Liite 2 POPmaakunta 15.9.2017 Maakuntien tietohallinnon perustamisen suunnitelma (VM/256/02.02.06.09/2017) Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistus ICT-hankesuunnitelma 2017 2018 Versio 1.0 (15.9.2017)
Pohjois-Pohjanmaan liitto 2 (24) Sisällys Sisällys... 2 Dokumentin versiohistoria... 2 1. Projektin sisältö... 3 1.1. Projektin kuvaus ja kohde... 3 1.2. Projektin tavoitteet... 9 1.3. Lopputulokset... 10 1.4. Projektin omistaja... 11 1.5. Toteutuksen osapuolet... 12 2. Toteutus... 13 2.1. Aikataulu ja vaiheistus... 13 2.1.1. Loppuraportointi... 14 3. Projektin organisointi... 15 3.1. Projektin hallinnollinen organisointi... 15 3.2. Roolit, vastuut ja velvollisuudet... 16 4. Riskianalyysi... 18 5. Työmääräarvio ja tehtäväjako... 19 6. Kustannus arvio ja kustannustenjakomalli... 20 7. Liitteet... 21 Dokumentin versiohistoria Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus 12.9.2017 Juhani Heikka Projektin sisältö ja organisointi 13.9.2017 Juhani Heikka Projektin toteutus ja riskianalyysi 14.9.2017 Juhani Heikka Projektin työmääräarvio ja kustannukset 15.9.2017 Juhani Heikka Allekirjoitettu hakemus jätetty Valtiovarainministeriölle
Pohjois-Pohjanmaan liitto 3 (24) 1. Projektin sisältö 1.1. Projektin kuvaus ja kohde POP maakunnan ICT-valmistelun käynnistysvaihe ja organisoituminen Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen valmistelu on käynnistetty alkuvuodesta 2017. Alkuvaiheessa ICT-valmistelua on tehty kokoamalla maakuntaan siirtyvien organisaatioiden edustus POP maakunnan ICT-työryhmäksi ja vastuuttamalla valmistelu työryhmän puheenjohtajalle ja myöhemmin maakunnan ICT-vastuuvalmistelijalle. Kuva 1. Alkuvaiheen tuloksena (8/2017) on syntynyt karkean tason kuva POP maakunnan alueen nykytilasta ja etenemisvaihtoehdoista 1. POP maakunnan ICT-muutoksen esivalmisteluvaihe (1-9/2017) Keväällä (5/2017) ICT-muutoksen valmisteluun haettiin Valtiovarainministeriön rahoitusta. Valtiovarainministeriö teki 29.5.2017 päätöksen POP maakunnan ICT-valmistelun valtionavustuksesta myöntämällä valmisteluun Pohjois- Pohjanmaan liitolle 198 000 tukirahoituksen. Pohjois-Pohjanmaan liiton omarahoitusosuus on 20 000, joten vuoden 2017 ICT-valmisteluun on käytössä yhteensä 218 000. Rahoituksen avulla on palkattu täysiaikainen ICT-vastuuvalmistelija vastaamaan ICT-kokonaisuuden valmistelusta. Lisäksi rahoituksella resursoidaan ICTvalmistelijoita (projektipäälliköt ja asiantuntijat) suunnittelemaan maakunnan 1) ICT-infrastruktuurin rakentamis- ja siirtymäsuunnitelma 2) Toimialasidonnaisten (TOSI) tietojärjestelmien rakentamis- ja siirtymäsuunnitelma 3) Toimialariippumattomien (TORI) tietojärjestelmien rakentamis- ja siirtymäsuunnitelma Lisäksi ICT-valmistelutyöhön kytkeytyy tiiviisti 4) uusien digitaalisten palvelujen ja 5) järjestäjän työvälineiden kehittäminen yhteistyössä muiden maakuntien, 1 Nykytilan väliraportti http://www.popmaakunta.fi/index.php?id=2305&cat_ids=x438xx437xx478xx575x#cat575
Pohjois-Pohjanmaan liitto 4 (24) kansallisten palvelukeskusten (Vimana, Hetli, Maakuntien Tilakeskus) ja kehittämisyhtiöiden kanssa (SoteDigi). ICT-valmistelijoiden päätehtävänä on varmistaa tulevan maakunnan toiminnan saumaton ja häiriötön aloittaminen 1.1.2020 (ks. kuva 1 yllä). POP maakunnan ICT-muutoksen suunnitteluvaihe (10/2017-6/2018) Nyt haettavalla rahoituksella (984 768 ) on tarkoitus konkretisoida POP maakunnan ICT-suunnittelua ja tulevan maakunnallisen ICT-investointiohjelman projektointia (kuva 2). Toteutusvaihe käynnistyy viimeistään kesällä 2018 (kuva 3). Suunnitteluvaiheen osakokonaisuudet on listattu alla. Tietohallinto (strateginen ohjaus) Kokonaisarkkitehtuuri ja tietohallintomalli (ohjaus, hallinta) ICT-sopimusten hallinta ja hankintastrategia Tietoturva- ja tietosuoja ja tiedonhallinta Kehittämis-, palvelu-, ja tietojärjestelmäsalkut ICT-ratkaisukokonaisuus ja ICT-palvelujen järjestäminen Maakunnan ICT-infrastruktuuri (teknologia-arkkitehtuuri) Maakunnan toimialasidonnaiset tietojärjestelmät (TOSI-järjestelmäarkkitehtuuri ja konsolidointi) Maakunnan toimialariippumattomat tietojärjestelmät (TORI-järjestelmäarkkitehtuuri ja konsolidointi) Tietointegraatio (potilas- ja asiakastietojärjestelmät, tietoarkkitehtuuri) Tiedolla johtamisen ratkaisut (TORI / konserniyhteinen ratkaisu, tieto ja tietojärjestelmäarkkitehtuuri) Digitaaliset palvelut, sähköinen asiointi ja viestintäratkaisut (konseptit) Kuva 2. Suunnitteluvaiheen (10/2017-6/2018) keskeiset valmistelukokonaisuudet.
