ROTARYPIIRI 1400 PIIRIJOHTOSUUNNITELMA 2010-2011 Käsitellään piirineuvottelussa Syötekeskuksessa 21.3.2010 Sisällysluettelo: Johdanto 1. Käyttöönotto 2 2. Piirijohtosuunnitelman kuvaus 2 3. Toimihenkilöt 2 4. Piirikomiteat 5 5. Muut komiteat 9 6. Kuvernööriehdokkaan nimeäminen ja valinta 10 7. Klubien toiminnan suunnittelun tukeminen 10 8. Piirin toiminnan suunnittelu 10 9. Täydentäviä ohjeita 11 10. Piirijohtosuunnitelman voimassaolo 11 Johdanto Piirijohtosuunnitelma kuvaa rotarypiirin luottamushenkilöiden ja toimielinten tehtävät, vastuut ja työnjaon. Täten suunnitelma auttaa piirin klubeja tunnistamaan ne resurssit, joita niillä on piiristä käytettävissä toimintansa kehittämiseen. Tavoitteena on, että klubien, piirikomiteoiden, apulaiskuvernöörien ja piirijohdon välinen yhteistyö vahvistuu ja että piirimme rotarit tuntevat entistä paremmin rotarypiirin 1400, Suomen Rotary ry:n, Rotary Internationalin ja Rotarysäätiön toimintaa ja ohjelmia ja osallistuvat niihin mielellään. Uusien rotaryjohtajien kouluttaminen on tärkeä tehtävä sekä klubeille että piirille. Piiriorganisaatio pyritään pitämään kevyenä, mutta kuitenkin sellaisena, että siinä on tilaa erilaisille näkemyksille ja että piirin toimintaa voidaan kehittää vastaamaan toimintaamme kohdistuviin uusiin haasteisiin. Hallinnollisia tehtäviä pyritään osittain siirtämään kuvernööriltä apulaiskuvernööreille, jotta kuvernööri ja muu piirijohto voivat keskittyä toiminnan sisällön kehittämiseen rotaryn arvojen mukaisesti. DG Leila Risteli, Lehtoranta 17, 90500 Oulu, puh. (08) 344 233 gsm 040 502 8751 fax (08) 344 522, e-mail leila.risteli@oulu.fi
1. KÄYTTÖÖNOTTO Rotarypiirin 1400 piirijohtosuunnitelma on tarkistettu rotaryvuodelle 2010-2011 Rotary Internationalin keskushallituksen edellyttämällä tavalla. Suunnitelman sisältö perustuu Rotaryn menettelytapaohjeiden (Rotary Code of Policies, RCP) kohtaan 17.030. District Organization and Administration tammikuulta 2010 ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin (The Rotary Foundation Code of Policies, TRFC). 2. PIIRIJOHTOSUUNNITELMAN KUVAUS Piirijohtosuunnitelmassa (District Leadership Plan, DLP) määritetään piirihallinnon rakenne ja tärkeimmät piirin hallinnossa käytettävät menettelytavat. Piiriorganisaation osille määritetään keskeiset tehtävät, johtamisen ja toiminnan jatkuvuuden edellyttämät vaatimukset ja yhteistoiminta piirin rotaryklubien kanssa. Jokaisen piiriorganisaatioon sijoitetun jäsenen rotarytietämyksen kehittämiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Toiminnan ja henkilökohtaisen kehittymisen jatkuvuutta ajatellen suunnitelmassa asetetaan vaatimuksia osallistua piirin järjestämiin tilaisuuksiin, tapahtumiin ja seminaareihin. Useissa kohdissa viitataan lähdekirjallisuuteen lisäinformaation hankkimiseksi. Rotaryn käsikirjan 2007 (myöhemmin 2010) ja RCP:n sisältöön perehtyminen on tässä yhtenä tavoitteena. 