YHDISTYSTOIMINNASTA YLEISESTI SYS Audit Oy Jukka Sorjonen, KHT Helmikuu 2011 1
Yhdistystoiminta Suomessa Ø Rai$usliike oli ensimmäinen merki0ävä kansalaisten organisoima liike 1800- luvun alussa Ø Suomessa on noin 130 000 rekisteröityä yhdistystä (2010). Ø Merki0äviä yhdistyksiä ovat mm. SAK, Suomen Invalidilii0o ja Suomen Urheilulii0o Ø Rekisteröimä0ömiä yhdistyksiä on arviolta 40 000 Ø AkJivisesJ toimivia yhdistyksistä on n. 60 % Ø Rekisteröityjen yhdistysten yhteenlaske0u jäsenmäärä n. 15 miljoonaa Ø AkJivisuus suurinta: uskonnolliset, harrastus, urheilu Ø AkJivisuus vähäisintä: amma$liitot, asukasyhdistykset Ø Suomalaisista 15% ei kuulu mihinkään yhdistykseen ja vähintään kolmeen yhdistykseen kuuluu 20%
Rekisteröity yhdistys (ry) Rekisteröity yhdistys on merki0y yhdistysrekisteriin ja se - on oikeuskelpoinen, oikeushenkilö - voi omistaa omaisuu0a - voi tehdä sopimuksia - voi laaja anomuksia ja hakemuksia - voi olla toisen yhdistyksen jäsenenä Rekisteröidyn yhdistyksen jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesj yhdistyksen velvoi0eista
Yhdistysrekisteri Ø käsi0elee yhdistysten perus- muutos- ja purkautumisilmoitukset Ø neuvoo yhdistyslakiin, - käytäntöön ja yhdistysten sääntöihin lii0yvissä asioissa Ø antaa lue0eloista, rekisteristä ja asiakirjoista o0eita ja todistuksia Ø palvelee myös sähköisesj: yhdistysne$, sähköiset lomakkeet, mallisäännöt (www.prh.fi)
Rekisteröimätön yhdistys Ø ei ole oikeustoimikelpoinen Ø ei voi omistaa omaisuu0a Ø ei voi olla toisen yhdistyksen jäsenenä Ø yhdistyksen puolesta tehdyistä sitoumuksista vastaavat sitoumuksen tehneet henkilöt henkilökohtaisesj Ø Esim. Elinkeinoelämän Valtuuskunta (EVA) on rekisteröimätön yhdistys
Yhdistystoiminta Suomessa Ø Yhdistystoiminta Ø on aa0eellista toimintaa (edistää tai vastustaa) - Jetyn ryhmän edunvalvonta - hyväntekeväisyys - palvelujen tuo0aminen jäsenille - yhteisten harrastusten järjestäminen - oman ryhmän puolesta puhuminen /edustaminen Ø ei tähtää voiton tai taloudellisen edun hankkimiseen Ø on pysyvää Ø on väline yhteisten tavoi0eiden saavu0amiseksi ei itsetarkoitus Ø on kovaa työtä, mu0a myös hauskanpitoa ja yhdessäoloa
Ryhmissä pohdi8avaa Ø Moneenko yhdistykseen kuulut? Ø Keksikää esimerkkejä aa0eellisista yhdistyksistä
Ryhmissä pohdi8avaa Millaisia odotuksia sinulla on ainejärjestötoiminnalta? Onko jotain epäselvyyksiä lii0yen tulevaan luo0amustehtävään? Millaisia Jetoja/taitoja tarvitsisit? Miten tulevaan luo0amustehtävään on perehdyte0y/perehdytetään?
Ainejärjestön tehtäviä Ø Yhteydenpito ja Jedotus Ø Opiskelijoiden yhteysside yliopistolla Ø Yhteydenpito muiden korkeakoulujen saman alan opiskelijoihin Ø Alan opiskelijoita koskevista asioista Jedo0aminen
Ainejärjestön tehtäviä Ø Edunvalvonta Ø Jäsenistön yleinen edunvalvonta Ø Jäsenistön sosiaalisten ja opinto- olojen parantaminen
Ainejärjestön tehtäviä Ø Yhteisöllisyys Ø Vapaa- ajan toiminnan järjestäminen Ø Yhteisöllisyyden luominen sosiaalinen turvaverkko Ø Oman alan opiskelijakul0uurin ja perinteen edistäminen
Ainejärjestön tehtäviä Ø Edustaminen ja hallinto Ø Korkeakoulujen hallintoelinten (esim. laitosneuvoston) opiskelijaedustajien valinta Ø Edustaa jäseniään mm. laitoksilla, Jedekunnissa, ylioppilaskunnissa sekä opiskelijakunnissa ja opiskelijayhdistyksissä
Ainejärjestön tehtäviä Ø Opintojen edistäminen Ø koulutuspolii$nen edunvalvonta Ø opintopiirit, ekskursiot, urasuunni0elu, oppaat Ø opintomateriaalien kierrätys ja tuo0aminen, ten$kysymysten taljoiminen ja väli0äminen
Mie= vierustoverisi kanssa Mitkä asiakirjat määri0elevät / ohjaavat / rajoi0avat yhdistyksen toimintaa?