Pohjois-Pohjanmaan liitto 5 (24) Tämän projektin ja suunnitteluvaiheen keskeisin tulos on maakunnan ICT-tiekartta ja ICT-muutosohjelman toteutussuunnitelma (6/2018 mennessä). ICTinvestointiohjelman toteutukseen haetaan kansallista muutostukirahoitusta kun Valtiovarainministeriön ohjeet rahoitushauista tulevat julkisiksi (2018). ICT-valmistelun tavoitteena on viedä POP maakunnan kriittisimpiä kehityshankkeita eteenpäin välittömästi, mikäli resurssit saadaan allokoitua jo ennen varsinaista ICT-muutosohjelmaa. Kuva 3. POP maakunnan ICT-muutokset toteutetaan noin 1,5 v aikana. Maakunnallisilla ICT- ja digi-ratkaisuilla haetaan kustannustehokkuutta ja vaikuttavuutta Yllä kuvatut suunnittelu- ja toteutusohjelman kokonaisuudet sisältävät 1) ns. pakollisia muutoksia (esim. ICT-infrastruktuurin) sekä 2) toimenpiteitä, jotka tulevat vähentämään ICT-kustannuksia tulevaisuudessa. Lisäksi 3) digitalisoimalla toimintoja haetaan toimialojen toimintojen tehostumista. 1. POP maakunta tarvitsee toimiakseen luotettavan, nopean ja nykyaikaisen ICT-infrastruktuurin, joka mahdollistaa toimintojen ja palveluverkon nykyistä tehokkaamman toiminnan. 2. Tietojärjestelmien konsolidointiin tehtävät investoinnit tulevat jatkossa pienentämään päivittämiseen ja kehittämiseen liittyviä päällekkäisiä kustannuksia. Esimerkiksi potilas- ja asiakastietojärjestelmissä versiopäivityksiin liittyvän muutostyön osuus on 60 70 % ja lisenssien osuus 30 40% kokonaisuudesta. Konsolidoinnin avulla on mahdollista säästää muutostöiden osuudesta noin puolet (~50%). Lisäksi järjestelmien välisellä tietointegraation toteuttamisella on suuria toiminnallisia vaikutuksia tehokkuuden ja potilasturvallisuuden näkökulmasta. 3. Toimintojen digitalisoinnilla varmistetaan asiakaslähtöiset palvelut (digitaaliset lähipalvelut, ohjaus, neuvonta ja erilaiset itsepalvelut), mahdollistetaan tietojen tehokas käyttö johtamisessa, hoidossa ja palveluissa sekä tehostetaan POP maakunnan toimintoja.
Pohjois-Pohjanmaan liitto 6 (24) Kansallinen ICT-yhteistyö maakuntien toimintojen käynnistämisessä ja kehittämisessä Yllä olevien osakokonaisuuksien suunnittelussa tullaan tekemään tiivistä yhteistyötä kansallisten toimijoiden kanssa (muut maakunnat, Vimana, SoteDigi). Tällä hetkellä POP maakunta osallistuu Vimanan yhteisen digitaalisen viestintäja työskentely-ympäristön pilotointiin (O365). Tavoitteena on, että kansallinen O365-ympäristö saataisiin skaalattua siirtymäajalla koko POP maakunnan käyttöön ensimmäisten maakuntien joukossa. Valtiovarainministeriön ohjeistusten mukaisesti alueellisia ratkaisuja kehitetään vain osakokonaisuuksiin, joihin ei ole tarjolla siirtymäaikana käyttöönotettavia kansallisia ratkaisuja Tarvitaan kansalliset, realistiset aikataulut ICT-ratkaisuille ja yhteisille kilpailutuksille, joihin kaikki toimijat voivat sitoutua. POP maakunta on nimennyt edustuksen kaikkiin kuuteen Vimanan ICT-projektiaihioiden valmistelutyöryhmiin: 1) Yhteinen digitaalinen viestintä- ja työskentely-ympäristö 2) Yhteinen käyttäjähallinta 3) Yleisen asianhallinnan järjestelmän valmistelu ja toteutus 4) Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus 5) Tietoliikenteen runkoverkkojärjestelyt 6) Perustietotekniikan konsolidaation tuki ja siihen liittyvät kilpailutukset Edellä kuvatut projektikokonaisuudet ovat tärkeitä valmistelutyön tehokkuuden ja maakuntien joustavan käynnistymisen näkökulmasta. Em. hankkeet olisi järkevää toteuttaa maakuntien yhteisinä jos se on aikataulullisesti ja Vimanan kyvykkyyden osalta mahdollista siirtymäajan puitteissa (hyvissä ajoin ennen kuin maakunta aloittaa varsinaisen toimintansa 1.1.2020). Pohjois-Suomen yhteistyöalueen (YTA) yhteistyökohteet ja toimintamallit Pohjois-Suomessa on ollut käytössä vuodesta 2014 asti OYS erityisvastuualueen laajuinen tietohallintoyhteistyön toimintamalli (ns. alue-akusti foorumi). Foorumissa on käsitelty kansallisen sote- ja maakuntauudistuksen valmistelua ja etenemistä sekä kehittämisyhteistyömahdollisuuksia eri osa-alueilla. Foorumin toimintaa on keväällä 2017 laajennettu kattamaan yhteistyöalueen (YTA) maakuntien ICT-valmistelun tilannekuvan seuranta. Foorumissa on tunnistettu tarve yhteistyömahdollisuuksien tarkemmalle kartoittamiselle. Foorumin syyskuun kokouksessa (11.9.2017) sovittiin, että jokainen YTA-alueen maakunta (Pohjois-Pohjanmaa, Lappi & Länsi-Pohja, Kainuu ja Keski-Pohjanmaa) sisällyttää yhteistyöselvityksen valmistelun osaksi Valtiovarainministeriön rahoitushakemusta (VM/256/02.02.06.09/2017).
