MANAGERIX Opas administraattori-tason käyttäjille SISÄLLYS MANAGERIX -ohjelman esittely... 2 Kirjautuminen... 2 Käyttöliittymä... 2 1 ORGANISAATIO Organisaation tietojen tarkastelu ja muokkaaminen4 Yhteenveto organisaation tiedoista... 5 Käyttäjätietojen tarkastelu... 5 Käyttäjätietojen muuttaminen... 5 Käyttäjäryhmien tarkastelu... 6 Työkalujen tarkastelu... 7 Käyttäjien liittäminen aliorganisaatioista... 7 TYÖKALUT Liitä käyttäjäryhmiä... 8 Liitä käyttäjiä... 9 Administraattoreiden valinta...10 KÄYTTÄJÄRYHMÄT Lisää käyttäjäryhmä...11 Poista käyttäjäryhmiä...12 Tarkastele ja muokkaa käyttäjäryhmän tietoja...12 Liitä käyttäjiä...13 KÄYTTÄJÄT Lisää käyttäjä...14 Poista käyttäjiä...15 Tarkastele ja muokkaa käyttäjätietoja...16 RYHMÄPOSTITUS Postia organisaation kaikille käyttäjille...17 Postia organisaation käyttäjäryhmälle...18 Postia yksittäisen työkalun käyttäjille...19
2 MANAGERIX -ohjelman avulla administraattori-tason käyttäjä voi hallita organisaationsa käyttäjätietoja: muokata organisaation perustietoja määritellä organisaation muut administraattoritason käyttäjät luovuttaa työkalujen käyttäjäoikeuksia lisätä ja poistaa käyttäjiä sekä muuttaa heidän tietojaan Kirjautuminen Avaa selainohjelma ja kirjoita osoiteriville http://managerix.internetix.fi Kun sivu on latautunut selaimeesi, avautuu kirjautumisikkuna. Kirjoita tekstikenttiin operaattorilta saamasi käyttäjätunnus ja salasana. Hyväksy tiedot napsauttamalla OK -painiketta. Käyttöliittymä -ohjelman käyttöliittymä rakentuu kahdesta kehyksestä:
3 Vasemmassa kehyksessä olevat toiminnot ovat aina näkyvissä. Toiminnot on jaoteltu viiden pääryhmän alle: organisaatiot, työkalut, käyttäjäryhmät, käyttäjät ja ryhmäpostitus. Oikealla on pääkehys eli työtila, johon sivut avautuvat. Pääkehyksen sisältö vaihtuu aina kun valitset tietyn toiminnon vasemmasta kehyksestä. Organisaatio: Ylimmällä eli organisaatiotasolla voit muokata sekä organisaation että käyttäjäryhmien ja käyttäjien perustietoja. Työkalut: Työkalun käyttöoikeuden voit antaa yksittäiselle käyttäjälle, esim. opettajalle, tai käyttäjäryhmälle. Käyttäjäryhmät: Käyttäjäryhmiksi voit luoda esim. opiskelijajoukkoja eli luokkia. Käyttäjät: Voit lisätä ja poistaa käyttäjiä sekä muuttaa heidän tietojaan. Ryhmäpostitus: Voit lähettää postia organisaation kaikille käyttäjille, tietylle käyttäjäryhmälle tai yksittäisen työkalun käyttäjille. Istunto päättyy, kun suljet selainohjelman.
4 ORGANISAATIO Organisaation tietojen tarkastelu ja muokkaaminen Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Organisaatiolinkkiä, jolloin näet organisaation hallinnointiin liittyvät valinnat. Napsauta Organisaation tiedot -linkkiä, joka avaa organisaation tietolomakkeen. Voit tarkastella ja muokata organisaatiosta tallennettuja perustietoja. (Organisaatio-kentän tiedot ovat pakolliset): - Organisaatio - Postiosoite - Puhelin -Fax 2 - Sähköpostiosoite - www-sivut: esim. http://www.internetix.fi - Yhteyshenkilö: nimi/ puhelin / e-mail Hyväksy muutokset napsauttamalla Päivitä-linkkiä tai kumoa muutokset Peruuta-linkillä.
5 Yhteenveto organisaation tiedoista Organisaation tiedot -linkin kautta saat myös yhteenvedon organisaation tiedoista. Näet listauksen käyttäjistä, käyttäjäryhmistä sekä työkaluista. Käyttäjätietojen tarkastelu Voit tarkastella kunkin käyttäjän perustietoja napsauttamalla käyttäjän nimeä. Käyttäjästä kirjattavia pakollisia perustietoja ovat: - Etunimi - Sukunimi - Sähköpostiosoite - Käyttäjätunnus - Salasana Huom! Käyttäjän salasanan näet sivun lähdekoodista. Napsauta hiiren oikeanpuoleista painiketta Käyttäjän tiedot -sivulla ja valitse View frame Source (Netscape) tai View Source (Internet Explorer) ja etsi salasana-kohta koodisivulta. Käyttäjätietojen muuttaminen Valitse ensin käyttäjä napsauttamalla hänen nimeään, jolloin näet käyttäjän perustiedot. Tee muutokset lomakkeeseen ja hyväksy ne lopuksi napsauttamalla Päivitä -linkkiä.
