FCG Finnish Consulting Group Oy PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO LIIKETOIMINTASUUNNITELMA PÄIJÄT-HÄMEEN KUNTI- EN JA KUNTAYHTYMIEN HENKILÖSTÖ- JA TALOUSPAL- VELUKESKUKSEN LIIKETOIMINNAN JÄRJESTÄMISEKSI PROJEKTISUUNNITELMA 23.6.2011
FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma I SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto... 1 2 Projektin yleiskuvaus... 1 3 Projektiorganisaatio... 2 3.1 Johtoryhmä... 2 3.1.1 Johtoryhmän jäsenet... 2 3.1.2 Johtoryhmän tehtävät... 2 3.1.3 Johtoryhmän koolle kutsuminen... 3 3.2 Ohjausryhmä... 3 3.2.1 Ohjausryhmän jäsenet... 3 3.2.2 Ohjausryhmän tehtävät... 3 3.2.3 Ohjausryhmän koolle kutsuminen... 3 3.3 Valmisteluryhmät... 4 3.3.1 Työryhmien jäsenet... 4 3.3.2 Työryhmien tehtävät... 4 3.4 Henkilöstötyöryhmä... 5 3.4.1 Henkilöstötyöryhmän jäsenet... 5 3.4.2 Henkilöstötyöryhmän tehtävät... 5 4 Projektin tavoitetila / Tulokselle asetettavat vaatimukset... 5 5 Rajaukset... 5 6 Sidosryhmät... 6 7 Liittymät muihin projekteihin sekä muut reunaehdot... 6 8 Tekniset vaatimukset... 6 9 Raportointi ja dokumentointi... 7 10 Tiedottaminen... 7 11 Aikataulu ja vaiheistus... 8 12 Riskianalyysi... 8 13 Projektin päättäminen... 8 14 Versiohistoria... 9
FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 1 ( ) 1 Johdanto 2 Projektin yleiskuvaus Päijät-Hämeen kunnat ja kuntayhtymät aikovat perustaa henkilöstö- ja talouspalvelukeskuksen, joka palvelee maakunnan kuntia ja kuntayhtymiä. Palvelukeskuksen asiakkaiksi voivat liittyä myös kuntaomisteiset yhteisöt ja säätiöt ja sen toiminta on tarkoitus aloittaa vuoden 2012 alussa. Liiketoimintasuunnitelman lähtökohtana ovat aiemmissa henkilöstö- ja talouspalvelukeskuksen selvityksissä esitetyt palvelukeskuksen tehtävät. Perustamisvaiheeseen osallistuvat seuraavat kunnat ja kuntayhtymät: Asikkalan kunta, Hollolan kunta, Hämeenkosken kunta, Kärkölän kunta, Lahden kaupunki, Nastolan kunta, Orimattilan kaupunki, Padasjoen kunta, Päijät- Hämeen koulutuskonserni, Päijät-Hämeen liitto ja Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä. Maakuntajohtajan päätöksellä liiketoimintasuunnitelman laatijaksi valittiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt FCG Finnish Consulting Group Oy. Projekti jakaantuu seuraaviin vaiheisiin, jotka on ohessa alustavasti aikataulutettu: Käynnistysvaihe 14.6.2011 Ohjausryhmän kokous Projektisuunnitelman valmistelu Määrittelyvaihe 14.6-10.8.2011 Aineiston kerääminen Omistajien tahtotilojen selvittäminen (puhelin)haastatteluin Projektisuunnitelman viimeistely Liiketoimintasuunnitelman valmistelu Sisällysluettelon runko Käytettävän aineiston määrittely Avainkysymysten määrittely Toteutusvaihe 10.8-31.10.2011 Määrittelyvaiheen mukaisesti konsulttityönä, ohjaus- ja työryhmien katselmoinneissa sekä workshopeissa sisältäen mm. Liiketoimintasuunnitelman laatiminen
FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 2 ( ) Perustamistoimenpiteet Asiapaperit Projektin päättäminen: viimeistään 31.10.2011 Projekti päättyy johtoryhmän hyväksyttyä ohjausryhmän laatiman loppuraportin. Ohjausryhmä kokoontuu päätöskokoukseen 3.11.2011. 3 Projektiorganisaatio Projektille on muodostettu ohjausryhmä, jossa on edustajat kohdan 3.2. mukaisesti, sekä johtoryhmä, jossa on edustajat kohdan 3.1. mukaisesti. Projektipäällikkö Roope Rauhalinna toimii myös ohjausryhmän esittelijänä. Projektipäällikkö vastaa muun muassa seuraavista asioista: Projektin päivittäinen johto Osaprojektien koordinointi Yhteydenpito sidosryhmiin Päijät-Hämeen liitto vastaa erilaisten tilaisuuksien, kuten koulutustilaisuuksien, organisoinnista Työryhmien puheenjohtajat vastaavat työryhmien tilaisuuksien, kuten työpajojen, käytännön järjestelyistä ja organisoinnista. 3.1 Johtoryhmä 3.1.1 Johtoryhmän jäsenet JOHTORYHMÄ Jyrki Myllyvirta, pj kaupunginjohtaja Lahden kaupunki jyrki.myllyvirta@lahti.fi 050 63 895 Juri Nieminen kunnanjohtaja Asikkalan kunta juri.nieminen@asikkala.fi 044 778 0210 Päivi Rahkonen kunnanjohtaja Hollolan kunta paivi.rahkonen@hollola.fi 044 7801 400 Anja Brofeldt kunnanjohtaja Hämeenkosken kunta anja.brofeldt@hameenkoski.fi 044 7488 900 Seppo Huldén kunnanjohtaja Kärkölän kunta seppo.huldén@karkola.fi 040 3086 202 Pauli Syyrakki kunnanjohtaja Nastolan kunta pauli.syyrakki@nastola.fi 0400 616 204 Osmo Pieski kaupunginjohtaja Orimattilan kaupunki osmo.pieski@orimattila.fi 044 7813 600 Heikki Jaakkola kunnanjohtaja Padasjoen kunta heikki.jaakkola@padasjoki.fi 040 5805 410 Arvo Ilmavirta toimitusjohtaja Päijät-Hämeen koulutuskonserni arvo.ilmavirta@phkk.fi 050 526 5820 Jouni Mutanen kuntayhtymän johtaja Päijät-Hämeen sosiaali- ja terv.yhtymä jouni.mutanen@phsotey.fi 03 819 2505 Jari Parkkonen maakuntajohtaja Päijät-Hämeen liitto jari.parkkonen@paijat-hame.fi 0400 862 977 Jaana Simola projektijohtaja PAKETTI -projekti jaana.simola@paijat-hame.fi 0400 764 793 3.1.2 Johtoryhmän tehtävät Projektin johtoryhmän tehtävänä on ohjata ja tukea ohjausryhmän työskentelyä sekä tarvittaessa tehdä päätöksiä projektin aikana esille tulleista päätöstä vaativista asioista. Projektin johtoryhmän tehtävänä on:
FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 3 ( ) Hyväksyä projektisuunnitelma ja vaihesuunnitelmat Määritellä projektin tavoitetila Seurata ja arvioida projektityöskentelyä Päättää mahdollisista muutoksista annettuihin ohjeisiin Päättää oleellisista aikataulu- ja kustannusarviomuutoksista Arvioida projektin jokaisen vaiheen tuloksia Tiedottaa projektista erikseen määritellyille sidosryhmille (ks. kohta 6) 3.1.3 Johtoryhmän koolle kutsuminen Johtoryhmän kutsuu koolle johtoryhmän puheenjohtaja tai projektipäällikkö. 