Porin kaupunkiseudun kuntarakenneselvitys Työryhmän raportti Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit Päiväys 26.5.2014 1 JOHDANTO... 2 2 PALVELUPROSESSIT, TAVOITTEET JA JÄRJESTÄMINEN... 2 2.1. Asiakirjahallinnon prosessit... 2 2.2. Asiakirjahallinnon järjestäminen... 3 2.3. Asianhallinnan tavoitteet... 4 2.2 Tietohallinnon palveluprosessit... 5 2.3 Tietohallinnon tavoitteet ja periaatteet... 7 2.4 Tietohallinnon järjestämismalli... 9 3. UUDEN KUNNAN TIETOHALLINNON VALMISTELU ENNAKKOON... 9 4 SYNERGIAMAHDOLLISUUDET... 11
1 JOHDANTO Työryhmä, jonka tehtävänä on ollut kuvata tieto- ja asiakirjahallinnon prosessit, on jatkanut selvitystyötä joillakin tarkennuksilla ICT-muutostuella laaditun raportin valmistumisen jälkeen. Raportti Porin seudun kuntien ICT -ympäristöjen kartoitusprojekti 28.2.2014 Versio 1.1 sisältää kattavasti selvitystyössä tehtäväksi annettuja kuvauksia. Raportti on tämän raportin liitteenä ja kartoitusprojektiraportin liitteet löytyvät tästä linkistä http://www.pori.fi/kuntauudistus/arkisto/valiraportit.html. Helmikuun raportissa on laadittuna nykytila-analyysi, jota työryhmä on täydentänyt. Analyysissä tarkennetaan johtopäätöksiä nykytilan arvioinnista. Edut/vahvuudet kunnissa pääsääntöisesti uusi tai uudehko ICT/ATK-kanta, ei kuitenkaan kaikissa nopeat tietoliikenneyhteydet pääsääntöisesti sekä valokuitu- ja MPLS (Multiprotocol Label Switching) hankkeiden tuomat parannukset kuntien välinen yhteistyö ja yhteistyö Keski- Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän kanssa palvelimien virtualisointi käytössä useissa kunnissa siirtyminen pilvipalveluihin mm. kouluissa ja yleisesti koulutoimien välinen yhteistyö Haitat/heikkoudet kunnan ohjelmistoyhteensopivuuksissa ja sisäisissä sähköisissä käytännöissä on kaikissa kunnissa vielä runsaasti kehitettävää. ICT-kustannuksista saatavilla oleviin tietoihin sisältyy merkittävää epävarmuutta epäyhtenäisten kirjaamistapojen seurauksena, vertailtavuus on heikkoa ICT-sopimusten hallinta puutteellista resurssien vähäisyys kunnallisten ja valtakunnallisten kehitysstrategioiden puuttuminen / huomioiminen sähköinen asiointi on vähäistä kuntatasolla ja asiakaspalautteiden käsittely ei ole selkeästi ohjeistettu puutteelliset arkistointitilat 2 PALVELUPROSESSIT, TAVOITTEET JA JÄRJESTÄMINEN Selvityksen ensimmäisessä vaiheessa tehtyjä kuvauksia on täydennetty laatimalla tavoite- ja periaatemäärittelyt prosesseille. Ensin on kuitenkin työryhmässä määritelty, mitä prosesseja toimintoihin sisältyy. Kummallakaan tämän selvityksen toimintoalueella ei kunta-alalle ole olemassa yleisesti sovittuja ja hyväksyttyjä prosessikuvauksia, joten määrittely oli ensin sovittava. Kuvauksia ei kuitenkaan tässä vaiheessa katsottu tarkoituksenmukaisesti laatia tarkalla tasolla, vaan ne nimettiin ja määriteltiin siltä osin kuin työryhmän yhteisen näkemyksen luominen kuvattavista kokonaisuuksista edellytti. 2.1. Asiakirjahallinnon prosessit Asianhallinta jaettiin seuraaviin palveluihin/pääprosessiin: 1 Kirjaamopalvelut 2 Päätöksenteon ja valmistelun tukipalvelut 3 Tietopalvelu ja sähköinen asiointi 4 Arkistointipalvelut Näille prosesseille määriteltiin tehtävät sekä tavoitteet ja periaatteet, joita työryhmän mielestä mahdollisen Uuden Kunnan asianhallinnassa olisi noudatettava. 2
