linjauksista 30.11.2017 - kukin organisaatio huolehtii omalta osaltaan yhteistoimintamenettelystä, sen aikataulutuksesta ja toteutuksesta Tuleva maakunta Pirkanmaan esivalmistelun johtoryhmä 3.11. poliittinen ohjausryhmä 20.11. Tampereen kaupunki kh konsernijaosto esim. 31.10. kaupunginhallitus esim. 6.11. Pshp Pshp:n Kuntajohtajat 20.10. hallitus 20.11 valtuusto 11.12. Seudun kuntajohtajat ja muut kunnat tarpeen mukaan 17
Lisätietoja Valmisteluryhmään osallistuneilta - projektipäällikkö Riikka Hannelius (Pirkanmaan liitto, maakunnan tahe-yhteyshenkilö) - talousjohtaja Pasi Virtanen, henkilöstöjohtaja Raija Ruoranen ja laskentapäällikkö Mikko Hannola (Pshp) - hallintojohtaja Heli Hirvelä, talousjohtaja Jukka Männikkö, henkilöstöpalvelupäällikkö Eero Karppinen (Tampere) - hallintojohtaja Tapio Rautava (Sastamala) 18