Pohjois-Pohjanmaan liitto 7 (24) Alustaviksi yhteistyökohteiksi tunnistettiin: 1) Kokonaisarkkitehtuuri (kuvaukset, mallintaminen, toimintamallit) 2) Tiedolla johtaminen (toimintamallit, tietoarkkitehtuuri, ratkaisukehitys) 3) Tietoturva- ja tietosuoja (politiikat, ohjeet, toimintamallit) 4) ICT-palvelujen järjestämismalli ja maakuntien kytkeytyminen valtakunnallisiin toimijoihin (esim. Vimana, SoteDigi, Hetli, Maakuntien Tilakeskus, Kela, VRK) Edellä mainittujen kokonaisuuksien osalta Pohjoisen YTA-alueen maakunnat sitoutuvat yhteisesti tuottamaan 1) potentiaalisten kehittämiskohteiden kuvaukset ja 2) näiden edistämisen edellyttämät toimintamallit ja 3) YTA-yhteistyön tulevaisuuden resurssitarpeet. Nämä raportoidaan osana jokaisen maakunnan loppuraporttia VM:lle 30.6.2018 mennessä. Taulukko 1. Projektin vaiheet ja kehitettävien kohteiden kuvaukset. VAIHE ICT-valmistelun johtaminen KA-mallintaminen ICT-infraratkaisusuunnittelu TE-TOSI-ratkaisusuunnittelu SO-TOSI-ratkaisusuunnittelu Valtiohallinnon TOSI-ratkaisusuunnittelu KEHITETTÄVIEN KOHTEIDEN KUVAUS ICT-muutoksen suunnittelu ja kokonaisuuden yhteenjohtaminen POP maakunnan valmistelun kanssa. Rahoitushaut, osallistuminen kansalliseen valmistelutyöhön sekä kokonaisuudesta raportointi eri tahoille. POP maakunnan kokonaisarkkitehtuurikuvausten tarkentaminen yhteistyössä toimialojen valmisteluryhmien kanssa JHS-suositusten mukaisesti. Työ linkittyy valtakunnalliseen KA-mallinnustyöhön. Tulokset tullaan jakamaan kaikkien muiden maakuntien hyödynnettäväksi päällekkäisen työn välttämiseksi. POP maakunnan ICT-infrastruktuurin ratkaisusuunnittelu yhteistyössä alueen organisaatioiden kanssa. Pohjaratkaisuna tullaan hyödyntämään PPSHP:n ICT-infrastruktuuria, jota laajennetaan kattamaan koko maakunnan alue ja kaikki toiminnot. Valmistellaan kuntien ratkaisujen siirrot osaksi POP maakunnan ICT-infrastruktuuria (migraatiot). Rakennetaan yhteistyömalli ja työnjako mm. Vimana Oy:n kanssa sekä valmistellaan tarvittavat sopimus ja vastuusiirrot. Perusterveydenhuollon maakunnallisen tietojärjestelmäkokonaisuuden selvitystyöt, suunnittelu ja toteutusmallien valmistelu (konsolidaatiot). Terveydenhuollon tukipalvelujärjestelmien ja integraatioiden kartoittaminen sekä harmonisointisuunnitelma. Kirjauskäytäntöjen kehittäminen yhteistyössä toimialan vastuuhenkilöiden kanssa. Tietointegraation kehittäminen. ICT-muutosprojektien tunnistamisen, aikataulutus, resursointisuunnittelu ja budjetointi osaksi maakunnan ICTinvestointiohjelmaa. Kansallisten ratkaisujen käyttöönottojen suunnittelu ja alueen toimijoiden ohjaus. Sosiaalitoimen maakunnallisen tietojärjestelmäkokonaisuuden selvitystyöt, suunnittelu ja toteutusmallien valmistelu (konsolidaatiot). Sosiaalitoimen tukipalvelujärjestelmien ja integraatioiden kartoittaminen sekä harmonisointisuunnitelma. Kirjauskäytäntöjen kehittäminen yhteistyössä toimialan vastuuhenkilöiden kanssa. Tietointegraation kehittäminen. ICT-muutosprojektien tunnistamisen, aikataulutus, resursointisuunnittelu ja budjetointi osaksi maakunnan ICT-investointiohjelmaa. Kansallisten ratkaisujen käyttöönottojen suunnittelu ja alueen toimijoiden ohjaus. Valtiohallinnon tietojärjestelmäkokonaisuuden selvitystyöt, suunnittelu ja toteutusmallien valmistelu yhteistyössä KEHA-keskuksen ja Etelä-Pohjanmaan maakunnan kanssa. ICT-muutosprojektien tunnistamisen, aikataulutus, resursointisuunnittelu ja budjetointi osaksi maakunnan ICT-investointiohjelmaa. Valtiohallinnon toimintojen tarpeiden kokoaminen ja viestiminen POP maakunnan valmistelutyöhön (mm. ICT-infrastruktuuri, Vimana yhteistyö).
Pohjois-Pohjanmaan liitto 8 (24) TORI-ratkaisusuunnittelu Tiedon johtaminen ja varastointi Alueellisen tietointegraation suunnittelu ja valmiuksien rakentaminen Maakunnan digiratkaisut ja kehityssalkku ICT-sopimusten ja hankintojen hallinta POP maakunnan toimialariippumattomien tietojärjestelmien yhtenäistämissuunnittelu yhteistyössä Monetra Oy:n, PPSHP:n ja Vimana Oy:n kanssa. Tulevan maakunnan hallinnon tietojärjestelmiin liittyvien tietojen ja toimintatapojen tarkentaminen, vaihtoehtoisten yhtenäistämismallien (konsolidaatio) suunnittelu ja arviointi. Etenemisen tiekartan luominen. ICT-muutosprojektien tunnistamisen, aikataulutus, resursointisuunnittelu ja budjetointi osaksi maakunnan ICT-investointiohjelmaa. Suunnittelutyössä tulee huomioida valtakunnallisten palvelujen kehittyminen siirtymäaikana. Maakunnan tietovarastointi-, integraatio- ja tietojohtamisessa tarvittavien teknologisten ratkaisujen suunnittelu. Vaihtoehtoisten ratkaisumallien suunnittelu ja arviointi. Etenemisen tiekartan luominen. ICT-muutosprojektien tunnistaminen, aikataulutus, resursointisuunnittelu ja budjetointi osaksi maakunnan ICT-investointiohjelmaa. Suunnittelutyössä tulee huomioida valtakunnallisten ja alueellisten palvelujen kehittyminen siirtymäaikana. Tehtävään oleellisena osana liittyy maakunnan tietojohtamisen ratkaisujen suunnittelun tukeminen (järjestäjä, tuottajat ja muut tiedon hyödyntäjät). Alueen sote-tietojärjestelmästrategian mukaisesti POP maakunta käyttää konsolidoinniin jälkeen toiminnoissaan yhtä perusterveydenhuollon ja yhtä erikoissairaanhoidon tietojärjestelmää, joiden välille tarvitaan tietointegraatioratkaisu, jonka avulla voidaan nähdä ristiin eri tietojärjestelmien tietosisältöjä. Ratkaisulle on tunnistettu tarve mm. akuuteissa ja päivystystoiminnoissa ja monialaisessa hoitotyössä. Ratkaisu täydentää kansallista KANTA-palvelua eikä ole päällekkäinen sen kanssa. Myöhemmässä vaiheessa ratkaisu on tarkoitus skaalata laajemmin maakunnan tarpeisiin (ml. sosiaalitoimi, tietojohtaminen, omat tiedot). ICT-muutosprojektien tunnistaminen, aikataulutus, resursointisuunnittelu ja budjetointi osaksi maakunnan ICT-investointiohjelmaa. POP maakunta on Popster-selvitystyössä nostanut digitaaliset palvelut ja toimintatavat keskiöön. Slogan Digi = Liki viestii sitä, että lähipalveluja tuotetaan jatkossa digitaalisesti asiakkaille koteihin ja mobiililaitteisiin. Toimialojen valmisteluryhmät tarvitsevat digi-mentoreita, joiden tehtävänä on konkretisoida digi-kehitysideat muutostoimenpiteiksi ja ICT-ratkaisuiksi eli osaksi maakunnan ICT-kehityssalkkua ja ICT-muutosohjelmaa. Maakunnan sähköisen asioinnin konsepti- ja ratkaisut täytyy suunnitella eheäksi kokonaisuudeksi asiakkaan näkökulmasta huomioiden kansalliset KaPA-, Oma- Kanta ja muut digitaaliset palvelut. Modernit viestintäratkaisut ja osallisuuden mahdollistaminen digitaalisia kanavia hyödyntäen on nostettu keskeisiksi kehityskohteiksi. Myös digitaalinen muutosviestintä POP maakunnan tulevalle henkilöstölle tarvitsee uusia ratkaisuja, joiden suunnittelu täytyy käynnistää pikimmiten. Lisäksi tavoitteena on kehittää digitaalisten ratkaisujen vaikuttavuuden ja käytettävyyden validointi tieteellisiä tutkimusmenetelmiä hyödyntäen. Näitä toimintamalleja on tavoitteena skaalata laajemmin valtakunnalliseen käyttöön. POP maakunnan ICT-valmistelussa on tunnistettu noin 800 ICT-sopimusta, joiden analysoimiseksi tarvitaan lakiosaamista. Lisäksi hankintajuristeja tarvitaan varmistamaan, että maakunnan tietojärjestelmien ja ICT-infrastruktuurin konsolidointi tehdään hankinta- ja muiden lakien näkökulmasta oikeaoppisesti.
