KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 10



Samankaltaiset tiedostot
KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 7

KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 19

KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 22

KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 2

SADe Oppijan verkkopalvelut -hankkeen koulutustarjontatiedon ja hakupalveluiden yhteinen kehittämisjaos

Opiskelijavalinnan valtakunnalliset kehityssuunnat ja sähköisen yhteishakujärjestelmän kehittäminen. Sari Pulkkinen

KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 25

Anita Johansson KSHJ. Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä

KORKEAKOULUHAKUJEN UUDISTUS 2014

KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 31

KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 17

KORKEAKOULUHAKUJEN UUDISTUS 2014

KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 27

Uudistuva korkeakoulutukseen hakeutuminen. Ilmari Hyvönen

Anita Johansson KSHJ. Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä

Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä KSHJ

KSHJ tilannekatsaus Erityisasiantuntija Joni Penkari, OPH

Käyttöönottosuunnitelma, versio Asiakaskäyttöönotto

KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 16

Korkeakoulujen yhteishaku 2014 Mikä muuttuu ja millä aikataululla?

Oppijan verkkopalvelu Ammatillisen koulutuksen seminaari Pori. Ritva Sammalkivi

KSHJ. Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä tilannekatsaus sekä katsaus Oppijan palvelukokonaisuuteen KAJAANI yhteishakupäivät

Opintopolun käyttöönoton tuki ja organisointi. Yhteistyöryhmä Ossi Raatikainen, CSC

Hakujärjestelmät - opiskelijavalinta 2014 ja valmistautuminen vuoteen

Aikuiskoulutuksen hakupalvelu

Katariina Männikkö. Ammattistartit sähköiseen hakuun Ammattistarttipäivät

Oppijan verkkopalvelut Projektipäällikkö Ritva Sammalkivi

Korkeakoulujen opiskelijavalintojen kehittämisen eteneminen

Opiskelijavalintojen kehittäminen vuoteen Ilmari Hyvönen

Katariina Männikkö. Haku perusopetuksen jälkeiseen koulutukseen uudistuu Oppijan seminaari, Finlandia-talo

Oppijan verkkopalvelut

KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 28

Yhteishaun ulkopuolinen muu perusopetuksen jälkeinen koulutus mukaan uuteen kansalliseen hakupalveluun ALPE 2 työpaja

Opintopolku.fi. Mikä on uusi Opintopolku ja miten korkeakouluun hakeutuminen uudistuu? Joni Penkari, Opetushallitus Opintopolku.

Ajankohtaista opiskelijavalintojen uudistamisesta. Ilmari Hyvönen

Korkeakoulujen kansallinen tietovaranto: Viranomaistietovarasto ja KSHJ. KOTA-AMKOTA -seminaari Antti Mäki

Elinikäisen ohjauksen työryhmän linjaukset ja Oppijan verkkopalvelu-uudistuksen tilanne. Oppilaan- ja opinto-ohjauksen kansallinen foorumi

Opiskelijavalinnan vuosikello

Korkeakoulujen hakuja rjestelma n ka ytto o notto 2014 korkeakouluilta, OPH:lta ja OKM:lta edellytetyt toimet ja alustava aikataulu

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto ja viranomaistietovirrat VIRTA-projekti. RAKETTI-Ohjausryhmä, Ilmari Hyvönen

Katariina Männikkö. Haku perusopetuksen jälkeiseen koulutukseen uudistuu Kotitalousopetuksen järjestäjien tilaisuus

Perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen hakumenettely

Ajankohtaista opiskelijavalinnoista

ehops-palvelu Oppijan verkkopalvelut kesäseminaari Katri Lahikainen Opintopolku.fi

Aalto-yliopisto Avoin korkeakoulu. Anita Johansson

Perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen hakupalvelujen keskeiset uudistukset

Opintopolku.fi. Ajankohtaista ohjauksen näkökulmasta. Elinikäinen ohjaus Suomessa seminaari Ritva Sammalkivi. Opintopolku.