1. Kirjaamopalvelut Kirjaamossa kirjataan kaupungin hallinnolliseen päätöksentekoon liittyvät asiakirjat ja merkitään niiden käsittelyvaiheet Kirjaamo antaa tietoa vireillä olevien hallinnollisten asioiden käsittelyvaiheista ja päätöksistä koko käsittelyprosessin ajan (tietopalvelu) Kirjaamo hoitaa kaupungin virallisten kuulutusten ilmoitustaulua Keskitetty kirjaamo mahdollistaa yhtenäisten käytäntöjen toteutumisen, parantaa asiakaspalvelua (asiakkaan ei tarvitse tuntea organisaatiota) sekä keskittää osaamista ja voimavaroja Asioiden käsittely tulee olla asiakkaan kannalta selkeä ja yhdestä pisteestä hoidettavissa ja seurattavissa 2. Päätöksenteon ja valmistelun tukipalvelut Esityslistojen ja pöytäkirjojen koonti ja jakelu keskitettynä, pykälien sisällön laadinta asiantuntijoilla (hajautettu), esittelijä vastaa viime kädessä sisällöstä Päätösten täytäntöönpanon määrittelee esittelijä, otteen jakelu keskitettynä tukipalveluna Käyttöoikeusrajaukset huomioidaan tehtäväkuvausten ja prosessien mukaisina 3. Tietopalvelu ja sähköinen asiointi Tietopalveluilla tarkoitetaan asiakirjahallinnasta vastaavien henkilöiden antamaa tiedonhakupalvelua kuntalaisille ja muille sidosryhmille. Sähköinen asiointi määriteltiin oman kokonaisuutenaan kts. kohta 2.3. 4. Arkistointipalvelut Uuden Kunnan keskusarkiston tietopalvelu ja asiakaspalvelu sisäisille ja ulkoisille asiakkaille Asiakaspalvelupisteistä täytyy erikseen sopia Uutta Kuntaa muodostettaessa ja mitä arkistoon liittyviä palveluja niihin sijoitetaan Palvelujen järjestämistapa on sovittava etäisyyksien, käsiteltävien asioiden ja Uuden Kunnan koon mukaan Asiakirjahallinnon ohjaus, valvonta ja koulutus 2.2. Asiakirjahallinnon järjestäminen Asiakirjahallinnon organisointimalli on kuvattu alla. Kuva1 Organisointi asiakirjahallinto 3
Organisointimallissa on kuvattu myös tietohallinnon ja asiakirjahallinnon välinen suhde. Tarkemman tason kuvaukset mm. henkilöstöä ja sen sijoittumista ajatellen on tehtävissä siinä vaiheessa, kun tiedetään mistä kunnista uusi mahdollinen kunta muodostetaan. 2.3. Asianhallinnan tavoitteet Asianhallinnalle asetettiin seuraavat tavoitteet: Sähköinen asianhallinta ja päätöksenteon tukeminen koko asian elinkaaren ajan Toimivat tiedonohjaussuunnitelmat & sähköinen arkistointi sekä hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen Kansallisen kulttuuriperinnön säilyminen ja käytettävyyden turvaaminen Yhtenäiset toimintatavat & selkeä ja ajantasainen ohjeistus Asianhallintajärjestelmien käyttäjäystävällisyys ja asiakaslähtöisyys Asianhallinnan aseman vahvistaminen ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen, osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä Kansallisten määräysten, suositusten ja lainsäädännön vaatimusten sekä kokonaisarkkitehtuurin huomioiminen esim. asianhallintapalveluiden toteuttamisessa Keskusarkisto Porin kaupungin asiakirjahallinnon päällikkö Outi Johansson on laatinut kaupungille Asiakirjahallinnon kehittämispolun vuosille 2013-2017 sekä Asiakirjahallinnon laatukäsikirjan, joka on hyväksytty kaupunginhallituksessa ja astunut voimaan 1.1.2014. Työryhmä totesi yksimielisesti, että