6 Käyttäjäryhmien tarkastelu Napsauta käyttäjäryhmän nimeä, joka listaa kaikki ryhmään määritellyt käyttäjät. 1) Voit tarkastella ryhmään kuuluvien käyttäjien perustietoja napsauttamalla käyttäjän nimeä. Voit tehdä muutoksia käyttäjän tietoihin, jotka ovat avautuneet lomakkeeseen. 2) Halutessasi voit myös muuttaa ryhmän nimen Nimi-kenttään. 3) Näet myös työkalun, johon ryhmän jäsenillä on käyttöoikeus. Hyväksy muutos napsauttamalla Päivitä-linkkiä. Voit myös liittää ryhmään uusia käyttäjiä napsauttamalla linkkiä Liitä käyttäjiä.
7 Työkalujen tarkastelu Näet organisaatiosi käytössä olevat työkalut. Käyttäjien liittäminen aliorganisaatioista Voit liittää käyttäjiä pääorganisaatioon aliorganisaatioista. Jos organisaatioiden kesken halutaan tehdä yhteinen projekti, voidaan jokin organisaatioista määritellä pääorganisaatioksi ja liittää sen aliorganisaatioiksi jo olemassaolevia organisaatioita. Aliorganisaatioista liitetään vain käyttäjiä pääorganisaatioon, jonka alaisuudessa työkaluohjelmien käyttäminen tapahtuu. Pää- ja aliorganisaation määrittelemisen tekee operaattori. Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Organisaatio - linkkiä, jolloin näet organisaation hallinnointiin liittyvät valinnat. Napsauta Liitä käyttäjiä aliorganisaatioista -linkkiä, joka avaa Käyttäjien liittäminen -valintaikkunan. Valitse käyttäjät, jotka liitetään aliorganisaatiosta pääorganisaatioon Huom! Käyttäjäryhmiä ei voi liittää suoraan aliorganisaatiosta pääorganisaatioon, vaan käyttäjät on liitettävä yksitellen. Hyväksy toiminto lopuksi painamalla Päivitä-linkkiä.
8 TYÖKALUT Voit jakaa työkalujen käyttöoikeuksia käyttäjäryhmille tai yksittäisille käyttäjille. Liitä käyttäjäryhmiä Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Työkalut-linkkiä, jolloin pääset työkalujen hallinnointiin. Napsauta Liitä käyttäjäryhmiä -linkkiä, jonka jälkeen listautuvat kaikki organisaation käytössä olevat työkalut. Napsauta työkalun nimeä, jonka jälkeen näet kaikki organisaatioon määritellyt ryhmät. Rastita sen käyttäjäryhmän edessä oleva valintaruutu, jolle haluat antaa työkalun käyttöoikeuden. Voit valita useamman ryhmän kerralla. Hyväksy lisäys napsauttamalla Päivitä linkkiä. Ohjelma varmistaa, liitetäänkö käyttäjäryhmä: valitse Päivitä tai Peruuta.
9 Liitä käyttäjiä Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Työkalut-linkkiä, jolloin pääset työkalujen hallinnointiin. Napsauta Liitä käyttäjiä -linkkiä, jolloin listautuvat kaikki organisaation käytössä olevat työkalut. Napsauta työkalun nimeä. Saat käyttäjien nimilistan, jossa on sekä käyttäjän nimi että rooli. Voit vaihtaa käyttäjän roolia. Rastita nimen edessä oleva valintaruutu. Valitse alasvetovalikosta kunkin käyttäjän rooli: - suljettu: ei voi käyttää työkalua - vierailija: on oikeus lukea tietoja - peruskäyttäjä: on oikeus käyttää työkalua - manageri: voi hallinnoida kyseistä työkalua Hyväksy lisäys napsauttamalla Päivitä -linkkiä. Ohjelma varmistaa, liitetäänkö käyttäjä. Napsauta Päivitä tai Peruuta.
