JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO HALLITUKSEN PÖYTÄKIRJA 2/2013 Kokous: Keskiviikko 13.3.2013 klo 11.00 Rehtoraatissa, Seminaarinkatu 32 Läsnä: Professori Jorma Rantanen Viestintäjohtaja Merja Haverinen Professori Matti Leino Professori Minna-Riitta Luukka Lehtori Auli Poutanen Professori Pentti Vartia Opiskelija Joonatan Virtanen Muut läsnäolijat Rehtori Matti Manninen Yhteysjohtaja Anu Mustonen (läsnä asiat 1 11) Suunnittelupäällikkö Sakari Liimatainen (läsnä asian 3) Talousjohtaja Päivi Seppä (läsnä asian 3) J1-ITT Erkka Ollila, tilintarkastaja (läsnä asiassa 3) KHT, J1-ffl Ulla-Maija Tuomela, tilintarkastaja (läsnä asiassa 3) Laatupäällikkö Pirjo Halonen (läsnä asian 4) Vararehtori Kaisa Miettinen (läsnä asian 4) Vararehtori Helena Rasku-Puttonen (läsnä asian 4) Sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen (läsnä asiat 5 6) Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen (läsnä asiat 5-6) Tilapalvelujohtaja Suvi Jokio (läsnä asiat 7 8) Toimitusjohtaja Mauno Sievänen, Suomen Yliopistokiinteistöt Oy (läsnä asiat 7 8 sekä asiassa 9) Hallituksen puheenjohtaja Tarja Pietiläinen, EduCluster Finland Oy (läsnä asiassa 9) Controller Vesa Kupari (läsnä asiassa 9) Tutkimuspäällikkö Sirkka-Liisa Korppi-Tommola (läsnä asiassa 9) Hankepäällikkö Mikko Pitkänen (läsnä asian 10) Sihteeri yliopistonlakimies Visa Hiltunen p. 0400 248 120, visa.hilftmen@jyu.fi.
Päätösvaltaisuuden toteaminen PÄÄTÖS: Todettiin kokous päätösvaltaiseksi. 2. Esityslistan hyväksyminen PÄÄTÖS: Hyväksyttiin esityslista. 3. Vuoden 2012 tilinpäätös Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninen@flyu.fi (Valmistelijat suunnittelupäällikkö Sakari Liimatainen, p. 050 373 2121, sakari.liimatainen@jyu.fl ja talousjohtaja Päivi Seppä, p. 050 591 9522, paivi.seppa@jyu.fi. Käsittelyn alussa läsnä myös tilintarkastajat JHTF Erkka Ollila ja KHT, JHTT Ulla-Maija Tuomela) Yliopistolain (558/2009) 14 :n mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on laatia tilinpäätös. Yliopistolain mukaan yliopiston kirjanpitoon sovelletaan kirjanpitolakia (1336/1997). Opetus- ja kulttuuriministeriön laatima yliopistojen taloushallinnon koodisto sisältää periaatteet, joiden mukaisesti yliopistot järjestävät taloushallintonsa sekä yhtenäiset tilinpäätösmallit, joiden mukaisesti yliopistot laativat tilinpäätöksensä. Yliopistolain mukaisesti yliopistolla voi olla välittömästi sen yliopistolaissa säädettyjen tehtävien toteuttamiseen liittyvässä yhdessä tai useammassa yrityksessä kirjanpitolain edellyttämä määräysvalta. Yritykset, joissa yliopistolla on määräysvalta, ovat yliopiston tytäryrityksiä. Yliopisto ja sen tytäryritykset muodostavat yliopistokonsernin. Yliopisto, EduCluster Finland Oy ja UniServices Oy muodostavat yliopistokonsernin. Kansainväliset standardit ja hyvä tilintarkastustapa edellyttävät yliopiston johdon antavan tilintarkastajalle kirjallisen vahvistusilmoituksen muun muassa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus antavat oikeat ja riittävät tiedot. - Käsitellään ja allekirjoitetaan yliopistokonsernin tasekirja (liite 1)
- Esitetään tilikauden tuloksen siirtämistä voittovaroihin (edellisten tilikausien ylijäämän lisäykseksi) - Esitetään yliopistokollegiolle yliopiston tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vahvistamista - Annetaan vahvistusilmoitus tilintarkastajille liitteen 2 mukaisesti PÄÄTÖS: Päätettiin hyväksyä ja allekirjoittaa tasekirja kiitoksin. Päätettiin antaa vahvistusilmoitus tilintarkastajille. Hyväksyttiin muut kohdat esityksen mukaisesti. Päätettiin myös pyytää tilintarkastajilta lausunto tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. 