Carea Tiekartan laatiminen vapaaehtoisen kuntayhtymän perustamiseen liittyen 7.9.2017
Johdanto Tiekartassa määritellään vapaaehtoisen kuntayhtymän suunnittelun osakokonaisuudet, niiden sisältämät tehtävät, vaiheistus ja resursointi. Tiekartan kolme painopistealuetta ovat: 1. Kuntayhtymän organisaation ja toiminan valmistelu sekä sen toiminnan käynnistäminen 2. Ydin ja tukipalveluiden tarvittava kehittäminen ja uudistaminen 3. Yhteensopivuus valtakunnan tason suunnitelmien kanssa Projekti toteutetaan kahdessa vaiheessa: Osa 1 (7.9 mennessä): Tiekartan osa-alueet ja aikataulu sekä taustamateriaalia päätöksenteon tueksi Osa 2 (syyskuun loppuun mennessä): Tiekartan osa-alueiden jako tehtäviin, tehtävien aikataulutus, vastuutus ja resursointi + materiaalin (listatekstit) valmistelu päätöksentekoa varten Lisäksi otetaan kantaa seuraaviin asioihin: Miksi vapaaehtoinen kuntayhtymä Kymenlaaksossa kannattaa toteuttaa eli yleiset perusteet ja Kymenlaakson faktat Uuden tulevan kuntayhtymän tavoitteet (palvelut, asiakkaat, henkilöstö, talous, sidosryhmät). Selvitys tehdäänkö kokonaan uusi kuntayhtymä vai käytetäänkö Careaa teknisenä alustana Projektin lopputuloksena syntyy konkreettinen tiekartta osakokonaisuuksineen, aikatauluineen ja vastuineen Tiekartta viimeistellään syyskuussa 2017 ja se viedään kuntien päätöksentekoon lokakuussa. 2
Päivän tavoite Käydä keskustellen läpi seuraavat kalvot ja päättää jatkotyöstämisen painopisteistä Etenkin tiekartan osa-alueet ja painotukset niiden välillä Sopia etenemisestä ja työohjelman hyväksyminen keskeistä aikatauluttaa sovitut kaksi työkokouspäivää syyskuulle Lähtökohtaisesti ajatuksena työstää asioita aktiivisesti yhdessä sekä aamu- että iltapäivällä Jos aikatauluhaasteita, niin voidaan pitää myös ap/ip pituisina (4h) Sopia työn valmistumispäivä 30.9 vai joku muu? Sopia listatekstien tuottamisvastuusta ja työskentelytavasta Kenellä runkovastuu, ketkä kommentoivat? Milloin ensimmäinen versio valmiina? Seuraavilla kalvoilla esitetty osa-alueiden jaottelu ja tehtävät ovat suuntaa antavia ja niitä tarkennetaan syyskuun aikana 3
Uusi kuntayhtymä vs. Carean pohjalle Asiaa on pohdittu useissa maakunnissa vapaehtoisia kuntayhtymiä suunniteltaessa (mm. Päijät-Häme ja Etelä-Savo). Päijät- Häme päätyi rakentamaan kuntayhtymän PHSOTEY:n pohjalle, samoin ESSOTE rakennettiin ESSHP:n päälle Alla on esitetty tiivistetty pohdinta asiasta käytännön toteutuksen näkökulmasta. KOKONAAN UUSI KUNTAYHTYMÄ UUSI KUNTAYHTYMÄ CAREAN POHJALLE Hyviä puolia - Uusi alku ei vanhan organisaation mahdollisia rasitteita - Mahdollisuus tehdä kokonaan uuden tyyppinen tapa toimia - Mahdollisuus johdon ja avainhenkilöiden valintaan puhtaalta pöydältä Haasteita - Hitaampi ja raskaampi käynnistää - Edellyttää koko infrastruktuurin ja sopimusten tekemistä alusta/uudelleen, vaikka hyödynnettäisiin Carean alustaa - Asteittaiset muutokset haasteellisempia paine tehdä kaikki heti - Henkilöstökysymykset ja jatkuvuus