Yhdistyksen toimintaa ohjaavat Ø Hallitusmuoto 10 a (yhdistymisvapaus) Ø Yhdistyslaki (www.prh.fi) Ø HenkilöJetolaki Ø Kirjanpitolaki ja - asetus Ø Tilintarkastuslaki Ø Yhdistyksen säännöt Ø Yhdistyksen kokouksen päätökset: toimintasuunnitelma talousarvio Hallituksen päätökset
Toiminnan perusta lainsäädännöstä 1. PERUSTUSLAKI: yhdistymisen vapaus - oikeus perustaa yhdistyksiä - oikeus lii0yä yhdistyksiin - vapaus olla kuuluma0a yhdistyksiin - oikeus erota yhdistyksestä johon on lii0ynyt 2. YHDISTYSLAKI 26.5.1989/503: 1 LUKU Yleisiä säännöksiä 1 Soveltamisala Yhdistyksen saa perustaa aa7eellisen tarkoituksen yhteistä toteu7amista varten. Tarkoitus ei saa olla lain tai hyvien tapojen vastainen.
Kuka yhdistyksessä pää8ää? Ø Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille (Yhdistyslaki 16 ) Ø Yhdistyksen kokous Ø hyväksyy toiminnan linjat Ø valitsee hallituksen ja Jlin- /toiminnantarkastajan (ja voi myös ne ero0aa) Ø vahvistaa Jlinpäätöksen Ø myöntää hallitukselle Jli- ja vastuuvapauden Ø pää0ää sääntöjen muu0amisesta tms. isoista yhdistystä koskevista asioista Ø pää0ää jäsenen ero0amisesta (ellei säännöissä ole toisin määrä0y) Ø Hallitus on (vain) toimeenpaneva elin
Yhdistyksen hallitus Ø Hallituksessa tulee olla vähintään kolme jäsentä (YhdL 35 ) Ø Koko ja toimikausi määrätään yhdistyksen säännöissä Ø Ei voi olla sellaista Jlanne0a, e0ä yhdistyksellä ei olisi hallitusta Ø Hallituksen jäsen voi erota tehtävästään milloin hyvänsä ja mistä syystä hyvänsä
Hallituksen lakisääteiset tehtävät Ø Jäsenten hyväksyminen (ellei säännöissä ole toisin määrä0y) Ø Jäsenlue0elon pitäminen Ø Yhdistyksen kokouksen koolle kutsuminen Ø Yhdistyksen edustajana toimiminen Ø Yhdistyksen omaisuuden luovu0aminen konkurssiin Ø Muiden lakien mukaiset tehtävät (Jlintarkastukseen ja Jlinpäätökseen lii0yvät tehtävät) Ø Toimiminen purkautuneen yhdistyksen selvitysmiehenä
Hallituksen muut tehtävät? Ø Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesb hoide7ava yhdistyksen asioita. Ø (YhdL 35 ) Ø Hoitaa yhdistyksen juoksevia asioita Ø Toimeenpanee päätökset Ø Edustaa yhdistystä ulospäin Ø Hoitaa rahavaroja ja omaisuu0a Ø Valvoo ja johtaa sisäistä toimintaa Ø Vastaa aa0eellisen toiminnan toteutumisesta ja yhdistyksen toiminnan kehi0ämisestä
Mie= vierustoverisi kanssa Mitä hallitus ei mielestänne saa missään tapauksessa tehdä?