3.2 Ohjausryhmä 3.2.1 Ohjausryhmän jäsenet OHJAUSRYHMÄ Mika Mäkinen, pj konsernipalvelujohtaja Lahden kaupunki mika.makinen@lahti.fi 050 5569 815 Hilkka Myllymäki henkilöstöpäällikkö Hollolan kunta hilkka.myllymaki@hollola.fi 044 7801 424 Anne-Maj Salmi henkilöstöjohtaja Lahden kaupunki anne-maj.salmi@lahti.fi 050 5594 065 Mika Itänen hallintojohtaja Nastolan kunta mika.itanen@nastola.fi 040 1979 808 Päivi Suikkanen talousjohtaja Orimattilan kaupunki paivi.suikkanen@orimattila.fi 040 8483 051 Marko Monni tietohallintojohtaja Seudullinen tietohallinto/lahden kaupunki marko.monni@lahti.fi 051 5594 055 Martti Tokola talousjohtaja PHKK martti.tokola@phkk.fi 050 5265 917 Veli Penttilä hallintojohtaja PHSOTEY veli.penttila@phsotey.fi 044 719 5211 Jari Paakkunainen hallintojohtaja Päijät-Hämeen liitto jari.paakkunainen@paijat-hame.fi 044 3719 455 Tuija Peränen talouspalvelujohtaja Lahden talouspalvelut tuija.peranen@lahti.fi 050 559 4023 Risto Nylund toimitusjohtaja Päijät-Tili Oy risto.nylund@paijat-tili.fi 044 2700 990 xx henkilöstön edustaja henkilöstöryhmä nimeää Jaana Simola projektijohtaja PAKETTI -projekti jaana.simola@paijat-hame.fi 0400 764 793 Lauri Kuukasjärvi projektipäällikkö PAKETTI -projekti lauri.kuukasjarvi@paijat-hame.fi 050 3402 406 Maija Väkeväinen projektikoordinaattori PAKETTI -projekti maija.vakevainen@paijat-hame.fi 044 3719 456 3.2.2 Ohjausryhmän tehtävät Johtoryhmän jäsenillä on osallistumisoikeus ohjausryhmän kokouksiin. Ohjausryhmän tehtävänä on: Johtoryhmän määrittelemää tavoitetilaa vastaavien sisältörakenteiden määrittely Projektin toteutusvaiheen läpivienti Dokumentointi 3.2.3 Ohjausryhmän koolle kutsuminen Projektipäällikkö kutsuu ohjausryhmän koolle sovituin aikavälein.
FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 4 ( ) 3.3 Valmisteluryhmät 3.3.1 Työryhmien jäsenet HENKILÖSTÖPALVELUIDEN VALMISTELURYHMÄ Hilkka Myllymäki, pj henkilöstöpäällikkö Hollolan kunta hilkka.myllymaki@hollola.fi 044 7801 424 Jaana Rissanen hallintojohtaja Asikkalan kunta jaana.rissanen@asikkala.fi 044 7780 212 Anne-Maj Salmi henkilöstöjohtaja Lahden kaupunki anne-maj.salmi@lahti.fi 050 5594 065 Lena Siikaniemi henkilöstöjohtaja PHKK lena.siikaniemi@phkk.fi 050 5265 997 Tiina Mäki henkilöstöjohtaja PHSOTEY tiina.maki@phsotey.fi 044 440 6685 Helena Paloniemi hallintopäällikkö Lahden talouspalvelut helena.paloniemi@lahti.fi 050 398 5670 Erja Rutanen palvelupäällikkö Päijät-Tili erja.rutanen@paijat-tili.fi 044 2700 998 Merja Saasmo hallintopäällikkö Päijät-Hämeen liitto, pelastuslaitos merja.saasmo@phpela.fi 0440 773 101 TALOUSPALVELUIDEN VALMISTELURYHMÄ Tuija Peränen, pj talouspalvelujohtaja Lahden talouspalvelut tuija.peranen@lahti.fi 050 5594 023 Irja Liukko talouspäällikkö Hollolan kunta irja.liukko@hollola.fi 03 880 3420 Anja Vitie kunnansihteeri Kärkölän kunta