SÄHKÖINEN TARJOUSKYSELY PROJECTINFOSSA

SÄHKÖINEN TARJOUSKYSELY PROJECTINFOSSA

SISÄLTÖ Johdanto... 3 Hakemistorakenteen luonti... 4 Tarjouskyselyn vastaanottajien lisääminen... 5 Tiedostojen kerääminen... 6 Sähköisen tarjouskyselyn luonti... 7 Sähköisen tarjouskyselyn vahvistaminen... 10 Julkaisuraportti... 11 Henkilöiden lisääminen... 12 Lisäkirjeen teko... 13 Tarjouspyynnön voimassaoloajan pidentäminen... 14

JOHDANTO Toiminnolla voidaan tehdä sähköisiä tarjouskyselyjä, ottaa vastaan sähköisiä tarjouksia sekä jakaa tiedostoja sellaisille henkilöille, joilla ei käyttöoikeuksia järjestelmään. Käyttöoikeuden voimassaoloaika voidaan rajata tunnin tarkkuudella. Henkilöt saavat oikeudet vain valitsemiisi suunnitelmiin, eivätkä he näe muita versioita tiedostoista. Järjestelmän kautta pystytään seuraamaan ketkä tarjouspyynnön- tai tiedostojen vastaanottajista on käynyt lataamassa tiedostoja.

HAKEMISTORAKENTEEN LUONTI Hakemistorakenteen luonnissa on otettava huomioon, että tarjoajan päässä hakemistorakenne ei tule puunäkymässä, vaan kaikki valitsemasi tiedostot näkyvät kansioissa allekkain. Esimerkiksi jos lisäämme rakennusurakan tarjouspyyntöön tiedostoja Arkkitehdin DWG ja PDF kansioista, näkyvät ne allekkain ilman 09.001 ARK, Tarjouspyyntö aineisto ja Rakennusurakka kansioita (kts. kuvan kohta ). Tästä syystä kansioiden nimiin on syytä lisätä myös suunnittelu ala (esim. 09.001 ARK DWG jne.). Lisäkirjeiden aineistoille on hyvä luoda etukäteen hakemisto (kts. kuvan kohta ), mutta tämä ei ole mitenkään välttämätöntä. Hakemistot voidaan luoda myös siinä vaiheessa, kun mahdollista lisäkirjettä tehdään. Hakemistorakenteen oikeudet voidaan luoda siten, että jokainen suunnittelija tallentaa oman aineistonsa omaan kansioon tai sitten niin, että tarjouspyynnön tekijä kopioi aineiston suunnittelijoiden kansioista. Jokaisen tarjouspyyntöön liitetään kaikki tarjouspyyntöön liittyvät asiakirjat. Näin ollen esimerkiksi arkkitehdinasemapiirros liitetään tai kopioidaan jokaisen tarjouspyyntöön omana dokumenttinaan.

TARJOUSKYSELYN VASTAANOTTAJIEN LISÄÄMINEN Tarjouskyselyn vastaanottajat lisätään osoitekirjoihin. Osoitekirjat löydät yhteystiedot valikon alta. Osoitekirjoja on kolmenlaisia ja ne eroavat ainoastaan käyttöoikeuksien perusteella (kts. kuvan kohta ). On suositeltavaa käyttää, joko omaa osoitekirjaa tai yrityksen osoitekirjaa. Projektin osoitekirjaa käytettäessä kaikki projektin henkilöt näkevät osoitekirjan sisällön. Osoitekirjoihin voit lisätä uusia henkilöitä syöttämällä henkilön tiedot annettuihin kenttiin (kts. kuvan kohta ) ja painamalla OK-painiketta. Voit muokata henkilön tietoja klikkaamalla osoitekirjan oikeassa reunassa henkilön nimeä (kts. kuvan kohta 3.). Saat poistettua turhan käyttäjän painamalla Poista linkkiä (kts. kuvan kohta 3.). Tässä vaiheessa ei ole pakko olla tiedossa kaikkia vastaanottajia, vaan niitä voidaan lisätä myöhemmin, mutta ainakin yhden vastaanottajan tiedot tarvitaan, jotta voi lähettää sähköisen tarjouskyselyn. 3.

