Art 13 paikan päällä tarkastukset TUKI2000- järjestelmässä hallinnoitavissa yritystuissa 21.-22.3.2011 5B. Maksatushakemuksissa esitettyjen yksittäisten menojen tosiasiallisuuden ja sääntöjenmukaisuuden tarkistaminen Työ- ja elinkeinoministeriö Alueosasto / rakennerahastoryhmä Neuvotteleva virkamies Riitta Mensalo
5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Yleisten hankkeen toteuttamista koskevien tarkastusten lisäksi paikan päällä -tarkastetaan maksatushakemuksissa esitettyjen kustannusten tosiasiallisuus, kuuluminen hankkeelle ja kustannusten päätöksen, ohjelma-asiakirjan, tukikelpoisuusasetuksen ja kansallisen ja EUsäädösten ja ohjeiden mukaisuus. -yksittäisiä tarkastettuja menoja koskevat tiedot kirjataan hallintoviranomaisen ohjeen mukaiselle excel-lomakkeelle havaitut tukikelvottomat kustannukset luokitellaan annetun luokituksen mukaisesti 2
5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Yhteys tarkistuslistan 5 A-kohtiin (HANKKEEN TOIMIEN JA MENOJEN TOSIASIALLISUUTEEN JA SÄÄNTÖJEN MUKAISUUTEEN LIITTYVÄT YLEISET TARKISTUKSET) -> esim. 5.A.1. Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen? Paikan päällä tarkastuksen ajankohta kustannusten varmentamisen näkökulmasta: Koska art 13 paikan päällä tarkastuksen tarkoituksena on nimenomaan menojen tosiasiallisuuden ja tukikelpoisuuden varmistaminen, tulisi tarkastukset paikan päällä ajoittaa niin, että menoja on hankkeelle kertynyt riittävä määrä Monivuotisissa, kustannuksiltaan suurissa hankkeissa käynti paikan päällä useamman kerran hankkeen aikana Kirjanpidon menojen varmentaminen: 3 * menojen varmentamisen laajuudesta/sisällöstä päättäminen * yksittäisten menojen varmentaminen
5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Menojen varmentamisen laajuudesta/sisällöstä päättäminen - Menojen varmentamisen laajuus paikan päällä -> määritetään alustavasti etukäteen tarkastussuunnitelmassa (tarvittaessa muutos paikan päällä!) - Menot paikan päällä tarkastetaan riskianalyysiin perusteella niin, että riittävä varmuus menojen tosiasiallisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta on saatu. Riskianalyysissa otetaan huomioon mm. tuensaajatyyppi, hankkeen kustannusten koko ja aikaisempi kokemus tuensaajasta sekä menoihin liittyvistä ongelmista. - Tämän lisäksi voidaan menoja varmentaa satunnaisotannan perusteella -Hankkeen tilanteen mukaan tarkastetaan joko kaikkien hankkeen maksatushakemusten menot tai vain osa maksatushakemuksista ja niiden menoista. -menoja varmennettaessa on tositemäärän lisäksi otettava huomioon varmennettujen menojen määrä - Mikäli kaikkia maksatushakemuksia ja niiden menotositteita ei tositekohtaisesti varmenneta, tulee menotositteiden varmennustapa kuvata yksityiskohtaisesti 4 ja perustella.