Hallitus ei saa Ø muu0aa yhdistyksen sääntöjä Ø valita uu0a hallitusta Ø ero0aa ketään hallituksen jäsentä Ø valita (tai ero0aa) Jlintarkastajaa Ø hyväksyä Jlinpäätöstä tai myöntää Jli- ja vastuuvapau0a Ø hyväksyä toimintasuunnitelmaa tai budje$a Ø pää0ää isoista taloudellisista asioista ilman yhdistyksen kokouksen päätöstä
Hallituksen vastuu Ø Parlamentaarinen vastuu Ø luo0amushenkilön tulee nau$a valitsijoidensa luo0amusta Ø Oikeudellinen vastuu Ø Rikosoikeudellinen vastuu; jos hallitus pää0ää yhdistyksen nimissä tehdä jotain laitonta, hallituksen jäsenet vastaavat siitä itse Ø Yksityisoikeudellinen vastuu; asioissa, jotka eivät kuulu rikoslain piiriin, yhdistys voi olla osapuolena oikeudessa ja joutua yhdistyksenä vastaamaan sitoumuksistaan (yhdistystä ei voi tuomita sakkoihin, mu0a vahingonkorvauksiin voi)
Hallituksen vastuu Ø Taloudellinen vastuu Ø Jos hallituksen laiminlyönjen tai tör0öilyjen takia yhdistykselle tulee taloudellista vahinkoa, hallitus voi joutua korvaamaan sen omasta pussistaan edelly0äen, e0ä Ø Yhdistykselle on aiheutunut oikeata taloudellista vahinkoa (rahaa katoaa, rahaa käyte0y johonkin, mihin ei selväsj ole ollut lupaa) Ø Vahingon on todiste0avasj aiheu0anut hallituksen tai sen jäsenen toiminta (tahallista tai tuo0amuksellista) Ø Hallituksen maksuvelvollisuudesta päätetään yhdistyksen kokouksessa (Jli- ja vastuuvapauden myöntäminen)
Jäsenellä on oikeus Ø käy0ää yhdistyksen päätäntävaltaa Ø säily0ää säännöissä mainitut erityiset edut Ø säily0ää yhdenvertaisuus Ø saada koolle yhdistyksen kokous Ø pysyä jäsenenä Ø erota yhdistyksestä milloin haluaa Ø saada yhdistykseltä palveluja Ø tutustua yhdistyksen asiakirjoihin Ø tehdä aloi0eita
Jäsenen velvollisuudet Ø Jäsenmaksuvelvollisuus Ø Velvollisuus olla huoma0avasj vahingoi0ama0a yhdistystä Ø Velvollisuus täy0ää yhdistyksen säännöissä mahdollisesj määrätyt tehtävät
Laki yhdistyslain muu0amisesta (678/2010) Yhdistyslain osi0aisuudistus, astui voimaan 1.9.2010 Uudistus pähkinänkuoressa: Jäsenten osallistumismahdollisuuksia laajenne$in Osa yhdistyksistä Jlintarkastuksesta toiminnantarkastuksen piiriin Hallituksen huolenpitovelvollisuu0a täsmenne0y
Laki yhdistyslain muu0amisesta Uudet osallistumismahdollisuudet: Sähköinen osallistuminen Etäosallistuminen yhdistyksen kokoukseen mahdollista PosJtse Tietoliikenneyhteyden tai Muun teknisen apuvälineen avulla Tulee olla maininta yhdistyksen säännöissä Osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus tulee voida varmistaa
Laki yhdistyslain muu0amisesta Uudet osallistumismahdollisuudet: Etäosallistuminen mahdollista ennen kokousta ja sen aikana (puolueissa vain kokouksen aikana) Tärkeimmissä asioissa on aina pide0ävä kokous Päätöksenteko ilman kokousta Yhdistyksen jäsenet voivat tehdä päätöksiä yhdistyksen kokoukselle kuuluvassa asiassa ilman kokousta, mikäli he ovat asiasta yksimielisiä Päätös on tehtävä kirjallisesj ja se on kunkin jäsenen allekirjoite0ava
Laki yhdistyslain muu0amisesta Tilintarkastuksesta toiminnantarkastukseen: MaallikkoJlintarkastuksen korvaa toiminnantarkastus, joka vastaa sisällöltään hyvää maallikkojlintarkastustapaa Yhdistyksen vali0ava toiminnantarkastaja(t) ja vara(t), jos yhdistykseltä ei edellytetä Jlintarkastajia => Toiminnantarkastus kun enintään yksi seuraavista täy0yy: taseen loppusumma yli 100 000, liikevaihto tai vastaava tuo8o yli 200 000, palveluksessa keskimäärin yli kolme henkilöä
Laki yhdistyslain muu0amisesta Tilintarkastuksesta toiminnantarkastukseen: Toiminnantarkastaja On luonnollinen henkilö Oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus kuin yhdistyksen toimintaan nähden on tarpeellista tehtävää suorite0aessa Ei saa olla vajaavaltainen Toimintavaltuudet eivät saa olla rajoite0uja Oltava riippumaton tarkastusta suori0aessaan
Laki yhdistyslain muu0amisesta Tilintarkastuksesta toiminnantarkastukseen: Toiminnantarkastaja Siirtyminen Jlintarkastajista toiminnantarkastajiin ja toiminnantarkastukseen voidaan toteu0aa sääntöjä muu0ama0a Valitaan toiminnantarkastaja(t), vaikka säännöissä määrätään Jlintarkastuksesta Muutokset voidaan tehdä muiden sääntömuutosten yhteydessä
Laki yhdistyslain muu0amisesta Hallituksen huolenpitovelvollisuu8a täsmenne8y Yhdistyslakiin on lisä0y selvyyden vuoksi nimenomaiset säännökset hallituksen tehtävistä kirjanpidon ja varainhoidon järjestämisen osalta: Hallituksen on huolehdi0ava siitä, e0ä yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luote0avalla tavalla järjeste0y. Säännös vastaa aiempaa oikeusjlaa ja hyvää yhdistyskäytäntöä, mikä ei ilmennyt aiemmin yhdistyslaista.