10 Administraattoreiden valinta Napsauta Työkalut-linkkiä, joka avaa työkalujen hallinnoinnin. Valitse Liitä käyttäjiä ja työkaluista valitset in. Voit valita rastittamalla luettelosta ne henkilöt, joille luovutat administraattorin oikeudet eli he pääsevät käyttämään ia. ** Aakkosankkuria napsauttamalla pääset nopeasti sivulle, jossa henkilön nimi on. ** Hyväksy valinta napsauttamalla Päivitä-linkkiä. Ohjelma varmentaa vielä käyttäjän liittämisen: napsauta Päivitä tai vaihtoehtoisesti Peruuta.
11 KÄYTTÄJÄRYHMÄT Käyttäjistä voidaan muodostaa ryhmiä, jolloin käyttäjätietojen hallinta nopeutuu. Kaikille ryhmän jäsenille voidaan yhdellä kertaa esimerkiksi jakaa oikeuksia käyttää tiettyjä työkaluja. Huom! Käyttäjäryhmään liitettävän käyttäjän rooli on aina peruskäyttäjä, mutta roolin voi käydä erikseen muuttamassa käyttäjäkohtaisesti. Lisää käyttäjäryhmä Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Käyttäjäryhmätlinkkiä, jolloin pääset käyttäjäryhmien hallinnointiin. Napsauta Lisää käyttäjäryhmä linkkiä, jolloin avautuu Uuden käyttäjäryhmän lisääminen -lomake. Kirjoita ryhmän nimi Nimi-kenttään. Napsauta lopuksi Lisää-linkkiä.
12 Poista käyttäjäryhmiä Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Käyttäjäryhmätlinkkiä, jolloin pääset käyttäjäryhmien hallinnointiin. Napsauta Poista käyttäjäryhmä -linkkiä, jolloin listautuvat organisaatioon määritellyt käyttäjäryhmät. Aakkosankkuria napsauttamalla pääset nopeasti sivulle, jossa on ryhmän nimi. Laita rasti poistettavien ryhmien kohdalle Hyväksy toiminto napsauttamalla Poista valitut -linkkiä. Ohjelma varmentaa vielä poiston: valitse Poista tai Peruuta. Tarkastele ja muokkaa käyttäjäryhmän tietoja Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Käyttäjäryhmätlinkkiä, jolloin pääset käyttäjäryhmien hallinnointiin. Napsauta Käyttäjäryhmän tiedot -linkkiä, jolloin avautuu lista organisaatioon määritellyistä ryhmistä. Napsauta ryhmän nimeä, jolloin avautuvat perustiedot ryhmästä. Voit nyt muuttaa lomakkeessa olevia tietoja, esimerkiksi ryhmän nimeä. Voit myös napsauttaa yksittäistä käyttäjää, jolloin pääset muuttamaan hänen tietojaan. Hyväksy lopuksi muutokset napsauttamalla Päivitä-linkkiä. Voit myös lisätä käyttäjiä napsauttamalla linkkiä Liitä käyttäjiä
13 Liitä käyttäjiä Voit lisätä uusia käyttäjiä käyttäjäryhmään. Uusi käyttäjä saa automaattisesti samat työkalujen käyttöoikeudet kuin muilla ryhmään kuuluvilla. Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Käyttäjäryhmätlinkkiä, jolloin pääset käyttäjäryhmien hallinnointiin. Napsauta Liitä käyttäjiä -linkkiä, jolloin listautuvat kaikki organisaatioon määritellyt käyttäjäryhmät. Napsauta käyttäjä ryhmän nimeä, jolloin listautuvat kaikki organisaatioon määritellyt käyttäjät. Aakkosankkuria napsauttamalla pääset nopeasti sivulle, jossa on käyttäjän nimi. Valitse rastittamalla valintaruutu käyttäjän nimen kohdalta. Hyväksy lisäykset lopuksi napsauttamalla Päivitä -linkkiä tai kumoa lisäykset Peruuta-linkillä. Ohjelma varmistaa, lisätäänkö käyttäjä. Napsauta Päivitätai Peruuta-linkkiä.
14 KÄYTTÄJÄT Lisää käyttäjä Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Käyttäjätlinkkiä, jolloin pääset käyttäjien hallinnointiin. Napsauta Lisää käyttäjä -linkkiä, jolloin avautuu käyttäjätieto-lomake. Lomakkeeseen täytetään käyttäjistä seuraavat pakolliset tiedot: - Etunimi - Sukunimi - Sähköpostiosoite - Käyttäjätunnus - Salasana - Liitettävä: valitse ei, jos käyttäjää ei saa jatkossa liittää toiseen organisaatioon tai valitse kyllä, jos käyttäjän saa jatkossa liittää toiseen organisaatioon. Hyväksy lisäys napsauttamalla Lisää-linkkiä tai kumoa lisäys Peruuta-linkillä.