4. Johdon katselmus Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninen4yu.fi (Valmistelija laatupäällikkö Pirjo Halonen, p. 0504285315, pirjo.halonencyu.fi, läsnä myös vararehtori, tiedeneuvoston puheenjohtaja Kaisa Miettinen sekä vararehtori, koulutusneuvoston puheenjohtaja Helena Rasku-Puttonen) Jyväskylän yliopiston johdon katselmus on vuosittain hallitukselle annettava selonteko yliopiston ydintoimintojen tilasta viimeksi kuluneen vuoden aikana sekä 3-5 vuoden trendinä. Johdon katselmus on osa yliopiston laadunhallintaa ja se keskittyy yliopiston strategisten tavoitteiden saavuttamisen arviointiin. Katselmus koostuu varsinaisesta katselmusosasta ja yhteensä 14 tausta-aineistosta. Johdon katselmus perustuu yliopiston strategian Laatua ja liikettä tavoitteille. Luvussa 1 arvioidaan strategian tavoitteiden saavuttamista ja strategian toimenpideohjelman sekä strategian toteuttamiseksi laadittujen kolmen ohjelman, henkilöstöohjelman, tilaohjelman sekä tutkimus-, innovaatio- ja infrastruktuuriohjelman toteutumista. Luvuissa 2-4 esitetään tiedeneuvoston arvioima yliopiston tieteen tila, koulutusneuvoston arvioima koulutuksen tila ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen neuvoston arvioima yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja vaikuttavuus. Yliopistopalvelujen henkilöstöpalvelut-yksikön valmistelemasta henkilöstöarvioinnista (luku 5) on keskusteltu henkilöstön kehittärnistoimikunnassa. Lisäksi tasa-arvoarvioinnin ovat laatineet tasa-arvotoimikunnan puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat Palautteet (luku 6) on pyydetty ja saatu yliopiston johtamisesta tiedekunnilta, erillis- ja palvelulaitoksilta sekä ylioppilaskunnalta,
yhteiskunnallisesta vuorovaikutuksesta sidosryhmien edustajilta sekä yliopiston koulutuksen kehittämiskohteista laitoksilta koulutuksen itsearvioinnin yhteydessä. Luvussa 7 esitetään nuorille tehdyn, Jyväskylän yliopiston ja muiden yliopistojen imagoa mittaavan kyselyn tuloksia sekä medianäkyvyyttä. Molemmat aineistot ovat yliopiston viestinnän tuottamia, mutta aineistoista saatavia tuloksia ei ole arvioitu. 1. Merkitään tiedoksi johdon katselmus (liite 3) 2. Arvioidaan johdon katselmuksen relevanttius ja hyödyllisyys arviointitiedon tuottajana toiminnan jatkuvaksi parantamiseksi PÄÄTÖS: 1. Merkittiin katselmus tiedoksi. 2. Todettiin, että katselmus sisältää relevanttia tietoa ja sen tuottamista tulee jatkaa. Katselmuksen alkuun kootaan tiivistelmä. 5. Tarkastus- ja varmennustoiminnan vuosiraportointi ja sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2012 Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninen@jyu.fi (Valmistelijat sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen, 040 8054402, matti.pitkanen@jyu.fi, tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen, 0400 641795, hannu.salminen@hansadialog.fi) Jyväskylän yliopiston hallitus hyväksyi kokouksessaan 23.11.2012 Jyväskylän yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesäännön. Ohjesäännön 5 :n mukaan tarkastus- ja arviointitoiminnan raportointi hallitukselle, rehtorille ja hallintojohtajalle tapahtuu tilivuosittain vuosiraportointina sekä vuoden aikana tapahtuvalla erillisraportoinnilla. Rehtorin ja hallintojohtajan tehtävänä on raportoida havainnot ja suositukset toimivalle johdolle ja ryhtyä niiden edellyttämiin toimenpiteisiin. Tarkastusvaliokunta käsittelee ja hyväksyy sisäisen tarkastuksen ja laatuauditointien vuosiraportit, jonka jälkeen ne toimitetaan hallitukselle. Tarkastusvaliokunta tekee ehdotuksen vuosiraporttien esittämistavasta joko erillisinä raportointikokonaisuuksina tai liitettynä johdon katselmukseen tai vastaavaan vuosiraportointiin.