Laki yhdistyslain muu0amisesta Hallituksen huolenpitovelvollisuu8a täsmenne8y Säännös selventää hallituksen jäsenten tehtäviä ja vastuuta, sen perusteella hallituksen jäsenen ja jäseneksi aikovan sekä yhdistyksen jäsenten ja sidosryhmien on helpompi selvi0ää hallituksen jäsenen tehtävät ja vastuu ilman yhdistysoikeuden asiantuntemusta.
Muutamia ideoita Ø Vakiintuneet toimintatavat kirjataan ohjeiksi Ø Toimihenkilöiden kansiot Ø Uusi hallitus käy vanhan kokouksissa Ø Vanhat koulu0avat uudet / testamenjt Ø Hallituksenvaihtopäivä Ø Hankkeista kirjoitetaan muisjot Ø Tärkeät yhteysjedot kerätään yhteen Ø Pidetään yllä hallituksen toimintakalenteria Ø Koko hallitusta ei vaihdeta kerralla Ø Toimintakertomus tehdään huolellisesj Ø DokumenJt arkistoidaan
YHDISTYKSEN TALOUS JA HALLINTO SYS Audit Oy Jukka Sorjonen, KHT Helmikuu 2011 36
YHDISTYKSEN HALLINTO Yhdistys perustetaan aina määrätyn tai määrättyjen tarkoitusten yhteistä toteuttamista varten. Yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot eivät saa olla lain eivätkä hyvien tapojen vastaisia. Yhdistyksen perustamisesta on tehtävä perustamiskirja, jonka vähintään kolme yhdistyksen jäseneksi liittyvää allekirjoittaa. Rekisteröidyn aatteellisen yhdistyksen jäsenet eivät ole henkilökohtaisesti vastuussa yhdistyksen puolesta sen nimissä tehdyistä sitoumuksista. Pakollisia toimielimiä ovat yhdistyksen kokous, hallitus ja tilintarkastajat. Aatteellisesta yhdistyksestä tulee oikeushenkilö, kun se merkitään yhdistysrekisteriin. Pelkästään voiton tai muun taloudellisen edun hankkimiseksi perustettua yhdistystä ei kuitenkaan voida merkitä yhdistysrekisteriin. Rekisteröidyn yhdistyksen päätarkoitus ei siis voi olla elinkeinon harjoittaminen tai voiton hankkiminen. Jos aatteellinen yhdistys harjoittaa muuhun tarkoitukseensa liittyvää elinkeinotoimintaa, se on merkittävä myös kaupparekisteriin. 37
Päätöksenteko YHDISTYKSEN HALLINTO Jollei yhdistyksen säännöissä ole toisin määrätty, jokaisella yhdistyksen 15 vuotta täyttäneellä jäsenellä on yhdistyksen kokouksessa äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi ääni. Yksityinen henkilö voi käyttää äänioikeuttaan asiamiehen välityksellä vain, jos säännöissä on niin määrätty. Yhdistyksen päätökseksi tulee, jollei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan kanta tai, jos päätös tehdään erillisissä äänestystilaisuuksissa tai postitse, arpa. Sääntöjen muuttaminen, yhdistyksen purkaminen tai yhdistyksen omaisuuden pääosan luovuttaminen vaatii yleensä 3/4:n määräenemmistön äänestyksessä annetuista äänistä. Yhdistyksen päätöksillä ei saa loukata sivullisen oikeutta eikä vähentää yhdistyksen jäsenellä sääntöjen mukaan olevaa erityistä etua yhdistyksessä. Päätöksellä tai sen tekotavalla ei myöskään saa olennaisesti loukata jäsenten yhdenvertaisuutta 38 yhdistyksessä.