yhteinen, laadukas asiakirjahallinto on toteutettavissa Uudessa Kunnassa näiden ansiokkaiden asiakirjojen pohjalta. Uuden kunnan järjestäytymisvaihe on resursoitava ja suunniteltava kunnolla heti yhdistämispäätöksestä aloittaen. Esimerkkinä työn monimutkaisuudesta voidaan ottaa selvitysalueen rakennusvalvontaorganisaatiot, joissa käytössä on seuraavia ATK-sovelluksia: Kartta ja paikkatieto - CGI KuntaNet (Pomarkku, Kokemäki, Merikarvia) - Tekla GIS Webinfo (Nakkila, Pori) - MapInfo (Siikainen, Luvia, Ulvila, Kokemäki, Lavia) - KTJ palvelin ja kaupungin omat karttasivustot (Harjavalta, Kokemäki) Rakennetun ympäristön tiedot - Tekla GIS (Nakkila, Pori) - CGI KuntaNet (Pomarkku, Siikainen, Luvia, Ulvila, Kokemäki, Merikarvia, Lavia) Asiakirjahallinta - Innofactor Dynasty (Nakkila, Ulvila, Pomarkku, Kokemäki) - Kuntatoimisto (Pori, Merikarvia) Talous- ja henkilöstöhallinto - KuntaPro:n ohjelmistot (Pori, Ulvila, Pomarkku) - Aditro (Siikainen) - CGI Pegasos (Siikainen) - ProEconimica (Nakkila, Luvia, Merikarvia, Kokemäki) - Populus matkalaskujärjestelmä (Harjavalta) - CGI:n HRM (Harjavalta) - CGI:n Web-tallennus (Harjavalta) - Budnetti (Harjavalta) Järjestelmäkirjavuuden lisäksi suuri osa rakennuksiin liittyvistä asiakirjoista on paperimuodossa ja niiden saattamiseen sähköiseen muotoon on pitkävaiheinen aikaa vievä työ. 4
2.2 Tietohallinnon palveluprosessit Tietohallinnon palveluprosessit Porin tietojärjestelmäpäällikkö Matti Valli luetteloi työn ensimmäisessä vaiheessa palvelusalkun KA-taulukointia varten. Palvelut luetteloitiin ja määriteltiin uudestaan seuraavassa järjestyksessä: 1. ICT-arkkitehtuuripalvelut 2. ICT-kehittämispalvelut 3. Asiantuntija- ja konsulttipalvelu 4. Tietoturvapalvelut 5. ICT-sopimustenhallinta 6. Hankehallinta 7. Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt 8. Tilaajapalvelut ja toimittajahallinta 9. Sovelluspalvelu 10. Käyttäjän tukipalvelu 11. Integraatiopalvelut 12. Sähköinen asiointi ja viestintä 13. Työasema- ja laitepalvelut 14. Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut 15. Kapasiteettipalvelut 16. Verkko- ja tietoliikennepalvelu 17. Koulutuspalvelu 18. Puhelinkeskuspalvelut, välityspalvelu 19. Puhelinlaitepalvelut 20. Puhepalvelut Palveluprosesseille tehtiin karkean tason tehtävämäärittelyt lukuun ottamatta palveluja 18-20, jotka liittyvät puhelinpalveluihin. Tehdyt määrittelyt kuvaavat uuden kunnan palveluvalikkoa ja tehtäviä. Nykyiset toimintamallit vaihtelevat kunnittain ja mahdollisessa liitoksessa palvelukarttaa on vielä tarkennettava yhteistyössä henkilöstön kanssa. 1. ICT-arkkitehtuuripalvelut Vastaa KA-menetelmän mukaisten kuvausten ajantasaisesta ylläpidosta Laatii toimialojen kanssa yhteistyössä tietojärjestelmien tavoitearkkitehtuurien kuvaukset ja toteuttaa niitä suunnitelmallisesti Valmistelee Uuden kunnan palveluympäristön yhteentoimivuuden hallintamallin Toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäminen kokonaisarkkitehtuurimallilla 2. ICT-kehittämispalvelut Edistää vuorovaikutteista kehittämistä käyttäjäryhmittäin ja toimialoittain Seuraa valtakunnallisia ICT-kehittämishankkeita ja markkinoita Esittää kehittämisehdotuksia käyttäjille Toteuttaa pienimuotoisia pilotointeja