Esiselvitys Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 49/2008

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta Esiselvitys Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 49/2008

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta Esiselvitys Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 49/2008 Tiehallinto Helsinki 2008

Kannen kuva: Sito Oy Verkkojulkaisu pdf (www.tiehallinto.fi/julkaisut) ISSN 1459-1561 TIEH 4000647-v TIEHALLINTO Keskushallinto Opastinsilta 12 A PL 33 00521 HELSINKI Puhelin 0204 22 11

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta. Helsinki 2008. Tiehallinto, Keskushallinto. Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 49/2008, 50 s., TIEH 4000647-v, ISSN 1459-1561 Asiasanat: tien suunnittelu, suunnitelmat, suunnitteluprosessi, tiedonhallinta Aiheluokka: 30 TIIVISTELMÄ Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta on noussut tärkeäksi teemaksi, kun pyritään tehostamaan sekä tilaajan että suunnittelukonsulttien ja rakentajien toimintaa. Asian tärkeyttä korostaa se, että hankkeen elinkaari on hyvin pitkä esiselvityksestä varsinaiseen toteutukseen. Vähenevien henkilöresurssien myötä Tiehallinnon suunnitelma-aineiston hallinta on nousemassa entistä tärkeämpään asemaan. Tässä selvityksessä on selvitetty tiensuunnittelun suunnitelmatietojen hallinnan periaatteita Tiehallinnossa tien suunnittelun, investoinnin hankinnan sekä hoidon ja ylläpidon kannalta. Selvityksen alussa on kuvaus Tiehallinnon strategioista ja erilaisista selvityksistä. Ne kuvaavat suoraan tavoitetilannetta ilman välivaiheita. Raportin lopussa on esitetty konkreettisia ensiaskelia kohti tavoitetilaa. Toimintamallit on käyty läpi suunnitelmalajeittain ja sen jälkeisine vaiheineen. Aineistosta on tehty yleiskuvaus ja sen lisäksi viittä tietolajia on tutkittu tarkemmin kokonaisuuksina: mittatieto, suunnitelmien pohjakartat, paikkatietoaineisto, laitetieto ja geometriatieto. Selvityksen perusteella on laadittu ehdotuksia suunnitteluaineiston hallinnasta, tehty tietolajikohtaisia kehittämisehdotuksia sekä pohdittu tien suunnitteluun liittyvien verkkopalvelujen tarjoamista Tiehallinnon tiedonhallinnan kehittämisohjelman mukaisesti. Keskeistä tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinnan kehittämisessä on saada yhtenäinen tapa järjestää aineisto. Kustakin suunnitteluhankkeesta esitetään tehtäväksi tiedonhallintadokumentti. Tiedonhallintadokumentin mukaisen aineiston luovuttaminen tilaajalle laitetaan vaatimukseksi suunnittelusopimuksiin. Ensi vaiheessa sekä tiedonhallintadokumentin laatiminen Dokuun että aineiston säilytys esitetään Tiehallinnon tehtäväksi. Erilaisen suunnitelmatiedon löytämiseksi on esitetty indeksikarttojen luomista ja ylläpitoa. Niiden avulla voidaan helposti selvittää, miltä alueilta kyseistä tietoa on. Ensimmäisinä tietolajeina voisivat olla esimerkiksi mittatiedot (maastomallit). Indeksikartat olisi hyvä saada laajaan käyttöön (internet) mahdollisimman pian. Aineiston hallinnan kehittäminen on yhteistyötä paitsi Tiehallinnon niin myös muiden tilaajien kesken. Aineistojen hallinnoinnin ja säilytyksen toimintamallit ja mahdollisen ulkoistamisen vaikutukset esitetään selvitettäväksi tarkemmin. Selvityksen lähtökohtana tulee ottaa huomioon muiden tiedonhallintaan liittyvien kehittämisprojektien kytkennät toisiinsa ja järjestelmien kehittämiseen. Jatkoprojektissa on oltava sekä tietohallinnon että suunnittelusubstanssin osaajia.

ESIPUHE Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta on noussut tärkeäksi teemaksi, kun pyritään tehostamaan sekä tilaajan että suunnittelukonsulttien ja rakentajien toimintaa. Asian tärkeyttä korostaa se, että hankkeen elinkaari on hyvin pitkä esiselvityksestä varsinaiseen toteutukseen. Vähenevien henkilöresurssien myötä Tiehallinnon suunnitelma-aineiston hallinta on nousemassa entistä tärkeämpään asemaan. Esiselvityksen tavoitteena on selvittää suunnitelmatietojen hallinnan periaatteet Tiehallinnossa. Projektissa pyritään kuvaamaan tulevia toimintamalleja ja tekemään esityksiä tietojen säilyttämisen ja hyödyntämisen toimintatavoista, jotka tukevat asiakirjahallinnon digitalisointia ja keskittämistä. Esiselvityksessä pohditaan myös verkkopalvelujen mahdollisuuksia etenkin ensiaskelten osalta. Työn tilaajina on toiminut Tiehallinnon asiantuntijapalvelut. Työtä on ohjannut projektiryhmä, johon ovat kuuluneet: Matti Ryynänen Tiehallinto Riitta Kaasalainen Tiehallinto Riitta Niskanen Tiehallinto Anne Ojala Tiehallinto Reijo Kukkonen Sito Oy Erika Mäisti-Hämäläinen Sito Oy Työn aikana on haastateltu useita Tiehallinnon asiantuntijoita. Konsulttina työssä on toiminut Sito Oy, jossa työhön ovat osallistuneet Reijo Kukkonen, Juha Liukas, Martti Kokoi, Teemu Aaltio ja Erika Mäisti- Hämäläinen. Helsingissä syyskuussa 2008 Tiehallinto Asiantuntijapalvelut

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta 7 Sisältö 1 LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET 11 1.1 Esiselvityksen lähtökohdat ja tavoitteet 11 1.2 Aikaisemmat selvitykset ja ohjeet 12 1.2.1 Suunta 2010 12 1.2.2 Hankinta 2010 12 1.2.3 e-urakka sähköinen hankintamenettely 13 1.2.4 HANKINTA-arkki 15 1.2.5 Suunnitelmahankkeen asiakirjojen hallinta Uudenmaan tiepiirissä, toimintaohjeet 2002 16 1.2.6 Tiensuunnittelun suunnitelma-aineistot tiepiireissä, kyselyn yhteenveto 22 1.2.7 Muut säädökset 27 2 TIENSUUNNITTELUN SUUNNITELMATIEDOT 28 2.1 Yleistä 28 2.2 Esiselvitykset 29 2.3 Yleissuunnitelma 30 2.4 Tiesuunnitelma 32 2.5 Rakennussuunnitelma 34 2.6 Rakentamisen aikainen käyttö 36 2.7 Hoidon ja yläpidon aikainen käyttö 37 2.8 Tietovirrat 39 3 KEHITYSEHDOTUSTEN KUVAUS 41 3.1 Lähtö-aineiston kokoaminen 41 3.2 Suunnitelma-aineiston hallinta 45 3.3 Tietopalvelujen mahdollisuudet 47 4 JOHTOPÄÄTÖKSET JA JATKOTOIMENPITEET 49