YHDISTYKSEN HALLINTO Tilintarkastaja Yhdistyksellä on oltava vähintään yksi tilintarkastaja ja varatilintarkastaja. Tilintarkastajan tulee tilintarkastuslain edellyttämässä laajuudessa tarkastaa yhdistyksen tilinpäätös, kirjanpito ja hallinto (YhdL 38 ). Yhdistyslain mukaan aina tilintarkastus tai toiminnantarkastus Hallitus Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä. Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaisesti huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallitus myös edustaa yhdistystä. Laissa on hallituksen jäsenyyttä koskevia kelpoisuus- ja esteellisyyssäännöksiä sekä säännöksiä yhdistyksen nimenkirjoittajista. 39
Hallituksen tehtävät Yhdistyslain määräämät tehtävät: YHDISTYKSEN HALLINTO 11 jäsenluettelo 12 jäseneksi liittyminen 13 yhdistyksestä eroaminen 40 selvitystoimet 48 perusilmoitus 52 muutosilmoitus Hallituksen tehtäviin katsotaan yleisesti kuuluvan yhdistyksen toiminnan järjestäminen ja johtaminen sekä valvonta. Lisäksi kirjanpidon järjestäminen, tilinpäätöksen laatiminen ja varainhoito. Hallituksen tulee varmistaa, että yhteisössä on riittävät sisäiset valvontajärjestelmät. Hyvän hallitustyöskentelyn edellytyksenä on hyvä taloudellinen raportointi. Hallituksen jäsenen on saatava yhteisöstä riittävästi tietoa voidakseen hoitaa tehtäväänsä hyvin. Luottamukselliset tiedot on pidettävä salassa. Yhdistyslain mukaan hallituksen jäsen tai yhdistyksen toimihenkilö ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn eikä ratkaisemiseen, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. 40
YHDISTYKSEN HALLINTO Hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden vastuu Yhdistyslain 39 :ssä säädetään yhdistyksen hallituksen jäsenen velvollisuudesta korvata vahinko, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai tuottamuksesta aiheuttanut yhdistykselle, yhdistyksen jäsenelle tai muulle. Säännöksen mukaan korvausvastuu muihin kuin yhdistykseen nähden on kuitenkin rajoitettu niin, että vastuun syntyminen edellyttää vahingon aiheuttamista yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla. Yhteisön hallituksen jäsenen vastuuta kolmanteen nähden on rajoitettu vastaavalla tavalla osakeyhtiössä, osuuskunnassa ja säätiössä. Vastuun tällaista rajoittamista on pidetty perusteltuna siksi, että asianomainen yhteisö on toiminnan harjoittajana vastuussa toimintansa yhteydessä aiheutetuista taloudellisista vahingoista, eikä kohtuullisena ole pidetty sitä, että yhteisön hallituksen jäsenet joutuisivat henkilökohtaiseen korvausvastuuseen esim. yhteisön sopimusvelvoitteista. Yhdistyslain mukaan myös toimihenkilö on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai tuottamuksesta aiheuttanut yhdistykselle, jäsenelle tai muille. Työntekijän asemassa olevan vahingonkorvausvelvollisuudesta on voimassa, mitä siitä erikseen säädetään. Toiminnanjohtajan tai vastaavassa työsuhteessa olevan henkilön vastuu työsopimuslain eikä yhdistyslain mukaan. 41
YHDISTYKSEN HALLINTO Yhdistyksen jäsenten vastuu Yhdistys voi hankkia oikeuksia ja tehdä sitoumuksia sekä olla asianosaisen tuomioistuimessa tai muun viranomaisen luona, jos se on rekisteröity siten kuin yhdistyslaissa säädetään. Rekisteröidyn yhdistyksen jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesti yhdistyksen velvoitteista. Velvoitteesta, joka on aiheutunut rekisteröimättömän yhdistyksen puolesta tehdystä toimesta, vastaavat toimeen osallistuneet tai siitä päättäneet henkilökohtaisesti ja yhteisvastuullisesti. Yhdistyksen muut jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesti sellaisesta velvoitteesta. 42
KIRJANPITOVELVOLLISUUS Yhdistykset ja säätiöt ovat kirjanpitolain mukaan aina kirjanpitovelvollisia KILA 15/1974: yhdistyslaissa tarkoitettu rekisteröimätön aatteellinen yhdistys on kirjanpitovelvollinen KILA 165/ 1976: rekisteröimättömien alaosastojen toiminta tulee sisällyttää tilinpäätökseen bruttoperiaatteella; vastaavat, vastattavat, tuotot ja kulut (piiriyhdistysten toiminta osa hakijan toimintaa) KILA 1578/1999: rekisteröimättömien kerhojen liiketapahtumat merkitään hakijan kirjanpitoon Pääsääntöisesti kaikki kirjanpitolain ja asetuksen vaatimukset koskevat myös aatteellisia yhteisöjä ja säätiöitä Joitakin erityismääräyksiä: poistot saadaan tehdä ilman ennalta laadittua suunnitelmaa oma tuloslaskelmakaava taseessa ilmoitettava erikseen pääoma ja varat, joiden käyttöä on rajoitettu erityismääräyksin säätiön toimitettava tase-erittelyt rekisteriviranomaiselle 43