Hyviä puolia - Aiemman organisaation infrastruktuuri valmiina voidaan tehdä tärkeysjärjestyksessä asteittaisia parannuksia, eikä kaikkea tarvitse tehdä välittömästi - Nopeampi ja kevyempi käynnistää - Tällä hetkellä jo suurin toimija jatkuvuus henkilöstön näkökulmasta Haasteita - Edellyttää keskeisten sopimusten, organisaation ja tehtävien uudelleen määrittelyä - Pelko kuntien ja luottamushenkilöiden ohjauksen heikkenemisestä - Suunnittelussa ja toteutuksessa tulee painottaa peruspalveluita muuten pelko ESH keskeisyydestä Todellisuudessa onnistuminen kummassa tahansa mallissa edellyttää hyvää strategista suunnittelua, selkeää tavoitteen asetantaa sekä strategisen ja operatiivisen johtamisen selkeyttämistä Carean pohjalle rakentaminen on todennäköisesti nopeampi, helpompi ja edullisempi vaihtoehto 4
Kuntayhtymän rakentuminen: järjestäjän, tuotannon ja tukipalveluiden organisoituminen, yhteisen tietopohjan rakentaminen, muutosjohtaminen Tavoite Yhtenäinen ja toimiva maakunta Vaatimukset Järjestäjän ja tuotannon organisoituminen. Palveluntuotannon uudistaminen. Palveluiden horisontaalinen ja vertikaalinen integraatio. Suunnittelu, organisointi, projektointi Osa-alueet 1 Järjestäjän 2 3 4 5 Palveluntuotannon ICT ja Tukipalveluiden organisointi: Talous, tiedon alueellinen hallinta ja organisointi ja digitalisaatio johtamis- ja tuotanto organisointi uudistaminen ohjausmalli 6 Tarvittavien sopimusten laatiminen 7 Muutoksen johtaminen, viestintä LUOTTAMUKSELLINEN
1 Järjestäjän organisointi: alueellinen johtamis- ja ohjausmalli JÄRJESTÄJÄN ORGANISOINTI: ALUEELLINEN JOHTAMIS- JA OHJAUSMALLI Järjestämissuunnitelman laatiminen ja strategiatyö; Kuntayhtymän tärkeimpien tavoitteiden määrittely. Järjestäjän tarvitsemien osaamistarpeiden ja kyvykkyyksien määrittely Operatiivisen ja strategisen järjestämisen työnjako; poliittinen päätöksenteko ja -valta vs. operatiivinen ohjaus Palvelu- ja potilasohjauksen periaatteiden ja toteutuksen suunnittelu Palveluntuotannon periaatteiden ja kehittämistarpeiden täsmentäminen (palveluintegraatio) Järjestämissuunnitelman laatiminen ja strategiatyö Järjestäjän tarvitsemien osaamistarpeiden ja kyvykkyyksien määrittely Palvelu- ja potilasohjauksen periaatteiden määrittely ja palveluohjausyksikön rakentaminen Operatiivisen ja strategisen järjestämisen työnjaon määrittely Suunnitelma miten palvelutuotantoa ja palveluiden myöntökriteereitä sopeutetaan talousraamien puitteissa Palveluverkon masterplan valmis Palvelutuotannon tärkeimmät kehittämistarpeet määritelty ja vastuutettu Järjestäjäorganisaatio valmis 6