8 Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta Kuvaluettelo Kuva 1 Sähköinen toimintamalli hankinnan arvoketjun eri vaiheisiin Infra 2010-ohjelman mukaan...14 Kuva 2 Tietovirrat ja niiden täydentyminen tienpidon eri vaiheissa...28 Kuva 3 Maanteiden suunnittelujärjestelmä...29 Taulukkoluettelo Taulukko 1. Pohjakartta-aineistot eri tiepiireissä...23 Taulukko 2. Ilmakuva-aineistot eri tiepiireissä...23 Taulukko 3. Maastomalliaineistot eri tiepiireissä...24 Taulukko 4. Suunnitelma-aineistot eri tiepiireissä...24 Taulukko 5. Kiintopistetiedot eri tiepiireissä...25 Taulukko 6. Tietoimitusasiakirjat eri tiepiireissä...26 Taulukko 7. Johto- ja laiterekisteritiedot eri tiepiireissä...26 Taulukko 8. Hankekohtaisen tiedonhallintadokumentin rakenne...45 Käytetyt termit Cad-piirustus Suunnitelmapiirustusten numeerinen tallennusmuoto; yleensä dxf-/dwg-formaatti, joka on alun perin Autodeskin Autocadia varten kehittämä, mutta jota useat cad- ja suunnitteluohjelmat myös tukevat. Doku Tiehallinnon dokumenttienhallintajärjestelmä; ei kuitenkaan korvaa arkistoa. Geometriatieto Tässä käsittää tien tai muiden rakenteiden pysty- ja pituusleikkaukset sekä myös poikkileikkaukset. Indeksikartta Karttapohjainen työkalu, jolla hallitaan tiedon sijaintia. Kanssakäymisportaali Tietoverkkopohjainen kaksisuuntainen liityntäpinta. Sen kautta voidaan välittää erilaista tietoa toimijoiden välillä. Laitetieto Laitteet, johdot, putket. Yleensä useita eri omistajia. Eivät yleensä liity tien rakenteeseen, mutta saattavat olla osa sitä. Mittatieto Maastomallit, maastomittaukset, pistetiedot. Tieto, joka liittyy maastonmuotojen ja sijaintien kuvaamiseen. Paikkatiedot Tieto, johon liittyy sijainti. Sijainti määritellään usein koordinaateilla. Tieto voi olla monessa eri muodossa ja koskea erilaisia tietolajeja. Paikkatietomuoto Yleisesti jonkin paikkatieto-ohjelmiston tallennusmuoto; vaihtelee projekti- ja tapauskohtaisesti ST-urakka Suunnittele ja toteuta. Urakkamuoto, jossa urakoitsijan velvollisuuksiin rakentamisen lisäksi kuuluu rakennussuunnittelu. Tiedonhallintadokumentti Dokumentti, joka laaditaan tietyssä sovitussa muodossa ja tallennetaan Dokuun. Sen avulla tiedetään, mistä varsinainen tieto löytyy. Verkkopalvelu Internetin, extranetin tai intranetin kautta toimiva palvelu. 3D-tuotemalli sähköinen, 3-ulotteinen malli tuotteesta. Malli tarkentuu suunnittelun edetessä ja käytön aikana. Kappaleeseen 1.2.4 liittyvät termit: Arkistointikortti Suunnitelmahankkeen päättämisvaiheessa laadittava raportti ja luettelo hankkeen arkistoitavasta aineistosta ja sen sijainnista. Tuottaja laatii. Arviointikansio Tuottajan valintaan liittyvän materiaalin säilytyspaikka. Hankekansio Tilaajan hankkeen aikaisen aineiston säilytyspaikka.

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta 9 Hankekortti Päätösesityksen tekoa tukeva dokumentti hankkeen perustiedoista ja vaikutuksista. Kunnossapitokirja Pääasiassa rakennushankkeen aikana laadittava aineisto tienpitäjän käyttöön. Tuottaja laatii. Tilaaja - Suunnitelmahankkeen tilaaja. Tiedonhallintakortti Hankkeen aikaisen tiedonhallinnan työväline. Tuottaja laatii ja päivittää. Tiedonhallintasuunnitelma Hankkeen tiedonhallinnan toimintasuunnitelma. Osa hankkeen projektisuunnitelmaa. Tuottaja laatii. Tuottaja - Suunnittelu- ja suunnitteluttamispalveluiden tuottaja (konsultti tai urakoitsija). Mahdollisen tuottajaryhmän kesken tiedonhallintavastuista sovitaan hankekohtaisesti. Työkansio Suunnitelmahankkeen aikaisen oheis- ja työskentelymateriaalin säilytyspaikka. Tuottaja laatii.

10 Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta 11 LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET 1 LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET 1.1 Esiselvityksen lähtökohdat ja tavoitteet Tiehallinnossa on tiedonhallinnalle esitetty useissa yhteyksissä uusia vaatimuksia. Viime aikoina niitä on esitetty mm. hankintastrategiassa ja SUUNTA 2010 työssä. Myös tekniikan kehittyminen ja toimintaympäristön muuttuminen asettavat omat vaatimuksensa ja toisaalta mahdollisuutensa toiminnan kehittämiseen. Tiehallinnon keskittyminen omaan ydinosaamiseensa on aiheuttanut tilanteen, jossa suunnitelma-aineiston hallinta on jäänyt tai ainakin jäämässä aikaisempaa vähäisemmälle huomiolle. Toisaalta sähköinen kilpailuttaminen ja tiedon digitalisoinnin lisääntyminen edellyttävät tietojen hyvää hallintaa. Tiepiirit ovat kehittymiskaaressa eri tilanteissa ja valtakunnallisesti katsottuna tilanne on ainakin osittain hajanainen. Tiehallinnon tiedonhallinnan kehittämisohjelman tavoitteena ovat: Tienpidon ja Tiehallinnon toiminnan tuottavuuden parantaminen. Palvelutason parantaminen. Prosessien tiedonhallinnan kehittäminen. Järjestelmärakenteiden kehittäminen palvelurakenteiksi. Ulkoisten toimijoiden hyödyntäminen palvelujen tuottamisessa. Tämän selvityksen tavoitteena on selvittää tiensuunnittelun suunnitelmatietojen hallinnan periaatteet Tiehallinnossa tien suunnittelun, investoinnin hankinnan sekä hoidon ja ylläpidon kannalta. Selvityksessä laaditaan kuvaus ehdotukseksi tulevista toimintamalleista tietojen säilyttämisestä ja hyödyntämisestä niin, että ne tukevat asiakirjahallinnon digitalisointia ja kehittämistä Tiehallinnossa. Selvityksen alussa on kuvaus Tiehallinnon strategioista ja erilaisista selvityksistä. Ne kuvaavat suoraan tavoitetilannetta ilman välivaiheita. Tässä selvityksessä on tarkoituksena esittää konkreettisia ensiaskelia kohti tavoitetilaa. Toimintamallit on käyty läpi suunnitelmalajeittain ja sen jälkeisine vaiheineen. Aineistosta on tehty yleiskuvaus ja sen lisäksi viittä tietolajia on tutkittu tarkemmin kokonaisuuksina: mittatieto, suunnitelmien pohjakartat, paikkatietoaineisto, laitetieto ja geometriatieto. Pohjatutkimuksista on tehty erillinen selvitys vuonna 2006. Selvityksen perusteella on laadittu ehdotuksia suunnitteluaineiston hallinnasta, tehty tietolajikohtaisia kehittämisehdotuksia sekä pohdittu tien suunnitteluun liittyvien verkkopalvelujen tarjoamista Tiehallinnon tiedonhallinnan kehittämisohjelman mukaisesti.