5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJEN- MUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä tehdyn asiakirjatarkastuksen laajuus ja sen vaikutus paikan päällä tapahtuvaan yksittäisten menojen varmentamiseen Esimerkiksi 1) kopiot kaikista menotositteista (joko mukaan lukien muu menotositteeseen liittyvä aineisto tai ei) ja kirjanpidon ote, tai 2) vain vientikohtainen kirjapitoraportti Mikäli kaikki menoon liittyvä aineisto on esitetty kopiona maksatushakemuksen yhteydessä, paikan päällä tarkastettavaksi jää aineiston tosiasiallisuuden varmentaminen (tositteet otannalla + kirjanpito) Mikäli virheitä tarkastetuista tositteista löytyy paljon, tarkastettavien tositteiden määrää laajennettava HUOM! Vireillä olevan maksatushakemuksen tarkastus 5
5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Esimerkkejä menotositteiden otantaperusteluista: Hakija on esittänyt hankkeesta kuusi maksatushakemusta. Ensimmäisestä maksatushakemuksesta on tarkistettu rakennusurakan kustannuksia ja lvi urakan kustannuksia. Toisesta maksatushakemuksesta on tarkistettu lvisuunnittelun, rakennusurakan ja sähköurakan kustannuksia. Kolmannesta maksatushakemuksesta on tarkistettu rakennusurakan kustannuksia. Neljännestä maksatushakemuksesta on tarkistettu sähköurakan ja rakennusurakan kustannuksia. Viidennestä maksatushakemuksesta on tarkistettu LVI -muutostyökustannuksia, sähköurakan ja rakennusurakan kustannuksia. Kuudennesta maksatushakemuksesta on tarkistettu sähköurakan kustannuksia. Maksatushakemuksissa on esitetty kustannuksia yhteensä 758 510 (alv 0), joista paikan päällä on tarkistettu yhteensä 522 879 ( 68 % kustannuksista, Tositteista (167 kpl) on paikan päällä tarkistettu 35 kpl, eli 21 %. Lisäksi paikan päällä on tarkistettu rakennusurakan, sähköurakan ja LVIurakan hankinta-asiakirjat. 6
5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Esimerkkejä menotositteiden otantaperusteluista: 1. erästä on tarkastettu 14 tositetta otannan perusteella. 2. erästä on tarkastettu 10 tositetta otannan perusteella. 3. erästä on tarkastettu 43 tositetta otannan perusteella. Kone- ja laiteinvestointihankkeen varmennus tehtiin paikan päällä suoritetussa tarkastuksessa tekemällä hankittujen koneiden ja laiteiden (3 kpl) fyysinen katselmus. Laitteet todennettiin hankesuunnitelman mukaisesti hankituiksi sekä tositekopioiden ja hankintoja koskevien pääkirjanotteiden mukaisiksi. Lisäksi investoinnin menotositteet todettiin maksatushakemuksen erittelyn mukaisiksi ja hankkeelle kuuluviksi. Hankkeen alkuperäinen kirjanpito sijaitsi yrityksessä. Tositteista on otettu otanta, johon on valittu kaikki summiltaan suurimmat tositteet. Otantaan valittujen tositteiden yhteissumma on 179.168,20 euroa (alv 0%). Tarkastettu otannalla tositteita ja maksuja tiliotteilta 7
5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJEN- MUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Yksittäisten menojen varmentaminen Excel-taulukko: Taustatiedot: maksatushakemus nro ja pvm, kustannuslaji, tositenumero(t), menon määrä maksatushakemuksessa, Yksittäiseen menoon liittyvät tarkastettavat asiat: työajanseuranta, muut henkilöstökulut, Sopimus/lasku/palkkakuitti -> menon tosiasiallisuus, Meno on maksettu ja on tuensaajan maksama, Meno on hankkeen tarpeellinen meno, Hankittu tavara/palvelu on tosiasiallisesti toimitettu, Hankintamenettely, Tukikelpoisuusaika, Tukikelvottomaksi katsottu kustannuksen määrä eurona, Tukikelvottomuusluokka, Huomautuksia sarake perusteluja (asetusviittaus ym), sekä 8 suusanallista selvitystä ym. varten