Tarkastusvaliokunta raportoi tarkastus- ja varmennustoiminnasta yliopiston hallitukselle vuosiraportoinnin yhteydessä ja sen lisäksi tarpeen mukaan. Raportoinnin toteuttaa tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja ensisijaisesti tarkastusvaliokunnan hallitusjäsenten kanssa tai muutoin tarkastusvaliokunnan valitseman henkilön kanssa. Liite 4: Sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2012/ ei-julkinen Todetaan ja keskustellaan vuosiraportista. PÄÄTÖS: Todettiin ja keskusteltiin. Hallitus edellyttää, että toimiva johto ryhtyy toimenpiteisiin yhteenvedon suositusten toteuttamiseksi. Erityistä huomiota tulee kiinnittää tietoturvallisuuden parantamiseen. 6. Sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelma vuodelle 2013 Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.mannffiencyu.fi (Valmistelijat sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen, 040 8054402, matti.pitkanen@ljyu.fi, tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen, 0400 641795, hannu.salminen@hansadialog.fi) Jyväskylän yliopiston hallitus hyväksyi kokouksessaan 23.11.2012 Jyväskylän yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesäännön. Ohjesäännön 3 :n mukaan sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelman tulee perustua kokonaisvaltaiseen yliopiston riskien arviointiin. Toimintasuunnitelman hyväksyy hallitus tarkastusvaliokunnan esityksestä. Tarkastusvaliokunta esittää vuoden 2013 tarkastuskohteiksi: A. Yliopiston strategian, kilpailukyvyn ja riskienhallinnan tarkastuskohteet: 1) Päätösten toimeenpano ja raportointi 2) Tilojen ja tilakustannusten tulevaisuuden kehitys B. Sisäinen valvonta 1) EU-hankepäätösten valmistelu Liite 5: Sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelma vuodelle 2013 Hyväksytään Sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelma vuodelle 2013.