Korkeakoulujen yhteishaun toteuttaminen ja Opintopolku.fi - palvelun kehittämisen ohjausryhmän kokous 1

Korkeakouluhaun muutokset 2014

Osaamisen ja sivistyksen parhaaksi

Korkeakoulujen sähköisen hakujärjestelmän KSHJ:n ja Opintopolku.fi palvelun käyttö ja kehittäminen

eopetussuunnitelmat ja Tutkinnot Ulla Angervo

AYJ/JM. SADe -ohjelma Oppijan verkkopalvelut Oppijan keskitetyt palvelut

OPPIJAN VERKKOPALVELU Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri Finlandia-talo Mikä muuttuu tai tulisi muuttua?

Anita Johansson. Käyttöönotto. Koulutukset ja koulutuskalenteri, Info-päivä , Anita Johansson

Korkeakoulujen haku- ja valinta-asioiden seminaari KSHJ prosessi. Anita Johansson KSHJ projektipäällikkö

Perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen haku - uudistukset lainsäädännön näkökulmasta

Uudistuvat Oppijan verkkopalvelut Opintopolku.fi

Opintopolku.fi -palvelun tilannekatsaus

KOSKI-palvelu 11/2017

Opintopolku.fi palvelun käyttö ja kehittäminen

Korkeakoulujen asiakaspalveluratkaisu Tilannekatsaus Tuija Pasanen & Janne Santala

SADe hanke Oppijan verkkopalvelu keskitetyt palvelut

Asettamispäätös

Opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteiden rakenteistaminen

Opiskelijavalintojen uudistaminen - lainsäädäntötyön eteneminen, kiintiöt ja opiskelijavalintojen uudistuksen toinen vaihe

Kooste kotitehtävien vastauksista. Kotitehtävä 6 - Ylläpito- ja kehittämismalli

Outi Kivipelto. Oppijan verkkopalvelu

ALPE. Erityisoppilaitosten haku Muu perusopetuksen jälkeisen koulutuksen haku

Ajankohtaista opiskelijavalinnoista

Joonas Mäkinen. Käyttäjähallinnan esittely

ehoks Webinaari ti opetusneuvos Seija Rasku, opetus- ja kulttuuriministeriö suunnittelija Paula Borkowski, Opetushallitus 16.4.

Korkeakouluun hakeminen uudistuu Mikä ihmeen KSHJ?

Korkeakoulujen opiskelijavalintojen uudistaminen. Joni Penkari, Opetushallitus Opintopolku.fi

Oppijan verkkopalvelu Ajankohtaista Finlandiatalo Projektipäällikkö Ritva Sammalkivi

Opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyön organisoiminen hankekauden jälkeen

Anita Johansson KSHJ. Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä Studia messut

Erityisopetuksena järjestettävän ammatillisen koulutuksen haku - Haku- ja valintaprosessi

SADe Oppijan verkkopalvelut -hankkeen koulutustarjontatiedon ja hakupalveluiden yhteinen kehittämisjaos

Yhteishakujärjestelmän uudistus 2013

Opiskelijavalinnoissa uudistuksia aikana

Opintoluotsi + Koulutusnetti = Koulutustiedon verkkopalvelu. Uusi sähköinen palvelu kehitteillä.

Opetushallituksen palvelut korkeakouluille

Järjestelmäsalkun hallinta TTY:llä

Korkeakoulujen yhteishaun toteuttaminen ja Opintopolku.fi - palvelun kehittämisen ohjausryhmän kokous 3

Uusi korkeakouluhaku syksyllä Joni Penkari, Opetushallitus Opintopolku.fi

VIRTA-PROJEKTI Tilanneraportti

Opintopolku löydä, vertaa, hae! Verkkopäätoimittaja Satu Meriluoto OPH

Joonas Mäkinen. Käyttäjähallinta

Haku aikuiskoulutukseen

RAKETTI-VIRTA-projekti rakentaa korkeakoulujen valtakunnallista tietovarantoa ja viranomaistietovirtoja

Perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen haku - työpaja

KOSKI-palvelu 11/2017

Demotilaisuus Hakulomake. - Eli hakulomakkeen luonti, hakeminen ja hakemusten käsittely uudessa palvelussa