5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Excel-lomakkeen havaintojen luokittelu: 1. Menon tosiasiallisuutta ja tukikelpoisuutta koskeva varmennus on tehty ja kaikki kunnossa 2. Ongelma havaittu 3. Ei koske menoa HUOM! Jos EU-lainsäädännön määrittämä sääntöjenvastaisuusilmoituksen laatimiselle asetettu euromäärä-raja täyttyy, paikan päällä havaitusta sääntöjenvastaisuudesta tulee täyttää sääntöjenvastaisuusilmoitus 9
5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Käytettävä tukikelvottomien menojen luokitus: 1. Kustannus ei liity hankkeeseen 2. Kustannus ei ole syntynyt tukikelpoisena aikana 3. Hankkeen tuotos poikkeaa olennaisesti rahoituspäätöksestä 4. Kustannukseen kohdistuvaa tuloa/korvausta ei ole asianmukaisesti vähennetty 5. ALVia ei ole asianmukaisesti vähennetty kustannuksesta 6. Hankinnassa on rikottu olennaisesti hankintalainsäädäntöä (aina tukikelvoton meno) 7. Tuella hankittu /kone/laite jne. ei ole enää tuensaajan käytössä 8. Kustannus on kohtuuton 9. Kustannusta ei voitu todentaa (korvaus sisältää kustannuksen, jonka maksun perusteeksi ei ole esittää laskua tai muuta vastaavaa todentavaa asiakirjaa) 10. Kustannus on laskettu virheellisesti (kustannus on esitetty hakemuksessa korvattavaksi virheellisellä määrällä) 11. Tiedotus toimenpiteessä ei ole mainittu EU:n osallistumista hankkeen rahoitukseen -> sisältää/ei sisällä tukikelvottomia menoja 12. Hankinnassa on rikottu hankintalainsäädäntöä -> ei tukikelvottomia menoja vrt. luokka 6 13. Muu tukikelvottomuusperuste (selvitys huomautuksia kohdassa)-> sisältää/ei sisällä tukikelvottomia menoja 10
11
Menojen tukikelvottomuusluokitukset Taustalla Euroopan tilintarkastustuomioistuimen (ECA) havainnot rakennerahastohankkeiden tukikelvottomista menoista sekä tarve saada yksilöidympää dokumentaatiota art 13 menojen varmentamisen yhteydessä tehdyistä tukikelpoisuusratkaisuista Suomen rakennerahastohankkeissa otettu käyttöön tukikelvottomuus- luokitukset 1) paikan päällä tehtävissä tarkastuksissa v. 2009 HVO-ohje 6.3.2009 ohjeen voimaan tulosta lähtien, TUKI2000:ssa uuden version käyttöön oton mukana 2) VALTTERI-hankkeiden maksatushakemusten käsittelyssä 1.6.2010 alkaen HVO-ohje 23.6.2010 3) TUKI2000-hankkeissa vuoden 2011 alusta Hallintoviranomainen hyödyntää komissiolle annettavissa vuosiraporteissa sekä muussa hallintoviranomaisen seurannassa ja valvonnassa. Hyöty välittäville toimielimille!
Tukikelvottomuusluokittelu, esimerkkejä hylätyistä kustannuksista 1. Kustannus ei liity hankkeeseen 1. Siltanosturi ei ole hankesuunnitelmassa, eikä siten rahoituspäätöksessä. 2. Kustannukset eivät kuulu hankkeeseen (irtokalusteet). 3. Ruokailukustannukset matkoilla yht. 29 (tos. 30250,30251 ja 30262) eivät kuulu kehittämisavustuksen piiriin. 4. Messuosaston suunnittelun osalta kustannukset hylätään. Hanke on tuotekehityshanke ja ulkopuolisen muotoilijan tekemän työn osalta hyväksytään vain tuotekehitykseen kohdentunut työ. 5. Hankkeessa ei ole varsinaista ohjausryhmää. Matkustajina Kmäki, L ja T. Ei ole hyväksyttävä kustannus 6. Vähennetty pihatyöt: mullat, istutukset, piha-aidan rakentaminen sekä toiseen hankkeen liittyvät kolme laskua. 7. Nettisivujen päivittäminen on yrityksen tavanomaista toimintaa, eikä liity hankkeeseen. Asiakas poistanut itse ko. kustannuksen menoerittelylomakkeen versiosta 15.7.2011. 8. Luontaisetua (puhelinetu) ei hyväksytä avustuksen perusteeksi. Hallintoviranomaisen ohje (Työ- ja elinkeinoministeriö TEM/3369/09.10.02/2010) 22.12.2010 Liite 2 Kohta 2.4 Esimerkkiluettelo tukikelvottomista kustannuksista kohta 2. 9. kulu on päivystyskorvaus, mikä ei ole projektista johtuva kustannus 10.Sisustussuunnittelua ei ole hyväksytty tuen piiriin. 11.Hyväksytään vain tuntikirjanpidon mukaisesti hankkeeseen kohdistuvat palkat.