2 Palvelutuotannon organisointi ja uudistaminen PALVELUTUOTANNON ORGANISOINTI JA UUDISTAMINEN Tarkennetaan tavoitteet ja palvelutuotannon organisoinnille (lyhyt ja keskipitkä tähtäin, 1 5v) Asiakasryhmäkohtaiset sisäiset kärkihankkeet valittu Yksinkertainen suunnitelma palveluntuotannon organisoimiseksi ja palveluiden kehittämiseksi Laaditaan suunnitelma palveluohjauksen organisoimiseksi maakunnallisesti eri asiakassegmenteille (ikäihmiset, vammaiset henkilöt, lapset ja perheet, Päihde- ja mielenterveys) organisointi erityisesti viranomaispäätösten osalta Keskeisten henkilöstökysymysten määrittely, jotka liittyvät uuden kuntayhtymän perustamiseen ja mahdollisiin siirtoihin Tarkennetaan lyhyen ja keskipitkät tavoitteet Asiakasryhmäkohtaiset suunnitelmat kehittämisen kärjistä Keskeisten henkilöstökysymysten määrittely Henkilöstövaikutusten arviointi ja olemassa olevien resurssien allokointi eri toimintojen kesken Valinnanvapauspilotti alkaa Valinnanvapauspilotin tarkentaminen Asiakasryhmäkohtainen palveluohjaus käytännössä Sisäisten kärkihankkeiden pilotointien aloittaminen Suunnitelmien viimeistely ja toimeenpanon aloittaminen Organisointisuunnitelma valmis 7
3 Talous, tiedon hallinta ja tuotanto TALOUS, TIEDON HALLINTA JA TUOTANTO, TIEDOLLA JOHTAMINEN Taloudellisten tavoitteiden määrittely Järjestäjän yleisten ja toimintokohtaisten tietotarpeiden määrittely Seurantamallin ja tiedon tuottamisen määrittely ja vaiheistaminen Taloudellisen ja toiminnallisen perustiedon tuottaminen ml. Ylätason tuotteistus ja budjetointi Tuottajien ohjauksen edellyttämien tietotarpeiden määrittely ja seuranta- ja raportointimallin luominen Talouden ja toiminnan seurantamallin suunnitelma valmistuu Ylätason tuotteistus Palveluohjauksen tarvitseman asiakas- ja asiakasryhmäkohtaisen tiedon tuottaminen siirtymävaiheessa Kirjauskäytäntöjen auditointi ja yhdenmukaistaminen. Rakenteellisen kirjaamisen valmistelu Palvelutuotannon kriittisten perustietojen tuotannon määrittely Yhteisen budjetin simulointi Toiminnallisen ja talouden seurantamallin käyttöönotto Kuntayhtymän talous- ja tiedon tuottamismalli valmis 8
4 ICT ja digitalisaatio ICT JA DIGITALISAATIO Nykyjärjestelmien ja niiden kustannusten kartoitus ja analysointi Nykyisten järjestelmien tarjoaman tuen ja puutteiden tunnistaminen, Suunnitelma ja road map järjestelmätuen tarjoamiseksi Kansallisten ja maakunnallisten ICT -ratkaisujen vaikutusten selvittäminen Digitalisaation mahdollistamat toiminnan muutokset (tunnistaminen, suunnittelu ja toteutuksen kuvaus) Toiminta- ja prosessikohtaisten liiketoimintavaatimusten määrittely ja kuvaaminen Kuntayhtymämallin mukaisen ICT infrastuktuurin minimivaatimusten määrittely Tärkeimpien digitalisaatioratkaisuiden alustava määrittely Kuntayhtymämallin mukaisen ICT infrastuktuurin minimivaatimusten viimeistely Toteutussuunnitelman laatiminen Tietohallinnon toteutuksen valmistelu Suunnitelma kevyistä digiratkaisuista Digitalisaation mahdollistamat toiminnan muutosten pilotointi Kuntayhtymän tietohallintomalliin siirtyminen Priorisoitujen digiratkaisujen käyttöönotto 9