12 Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET 1.2 Aikaisemmat selvitykset ja ohjeet 1.2.1 Suunta 2010 Suunnittelun lähivuosien keskeisiä muutossuuntia kuvaava raportti SUUNTA 2010 kuvaa yhdeksi keskeiseksi kehittämislinjaukseksi, että suunnittelun tietoperusta laajenee ja tiedonhallinta tehostuu. Yhteiset tietovarastot ja tietoverkot ovat avaintekijöitä tietoperustan laajentamisessa ja tiedon hallinnan tehostamisessa. Tavoitetilassa tiedot aiemmista suunnitelmista ja selvityksistä ovat yhteisissä tietovarastoissa ja ne siirtyvät vaiheesta seuraavaan avointen ja yhteisten tietoverkkojen kautta. Yhteisillä tietovarastoilla lisätään suunnitteluun käytettävissä olevan tiedon määrää. Tiedon keräämisessä ja hallinnassa hyödynnetään kehittyvää teknologiaa ja ostopalveluita. Hankesuunnittelu perustuu yhteiseen tuotetietomalliin ja standardeihin. Samalla vähennetään tiedon siirron kustannuksia. Järjestelmien tulee olla kehitetty niin, että asiantuntijan panos voidaan kohdistaa ydintehtäviin. Asteittain siirrytään verkkotyökaluihin ja tietopalveluihin. Yhteisten työkalujen käyttöä tehostetaan. Doku, toimintajärjestelmä, Sinetti ja Tiehallinnon internet-sivut muodostavat yhdessä suunnittelua palvelevan työkalun. Tärkeimmät kehittämistarpeet liittyvät Dokun systemaattiseen käyttöön ottoon sekä toimintajärjestelmän ja Sinetin nykyistä tuloksellisempaan hyödyntämiseen. 1.2.2 Hankinta 2010 Hankinta 2010, Tiehallinnon hankintastrategia, määrittelee tieverkon hoidon, ylläpidon, investointien sekä toiminnassa tarvittavien asiantuntijapalveluiden hankintamenettelyt. Hankinta 2010:n keskeisenä tavoitteena on luoda edellytyksiä alan palveluntuottajien ja Tiehallinnon oman hankintatoiminnan tuottavuuden parantamiselle sekä varmistaa tavoiteltu palvelutaso ja laatu. Näiden yleisten tavoitteiden toteuttamiseksi hankintastrategian edellyttämällä kehitystyöllä ja sen käytäntöön viemisellä halutaan saada aikaan seuraavia tuloksia ja vaikutuksia: Hankintasopimukset kannustavat palveluntuottajia asiakkaiden hyvään palveluun liikenteessä. Käytetään sellaisia sopimusmalleja, jotka antavat vapausasteita palvelu-tuottajien innovaatioiden, uusien teknisten ratkaisujen ja tuotteiden kehittämiselle sekä niiden hyödyntämiselle. Sopimukset ja menettelytavat mahdollistavat ja kannustavat palvelutuottajia tuotantoprosessien digitalisointiin ja automatisointiin. Hankinnoissa hyödynnetään uuden hankintalain suomat mahdollisuudet. Uudet hankintamallit tukevat elinkaari-, käyttöikä- ja ekotehokkuuden periaatteiden käytäntöön vientiä infra-alalla.

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta 13 LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Palveluntuottajien valintakriteerit, tarjousten arviointikriteerit ja sopimusten palkkioperusteet kannustavat hyvän laadun tuottamiseen ja innovatiivisiin tuotantoratkaisuihin. Hankinnoilla luodaan edellytyksiä uusien markkinoiden syntymiseen ja varmistetaan markkinoiden toimivuus. Tilaajien ja palveluntuottajien osaamista kehitetään ja kehittymistä edistetään. Alalla ovat käytössä verkottunut toimintatapa ja kehitystä edistävät yhteistoimintamallit. Hankintojen siirtymisestä sähköiseen toimintatapaan on laadittu vuonna 2005 valmistunut sähköisen toimintamallin yleiskuvaus vuoden 2010 tavoitetilassa. Sen jatkotyönä tehty tarkempi tuotekohtainen hankintamenettelyn kuvaus valmistui elokuussa 2006. Hankinnoissa otetaan käyttöön vuoteen 2010 mennessä sähköinen tiedon hallinta. Tavoitteena on tehostaa tarjoustoimintaa ja laadunhallintaa sekä automatisoida tietojen keruuta, käsittelyä ja jakelua. Pääosin verkossa tapahtuvalle sähköiselle hankintamenettelylle ovat tunnusomaisia seuraavat asiat ja toiminnot: Sähköiset tienpidon suunnitelmat ja hankintaohjelmat. Kaikki hankkeiden lähtö-, oheis- ja taustamateriaali sähköistä. Sähköiset tarjouspyynnöt ja asiakirjat. Tarjousten tekeminen ja jättäminen sähköistä ja dokumentoitua. Sähköinen, verkossa tapahtuva tarjousten arviointi ja analysointi. Sopimusten hallinta ja yhteistyö sähköistä, verkossa tapahtuvaa. Sähköinen maksuliikenne. Automatisoitu laadunvalvonta ja sitä koskeva tiedonkeruu, jalostus, jakelu. Sähköinen tiestötiedon ylläpito (mobiilit toimintamallit). 1.2.3 e-urakka sähköinen hankintamenettely eurakka sähköinen hankintamenettely raportissa on kuvattu Tiehallinnon hankinnan sähköinen toimintamalli 2010. Sen mukaan käytössä ovat yhteiskäyttöiset tietovarastot, joissa olevat tiedot ovat kaikkien niitä tarvitsevien avoimessa käytössä tiedon luovuttamisen rajapinnassa tietoverkkojen kautta. Menettely otetaan käyttöön vaiheittain. Tavoitteena on kussakin suunnittelu- ja toteutusvaiheessa muodostaa 3Dtuotemallit. Mallia päivitetään koko hankkeen elinkaaren ajan niin, että se toimii seuraavan vaiheen lähtötietona (kuva raportista). Tavoitteena on edetä kohti koko infra-alan yhteistä tuotetietomallia. Inframodel hankkeessa on saatu sovittua alan yhteinen tiedonsiirtomenetelmä.

14 Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Kuva 1 Sähköinen toimintamalli hankinnan arvoketjun eri vaiheisiin Infra 2010- ohjelman mukaan Muita suunnittelun yhteisiä tietoperusteita ovat infra-alan nimikkeistö (Infra 2006 rakennusosa- ja hankenimikkeistö) ja infra-alan yhteinen kustannuslaskentajärjestelmä (IK-järjestelmä). Tiehallinto on edellyttänyt näiden käyttöön ottoa omissa hankkeissaan. Sähköinen hankintamenettely edellyttää, että kaikki suunnitelmat ja asiakirjat ovat sähköisessä muodossa. Tarvittavia lähtötietoja raportin mukaan ovat: 1. Perusrekisteritiedot (tie-, silta- ja kuntotiedot) sekä onnettomuustiedot 2. Laite- ja johtotiedot 3. Tieanalyysitiedot 4. Maatutkatiedot 5. Varusteet ja laitteet 6. Still-kuvat 7. Sidosryhmien tuottamat tiedot 8. Maankäytön ja kunnallistekniset suunnitelmat (sidosryhmät) 9. Pohjakartat (kunnat, Maanmittauslaitos) 10. Kiinteistörajaelementit, maanomistajat ja kiinteistöjen käyttö 11. Maastomallien tarjouspyynnössä tarvitsema aineisto 12. Maaperätutkimukset (aikaisemmat suunnitelmat, sidosrymät) 13. Tiepiirin hoito- ja ylläpitosuunnitelma 14. Ylläpitoa koskevat muut selvitykset 15. Aikaisemmat yleis-, tie- ja rakennussuunnitelmat 16. Kuntien katurekisterit Tarjoaja laatii tarjousaineistosta tarjoustietokannan, joka jätetään sähköiselle kauppapaikalle (extranet). Toimeksiannon saatuaan palveluntuottaja tallettaa suunnitelman sähköisesti kanssakäymisportaaliin Tiehallinnon arkistointiohjeen mukaisesti. Tiehallinnolla on määriteltynä sähköisten suunnitelmien arkistointikäytäntö. Arkistointiohjeessa on määritelty tiedostojen formaatit ja nimeämiskäytännöt. Sähköiset arkistointikansiot muodostetaan vastaamaan suunnitelman paperikansion sisällysluetteloa. Kaikki asiakirjat tallennetaan myös sähköisesti. Suunnitelman tausta-aineisto jää palveluntuottajan säilytettäväksi (10 v.). Myös palveluntuottajien laatima suunnitelmatieto on alalle sovittujen standardien mukaisesti keskenään yh-