Tukikelvottomuusluokittelu, esimerkkejä hylätyistä kustannuksista 2. Kustannus ei ole syntynyt tukikelpoisena aikana 1. palkkakustannukset ovat syntyneet hankkeen päättymisen jälkeen. 2. Tilattu ennen hankeaikaa. 3. Raaka-aineet ja pientarvikkeet on hankittu ennen hankkeen alkamista 26.5.2009. Kustannukset vähennetään maksatushakemuksessa. 4. Palkat maksetaan vain 12 kk:n ajalta päätöksen mukaan. 5. Tositteella 19008148 hankittu N97 puhelin ei ole tullut projektipäällikön käyttöön eikä tosite kuulu tälle projektille. Projektipäällikön käyttöön otettu käytetty puhelin E71 on hankittu tositteen mukaan 8.12.2008 ennen projektin alkua. Puhelin on maksettu toiselta projektilta jo aikaisemmin, mihin käyttöön se oli alun perin hankittu. 3. Hankkeen tuotos poikkeaa olennaisesti rahoituspäätöksestä 1. Tuotannonohjausjärjestelmän vuosittaiset ylläpitokulut eivät ole tukikelpoisia menoja. Myöskään oman henkilöstön koulutusaikaiset palkkamenot eivät ole tukikelpoisia menoja investointihankkeessa. 2. Omien ovien valmistuskustannuksista on vähennetty työn osuus, hankkeeseen on hyväksytty vain materiaalikustannukset ilman katetta 3. Messumatkoja toteutettu maihin, joita ei ole hyväksytty päätöksessä. 4. Päätöksessä on hyväksytty pääsääntöisesti kotimaan matkat. Myynti- ja markkinointimatkat ulkomaille on vähennetty. 5. Toimenpiteet tuotteiden ja tuotantomenetelmien osalta eivät vastaa hankesuunnitelmaa ja rahoituspäätöstä. 14
Tukikelvottomuusluokittelu, esimerkkejä hylätyistä kustannuksista 4. Kustannukseen kohdistuvaa tuloa/korvausta ei ole asianmukaisesti vähennetty 1. Käteisalennus. 2. Hakijan itseoikaisu: Järjestyksessään ensimmäiseen (1.) maksatuserään oli sisältynyt matkakustannusta, johon sittemmin oli saatu (osa)hyvitys. Hakija pyytää järjestyksessään toisessa (2.) maksatushakemuksessa 5. Arvonlisäveroa ei ole asianmukaisesti vähennetty kustannuksesta 1. Vähennetty alv ja pysäköintimaksuja 2. Alviosuudet sekä haalarit ei merkitystä maksettavaan tukeen, koska hanke ylittynyt. 3. Yhtiön kirjanpito-ohjelma näyttää laskevan arvonlisäveron osuuden eri desimaalitarkkuudella kuin laskussa. Hyväksytään ainoastaan myyjän antamassa laskussa oleva verottoman myynnin määrä. Hakija ilmoitti olevansa tietoinen pyöristyserosta, jolla ei kuitenkaan olennaisuuden periaatteen mukaisesti ole merkitystä. 4. Alvit laskettu virheellisesti maksatushakemuksessa. Korjattu maksatushakemukseen oikein. 15
Tukikelvottomuusluokittelu, esimerkkejä hylätyistä kustannuksista 6. Hankinnassa on rikottu olennaisesti hankintalainsäädäntöä 1. Intressiyhteys. 2. Vain ulkopuolisen avainhenkilön palkkakustannukset hyväksytään, ei yrityksen osakkaana toimivan palkkoja. 3. Hankkeeseen on ryhdytty ennen hankeaikaa. 7. Tuella hankittu kone/laite jne. ei ole enää tuensaajan käytössä 1. W näyttö sekä S tulostin eivät ole sijoitettuna rahoituspäätöksen mukaiselle ohjelma- ja tukialueelle. 2. Palautus + hyvitys. 8. Kustannus on kohtuuton 1. Kuukausi palkka on muutettu tuntipalkaksi väärin perustein. 2. Ei EU-tunnuksia 3. Xn tuntipalkka on 100 tunti. Tämä tuntipalkka on kohtuuton, millä hanketta on laskutettu. Hyväksytään 50 tunti, mikä vastaa noin 7500-8000 kuukausipalkkaa.