Pohjois-Pohjanmaan liitto 9 (24) 1.2. Projektin tavoitteet Tämä projekti on looginen jatkumo POP maakunnan ICT-työryhmän valmistelutyölle. ICT-valmistelun resursointi antaa aidot mahdollisuudet toteuttaa ICTtyöryhmän tunnistamat kehityskohteet sekä lisätä vuorovaikutusta POP maakunnan toimialojen valmisteluryhmien kanssa. POP maakunnan ICT-työryhmän väliraportissa (21.8.2017 2 ) on listattu 10 korkeamman tason tavoitetta sekä jokaiselle valmisteltavalle osa-alueella tarkempia tavoitteita koskien jatkovalmistelua. Projektin keskeisimmät tavoitteet ovat: Maakunnan tietohallinnon perustamisen liittyvien muutosten suunnittelu. Perustettavan maakunnan teknisen arkkitehtuurin ja järjestelmäarkkitehtuurin suunnittelu. Perustamisvaiheen välttämättömien järjestelmäkonsolidaatioiden ja tietojen konvertointien suunnittelu sekä mahdolliset toteutukset Välttämättömien teknisten muutosten suunnittelu (kuten tietoliikenneverkkojen, käyttäjähallinnan ja työasemaverkkojen) ja rajapinnan määrittely Vimana Oy:hyn. POP maakunnan tarpeiden määrittely osana kansallisia ratkaisuja, jotta ne vastaavat toiminnan tarpeita. Projektin avainhenkilöt osallistuvat keskeisinä sisällön tuottajina kansallisten ratkaisujen määrittelyyn (Vimana, Hetli, Maakuntien tilakeskus, SoteDigi). Varmistaa POP maakunnan ICT-ratkaisujen jatkuvuus ja häiriötön toiminta sekä varmistaa onnistunut siirtyminen uuteen maakuntaorganisaatioon ja toimintamalleihin. Varmistaa POP maakunnan ICT-valmistelun avainhenkilöiden rahoitus ja ICT-valmistelun jatkuvuus, jotta yllä mainittuun tavoitteeseen päästään. Tunnistaa kriittiset ICT-muutosprojektit ja muodostaa toteutuskelpoiset toteutusprojektit (ICT-tiekartta ja investointiohjelma) maakunnan ICT-infrastruktuurin, tietojärjestelmien ja digitaalisten palvelujen rakentamiseksi 1.1.2020 mennessä. Varmistaa seuraavan vaiheen (ICT-muutosohjelma) resurssien saatavuus (organisaatioiden omat ja tietojärjestelmä- sekä ICT-ratkaisutoimittajien resurssit). Ylläpitää POP maakunnan ICT-riskitilannekuvaa ja pyrkiä ennaltaehkäisemään riskien toteutuminen. Varmistaa tietoturva- ja tietosuoja-asioiden hyvä valmistelu Luoda pohja YTA-yhteistyön konkretisoimiselle ja mahdollisille yhteisille kehittämishankkeille. 2 Nykytilan väliraportti http://www.popmaakunta.fi/index.php?id=2305&cat_ids=x438xx437xx478xx575x#cat575
Pohjois-Pohjanmaan liitto 10 (24) 1.3. Lopputulokset Projektin tuloksia ovat: Rahoitushakemus (15.9.2017) Hankesuunnitelma (15.9.2017) POP maakunnan ICT-valmistelutiimi resursoitu suunnitelman mukaisesti. POP ICT-muutosohjelma sisältäen eritoimintokokonaisuuksien toteutus- ja konsolidaatiosuunnitelmat (mm. ICT-infra, TOSI- ja TORI-tietojärjestelmät, BI/DW etenemissuunnitelma ja digi-kehityshankkeet). POP maakunnan toimintojen kattavat kokonaisarkkitehtuurikuvaukset kansallisia viitearkkitehtuureja hyödyntäen ja täydentäen. POP maakunnan tietojärjestelmä-, ICT-palvelu- ja kehittämissalkut (ks. kuva 4) on koottu ja ajantasalla. Tietointegraatiosuunnitelma ja osa-toteutus Oulun kaupungin ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin välillä, joka voidaan myöhemmin skaalata koko maakunnan kattavaksi. Tällä rakennetaan myös valmiuksia kansalliseen SoteDigi-yhteistyöhön (kansallinen integraatioalusta ja asiakkuuksien hallinta). Yhteistyöalueen potentiaaliset yhteistyöhankkeet ja hankkeiden toteuttamisen edellyttämät toimintamallit ja resurssit jatkopäätöksenteon tueksi. Eri toimijoiden välinen roolitus (mm. MAKU-ICT, Vimana Oy, SoteDigi Oy) ja yhteistyömallit. Loppuraportti 30.6.2017 alueen toimijoiden ja Valtiovarainministeriön käyttöön. Jatkopäätösesitykset johtoryhmälle ja väliaikaiselle toimielimelle. Kuva 4. POP maakunnan kehityssalkun hahmotellut painopisteet ja projektit (luonnos, täydentyy projektin edetessä).
Pohjois-Pohjanmaan liitto 11 (24) 1.4. Projektin omistaja Projektin omistajana toimii Pohjois-Pohjamaan liitto (ICT-vastuuvalmistelija Juhani Heikka), joka vastaa projektin hallinnoinnista, resursoinnista ja läpiviennistä. Projektissa toteutettavien projektien jälkeisen käyttövaiheen vastuutahoina toimivat toimijat tunnistetaan ja vastuutetaan projektin aikana. Tämä edellyttää maakunnan ratkaisuja MAKU-TAHE ja MAKU-ICT osalta. Lisäksi tarvitaan tarkentunut kuva valtakunnallisten palvelukeskusten rooleista (Vimana, Hetli, Maakuntien tilakeskus) ja suhteesta maakuntakonserniin ja sen tietohallintoon.
