Kuva: Heidi Luukkonen Ulkoministeriön henkilöstötilinpäätös 2016
Johdanto Henkilöstötilinpäätös on tehty uudella tavalla vuodesta 2016. Tavoitteena on ollut muodostaa ytimekäs kokonaisuus ja siirtää liitteiden muotoon tilastotietoa. Henkilöstötilinpäätös on henkilöstöjohtamisen ja suunnittelun työkalu, jossa kuvataan henkilöstön tilaa käytettävissä olevien tietojen pohjalta. Raporttiin on tehty tilannekatsaus henkilöstöstrategian tavoitteiden näkökulmasta. Vuonna 2016 muun muassa otettiin käyttöön valtionhallinnon uusi henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä Kieku, ja Valtiolle.fi-palvelu myös sisäisenä rekrytointikanavana, koulutus- ja työhyvinvointiasiat keskitettiin työyhteisö-kehittäjille, panostettiin paikallisesti palkattujen palvelussuhteiden hoidon ohjeistukseen ja viestintään, käynnistettiin hankkeita, joilla kehitetään Suomen edustautumista maailmalla (TAMA-hankkeita), korostettiin toimintatapaa, jossa 70% opitaan työssä, 20% kollegoilta ja 10% koulutuksessa ja henkilöstöjohtaja vaihtui, kun Vesa Lehtonen siirtyi uusiin tehtäviin elokuun lopussa ja Pirjo Tulokas aloitti syyskuussa.
Henkilöstöstrategian tavoitteet Henkilöstöstrategia (Hestra) 2015-2020:n tavoitteet: Ohjaamme henkilövoimavarat entistä joustavammin tärkeimpiin kohteisiin. Kehitämme ministeriön palkkausjärjestelmää. Toteutamme hyvän johtajuuden periaatteita entistä tasaisemmin ja paremmin koko organisaatiossa. Vahvistamme työhyvinvoinnin yhteyttä henkilöstön kehittämiseen. Kehitämme edustustojen toimintaa työnantajana. Hestran kautta toteutamme UM:n arvoja yhteistyö, luovuus ja tuloksellisuus.
1. Ohjaamme henkilövoimavarat entistä joustavammin tärkeimpiin kohteisiin Yleisuran 937 virkamiestä (v. 2016) kuuluvat ulkoministeriön sisäisen tehtäväkierron piiriin. Vuosittain tehtäväkierrossa on sisäisessä haussa noin 250 eritasoista tehtävää sekä ministeriössä Helsingissä että ulkomaanedustustoissa. Julkiseen hakuun ministeriö ja edustustot avasivat vuonna 2016 Ministeriössä: Noin 110 määräaikaista virkasuhdetta tai virkaa 10 työsopimussuhdetta Noin 70 harjoittelijaa ja 40 kesätyöntekijää Edustustoissa: 275 paikallisesti palkattua erilaisiin tehtäviin Noin 260 harjoittelijaa Ministeriön johto kohdensi henkilövoimavaroja toiminta ja taloussuunnitteluprosessin kautta: Edustustoihin perustettiin neljä uutta maahantuloon ja perheenyhdistämiseen liittyvää tehtävää Suomeen kohdistuneen maahanmuuton seurauksena. Singaporessa, Teheranissa, Ankarassa, Los Angelesissa, New Yorkissa ja Ottawassa aloitti kaupallinen erityisasiantuntija hallituksen kärkihankkeen osana. Ministeriöstä ja edustustoista leikattiin 35 kehitysyhteistyötehtävää kehitysyhteistyömäärärahoihin kohdistuneiden leikkausten johdosta.