Tukikelvottomuusluokittelu, esimerkkejä hylätyistä kustannuksista 9. Kustannusta ei voitu todentaa (korvaus sis. kustannuksen, jonka perusteeksi ei ole laskua tms.) 1. Hankkeen kustannuksista on vähennetty yhteiset muuttuvat kulut, sillä ne ovat hakijan sisäisiä kuluja eivätkä siten tukikelpoisia. Lisäksi kustannuksista on vähennetty vakuutusmaksut, jotka eivät ole tukikelpoisia. 2. Epäselvät kustannuserittelyt, ei voitu kohdentaa kaikki matkakuluja, osin hankeajan ulkopuolisia, ei hyväksyttyjä kohdemaita osin. 3. Ei ole toimitettu tositteita matkalipuista ja hotellikustannuksista ( EuroCard - laskukopiosta ei voi todentaa menoa riittävästi). 4. Laskennallinen kilometrikorvaus + huonepalvelukustannuksia. 5. matkakustannukset on tilitetty liian aikaisin Tekesille, mutta niiden maksu on tapahtunut seuraavalla tilityskaudella. Niitä ei löytynyt myöskään projektikirjanpidosta. 10. Kustannus on laskettu virheellisesti (kustannus on esitetty korvattavaksi virheellisellä määrällä) 1. Laskun nettosumma 350. Yrityksessä ei osattu kertoa, miksi menoerittelyssä oli esitetty eri summa. Lähes kaikista kustannuslajeista 2. Väärin täytetty maksatuksessa. 3. palkka kirjaamatta projektille 8/09 4. maksatushakemuksessa virheellisesti 250e, laskun summa 240e
Tukikelvottomuusluokittelu, esimerkkejä hylätyistä kustannuksista 11. Tiedotustoimenpiteessä ei ole mainittu EU:n osallistumista hankkeen rahoitukseen 1. Löytyi 1 tapaus ilman selitettä 12. Hankinnassa on rikottu hankintalainsäädäntöä 1. Ennen hankeaikaa tehty purkutöitä ja lasku maksettu myös. 2. Hankkeeseen on ryhdytty ennen hankeaikaa. 13. Muu tukikelvottomuusperuste (VÄLTETTÄVÄ KIRJAAMISTA TÄNNE!) 1. A Oy:n myymään sorviin on saatu tuet edellisen viiden vuoden aikana. Siksi kustannus on vähennetty pois. 2. Kustannuksia hylätty 15 182 euroa. Hylätty meno koostuu kustannusarvion ylimenevästä osasta. 3. Hyväksytty rahoituspäätöksen mukainen maksimi 26.369 4. Kustannus ei ole ELY-keskuksen linjauksen mukainen tukikelpoinen kustannus 5. Henkilö ollut vuoden ajan töissä työllistämistuella, ei voida enää hyväksyä tuen piiriin. 6. Ilmoitettu summa sis. koron ja kulujen osuudet. Havainto tehty kylläkin jo työpöydän ääressä tarkastuksen yhteydessä. 7. Vähennetty käyttömaksun osuus se kuuluu yrityksen normaaliin toimintaan. 8. Palkat hyväksytty rahoituspäätöksen mukaisesti. 9. Aikaisemmassa erässä maksettuja kustannuksia. Vähennetty asfaltointi, pihaistutuksia.