Kaupunginhallitus 209 20.10.2014 Kaupunginhallitus 239 03.11.2014 Kaupunginhallituksen palvelutoimintojaosto 26 15.06.2015 Kiinteistötyöryhmän raportin johdosta tehtävät toimenpiteet 1004/00.00.01.01/2014 Kaupunginhallitus 20.10.2014 209 Valmistelija Talousjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383 Esittelijä Kaupunginjohtaja Folke Öhman, puh. 040 707 3155 etunimi.sukunimi@parainen.fi Tausta Kaupunginjohtaja on kaupunginvaltuuston toimeksiannosta asettanut sisäisen työryhmän, jonka tehtävänä on antaa ehdotus kiinteistöjen vuokrausperiaatteiden kehittämisestä niin, että kiinteistöt, joita ei tarvita omaan toimintaan, voidaan tehokkaammin myydä tai antaa vuokralle ulkopuolisille. Työryhmän tehtävänä on arvioida kaupungin kiinteistöjen sisäisten vuokrien laskentaperiaatteet ja tarvittaessa ehdottaa niihin muutoksia ja ehdottaa toimenpiteitä, jotka helpottavat sellaisten kiinteistöjen myyntiä ja vuokralle antamista, joita ei käytetä kaupungin omaan toimintaan. Työryhmä raportoi valtuuston päätöksen mukaisesti kaupunginhallituksen palvelutoimintojaostolle. Kiinteistöpalveluiden organisointi Kiinteistöpalvelun nykyinen organisointi keskitettynä ylläpito-, käyttö- ja käyttäjäpalveluiden toimintona on pääosin tarkoituksenmukainen ajatellen sen nykyistä tehtävää. Kaupungin teknisten toimintojen organisoinnin muutokset tulevaisuudessa koskettavat kuitenkin myös kiinteistöpalveluita ja voivat myös synnyttää tarpeen selvittää toiminnan yhtiöittämistä. Myös sote-uudistus merkitsee esitetyssä muodossa toteutuessaan muutoksia kiinteistöpalveluiden toimintaan. Sote-uudistus voi esimerkiksi merkitä seuraavaa: Kaupunki jatkaa omistajana, hallinnoijana ja kiinteistöpalveluiden tuottajana sote-toimintaan käytettävien kiinteistöjen osalta ja tulee alueen sote-tuottajan vuokranantajaksi. Kaupunki jatkaa omistajana ja hallinnoijana, mutta kiinteistöpalvelut siirtyvät kokonaan tai osittain suuremmalle kiinteistöyhtiölle tai sote-tuottajalle. Kiinteistöjen omistus ja hallinnointi siirtyvät kokonaan tai osittain alueen sote-tuottajalle ja/tai alueelliselle kiinteistöyhtiölle. Kaikki skenaariot merkitsevät muutosta nykyisiin kiinteistöpalveluihin. Sisäisten vuokrien määrittäminen Työryhmä ehdottaa, että kaupunki ei jatkossakaan sisällytä maavuokraa tai
tuottovaatimusta sisäiseen vuokraan, mutta että kaupunginhallitus harkitsee sitä, pitäisikö korkokulujen sisältyä vuokraan. Nykyinen tapa jakaa sisäinen vuokra kaupungin kiinteistöjen ja käyttäjien kesken on perusteltu ja johdonmukainen. Nykyiset jakoperusteet, joiden mukaan korjausvastuu ja teoreettinen pääomavuokra pohjautuvat jälleenhankinta-arvoon (eivätkä esimerkiksi tekniseen arvoon), eivät myöskään ohjaa voimakkaasti uudisinvestointeihin, mikä myös on perusteluna menetelmän valinnalle. Korjausvastuu on todellisissa sisäisissä vuokrissa pienempi kuin sen pitäisi olla ajatellen pitkän aikavälin tarvetta pitää kiinteistökanta kunnossa. Tämän takia sisäisten vuokrien asteittaista nostamista on syytä jatkaa sallimalla myös jatkossa jonkin verran suurempi sisäisten vuokrien korotus kuin mitä yleinen kustannusten nousu edellyttäisi. Tilatehokkuus Raportti osoittaa kaupungin toimitilojen tilatehokkuuden olevan erittäin alhainen. Tämä koskee etenkin kouluja (kokonaisuutena), mutta myös päiväkoti- ja toimistotiloja. Vanhustenhuollosta ja terveydenhuollosta puuttuvat luotettavat vertailutiedot. Koulujen osalta tämä merkitsee esimerkiksi sitä, että kaupungilla on 26,42 % enemmän neliöitä oppilasta kohden kuin vertailukunnissa, ja tästä aiheutuu kaupungille vuosittain 438 000 euron lisäkustannus. Päiväkotien osalta kaupungilla on 9,15 % enemmän pinta-alaa lasta kohden kuin vertailukunnissa, ja tästä aiheutuu vuosittain noin 70 000 euron lisäkustannukset. Toimistotilojen pinta-ala on 17,85 