PÄÄTÖS: Hyväksyttiin vuosisuunnitelma. Täsmennettiin kuitenkin kohdan B 1 tarkastuskohteeksi EU-hankehakujen valmistelu. Hallitus edellyttää myös, että sisäiselle tarkastaj alle nimetään varahenkilö. 7. U2- urheiluhallin esivuokrasopimus Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninen@jyu.fi (Valmistelijat tilapalvelujohtaja Suvi Jokio, p. 040 3593973, suvi.jokio@jvu.fi ja yliopistonlakimies Visa Hiltunen p. 0400 248 120, visa.hilwnen@jyu.fl) (Asian esittelijä toimitusjohtaja Mauno Sievänen, p. 0400 630 733, mauno.sievanen@sykoy.fi) U2-urheilulaallin esivuokrasopimusta käsiteltiin hallituksen kokouksessa 13.2.2013, jolloin se palautettiin valmisteluun. Yliopiston käytössä olevia Alvar Aallon suunnittelemia urheiluhalleja U2 ja Ul ei ole peruskorjattu niiden käyttöönoton (1950 luvun puoliväli) jälkeen. Rakennuksiin on tehty välttämättömiä pinta- ja ylläpitokorjauksia eri vuosikymmeninä. Halleihin on tehty kuntokartoitus vuosien 2010-2012 aikana jonka tulosten perusteella rakennusten elinkaari on lopussa ja hallit tarvitsevat peruskorjauksen. Rakennusten käyttäjillä on ollut sisäilmaoireita. Hallit omistava SYK Oy käynnistää koijaukset tänä keväänä U2- hallista. Hallin korjaus valmistuu kesään 2014 mennessä, jonka jälkeen aloitetaan 131 hallin vastaava korjaus. Peruskorjauksissa korjataan hallien talotekniset ja rakenteelliset puutteet sekä parannetaan niiden esteettömyyttä ja energiataloudellisuutta (sähkö, vesi ja lämpö). Hallituksen edellisellä kerralla tekemät huomautukset on välitetty SYK Oy:n tietoon ja SYK Oy on päivittänyt vuokrausesitystään. Hallitus hyväksyy esivuokrasopimuksen solmimisen SYK Oy:n kanssa ja valtuuttaa rehtorin allekirjoittamaan esivuokrasopimuksen. PÄÄTÖS: Päätettiin esityksen mukaan. Hallitus kuitenkin edellyttää, että ennen lopullisen vuokrasopimuksen laatimista selvitetään mahdollisuus 25 vuoden vuokra-aikaan.
8. Mattilanniemen uudisrakennuksen aiesopimus Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninen@dyu.fi (Valmistelijat tilapalvelujohtaja Suvi Jokio, p. 040 3593973, suvi.jokio@jyu.fi ja yliopistonlakimies Visa Hiltunen p. 0400 248 120, visa.hiltunen@jyu.fi) (Asian esittelijä toimitusjohtaja Mauno Sievänen, p. 0400 630 733, mauno.sievanen@sykoy.fi) SYK Oy on esittänyt aiesopimuksen laatimista Mattilanniemen uudisrakennushankkeesta. Rakennusta koskeva arkkitehtikilpailu on jo käynnissä. Solmittavan sopimuksen olennaisena sisältönä on sopia kustannusten jaosta, mikäli rakennushanketta ei toteuteta. Lisäksi sopimuksessa luetellaan SYK:n vuokrasopimuskäytännön mukaiset periaatteet, joita on tarkoitus soveltaa myöhemmin solmittavassa vuokrasopimuksessa. Molemmilla osapuolilla on vielä aiesopimuksen allekirjoituksen jälkeen mahdollisuus ilmoittaa vastapuolelle, ettei edellytyksiä hankkeen toteuttamiselle ole, jolloin aiesopimus raukeaa. Tavoitteena on solmia esisopimus kesäkuussa 2013 ja varsinainen vuokrasopimus keväällä 2014. Rakennustöiden suunniteltu aloittamisajankohta on keväällä 2014 ja rakennuksen tulisi valmistua vuonna 2016. PÄÄTÖS: Hallitus hyväksyy liitteenä 6 olevan esityksen mukaisen aiesopimuksen solmimisen ja valtuuttaa rehtorin allekirjoittamaan aiesopimuksen. Päätettiin esityksen mukaan. 