Pohjois-Pohjanmaan liitto 12 (24) 1.5. Toteutuksen osapuolet Alla olevaan taulukkoon on koottu projektin toteuttamiseen osallistuvat tahot ja yhteistyökumppanit sekä avattu kunkin toimijan roolia projektissa. Taulukko 2. Projektin toteutukseen osallituvat organisaatiot ja niiden roolit. ORGANISAATIO ROOLI TOTEUTUKSESSA Pohjois-Pohjanmaan liitto (oma työ) Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (oma työ) POP maakunnan alueen kunnat ja sote-kuntayhtymät (oma työ) KEHA-keskus Monetra Oy (in-house, ostopalvelut) Kuntien Tiera Oy (in-house, ostopalvelut) Vimana Oy ( tuleva in-house ) SoteDigi Oy ( tuleva in-house ) Maakuntien Tilakeskus Oy ( tuleva in-house ) Mahdollinen MAKU-ICT toimija ( tuleva in-house, ostopalvelut) Valtori (Pela ja ensihoidon käyttövelvoitepalvelut) Tietojärjestelmä ja ICT-ratkaisutoimittajat (ostopalvelut) Kokonaisvastuu maakuntauudistuksen ja siihen liittyvän ICTmuutosten valmistelusta ja läpiviennistä. Projektin osarahoittaja, vastuuorganisaatio ja hallinnoija. Asiantuntijatyöpanos projektin osa-alueiden toteuttamisen eri vaiheisiin (virka-apu tai sisäiset rekrytoinnit). Tietointegraatio POP maakunnan perusterveydenhuollon, sosiaalitoimen ja erikoissairaanhoidon tietojärjestelmien välillä. Asiantuntijatyöpanos projektin osa-alueiden toteuttamisen eri vaiheisiin (virka-apu tai sisäiset rekrytoinnit). Erityisesti maakunnan vastuulle siirtyvä ICT-infrastruktuuri ja SOTE-TOSI tietojärjestelmät. Valtiohallinnon rajapintojen ja palvelujen siirtymäsuunnittelu yhteistyössä KEHA-keskuksen kanssa. Maakunnan TORI-järjestelmien (talous- ja henkilöstöhallinto) konsolidoinnin suunnittelu ja projektointi osana POP maakunnan toimiala ja ICT-valmistelua. Mahdolliset asiantuntijapalveluostot suunnittelun ja uusien toimintamallien tueksi. Yhteistyökumppani maakunnan ICT-palvelujen järjestämisessä. POP maakunnan asiantuntijat osallistuvat Vimanan palveluportfolion määrittelyyn ja kehitykseen. Yhteistyökumppani maakunnan sosiaali- ja terveydenhuollon digipalvelujen kehittämisessä ja järjestämisessä. POP maakunnan asiantuntijat osallistuvat SoteDigi Oy:n palveluportfolion määrittelyyn ja kehityshankkeiden toteuttamiseen. Yhteistyökumppani maakunnan kiinteistöjen ICT-palvelujen järjestämisessä yhdessä maakunnan ICT-toimijoiden ja Vimana Oyn kanssa. POP maakunnan asiantuntijat osallistuvat maakunnan kiinteistöjen ICT-ratkaisujen määrittelyyn ja järjestämiseen yhteistyössä valtakunnallisten palvelukeskusten kanssa. POP maakunta on käynnistänyt selvityksen MAKU-ICT-toimijan ja alueelliseen ICT-palvelujen järjestämiseen liittyen. Mikäli maakuntauudistus johtaa alueelliseen in-house ICT-toimijaan (joko perustetaan uusi tai kumppanoidutaan olemassa olevan toimijan kanssa) projektin toteutusaikana sen kyvykkyyttä tullaan hyödyntämään projektin osa-alueiden suunnittelu-, määrittely-, projektointi- ja toteutustehtävissä. Valtori tuottaa valtakunnalliset TUVE-palvelut. TUVE-käyttövelvoite tulee jatkossa kattamaan maakunnan toimialoista Pelastustoimen ja ensihoidon. Valmistelua johtaa sisäasianministeriö. Asiantuntijapalvelut suunnittelu- ja toteutuskohteissa.
Pohjois-Pohjanmaan liitto 13 (24) 2. Toteutus Projekti viedään läpi aikavälillä 1.10.2017-30.6.2018. 2.1. Aikataulu ja vaiheistus Projektin toteutus on jaettu seuraaviin projekteihin: 1. Rahoituksen hakeminen (15.9.2017) 2. Rahoitus päätös (VM 9-10/2017) 3. Vastuuvalmistelijoiden (projektipäälliköt) rekrytointi (9/2017) 4. Asiantuntijoiden rekrytoinnit (11/2017) 5. Osakokonaisuuksien valmistelutyön organisointi (asiantuntijat, tarvittavat työryhmät ja ostopalveluresurssit) ja resursointi (10/2017) 6. Osakokonaisuuksien ratkaisusuunnittelu (11/2017) 7. Kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen jatkaminen ja tarkentaminen (10/2017) 8. Yhteistyöalueen kehityskohteiden ja toimintamallien tunnistaminen (11/2017) 9. Jatkotoimenpiteiden projektointi, budjetointi, aikataulutus ja resurssisuunnittelu (3-5/2018) 10. ICT-muutosohjelman yhteenkokoaminen (4-5/2018) 11. Projektituotosten yhteenkokoaminen (5-6/2018) 12. Loppuraportti (30.6.2018) 13. ICT-muutosohjelman rahoitushaut VMstä (kevät 2018) Kuva 5. Projektin vaiheistus ja läpivienti kuvattuna aikajanalle.