3. TOIMIHENKILÖT 3.1. Kuvernööri (District Governor, DG) Kuvernööri on piirissään Rotary Internationalin (RI) toimihenkilö ja toimii RI:n keskushallituksen (Board of Directors) johdossa ja valvonnassa. Kuvernöörin tehtäviä ja velvollisuuksia on kuvattu Rotaryn käsikirjan 2007 sivuilla 24-32 ja RI:n sääntöjen artiklan 15 Piirit kohdassa 15.090 on lueteltu ne tehtävät ja vastuut, joita DG ei voi delegoida. Kuvernööri toimii piirineuvoston ja piirin kokousten puheenjohtajana. 3.2. Tuleva kuvernööri (Governor-elect, DGE) Tuleva kuvernööri vastaa oman kuvernöörivuotensa piirikomiteoiden miehityksestä nimittämällä puheenjohtajat ja jäsenet vapautuneisiin jäsenpaikkoihin ottaen huomioon sekä jatkuvuusperiaatteen että riittävän henkilökierron. DGE vastaa piirijohdon suunnittelukokousten järjestämisestä ennen toimikautensa alkamista. Piirijohtosuunnitelman ja piiriorganisaation laatiminen ovat tehtävistä keskeisimpiä. DGE kouluttaa organisaatioonsa sijoitetut piirijohdon henkilöt tehtäviinsä. Rotaryn käsikirjan 2007 sivuilla 26-27 on kuvattu DGE:n toimintaa. 2
3.3. Kuvernööriehdokas (Governor-nominee, DGN) Keskeisin tehtäväalue on monipuolinen valmistautuminen tulevaan kuvernöörin tehtävään. Rotaryvuonna 2010-2011 piirin DGN johtaa toimii klubipalvelun neuvonantajana piirin klubeille. Rotaryn käsikirjan 2007 sivuilla 27-28 on lueteltu tehtäviä, joihin DGN:n tulisi keskittyä tultuaan valituksi. Sivulla 29 on lueteltu DG:n ja DGE:n toimeksiantoja DGN:lle. 3.4. Piirikouluttaja (District Trainer, DT) Piirikouluttaja toimii koulutuskomitean puheenjohtajana ja on piirineuvoston jäsen. Hän tukee kuvernööriä ja tulevaa kuvernööriä klubien ja piirin johtohenkilöiden valmennuksessa jakaen tarpeen mukaan vastuuta valmennustilaisuuksista. DT osallistuu keskeisten koulutustapahtumien yleisjärjestelyjen ja sisällön suunnitteluun ja toimii tarvittaessa kouluttajana. DT on jäsenenä Suomen Rotaryn koulutustoimikunnassa. DT:n tehtäviä on kuvattu RCP:n kohdassa 17.030.3. 3.5. Rotarysäätiökomitean puheenjohtaja (District Rotary Foundation Committee Chair, DRFCC) DRFCC johtaa rotarysäätiökomitean työskentelyä ja on piirineuvoston jäsen. Puheenjohtaja ja rotarysäätiökomitean seitsemän alakomitean puheenjohtajat suunnittelevat, koordinoivat ja arvioivat piirin rotarysäätiöaktiviteetit. DRFCC vastaa piirin rotarysäätiöseminaarien järjestämisestä. Rotarysäätiökomitean puheenjohtajan tehtävät on määritelty TRFC:ssä ja RCP:n kohdassa 17.030.3. 3.6. Apulaiskuvernöörit (Assistant Governors, AG) Apulaiskuvernöörit avustavat kuvernööriä heille määrättyjen klubien hallinnossa ja pitävät yhteyttä niiden hallintokomiteoihin. AG:n tehtävänä on - tehdä aloitteita DGE:lle ja DGN:lle piirin toiminnasta ja palveluhankkeista - tavata tulevat klubipresidentit ennen rotaryvuoden alkua; tässä tapaamisesssa tarkastellaan klubijohtosuunnitelmaa (CLP) ja käydään läpi Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille - avustaa kuvernöörin virallisten klubivierailujen valmisteluissa - osallistua kuvernöörin virallisiin klubivierailuihin - vierailla alueensa klubeissa vähintään kolme kertaa rotaryvuoden aikana aiheina ainakin klubin toiminnan edistyminen, tuleva toiminta, talous ja jäsenkehitys sekä ohjata klubejaan RI:n presidentin kunniamaininnan saavuttamisessa - informoida kuvernööriä klubikäyntien tuloksista - rohkaista klubia toteuttamaan kuvernöörin pyynnöt ja suositukset - avustaa klubeja niiden oman koulutuksen järjestämisessä - edistää piirijohtosuunnitelman noudattamista - järjestää suunnittelu- ja yhteistyökokouksia alueensa klubien presidenteille ja sihteereille - osallistua kutsusta klubikokouksiin, -neuvotteluihin ja tapahtumiin 3
- markkinoida piirin ja RI:n tapahtumia klubeissa ja edistää erityisesti klubien osallistumista piirikonferenssiin ja RI:n New Orleansin konventioon toukokuussa 2011 - osallistua piirijohdon valmennus- ja suunnitteluseminaareihin, piirikonferenssiin, piirikokoukseen, PETS:iin, piirineuvotteluun ja piirin koulutusseminaareihin - antaa tietoja ja neuvoja DGE:lle piirin toimihenkilöiden ja piirikomiteoiden jäsenvalinnoissa Rotaryn käsikirjan 2007 sivuilla 33-34 on selvitetty AG:n roolia ja tehtäviä. Tehtävän hoitaminen edellyttää lisäksi AG:n valmennusoppaaseen perehtymistä. Apulaiskuvernöörien tehtävät on määritelty RCP.n kohdassa 17.070.2. 3.7. Palveluväylien neuvonantajat Piirijohtoon kuuluu neuvonantajat kutakin RI:n neljää palveluväylää varten. Nämä kokeneet rotarit innostavat klubeja aktiiviseen toimintaan kaikilla neljällä palveluväylällä. He tukevat klubeja edistämällä palveluväylien sisältöjen tuntemusta, tunnistamalla ja levittämällä kunkin palveluväylän hyviä käytänteitä oman piirin ja muiden rotarypiirien alueelta ja auttamalla klubeja täten kehittämään toimintaansa. Neuvonantajat osallistuvat piirijohdon valmennusseminaariin, piirikokoukseen ja piirineuvotteluun. 3.8. Piirikomiteoiden puheenjohtajat ja jäsenet Piirin komiteoiden puheenjohtajat osallistuvat piirijohdon valmennusseminaariin ja piirineuvotteluun ennen puheenjohtajuuskauden alkamista. Komiteoiden jäsenille suositellaan osallistumista piirijohdon valmennusseminaariin ja piirineuvotteluun. Komiteat pitävät puheenjohtajiensa johdolla omia suunnittelukokouksia, joihin lähetetään kutsu myös kuvernöörille. Tiedon ja toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi jäsenyysrotaatiossa on mahdollisuuksien mukaan otettu huomioon keskimääräinen kolmen rotaryvuoden jäsenyysaika. 3.9. Internetpäätoimittaja Piirin tietotekniikkavastaava toimii piirin kotisivujen päätoimittajana. Hän huolehtii piirin kotisivun (www.rotary.fi/1400) rakenteesta ja sisällön tasosta ja ajankohtaisuudesta yhteistoiminnassa kuvernöörin kanssa sekä antaa piirin klubeille ohjausta näiden omien kotisivujen laadinnassa. 3.10. Piirisihteeri Piirisihteeri toimii sihteerinä piirineuvoston kokouksissa, piirikonferenssissa, piirikokouksessa ja piirineuvottelussa sekä muissa kuvernöörin johtamissa piirin tilaisuuksissa. Piirisihteeri huolehtii pöytäkirjojen asianmukaisesta tarkistuksesta ja tarkistettujen pöytäkirjojen lähettämisestä Suomen Rotarylle. 4
