Klubihallinto Corporate Governance Hyvä hallintotapa 2013 / MKa 1
Klubihallinto
Asianmukaisesti hoidettu klubihallinto on perusta ja edellytys sujuvalle toiminnalle Kun hallinto on kunnossa voi keskittyä toimintaan Hallinnon tehtävät tulee roolittaa vuosittain.
KLUBIHALLINNON LÄHTÖKOHDAT Postia RI:lta ja piiriltä Ohjekirjat Klubipresidentti Klubin suunnitelmat Klubin talous Klubin hallitus Klubisihteeri Rahastonhoitaja
Rotaryklubin vuosikello 2012-13 2012 / MKa 5
Rotaryklubin vuosikello Toimintasuunnitelmat tulevalle vuodelle Vitjojen vaihto kesäkuu Kesätauko max 3 peräkk. kokousta Ilmoitukset yhdistysrekisteriin RI:n SAR-raportti ja per capita- maksut 1.7. Toimintakertomus ja tilinpäätös RI:n kansainvälinen kongressi toveruusryhmät jäsenistö laajennus Vuosikokous syyslokakuussa Uuden rotaryvuoden suunnittelu Piirikonferenssi 2.maksuerä SR:lle ja piirille PETS ja piirineuvottelu rotarylehdet luku- ja kirjoitustaito kv. yhteisymmärrys rotarytietous uudet sukupolvet ammattipalvelu Rotarysäätiö perhe 1.maksuerä SR:lle ja piirille DG-vierailut klubeissa elo - joulukuu Vaalikokous: uudet virkailijat vuoden loppuun mennessä Matrikkelitiedot ajantasalle RI:n SAR-raportti ja per capita- maksut 1.1. Official Directory: tiedot SR:n jäsentietojärjestelmään 6
Klubin tärkeät kokoukset Vuosikokous syys-lokakuussa vahvistetaan edellisen kauden toimintakertomus ja tilinpäätös käsitellään tulevan kauden toimintasuunnitelma ja budjetti päätetään jäsenmaksut tulevalle kaudelle Vaalikokous marras-joulukuussa valitaan uudet klubivirkailijat seuraavalle kaudelle tulevan kauden virkailijatiedot Suomen Rotaryn tietojärjestelmiin joulukuun loppuun mennessä Vitjojen vaihto kesäkuun lopulla 7
Tärkeitä kauden tapahtumia Piirikokous syksyllä (syys-lokakuussa), käsitellään piirin edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus PETS ja piirineuvottelu, yleensä maaliskuussa virkailijakoulutus ja piirin tulevan kauden budjetti ja toimintasuunnitelmat Piirikonferenssi, yleensä huhti-toukokuussa Kansainvälinen kongressi, yleensä toukokesäkuussa 2013 Lissabon / Portugali, 2014 Sydney / Australia, 2015 Sao Paulo / Brasilia, 2016 Soul / Korea 8
Muita huomioitavia ajankohtia Toimintasuunnitelmat / Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille AG DG ennen kauden alkua Kuvernöörin klubivierailut elo-joulukuussa Nuorisovaihtoasiamiesten koulutus syksyn aikana Nuorisovaihtoon haku syksyn aikana Piirin rotarysäätiöseminaarit syksyn aikana 9
Tärkeitä maksuja ja päivämääriä / RI Puolivuotisraportit = Semi-Annual Report (SAR) ja jäsenmaksu Rotary Internationalille (RI) Puolivuotismaksu 2030-14 on 2 x 26,50 USD ( noin 40 / vuosi) Lisäksi 1 USD COL-maksu The Rotarian lehti (vapaaehtoinen) 24 USD/vuosi eräpäivät 1.7. ja 1.1. Seuraus maksujen laiminlyönnistä: RI uhkaa klubin lopettamisella 10
Tärkeitä maksuja ja päivämääriä /SR Jäsenmaksut Suomen Rotarylle (SR) ja piirille 2013-2014 jäsenmaksu on 30,50 / jäsen Lääkäripankin tukimaksu 2 / jäsen Afganistan PolioPlus 7 / jäsen Piirin jäsenmaksusta 2013 2014 päätetään piirineuvottelussa (noin 23 / vuosi) - 1. erä lokakuussa - 2. erä maaliskuussa