Toteuttaa kehittämishankkeita Järjestää projektitoimistopalvelut Huolehtii pienempien muutosten (versiopäivitykset, lisäosat jne) suunnittelusta ja toteutuksesta yhteistyössä toimialojen kanssa 3. Asiantuntija- ja konsulttipalvelut ICT-henkilöstö neuvoo ja ohjaa tietojen käsittelyyn, tietojärjestelmiin ja käytettävään teknologiaan liittyvissä kysymyksissä 4. Tietoturvapalvelut Valmistelee noudatettavat tietoturvakäytännöt ja suunnitelmat päätöksentekoa varten Ylläpitää tietoturvadokumentaatiota Seuraa ja valvoo tietoturvakäytäntöjen toteutumista sekä puuttuu tarvittaessa ilmeneviin tietoturvapuutteisiin ja väärinkäytöksiin 5
Raportoi johdolle tietoturvan tilanteesta sekä kehittämistarpeista Järjestää tietoturvakoulutuksen Kehittää ja ylläpitää ICT-jatkuvuus- ja varautumissuunnitelmia Avustaa normaaliolojen häiriötilanteen tiedottamis-suunnitelman ja ICT-käytäntöjen laatimisessa sekä toteuttamisessa 5. ICT-sopimustenhallinta Laatii Uudessa kunnassa sovellettavat ICT-sopimusmallit Ylläpitää ICT-sopimusarkistoa tavoitteena kustannustehokkuus ja päällekkäisten ratkaisujen välttäminen Seuraa sopimusten toteutumista ja raportoi muutostarpeista Seuraa sopimusten kustannuskehitystä 6. Hankehallinta Ylläpitää hankesalkkua käynnissä olevista ja suunnitelluista hankkeista Arvioi hankkeiden vaikutuksia ICT-ympäristöön Valmistelee esityksiä toteutusjärjestyksestä ja rinnakkaisesta toteutuksesta 7. Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt Valmistelee uuden kunnan ICT-hankintastrategian Osallistuu hankintojen suunnitteluun ja kilpailutuksiin Valmistelee suositukset hankintamenettelyjen käytöstä ja sisällöistä ICT-hankinnoissa Laatii tarvittaessa ICT-alihankinnoissa käytettävän hankintaohjeistuksen 8. Tilaajapalvelut ja toimittajahallinta ICT-asiantuntijat huolehtivat sovittaessa yhteiskäyttöisten ja toimialakohtaisten pienhankintojen tilaamisesta ja käyttöön otosta Varmistaa aktiivisen yhteistyön toimittajien kanssa 9. Sovelluspalvelut Vastaa sovellusten välittämisestä ja sovittamista kunnan palveluiden tarpeisiin yhteistyössä pääkäyttäjien kanssa muodostaa ICT-asiantuntijapalvelut suurten käyttäjämäärien tietojärjestelmille vastaa teknisestä osaamisesta, sisältövastuu pääkäyttäjillä Järjestää ylläpito- ja neuvontapalvelut Osallistuu käyttäjäryhmäkokouksiin Seuraa toimialan ja yleiskäyttöisten sovellusten kehittymistä ja tekee ehdotuksia kehittämisestä Järjestää asennukset sovelluksille, joilla vain muutamia käyttäjiä 10. Käyttäjän tukipalvelut Järjestää Help Desk-palvelun Sopii käyttäjäryhmien kanssa lähituen sisällöstä ja toteuttamisesta Ylläpitää käyttäjätunnus-, laite- ja sovellusrekisteriä Ylläpitää käyttövaltuuksia ja pääsynhallintaa 11. Integraatiopalvelut Huolehtii eri järjestelmien yhteen sovittamisesta ICT-ympäristössä Sopii asiakirjahallinnon/käyttäjäosapuolten kanssa tietojärjestelmien perusrekistereistä ja miten tietojen säilytys- ja ylläpitovastuut järjestetään kussakin käsittelyprosessissa, kun tietoja hyödynnetään perustietojärjestelmistä Vastaa yhteistyössä osapuolten kanssa käytössä olevien tietojen laadusta ja eheydestä 12. Sähköinen asiointi ja viestintä Vastaa yhtenäisestä asukasnäkökulmasta sähköisen asioinnin ja viestintäympäristön suunnittelussa ja toteutuksessa Valmistelee toteuttamiskonseptin ja huolehtii hyväksytyn toimintamallin toteuttamisesta sekä kehittämisestä 6