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta 15 LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET teensopivaa. Tilaaja tarkistaa luovutetun aineiston, ja hyväksymisen yhteydessä täytetään sähköinen arkistointikortti, johon kirjataan mm. suunnitelmaasiakirjojen (muovit, paperikansiot, sähköinen aineisto, tausta-aineisto) säilytyspaikka. Palveluntuottaja toimittaa tilaajalle suunnittelun aikana hankitut lähtötiedot sähköisessä muodossa (maastomalli, maaperätutkimukset, muu kerätty uusi lähtötieto). 1.2.4 HANKINTA-arkki HANKINTA-arkki on jatkoa Hankinta 2010 ja eurakka raporteissa esitetyille sähköisen hankinnan menettelyille. Sen on tarkoitus kuvata toimintalähtöisesti Tiehallinnon tavoitetilan hankintojen prosessit ja liitynnät muihin prosesseihin sekä keskeiset ratkaisut, jolloin Tiehallinnon hankintastrategian mukaisesti on siirrytty sähköiseen hankintaan. HANKINTA-arkki työn tavoitteena on: Tarkistaa Tiehallinnon hankinnan prosessikuvaukset vastaamaan tavoitetilaa 2010, jolloin Tiehallinnon hankintastrategian mukaisesti on siirrytty sähköiseen hankintaan. Määritellä ja kuvata prosessin eri vaiheissa tarvittavat tiedot/tietovarastot ja niiden tietovirrat ja liitynnät muihin prosesseihin tavoitetilassa 2010. Määritellä tarvittavat yhteydet muihin Tiehallinnon tai muiden organisaatioiden järjestelmäpalveluihin ja tietovarastoihin tavoitetilassa 2010. Hahmottaa ratkaisuvaihtoehtoja siitä, millä tavalla sähköistä hankintamenettelyä kehitetään ja viedään vaiheittain tuotantokäytäntöön tavoitetilan 2010 mukaiseksi. Työssä tulee luoda yhteinen käsitys sähköisen hankinnan ja ulkoisten palvelujen käytön tavoitetilasta ja tarvittavasta toimintatapojen ja työkalujen muutoksesta tavoitetilan saavuttamiseksi. Projektissa syntyy hankintaprosessin toiminta- ja tietoarkkitehtuuri sekä ensimmäiset ratkaisuvaihtoehdot sekä näiden käytön ja ylläpidon mallit niiden täydentämiseksi ja tarkentamiseksi myöhemmässä vaiheissa tehtäviä päätöksiä varten. Työn lopputuloksissa on kuvattu HANKINTA-arkkitehtuuri, joka on osa Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuria. HANKINTA-arkkitehtuuri koostuu neljästä eri osasta: 1. Toiminnallinen arkkitehtuuri kuvaa hankintojen yleisen kilpailutusprosessin sekä tuoteryhmäkohtaiset eroavuudet ja toteutusprosessit. 2. Tietoarkkitehtuuri täydentää ja tarkentaa Tiehallinnon kokonaistietoarkkitehtuuria hankinnoissa tarvittavilla ja syntyvillä tiedoilla. 3. Järjestelmäpalveluiden kuvaus esittää hankintojen kilpailuttamisessa ja toteuttamisessa tarvittavat tietojärjestelmäpalvelut, näiden yhteydet ja loogisen tason tietovarastot. Lisäksi järjestelmäpalveluiden kuvaus esittää järjestelmäpalveluiden ratkaisuvaihtoehtoja. 4. Käytön ja ylläpidon malli määrittelee, miten arkkitehtuuria ylläpidetään ja käytetään hankintatoimen kehityksen suunnittelussa ja prosessien lähtökohtana.

16 Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Kustakin osasta on esitetty toimintaa tavoitetilassa 2010 ja esitettään kehitystoimet tavoitetilan saavuttamiseksi. Yhteiskäyttöisiä tietovarastoja raportin mukaan ovat: tiestöä ja liikennettä koskevat tietorekisterit tarvittavine historiatietoineen hankintatoimen tukitietokannat palveluntuottaja- ja konsulttirekisteri palveluntuottajien palaute- ja luokittelutietokanta laatuvaatimustietokanta hintatietokanta- ja palvelu toimintaympäristöä koskevat tietorekisterit muiden toimijoiden yhteiskäyttöiset tietovarannot rakennus- ja huoneistorekisteri erilaiset reittitiedot tilastokeskuksen tietokannat. 1.2.5 Suunnitelmahankkeen asiakirjojen hallinta Uudenmaan tiepiirissä, toimintaohjeet 2002 1.2.5.1 Tiedonhallintasuunnitelma Tiedonhallintasuunnitelma on toimintaohje suunnitelmahankkeen aikana käsiteltävän tiedon hallinnasta ja arkistoinnista. Hankkeen tietosisällöstä laaditaan (digitaalinen) sisällysluettelo eli hankkeen tiedonhallintakortti. Tiedonhallintakortti toimii reaaliaikaisena tietosisällön hakulomakkeena hankkeen aikana. Tiedonhallintakortin perusteella laaditaan arkistointikortti. Hankkeen tuottajalta edellytetään tiedonhallintasuunnitelman laatimista hankkeen koosta riippumatta. Tiedonhallintasuunnitelma on osa hankkeen laadunvarmistusta ja liitetään hankkeen projektisuunnitelmaan. Tiedonhallintasuunnitelmaa säilytetään projektikansiossa. Hankkeen aikainen tiedonhallinta tulee sovittaa aina hankkeen laajuuteen sekä tilaajan ja tuottajan omiin laatu-/toimintajärjestelmiin. Suunnitelmahankkeen tietosisältö ja sen hallinta Suunnitelmahankkeen tietosisältö ryhmitellään tiedon käyttötarkoituksen, syntytavan ja säilytysajan perusteella: perustietoihin laatutietoihin prosessitietoihin tulostietoihin muuhun aineistoon. Perustiedot Suunnitelmahankkeen perustiedot ovat pääasiassa hankkeen lähtötietoja ja niiden hankintaa ohjataan hankkeen lähtöaineistoluettelolla. Perustietoai-

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta 17 LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET neisto hankitaan hankekohtaisesti tilaajalta, aineiston tuottajilta, alueen kunnilta ja muilta sidosryhmiltä. Yhteystietoaineisto kootaan hankkeen alussa, hyväksytetään hankeorganisaatiolla ja liitetään hankkeen projektisuunnitelmaan. Yhteystietoaineisto säilytetään projektikansiossa. Yhteystiedot liitetään tarvittavilta osin suunnitelmahankkeen tulostietoihin. Yhteystietoaineiston kokoamisesta, täydentämisestä, säilyttämisestä ja jakelusta hankkeen aikana vastaa tuottaja. Suunnitelmahankkeen muu perustieto on pääasiassa hankkeen lähtöaineistoa ja muodostuu hankkeen koosta riippuen. Aineisto voi sisältää seuraavia tietoja: kartta-aineisto maastomalli-, mittaus- ja pohjatutkimusaineisto johto-, laite- ja rakennetiedot maankäyttötiedot ominaisuustiedot selvitykset ja suunnitelmat päätökset ja lausunnot. Suunnitelmahankkeelle hankittu alkuperäinen perustietoaineisto ja mahdollinen täydennystieto sijoitetaan suunnitelmahankkeen projektihakemistoon. Perustietoaineiston hankinnasta, täydentämisestä, säilyttämisestä ja jakelusta hankkeen aikana vastaa tuottaja. Suunnitelmahankkeen päätyttyä hankkeen perusaineiston siirtämisestä arkistoon vastaa tuottaja. Hankkeelle hankittu aineisto ja mahdollinen täydennys- ja lisätieto sijoitetaan projektihakemistoon. Suunnitelmahankkeen aikana täydennystietoa tallennetaan tienpidon rekistereihin hankekohtaisesti. Mahdollisen täydennysaineiston siirtämisestä tienpidon rekistereihin vastaa tilaaja. Laatutiedot Suunnitelmahankkeen laatutieto koostuu hankkeen laadunvarmistukseen liittyvästä aineistosta, jota hallitaan hankkeen laatusuunnitelmalla. Laatusuunnitelma on osa hankkeen projektisuunnitelmaa. Tässä ohjeessa laatutiedot käsitetään ainoastaan suunnitteluhanketta koskevaksi. Esimerkiksi kokonaisvastuu-urakan rakennusvaiheen laatutiedon hallintaa ei käsitellä tässä ohjeessa. Prosessitiedot Prosessitiedot koostuvat hankkeen etenemistä kuvaavista tiedoista kuten: projektisuunnitelmasta sopimusasiakirjoista kokouskutsuista pöytäkirjoista ja muistioista kirjeenvaihdosta projektipäiväkirjasta.