4. PIIRIKOMITEAT (District Committees) Piirikomiteat on nimitetty jatkuvia hallinnollisia tehtäviä varten. Niiden tehtävänä on toteuttaa kuvernöörin asettamat tavoitteet sekä tunnistaa hyviä käytänteitä ja tehdä aloitteita tehtäväalueillaan. Komiteat pitävät kuvernöörin ajan tasalla suunnitelmiensa toteutuksesta ja raportoivat tarvittaessa RI:lle. Piirikomiteoiden tehtävät on määritelty RCP:n kohdassa 17.030.3. 4.1. Piirineuvosto (District Council) Piirineuvosto on kuvernöörin neuvottelukunta. Piirineuvostosta voidaan kuvernöörin määräyksestä muodostaa työryhmiä suunnittelu- tai työtehtäviin. Piirineuvoston jäsenet ovat yksi tai kaksi entistä kuvernööriä (PDG), edellinen kuvernööri (IPDG), DGE ja DGN valinnastaan alkaen sekä DT ja DRFCC. Nuorisovaihtokomitean puheenjohtaja (MDYEO) on oikeutettu osallistumaan neuvoston kokouksiin. Piirisihteeri toimii piirineuvoston kokousten sihteerinä. Piirineuvosto kokoontuu tarpeen mukaan syys- ja kevätkaudella yhteensä noin kolme neljä kertaa, mm. PETS:n ja piirikonferenssin yhteydessä. Kokous voidaan pitää myös sähköisesti tai puhelin- tai videoneuvotteluna. Kuvernööri kutsuu neuvoston kokoon. 4.2 Talouskomitea (District Finance Committee) Talouskomitea seuraa piirin taloutta, käsittelee merkittävät poikkeamat piirin talousarviosta ja turvaa piirirahaston varat. Suomen Rotary hoitaa piirin rahaliikenteen, kirjanpidon, tilinpäätöksen ja tilintarkastuksen. 4.3. Koulutuskomitea (District Training Committee) Koulutuskomitea tukee kuvernööriä ja DGE:tä klubien ja piirijohdon valmennuksessa sekä avustaa koulutustapahtumien järjestelyissä. Komitea yhdessä kuvernöörin kanssa selvittää piirin tulevan rotaryvuoden koulutus- ja valmennustarpeita sekä laatii koulutusohjelman kuluvaa rotaryvuotta varten. Komitea vastaa piirin samanaikaisten koulutusseminaarien, esim. jäsenyysseminaarin ja rotarysäätiöseminaarin, yhteisjärjestelyistä AG:ien kanssa. Asianomaiset toimihenkilöt ja komiteat hoitavat koulutuksen ja sen sisällön. Rotaryn käsikirjan 2007 sivuilla 35-36 on lisäsuosituksia. Komitea pitää yhteyttä klubien koulutusvastaaviin ja ohjeistaa tarvittaessa klubien jäsenilleen järjestämää koulutusta. 5
4.4. Laajennuskomitea (District Extension Committee) RI:n keskushallitus on antanut jokaiselle kuvernöörille erityisen velvollisuuden johtaa uusien klubien perustamista piirissään. Laajennuskomitea keskittyy selvittämään uusien klubien perustamismahdollisuuksia kuvernöörin ohjauksessa. Rotaryn käsikirjan 2007 sivuilla 38-41 on selvitetty laajennukseen liittyviä yksityiskohtia. 4.5. Piirin tukikomiteat Piirin tukikomiteat tukevat alansa asioissa klubeja ja avustavat klubien vastaavia komiteoita seuraavasti: Piirin tuki Jäsenkehityskomitea Suhdetoimintakomitea Apulaiskuvernöörit RI:n ohjelmat komiteat Rotarysäätiökomitea Klubikomitea Jäsenistö Suhdetoiminta Hallinto Palveluprojektit Rotarysäätiö Komiteat pitävät yhteyttä vastaaviin klubikomiteoihin sekä tunnistavat ja levittävät hyviä käytänteitä vastuualueellaan. 