m 2 työntekijää kohden, mikä on lähes 50 % enemmän kuin vertailuarvo 12 m 2 ja mikä tarkoittaa vuosittain 50 000-100 000 euron ylimääräistä kustannusta. Työryhmä ehdottaa, että kaupunginhallitus ottaa talousarviokehyksen laatimisen yhteydessä huomioon yhtäältä konttoritilojen tilankäytön suuret eroavaisuudet ja toisaalta suuret ilmeiset tehottomuustekijät tavalla, joka pitkällä tähtäimellä ohjaa kohti tehokkaampaa tilankäyttöä. Työryhmä ehdottaa myös, että kaupungin tulisi laatia tilankäytön tehostamiseen tähtäävä ohjelma, jonka tavoitteena on saavuttaa pitkällä aikavälillä (5 vuotta) koko kaupungin toiminnassa selvästi parempi tilatehokkuus. Rakennettujen kiinteistöjen myynti Tilapankki / Rakennukset ilman optimaalista toimintoa Oheismateriaali Raportti, kiinteistökysymyksiä pohtinut työryhmä, kesäkuu 2014 Ehdotus Kiinteistöpalveluiden organisointi Kaupunginhallitus odottaa työryhmän ehdotusta kaupungin teknisten toimintojen järjestämisestä ja seuraa muutenkin tarkasti sote-uudistuksen kehittymistä. Sisäisten vuokrien määrittäminen Sisäisten vuokrien nykyiset määräytymisperusteet ovat perusteltuja eikä sisäisten vuokrien perusteisiin tehdä muutoksia. Tilatehokkuus
Kaikkien kiinteistöinvestointien ja kaiken toiminnan suunnittelun tavoitteena tulee olla olemassa olevan kiinteistömassan käytön tiivistäminen ja tehostaminen. Kiinteistöpalvelut tekee talousarvion ja tilinpäätöksen yhteydessä yhteenvedon rakennetusta kiinteistöalasta ja siitä, miten se yhdistettynä mahdollisiin kiinteistöjen myynteihin vaikuttaa toimialan neliömäärään työntekijää kohden. Uusia toimintoja käynnistettäessä tai toimintoja siirrettäessä lähtökohtana on aina oltava tilan luominen olemassa olevia toimintoja tiivistämällä. Vallitsevassa soten osalta epävarmassa tilanteessa tilankäytön tehostamiseen tähtäävän ohjelman laatiminen on kuitenkin vaikeaa. Rakennettujen kiinteistöjen myynti Rakennettujen kiinteistöjen myyntiä tehostetaan ja nopeutetaan seuraavasti: Kaupunginhallitus päättää rakennettujen kiinteistöjen myynnistä. Kaupunginhallitus päättää vuosittain ennen talousarvion vahvistamista, mitkä kiinteistöt tulevana talousarviovuonna on määrä myydä. Kaupunginhallitus ottaa myyntipäätöksessään kantaa vähimmäisarvoon. Kaupunginjohtaja voi vahvistaa myynnin, joka arvoltaan ylittää kaupunginhallituksen antaman vähimmäisarvon. Jos tarjouksia ei tehdä, jos tarjoukset alittavat vähimmäisarvon tai jos muutoin on olemassa erityisiä syitä, myynti voidaan saattaa uudelleen kaupunginhallitukselle. Kaupunki käyttää myyntimenettelyssään pääasiassa kiinteistönvälittäjiä. Hallintosääntöä tulee muuttaa tarvittavilta osin. Tilapankki / Rakennukset ilman optimaalista toimintoa Kaupunki määrittelee kiinteistöt, joiden käyttöaste on alhainen tai joita ei käytetä, ja tekee niistä erillisen taloudellisen seurannan. Luetteloa päivitetään jatkuvasti ja se toimii pohjana vuotuisten myyntien arvioinnille. Päätös Ehdotus hyväksyttiin. Kaupunginhallitus 03.11.2014 239 Valmistelija Kiinteistöpäällikkö Seppo Pihl, puh. 0400 451 424 Esittelijä Kiinteistöpäällikkö Seppo Pihl, puh. 0400 451 424 etunimi.sukunimi@parainen.fi Tilapankin muodostaminen ja sinne siirrettävien rakennusten arviointi suoritetaan ensin tilapankkiluettelon muodossa, jolloin arviointiperusteina ovat käyttötarve, talouden näkökulma ja tilatehokkuus. Tilapankkiluettelo sisältää tiedot rakennusten laajuudesta, käyttötalouden nettotuloksesta, korjausvelasta, käyttötarkoituksesta, kirjanpitoarvosta ja arvion myyntihinnasta. Tilapankkiluetteloon siirretään rakennukset, joita palvelutoiminnan eri osastot eivät tarvitse ja tilatehokkuutta arvioidaan yhdessä myös kaupungin konsernipalvelujen kanssa. Tilapankkiin siirretyt rakennukset vapauttavat palvelutoimintayksikköjen vuokrarahoitusta kaupungin muihin toimintoihin.
