YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 1 Kokousaika Torstai 28.5.2015 kello 18.00 Kokouspaikka Keskusseurakuntatalo, III-kerroksen kokoushuone, Rauhankatu 14 Läsnä Aulis Ansaharju puheenjjohtaja Anja Huostila Anna-Kaisa Häppölä Jouni Lehtonen Heikki Lindroth Anneli Marttila Antti Puuska Erkki Alanen Leena Pietilä Timo Kalaja Jukka Alarotu Heli Ulvinen Kai Kauppinen Eija Rantala Marco Björkskog Päivi Hyvärinen ykv pj ykv vpj ykn pj talousjohtaja kiinteistöpäällikkö talouspäällikkö henkilöstöpäällikkö Käsitellyt asiat 1 - x Allekirjoitukset Puheenjohtaja Aulis Ansaharju Sihteeri Marco Björkskog Pöytäkirjan Tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna 19.3.2015 Pöytäkirja Yleisesti Nähtävänä Otteen Oikeaksi Todistaa: Allekirjoitukset Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto Todistaa Kirkkoherra Timo Kalaja xx.xx.2015
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 2 20 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 21 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty ille kirjepostina 22.5.2015. Yhteisen kirkkoneuvoston talous- ja henkilöstöjaoston kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 22 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 23 Pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. 24 Ilmoitusasiat Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A 4 / 2015 - Työaikakokeilun palautelomake Kirkon työmarkkinalaitoksen uutiskirje 2/2015 Talous- ja henkilöstöjaosto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi.
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 3 25 Seurakuntayhtymän verotulokertymä ja tuloslaskelma / huhtikuu 2015 Liitteenä 1 on seurakuntayhtymän kirkollisveron tilitykset vertailuineen sekä liitteenä 2 seurakuntayhtymän tuloslaskelma ajalta 1.1.- 30.4.2014. Talous- ja henkilöstöjaosto merkitsee asian tiedoksi. 26 Seurakuntayhtymän sijoitukset Liitteenä 3 on yhdistelmä seurakuntayhtymän sijoituksista 30.4.2015. Talous- ja henkilöstöjaosto merkitsee asian tiedoksi. 27 Traktorin hankinta Vuoden 2015 talousarvion investoinneissa on hautausmaiden traktorihankintoihin varattu käytettäväksi 120.000. Vaihtovuorossa on New Holland TL 100-4 (rek. 27.5.2002), jossa on etukuormaaja. Vaihdossa luovutetaan traktorin puulaitainen perävaunu. Traktorin käyttötuntimäärä on 6069 h (tarkistettu 20.5.2015). Traktoria käytetään hautausmaan kunnossapitoon, perävaunukäyttöön sekä kiinteistötyöhön. Traktorin tulee olla tieliikennekelpoinen, turvallinen ja tehokas. Kokoa rajoittavia tekijöinä ovat hautausmaiden käytäväverkosto ja säilytystilat. Traktoria voidaan tarvittaessa käyttää koko seurakuntayhtymän alueella. Traktorin tarjouspyyntö laadittiin Ahveniston, Vanajan ja Vuorentaan hautausmaiden vaatimuksia vastaaviksi. Kansallinen hankintailmoitus julkaistiin HILMA:ssa 25.2.2015. Tarjoukset avattiin 24.3.2015. Tarjouksen toimittivat määräaikaan 23.3.2015 klo 12.00 mennessä seuraavat: - Agrimarket Hankkija Oy (John Deere 6115M 4WD) - Hämeen Traktori Oy (New Holland T 4.105 DC PS ja T 5.115 DC PS) - Konekesko Oy (Massey Ferguson 5610 Dyna-Ess. ja 5611 Dyna-Ess.) - ACCO Suomi Oy (Valtra N103h3). Tarjousten voimassaoloaika on 30.6.2015 saakka.