Pohjois-Pohjanmaan liitto 14 (24) 2.1.1. Loppuraportointi Rahoittajan (Valtiovarainministeriö) ohjeistusten mukaisesti projektin toteutuksen ja arvioinnin pohjalta dokumentoidaan tulokset, tuotokset sekä toteutus ja toteutukseen käytetyt resurssit loppuraportiksi. Loppuraportissa projektin vastuutaho kuvaa myös oman arvion pilottiprojektin onnistumisesta suhteessa työlle asetettuihin tavoitteisiin. Vaiheessa syntyvät tuotokset: Loppuraportti, jossa raportoidaan mm. o Projektin toteutus (vaiheet, tuotokset ja tehtävät) o Projektin toteutuksen resurssien käyttö (henkilötyö, rahoitus) o Projektin ja jatkotoimenpiteisiin liittyvät riskit o Projektin arviointi Osakokonaisuuskohtaisen suunnitelmat o Tietohallinnon kehittäminen o Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen o ICT-infrastruktuuri o Tietojärjestelmät o Tietointegraatio o Digitaaliset palvelut o Yhteistyöalueen toimenpide-esitykset Jatkotoimenpiteet koottuna ICT-muutosohjelmaksi o Aikataulut o Resurssitarpeet o Rahoitustarve o Riskit
Pohjois-Pohjanmaan liitto 15 (24) 3. Projektin organisointi 3.1. Projektin hallinnollinen organisointi Kuva 6. POP maakunnan ICT-valmistelun ja muutosohjelman organisointi. Projektin hallinnollinen organisaation on Pohjois-Pohjanmaan liitto. Kokonaisuudesta vastaa ICT-vastuuvalmistelija (Juhani Heikka, Pohjois-Pohjanmaan liitto, maakuntauudistus), joka sijoittuu ICT-ohjelmajohtoon. ICT-vastuuvalmistelija muodostaa yhdessä vastuualueen projektipäällikköjen sekä ICTtyöryhmän varapuheenjohtajien (PPSHP:n tietohallintojohtaja Veijo Romppainen, Kuusamon tietohallintojohtaja Pekka Kantola) kanssa ICT-johtoryhmän, joka huolehtii valmisteltavan kokonaisuuden yhteensovittamisesta (1 krt / vko). ICT-valmistelukokonaisuudesta ja tästä projektista raportoidaan säännöllisesti POP maakunnan muutosjohtajalle ja POP maakunnan vastuuvalmistelijoille osana tilannehuonetoimintaa (2-4 krt / kk) Yllä kuvatun toimintamallin mukaisesti (kuva 6) POP maakunnan alueen johtavista virkamiehistä kootulle johtoryhmälle / väliaikaiselle toimielimelle (tarvittaessa n. 1 krt / kk) Poliittiselle seurantaryhmälle sovittaessa (esim. 1 krt / kvartaali) Laajalle seurantaryhmälle sovittaessa (esim. 1 krt / kvartaali) POP maakunnan ICT-työryhmälle (n. 1 krt / kk) Maakuntien digivalmistelijoiden ryhmälle (n. 1 krt / kk)
Pohjois-Pohjanmaan liitto 16 (24) 3.2. Roolit, vastuut ja velvollisuudet Projektille ei perusteta erillistä ohjausryhmää vaan ohjausryhmänä tai valmistelua ohjaavana tahona käytetään POP maakunnan muutosjohtajasta ja vastuuvalmistelijoista koottua valmistelijoiden ryhmää, joka saa ohjausta maakuntauudistuksen johtoryhmältä/väliaikaiselta toimielimeltä sekä poliittiselta seurantaryhmältä. Maakuntauudistuksen muutosjohtajan tehtävät ja vastuut: Johtaa maakuntauudistuksen valmistelua Vastaa väliaikaishallinnon tehtävien toteuttamisen edellyttämästä poliittisesta yhteistyöstä sekä yhteydenpidosta valtakunnallisiin ja alueellisiin sidosryhmiin Toimialojen vastuuvalmistelijoiden tehtävät ja vastuut: Vastuu määritellyn osa-alueen kokonaisvalmistelusta Vastuualueen valmistelijoiden yhteistyön organisointi ICT-valmistelijoiden kanssa, jotta molemmat kokonaisuudet (toiminta ja ICT) pystyvät etenemään suunnitellusti valmistelussa Tarvittavat syötteet ICT-valmisteluun Toimialavalmistelu aikataulujen toteutumisen varmistaminen ICT-vastuuvalmistelijan tehtävät ja vastuut: POP maakunnan ICT-valmistelun operatiivinen ohjaus ja organisointi o ICT-työryhmän ja alatyöryhmien työskentelyn organisointi ICT-valmisteluun liittyvien hallinnollisten asioiden valmistelu o Hankintapäätökset, henkilöstöpäätökset, rekrytointi o Linjaukset ICT-valmistelun etenemisen raportointi maakunnan tahoille sekä kansallisesti o Maakunnan muutosjohtaja o POP maakunnan toimintamallin mukaiset raportointitahot o Maakuntien Digivalmistelijoiden verkosto o Rahoittajat Rahoitushakemusten valmistelu ja kokonaisvastuu projektien toteuttamisesta Osa-alueiden projektipäällikköjen tehtävät ja vastuut: Tulevan maakunnan liittyvien ICT-ratkaisujen ja toimintatapojen tarkentaminen Vaihtoehtoisten yhtenäistämismallien suunnittelu ja arviointi Etenemisen tiekartan luominen ICT-muutosprojektien tunnistaminen ja projektointi, aikataulutus, resursointisuunnittelu ja budjetointi osaksi maakunnan ICT-investointiohjelmaa Suunnittelutyössä tulee huomioida valtakunnallisten palvelujen kehittyminen siirtymäaikana Raportoi työn etenemisestä ICT-vastuuvalmistelijalle
Pohjois-Pohjanmaan liitto 17 (24) Osa-alueiden asiantuntijoiden tehtävät ja vastuut: Vastaavat osatehtäväkokonaisuuksien valmistelusta osa-alueen projektipäällikön ohjauksessa Raportoi työn etenemisestä projektipäällikölle ja tarvittaessa ICT-vastuuvalmistelijalle POP maakunnan ICT-valmistelun ja kaupallisten toimijoiden välillä hyödynnetään kansallisia suosituksia (mm. JHS, JIT-ehdot). Projektimallista sovitaan aina tehtävien kilpailutusten tai sopimusten yhteydessä.
Pohjois-Pohjanmaan liitto 18 (24) 4. Riskianalyysi POP maakunnan ICT-valmistelun keskeisimmät riskit on kuvattu 21.8.2017 julkaistussa väliraportissa (ks kuva alla). Riskien tarkemmat kuvaukset, vaikutukset ja ehkäisevät toimenpiteet on koottu tämän hakemukseen liitteeseen POP maakunnan ICT-riskit. Kuva 7. POP maakunnan ICT-valmistelun keskeisimmät riskit. Tämän projektin toteutuminen suunnitellusti (ml. haetun rahoituksen toteutuminen) on kriittinen POP maakunnan ICT-muutoksen toteuttamiseksi. Projektin avulla varmistetaan valmistelun avainhenkilöiden sitoutuminen ICT-muutoksen toteuttamiseen niin, että POP maakunta voi aloittaa toimintansa häiriöttömästi 1.1.2020 eikä palveluissa tai palvelutasoissa tapahdu minkäänlaisia notkahduksia siirtymän aikana.