18 Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Prosessitieto säilytetään hankkeen projektikansiossa. Tuottaja toimittaa prosessitiedot tilaajalle hankekohtaisesti. Hankkeen prosessitiedon ominaisuuksia ohjaa hankkeen projektisuunnitelma, jossa on sovittu yhteydenpitotavoista ja kokouskäytännöistä. Tulostiedot Tulostiedot ovat hankkeen valmiita, hyväksyttyjä suunnitelmatietoja. Tulostietoja ovat hankkeesta riippuen muun muassa: valmiit suunnitelma-asiakirjat ympäristölupa-asiakirjat työturvallisuusasiakirjat maanomistajaluettelo hankekortti maa-aineslupa-asiakirjat työnaikaiset liikennejärjestelyt. Suunnitelmahankkeen päätyttyä hankkeen tulostietojen siirtämisestä arkistoon vastaa tuottaja. Virallisen tulostiedon arkistoinnista vastaa tilaaja. Tulostietojen säilyttämisessä tulee ottaa huomioon voimassa olevat lait ja sopimukset. Tuottaja toimittaa tilaajalle tulostiedot myös tallennettuina CD:lle pdfmuotoon. Muu aineisto Muu seulottu aineisto koostuu hankkeen aikana kertyneestä työskentelymateriaalista (työkansio), kuten vaihtoehtotarkasteluista, määräpaikkalaskennoista ja inventoinneista. Muu aineisto voi sisältää myös hankkeen wwwsivujen tietosisällön. Muu aineisto säilytetään hankkeen projektihakemistossa. Aineiston säilyttämisestä hankkeen aikana ja siirtämisestä arkistoon hankkeen päätyttyä vastaa tuottaja. Myös tilaaja voi säilyttää muuta aineistoa - esimerkiksi liikenteen määräpaikkatutkimusten tuloksia voidaan kalibroida sopiviksi muihin hankkeisiin. Tiedonhallintasuunnitelman arkistointi Suunnitelmahankkeen päätyttyä tilaaja ja tuottaja käyvät läpi tiedonhallintasuunnitelman mukaisten toimenpiteiden toteutumisen, tiedonhallintaraportin ja sopivat suunnitelman tietosisällön toimittamisesta tilaajalle. Tuottaja luovuttaa tilaajalle sopimuksen mukaisesti suunnitelman tulostiedot, työaineiston (työkansio), hankekortin ja arkistointikortin. Luovutettu aineisto on luetteloitu arkistointikortissa. Suunnittelutoimeksiannon viimeinen maksuerä maksetaan tuottajalle, kun aineisto on luovutettu, arkistointikortti on laadittu asianmukaisesti ja tilaaja sen hyväksynyt.

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta 19 LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET 1.2.5.2 Kunnossapitokirja Kunnossapitokirja on tien ja sen erikoisosien käyttöohje tienpitäjälle. Kunnossapitokirja sisältää suunnittelu- ja rakennuskohteen toteutumatiedot. Kunnossapitokirjan avulla suunnittelu- ja rakennusprosessien aikana kertynyttä aineistoa voidaan hyödyntää tienpidossa. Tuottaja laatii kunnossapitokirjan rakennusurakan päättyessä. Kunnossapitokirja toimii jatkossa rakennushankkeen tietosisällön hakulomakkeena. Kunnossapitokirjan tietosisältö ja sen hallinta Kunnossapitokirjan sisältö on seuraavanlainen: Sopimukset ja sitoumukset Kunnossapidon vastuualueet Inventointikartat ja määrätiedot Rakennussuunnitelman ja rakennusurakan tiedonhallintakortti Erikoisrakenteet Muu aineisto Sopimukset ja vastuualueet Tienpitoon vaikuttavat sopimukset ovat muun muassa tiesuunnitelman hyväksymispäätös, liikenteelle luovutuspäätös, rakenteisiin liittyvät sopimukset ja mahdolliset yhteistyösopimukset. Kunnossapidon vastuualueet tienpitäjän ja kuntien kanssa esitetään vastuualuekartoilla. Inventointikartat ja määrätiedot Rakennussuunnitelman suunnitelma-aineistoa täydennetään rakennushankkeen toteutuma- ja määrätiedoilla. Tietosisältö esitetään pääasiassa kartoilla. Tiedonhallintakortti Rakennussuunnitelman ja rakennushankkeen tietosisältö esitetään tiedonhallintakortissa. Rakennushankkeen tiedonhallintakortti laaditaan täydentämällä suunnitelmahankkeen tiedonhallintakorttia. Tiedonhallintakortissa tulee esittää ainakin aineistotyyppi, aineiston ominaisuustiedot, tallennusmuoto ja sijainti sekä tiedonhallintavastuut. Erikoisrakenteet Erikoisrakenteet dokumentoidaan erikseen. Erikoisrakenteita ovat muun muassa sillat, tunnelit, meluesteet ja pumppaamot. Rakenteiden ylläpidon ohjeistuksen lisäksi esitetään muun muassa yksityiskohtaiset järjestelmäkuvaukset.

20 Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Muu aineisto Rakennushankkeen prosessitieto sijoitetaan kunnossapitokirjan tähän osaan. Muuta aineistoa ovat esimerkiksi esite- ja esittelymateriaali ja yhteystiedot. Kunnossapitokirjan arkistointi Kunnossapitokirja luovutetaan rakennushankkeen päätyttyä tilaajalle. Toimeksiannon viimeinen maksuerä maksetaan tuottajalle, kun aineisto on luovutettu ja arkistointikortti ja kunnossapitokirja on laadittu asianmukaisesti ja tilaaja sen hyväksynyt. 1.2.5.3 Tilaajan menettelyt Tiedonhallinta määrittelyvaiheessa Suunnitelmahankkeen määrittely- ja konsultin valintavaiheessa tiedonhallinnan päävastuu on hankevastaavalla. Tiedonhallinta noudattaa Tiensuunnittelun laatujärjestelmän toimintaohjetta Tilaajan menettelyt. Konsultin tulee esittää hankkeen tiedonhallintasuunnitelma jo valintavaiheessa. Määrittely- ja konsultin valintavaiheessa syntyvät hankinta-asiakirjat ja niiden arkistointi on esitetty seuraavassa: Hankevastaavan hankekansio: tilausvaltuutus / tehtävänanto yhteishankkeissa muistio neuvotteluista, jossa sovittu hankintavastuusta, suunnittelukustannusten jaosta ja kilpailutettavista konsulteista hankintatavan ja kilpailutettavien konsulttien valintaperusteet tehtävän määrittely liitteineen tarjouspyyntökirje liitteineen tarjous ilmoituskirje konsulteille sopimus Arviointikansio: tarjousten avauspöytäkirja tarjouspyynnön yhteydessä erikseen pyydetyt konsulttien täyttämät liitelomakkeet (vertailutietoa ajankäytöstä ja osavaihekustannuksista) tarjousten vertailumuistio liitteineen Hankevastaava säilyttää lisäksi muiden kuin voittaneen konsultin tarjoukset toimeksiannon keston ajan.