anja.vitie@karkola.fi 040 3086 208 Lotta Mikkola talouspäällikkö Nastolan kunta lotta.mikkola@nastola.fi 040 8413 382 Päivi Tarsia hallinto- ja talouspäällikkö Peruspalvelukeskus Oiva liikelaitos paivi.tarsia@oivappk.fi 03 880 2230 Martti Tokola talousjohtaja PHKK martti.tokola@phkk.fi 050 5265 917 Sami Sipilä talousjohtaja PHSOTEY sami.sipila@phsotey.fi 0 Risto Nylund toimitusjohtaja Päijät-Tili Oy risto.nylund@paijat-tili.fi 044 2700 990 Mervi Suomäki laskentapäällikkö Lahden kaupunki mervi.suomaki@lahti.fi 03 814 2282 TIETOJÄRJESTELMIEN VALMISTELURYHMÄ Marko Monni, pj tietohallintojohtaja Seudullinen tietohallinto/lahti marko.monni@lahti.fi 050 5594 055 Veijo Heikkinen atk-vastaava Asikkalan kunta veijo.heikkinen@asikkala.fi 044 7780 230 Anne Mikkanen tietohallintosuunnittelija Seudullinen tietohallinto/lahti anne.mikkanen@lahti.fi 050 3878772 Tuulikki Kallio tietohallintojohtaja PHKK tuulikki.kallio@phkk.fi 050 5265 827 Uusi / Hannu Joentausta (va) tietojärjestelmäjohtaja PHSOTEY hannu.joentausta@phsotey.fi Ahti Rönneberg tietohallintasuunnittelija Päijät-Hämeen liitto ahti.ronneberg@paijat-hame.fi 050 3208 020 Erja Rutanen palvelupäällikkö Päijät-Tili Oy erja.rutanen@paijat-tili.fi 044 2700 998 Satu Salonen suunnittelusihteeri Lahden talouspalvelut satu.salonen@lahti.fi 03 814 3602 3.3.2 Työryhmien tehtävät Ryhmien tehtävänä on asiantuntijaroolinsa mukaan määritellä: Palvelukeskuksen palvelut Palvelujen hinnoitteluperiaatteet Rajapinnat palvelukeskuksen ja perusorganisaatioiden välillä Ryhmien työn tuloksena tulee olla palvelukeskuksen: Organisaatio Liiketoimintasuunnitelma Liiketoiminnan ja henkilöstön siirtoon liittyvät periaatteet
FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 5 ( ) 3.4 Henkilöstötyöryhmä 3.4.1 Henkilöstötyöryhmän jäsenet HENKILÖSTÖTYÖRYHMÄ Anne-Maj Salmi, pj henkilöstöjohtaja Lahden kaupunki anne-maj.salmi@lahti.fi 050 5594 065 Seija Voutilainen kirjanpitopäällikkö PHKK seija.voutilainen@phkk.fi 044 7080 079 Sanna Nieminen, vara palveluvastaava PHKK, vara sanna.nieminen@phkk.fi 044 7080 647 Satu Manninen palkkasihteeri PHSOTEY, palkkatoimisto satu.manninen@phsotey.fi 0 Nina Haakana, vara toimistosihteeri PHSOTEY, vara, talouspalvelut nina.haakana@phsotey.fi 0 Asta Aalto konsernilaskennan asiantuntija Lahden talouspalvelut asta.aalto@lahti.fi 0 Taina Liisanantti palveluvastaava Lahden talouspalvelut taina.liisanantti@lahti.fi 0 Erja Rutanen palvelupäällikkö Päijät-Tili Oy erja.rutanen@paijat-tili.fi 044 2700 998 Minna Nevavuo, vara 0 Päijät-Tili Oy, vara minna.nevavuo@paijat-tili.fi 0 0 1+ vara JHL 0 0 0 0 JHL 0 0 0 0 JUKO 0 0 0 0 JUKO 0 0 Mervi Markkanen hallintosihteeri JYTY mervi.markkanen@lahti.fi 050 559 4144 Ulla Kovanen, varaedustaja palveluneuvoja JYTY, vara ulla.kovanen@hollola.fi 03 8803 448 Carola Tiihonen pääluottamusmies KTN