Ylläpitää Uuden kunnan yhteistä sähköisen asioinnin- ja viestinnän ICT-ympäristöä 13. Työasema- ja laitepalvelut Määrittelee ja ylläpitää vakioidut käyttäjien työasema- ja pienlaiteympäristöt Hankkii työasemat, oheislaitteet ja mobiililaitteet Asentaa ja päivittää laitteet Järjestää lähituen käyttäjille 14. Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut Järjestää kustannustehokkaan, turvallisen ja toimintavarman sijoituspaikan palvelimille Järjestää ICT-sovellusten tietoliikenne-, tallennus- ja tietokantapalvelujen yhteydet fyysisiin ja virtuaalipalvelimiin Huolehtii palvelinalustojen sekä virtuaalipalvelinten käyttöjärjestelmätason sekä sovittujen varusohjelmistojen ylläpidosta Huolehtii käyttöympäristön kehittämisestä ja valmistelee hankintaehdotukset Toteuttaa asennukset ja kytkennät Raportoi käytettävyydestä 15. Kapasiteettipalvelut Järjestää Uuden kunnan tarpeita vastaavat ajanmukaiset, riittävät ja tehokkaat laskenta-, levy- ja palvelinkapasiteetit Huolehtii varmistusmenettelyistä 16. Verkko- ja tietoliikennepalvelut Järjestää keskitetysti tehokkaat verkko- ja tietoliikennepalvelut Uudessa kunnassa sovelluspalveluihin kriittisyysluokittain Suunnittelee ja toteuttaa mobiilipalvelujen vaatimat ratkaisut Raportoi käytettävyyttä Etsii aktiivisesti uusia kustannustehokkaita ratkaisuja ja valmistelee hankintaehdotuksia 17. Koulutuspalvelut Järjestää sovelluskoulutusta yleiskäyttöisistä järjestelmistä ja työkaluohjelmistoista Tarjoaa koulutusluokkapalvelut kohderyhmien omaehtoiselle koulutukselle 2.3 Tietohallinnon tavoitteet ja periaatteet Palveluprosessien suuren määrä ja toimintatapojen erilaisuuden takia ei katsottu tarpeelliseksi määritellä tavoitteita ja periaatteita kaikille palveluille erikseen, koska missään kunnassa prosesseja ei ole perusteellisesti kuvattu Osa edellä olevista tehtävämäärittelyistä sisältää myös jo valmiiksi tavoitteellisuutta. Esimerkiksi hankintatehtävänä on määritelty ICThankintastrategian määrittely ja sopimusmallien laadinta. Työryhmässä tehtiin työpajatyönä palvelujen priorisointi kehittämisjärjestykseen. jaettiin kolmeen ryhmään (osa palveluista yhdistettiin tässä vaiheessa): Palvelut I Ensisijaisesti kehitettävät palvelut: ICT-arkkitehtuuripalvelut ICT-sopimusten ja hankkeiden hallinta Integraatiopalvelut Sähköinen asiointi ja viestintä Verkko- ja tietoliikennepalvelut II palvelut, joiden kehittäminen osassa kuntia nähtiin välttämättömänä: ICT-kehittämispalvelut Tietoturvapalvelut 7
Sovelluspalvelut III palvelut, jotka toimivat nykymalleissa hyvin: Asiantuntija- ja konsulttipalvelut Hankinta, alihankkijoiden sopimuskäytännöt, tilaajapalvelut ja toimittajahallinta Käyttäjän tukipalvelut Työasema- ja laitepalvelut Kapasiteetti- ja keskitetyt palvelut Konesalipalvelut Koulutuspalvelut Tavoite- ja periaatekuvaukset tehtiin vain I ja II -ryhmän palveluille, joiden kehittäminen nähtiin tärkeimpänä uutta kuntaa muodostettaessa. Sähköinen asiointi ja viestintä, joka on noussut esiin kaikilla toimialoilla kehittämiskohteeksi, nähtiin niin tärkeäksi, että sille tehtiin tarkennetut määrittelyt