Pohjois-Pohjanmaan liitto 19 (24) 5. Työmääräarvio ja tehtäväjako Kuva 8. Projektin päävaiheet ja raportointi aikajanalla. Taulukko 3. Projektin vaihekohtainen työmääräarvio. VAIHE (KS KUVA YLLÄ) OMATYÖ (%) ICT-valmistelun johtaminen (ml. rekrytoinnit, toimintamallit ja MAKU-ICT ja ICT-roolitus, muutosohjelma, rahoitushaut) Jakaantuu ajalle 1.10.2017-30.6.2018 ICT-vastuuvalmistelija (100%) Yhteiskumppani PPL TOIMITTAJA (HTP) KA-mallintaminen KA-asiantuntija (50%) Tiera Oy, Ministeriöt (VM/STM), Kuntaliitto ICT-infraratkaisusuunnittelu Projektipäällikkö (60 100%) Vimana Oy 3 asiantuntijaa (~60%) 50 TE-TOSI-ratkaisusuunnittelu Projektipäällikkö (40 60%) PPSHP Tieto Oyj 60 SO-TOSI-ratkaisusuunnittelu Projektipäällikkö (40 60%) PPSHP Tieto Oyj 20 Valtiohallinnon TOSI-ratkaisusuunnittelu Projektipäällikkö (~50%) KEHA-keskus TORI-ratkaisusuunnittelu Projektipäällikkö (40 60%) Monetra Oy Tiedon johtaminen ja varastointi Projektipäällikkö (40 60%) 2 BI/DW asiantuntijaa (~60%) Alueellisen tietointegraation suunnittelu ja valmiuksien rakentami- 2 asiantuntijaa (~60%) Projektipäällikkö (~60%) nen Maakunnan digiratkaisut ja kehityssalkku PPSHP kunnat PPSHP Intersystems 4 asiantuntijaa (60 100%) Vimana Oy, Sote- Digi Oy 50 Lisenssi, rajapintaja palveluhankintoja ICT-sopimusten ja hankintojen hallinta YHTEENSÄ Kytkeytyy projektipäälliköiden työhön, tarvitaan lisäksi hankintajuristia. 20 henkilöä yhteensä n. 15 täysiaikaista työnosta (40-100%) Monetra Oy 50 230 htp
Pohjois-Pohjanmaan liitto 20 (24) 6. Kustannus arvio ja kustannustenjakomalli Kustannustenjakomalli ja rahoitusosuudet Seuraavassa kustannuslaskelmassa on käytetty 10% omarahoitusosuutta. Rahoitettavan projektin kokonaiskustannukset 984 768, josta Pohjois-Pohjanmaan liiton (PPL) osuus (10 % omarahoitusosuus) on 98 477 Valtiovarainministeriön (VM) osuus (90% valtion avustus) on 886 291 Taulukko 4. Kustannusten jakaantuminen vaiheittain rahoittajien välillä. VAIHE/TEHTÄVÄ PPL VM ICT-valmistelun johtaminen 5 928 53 352 KA-mallintaminen 1 341 12 071 ICT-infrasuunnittelu (palveluosto 50 000 ) TE-TOSI-ratkaisusuunnittelu (palveluosto 60 000 ) SO-TOSI-ratkaisusuunnittelu (palveluosto 20 000 ) 11 743 105 683 8 175 73 575 4 175 37 575 Valtiohallinnon TOSI-ratkaisusuunnittelu 1 813 16 313 TORI-ratkaisusuunnittelu 2 900 26 100 Tiedon johtaminen ja varastointi (palveluosto 50 000 ) Alueellinen tietointegraatio ja yhteentoimivuus* (palvelu-, rajapinta- ja lisenssiostot 240 000 ) 10 582 95 241 29 220 262 980 Maakunnan digiratkaisut ja kehityssalkku 12 688 114 188 ICT-sopimusten ja hankintojen hallinta (palveluosto 50 000 ) 5 000 45 000 Matkakustannukset 3 000 27 000 Tilakustannukset 1 913 17 213 YHTEENSÄ: 98 477 886 291 *) Tietointegraatioratkaisusta aiheutuu vuosittain noin 250 000 ylläpitokustannus. Laajennettaessa koko maakunnan yhteiseksi ratkaisuksi kustannus on noin 500 000 / vuosi. Projektin suorat kustannukset ovat: 514 768 Ulkopuolisille maksettavat kustannukset ovat: 470 000 (asiantuntijapalvelut, lisenssit, tekninen toteutus) Työryhmiin tullaan tarvitsemaan merkittävä panostus kunnista ja kuntayhtymistä (oma työ). Kustannuslaskelma ei sisällä kuntien tai kuntayhtymien tekemää työtä eikä valmistelutyöhön osallistumista muilta kuin niiltä osin, jotka palkataan projektiin esitetyillä työaikaprosenteilla.
Pohjois-Pohjanmaan liitto 21 (24) 7. Liitteet 1. POP maakunnan ICT-riskit
Pohjois-Pohjanmaan liitto 22 (24) LIITE 1 ICT-työryhmän tunnistamat keskeisimmät riskit ICT-työryhmä on tehnyt kevään 2017 aikana riskiarvioita keskeisimmistä maakuntauudistuksen ICT-ratkaisuihin liittyvistä riskeistä. Alla olevaan kuvioon on koottu vain keskeisimmät. Riski 1: Aikataulu Riskin nimi Aikataulut ovat äärimmäisen kireät (1) Riskin kuvaus ICT-muutosten toteuttamisen näkökulmasta vuoden 2017 loppuun mennessä on tehtävä aikataulutus, resursointisuunnitelma sekä kartoitus keskeisistä päätöksistä aikatauluineen. Jotta maakunta voi aloittaa toimintansa 2020 alusta, on ICT-muutosohjelman pakolliset projektit saatava valmiiksi hyvissä ajoin ennen vuoden vaihdetta 2020. Riskin vaikutus Riskin vaikutukset on arvioitu vakaviksi ja todennäköisyys korkeaksi. Seuraukset Mikäli ICT-muutosohjelman kannalta kriittisiä päätöksiä ei saada tehtyä syksyn 2017 aikana, vaarantuu maakunnan aloitusaikataulu. Puutteellisilla ICT-ratkaisulla vaarannetaan hyvän hallinnon toteutuminen ja pahimmassa tapauksessa potilasturvallisuus. Ennaltaehkäisevät toimenpiteet 1. Laaditaan ICT-muutosohjelman aikataulu / tiekartta, jossa havainnollistetaan kriittiset päätöksentekopisteet, jotta asiat pysyvät aikataulussa. 2. Priorisoidaan ICT-muutosohjelman toimenpiteet ja varmistetaan kriittisimpien projektien resurssit. 3. Viestitään aktiivisesti aikatauluista päätöksentekijöille sekä muille valmisteluryhmille, joiden tekeminen on sidoksissa ICT-toimenpiteiden toteuttamiseen. 4. Varmistetaan, että ICT-toimittajilla on resurssit kriittisten projektien toteutukseen määritellyssä aikaikkunassa. 5. Pyritään vaikuttamaan kansallisiin aikatauluihin, jotta ne ovat maakuntavalmistelun näkökulmasta realistisia ja toteutettavissa olevia. Riski 2: Linjaukset Riskin nimi Linjausten ja päätösten puuttuminen (2) Riskin kuvaus Tällä hetkellä on valtavasti auki olevia asioita, joilla on suora vaikutus ICT-muutosohjelman suunnitteluun. ICT-suunnittelussa tarvitaan mahdollisimman nopeasti päätöksiä koskien mm. valinnanvapautta, mahdollisia yhtiöittämisiä, maakunnan organisoitumista, palveluverkkoa koskevat muutokset tai kehittämistoimet, käynnistettävät kehittämishankkeet. Ilman tietoa yllä olevista ei voida viedä ICT-muutosohjelman suunnittelua seuraavalla tarkemmalle tasolle. Lisäksi erilaisten riippuvuuksien tunnistaminen on vaikeaa, joka lisää toteutusaikatauluihin liittyviä riskejä. Riskin vaikutus Riskin vaikutukset on arvioitu vakaviksi ja todennäköisyys korkeaksi. Seuraukset ICT-muutosohjelman suunnittelussa ei voida edetä tarvittavalla nopeudella. Lisäksi asioiden välisten riippuvuuksien tunnistaminen ja aikatauluttaminen sekä resurssien optimaalinen kohdentaminen on mahdotonta. Ennaltaehkäisevät toimenpiteet 1. Nostetaan asiat, joihin tarvitaan linjauksia ja päätöksiä johdon ja päättäjien tietoon heti kun ne tunnistetaan. 2. ICT-asioiden nostaminen keskeisten kokousten agendalle riittävällä painoarvolla (johto-, ohjaus- ja valmisteluryhmät). 3. Kannustetaan rohkeaa päätöksentekoon kaikilla tasoilla. Myös ICT-työryhmässä pitää olla valmius linjausten tekemiseen ja valmisteluun/esittämiseen. 4. Kriittiset päätökset lisätään ICT-muutosohjelman tiekartalle sekä myös muiden valmistelutyöryhmien aikatauluihin.