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 4 Tarjousten käsittely: Tarkistettu tarjousten tarjouspyyntömukaisuus ja kokonaistaloudellisuus, tutustuttu tarjouksiin ja traktoreihin, tehty tarjousvertailu ja yhteenveto. Tutustuminen ja koeajot tehtiin vk: 19-20. Erityisammattimiehet Markku Lempinen ja Eero Partio pitivät parhaimpana Massey Ferguson 5611 Dyna- Ess. ja toiseksi parhaana New Holland T 5.115 DC PS. Nämä traktorit ovat kokoluokaltaan ja teholtaan sopivimmat verrattuna samojen merkkien pienempiin versioihin. Yhteenveto Tarjousvertailun pisteytys: mitat ja tekninen soveltuvuus. Kuormaimen käyttöä ei voitu tarkistaa, koska niitä ei ollut esittelykoneissa. Huoltotyön helppous on kaikissa traktoreissa samaa luokkaa. Koeajossa näkyvyys ja ergonomia olivat samaa luokkaa. Traktorin lopullinen hinta määräytyy tilattavista varusteista ja lisälaitteista. Traktorin toimitusaika pyritään sovittamaan hautausmaan työtilanteen ja saatavuuden mukaan 30.9.2015 mennessä Liitteenä 4 on tarjouspyyntö, liitteenä 5 tarjousten avauspöytäkirja ja liitteenä 6 tarjousvertailu, jossa pisteytys. Kaikki saadut tarjousasiakirjat ovat nähtävillä kokouksessa. Konekesko Oy:n tarjouksessa Massey Ferguson 5611 Dyna-Ess.traktorin bruttohinta on 86.800. Tarjousten mukaan vaihtokoneen ja -perävaunun hyvitys on 31.000. Lisälaitteiden osto 20.540. Näin ollen maksettavaksi jää 76.340. Muiden tarjousten tekijöiden hinnat ovat tarjousvertailussa. Ahveniston, Vanajan ja Vuorentaan hautausmailla on ollut yli 20 vuotta käytössä traktorin vetämä konttivaunu ja avokontit. Kontteja käytetään hautausmaiden haravointijätteen, kukkamullan, ym. maan kuljetuksiin. Konttivaunua on jouduttu viime vuosina vahvistamaan ja kunnostamaan useasti. Myös kontit vaatisivat korjauksia. Konttivaunua ei enää valmisteta. Hautausmailla tarvitaan vastaava siirtolavajärjestelmä ja siksi on vielä pyydetty tarjouksia vaihtolavaperävaunusta ja koukkulavakalustosta. Tässä yhteydessä hankitaan koukkulavavaunu ja esim. 2-3 koukkulavaa. Siirtymällä koukkulavakalustoon, voidaan konttilavajärjestelmän käyttöä vähentää, jolloin se voisi kestää pidempään. Koukkulavat on mahdollista siirtää/tyhjentää kuorma-autolla, mikä nopeuttaa koukkulavojen käyttöä. Hyväksytään Konekesko Oy:n Massey Ferguson 5611 Dyna-Ess. traktoritarjous lisälaitteineen ja hyvityksineen hintaan 76.340 ja valtuutetaan ylipuutarhuri neuvottelemaan muiden varusteiden ja lisälaitteiden hankinnasta sekä vaihtolavaperävaunun ja koukkulavakaluston hankinnasta hautausmaiden traktorin hankintojen vuonna 2015 talousarvion investointiosan puitteissa.
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 5 28 Saadut puutavaran ostotarjoukset Vuoden 2015 talousarvion valmistelun yhteydessä arvioitiin puun myyntituloja kertyvän seurakuntakuntayhtymälle 160.000 euroa. Kanta-Hämeen metsänhoitoyhdistyksestä Pekka Maula on pyytänyt tarjoukset leimikoista, joka sijaitsevat Kalvolassa (Kirkkometsä) ja Rengossa (Uotila). Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostilla 9.4.2015 seuraaville: Stora Enso Oyj, Versowood Oy, Koskitukki Oy, Metsä Group, L&T Biowatti Oy, Harvestia Oy, Westas Group ja UPM-Kymmene Oyj. Leimikot on valittu vuosille 2013-2021 hyväksytyn metsänsuunnitelman pohjalta. Ostotarjousten viimeinen jättöpäivä oli keskiviikkona 23.4.2015 klo 16.00. Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät: Metsä Group, UPM-Kymmene Oyj sekä Versowood/L&T Biowatti Oy yhteistarjouksella. Tarjoukset avattiin torstaina 25.4.2015 ja avaustilaisuudessa olivat paikalla metsänhoitoyhdistyksen puolelta Pekka Maula ja Teemu Lahdensivu. Avaustilaisuudesta oltiin yhteydessä seurakuntayhtymän talousjohtaja Kai Kauppiseen. Todettiin, että saadut ostotarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia ja että yhteenvedon valmistelee Teemu Lahdensivu tiistaiksi 7.5.2014. Liitteenä 7 on saatujen ostotarjousten yhteenveto. Parhaimman tarjouksen jättivät Versowood/L&T Biowatti Oy hintaan 152.503,20 euroa. Kaikki saadut puutavaran ostotarjoukset, leimausselosteet ja alueiden kartat kuvioineen ovat nähtävillä kokouksessa. Talous- ja henkilöstöjaosto hyväksyy parhaan tarjouksen jättäneen Versowood/L&T Biowatti Oy:n tekemän yhteistarjouksen hintaan 152.503,20 euroa ja hyväksyy, että 10 % kauppasummasta maksetaan kaupan allekirjoituspäivästä seuraavan kuukauden viimeinen päivä ja loppumaksu loppumittausta seuraavan kuukauden viimeinen päivä.
YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON TALOUS- JA HENKILÖSTÖJAOSTO Sivu 6 29 Muut asiat Kiinteistöstrategian valmistelun tilanne / Rengon pappilan tilanne Sijoitustarjouspyynnön valmistelun tilanne Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus kyselyn tilanne Seurakuntakuntayhtymän uuden henkilöstöorganisaation käynnistämisen tilanne 30 Seuraava kokous Seuraava talous ja henkilöstöjaoston kokous pidetään torstaina 27.8.2015 klo 18.00 Keskusseurakuntatalolla. 31 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 32 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.