4.5.1. Jäsenkehityskomitea (Membership Development Committee) Jäsenkehityskomitean tehtävät on lueteltu Rotaryn käsikirjan 2007 sivulla 36. Komitea tukee klubien jäsenkehitystavoitteita ja jäsenten koulutusta klubeissa sekä pitää yhteyttä niiden jäsenyyskomiteoihin. Komitea järjestää piirin jäsenkehitysseminaarit. 4.5.2. Suhdetoimintakomitea (Public Relations Committee) Komitea välittää RI:n tiedotusaineistoa sopivassa muodossa tiedotusvälineille, klubeille ja piirijohdolle. Se kannustaa klubeja aktiiviseen tiedotustoimintaan ja levittää tunnistamiaan hyviä käytänteitä. Komitean tärkeä tehtävä on lisätä kansalaisten tietoa ja ymmärrystä rotaryn tavoitteista ja aikaansaannoksista. Komitea on yhteydessä klubien suhdetoimintakomiteoihin ja auttaa klubeja tunnistamaan tilaisuuksia viestittää toiminnastaan suurelle yleisölle ja luomaan yhteyksiä tiedotusvälineisiin 4.5.3. Apulaiskuvernöörit Piiri on jaettu kahdeksaan AG-alueeseen, jotka kuvataan alla. Jokaisessa niistä toimii vaatimukset täyttävä ja tehtäväänsä valmennettu apulaiskuvernööri. AG:n tehtävät on kuvattu kohdassa 3.6. Lappi (5): Ivalo, Rovaniemi, Rovaniemi-Napapiiri, Rovaniemi- Ounasvaara, Sodankylä Länsi-Lappi (4): Kemi, Meri-Kemi, Pello, Tornio Pohjoinen Oulunseutu (7): Haukipudas, Kiiminki, Merikoski, Oulu, Oulu International, Oulujoki, Tuira 6
Eteläinen Oulunseutu (7): Meri-Oulu, Muhos, Oulu City, Oulun Eteläinen, Oulun Pohjoinen, Oulun Tulli, Oulunsalo-Siivet Kainuu (4): Kajaani, Kajaani-Elias, Kuhmo, Sotkamo Koillismaa (4): Kemijärvi, Kuusamo, Pudasjärvi, Taivalkoski Raahen seutu (5): Haapavesi, Kalajoki, Oulainen, Pietari Brahe, Raahe Jokilaaksot (5): Haapajärvi, Nivala, Pyhäjärvi, Ylivieska, Ylivieska- Jokivarsi 4.5.4. Rotary Internationalin ohjelmat Näiden ohjelmien tueksi nimitetyt komiteat ja vastuuhenkilöt edistävät ja hoitavat piirissä RI:n ohjelmia ja antavat tarvittavan tuen ja ohjauksen klubeille. Komiteat tukevat klubien toimintaa ja pitävät yhteyttä klubien Palveluprojektit-komiteoihin. Piirillä on komitea kullekin seuraavista RI:n strukturoiduista ohjelmista: 4.5.4.1. Nuorisovaihto Komitea kehittää ja ylläpitää piirin nuorisovaihto-ohjelmaa ja toteuttaa sitä RI:n ohjeistuksen mukaisesti osana Suomen Rotaryn nuorisovaihdon monipiiriorganisaation toimintaa. Komitea kannustaa jokaista klubia nimeämään nuorisovaihtoasiamiehen ja osallistumaan joko pitkä- tai lyhytaikaiseen nuorisovaihtoon. Lisäksi komitea pitää klubit tietoisina nuorisovaihdon toteutumisesta ja kouluttaa klubien nuorisovaihtoasiamiehet ja muut nuorisovaihdon tehtävissä toimivat. Rotaryn käsikirjan 2007 sivuilla 92-93 on hyödyllistä tietoa nuorisovaihdosta. 