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta 21 LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Tiedonhallinta suunnitteluhankkeen aikana Tiedonhallinnan toimintasuunnitelma Suunnitelmahankkeen tiedonhallinnan päävastuu on hankevastaavalla. Suunnitelmahankkeen aloituspalaverissa tarkennetaan projektisuunnitelma, jonka yhtenä osana on hankkeen tiedonhallintasuunnitelma. Tiedonhallintasuunnitelman ja kortin avulla ohjataan ja valvotaan hankkeen asiakirjojen hallintaa. Hankevastaava laatii ja ylläpitää lisäksi oman hankekansion. Hankkeen aikainen tiedonhallinta tulee sovittaa aina hankkeen laajuuteen sekä tilaajan ja tuottajan omiin laatu-/toimintajärjestelmiin. Lähtöaineisto Päävastuu lähtöaineiston hankinnasta on tuottajalla. Tilaajan tuottajalle toimittamaa materiaalia ovat yleensä edellisen suunnitteluvaiheen perus- ja tulostiedot sekä rekisteritiedot. Suunnitelma-asiakirjojen luovutus Tuottaja luovuttaa tilaajalle sopimuksen mukaisesti suunnitelman tulostiedot, työaineiston (työkansio), hankekortin ja arkistointikortin. Luovutettu aineisto on luetteloitu arkistointikortissa. Suunnittelutoimeksiannon viimeinen maksuerä maksetaan tuottajalle, kun aineisto on luovutettu, arkistointikortti on laadittu asianmukaisesti ja tilaaja sen hyväksynyt. Tiedonhallinta hankkeen päätyttyä Aineiston seulonta Hankkeen päätyttyä suunnittelun aikana kerääntyneet tiedostot ja muu materiaali seulotaan. Tarpeeton materiaali hävitetään. Jäljelle jäävä materiaali laitetaan arkistointilaatikoihin ja luetteloidaan luovutusta varten. Suunnitteluhankkeen määrittely- ja tuottajan valintavaiheessa syntyvät asiakirjat arkistoidaan hankekansioon ja erilliseen arviointikansioon. Hankevastaava säilyttää itsellään kopion tulostieto-cd:n (pdf-muotoinen aineisto). Arkistointikortti Suunnitelmasta tehdään arkistointikortti, joka toimii samalla luovutuspöytäkirjana eri arkistoille. Suunnitelma-asiakirjojen luovutus Yleis- ja tiesuunnitelman vastaanottaa hankevastaava ja se luovutetaan hänelle tiesuunnitelman hyväksymispäätöksen jälkeen. Rakennussuunnitelmat tarkekuvineen vastaanottaa hankevastaava ja ne luovutetaan hankkeen liikenteelle luovuttamisen jälkeen.

22 Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Arkistointi Tilaaja säilyttää suunnittelu-aineiston, ellei poikkeuksellisesti muuta sovita. Hankevastaava toimittaa aineiston arkistoon. Mikäli tuottaja säilyttää ja arkistoi suunnittelu-aineiston, arkistoinnin periaatteet on määritelty KSE 1995:ssä. Kirjallisen aineiston tuottaja on velvollinen säilyttämään 10 vuotta. ATK-muotoisen aineiston säilyttämisestä sovitaan erikseen. Suunnitelmatiedot arkistoidaan arkistointikortin mukaisesti. Arkistointikortti kirjataan Uudenmaan tiepiirin TIKU-järjestelmään. Arkistoinnin jälkeen tietojen jälkikäytön vastuu kuuluu Uudenmaan tiepiirin Tietotiimille. Arkistointikorttia päivitetään tarpeen mukaan. 1.2.6 Tiensuunnittelun suunnitelma-aineistot tiepiireissä, kyselyn yhteenveto Vuonna 2005 valmistunut selvitys tiensuunnittelun suunnitelma-aineiston hallinnan järjestelyistä eri tiepiireissä koski seitsemää tietokokonaisuutta: suunnitelmien pohjakartat maastomalliaineistot pohjatutkimustiedot varsinaiset suunnitelma-aineistot kiintopistetiedot tietoimitusasiakirjat johto- ja laiterekisteritiedot. Tässä tarkastelussa on jätetty pois pohjatutkimustiedot, sillä siitä on laadittu erillinen selvitys vuonna 2006 (Esiselvitys Tiehallinnon pohjatutkimusten säilytyksestä ja jakelusta). Ilmakuvat on puolestaan eritelty omaksi tietokokonaisuudeksi.

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta 23 LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Pohjakartta-aineisto Taulukko 1. Pohjakartta-aineistot eri tiepiireissä Tiepiiri Uudenmaan tiepiiri Turun tiepiiri Kaakkois-Suomen tiepiiri Hämeen tiepiiri Savo-Karjalan tiepiiri Keski-Suomen tiepiiri Vaasan tiepiiri Oulun tiepiiri Lapin tiepiiri Pohjakartta-aineistot Dioina ja muoveina. Koko maata käsittelevät diat K3:ssa. Arkistonhoitaja hoitaja toimittaa tilauksen mukaan Pohjakarttamuovit tiepiirissä. Osa pohjakartoista skannattu ja muovit hävitetty. Karttamuovit karttalaatikossa arkistohuoneessa Kartta-aineistot arkistona kartta- ja mittausaineiston arkistossa. Kartta-tietoaineistot tuotetaan nykyisin sähköisesti ja taltioidaan cd-levyille. Kartta-aineistoa hallitaan manuaalikortiston avulla ja kartalle merkityillä tunnuksilla Tieliikelaitoksen arkistossa pohjakartat lähinnä muoveilla. Uusimmista hankkeista CD:llä kunnossapito ja investoinnit (KI) yksikössä. Osa aineistoista on suunnitelmat tehneillä konsulteilla paperi- ja sähköisessä muodossa Aineisto tiepiirin hallussa Kuva-aineisto tiepiirin arkistossa. Diat Pasilassa. Kuvat papereina. Osa skannattu (jpg-muodossa) Tiepiirin hallussa ja tiloissa. Suurin osa KKJ-järjestelmän karttaaineistosta skannattu. Yksi henkilö hoitaa arkistoa, skannausta ja jakelua Vuodesta 1980 lähtien tallennettu Tiehallinnon TM-maastoohjelmaan. Tieliikelaitoksella sähköinen tieto ja paperiversiomapit tiepiirin arkistossa. Tieliikelaitos ylläpitää palvelusopimuksella TM-maastoa ja antaa arkistosta tietoa Ks. ilmakuvat Ilmakuvat Taulukko 2. Ilmakuva-aineistot eri tiepiireissä Tiepiiri Uudenmaan tiepiiri Turun tiepiiri Kaakkois-Suomen tiepiiri Hämeen tiepiiri Savo-Karjalan tiepiiri Keski-Suomen tiepiiri Vaasan tiepiiri Oulun tiepiiri Lapin tiepiiri Ilmakuva-aineistot Dioina ja muoveina. Ilmakuvat arkussa ja koko maata käsittelevät diat K3:ssa. Arkistonhoitaja hoitaja toimittaa tilauksen mukaan Ilmakuvien pinnakkaisvedokset ja ilmakuvauksien raporttikansiot tiepiirissä. Ilmakuvauksien diat keskushallinnossa. Laserkeilauksien ja maastomallien ortokuvat cd:llä hankkeiden mittausraporttien kansiossa. Tiehallinnolla omistusoikeus kaikkiin muihin aineistoihin paitsi mml:n ortokuviin käyttöoikeusluvat. Ilmakuvat karttalaatikossa arkistohuoneessa. Ilmakuvaukset ja keilaukset arkistona kartta- ja mittausaineiston arkistossa Ks. pohjakartta-aineistot Projektivastaavalla cd-muodossa Ks. pohjakartta-aineistot Ilmakuvatut alueet (kuvauslaatikot) ja lentokorkeudet tallennettu T&M Map:lla. Laserkeilaus-aineitot Tiehallinnon projektipäällikön hallussa Ks. pohjakartta-aineistot Ilmakuvat muoveina tiepiirin maahankinta-/mittausarkistossa. Laserkeilausaineisto sähköisessä muodossa tiepiirin suunnitelma-arkistossa sekä konsultilla. Orto- ja viistokuvia tehty hyvin vähän ja ne on sijoitettu tiepiirin maanhankinta-/mittausarkistoon. Ilmakuvaustietoja tallennettu myös TM-Maasto versioon.