Liite 2. ICT-arkkitehtuuripalveluille asetetut tavoitteet: Yhteentoimivat järjestelmät Kustannustehokkuus Suunnitelmallisuus: yhteinen näkemys toimialoilla ja Uudessa kunnassa kehittämissuunnasta Toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäminen kokonaisarkkitehtuurimallilla ICT-sopimusten ja hankkeiden hallinnan tavoitteet: tavoitteena kustannustehokkuus ja päällekkäisten ratkaisujen välttäminen Sopimusaikataulujen ajantasainen valvonta Yhdenmukaiset sopimusmallit sopimusten hallinnassa ongelmaksi nähtiin, että toimittajien omat mallit dominoivat ja sopimusajat ovat pitkiä, joten nopeasti muutosta ei ole saavutettavissa järjestelmällistä hankesuunnittelu- eikä seurantajärjestelmää ei ole kunnissa Integraatiopalvelujen tavoitteet/rooli: Toimiva järjestelmien välinen tiedonvälitys on edellytys kaikkien järjestelmien yhteentoimivuudelle esimerkiksi sähköisen asioinnin ja asian hallinnan sekä sähköisen arkistoinnin kehittämiselle Tärkeä rooli talouden ohjauksessa kokonaiskuvan saamiseksi kunnasta Samoin henkilöstöhallinnon kokonaiskuvan luomisessa päättäjiä varten Verkko- ja tietoliikennepalvelujen tavoite: Yhdenmukaiset Dokumentoidut Kustannustehokkaat (suurin ostopalvelujen kustannuserä) todettiin, että osassa kuntia on omat valokaapeliratkaisut ongelmaksi nähtiin, että alueella ei oikein ole kilpailua II ryhmän palveluista todettiin seuraavia tavoitteita: ICT-kehittämisessä on huolehdittava riittävä ja tarkoituksenmukainen resursointi tietoturvapalveluissa vastuun keskittäminen, ehdotettiin keskitettäväksi riskienhallintapäällikölle sovelluspalveluissa pääkäyttäjien ja pääsuunnittelijoiden roolien selkeyttäminen 8
2.4 Tietohallinnon järjestämismalli Nykytilanteen kuvauksessa todettiin eri kokoisten kuntien erilaisuus toiminnan organisoinnissa. Työryhmässä todettiin, että tässä vaiheessa organisointimallin tarkentaminen ei ollut tarkoituksenmukaista. Organisointia on aiemmin selvitetty erillishankkeissa ja aiemmin kuvatut organisointivaihtoehdot on lyhyesti kuvattu väliraportissa. Porissa uusi tietohallintojohtaja aloitti vuoden alussa ja tarkoituksena on tämän vuoden aikana suunnitella kaupungin tietohallinnon organisointi ja tehtävät. Uutta kuntaa toteutettaessa voitaneen soveltuvin osin tukeutua Porin kaupungissa tehtäviin ratkaisuihin. 3. UUDEN KUNNAN TIETOHALLINNON VALMISTELU ENNAKKOON Asiakirja- ja tietohallintoprosesseihin sisältyy useita osa-alueita, joiden valmistelu on aloitettava huomattavasti ennen liitoksen toteuttamista. Asianhallinnan osalta on tehtävä tarkennettu kartoitus olemassa olevista arkistoista ja niiden sisällön siirto- ja /tai säilytyssuunnitelma. Tavoitteena voidaan pitää sitä, että mahdollisimman suuri määrä vanhasta paperiarkistoista siirretään sähköiseen muotoon ja säilytettävä paperiarkisto karsitaan lain mukaiseen minimimäärään. Pysyvästi säilytettävät paperiarkistot on talletettava määräysten mukaisiin tiloihin. Sähköinen arkistointi osana sähköistä asiointia ja viestintää on syytä suunnitella alusta asti koko uuden kunnan toiminnan kattavana. Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) laadinta on syytä aloittaa liitoksen suunnitteluvaiheessa. Sähköisesti arkistoitujen tietojen osalta on selvitettävä mihin muotoon historiaan jäävä aineisto on syytä tallettaa ja missä perustietoja säilytetään. Asiakirjahallinnon järjestelmät eivät ole kunnissa samoja, liitoksen yhteydessä järjestelmät on yhdistettävä tai mikä tuntuisi tarkoituksenmukaisemmalta, selvittää mahdollisuus siirtyä kattavaan dokumentinhallintajärjestelmään, jolloin mm. olemassa olevien sähköisten asiakirjojen päällekkäinen tallennus vähenee. Kuva 2 Toimialojen kehittämistarpeet (väliraporteista) 9