4.5.4.2. Rotaract Rotaryvuoden 2010-2011 aikana piirin jäsenkehityskomitea tukee myös rotaract-toimintaa ja auttaa niitä rotaryklubeja, jotka ovat kiinnostuneita aloittamaan rotaract-toiminnan omalla alueellaan. Toimiviin rotaract-klubeihin (rotaryvuoden alkaessa näitä on vain yksi, Oulun rotaract-klubi) komitea pitää yhteyttä auttaen osaltaan nuorten aikuisten johtajien ja palvelumielisten kansalaisten kehittämisessä. Komitea huolehtii siitä, että jokaisella rotaract-klubilla on sitä tukeva rotaryklubi. Rotaryn käsikirjan 2007 sivuilla 89-91 käsitellään rotaractia. 4.5.4.3. RYLA Piirin klubeja rohkaistaan järjestämään alueellaan RYLA-seminaareja. Tämän toiminnan vastuuhenkilönä piirijohdossa on yhteiskuntapalvelun neuvonantaja. Yhteistoiminnassa apulaiskuvernöörien kanssa hän selvittää RYLA-tapahtumien järjestämismahdollisuudet erityisesti sellaisilla alueilla, joilla niitä ei aikaisemmin ole ollut. Rotaryn käsikirjan 2007 sivuilla 91-92 on perustietoa RYLAsta. 4.5.5 Rotarysäätiö (The Rotary Foundation) Komiteaan kuuluu seitsemän alakomiteaa: o opintoryhmien vaihto (GSE) o rauha ja konfliktien sovittelu o humanitaariset ohjelmat o PolioPlus o entiset stipendiaatit alumni 7
o vuotuiset lahjoitukset o pysyvä rahasto Rotarysäätiökomitea muodostuu näiden alakomiteoiden puheenjohtajista. Komitea edistää klubien osallistumista säätiön ohjelmiin, pitää yhteyttä klubien rotarysäätiökomiteoihin ja järjestää piirin rotarysäätiöseminaarit. Alakomiteat toimivat vastuualueidensa asiantuntijoina ja toimivat niihin liittyen yhteistyössä klubien kanssa. Rotaryn käsikirjan 2007 sivut 113-126 ja Rotarysäätiön käsikirjassa selostetaan komitean tehtäviä. 4.6. Palveluväylien neuvonantajat 4.6.1. Klubipalvelu Klubipalvelun neuvonantaja kehittää ja ohjeistaa klubeja sellaisiin monipuolisiin toimiin, joilla edistetään klubien menestyksellistä, mielenkiintoista, aktiivista ja yhteenkuuluvuutta lisäävää toimintaa. Klubipalvelun neuvonantaja kehittää yhteistyötä apulaiskuvernöörien kanssa ja saattaa klubien tietoon hyviksi havaittuja menettelytapoja sekä kotimaasta että ulkomailta. 4.6.2. Ammattipalvelu Painopisteenä on klubien kannustaminen vahvistamaan ammattipalveluaan tärkeänä osana rotarytoimintaa. Hyviä käytäntöjä tunnistetaan ja levitetään yhteistyössä apulaiskuvernöörien kanssa. Rotaryn käsikirjan 2007 luku 5 käsittelee ammattipalvelua. 4.6.3. Yhteiskuntapalvelu Klubeja kannustetaan suunnittelemaan ja toteuttamaan kunnassaan ainakin yksi yhteiskuntapalveluprojekti, joko yksin tai yhteistoiminnassa muiden relevanttien toimijoiden kanssa. Tällainen projekti voi ulottua useammalle kuin yhdelle rotaryvuodelle. Rotaryn käsikirjan 2007 luku 6 käsittelee yhteiskuntapalvelua. 4.6.4. Kansainvälinen palvelu Kansainvälisen palvelun neuvonantaja toimii johtajana työryhmässä, johon kuuluvat lisäksi Rotarysäätiön humanitaaristen projektien alakomitean johtaja sekä ns. piirin voimavararyhmän koordinaattorit (vastuualueina terveys ja nälkä, lukutaito sekä vesi). Kansainvälisen palvelun painopisteenä on vahvistaa rotaryn kansainvälisyyden kokemusta klubeissa ja rohkaista niitä tunnistamaan kansainvälisiä palvelumahdollisuuksia. 4.7. Piirikonferenssikomitea (District Conference Committee) Piirikonferenssikomitea huolehtii yhdessä kuvernöörin kanssa piirikokouksen ja piirikonferenssin järjestelyistä, tiedotuksesta, ohjelmasta, kutsuista, taloudesta ja RI:lle toimitettavasta raportista. 8