24 Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Maastomalliaineisto Taulukko 3. Maastomalliaineistot eri tiepiireissä Tiepiiri Uudenmaan tiepiiri Turun tiepiiri Kaakkois-Suomen tiepiiri Hämeen tiepiiri Savo-Karjalan tiepiiri Keski-Suomen tiepiiri Vaasan tiepiiri Oulun tiepiiri Lapin tiepiiri Maastomalliaineistot Keskitetysti HTU-aluella Turun tiepiirissä sähköisessä muodossa Vanhemmat ilmakuvamallit ja maastossa mitatut mallit nauhoilla, disketeillä ja cd:illä. Uudemmat (max. n. 10 v.) maastomallit disketeillä ja cd:illä mittausraporttien kansioissa. Ilmakuvaushankkeista ja vanhemmista maastomalleista tehty indeksikartta jolla aineistoa hallitaan. Tieliikelaitoksella edelleen hallussaan kaikki vanhempi numeerinen aineisto Nykyisin cd-levyillä Osa maastomalleista Tieliikelaitoksen arkistossa sähköisessä muodossa, osa Tiehallinnolla cd:llä, osa konsulteilla sähköisessä muodossa. Tiepiirillä on vuoden 2005 loppuun saakka sopimus Tieliikelaitoksen kanssa maastomallitietojen arkistoinnista Maastomallit tulevat cd:llä ja arkistoidaan päätearkistoon. Cd:ssä hankkeen nimi. Indeksikarttaa ei nykyään tehdä vaikka pitäisi. Aineisto luovutetaan konsultille, joka toimittaa suunnitelman ja maastomallin tiepiirille takaisin cd:llä Tiepiirin arkistossa datana. Vuoteen 2004 saakka aineistoa hoiti Tieliikelaitos, joka kokosi erilliset mallit cd:lle. Viime aikoina malliaineisto on arkistoitu suunnitelman mukana tulevalla cd:llä. Data-aineisto on tarkoitus siirtää jollekin Tiehallinnon tietokannoista tiedon säilymisen varmistamiseksi Ilmakuvauksista tehdyt mallit pääosin tiepiirin hallussa. Takymetrimallit Tieliikelaitoksen hallussa tai lopullisesti hävinneet. Malleja siirretty vanhoilta nauhoilta cd-levyille viime vuosien aikana ja työ jatkuu Vuodesta 1980 lähtien tallennettu kohteet Tiehallinnon TMmaastoon. Tieliikelaitoksella sähköinen tieto ja paperiversiomapit tiepiirin arkistossa. Tieliikelaitos palvelusopimuksella ylläpitää TM-maastoa ja antaa arkistosta tietoja Sähköisessä muodossa tiepiirin suunnitelma-arkistossa. Aineisto myös mallin tehneellä konsultilla. Malliaineisto sisältyy myös ko. suunnitelman sisältöön. Maastotietoja on tallennettu myös TMmaasto versioon. Jakelu pääasiassa suunnitelman lähtötietoaineistoa. Tietoja jaetaan pyydettäessä ulkopuolisille Suunnitelma-aineistot Taulukko 4. Suunnitelma-aineistot eri tiepiireissä Tiepiiri Uudenmaan tiepiiri Turun tiepiiri Kaakkois-Suomen tiepiiri Hämeen tiepiiri Suunnitelma-aineistot Pääasiassa muoveina hankekohtaisesti. Joitakin cd-levyllä. Tiesuunnitelmien alkuperäiset ovat keskushallinnossa Tiepiirin omassa arkistossa. Tiepiiri omistaa aineistot. Pääosin paperilla, mutta 2000-luvulta lähtien myös sähköisesti. Arkistovastaava kopioi tarvittaessa ulkopuolisille Suunnitelmat tuotettu 1990-luvulta lähtien sähköisesti. Tieto taltioidaan pääosin cd-levyille ja manuaaliaineisto kansioihin. Vanhempi aineisto pääosin paperimuodossa. Sekä päätearkistossa että suunnitelma-arkistossa on yhdet suunnitelmakappaleet. Tiesuunnitelmien alkuperäiset muovit tuotetaan edelleen ja arkistoidaan. Suunnitelma-arkiston hallinnassa on käytössä atkohjelma Tiesuunnitelmakortisto. Kokemukset ohjelman käytöstä hyviä. Suunnitelmat ja niihin sisältyvä muu aineisto arkistoidaan nykyisin pääosin keskitetysti Yhdet kappaleet tiepiirin keskusarkistossa paperilla hankkeittain. Muut kappaleet ovat kunnossapito ja investoinnin-yksikön arkistossa paperilla, viimeisimmät myös cd:llä

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta 25 LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Savo-Karjalan tiepiiri Keski-Suomen tiepiiri Vaasan tiepiiri Oulun tiepiiri Lapin tiepiiri Suunnitelmat toimitetaan cd:llä ja viedään päätearkistoon. Kertynyt suunnitelma-aineisto on ao. hankkeen projektivastaavalla kunnes hanke on toteutettu, jonka jälkeen siitä koetetaan päästä eroon Suunnitelma-aineisto arkistoidaan kuten arkiston muodostusmääräys/tiehallinnon ohjeistus edellyttää (alkuperäiset muovit, paperit jne.). Tämän lisäksi kaikki em. aineisto sekä työn aikana syntyneet muut tiedot on viime aikoina pyydetty datana. Aineisto säilytetään toistaiseksi cd:llä Paperiversiot arkistossa. Sähköisessä muodossa olevia aineistoja paljon konsulttien erityisesti TLL:n hallussa. Kaikki aineistot olisi pitänyt jo ainakin 5 vuoden ajan toimittaa myös cd-levyllä. Asiaa on valvottu vaihtelevasti ja cd-levyjen arkistointia ei ole järjestetty Vanhat hankkeet paperiversiona tiepiirin arkistossa. Uudet hankkeet sähköisessä muodossa tallennettu suunnitteluaineistoon, joka on sekä tiepiirillä että konsultilla Alkuperäiset esi- ja yleissuunnitelmat, tarveselvitykset, samoin tiesuunnitelmat asiakirjoineen (yksi kutakin) arkistoidaan päätearkistoon. Suunnitelma-arkistoon sijoitetaan tie- ja rakennussuunnitelmakansiot. Lisäksi suunnitelma-arkistossa säilytetään tie- ja rakennussuunnitelmien muovit. Tie- ja rakennussuunnitelmiin liittyvät atk-arkistoinnin mukaiset tulosteet säilytetään suunnitelma-arkistossa. Kaksoiskappaleet myös konsulteilla. TEKU-ohjelman aikaisia hankekohtaisia tiedostonauhoja säilytetään Tieliikelaitoksen konsultoinnilla Kiintopistetiedot Taulukko 5. Kiintopistetiedot eri tiepiireissä Tiepiiri Kiintopistetiedot Uudenmaan tiepiiri Ilmakuvausten kiintopistetiedot paperilla tiepiirin arkistossa ja maastomalleihin liittyvät sähköisenä Turun tiepiirissä Turun tiepiiri Ilmakuvauksien kiintopistetiedot ja vanhempien hankkeiden kiintopistetiedot cd:llä ja pisteselityskortit (paperikopiot ja osa numeerisena) Tiehallinnon hallussa. uudempien hankkeiden kiintopistetiedot ovat mittausraporteissa disketeillä tai cd:illä Kaakkois-Suomen tiepiiri - Hämeen tiepiiri Tieliikelaitoksen arkistossa osa sähköisessä muodossa. Pistekortit ovat pääosin paperilla Savo-Karjalan tiepiiri - Keski-Suomen tiepiiri Tiepiirillä paperiversiona jonkin verran erillistä kiintopistetietoa. Lisäksi tietoa eri suunnitelmissa paperilla ja datana. Kiintopisteitä on mitattu melkoinen määrä viime vuosina maanmittaustoimistojen rajaamistoimituksiin. Pisteet pääosin paikallisteiden varsilla. Käyttöä aineistolle on jonkin verran, mutta gps-pisteet ovat syrjäyttäneet tarkkuudella ja edullisuudella näiden tietojen tarpeen. Jossain tapauksissa on halvempaa mitata kuin etsiä arkistosta Vaasan tiepiiri Paperiversiona tiepiirin kartta-arkistossa. Uudet tiedot myös Paradox-sovelluksessa. Kyselyt pisteistä on vähentyneet. Yksi henkilö hoitaa Oulun tiepiiri Vuodesta 1980 lähtien tallennettu kohteet projektimappeihin ja Tiehallinnon TM-maastoon. Tieliikelaitos antaa palveluja tiepiirin arkistosta Lapin tiepiiri Pistetiedot sisältävät alkuperäiset jonolaskelmat havaintotietoineen ja piirroksineen. Tiedot ovat arkistoitu tiepiirin maanhankinta-/mittausarkistoon. Aineisto paperi- ja muovimuodossa. Pisteja jonotietoja tallennettu myös TM-maasto versioon. Jakelu pääasiassa suunnitelmien lähtöaineistotietoa. Pistetietoja jaetaan pyydettäessä ulkopuolisille