15 Erityistapaukset Jos ohjelma ilmoittaa, että käyttäjätunnus xx on jo käytössä Valitse linkki Takaisin ja muuta käyttäjätunnus. Jos ohjelma ilmoittaa, että sähköpostiosoitteen [xx] omaava käyttäjä on jo järjestelmässä Valitse Kutsu käyttäjä organisaatioon. Muuta viestin otsikkoa ja sisältöä, jos haluat. Lähetä viesti valitsemalla linkki Lähetä. Kutsuttu henkilö saa sähköpostitse kutsun, jolloin hän voi itse päättää, liittyykö hän organisaationne jäseneksi. Poista käyttäjiä Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Käyttäjätlinkkiä, jolloin pääset käyttäjien hallinnointiin. Napsauta Poista käyttäjiä linkkiä, jolloin listataan kaikki organisaation käyttäjät. Aakkosankkurien avulla pääset nopeasti sivuille, joissa käyttäjien nimet sijaitsevat. Laita rasti poistettavien käyttäjien kohdalle. Hyväksy toiminto napsauttamalla Poista valitut -linkkiä. Ohjelma kysyy vielä varmistuksen: Poistettavat käyttäjät. Napsauta Poista tai Peruuta.
16 Tarkastele ja muokkaa käyttäjätietoja Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Käyttäjätlinkkiä, jolloin pääset käyttäjien hallinnointiin. Napsauttamalla Käyttäjän tiedot linkkiä, saat listan kaikista käyttäjistä. Aakkosankkurien avulla pääset nopeasti sivulle, jossa käyttäjän nimi sijaitsee. Valitse luettelosta käyttäjä, jonka tietoja haluat tarkastella tai muuttaa ja napsauta hänen nimeään. Nyt pääset muokkaamaan käyttäjän perustietoja. Huomaa, että pakollisia tietoja ovat etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja salasana Hyväksy muutos lopuksi Päivitä-linkillä.
17 RYHMÄPOSTITUS Ryhmäpostin avulla tavoitat helposti käyttäjät, jotka kuuluvat organisaatioosi. Voit lähettää postia organisaation kaikille käyttäjille, tietylle käyttäjäryhmälle tai yksittäisen työkalun käyttäjille. Postia organisaation kaikille käyttäjille Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Ryhmäpostituslinkkiä, jolloin näet ryhmäpostin lähettämiseen liittyvät valinnat. Valitse linkki Postia organisaation kaikille käyttäjille Voit vielä valita käyttäjän/käyttäjiä, joille postia ei lähetetä (poista ruksi haluamistasi kohdista). Oletusarvona on, että postia lähetetään kaikille käyttäjille. Voit poistaa ruksit kerralla kaikkien nimien kohdalta napsauttamalla Käyttäjä-sanaa nimien yläpuolella. Ruksit palaavat takaisin uudella napsautuksella.
18 Otsikkokenttään kirjoitetaan viestin aihe ja viestikenttään kirjoitetaan varsinainen sisältö. Paina lopuksi Lähetä-linkkiä Postia organisaation käyttäjäryhmälle Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Ryhmäpostituslinkkiä, jolloin näet ryhmäpostin lähettämiseen liittyvät valinnat. Valitse linkki Postia organisaation käyttäjäryhmille Valitse käyttäjäryhmä Voit vielä valita käyttäjän/käyttäjiä, joille postia ei lähetetä (poista ruksi haluamistasi kohdista). Myös tässä on oletus arvona, että postia lähetetään kaikille käyttäjille. Voit poistaa ruksit kerralla kaikkien nimien kohdalta napsauttamalla Käyttäjä-sanaa nimien yläpuolella. Ruksit palaavat takaisin uudella napsautuksella.
19 Otsikkokenttään kirjoitetaan viestin aihe ja viestikenttään kirjoitetaan varsinainen sisältö. Paina lopuksi Lähetä-linkkiä. Postia yksittäisen työkalun käyttäjille Napsauta vasemmanpuoleisen kehyksen Ryhmäpostituslinkkiä, jolloin näet ryhmäpostin lähettämiseen liittyvät valinnat. Valitse linkki Postia yksittäisen työkalun käyttäjille Valitse työkalu Voit vielä valita käyttäjän/käyttäjiä, joille postia ei lähetetä (poista ruksi haluamistasi kohdista). Myös tässä on oletus arvona, että postia lähetetään kaikille käyttäjille. Voit poistaa ruksit kerralla kaikkien nimien kohdalta napsauttamalla Käyttäjä-sanaa nimien yläpuolella. Ruksit palaavat takaisin uudella napsautuksella. Otsikkokenttään kirjoitetaan viestin aihe ja viestikenttään kirjoitetaan varsinainen sisältö Paina lopuksi Lähetä-linkkiä