4.8. RI:n konventioon osallistuminen (RI Convention Promotion) Komitea markkinoi klubeille aktiivisesti tulevaa konventiota ja antaa käytännön tietoa siihen osallistumisesta. Tarpeen mukaan komitea kokoaa lähtijöistä konventioryhmän ja järjestää yhteismatkan matkailualan yrittäjän avulla. 4.9. Ystävyysvaihto (Friendship Exchange) Komitean tehtävänä on selvittää mahdollisuudet aloittaa piirin rotarien ystävyysvaihtotoiminta sopivien ulkomaisten rotarypiirien kanssa ja jakaa klubeihin tietoa tästä toiminnasta. 4.10. Rotaryn harrastus- ja ammattiryhmät (Rotary Fellowships) Komitean tehtävänä on levittää tietoa rotaryn harrastus- ja ammattiryhmistä piirin klubeille ja kannustaa yksittäisiä rotareita liittymään tällaisiin ryhmiin. 5. MUUT KOMITEAT 5.1. Suomen Rotaryn Lääkäripankki (Rotary Doctor Bank Finland, RDBF) Piiri on mukana Suomen Rotaryn lääkäripankkitoiminnassa. Piirin RDBF:n yhteyshenkilö informoi klubeja lääkäripankin ajankohtaisista asioista. 5.2. Tietotekniikka Komitea ylläpitää piirin internetkotisivua sekä neuvoo ja avustaa klubeja ITasioissa. Tavoitteena on saada kaikkiin klubeihin yhteys sähköpostin avulla ja mahdollisuus tutustua klubin toimintaan internetissä. Komitean puheenjohtaja kuuluu Suomen Rotaryn IT-toimikuntaan. 5.3. Projektit Piirin toteuttamia projekteja varten muodostetaan projektiryhmät, jotka raportoivat toiminnastaan asianomaiselle komitealle ja kuvernöörille sekä huolehtivat Rotarysäätiölle syntyvistä raportointivelvoitteista, mikäli säätiö osallistuu projektiin. 5.4. PETS ja piirineuvottelu DGE nimittää PETS:n ja piirineuvottelun valmistelua varten komitean, joka huolehtii tiedottamisesta, kutsuista, käytännön järjestelyistä, ohjelmasta ja palautteen keräämisestä. DGE ja piirisihteeri huolehtivat piirineuvottelun esityslistasta ja pöytäkirjasta, jotka toimitetaan piirin klubeille, pöytäkirja alkuperäisenä myös Suomen Rotarylle. DGE vastaa koulutuksen raportoinnista RI:lle. 5.5. PDG-neuvosto PDG-neuvoston kokoukset järjestetään sääntöjen mukaisesti syys- ja kevätkaudella. 9
6. KUVERNÖÖRIEHDOKKAAN NIMEÄMINEN JA VALINTA Kuvernööriehdokkaanvalitsemiseksi rotaryvuodelle 2013-2014 DG julistaa tulevan kuvernöörin tehtävän hakuun viimeistään syyskuussa 2010. Hakuasiakirjat toimitetaan nimeämiskomitealle. DGE:n valintamenettely ja kelpoisuusehdot on määritelty RI:n sääntöjen artiklassa 13 ja artiklan 15 kohdassa 15.070. Ehdokkaan kelpoisuutta arvioitaessa otetaan huomioon myös artiklan 15 kohdat 15.080. Kuvernöörin kelpoisuusehdot ja 15.090. Kuvernöörin tehtävät. 