2. Kehitämme ministeriön palkkausjärjestelmää Ulkoasiainhallinnossa on käytössä Valtion virkamiesten palkkausjärjestelmän sovellus UPJ ulkoasiainhallinnon palkkausjärjestelmä. Valtaosa ulkoministeriön virkamiehistä, noin 1200, on UPJ:n piirissä. Lisäksi on käytössä Valtion ylimmän johdon palkkausjärjestelmä (YLVA) sekä Edustuston päälliköiden palkkausjärjestelmä (EPJ). UPJ-palkka koostuu tehtäväkohtaisesta palkan osuudesta ja henkilökohtaisen suorituksen arviosta. Tehtäväkierrosta johtuen erityisesti suoritusarviointijärjestelmään on kohdistunut muutospaineita. Järjestelmän kehittämisestä on keskusteltu hallinnon ja henkilöstöjärjestöjen välillä. Valtionhallinnon ja keskusjärjestöjen tasolla käynnisteltiin keskustelua valtion palkkausjärjestelmien yhtenäistämisestä. Henkilöstön sijoittuminen vaativuusluokkiin
3. Toteutamme hyvän johtajuuden periaatteita entistä tasaisemmin ja paremmin koko organisaatiossa. Esimies- ja johtamisvalmennuksia vuonna 2016: Esimiesratikka (tiiminvetäjille) Take-esimiesvalmennus (johtajavalmennus aloittaville esimiehille) Ministeriöiden yhteinen esimiesvalmennus (Mesi) Valtiohallinnon yhteinen Tulevaisuuden johtajat valmennus Valtio Joko - johtamisvalmennus Johtavana asiantuntijana valtionhallinnossa valmennus (Jova) Hyvän johtajuuden periaatteet ulkoasianhallinnossa: Tavoitteellinen Toimeenpaneva ja tuloksellinen Uudistumiskykyinen ja kehitysmyönteinen Osallistava ja vuorovaikutteinen Kannustava ja tasapuolinen Uudistuneessa koko valtion yhteisessä työtyytyväisyysbarometrissä UM:n johtajuusindeksi oli yksi parhaista. 3,65 3,6 3,55 3,5 3,45 3,4 3,35 3,3 3,25 Koko valtio LVM UM PLM Valtiokonttorin raportti: http://www.valtiokonttori.fi/fi- FI/Virastoille_ja_laitoksille/Henkilostohallintoa_ja_johtamista_tukevat_palvelut/Johtamisen_ja_esimiestyon_tuki/VMBarotyotyytyvaisyyskysely/Tulok set_valtiolla
4. Vahvistamme työhyvinvoinnin yhteyttä henkilöstön kehittämiseen. Henkilöstön kehittämisyksikkö ja työhyvinvointiyksikkö yhdistyivät 1. elokuuta 2016. Uudessa yksikössä on yhdeksän työyhteisökehittäjää, joiden tehtävänä on tukea vastuuosastojensa esimiehiä ja työyhteisöjä työhyvinvoinnin ja osaamisen kehittämisessä. Loppuvuosi 2016 oli uuden toimintakonseptin sisäänajoa. Uudistuneessa työtyytyväisyysbarometrissa osaamisen, oppimisen ja uudistumisen indeksi ulkoasiainhallinnossa oli 3,72/5. Työnantajani tukee osaamiseni ylläpitoa ja parantamista Vuorovaikutus- ja keskustelutilanteet työyhteisössäni tukevat osaamistani ja uudistumistani Voin oppia ja uudistua työssäni. Kehityskeskustelut auttavat minua työni tekemisessä ja osaamiseni kehittämisessä. Voin kehittää osaamistani kollegojen, sidosryhmien ja asiakkaiden kanssa verkostoitumalla.
5. Kehitämme edustustojen toimintaa työnantajana Paikallisesti palkattuja on 961 henkilöä, joka on 64% edustustojen henkilöstöstä. Kansalaisuuksia on 80, Suomen kansalaisia 36%. Henkilöstöpalveluyksikkö neuvoo ja ohjaa edustustoja paikallisesti palkatun henkilöstön palvelussuhdeasioissa ja osallistuu paikallisesti palkattua henkilöstöä koskevien määrärahaesitysten käsittelyyn. Toimintavuotta hallitsi aktiivinen osallistuminen Kiekuhenkilöstöjärjestelmän suunnitteluun ja käyttöönottoon liittyvät monipuoliset, määrältään ja laajuudeltaan mittavat tehtävät. Edustautumisen tavat ja mallit -hanketta ja muita kehittämistehtäviä edistettiin mahdollisuuksien mukaan esim. ylläpitämällä aktiivisesti Edustustojen työnantajatuen sähköistä työtilaa. Kannustinpalkkiojärjestelmää jatkettiin ja käyttöä laajennettiin edustustojen toiminta- ja taloussuunnitelmien esitysten pohjalta. Myös yhteistyö muiden Pohjoismaiden kesken jatkui säännöllisenä. Paikallisesti palkattujen palvelussuhdeasioita käsittelevä Pohjoismainen kokous järjestettiin Helsingissä joulukuussa 2016.
Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus Ministeriön tasa-arvotyöryhmä TASAKO tuki osastoja ja teki esityksiä tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden toiminnallistamiseksi ministeriössä. Työtyytyväisyysbarometrin mukaan sukupuolten välinen tasa-arvo sai hyvän arvosanan (4,1/5) samoin kuin yhdenvertaisuuskokemukset (3,75/5). Ministeriön ylimmässä johdossa ja edustustonpäälliköistä naisia oli 46%. Naisia oli diplomaattiuralaisista 56%, hallintouralaisista 88%, ministeriön erityisvirkamiehistä 70% ja edustustojen erityisasiantuntijoista 49%.
Lisää tietoa TTB 2016 tulosten raportti UM:n sisäisessä verkossa Hyvän työyhteisön opas UM:n sisäisessä verkossa Katsaus valtion henkilöstön työtyytyväisyyteen 2016 Valtiokonttorin verkkosivuilla UM:n tilinpäätös 2016 Ulkoministeriön verkkosivuilla