Menetelmänä on, että palvelutuotantoyksikön tilapankkiin määrittämän rakennuksen bruttovuokra ei sisällä tulevana budjettikautena pääomavuokraa, koska realisoitavia rakennuksia ei korjata. Käyttövuokraa ei peritä, mikäli rakennus on tyhjä, vaan sille osoitetaan peruskustannus sisältäen vakuutukset ja peruslämpökustannuksen osana käyttöbudjettia. Mikäli rakennusta käytetään tilapankkiin sijoittamisen jälkeisenä budjettikautena eli myyntiaikana, peritään käyttövuokraa ja seuraavana kautena on rakennus tyhjä. Mikäli käyttö kuitenkin jatkuu, pääomavuokra lisätään vuokriin ja myös takautuvasti edeltävän kauden osalta. Toisaalta tilapankki toimii myös mahdollisuutena tilan tarvitsijoille saada käyttöönsä toimintatilaa mahdollisimman kustannustehokkaasti. Yhteys eri toimintojen välillä syntyy tilantarpeen tyydyttämiseksi kokonaistaloudellisesti tilapankkiajattelun avulla, koska kyseiset rakennukset ovat kaupungin omaisuutta. Rakennuksilla on myös käytön rajoitteita, kuten pakollinen käyttötarkoitus kaupungin toiminnalle tai kaavoitus rajaa rakentamisen mahdollisuutta. Kaupunki voi myös nähdä tarpeen tontin omistamiselle, jolloin toimenpiteenä on määrittää purkuvaihtoehto. Muodostettu tilapankkiluettelo sisältää tällä hetkellä kiinteistömassaa suuruudeltaan 42 kpl rakennuksia, joiden yhteen laskettu pinta-ala on noin 15 000 m 2. Rakennukset on luokiteltu neljään kategoriaan suunnitellun elinkaaren mukaisesti. A-kategorian mukaisesti rakennuksen omistamista jatketaan edelleen ja ainoa ko. rakennus listalla on väestönsuoja, jonka tilatehokkuutta parannetaan. B-kategorian rakennukset säilyvät kaupungin omistuksessa kehittämisen kautta ja rakennuksena listalla on Nauvon kunnantupa, jonka omistusolosuhteet ovat haasteelliset, ja rakennukseen esitetään vuokrausvaihtoehtoa. C-kategoria edustaa realisoitavia rakennuksia, jotka ovat lukumääräisesti suurin määrä 15 kpl. D-kategoria edustaa purettavia rakennuksia ja lista sisältää 12 kpl kohteita. Tilapankkiluettelossa olevista rakennuksista muodostetaan aktiivinen realisoitavien rakennusten myyntilista. Myyntilistalla oleville rakennuksille muodostetaan hintakalkyylit ja myyntiaikataulu. Kriteereinä määritetään korjausvelka, käyttökustannukset ja myyntitulot. Päivitetyn realisoitavien rakennusten listan korjausvelan määräksi on laskettu suuruusluokkana 4,5 M. Käyttöbudjetin säästöksi on saatu vuositasolla
realisoitavien osuudella suuruusluokkana 360 000. Myyntitulokertymä on suuruusluokkana 2,8 M. Tilankäytön tehostamiseen tähtäävä ohjelma laaditaan tulevien olosuhteiden mukaisesti 2015-2016. Liite 13 Tilapankkiluettelo 14 Tilatietokortti Norrgård Taidetalo 15 Realisoitavien rakennusten karkea myyntisuunnitelma Ehdotus Päätös Kaupunginhallitus päättää perustaa tilapankin päivitettävän tilapankkiluettelon mukaisesti. Esittelijä ehdotti, että asia palautetaan lisäselvityksiä varten. Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti palauttaa asian. Kaupunginhallituksen palvelutoimintojaosto 15.06.2015 26 Valmistelija Kiinteistöpäällikkö Seppo Pihl, puh. 0400 451 424 Esittelijä Kiinteistöpäällikkö Seppo Pihl, puh. 0400 451 424 etunimi.sukunimi@parainen.fi Tilapankin muodostamista on jatkettu yhteistyössä käyttäjien kanssa, jolloin on määritetty tilapankin sisältö käyttäjien palvelutoiminnan minimitarpeen mukaisesti. Tilapankkiin on siirretty rakennuskokonaisuudet, joita käyttäjät eivät ole katsoneet tarvitsevansa tai ne eivät ole olleet