7. KLUBIEN TOIMINNAN SUUNNITTELUN TUKEMINEN DG kannustaa klubeja ottamaan käyttöön klubijohtosuunnitelman (RCP 17.030.6. Club Leadership Plan, CLP). PETS:ssä selvitetään CLP:n rakennetta, toimintaa ja etuja. Rotaryn käsikirjassa 2007 sivuilla 3-4 on selvitetty CLP:n keskeiset piirteet, joihin nojautuen kannustus tehdään ja koulutus annetaan. Klubien toiminnan perustana oleva "Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille" käydään AG:ien johdolla läpi PETS:ssä. Klubit toimittavat suunnitelmat alueensa AG:lle 1.6.2010 mennessä. Toteutumisen edistyminen käsitellään syksyllä kuvernöörin virallisilla klubivierailuilla. Myös RI:n presidentin kunniamainintaa hyödynnetään tasapainoisen klubiohjelman suunnittelussa. Lisäksi klubeja kannustetaan laatimaan pidemmän aikavälin - 3-4 vuoden kattava suunnitelma toimintansa painopisteistä ja tavoitteista, koska ne ovat perusta suunnitelmalliselle ja jatkuvuuden takaavalle toiminnalle. Asiaa käsitellään PETS:ssä. 8. PIIRIN TOIMINNAN SUUNNITTELU Piirin toiminnan kokonaissuunnitelma rotaryvuodelle 2010-2011 koostuu tästä piirijohtosuunnitelmasta ja liitteinä olevista piiriorganisaation 2010-2011 kuvauksesta, talousarviosta 2010-2011, tapahtumakalenterista 2010-2011 ja toimintasuunnitelmasta 2010-2014. Piirijohdon valmennus- ja suunnitteluseminaarit on pidetty vuoden 2009 loppupuolella ja vuoden 2010 alkupuolella ennen PETS:iä ja DGE:n saavuttua RI:n kuvernöörikoulutuksesta. Toiminnan painopistealueet määritellään RI:n presidentin 2010-2011 asettamien tavoitteiden ja kunniamainintaohjelman pohjalta. Asiaa käsitellään piirijohdon seminaareissa ja selvitetään PETS:ssä. Piirin vuosisuunnittelun perustaksi laaditaan DGE:n johdolla toimintasuunnitelma 2011-2015 ottaen huomioon RI:n vuonna 2009 uusittu strategia ja Rotarysäätiön Future Vision Plan, jonka mukaiseen toimintaan kaikki piirit siirtyvät vuonna 2012. 10
9. TÄYDENTÄVIÄ OHJEITA Piiri järjestää seuraavat tilaisuudet 2010-2011: o syys-lokakuussa 2010 jäsenkehitysseminaari, rotarysäätiöseminaari, johtajuusseminaari ja nuorisovaihtokoulutus o piirikokous 30.10.2010 o vuoden 2010 lopulla piirijohdon valmennus- ja suunnitteluseminaari 1 o ennen PETS:iä 2011 apulaiskuvernöörien koulutustilaisuus o ennen PETS:iä 2011 piirijohdon valmennus- ja suunnitteluseminaari 2 o PETS ja piirineuvottelu 19.-20.3.2011 o piirikonferenssi 7.-8.5.2011 Muita koulutustilaisuuksia järjestetään tarpeen mukaan. Kutsuissa määritellään koulutukseen velvoitettavat osallistujat. DG:n viralliset klubivierailut tapahtuvat RI:n sääntöjen artiklan 15 mukaisesti. DG antaa vierailuista klubeille ja AG:ille tarvittavat ohjeet. Toimintakertomus ja tilit käsitellään ja hyväksytään piirikokouksessa, joka järjestetään rotaryvuonna 2011-2012. 10. PIIRIJOHTOSUUNNITELMAN VOIMASSAOLO Tämä suunnitelma on esitelty, käsitelty ja hyväksytty PETS:ssä ja piirineuvottelussa Pudasjärvellä 20.-21.3.2010. Suunnitelma on voimassa 1.7.2010 30.6.2011. Oulussa 21.3.2010 Leila Risteli Rotarypiiri 1400 DG 2010-2011 LIITTEET Rotarypiirin 1400 organisaatio 2010-2011 Rotarypiirin 1400 talousarvio 2010-2011 Rotarypiirin toimintasuunnitelma 2010-2014 Tapahtumakalenteri 2010-2011 11