YHDISTYKSEN KIRJANPITO LIIKETAPAHTUMIEN KIRJAAMINEN Liiketapahtumien kirjaaminen ja kirjaamisperusteet perustavat seuraaviin periaatteisiin: Kirjaussuunnitelmaa ja menetelmäkuvausta ei enää vaadita. Liiketapahtumat merkitään asian mukaan eri kirjanpitotileille. Jokainen tili on pidettävä jatkuvasti sisällöltään samana. Tilin sisältöä voidaan kuitenkin muuttaa toiminnan kehityksen, tililuettelon muutoksen tai muun erityisen syyn vuoksi. Kirjanpitovelvollisella tulee olla kultakin tilikaudelta kirjanpitotileistä selkeä ja riittävästi eritelty luettelo, joka selittää tilien sisällön (tililuettelo). Liiketapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) ja asiajärjestyksessä (pääkirjanpito). 44
YHDISTYKSEN KIRJANPITO Ainoastaan käteisrahalla suoritetut maksut tulee kirjata päiväkohtaisesti viivytyksettä. Näitä ovat myös esim. pankki- ja luottokorttimaksut Pankkitapahtumista voidaan kirjanpitoon liittää tiliote päiväkohtaisten maksujen dokumentoinniksi (tiliotekirjanpito). Muut kirjaukset saadaan tehdä kuukausikohtaisesti tai neljän viikon jaksolta viimeistään neljän kuukauden kuluessa. Juokseva kirjanpito saadaan tehdä maksuperusteisesti edellyttäen, että myyntisaamiset ja ostovelat voidaan jatkuvasti vaikeuksitta selvittää. Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Jos kirjanpitovelvollisen yhteisön tai säätiön yhtiöjärjestyksessä, säännöissä tai vastaavassa asiakirjassa on määräys lyhyemmästä laadinta-ajasta, tilinpäätös on laadittava siinä määrätyn aikarajan puitteissa. 45
YHDISTYKSEN KIRJANPITO TOSITE Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Jos peruskirjanpidosta ei ilmene eikä muutoinkaan ole selvää, miten liiketapahtuma on kirjattu, tositteessa on oltava merkintä käytetyistä tileistä. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin. Tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama. Milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla. Oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti varmennettava. Korjausmerkintä saadaan tehdä ilman erillistä tositetta edellyttäen, että alkuperäisen kirjauksen ja korjausmerkinnän yhteys on vaikeuksitta todennettavissa. KTM päättää tarkemmin korjausmerkinnän tekemisestä. 46
YHDISTYKSEN KIRJANPITO KIRJANPIDON TARKASTETTAVUUS JA AINEISTON SÄILYTYS Kirjausketju Kirjausten yhteys tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta tuloslaskelmaan ja taseeseen on oltava vaikeuksitta todettavissa. Selväkielisyys Kirjanpitoaineistossa tulee joko tositteen tai sen perusteella tehtyjen kirjanpitomerkintöjen olla aina selväkielisessä kirjallisessa muodossa, jollei KPL 2:8 :stä muuta johdu. 47
YHDISTYKSEN KIRJANPITO Koneellisten tietovälineiden hyväksikäyttö Tositteet ja kirjanpitomerkinnät saadaan tehdä koneelliselle tietovälineelle kirjanpitovelvollisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla. Kirjanpitovelvollinen saa säilyttää tositteet ja niiden perusteella tehdyt kirjanpitomerkinnät samanaikaisesti koneellisella tietovälineellä. Tätä sovelletaan KPL 3 luvun 8 :ssä tarkoitettua tasekirjaa lukuun ottamatta kirjanpitoaineiston säilyttämiseen. Tasekirja on laadittava ja säilytettävä selväkielisessä kirjallisessa muodossa. Tase-erittelyt voidaan laatia ja säilyttää koneellisella tietovälineellä. KTM on antanut tarkemmat määräykset kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä samoin kuin koneellisen tietovälineen avulla pidetyn kirjanpidon täsmäyttämisestä. Kilan yleisohje koneellisissa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä opastaa yksityiskohtaisemmin säännösten soveltamisessa. 48