carola.tiihonen@lahti.fi 050 3878 707 Kaarlo Marttinen, vara vara, pääluottamusmies KTN kaarlo.marttinen@phkk.fi 0 Hilkka Myllymäki henkilöstöpäällikkö Hollolan kunta hilkka.myllymaki@hollola.fi 044 7801 424 Lena Siikaniemi henkilöstöjohtaja PHKK lena.siikaniemi@phkk.fi 050 5265 997 Tiina Mäki henkilöstöjohtaja PHSOTEY tiina.maki@phsotey.fi 044 440 6685 Risto Nylund toimitusjohtaja Päijät-Tili Oy risto.nylund@paijat-tili.fi 044 2700 990 3.4.2 Henkilöstötyöryhmän tehtävät Henkilöstötyöryhmän tehtävänä on: Osallistuminen henkilöstön siirtymistä koskevien suunnitelmien laatimiseen YT-lain mukaisen yhteistoimintamenettelyn toteuttaminen 4 Projektin tavoitetila / Tulokselle asetettavat vaatimukset Projektille on asetettu seuraavat tavoitteet: Perustettavan osakeyhtiön liiketoimintasuunnitelman laatiminen Yksityiskohtainen suunnitelma, jonka perusteella yhtiö voidaan perustaa Yhtiön perustamiseen liittyvät asiakirjat (yhtiöjärjestys, mahdollinen osakassopimus, muut perustamisasiakirjat) Liiketoimintasuunnitelman osana tulee olla mm. tulos- rahoitus- ja taselaskelmat ainakin viidelle tulevalle vuodelle Yhtiön perustamissuunnitelma voi edellyttää myös yhtiön sidosyksikköasemaa koskevan selvityksen laatimista. Liiketoimintasuunnitelman tulee sisältää yhtiön tarjoamat palvelut ja aikataulu palvelujen laajuudesta ja niiden käytön laajuudesta 5 Rajaukset Täydennetään tarvittaessa myöhemmin.
FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 6 ( ) 6 Sidosryhmät Projektilla on seuraavat sisäiset sidosryhmät: Asikkalan kunta Hollolan kunta Hämeenkosken kunta Kärkölän kunta Lahden kaupunki Lahden kaupunkikonserni sekä muiden kuntien kuntakonsernin yhtiöt ja yhteisöt Nastolan kunta Orimattilan kaupunki Padasjoen kunta Päijät-Hämeen koulutuskonserni Päijät-Hämeen liitto Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä Henkilöstöjärjestöt Projektilla on seuraavat ulkoiset sidosryhmät: Päijät-Hämeen yrittäjät 7 Liittymät muihin projekteihin sekä muut reunaehdot Projektilla on liittymiä seuraaviin projekteihin: PAKETTI-projekti Lahden kaupungin TOTAL (Toimiva taloushallinto) hanke, jonka tarkoituksena on uusia Lahden taloushallinnon tietojärjestelmä ERPpohjaiseksi Valtion tietohallintolain toimeenpano ja siitä aiheutuvat vaatimukset kuntien ICT:lle 8 Tekniset vaatimukset Projektin tekniset vaatimukset ovat seuraavat: Täydentyy tietojärjestelmien valmisteluryhmän työn pohjalta
FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 7 ( ) 9 Raportointi ja dokumentointi Projektipäällikkö raportoi projektin ohjausryhmälle projektin edistymisestä ja mahdollisista aikataulu- ja kustannusarviomuutoksista vähintään kuukausitasolla. Kokous- ja muu vastaava materiaali toimitetaan osallistujille sähköpostitse pdf-muodossa, Projektiin liittyvä julkinen dokumentaatio sijoitetaan Paketti-projektin wwwsivuille, joista myös kuntalaiset voivat käydä niihin tutustumassa. Ohjausryhmä määrittelee dokumenttien julkisuuden. Muun muassa liiketoimintasuunnitelma ei ole kaikilta osin julkinen dokumentti. Projektin tuottamat dokumentit arkistoidaan Päijät-Hämeen liitossa. 10 Tiedottaminen Tiedottaminen henkilöstölle tapahtuu ohjausryhmän päättämällä tavalla ja laajuudessa. FCG ja Paketti-projektin henkilökunta laativat yhdessä säännöllisesti projektin etenemisestä uutiskirjeen, joka toimitetaan kaikissa mukana olevissa organisaatioissa koko sille henkilöstölle, joita projektissa suunnitellut muutokset tulevat suoraan koskemaan. Uutiskirje hyväksytetään ennen julkaisua työryhmien puheenjohtajilla. Tätä varten kootaan yhteinen sähköpostilista. Uutiskirjeeseen lisätään lisäksi linkit materiaaliin, joka on sijoitettu Pakettiprojektin www-sivustolle. Osallistuvat organisaatiot tiedottavat lisäksi omalle henkilöstölleen projektin etenemisestä kukin parhaaksi katsomallaan tavalla omien tarpeidensa pohjalta. Tiedottaminen muille tahoille tapahtuu ohjausryhmän päättämällä tavalla ja laajuudessa.
FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 8 ( ) 11 Aikataulu ja vaiheistus Työsuunnitelman vaiheet ja aikataulu Kesä-Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu FCG Ohjausryhmä Työryhmät (TH, HR, ICT) Henkilöstötyöryhmä Projektin tavoitteiden ja työsuunnitelman hyväksyminen 14.6. Tiedotus 14.6. Omistajahaastattelut ja aineiston kerääminen Aloituskokoukset 17-22.6. 1. Luonnoksen kirjoitus Katselmointikokous 10.8. Katselmointikokoukset 24-26.8. Kokous Tarkennukset + Workshoppien valmistelu Strategia Workshop 13.9. Operatiivinen workshop Kokous 2. luonnoksen kirjoitus Katselmointikokous 11.10 Katselmointikokoukset Kokous/Tiedotus Viimeistely ja luovutus 31.10. mennessä Hyväksyminen 3.11 Tiedotus 12 Riskianalyysi Lahden TOTAL-hankkeen aikataulu ja vaikutukset palvelukeskuksen toimintaan on nostettu ohjausryhmässä merkittäväksi huolenaiheeksi. Asiaa pyritään selvittämään projektin kuluessa. Henkilöstöön liittyvistä asioista tiedottaminen ja henkilöstön sitouttaminen on tärkeää hoitaa hyvin, jotta itse projekti ja sitä seuraava mahdollinen toiminnan uudelleenorganisointi onnistuu sujuvasti 13 Projektin päättäminen Projekti katsotaan päättyneeksi, kun ohjausryhmä on vastaanottanut ja hyväksynyt projektin tuloksena syntyneet raportit.
FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 9 ( ) 14 Versiohistoria Versio Pvm Laatija Kommentit / Muutokset 0.1 14.6.2011 Roope Rauhalinna 1.0 19.6.2011 Roope Rauhalinna 1.1 23.6.2011 Roope Rauhalinna Ensimmäinen versio Ohjausryhmän avauskokoukseen Ohjausryhmän kokouksessa todetut muutokset - erillisen korjausmerkintädokumentin mukaan. Kohtiin 3.3.2 ja 10 tehdyt korjaukset henkilöstöpalveluiden työryhmän 22.6. kokouksen perusteella