Uusiksi hankittaviksi järjestelmiksi tämä ryhmä ehdottaa sähköisiin asiointiin liittyvien osioiden lisäksi henkilöstöhallinnon HR-järjestelmän ja hankesalkun seurantajärjestelmän hankintaa jo hyvissä ajoin ennen liitosta. Näin päästään uuden kunnan aloittaessa heti aloittamaan näiden prosessien käsittely sähköisenä, kumpaankaan toimialueeseen ei ole kunnissa nyt järjestelmää. Toimialakohtaisia kehittämistarpeita on kuvattu väliraportissa, josta yhteenvetona Kuva 2. Erilaisten tietojärjestelmien osalta on sovittava yhteisesti käyttöön otettavat tai uudet, hankittavat järjestelmät. Tässä yhteydessä on tarpeen selvittää voimassa olevat toimittajasopimukset, niiden sisältö ja kesto. Tehdyssä kartoituksessa tuli esiin, että sopimusten hallinta on hajallaan lähes kaikissa kunnissa. Tietojen siirtoon tai tallennukseen sekä käyttöönottokoulutuksiin on varauduttava hyvissä ajoin ennen liittymispäivää, etteivät kriittiset palvelutoiminnot vaarannu. Työryhmä ei ole esittänyt tässä vaiheessa organisointia henkilö- ja sijaintitasolla, nämä suunnitelmat voidaan aloittaa heti, kun mukaan lähtevät kunnat ovat tiedossa. Myöskään järjestelmäkartoitusta ei tehty kaikista kuntakonsernien osista eikä sidosryhmäriippuvuuksia ole kuvattu tarkennetusti tiedonsiirtotasolla. Suunniteltavaa ja selvitettävää on siis jatkossakin vielä runsaasti. Tämän työryhmän apuna käytettiin edellisessä vaiheessa VM:n ICT-muutostukiohjelmaa, jonka kautta saatiin ministeriön kustantamana konsulttiapu ensimmäiseen vaiheeseen. Ennen kuin kuntaliitoksia aletaan valmistella, onkin syytä ottaa yhteyttä VM:n JulkICT-toimintoon, josta on luvattu apua myös kuntaliitosten toteutusvaiheeseen. Muutostuen avulla siirtyminen yhteiseen ympäristöön tapahtuu todennäköisesti hallitummin yhteisin välinein ja nyt jo selvitettyjä tietoja hyväksi käyttäen. Työryhmästä osallistuttiin valtakunnalliseen seminaariin, jossa eri kaupunkiseutujen tilannetta ja jatkosuunnitelmia käsiteltiin. 10
4 SYNERGIAMAHDOLLISUUDET Asianhallinnan osalta mahdollinen kuntaliitos lisää työtä liittymisvaiheessa, mutta vähentänee päätöksenteon valmistelua ja arkistointitarpeita jatkossa. Suurempi vaikutus asianhallintaan tulee kuitenkin olemaan sähköiseen asiointiin siirtymisellä, jonka suunnitteluun ja hallittuun toteutukseen liitos tuo mahdollisuuksia. Tietohallintoprosesseista laadittiin taulukko, joka kuvaa kehittämistarpeita ja mahdollisia synergiaetuja. ICT-palvelut, jako kolmeen : Ryhmä 1 +/- Ryhmä 2 +/- 1. ICT-arkkitehtuuripalvelut I + 2. ICT-kehittämispalvelut resurssi-ongelma + 3. Asiantuntija- ja konsulttipalvelut 4. Tietoturvapalvelut vastuutus keskitettävä 5. ICT-sopimustenhallinta I ++ + 6. Hankehallinta sisältyy kohtaan 2 + 7.Hankinta ja alihankkijoiden - sopimuskäytännöt 7. Tilaajapalvelut ja sisältyy kohtaan 7 - toimittajahallinta 8. Sovelluspalvelut pääkäyttäjät vastaavat tarvitaan + sovellusten tietosisällöstä IT- tekniikasta pääsuunnitte lijoita 9. Käyttäjän tukipalvelut 10. Integraatiopalvelut I sisältyy osin kohtaan 1 ja 12 11. Sähköinen asiointi ja viestintä I 12. Työasema- ja laitepalvelut 13. Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut 14. Kapasiteettipalvelut Sisältyy kohtaan 14 15. Verkko- ja tietoliikennepalvelut 16. Koulutuspalvelut + + + + ++ + Taulukko 1. ICT-palvelujen synergiamahdollisuudet -I kehitettävät, II Nykymallilla toimivat, III Mahdollisesti kehitettävät + synergiaetu - mahdollinen uhka Tietohallintotyöryhmä totesi, että synergiaetuja on mahdollista saavuttaa varmimmin seuraavissa ICT-toiminnoissa/palveluissa ICT-arkkitehtuuripalvelut ICT-sopimustenhallinta Integraatiopalvelut Sähköinen asiointi ja viestintä Verkko- ja tietoliikennepalvelut Seuraavissa palveluissa voi myös tulla etua ICT-kehittämispalvelut ja Hankehallinta Tietoturvapalvelut Sovelluspalvelut 11
Seuraavien palveluiden osalta ei ainakaan tässä vaiheessa nähty olevan etua suuremmasta yksiköstä Asiantuntija- ja konsulttipalvelut Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt sekä Tilaajapalvelut ja toimittajahallinta Käyttäjän tukipalvelut Työasema- ja laitepalvelut Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut sekä Kapasiteettipalvelut Koulutuspalvelut Arvioita määristä tai euroista ei voi tehdä ennen kuin tiedetään tarkemmin mahdollisen uuden kunnan koko ja erityisesti palveluiden järjestäminen, koska ICT on tukipalvelu. Myös toimintojen tehostamissuunnitelmia on mahdollista tehdä vasta myöhemmin. Järjestelmissä todettiin selvityksen ensimmäisessä vaiheessa useita päällekkäisyyksiä ja rinnakkaisuuksia (järjestelmiä 507 kpl!). Näiden osalta tulevaisuudessa on mahdollista saada säästöjä ostopalveluissa ja omassa ylläpidossa, mutta työryhmä ei tässä vaiheessa arvioinut säästöjen suuruusluokkaa. ICT-ostopalvelujen osuus kuntien yhteenlasketuista käyttömenoista on alle prosentin. Uutta kuntaa rakennettaessa suunnittelun painopiste tuleekin olla toimintojen kokonaisvaltaisessa suunnittelussa ja tehostamisessa järjestelmien avulla, joka edellyttää tavoitemallin laadintaa KA-arkkitehtuurista. Käytännön tasolla työ on helpointa aloittaa sellaisen yhteisen infrastruktuurin laadinnalla, jolla mahdollistetaan tiedon siirto ja kaikkien toimipisteiden liittyminen toisiinsa. Synergiamahdollisuudet ovat olemassa seuraavissa asioissa: Kehittämistä kokonaisuutena osajärjestelmien sijaan Kyky tukea toiminnan kehittämistä paranee Yhteisten toimintatapojen ja periaatteiden määrittely ja juurruttaminen tehostuu Järjestelmäkartta ja päällekkäiset ratkaisut vähenevät Järjestelmien jatkokehittäminen tehostuu Valtakunnallisten ratkaisujen nopea ja tehokas hyödyntäminen Toimittajahallinnan edellytysten paraneminen Laajempi hankintaosaaminen pienentää riskejä Volyymiedut Osaamisen jatkuvuuden ja resurssien riittävyyden hallinta paranee Kustannustehokkaampi palvelutuotanto Liite 1: Porin seudun kuntien ICT -ympäristöjen kartoitusprojekti 28.2.2014 Versio 1.1 Liite 2: Sähköinen viestintä ja asiointi, tavoitteet ja periaatteet 12