9. Yhtiökatsaus Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninenc4yu.fi (Valmistelijat yliopistonlakimies Visa Hiltunen, p. 0400 248 120 visa.hiltunen@ljyu.fi, tutkimuspäällikkö Sirkka-Liisa Korppi-Tommola, p. 050 5620416, sirkka-liisa.korppi-tommola@jyu.fi ja controller Vesa Kupari, p. 0400 616940, vesa.kupari@jyu.fi. Asian esittelijöinä myös Tarja Pietiläinen, p. 040 5070673, tarja.pietilainen@educlusterfinland.fi ja toimitusjohtaja Mauno Sievänen, p. 0400 630 733, mauno.sievanen@sykoy.fi) Yliopisto noudattaa omistajapolitiikkaan kuuluvissa asioissa hyvää hallintotapaa ja eettisiä toimintatapoja. Yliopiston hallitus käsittelee
omistajapolitiikan toteutumista yhtiökatsauksessaan vuosittain. Yhtiökatsauksessa käsitellään yliopiston konserniyhtiöiden tilanne mukaan lukien enemmistöomisteisten yhtiöiden halli Wsten toiminnan arviointi. Hallitus esittää arvionsa omistajapolitiikan toteutumista vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä. Omistajapolitiikan lähtökohtana on, että omistaminen palvelee yliopiston perustehtävien toteuttamista tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Yliopiston omistamille yrityksille määritetään hallituksen hyväksymät toiminnallisesti ja taloudellisesti mitattavissa olevat tavoitteet. Hallitus on määritellyt yhtiöille asetettavia tavoitteita sekä omistajapolitiikassa, kunkin yhtiön perustamisen yhteydessä että päätettäessä yhtiön osakkaaksi lähtemisestä. Hallituksen linjauksen mukaan yliopiston hallitus on nimennyt yliopistolle strategisesti merkittäviksi yrityksiksi EduCluster Finland Oy:n, Suomen yliopistokiinteistöt Oy:n ja Certia Oy:n. Lisaksi yliopistolla on omistusta UniServices Oy:ssä (100 %), Sonaatti Oy:ssa (15 %), Jyväskylän Kongressikeskus Oy:ssä (0,12%) sekä strategisen huippuosaamisen keskittymistä perustetuissa SHOK yhtioissä: Finnish Bioeconomy Cluster FIBIC Oy (entinen Metsäklusteri) (1,2 %) TIVIT Oy FIMECC Oy (1,9 %), CLEEN Oy (1,6 %) sekä SalWe Oy 1,9%). PÄÄTÖS: Merkitään tiedoksi katsaus yliopiston osakeyhtiöomistuksista. Merkittiin katsaus tiedoksi. 10. Taltioni osuuskuntaan liittyminen Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninen@jyu.fi (Valmistelijat hankepäällikkö Mikko Pitkänen p. 0400 247409, mikko.h.pitkanen@yu.fi ja yliopistonlakimies Visa Hiltunen p. 0400 248 120, visa.hiltunen@jyu.fi) Agora Centerin Omahoito-hankkeessa kehitetään uudenlaista teknologista Omahoitopalvelua ikäihmisille. Hanke toteutetaan yhteistyössä Jyväskylän kaupungin ja Sitran kanssa. Sitra on Omahoito-hankkeen lisäksi mukana myös Taltioni ekosysteemissä, joka on kansalaisten, terveydenhuollon toimijoiden ja
hyvinvointipalvelujen tuottajien yhteinen terveys- ja hyvirivointitiedot sisältävä tietokanta ja palvelualusta. Taltionin toiminnasta vastaa voittoa tavoittelematon Taltioni osuuskunta. Omahoitopalvelun pilotointi on tarkoitus hoitaa Taltioni ekosysteemin kautta. Tämä puolestaan edellyttää liittymistä Taltioni osuuskuntaan. Liittyminen maksaa 1500 euroa, josta vastaa Agora Center. Yliopistolla ei ole linjauksia eikä käytäntöjä osuuskuntiin liittymisestä. Yliopiston omistajapolitiikka ja omistajaohjauksen ohjesääntö on kirjoitettu osakeyhtiömuotoisen liiketoiminnan näkökulmasta. PÄÄTÖS: Yliopisto liittyy Taltioni osuuskuntaan Agora Centerin esityksen (Liite 7) mukaisesti. Hyväksyttiin esityksen mukaan. 