HELSINGIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2011 1 52 EKT M VÄHÄMAA OY:N OIKAISUVAATIMUS LIISU-LIIKKUVAN SUUNHOITOYKSIKÖN KORIN HANKINTAPÄÄTÖKSESTÄ Terke 2010-182 Esityslistan asia TJA/12 TJA Terveyslautakunta päätti esityslistalla esitetyin perustein hylätä EKT M Vähämaa Oy:n oikaisuvaatimuksen johtajahammaslääkärin päätöksestä 29.11.2010/ 51 Liisu-liikkuvan suunhoitoyksikön korin hankintaa koskevassa asiassa. Pöytäkirjanote liitteenään esityslistateksti asianomaiselle mukanaan tieto muutoksenhakukiellosta (hankintaa koskeva muutosvaatimusohje 3) ja hankintakeskukselle (Anne Brax) sekä pöytäkirjanote toimitusjohtajalle ja hankintapäällikölle. Päätösehdotus Terveyslautakunta päättänee esityslistalla esitetyin perustein hylätä EKT M Vähämaa Oy:n oikaisuvaatimuksen johtajahammaslääkärin päätöksestä 29.11.2010/ 51 Liisu-liikkuvan suunhoitoyksikön korin hankintaa koskevassa asiassa. Esittelijä Johtajahammaslääkäri päätti 29.11.2010 Liisu-liikkuvan suunhoitoyksikön korin hankinnasta mm. seuraavaa: Liisu- liikkuvan suunhoitoyksikön korin hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä ja kansallinen hankintailmoitus julkaistu 22.9.2010. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 14.10.2010. Määräaikaan mennessä saapui viisi tarjousta: EKT Vähämaa Oy, J5L-Production Oy, Majoka Oy, Närpiön Erikoisvaunut NEK Oy ja Profile Vehicles Oy. Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen - - - EKT M. Vähämaa Tarjouspyynnön 5 kohta: Vaatimus: Tarjoajan on ilmoitettava matkan pituus Helsingin keskustasta valmistuspisteeseen. Matkakustannukset (kilometrit x kilometrikorvaus) ja käytetyn työajan kustannukset lisäksi lisätään vertailuvaiheessa korin hintaan.
HELSINGIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2011 2 EKT M. Vähämaa ei ole tarjouksessaan ilmoittanut matkan pituutta. Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että hankintayksikkö hylkää tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen silloin, kun tarjouksen puutteellisuus vaikuttaa tarjousten vertailuun. Matkan pituus vaikuttaa tarjousten vertailuun, koska matkakustannukset lisätään vertailuvaiheessa korin hintaan. EKT M. Vähämaan Oy:n tarjous on suljettava tarjouskilpailusta pois. Oikaisuvaatimus Tarjouspyynnössä ilmoitetut valintaperusteet: Hankittavien tuotteiden valintaperusteena on halvin hinta. Tarjousten vertailu Halvin hinta on Profile Vehicles Oy:llä. Johtajahammaslääkäri päätti, että Liisu -liikkuvan suunhoitoyksikön korin hankinta tehdään Profile Vehicles Oy:ltä hintaan 70 900,00 euroa (0 % alv)../. EKT M. Vähämaa on hakenut johtajahammaslääkärin päätökseen oikaisua 30.12.2010 saapuneella esityslistan tämän asian liitteenä olevalla vaatimuksella, jossa todetaan seuraavaa: Hankintayksiön asettama pyyntö matkan pituudesta Helsingin keskustasta valmistuspisteeseen on yksiselitteisesti ja tasapuolisesti selvitettävissä hankkijan osalta yleisistä tietolähteistä, joka ei mitenkään syrji muita tarjoajia Hankintayksikkö olisi myös voinut pyytää ehdokkaita täydentämään puuttuvaa tietoa, koska tieto ei ole kenenkään tarjoajan osalta manipuloitavissa jälkeenpäin. Hankintayksikkö ei ole tarjouspyynnössään ilmoittanut tarkkaa osoitetta, jonne etäisyys on ilmoitettava, kun taas jokainen tarjoaja on tarjouksessaan ilmoittanut osoitetietonsa ja olisi siten mahdollistanut hankintayksikön tekemään tarkan etäisyysselvityksen Etäisyyden käyttäminen osana vertailuperusteena asettaa tarjoajat eriarvoiseen asemaan sijaintinsa perusteella ja ei siten täytä
HELSINGIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2011 3 hankintalain tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatetta, koska etäisyys on asia johonka yritykset tarjoustilanteessa eivät voi vaikuttaa. Toimitusjohtajan kannanotot Hankintapäätös on postitettu 17.12.2010. Oikaisuvaatimus on saapunut määräajassa 30.12.2010. EKT M. Vähämaa ei ole ilmoittanut tarjouksessaan matkan pituutta Helsingin keskustasta korin valmistuspisteeseen. Kysymyksessä on tarjouksen vertailukelpoisuuteen ja tarjouksen sisältöön vaikuttava seikka. Etäisyystieto vertailuperusteena EKT M. Vähämaa katsoo, että etäisyyden käyttäminen vertailuperusteena asettaa tarjoajat eriarvoiseen asemaan ja on siten vastoin hankintalain mukaisia tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden perusteita. Menettely ei kuitenkaan ole ollut tarjoajia syrjivää. Matkan pituus Helsingistä korin valmistuspisteeseen on liittynyt kiinteästi korin valmistusprosessiin ja siten hankinnan kohteeseen. Sillä on ollut hintavaikutus, joka on tullut ottaa huomioon vertailua tehtäessä. Kyseessä olevassa hankinnassa tarjouksen valintaperusteena on käytetty halvinta hintaa (tarjouspyynnön kohta 9). Tarjouspyynnössä on yksiselitteisesti kerrottu, että matkakustannukset (kilometrit x kilometrikorvaus) ja käytetyn työajan kustannukset lisätään vertailuvaiheessa korin hintaan. Tarjouspyynnön kohdan 5 mukaan tarjoajan on tullut antaa tarjouksessaan liikkuvan suunhoitoyksikön korin valmistamisen hinta. Tämän lisäksi tarjoajan on tullut ilmoittaa tarjouksessaan matkan pituus Helsingin keskustasta korin valmistuspisteeseen. Syynä tähän on ollut, kuten tarjouspyynnöstäkin käy ilmi, että korin valmistusvaiheessa hankintayksikön edustajat käyvät valmistuspisteessä, arviolta kolme kertaa. Kyseessä on rakentamisen valvonta, jolla valvotaan että määrätty työvaihe on suoritettu lainsäädännön ja muiden määräysten mukaisesti. Tämä valvonta on tehtävä aina ennen kuin voidaan siirtyä seuraavaan työvaiheeseen. Hankintayksikön edustajien käynnit valmistuspisteessä ovat näin ollen olleet seikka, joka on liittynyt
HELSINGIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2011 4 kiinteästi hankinnan kohteeseen. Näistä käynneistä koituvat kustannukset ovat osa hankintayksilölle hankinnasta koituvaa kustannusta. Sen vuoksi ne on tullut ottaa vertailussa huomioon. Hankintalain (laki julkisista hankinnoista 348/2007) 1 :n 2 momentin mukaan lain tavoitteena on muun muassa julkisten varojen käytön tehostaminen. Lain 2 :n 2 momentissa puolestaan todetaan, että hankintayksiköiden on pyrittävä toteuttamaan hankintansa mahdollisimman taloudellisesti. Hankintalakia koskevan hallituksen esityksen mukaan sekä hankinnasta hankintayksikölle koituvat välittömät että välilliset kustannukset tulee ottaa huomioon (HE 50/ 2006 vp, s. 46). Kyseessä olevassa hankinnassa hankinnan kustannus on muodostunut paitsi liikkuvan suunhoitoyksikön korin valmistamisesta että korin valmistusvaiheessa hankintayksikön edustajien tekemistä valvontakäynneistä korin valmistuspisteeseen. Korin valmistuspisteen ja hankintayksikön välisellä etäisyydellä on siten ollut vaikutusta hankinnasta hankintayksikölle koituvaan hintaan. Jotta hankintayksikkö on saanut selvitettyä, mikä tehdyistä tarjouksista on edullisin, etäisyystieto on tullut ottaa huomioon. Mikäli etäisyyttä ei olisi otettu huomioon, olisi valituksi saattanut tulla toimittaja, jonka tuotteen hankkiminen olisi tullut hankintayksikölle kalliimmaksi kuin jonkin tarjouskilpailussa hävinneen tarjoajan tuote. Tämä olisi johtanut siihen, että hankintayksikölle olisi koitunut hankinnasta suurempi kustannus ja hankintalain mukaiset tavoitteet eivät olisi siten toteutuneet. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu selkeästi, miten vertailtava hinta muodostuu. Tarjoajille on ilmoitettu avoimesti kaikki hintavertailuun vaikuttavat seikat. Kaikki vertailuun otetut tarjoukset on vertailtu ilmoitetulla tavalla ja tarjoajia on kohdeltu tasapuolisesti ja syrjimättä. Huomiota on kiinnitettävä myös siihen, että korin valmistuspiste ei välttämättä ole sama kuin kyseessä olevan yrityksen sijaintipiste. Korin valmistuspisteen kysyminen ei siten itsessään ole eri paikkakunnilla sijaitsevia tarjoajia syrjivää. Kyseessä olevassa hankinnassa lisäksi kaikkien tarjousvertailuun otettujen tarjoajien ilmoittama valmistuspiste sijaitsee pääkaupunkiseudun ulkopuolella (tarjoajien ilmoittamat etäisyydet 378 470 kilometriä) ja voittajaksi valittu tarjoaja on ilmoittanut korin valmistuspisteeksi Iisalmen. Etäisyys ei sikälikään ole voinut syrjiä oikaisuvaatimuksen tekijää. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
HELSINGIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2011 5 Hankintalain 46 :n 1 momentin mukaan tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi hankintayksikkö on velvollinen sulkemaan tarjouskilpailusta sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen silloin, kun tarjouksen puutteellisuus tai tarjouspyynnön vastaisuus vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun tarjousvertailussa. Tarjouspyynnön kohdassa 8.1 on ilmoitettu, että tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Muussa tapauksessa tarjous suljetaan tarjouskilpailusta pois tarjouspyynnön vastaisena. On siis selvää, että hankintayksiköllä on ollut velvollisuus sulkea tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous tarjouskilpailusta pois. Tarjouksen täydentäminen EKT M. Vähämaa katsoo, että hankintayksikkö olisi voinut pyytää tarjoajia täydentämään puuttuvia tietoja ja että hankintayksikkö olisi voinut tehdä etäisyysselvityksen itse, koska tarjoajat ovat ilmoittaneet tarjouksissaan osoitetietonsa. Hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta pyytää tarjoajia täydentämään puutteellisia tarjouksia, vaan tarjoajat vastaavat tarjoustensa sisällön oikeellisuudesta. Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate edellyttää, että tarjouksia arvioidaan lähtökohtaisesti sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä. Tarjoaja kantaa osaltaan vastuun tarjouksensa sisällöstä. Kaikilta tarjoajilta tulee edellyttää samaa huolellisuutta tarjouksen teossa. Hankintayksikkö ei voi pyytää tarjoajaa täsmentämään tarjoustaan, ellei tarjouksen epäselvyys tai puutteellisuus ole johtunut tarjouspyynnön epäselvyydestä. Tällöinkään tarjouksen täsmentäminen ei saa johtaa tarjouksen sisällön muuttamiseen. Mikäli täydennyksiä poikkeuksellisesti pyydetään, tulee niitä tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteiden mukaisesti pyytää vastaavilla tavoin kaikilta tarjoajilta. Tässä tapauksessa tarjouksen täydentäminen olisi lisäksi tarkoittanut
HELSINGIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2011 6 hintavertailuun suoraan vaikuttavan tiedon täydentämistä. Tällaisen tiedon täydentämismahdollisuuteen lienee syytä suhtautua erityisen varauksellisesti. EKT M. Vähämaan tarjouksessa oleva puute ei ole johtunut tarjouspyynnön epäselvyydestä. Tarjouspyynnön kohdassa 5 on selkeästi ilmoitettu, että tarjouksessa tulee ilmoittaa matkan pituus Helsingin keskustasta valmistuspisteeseen. Tarjoajille on siis täytynyt olla täysin selvää, että tarjouksen tulee sisältää tämä tieto. EKT M. Vähämaa katsoo, että hankintayksikkö ei ole tarjouspyynnössään ilmoittanut tarkkaa osoitetta, josta lähtien etäisyys on ilmoitettava. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että tarjouspyyntö olisi ollut siinä määrin epäselvä, että tarjoaja ei olisi voinut kyseistä tietoa tarjouksessaan ilmoittaa. Tarjoajilla on ollut tarjouspyynnön kohdan 17 mukaisesti mahdollisuus tehdä hankintaan liittyviä tarkentavia kysymyksiä. Mikäli tarjoajille olisi ollut epäselvää, mistä lähtien etäisyys tulee ilmoittaa, he olisivat voineet tiedustella tätä hankintayksiköltä. Kukaan tarjoajista ei kuitenkaan kysynyt asiasta, joten asia ei ilmeisesti ole ollut tarjouksentekovaiheessa epäselvä. Yleisesti Internetissä käytettävissä olevat reittihakupalvelut, kuten Google maps (jota usea tarjoaja on käyttänyt), Fonecta ja Eniro löytävät vaikeuksitta reitin, jonka lähtöpiste on Helsinki. Tarjouskilpailuun on tullut tarjoukset viideltä tarjoajalta. Näistä kolme on ilmoittanut etäisyystiedon tarjouspyynnön mukaisesti. Valittajan lisäksi yksi tarjoaja (Majoka Oy) ei ole ilmoittanut etäisyystietoa. Kyseinen tarjoaja ei ole myöskään ilmoittanut referenssitietoja tarjouspyynnön vaatimuksen 5. mukaisesti. Nämä puutteellisuudet (etäisyys- ja referenssitiedon puuttuminen) ovat luonteeltaan samanlaisia ja niitä tulee siksi kohdella samalla tavoin. Hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteen mukaisesti sulkenut nämä molemmat tarjoajat pois tarjouskilpailusta. Mikäli valittajalle olisi annettu mahdollisuus täydentää tarjoustaan, olisi sama täydentämismahdollisuus tullut antaa myös Majoka Oy:lle. Majoka Oy:n tarjous oli saaduista tarjouksista edullisin ja olisi tässä tapauksessa voittanut tarjouskilpailun. EKT M. Vähämaan esiin tuoma vaihtoehto, jossa hankintayksikkö olisi itse tehnyt etäisyysselvityksen ja lisännyt puuttuvan tiedon, tarkoittaa,, että hankintayksikkö olisi itse täydentänyt puutteellista tarjousta. Tähän
HELSINGIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2011 7 ei hankintalaki anna mahdollisuutta. Lisäksi, kuten edellä on todettu, on otettava huomioon myös se seikka, että korin valmistuspiste ei välttämättä ole sama kuin yrityksen osoitetietonaan ilmoittama paikka. Näin ollen etäisyyden laskeminen Helsingin keskustasta tarjoajan ilmoittamaan yrityksen osoitteeseen ei kaikissa tapauksissa johtaisi oikeaan tulokseen. Hankintayksikkö ei siis ole voinut saattaa valittajan tarjousta vertailukelpoiseksi. Tarjouksen puutteiden täydentäminen olisi rikkonut tasapuolisen kohtelun ja syrjimättömyyden periaatteita vastaan. Etäisyyden käyttäminen osana vertailuperustetta on ollut olennaisesti hankinnan hintaan vaikuttava, kiinteästi hankinnan kohteeseen liittyvä seikka. Sen käyttö ei ole ollut tarjoajia syrjivää. EKT M. Vähämaan tarjous on suljettu tarjouskilpailusta pois tarjouksen puutteellisuuden vuoksi. Menettely on ollut hankintalain ja oikeuskäytännön mukainen ja turvannut tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Edellä todettuun viitaten, toimitusjohtaja katsoo, että EKT M Vähämaa Oy:n oikaisuvaatimus tulee hylätä. Lisätiedot: Snellman Erja, hankintapäällikkö, puhelin 310 74402