26 Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Tietoimitusasiakirjat Taulukko 6. Tietoimitusasiakirjat eri tiepiireissä Tiepiiri Uudenmaan tiepiiri Turun tiepiiri Kaakkois-Suomen tiepiiri Hämeen tiepiiri Savo-Karjalan tiepiiri Keski-Suomen tiepiiri Vaasan tiepiiri Oulun tiepiiri Lapin tiepiiri Tietoimitusasiakirjat Alkuperäiset Maanmittauslaitoksessa. Tiepiirissä kopiot Alkuperäiset Maanmittauslaitoksessa. Tiepiirissä kopiot Tietoimitusasiakirjat arkistoi ja taltioi Maahankintaryhmä erikseen Alkuperäiset Maanmittauslaitoksessa. Tiepiirissä kopiot. Tiehallinto omistaa aineistot. Aineistot paperilla. Arkistointi tiepiirissä hankkeittain Päätearkistossa hankkeen valmistuttua sekä Maanmittauslaitoksella Tiepiiri pyytää toimeksiannon yhteydessä konsulttia tekemään erillisen aineiston suunnittelutoimeksiannon yhteydessä. Jokaista suunnitelmaa kohden tehdään kolme kansiota em. asiakirjoja; yksi arkistoon, yksi maanhankkijalle ja yksi maanmittarille Paperiversiona maanlunastusarkistossa. Vuodesta 1998 myös sähköisessä muodossa cd:llä maanlunastusryhmässä. Tiehallinnolla omistusoikeus aineistoon. Jakelu ulkopuolisille vähäinen. Pääosin aineistoa päivittää ja ylläpitää Maanmittauslaitos, jonka puolelle käännytetään Suurin osa paperiversioista tiepiirin arkistossa, josta tiepiirin henkilöstö antaa tietoja. Maastomalleihin ym. tietoimitustiedot konsultit hankkivat Maanmittauslaitokselta Tiepiirin maahankinta-arkistossa. Alkuperäiset Maanmittauslaitoksen arkistossa. Tiehallinnolla omistusoikeus asiakirjoihin. Asiakirjat paperimuodossa Johto- ja laiterekisteritiedot Taulukko 7. Johto- ja laiterekisteritiedot eri tiepiireissä Tiepiiri Uudenmaan tiepiiri Turun tiepiiri Kaakkois-Suomen tiepiiri Hämeen tiepiiri Savo-Karjalan tiepiiri Keski-Suomen tiepiiri Vaasan tiepiiri Johto- ja laiterekisteritiedot Pääkaupunkiseudulla Johtotieto Oy ylläpitää rekisteriä. Tiepiirillä ei ole omaa rekisteriä, tiedot vain lupien yhteydessä. Silloissa olevat johdot merkitty siltarekisteriin Arkistossa lupahakemusten liitteenä Erillisiä johto- ja laiterekisterejä ei ole käytössä. Tiedot taltioitu suunnitelmiin, josta ne on aina erikseen haettava Tarvittaessa tiedot kysytään laitteiden omistajilta Suunnitelman osa, joka arkistoituu muun mukana. Lupien myöntäjillä lienee luvat arkistoituna. eivät liene tierekisterissä, vaikka varmaan pitäisi olla Lupamenettelyn kautta paperitietona johdot, kaapelit, lämpöjohdot yms. Aineistoa sisältyy rakennussuunnitelmiin. Käytännössä urakoitsijakaan ei saa toteutumatietoa ajoissa. Tierekisteriin tietoa on kerätty vain vähän, koska se ei ole käyttökelpoinen paikka siihen. Johdot vanhenevat, omistajat vaihtuvat tiheään, jne.. Lisäksi johdot siirretään omistajan kustannuksella, kun rakenteelle tehdään jotakin. Tiealueen ulkopuolisista johdoista ei omistajien tarvitse meille ilmoittaa, ja ne joudutaan siirtämään tiepiirin kustannuksella tiealueen laajentuessa. Toimeksiantoihin, suunnittelu/rakentaminen on aina liityttävä em. laitteiden selvitysvelvollisuus Vuoden 2000 ja uudemmat tien varteen sijoitetut kaapelit on kirjattu tierekisteriin. Tien alitukset löytyvät tierekisteristä pidemmältä ajalta. Vanhemmat kaapelit löytyvät vielä toistaiseksi vanhasta tierekisteristä tehdystä paksusta paperitulosteesta

Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta 27 LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Oulun tiepiiri Lapin tiepiiri tiepiirissä ei ole erillistä rekisteriä, ei lupa-asioita käsittelevällä liikenteenpalvelullakaan. Maastomallien ym. hankintaan liittyvä sähköinen ja paperinen tieto tallennetaan tiepiirin projektikansioihin sekä suunnitelma-aineistoihin Tietoja kertyy tiealueelle annettavien lupien liitteenä. Sähköinen tieto tallennettu V-asemalle ja Dokuun. Paperilla oleva tieto on sijoitettu piirin päätearkistoon 1.2.7 Muut säädökset Valtioneuvoston asetus maanteistä (24.11.2005), 5 Suunnitelmaasiakirjojen säilyttäminen Asetuksen vaatimus on yksinkertaisuudessaan: Tienpitoviranomainen säilyttää pysyvästi yleis- ja tiesuunnitelman hyväksymiseen liittyvät asiakirjat. Muuhun aineistoon tai aineiston säilytysmuotoon asetuksessa ei oteta kantaa. Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot, KSE 1995 KSE 1995 mukaan konsultti on velvollinen säilyttämään tilaajalta saamansa alkuperäiset ja toimeksiannon perusteella laatimansa kirjalliset asiakirjat 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Toimeksiannon edellyttäessä näiden asiakirjojen laatimista atk-muotoon, niiden säilyttämisestä sovitaan erikseen. Säilytysajan päätyttyä ennen asiakirjojen hävittämistä konsultin on mahdollisuuksien mukaan ilmoitettava asiasta hyvissä ajoin tilaajalle tai tämän seuraajalle. Asiakirjat on vaadittaessa luovutettava luovuttamisesta aiheutuvia kustannuksia vastaan. Tiehallinnon arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) 1.3.2006 lukien Tiehallinnon AMS:ssa määritellään asiakirjojen säilytysaika Tiehallinnossa. Kansallisarkisto on vahvistanut ne pysyvästi säilytettävien aineistojen osalta. Tiensuunnittelun asiakirjojen säilytysajat vaihtelevat 10 vuodesta pysyvään säilytykseen. Esimerkiksi lakisääteiset yleis- ja tiesuunnitelmat sekä siltasuunnitelmat säilytetään pysyvästi.

28 Tiensuunnittelun suunnitelmatiedon hallinta TIENSUUNNITTELUN SUUNNITELMATIEDOT 2 TIENSUUNNITTELUN SUUNNITELMATIEDOT 2.1 Yleistä Suunnittelun eteneminen on pitkä ja vaihe vaiheelta tarkentuva prosessi. Osa suunnitteluaineistosta saattaa kulkea samanlaisena vaiheesta toiseen, mutta yleisimmin aineisto tarkentuu suunnittelutason lähestyessä rakentamista. Tapauskohtaisesti käytetään hyväksi edellisen suunnitteluvaiheen tietoja tai kerätään uusi lähtöaineisto alkuperäisistä lähteistä. Kuva 2 Tietovirrat ja niiden täydentyminen tienpidon eri vaiheissa Seuraavassa on lyhyesti käyty läpi suunnitelmalajeittain keskeiset tietotarpeet ja tietojen syntyminen sekä aineiston muoto. Katsaus pyrkii antamaan yleiskuvan tietojen käytöstä ja niiden tarpeesta.