optimaalisessa käytössä. Tilojen määrällinen tehostaminen näkyy suoraan käyttäjien palvelutoiminnan budjetin suuruudessa. Budjetti pienenee ja rakennuksille osoitettu sisäisten vuokrien määrä pienenee. Priorisoituna periaatteena on, että palvelutuotantoyksikön tilapankkiin määrittämän tyhjän tai myyntitoiminnan kohteena olevan rakennuksen bruttovuokra ei sisällä yhtenä/tulevana budjettikautena pääomavuokraa, koska realisoitavia rakennuksia ei korjata. Tilapankkiin siirrettävistä rakennuksista vapautuva pääomavuokran kertymä siirretään muodostettavalle kaupunginhallituksen tilille. Palvelutoiminnot kiinteistömassan hallinnoijana käyttää varallisuutta sisäisten vuokrien piirissä olevien rakennusten akuutteihin korjauksiin tai tilapankissa olevien rakennusten elinkaaren jatkumisen kannalta välttämättömiin korjauksiin. Arvioidaan nykyisen tilapankkikokonaisuuden myyntisuunnitelman vuoden 2015 kohteiden siirtyvän osittain aktiiviseen myyntiin vuodelle 2016, jolloin vapautuvan pääomavuokran arvioidaan olevan suuruusluokkana 30 000. Toisena periaatteena on, että käyttövuokraa ei peritä, mikäli rakennus on tyhjä, vaan sille osoitetaan peruskustannus sisältäen vakuutukset, tarvittavat käyttökustannukset ja peruslämpökustannukset osana käyttöbudjettia. Mitoitetaan tilapankkiin siirrettyjen rakennusten käyttövuokra minimitasolle kuitenkin niin, että rakennusten kunto ei laske olosuhteista. Kustannustasoksi
määritetään 1,2 /m 2 /kk, jolloin säästökertymäksi muodostuu suuruusluokkana 190 000-200 000 sisältäen siivouskustannukset. Säästökertymä pienentää kaupungin kiinteistöihin kohdistuvaa rahan tarvetta vuositasolla. Rakennuksen myynti kasvattaa säästökertymää. Koko tilapankkikokonaisuuden säästökertymäksi arvioidaan 310 000-320 000. Tilapankki edustaa ratkaisua, jossa käyttäjä tehostaessaan tilankäyttöään säästää tilakustannuksissa sisäisten vuokrien muodossa, mutta vastaavasti saa parempaa vastinetta vuokrilleen. Tilapankkiin siirrettyjen rakennusten pääomavuokrat kaupunginhallituksen tililtä voidaan kohdistaa yksilöidysti kriittisiin kohteisiin ilman käyttäjän maksuvelvoitetta. Tilapankkiin sijoitettavan rakennuksen toimintamallit - ei käyttötarvetta palvelutuotannossa / tyhjä > myynti - tehottomassa käytössä > tilapankin läpinäkyvyydellä tehokkuuden lisäys - kaava-alueella > kaavamuutoksella myynti - kaava-alueella, tonttivaraus > purku/ vuokraus - kaava-alueella, tyhjä / ei myyntimahdollisuutta > purku / vuokraus Tilapankki toimii myös suoraan kustannuksia säästävänä toimintamallina, koska pankissa ollessaan rakennuksen kustannukset minimoituvat, mutta rakennuksen kuntoluokka ei putoa merkittävästi. Tilapankkiluettelosta myyntisuunnitelmalistalle siirretyt rakennukset tuovat kuitenkin lopullisen ja täysimääräisen säästöpotentiaalin kaupungin taloudelle pääoma- ja käyttövastikkeen, myyntituoton ja korjausvelan poistumisen muodossa. Tilapankkia hallinnoidaan palvelutoimintojen yksikön toiminnan kautta. Päätökset tilapankkiin sijoitettavista rakennuksista sekä myyntisuunnitelmalistan sisällöstä tekee kaupunginhallitus. Oheismateriaali Vaikutusten arviointi Ehdotus Päätös Tiedoksianto Tilapankkiluettelo Realisoitavien rakennusten myyntisuunnitelma Realisoitavien rakennusten myyntilistan aktivoimisen vaikutukset Myyntituotot 2,1-3,1 M Korjausvelka vähennys 4,3 M Käyttökustannukset vähennys 0,4 M Jaosto hyväksyy tilapankin perustamisen periaatteet. Ehdotus hyväksyttiin. Kaupunginhallitus