YHDISTYKSEN KIRJANPITO Kirjanpitoaineiston säilyttäminen ulkomailla Kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa. KTM päättää tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä. Kirjanpitovelvollisen Suomessa laadittu tosite saadaan viedä Suomesta, jos se on edellytyksenä ulkomaisen viranomaisen toimintaan perustuvan edun saamiselle. Kirjanpitovelvollisen on laadittava tositteesta oikeaksi todistettu jäljennös ennen tositteen viemistä Suomesta. Jäljennöksessä tai sen liitteessä on esitettävä tieto siitä milloin, minne ja mitä tarkoitusta varten tosite on viety. Jäljennös ja sen liite tulee sisällyttää Suomessa säilytettävään kirjanpitoaineistoon, ja niihin sovelletaan, mitä tositteesta säädetään. Kirjanpitoaineiston säilytysaika Tositteiden ja liikekirjeenvaihdon säilytysaika on edelleen 6 vuotta ja muun kirjanpitoaineiston 10 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Euroopan Unionilla on kuitenkin oikeus säätää omia tukiaan koskevalle kirjanpitoaineistolle Suomen kirjanpitolaista poikkeavat pitemmät säilytysajat. 49
AATTEELLISEN YHTEISÖN JA SÄÄTIÖN TULOSLASKELMAKAAVA Varsinainen toiminta 1. Tuotot 2. Kulut 3. Tuotto-/kulujäämä Varainhankinta 4. Tuotot 5. Kulut 6. Tuotto-/kulujäämä Sijoitus- ja rahoitustoiminta 7. Tuotot 8. Kulut 9. Tuotto-/kulujäämä Satunnaiset erät Yleisavustukset Tilikauden tulos Tilinpäätössiirrot Tilikauden ylijäämä (alijäämä) 50
Varsinainen toiminta, esimerkki ennen/jälkeen Varsinainen toiminta Julkaisutoiminta Tuotot Ilmoitustuotot 100 Tilausmaksut 150 250 Kulut Painatuskulut -80 Postituskulut -40 Muut kulut -10-130 120 Koulutustoiminta Tuotot Kurssimaksut 20 Kulut Muut kulut -50-30 Yhteiskulut Henkilöstökulut -900 Poistot -100 Muut kulut -1200-2200 Kulujäämä -2110 Varsinainen toiminta Yhteiskunnallinen vaikuttaminen??? Henkilöstökulut -500 Muut kulut -600-1100 Julkaisutoiminta Tuotot Ilmoitustuotot 100 Tilausmaksut 150 250 Kulut Henkilöstökulut -150 Painatuskulut -80 Postituskulut -40 Muut kulut -60-330 -80 Koulutustoiminta Tuotot Kurssimaksut 20 Kulut Henkilöstökulut -100 Muut kulut -80-160 Yhteiskulut Henkilöstökulut -150 Poistot -100 Muut kulut -520-770 Kulujäämä -2110
TASEKAAVA Pienille kirjanpitovelvollisille sallittu lyhennetty tasekaava on seuraava (KPA 1:7): V a s t a a v a a PYSYVÄT VASTAAVAT Aineettomat hyödykkeet Aineelliset hyödykkeet Sijoitukset VAIHTUVAT VASTAAVAT Vaihto-omaisuus Saamiset; lyhyt- ja pitkäaikaiset erikseen Rahoitusarvopaperit Rahat ja pankkisaamiset 52
TASEKAAVA V a s t a t t a v a a OMA PÄÄOMA Osake-, osuus- tai muu vastaava pääoma Ylikurssirahasto Arvonkorotusrahasto Käyvän arvon rahasto Muut rahastot Edellisten tilikausien voitto (tappio) Tilikauden voitto (tappio) TILINPÄÄTÖSSIIRTOJEN KERTYMÄ PAKOLLISET VARAUKSET VIERAS PÄÄOMA; lyhyt- ja pitkäaikainen erikseen 53
BUDJETTI = TALOUSARVIO Budjetti eli talousarvio laaditaan vasta sen jälkeen kun toimintasuunnitelma on tehty. Toimintasuunnitelmassa tulee miettiä mitä tehdään, miksi ja kenelle. Tältä pohjalta laaditaan talousarvio, johon sisältyvät sekä kustannusarvio (menot) että rahoitussuunnitelma (tulot). Muutamia seikkoja: talousarvio arvioi tulevaisuutta taloudellisin termein ja numeroin, kirjanpito kertoo nykyhetken tilanteen, taloudellinen tulos = tulot menot. Talousarvion laadinnan perustana ovat: Toimintasuunnitelmassa esitettyjen toimenpiteiden rahallisten vaikutusten arviointi. Edellisten vuosien tilinpäätösten avulla arvioitu tulojen ja menojen kehitys tulevana kautena. 54
BUDJETTI = TALOUSARVIO Vasta talousarvion laadinnan jälkeen voidaan nähdä, riittävätkö resurssit toiminnan toteuttamiseen vai onko toimintasuunnitelman osia arvioitava uudelleen. Talousarvio laaditaan rakenteeltaan pääpiirteissään samanlaisena kuin tuloslaskelma. Talousarviossa olisi mainittava perusteet esitetyille euromäärille, esim. edellisenä vuotena toteutunut vastaava summa tai muu laskentaperuste. Toimintakauden aikana saattaa tulla toteutettavaksi tapahtumia, joita ei ole huomioitu talousarviossa. Ennen tällaisen tapahtuman toteuttamiseen ryhtymistä on siitä laadittava talousarvio, jonka avulla voidaan harkita, onko toteutukseen taloudellisia mahdollisuuksia. 55
TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS Tilinpäätös Tuloslaskelma Tase Rahoituslaskelma ( isot kirjanpitovelvolliset ) Liitetiedot Toimintakertomus ( isot ) Säätiöt ovat säätiölain perusteella aina velvollisia laatimaan toimintakertomuksen. Yhdistyslaki ei sisällä toimintakertomuksen laatimisvelvollisuutta, mutta yleensä säännöt kuitenkin velvoittavat pienenkin yhdistyksen laatimaan. Yhdistykset laativat yleensä toimintakertomuksen, vaikka säännötkään eivät sitä edellyttäisi, jotta jäsenistö saisi tiedon siitä, miten yhdistys on toteuttanut aatteellista tarkoitustaan. Konsernitilinpäätös ( isot ) Iso kirjanpitovelvolline tuotot yhteensä 7 300 000 tase 3 650 000 50 henkeä 56
TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS Kustakin tuloslaskelman ja taseen eristä on annettava tieto edelliseltä tilikaudelta =vertailutieto. Jos erittelyä on muutettu, on vertailutietoa mahdollisuuksien mukaan oikaistava. Samoin on meneteltävä, jos vertailutieto ei muun syyn takia ole käyttökelpoinen Oikeat ja riittävät tiedot Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta =oikea ja riittävä kuva. Tätä varten tarpeelliset tiedot on annettava liitetiedoissa. 57
TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS Yleiset tilinpäätösperiaatteet oletus toiminnan jatkuvuudesta, johdonmukaisuus laatimisperiaatteiden ja menetelmien soveltamista, tilikauden tuloksesta riippumaton varovaisuus, =kirjataan ainoastaan toteutuneet voitot, samoin kirjataan kaikki poistot ja arvonalennukset vastaavista ja velkojen arvonlisäykset, vaikka ne tulisivat tietoon vasta tilikauden päättymisen jälkeen. tilinavauksen perustuminen edellisen vuoden päättäneeseen taseeseen, tilikaudelle kuuluvien tuottojen ja kulujen kirjaaminen riippumatta niiden maksupäivästä, kunkin hyödykkeen ja muun tase-eriin merkittävän erän erillisarvostus. 58
TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS Maksuperusteisuuden oikaiseminen Maksuperusteiset kirjaukset, vähäisiä liiketapahtumia ja maatilataloudenharjoittamista koskevia kirjauksia lukuun ottamatta, on oikaistava. Tulot: Tuloutetaan kaikki tilikaudella luovutetut tavarat, palvelut, työ- yms. suoritteet. Keskeneräiset työt voidaan aktivoida vaihto-omaisuuteen. Kulut: Kirjataan kuluksi kaikki vastaanotetut aineet, tarvikkeet, vieraat palvelut, korot, vuokrat, epävarmat saamiset, luottotappiot jne. Palkkajaksotukset (ovat olennainen erä): joulukuuta koskevat palkat, jotka maksetaan tammikuussa Poistot: ansaitut mutta pitämättömät lomapäivät = lomapalkkavelat = lomanmääräytymisvuodelta 1.4.2008-31.3.2009 = lomanmääräytymiskaudelta 1.4.-31.12.2009 ansaitut mutta pitämättömät työajan lyhennyspäiviä vastaavat palkat edellisistä palkkaveloista johtuvat sosiaalikulut. Käyttöomaisuuden ja muiden pitkävaikutteisten menojen hankintameno poistetaan vuosikuluina niiden vaikutusaikana. 59
TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS Laatimisaika Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa (yhteisön säännöissä voi tätä lyhyempikin laatimisaika). Tilinpäätöksen oikeellisuuden varmistaminen Kun tilinpäätös ja tase-erittelyt ovat valmistuneet, on perusteltua suorittaa vielä tarkistuksia. pankkitilit täsmätään tiliotteisiin, myyntisaamiset ja ostovelat vastaaviin reskontriin, vaihto-omaisuus inventaariin, ennakonpidätys- ja sotuvelkatili seuraavan tammikuun maksuihin, alv-velkatili täsmätään marras- ja joulukuun eriin, muut saamis- ja velkatilit vastaaviin erittelyihin, toimintakertomuksessa esitetyt luvut vastaavat tilinpäätöstietoja, liitetiedoissa esitetyt luvut vastaavat tilinpäätöstietoja. 60
TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS Päiväys ja allekirjoitus Tilinpäätös on päivättävä ja se on kirjanpitovelvollisen allekirjoitettava. Yhteisön ja säätiön tilinpäätöksen allekirjoittavat hallitus tai vastuunalaiset yhtiömiehet ja toimitusjohtaja tai muu vastaavassa oleva henkilö. Tasekirja Tilinpäätös ja sekä luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista sekä niiden säilytystavoista on kirjoitettava sidottuun tai välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen sidottavaan tasekirjaan, jonka sivut tai aukeamat on juoksevasti numeroitu. 61
TASE-ERITTELYT TASE-ERITTELYT JA LIITETIETOJEN ERITTELY (ei julkinen) Tase-erittelyinä on yksityiskohtaisesti ryhmittäin luetteloitava kirjanpitovelvollisen taseeseen tilikauden päättyessä merkitty: pysyvät vastaavat vaihtuvat vastaavat vieras pääoma; sekä pakolliset varaukset Pysyvistä vastaavista voidaan vaihtoehtoisesti eritellä ainoastaan lisäykset ja vähennykset. Liitetietojen erittely Vakuudet ja vastuusitoumukset on luetteloitava ryhmittäin ja muutoksista pidettävä kirjaa. Laatiminen koneelliselle tietovälineelle Tase-erittelyt saadaan laatia koneelliselle tietovälineelle tarvittaessa kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla sen mukaan KTM:n päättää. Erittelyt on päivättävä ja laatijoiden allekirjoitettava 62