11. Hankintarajat Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninenyu.fi (valmistelija yliopistonlakimies Visa Hiltunen p. 0400 248 120, visa.hiltunen@jyu.fi) Yliopistolain 14 :n ja yliopiston johtosäännön 8 :n mukaan hallituksen tehtävänä on hyväksyä yliopiston toiminnan kannalta merkittävät tai periaatteelliset sopimukset. Rehtorin tehtävänä on yliopistolain 17 :n ja yliopiston johtosäännön 11 :n mukaan johtaa yliopiston toimintaa ja päättää yliopistoa koskevista asioista. Rehtori voi siirtää henkilöstön ottamisen tai toimivaltaansa kuuluvan muun asian yliopiston muun toimielimen tai henkilön ratkaistavaksi. Rehtori saa ryhtyä yliopiston tehtävät huomioon ottaen laajakantoisiin toimiin vain, jos hallitus on hänet siihen valtuuttanut tai hallituksen päätöstä ei voida odottaa aiheuttamatta yliopiston toiminnalle olennaista haittaa. Yliopiston johtosäännössä hankintoihin liittyvää toimivaltaa on myönnetty yliopistopalveluille, dekaaneille, sekä ainelaitosten, palvelulaitosten ja erillislaitosten johtajille. Rehtori on 19.12.2009 tekemällään delegointipäätöksellä päättänyt, että laitostasoa laajemmista hankinnoista ja kaikista vuokrasopimuksista päättää hallintojohtaja ottaen kuitenkin huomioon, että yliopiston hallitus on pidättänyt itsellään oikeuden päättää yliopiston toimintaan laajasti vaikuttavista merkittävistä ja periaatteellisista sopimuksista ja
sitoumuksista. Johtosääntöön tai rehtorin delegointipäätökseen ei tällä hetkellä sisälly euromääräisiä toimivaltarajoja. Käytännössä laajakantoisten toimien ja periaatteellisesti merkittävien sopimusten ja sitoumusten määrittely on koettu ftilkinnanvaraiseksi erityisesti hankintojen ja vuokrasopimusten suhteen. Riskienhallinnan näkökulmasta ongelmalliseksi on koettu myös se, että johtosäännön mukaan hankinta-asioissa toimivaltaisten tahojen toimivaltaa ei ole rajoitettu euromääräisesti. Tilintarkastajat ovat huomauttaneet yliopistoa euromääräisten hankintarajojen puutteesta 11.12.2012 päivätyssä raportissaan. Myös tarkastusvaliokunta puoltaa hankintarajojen asettamista. Näistä syistä hallituksen ja operatiivisten toimijoiden välistä toimivaltajakoa on tarpeen selkiyttää. Täten esitetäänkin, että tietyn euromäärän ylittävät hankinnat ja vuokrasopimukset katsottaisiin aina laajakantoisiksi toimiksi ja siten hallituksen toimivaltaan kuuluviksi. Hallitukselle ei kuitenkaan vietäisi päätettäväksi Hanselin puitejärjestelyihin liittymistä, jotka koskevat lähinnä suurina kappalemäärinä hankittavia, perustoiminnan järjestämiseksi välttämättömiä tuotteita ja palveluita kuten atk-laitteita ja matkustuspalveluita. Tämän lisäksi on syytä asettaa euromääräiset hankintarajat johtosäännön mukaan hankinnoista päättäville tahoille. Hallitus hyväksyy hankintoja koskevan toimivallan liitteenä 8 olevan kokouksessa muutetun esityksen mukaisesti. PÄÄTÖS: Hyväksyttiin esitys sillä muutoksella, että rehtori päättää tutkimusinfrastruktuurihankinnoista, joiden arvo on 300 000 euroa tai enemmän. 12. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 13. Pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja tarkastettiin kokouksessa.
14. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 18.00. Vakuudeksi /_ Jorma Rantanen Hallituksen puheenjohtaja Matti Marminen Rehtori