Aikuiskoulutuksen hakupalvelu

KORKEAKOULUJEN YHTEISHAKUJEN AIKATAULUT 2018

KSHJ asiakaspalvelu syksyllä Opetushallituksen rooli

Tietoisku Oppijan verkkopalveluista ja uusista hakujärjestelmistä

Yhteishaun ja erillishakujen kokonaisuuden kehittäminen. Ilmari Hyvönen

Liite 2, Todennetun osaamisen rekisteri, käyttötapausten. Todennetun osaamisen rekisterin kohdearkkitehtuuri

Transkriptio:

KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 1/10 KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 10 Aika: 25.1.2012 klo 12.30-15.30 Paikka: OKM, Meritullinkatu 10, neuvotteluhuone Väinämöinen Osallistujat: Ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, OKM (pj) Projektipäällikkö Anita Johansson, OPH (sihteeri) Tietohallintojohtaja Tuulikki Kallio, Päijät-Hämeen koulutuskonserni (POISSA) Opiskelijapalveluiden päällikkö Airi Hirvonen, Haaga-Helia amk kehityspäällikkö Kristiina Uolia, (johtaja Klaus Lindbergin tilalla), CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Suunnittelija Mikko Kautto, (Paula Merikon tilalla), University Admissions Finland Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto Tietojärjestelmäpäällikkö Juho Rautamäki, Oulun yliopisto Opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu Koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry Opetusneuvos Birgitta Vuorinen, OKM Tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko, Opetushallitus Projektipäällikkö Ritva Sammalkivi, Oppijan palvelukokonaisuus, SADe-hanke, OKM Käsiteltävät asiat 1 Kokouksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja 2 KSHJ-hankkeen tilannekatsaus ja aikataulumuutos

KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 2/10 3 KSHJ-hankeen viestintä 4 Asiakkaiden palvelu 5 Ohjausryhmän linjausta vaativat asiat 6 Seuraavat kokoukset 7 Muut asiat 8 Kokouksen päättäminen

KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 3/10 Esityslista 1 Kokouksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja Materiaali: 12.12.2011 kokouksen pöytäkirja Keskustelu/ehdotus: hyväksytään työjärjestys, hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja Päätös/linjaukset: Työjärjestys hyväksyttiin. Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin. 2 KSHJ-hankkeen tilannekatsaus ja aikataulumuutos Materiaali: - Puheenjohtaja esittelee aikataulumuutoksen taustat - OPH esittelee määrittelyvaiheen tilannekatsauksen o esitellään kokouksessa - SADe ohjelman oppijan palvelukokonaisuuden hankesuunnitelma o OPH_Oppija-Hankesuunnitelma(OPH)-v.1.6.docx - Ohjaavat asiakirjat: ohjausryhmä on hyväksynyt projektin hankesuunnitelman 12.4.2011 kokouksessaan siten, että suunnitelmaa tarkistetaan esiselvitysvaiheen jälkeen (toimitettu edellisen kokouksen materiaalina) Keskustelu o 2011_12_12_3b_KSHJ-hankesuunnitelma.pdf o 2011_12_12_3c_KSHJ-maarittelyvaiheen_projektisuunnitelma.pdf o 2011_12_12_3d_KSHJ-riskit.pdf o 2011_12_12_3e_OKM-asettamiskirje.pdf Puheenjohtaja alusti esityslistan kohdan yksi. Puheenjohtaja pahoitteli, ettei kshj:n käyttöönoton aikataulun muutosta voitu käsitellä ohjausryhmässä ennen opetushallituksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön välisiä tulosneuvotteluja, joissa sovittiin siitä, että järjestelmän käyttöönottoa korkeakoulujen yhteishaussa siirretään vuodella eteenpäin. Hallituksen lakiesitys on edelleen menossa eduskunnan käsittelyyn keväällä 2012, todennäköisesti maalishuhtikuussa. Laki tulee voimaan 2014 alusta. Koulutusvastuusäädösten muuttaminen tehdään samassa aikataulussa. Kehittämisryhmä piti aikataulumuutosta tervetulleena. Kehittämisryhmän maanantaisen kokouksen keskusteluteemana oli maahanmuuttajien opiskelijavalinta. Kehittämisryhmä käsitteli myös hallituksen lakiesityksen lausuntoyhteenvetoa sekä siirto-opiskelijoiden siirtymistoimeksiantoa. AMK ja Yliopiston oha verkoston kautta selvitetään siirtymäkäytäntöjen nykytilaa ja sitä, miten käytäntöjä voidaan joustavoittaa ja mitä mekanismeja tullaan siirtymisten suhteen kehittämään. Sisältö ja

KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 4/10 toimeksianto on laadittu 2009 esityksen pohjata. Käsittely käydään läpi toukokuun 2012 kokouksessa. Kuullaan myös juristien näkemys opiskeluoikeudesta luopumisesta. Lokakuussa on selvityksen tekijöiksi ehdotettu Liina Keränen ja Mervi Jokipii. Tilanne saattaa olla lokakuun jälkeen muuttunut, joten työryhmään kysytään ko. henkilöitä uudestaan. Alustuksen jälkeen puheenjohtaja avasi yleiskeskustelun: Yleiskeskustelusta poimittuja: Aikataulumuutoksen koettiin olevan tervetulleen asian. Lisävuoden ansiosta hakijoille saadaan tiedotettua muutoksista riittävästi. Lisävuodesta huolimatta hankkeessa on edettävä ripeästi. Hankkeen kaikkia työvaiheita ei voida siirtää vuodella, eikä projektia voida laajentaa, koska aikataulu on edelleen kireä. Aikataulumuutos tuo määrittelyvaiheeseen järkevän kiireen ja uusi aikataulu parantaa mahdollisuuksia toteuttaa hanke huolella. Oppijan palvelukokonaisuuteen kuuluu monia osasia, joten vaiheittainen toteutus ja aikataulumuutos mahdollistaa kokonaisuuden paremman hallinnan. Samanaikaisesti uudistetaan myös ammattikorkeakoulujen koulutusvastuita koskevia säädöksiä, joten aikataulumuutos on monen asian suhteen myönteinen asia. Jatkossa ammattikorkeakoulut päättävät itsenäisesti hakukohteet ja koulutusohjelmat. Antti Ylä-Jarkko esitteli aikataulutuksen, hankkeen laajuutta, määrittelyvaiheen etenemistä ja toteutusvaiheen suunnitelmaa Määrittely etenee kahdella polulla, haku- ja valintaprosessin osalta etenee määrittely. Määrittelyä tarkennetaan siitä, mitä on ennestään tunnistettuja käyttötapauksia ja toiminnallisuuksia. Määrittely jatkuu korkeakoulujen osalta lokakuun 2012 loppuun asti. Aikuiskoulutuksen ja todennetun osaamisen rekisterin aikataulut jatkuvat vuodelle 2014. Uusien palveluiden esiselvitykset valmistuvat huhtikuussa. Määrittely on oma projektinsa, jossa työskentelee 20 OPH:n henkilöä. Määrittelytyö toteutetaan scrumi -työtavalla. Työ etenee 2 viikon pituisina sprintjaksoina. Määrittelytyön tuloksena kirjoitetaan ja katselmoidaan käyttötapauksia, ylätason kuvauksia ja kuvataan prosesseja. Kaikki edellä mainitut tuotokset synkronoidaan tietomallin kanssa. Määrittelyvaiheen katselmoinnista nimettiin opi-osahankkeiden toimeksiannosta 20.1.2012 katselmointiryhmä, jonka ensimmäinen ACP-kokous on 30.1.2012. Ryhmän puheenjohtajana toimii Janne Santala. Ensimmäisessä kokouksessa keskustellaan työtavoista ja päätetään yhteinen katselmointitapa. OPH:ssa määrittelytyön tukena käytetään Goforen konsultteja. Käyttötapauksia on nyt ryhmitelty seuraaviin ryhmiin: 1. Valmistutuminen hakuun (valmistuu helmikuun loppuun mennessä, noin 300 käyttötapausta), 2. Hakeutuminen koulutukseen 3. Valintojen toteuttaminen 4. Opintojen aloittaminen 5. Jälkiohjaus 6. Yleiset

KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 5/10 7. Tietopalvelu 8. Sisältöjen julkaiseminen 9. Tiedonsiirrot Kilpailutuksia on yhteensä 12 kpl. Markkinoinnin ja viestinnän kilpailutus on käynnistämättä, muilta osin kilpailutukset on tehty. Kilpailutukset on kuvattu SADE hankeessa. (sade hankesuunnitelman s 37, kilpailutukset) Toteutusvaihe käynnistyy toukokuun alussa, kun valitusajat ovat päättyneet ja infrastruktuuri (käyttö-, kapasiteetti ja tietoliikennetoteutukset) on valmiina. Toteutusvaihe kestää syyskuun 2013 loppuun asti. Samanaikaisesti toteutusvaiheen aikana ohjelmoidaan kaikki muutkin palvelut (aikataulusiirrosta huolimatta palvelut toteutettava vuoden aikana). Aikuiskoulutuksen aikataulu voi olla toisenlainen. Asiakaspalvelu: Aspara toteutetaan ensi vaiheessa OPH:n sisäiseen käyttöön puhelinjärjestelmän käyttöönotolla. Asparan puhelinratkaisu on tehtävä toukokuun 2012 alussa. Aspara muuttuu osittain jo ensi vuonna. Opetushallituksessa siirrytään Sonera operaattorilta Elisalle. Operaattoreiden vaihtuminen kesken yhteishakuvaiheen on haastavaa ja ilmenee virkailijoille ja hakijoille puhelinnumeroiden vaihtumisena. Numeroita otetaan käyttöön kaksi: toinen virkailijoille ja toinen hakijoille. Asiakaspalveluratkaisusta sopimisessa tarvitaan kehittämisryhmän tukea. Tukipyyntöjen käsittely, varsinainen service desk -ratkaisun on oltava käytössä ensi kevään yhteishaussa (2013). Uudet ratkaisut testataan ennen haku- ja valintapalvelua. Käyttöliittymäkerros on täydellisesti valmis toukokuussa 2013. Virkailijoiden koulutukset voidaan aloittaa vasta käyttöliittymäkerroksen valmistuttua. Käyttöönotto vaiheistetaan siten, että ensimmäisessä vaiheessa aloittaa korkeakoulusektori, sitten ammatillinen ja lukion jälkeinen koulutus ja aikuiskoulutus. Kaikki palvelut on oltava valmiina 2014, jolloin uudet lait myös astuvat voimaan. Aikataulu ei enää jousta, vaan visioita on tarkennettava konkreettisemmaksi toteutettaviksi asioiksi. Opintopolku-käyttöliittymäkerros koskee kaikkia palveluita, joten ylläpidon pitää tapahtua nykyresurssein. Korkeakoulujen hakukokonaisuus on parhaiten resurssoitu. Asiakaspalvelun ja TORn reunaehdot on määritelty ja budjetin kehysratkaisu tarkentuu maaliskuussa. Oppijasta on tehty alustava suunnitelma vuoteen 2016 asti. Ritva nosti kommentissaan esille, että TOR:sta tarvitaan toisen asteen tutkintotiedot korkeakoulujen hakupalveluihin. Toteutusvaiheen toteutustapa poikkeaa määrittelyvaiheesta, joten toteutusvaihe organisoidaan uudestaan. Toteutusvaiheesta tehdään toteutussuunnitelma ja eteneminen toteutetaan ketterällä menetelmällä. Toteutusvaihe roolitetaan siten, että päätuotteenomistaja (MBO) vastaa koko palvelukokonaisuuden tuotelistan (backlog) ylläpidosta. Tuotepäällikkö vastaa asiakasrajapinnasta ja tuotteen omistaja (PO) ylläpitää projektikohtaista tuotelistaa. Päätuotteen omistajana toimii Laila Puranen ja tuotepäällikkönä Anita Johansson. Palvelukokonaisuuden tuotelistaa joudutaan toteutusvaiheen aikana priorisoimaan ja viime kädessä priorisoinnin tekee ohjausryhmä. Toteuttajatiimissä on 20 ohjelmoijaa, määrittelijöitä ja

KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 6/10 substanssiosaajia. Ensimmäiset tuotokset syntyvät touko- kesäkuussa, jolloin koodataan käyttöliittymä ja koulutustarjonta tuotokset, kuitenkin siten, että toteutuksen aloitus riippuu käyttöympäristön valmistumisesta. Koulutustarjonnan osalta tuotokset pitää olla valmiina kesäkuun viimeisellä viikolla. Keskustelusta poimittu: Koulutusajankohdan optimaalisena ajankohtana pidettiin toukokuuta. Koulutustarjonta pitää olla syksyllä syötettynä. Hanke- ja projektisuunnitelmista: Sekä KSHJ:n hankesuunnitelma, että projektisuunnitelma pitää päivittää työsuunnitelman osalta. SADe hankkeen hankesuunnitelma, joka on osa oppijan palvelusuunnitelmaa, päivitetään uuden aikataulun suhteen. Määrittelystä ja toteutuksesta tehdään omat työsuunnitelmansa. Riskikartta on päivitetty viimeksi keväällä 2011, joten riskeistä tehdään myös uudet arviot ja päivitetään riskikartta. Testausvaiheesta on kilpailutettu ohjaamiseen ja testausvastuussa olevat toimijat (ohjelmallisuus, käytettävyys, testaus); käytettävyystestaus kilpailutettu kokonaisuuden osalta. Soa- suorituskyvyn testaus pitää huomioida. Päätös/linjaukset: Toukokuu 2013 on virkailijakoulutuksille hyvä ajankohta Katselmointitapa on sovittu edellisessä kokouksessa ja RAKETTI-OPI ryhmä on päättänyt osallistumistavasta. Tarkempi aikataulu varmentuu RAKETTI-OPI -katselmointiryhmän ja oph:n välillä Hankesuunnitelma päivitetään, ja ohjausrakenteen vastuut on kuvattava selkeästi. Viitataan SADe oppija hankesuunnitelmaan eikä kirjoiteta päällekkäistä asiaa. Määrittelyvaiheesta tehdään työsuunnitelma Toteutuksesta tehdään työsuunnitelma (testaussuunnitelma tehdään mahdollisesti osaksi tätä, tarkentuu myöhemmin) Suunnitelmissa on kuvattava miten ohjausryhmä ja korkeakoulut osallistuvat asioiden tarkentamiseen ja priorisointiin. Seuraavan kokouksen materiaaliksi: Hankesuunnitelma, jonka osana listaus muista ohjausdokumenteista, vastuunjaosta. Määrittelyvaiheen työsuunnitelma Riskikartta 3 KSHJ-hankeen viestintä Materiaali: - Sisäisen viestinnän aikatauludokumentti (korkeakouluilta, OPH:lta, OKM:ltä edellytetyt toimet)

KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 7/10 o esitellään luonnos kokouksessa - Hankkeen viestintäsuunnitelmat o 20120125_2a_viestintasuunnitelma.docx o 20120125_2b_viestinnan_toimintasuunnitelma.docx - Perussetti o https://confluence.csc.fi/display/kshj/hankkeen+esittely Keskustelu Viestintäsuunnitelma on lähetetty ohjausryhmälle. Viestintä otetaan joka kokouksessa esille ja sisäisen viestinnän aikatauludokumentissa kuvataan toimijoiden työnjako ja vastuut. Taulukkomuoto on hyvä. OPH:ssa pohdittava pitäisikö käyttää samaa taulukointitapaa, mitä OPH:ssa käytetään muutenkin (Racitaulukon käyttö). Aluksi julkaistaan päätehtävät ja alustavat aikataulujanat ja jatkokehitys tehdään myöhemmin. Korkeakoulujen on syytä selvittää omat vastuukäyttäjänsä ja ilmoitettava niistä OPH:lle, koska käyttöoikeudet on tilattava ennen koulutuksia. Pääkäyttäjät selviävät noin kuukautta aikaisemmin, joten pieni asia tässä kokonaisuudessa. Viestintäsuunnitelmia on kaksi: Sade/oppijan palvelukokonaisuudella on oma viestintäsuunnitelma, kshjllä on hyvä olla oma viestintäsuunnitelma. Säädökset ja linjaukset tuottavat aikatauluun tarkennuksia ja niistä aiheutuneet muutokset on otettava viestintäsuunnitelmassa huomioon. On myös viestitettävä laajasti, ml. vanhemmat, opiskelijavalintojen kehittämisryhmä ja rehtoritapaamiset. Päätökset aikatauludokumentista: Aikatauludokumentti, sivupohja ja taulukko laitetaan oma wiki-sivulle, täydennetään aikataulut ja korostetaan korkeakoulujen tehtäviä ja vastuita: - tarkoitus olla viestinnän dokumentti korkeakoulujen suuntaan - päätehtävät -taulukko ja alustava aikataulu wikiin. Jatkossa tarkempi sisältö - korostetaan korkeakoulujen tehtäviä (esim. värikoodit) - tarkemmat kuvaukset esimerkiksi käyttöoikeuksista ja koulutuksista tarkentuvat myöhemmin, merkitään nyt otsikkotasolla Päätökset viestintäsuunnitelmasta ja muista viestintäasioista Ministeriön vastuulla on viestintä opiskelijavalintojen uudistuksen kokonaisuudesta, opiskelijavalintojen kehittämisryhmän jäsenillä on viestintävastuu omille viiteryhmilleen. Ilmari tekee korjaukset suunnitelmaan. EDuuniin laitetaan jatkossa hankesuunnitelmat ja muu dokumentaatio.

KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 8/10 Viestinnän toimeenpanosuunnitelma toimitetaan ohjausryhmälle ja kommentit toimitetaan puheenjohtajalle. Perussetti on päivitettävä wikiin. Perussetti päivitetään jatkossa aina ennen ohjausryhmän kokouksia. Viestinnän toimintasuunnitelma käsitellään jokaisessa ohjausryhmän kokouksessa. Viestinnän toimenpidesuunnitelma päivitetään uuden aikataulun mukaan. Ritva ottaa OPO-päivillä aikataulumuutokset esille. Ministeriön edustajat esittelevät korkeakoulujen vararehtorien tapaamisissa: 28.-29.2.2012 työurien pidentämiseen liittyviä asioita 4 Asiakkaiden palvelu Materiaali: Janne Santalan ja Tuija Pasasen esitys korkeakoulujen työryhmästä (esitellään kokouksessa) Keskustelu: Toimeksiannossa on asiakaspalvelu ymmärretty laajemmin kuin OPH:n ylläpitämässä järjestelmäkokonaisuudessa. Asioina on mm. yhteiset käytännöt, paikalliset palvelut, rajanvedot, hakijoiden neuvonta, hakemusten käsittely sekä, mitä virkailijaliittymässä kytketään järjestelmään. Työryhmään haetaan toimivin kokoonpano ja kummaltakin korkeakoulusektorilta valitaan 3-5 henkilöä. Henkilöt ryhmään nimetään ilmoittautuneista. Helmikuun alkuun tehdään tehtäväkentän laajempi määrittely. Toimeksianto pitää sisällään asiakaspalvelun työnjaon ja käsittelee myös OPH:n tehtäviä. Toimeksiannossa käsitellään tasot 1-3 ja niihin kuuluvat tehtäväkokonaisuudet. Selvitetään kansallinen korkeakoulujen haku ja asiakaspalvelu; keskitetty vai hajautettu malli sekä yhteiset käytännöt. Voisiko malli olla kansallinen korkeakoulujen opiskelijavalintojen palvelukeskus? Riippumatta palveluratkaisusta on pohdittava, mitä yhteisiä sopimisia/ratkaisuja voidaan tehdä ja tarkastellaan resurssointia. Miten arvioidaan hakukelpoisuutta ja mietitään liitteiden käsittelyä? Mietittävä kuinka paljon palvelua liittyy sähköiseen tiedottamiseen ja millaista palveluautomatiikkaa odotetaan. Päätös/linjaukset: Työryhmä raportointi ohjausryhmälle viimeistään 23.5.2012 mennessä. Toimeksiantoon lisätään resursointi, aikataulupohdinta, yhteisvalinnat ja esteettömyys valinnoissa. Kevään aikana työ saatetaan päätökseen. Ryhmä lähettää puheenjohtajalle ja Antti Ylä-Jarkolle työsuunnitelman ja kustannusarvion työryhmän kustannuksista (matkakulut). Opetus- ja kulttuuriministeriön ja opetushallituksen edustajat tulevat kutsusta mukaan kokouksiin. Kustannukset: matkakulut maksetaan; päivärahoja ei. Enintään 3 kpl fyysisiä tapaamisia, muuten hyödynnetään esim. acp- kokouksia.

KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 9/10 5 Ohjausryhmän linjausta vaativat asiat Asiat: Avoimen korkeakouluopetuksen opetustarjontatiedot KOTVE:ssa Ammatillinen opettajakorkeakoulutus. Keskustelu Palvelu tarjoaa hakumahdollisuuden, sekä tarjoaa mahdollisuuden tuottaa tarjonta näkyviin; järjestelmässä on hakuun liittyvät peruslomakkeet ja rekisteritietoina ovat opiskelijat ja läsnä olevat. Opetus- ja kulttuuriministeriön näkemys ollut, että myös avoimen yliopiston ja avoimen korkeakoulun ja muu koulutuksen kurssipohjainen tarjontatieto pitää olla tarjontatietovarannossa ja näyttäminen tapahtuu käyttöliittymässä (KOTVE), mutta kuitenkaan hakulomakkeita ei tarvitse näyttää käyttöliittymässä. Tavoitteena on, että ammatillisten opettajakorkeakoulujen haku on osana kshj:ta. Koulutus ei ole tutkintoon johtavaa koulutusta. Pohdittava voiko amk-opehaku olla mukana jo 2014? AMKOPE haun valintaperusteista päätetään ennen kesää, syksyllä järjestelmään tehtävät muutokset, vuoden vaihteessa haut. Ammatillisen opettajakoulutusta tarjoavat ammattikorkeakoulut pitävät erittäin tärkeänä, että olisivat mukana yhteishakujärjestelmässä. Päätös/linjaukset: Avoimen korkeakouluopetuksen kurssipohjainen tarjontatieto tulee saada näkymään käyttöliittymään (KOTVE). Tätä varten se pitää voida siirtää tiedonsiirtona tarjonta tietovarantoon. Asiat pitää huomioida tarjonta tietovarannon tietorakenteissa ja käyttöliittymän rakenteessa. Tarjontatietoa pitäisi hallita korkeakoulun omissa järjestelmissä ja samoin ilmoittautumistoiminnot tapahtuvat korkeakoulujen omissa järjestelmissä, eli hakeutumislomaketta yms. hakeutumistoiminnallisuutta ei tule tässä vaiheessa tarjota. Asian edistämisen organisoinnista osana hankekokonaisuutta keskustellaan oph:n ja okm:n välillä. Asiat pitää kuvata myös käyttötapauksissa, esimerkiksi tiedonsiirtoja koskevat käyttötapaukset. Ammatillisten opettajakorkeakoulujen hakupalvelu jatkuu kuten tähän asti mielellään mahdollisimman nopeasti osana uutta järjestelmäkokonaisuutta, jottei vanhalla teknologiapohjalla olevaa järjestelmää tarvitse ylläpitää. Asia on nykysäädöksissä ammattikorkeakoulujen yhteishakuasetuksessa, mutta hallituksen esitysluonnoksessa nämä ei mukana. Käytännössä säädöksissä on sanottu että ministeriö päättää aikataulusta ja että haussa on neljä hakukohdetta priorisoitavana. Ammattikorkeakoulut ovat käytännössä itse valmistelleet aikataulun. OKM selvittää vielä tarvetta säätämiselle jatkossakin. OPH selvittää, missä aikataulussa AMKOPE haku liitetään osaksi OPH:n uutta hakujärjestelmäkokonaisuutta. 6 Seuraavat kokoukset Materiaali: - Ohjausryhmän kokousajankohdat vuonna 2012:

KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 10/10 o to 1.3.2012 kello 12:30-15:30 o ma 16.4.2012 kello 12:30-15:30 o ke 23.5.2012 kello 12:30-15:30 o ke 13.6.2012 kello 12:30-15:30 o to 30.8.2012 kello 12:30-15:30 o ke 3.10.2012 kello 12:30-15:30 o ti 13.11.2012 kello 12:30-15:30 o to 13.12.2012 kello 12:30-15:30 Päätös/linjaukset: ei muutoksia 7 Muut asiat Lausuntoyhteenveto hallituksen esitysluonnoksesta toimitetaan ryhmälle. 8 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen 15.28