TIEDOSTOJEN KERÄÄMINEN Liitä tiedostot tarjouspyyntöön valitsemalla haluamasi tiedostot valintaruudulla (kts. kuvan kohta ) ja tämän jälkeen päivittämällä tiedostokori klikkaamalla ylävalikosta kohtaa Päivitä tiedostokori (kts. kuvan kohta ). Tiedostokorin päivityksen yhteydessä järjestelmä kysyy haluatko päivittää tiedostokorin, päivittäminen on hyväksyttävä painamalla OK painiketta (kts. kuvan kohta 3). Päivittämisen jälkeen järjestelmä avaa uuteen ikkunaan tiedostokorin sisällön (kts. kuvan kohta 4.). Tiedostokorin Jos haluat valita kaikki kansion tiedostot voit käyttää ylintä valintaruutua Valitse kaikki (kts. kuvan kohta 5.). Tämän jälkeen toistetaan vaihe jokaisessa kansiossa, josta haluat tiedostoja tarjouskyselyyn. 5. 3. 4.

SÄHKÖISEN TARJOUSKYSELYN LUONTI Kun hakemistorakenne on luotu, tiedostot tallennettu, vastaanottajat syötetty ja tiedostot kerätty tiedostokoriin luodaan tarjouskysely. Saat käynnistettyä sähköisen tarjouspyynnön valitsemalla tiedostot valikosta Tee sähköinen tarjouspyyntö / Julkaise tiedostokori (kts. kuvan kohta ). Sähköinen tarjouspyynnön luonti aloitetaan määrittämällä kyselyn alkamisajankohta (kts. kuvan kohta ). Tämä on se ajankohta, jolloin tarjouspyynnön vastaanottajat saavat ladattua tiedostoja itselleen. Tämän jälkeen määritellään tarjouspyynnön päättymisajankohdan (kts. kuvan kohta 3.). Kyseisenä ajankohtana tunnukset ja linkit lopettavat toimintansa ja tämän jälkeen vastaanottajat eivät pääse enää aineistoon käsiksi. Jos haluat suojata tarjouskyselyn käyttäjätunnuksella sekä salasanalla syötä kenttiin haluamasi tunnukset ja salasanat (kts. kuvan kohta 4.). Käyttäjätunnus ja salasana on kaikille vastaanottajille sama. Jos haluat ottaa tarjoukset vastaan sähköisesti laita rasti kohtaa tarjousten jättö sähköisesti. Tämän jälkeen määritellään onko käytössä I- vai II-vaiheinen tarjouksen jättö ja määritellään koska tarjoukset saadaan avattua (kts. kuvan kohta 5.). On huomioitava, että I-vaiheen avaus ei voi olla ennen tarjousajan umpeutumista ja II-vaihe ei voi olla ennen I-vaihetta. Seuraavaksi valitaan tarjouspyynnön tekijälle varahenkilö. Varahenkilöllä on kaikki samat oikeudet, kuin tarjouspyynnön tekijällä, eli varahenkilö pystyy lisäämään vastaanottajia, pidentämään voimassaoloaikaa, tekemään lisäkirjeitä jne. Vara henkilö valitaan kaksoisklikkaamalla henkilön nimeä, jolloin henkilö siirtyy oikean puoleiseen ruutuun. Varahenkilön saa poistettua klikkaamalla käyttäjän nimeä oikeanpuoleisesta ruudusta. Tarjouksen pyytämisprosessin onnistumisen kannalta on tärkeää, että valitaan vähintään yksi varahenkilö! 3. 4. 5.

Seuraavaksi valitaan tarjouspyynnön vastaanottajat, eli ne käyttäjät jotka lisäsimme aikaisemmin osoitekirjaan, jos heidän tietojaan ei ollut jo aiemmin osoitekirjassa. Vastaanottajat valitaan kaksoisklikkaamalla käyttäjän nimeä (kts. kuvan kohta ), jolloin valittu käyttäjä siirtyy julkaisun saajiin (kts. kuvan kohta ). Saat poistettua käyttäjän kaksoisklikkaamalla käyttäjän nimeä julkaisun saajissa. Tämän jälkeen valitaan kieli, kirjoitetaan lähtevän sähköpostin otsikko (pakollinen tieto) sekä tarjouspyynnön saate (kts. kuvan kohta 3.). On huomioitavaa, että tarjouspyynnöntekijän yhteystiedot eivät tule automaattisesti mukaan, vaan ne pitää kirjoittaa itse ja että projektin nimi tulee automaattisesti mukaan otsikkokenttään. Saatteen alla näkyvät tarjouspyynnössä mukana olevat tiedostot ja voit katsella tiedostoja klikkaamalla esikatselukuvaketta (kts. kuvan kohta 4.). Voit myös poistaa ylimääräisiä tiedostoja laittamalla valintaruutuun rastin ja painamalla Poista valitut tiedostot painiketta (kts. kuvan kohta 5.). 3. 4. 5.