5 Tukipalveluiden organisointi TUKIPALVELUIDEN ORGANISOINTI Nykytilan analysointi ja maakunnallisen tukipalveluvision määrittely Ydinpalveluiden keskeisten tarpeiden määrittely tukipalveluiden tuotannon näkökulmasta Maakunnan ja kuntien välisen yhteistyön määrittely tukipalveluiden organisoinnissa ja tuotannossa Tukipalveluiden organisointimahdollisuudet huomioiden mm. valtakunnalliset palvelukeskukset Synergioiden ja säästöpotentiaalin määrittely - Tiekartan laatiminen: Miten potentiaali voidaan saavuttaa? Tuotannon ja organisoinnin määrittely siirtymäajalle Synergioiden tunnistaminen kuntayhtymän sisällä Ylimaakunnallisten yhteistyömahdollisuuksien määrittely Kuntayhtymän ja kuntien välisen yhteistyön määrittely Kiinteistökysymysten ratkaisu tarvittaessa Omien tukipalveluiden suhde valtakunnallisiin palvelukeskuksiin Kehittämis- ja säästöpotentiaalin määrittely: mitä kannattaa tehdä välittömästi uudessa kuntayhtymässä, mitä myöhemmin maakunnassa Tukipalveluiden organisointija ohjausmallin määrittely Tukipalveluiden organisointi ja ohjausmallin rakentaminen Tukipalveluiden toiminnan ja talouden raportoinnin rakentaminen 10
6 Tarvittavien sopimusten laatiminen Perussopimuksen laatiminen, sisältää mm. omistajaohjausmallin TARVITTAVIEN SOPIMUSTEN LAATIMINEN Kuntien ja kuntayhtymän väliset sopimukset ja säännöt, ml. mahdolliset kuntayhtymän ja kuntien väliset sopimukset tukipalveluiden käytöstä ja niiden kustannuksista Hallinto- ja johtosääntö Kuntien ja palveluntuottajien (yksityinen ja kolmas sektori) välisten sopimusten kartoitus, tarvittavien sopimusten siirto kuntayhtymälle ja mahdollisten toimenpiteiden määrittely mitä asioita tulee mahdollisesti huomioida / neuvotella / tarkentaa kuntayhtymään siirryttäessä Valtakunnan tason vaatimusten, lainsäädännön muutosten ja velvoitteiden seuranta sekä em. edellyttämien muutosten ja toimenpiteiden määrittely ja toteutus Kuntayhtymän ja kuntien välisten sopimusten laatiminen Kuntien ja palveluntuottajien (yksityinen ja kolmas sektori) välisten sopimusten kartoitus Ohjausmallin tarkentaminen Mahdollisten toimenpiteiden määrittely liittyen palveluntuottajien sopimuksiin Mahdolliset neuvottelut palveluntuottajien kanssa Kuntayhtymän ja kuntien väliset sopimukset tukipalveluiden käytöstä ja niiden kustannuksista Kaikkien sopimusten viimeistely 11
7 Muutoksen johtaminen, viestintä MUUTOKSEN JOHTAMINEN, VIESTINTÄ Muutoksen edellyttämien resurssien ja vastuiden määrittely Osakokonaisuuksien määrittely ja projektointi sekä aikataulutus, resursointi ja päätöksenteon vaiheistus Muutostoimenpiteiden priorisointi Avainhenkilöiden valinta ja muutoksen vastuutus Muutoksen operatiivisen johtamisen suunnittelu ja toteutus Muutoksen edellyttämien resurssien määrittely (Avainhenkilöiden valinta) Viestintäsuunnitelman tark. Henkilöstön sitouttamis- ja osallistamissuunnittelu Viestintä ja henkilöstön infotilaisuudet Johdon ja esimiesten valmennuksen suunnittelu ja toteutus Viestintä ja henkilöstön infotilaisuudet Johdon ja esimiesten valmennuksen suunnittelu ja toteutus Johdon ja henkilöstön tuki muutoksen toteutuksessa Viestintä ja henkilöstön infotilaisuudet Johdon ja esimiesten valmennuksen suunnittelu ja toteutus 12