Yhteensä 103,50 / jäsen RI:n, SR:n ja piirin jäsenmaksut yhteensä 2013-2014 RI 41 SR 30,50 - Lääkäripankki 2 - Afganistan 7 Piiri (päätetään piirineuvottelussa) 23
Rotaryn kuukausiteemat Heinäkuu: Ei teemaa Elokuu: Jäsenistön laajennus Syyskuu: Uudet sukupolvet Lokakuu: Ammattipalvelu Marraskuu: Rotarysäätiö Joulukuu: Perhe Tammikuu: Rotarytietous Helmikuu: Kansainvälinen yhteisymmärrys Maaliskuu: Luku- ja kirjoitustaito Huhtikuu: Rotarylehdet Toukokuu: Ei teemaa Kesäkuu: Toveruusryhmät 13
Kuukausittain: Viikkoselosteet Rotaryklubin toimintaa Läsnäoloraportointi (seur. kuukauden15. päivään mennessä) Kuvernöörin kk-kirjeet (yleensä kuukauden alussa) Juoksevasti: Jäsenistömuutokset/päivitykset SR:n rekisteriin Lahjoitukset Rotarysäätiölle (esim. Vuosirahasto, PolioPlus-rahasto) 14
Käytännön neuvoja Aloittakaa suunnittelu ajoissa (heti) Tehkää toimintasuunnitelma ja viikkoohjelma valmiiksi kevään aikana (toukokuu) Laatikaa viikko-ohjelma yhdessä vastuun jako jäsenille motivaatio, sitoutuminen Muistakaa SAR-raportit ja maksut RI:lle kesälomista ja vuodenvaihteen kiireistä huolimatta!! 15
Perehtykää Suomen jäsentietojärjestelmään Perehtykää RI:n Member Accessiin Klubitietojen, jäsentietojen ja virkailijatietojen ajantasalla pito VAIN Suomen järjestelmään, joka on integroitu RI:n tietokantaan Tutustukaa suomenkielisiin tietolähteisiin SR:n nettisivuilla
FIMDA Finlands Multidistrict Access Kansallisen jäsentietojäjestelmämme ja RI:n Member Accessin integrointi
SR:n ja RI:n tietojärjestelmien yhteydet uusi prosessi tammikuusta 2012 lähtien Läsnäoloraportit kuukausittain RI Official Directory tiedot joulukuussa Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Jäsentiedot, virkailijat, klubin yhteystiedot JATKUVA YLLÄPITO - Puolivuotisraportit heinä- ja tammikuussa - Rotarysäätiölahjoitukset klubi-, virkailijaja jäsentiedot Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access uusien jäsenien jäsennumerot 18
Tehokas viestintä Aktiivinen viestintä ja tiedottaminen on yksi tehokkaan ja tuloksellisen toiminnan kulmakiviä! Tiedon perillemeno / noteeraaminen perustuu toistoon ja useiden kanavien käyttöön sähköposti, nettisivut, kirjeposti, tekstarit, henkilökohtainen yhteydenotto Tilaisuuksien markkinointi 1. Ennakkoilmoitus (kalenterivaraus heti, kun ajankohta ja paikka tiedossa) 2. Varsinainen tiedote (ohjelma, ilmoittautumiset) 3. Viimetippamuistutus
Viestintä ja tiedottaminen Klubin sisäinen tiedotustoiminta Viikkoselosteet Klubin nettisivut, blogi, Facebook s-posti tekstarit
Viestintä ympäröivään yhteiskuntaan Klubin hankkeista ja tapahtumista juttuja paikallislehtiin Klubin nettisivuille Rotaryn ja klubin toiminnasta
Verkostoitukaa - yhteistyökumppanit Esimerkiksi: Kunta / kaupunki Seurakunta Paikallinen urheiluseura SPR jne
Lue täältä lisää..
Lue täältä lisää..
Näinkö hommat hoituu..? Pressa Sihteeri
Ei, vaan toivottavasti näin
Mutta ennen kaikkea. 27