Viimeisenä vaiheena valitaan tarjouspyyntöprosessin seuraajat sekä mahdollisesti tarjouksien avaajat, jos sähköinen tarjousten jättö on otettu käyttöön ja määritellään mitä seuraajat ja avaajat näkevät ennen tarjousajan umpeutumista. Jos halutaan seurata kuka tarjouspyynnön vastaanottajista on käynyt lataamassa tiedostoja, laitetaan rasti kohtaan Seuraajat näkevät, kuka hakenut tiedostoja (kts. kuvan kohta ). Tämä mahdollistaa sen, että pystymme päättelemään onko tarjouksia mahdollisesti tulossa (esim. jos kukaan ei ole käynyt lataamassa aineistoa, niin tuskin on tulossa yhtään tarjoustakaan). Jos halutaan seurata kuka on jättänyt sähköisen tarjouksen, niin laitetaan rasti kohtaan Seuraajat näkevät, kuka jättänyt tarjouksia (kts. kuvan kohta ). Tällöin seuraajat näkevät ennen tarjouspyynnön sulkeutumista ketkä ovat jättäneet tarjouksia, mutta eivät kuitenkaan pysty avaamaan tarjouksia ennen määräajan umpeutumista. Seuraavaksi määrittelemme ketkä henkilöt ovat tarjouspyynnön seuraajia. Ainoastaan tarjouspyynnön seuraajat näkevät julkaisun. Seuraajat valitaan kaksoisklikkaamalla käyttäjän nimeä (kts. kuvan kohta 3.), jolloin käyttäjä siirtyy oikeanpuoleiseen laatikkoon (kts. kuvan kohta 4.) ja käyttäjä saadaan poistettua kaksoisklikkaamalla hänen nimeä oikeanpuolisesta laatikosta. Mahdollisten tarjousten avaajat (kts. kuvan kohta 5.) valitaan samalla tavalla, kuin tarjouspyytöprosessinkin seuraajatkin. Projektille on voitu määritellä oletusseuraajia (kts. kuvan kohta 6.) sekä oletusavaajia (kts. kuvan kohta 7.). Näillä käyttäjillä on aina oikeus tarjouspyyntöihin, eikä niitä voi tässä näkymässä poistaa. Näitä henkilöitä hallinnoi Buildercom Oy:n asiakaspalvelu ja mahdolliset muutokset tekee Buildercom Oy:n asiakaspalvelu erillisen tilauksen perusteella. Huomioitavaa: Tarjouspyynnön tekijä saa itse aina oikeudet seurata tarjouspyyntöä, julkaisun seuraajia sekä vastaanottajia pystytään lisäämään myöhemmin. Kun tarjouspyyntö on luotu, klikataan sivun lopusta Lähetä painiketta (kts. kuvan kohta 8.). 6. 3. 4. 7. 5. 8.

SÄHKÖISEN TARJOUSKYSELYN VAHVISTAMINEN Kun tarjouspyyntö on aikaisemmalla sivulla lähetetty, tullaan vahvistusnäkymään. Tässä vaiheessa ei ole vielä yhtään sähköpostia lähtenyt ja vielä voimme tarkistaa koko tarjouskyselyn sisällön sekä tarvittaessa tehdä siihen muutoksia. Sivulta näemme kaikki syöttämämme tiedot, valitsemamme tiedostot jne. Sivun alalaidasta löytyy Lähetä painike, jota painamalla sähköpostit lähtevät vastaanottajille, tarjouksien avaajille sekä tarjousprosessin seuraajille samalla käyttäjätunnukset ja linkit aktivoituvat. Jos tarjouspyynnössä löytyy jotain korjattavaa, pääsemme siirtymään aikaisemmalle sivulle klikkaamalla takaisin painiketta sivun alalaidasta.

JULKAISURAPORTTI Sähköisiä tarjouskyselyjä pystyy seuraamaan julkaisuraporttien kautta. Toiminto löytyy raportit valikon alta kohdasta Julkaisuraportti (kts. kuvan kohta ). Raportti listaa kaikki projektissa tehdyt sähköiset tarjouskyselyt, joihin sinulla on käyttöoikeus. Vaikka olisit projektin pääkäyttäjä, et välttämättä näe kaikkia projektissa tehtyjä sähköisiä tarjouskyselyitä. varahenkilön toimesta. Tarjouskyselyt on jaettu kolmeen osaan: Tulevat, avoinna olevat sekä päättyneet. Tulevat tarjouskyselyt (kts. kuvan kohta ) ovat sellaisia, jotka avautuvat tulevaisuudessa ja käyttöoikeudet eivät vielä ole voimassa. Tulevat tarjouskyselyt voidaan peruuttaa joko tarjouskyselyn tekijän toimesta tai Avoinna olevat julkaisut ovat sellaisia tarjouskyselyjä, joiden käyttäjätunnukset ja linkit ovat vielä voimassa. Avoimeen tarjouskyselyyn voidaan lisätä vastaanottajia, lisätä seuraajia, lisätä tarjouksien avaajia, lähettää tunnukset ja linkit uudestaan, pidentää julkaisun aikaa sekä tehdä lisäkirjeen. Toiminnot löytyvät sivun oikeasta reunasta (kts. kuvan kohta 5.). Päättyneet julkaisut ovat sellaisia tarjouskyselyjä, joiden päättymisajankohta on jo mennyt. 3. 5. 4.

Julkaisun tiedot saadaan avattua klikkaamalla julkaisun nimeä raporttisivulta. Julkaisun tiedot saa avattua julkaisun tekijä, varahenkilöt sekä julkaisun seuraajat. Julkaisun tiedoista nähdään kaikki luontivaiheessa syötetyt tiedot sekä kaikki lisäykset, kuten lisäkirjeet, uudet vastaanottajat jne. HENKILÖIDEN LISÄÄMINEN Sähköiseen tarjouskyselyyn lisätään henkilöitä julkaisuraportin kautta. Julkaisuraportin oikeassa reunassa on linkki Lisää henkilöitä (kts. kuvan kohta ), jonka kautta päästään lisäämään henkilöitä. Linkkiä klikkaamalla avautuu uusi ikkuna, jonka alareunassa näkyvät painikkeet, joilla käyttäjiä pystytään lisäämään. Toiminnon kautta pystytään lisäämään varahenkilöitä, vastaanottajia (käyttäjät on ensin lisättävä osoitekirjaan), seuraajia sekä tarjouksien avaajia. Nämä toiminnot ovat käytössä ainoastaan sähköisen tarjouskyselyn tekijällä sekä varahenkilöillä.

Varahenkilöiden lisääminen tapahtuu klikkaamalla vasemmanpuoleisesta laatikosta (kts. kuvan kohta ) haluttua käyttäjää, jolloin käyttäjä siirtyy oikeanpuoleiseen laatikkoon (kts. kuvan kohta ). Käyttäjä saadaan poistettua samalla tavalla. Kun halutut käyttäjät on lisätty klikataan Lisää painiketta (kts. kuvan kohta 3.). 3. LISÄKIRJEEN TEKO Lisäkirjeen tekeminen tapahtuu myös julkaisuraportin kautta. Oikeasta reunasta löytyy avoimen julkaisun kohdalta linkki lisäkirje (kts. kuvan kohta ), jota klikkaamalla päästään tekemään lisäkirjettä. Ennen lisäkirjeen tekoa on lisättävä tiedostot tiedostokoriin. Lisäkirjeen teossa näet vastaanottajat (kts. kuvan kohta ) sekä tiedostot (kts. kuvan kohta 3.). Saate-kenttään (kts. kuvan kohta 4.) voidaan kirjoittaa lyhyt kuvaus lisäkirjeen sisällöstä sekä ohjeita tarjoajille. Lopuksi painetaan OKpainiketta, jolloin lisäkirjeen sisältö lähtee kaikille vastaanottajille. 3. 4.

TARJOUSPYYNNÖN VOIMASSAOLOAJAN PIDENTÄMINEN Tarjouspyynnön voimassaoloaikaa voidaan pidentää, kun julkaisu on auki, mutta päättynyttä julkaisua ei voida enää uudestaan avata. Tarjouspyynnön pidentäminen tapahtuu taas julkaisuraportin kautta. Sivun oikeasta reunasta löytyvällä Jatka julkaisua (kts. kuvan kohta ) toiminnolla. Linkkiä klikkaamalla avautuu uusi ikkuna, jossa näkyy tarjouspyynnön nykyinen umpeutumisaika sekä kentät joihin syötetään kuinka monta vuorokautta sekä tuntia haluamme pidentää julkaisun voimassaoloa. Lopuksi klikataan OKpainiketta ja kaikille tarjouspyynnön vastaanottajille lähtee automaattisesti sähköpostit tarjouspyynnön voimassaoloajan muutoksesta.