Pohjois-Pohjanmaan liitto 23 (24) Riski 3: Rahoitus Riskin nimi Riskin kuvaus Riskin vaikutus Seuraukset Ennaltaehkäisevät toimenpiteet Valmisteluun tarvittavan rahoituksen epävarmuus ICT-valmistelua on kevään 2017 tehty kuntien ja kuntayhtymien resursseilla ja rahoituksella. ICT-valmisteluun tarvitaan merkittävä joukko asiantuntijoita sekä laaja investointiohjelman (~30 M ), jonka rahoitus täytyy tulla kansalliselta tasolta muutostukiohjelmien kautta (STM/VM). Tällä hetkellä on tiedossa rahoitusta vain esivalmisteluvaiheeseen eli vuoden 2017 loppuun asti. Tämä (VM) rahoitus ei riitä kattamaan edes pakollisten muutosvalmistelujen suunnitteluun tarvittavia resursseja. Riskin vaikutukset on arvioitu vakaviksi ja todennäköisyys korkeaksi. Ilman rahoitusta ICT-valmistelu pysähtyy eikä ICT-muutoksia kyetä toteuttamaan aikataulussa, jolloin maakunnan aloitus vaarantuu. 1. Tällä hetkellä valmisteluun on kaksi erillisrahoitusta (PPL POP-IT 100 K hanke ja VM esivalmistelun tukihanke 220 K ). 2. Aktiivinen vaikuttaminen ministeriöihin jatkovalmistelurahoituksen saamiseksi yhteistyössä muiden maakuntien ja Kuntaliiton kanssa. 3. Budjetoinnin tarkentaminen jatkotyönä huomioiden aikataulutukset (tiekartta). 4. Neuvotteluvoiman kokoaminen suhteessa ICT-toimittajiin ja projektitoimitusten ja lisenssihintojen neuvottelut. 5. Rahoitushakemusten valmistelu hyvissä ajoin ja varasuunnitelmat eri rahoituskanavien hyödyntämiseen. Riski 4: Jatkuvuuden turvaaminen Riskin nimi Palvelutuotannon jatkuvuuden turvaaminen muutostilanteessa Riskin kuvaus Maakunnan palvelut ovat yhteiskunnan toimivuuden ja kuntalaisten hyvinvoinnin kannalta kriittisiä, joiden jatkuvuus muutostilanteessa on turvattava perusteellisella suunnittelulla sekä laadukkaalla toteutuksella. Pakollisten muutosten ei tulisi juurikaan näkyä asiakkaille. Tämä tarkoittaa, että jokainen yksikkö pystyy jatkamaan palvelutuotantoa vähintään samalla tasolla millä sitä on tehty ennen uudistusta. Keskeisintä on varmistaa potilasturvallisuuden sekä tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten toteutuminen kaikissa olosuhteissa. Riskin vaikutus Riskin vaikutukset on arvioitu vakaviksi ja todennäköisyys korkeaksi. Seuraukset Puutteellisilla ICT-ratkaisulla vaarannetaan hyvän hallinnon toteutuminen ja pahimmassa tapauksessa potilasturvallisuus. Ennaltaehkäisevät 1. Kriittisten ICT-muutosprojektien tunnistaminen ja aikatauluttaminen. toimenpiteet 2. Priorisointi niin, että kriittiset ICT-muutosprojektit tehdään ensimmäisenä. Ensimmäinen kokonaisuus on saada maakunnan ICT-infrastruktuuri rakennettua, jonka varaan kaikki tietojärjestelmäpalvelut ja palvelujen käyttö nojaavat. 3. Resursoidaan kriittiset ICT-muutosprojektit parhailla asiantuntijoilla. 4. Kriittiset projektit otetaan erityisseurantaan ICT-organisaatiossa. 5. Etsitään parhaat kumppanit ICT-muutosprojektien toteuttamiseksi. 6. Valmisteluorganisaatiossa huomioidaan tietoturva- ja tietosuojan osaamisalue. 7. Tarvitaan selkeät linjaukset toimialoilta miten toiminnan siirtyminen maakunnan vastuulle on suunniteltu ja aikataulutettu. Keskeistä on tunnistaa oleellisimmat muutokset, jotka edellyttävät ICT-muutoksia. 8. Valtiohallinnon osalta tiivis yhteistyö valtakunnallisen ICT-palvelukeskuksen (Vimana) kanssa. 9. Talous- ja henkilöstöhallinnossa tiivis yhteistyö Monetra Oyn kanssa jatkuvuuden turvaamiseksi.
Pohjois-Pohjanmaan liitto 24 (24) Riski 5: Resurssit Riskin nimi Riskin kuvaus Riskin vaikutus Seuraukset Ennaltaehkäisevät toimenpiteet Resurssien irrottaminen ICT-muutosohjelman toteuttamiseen Kevään 2017 ICT-valmistelu on tehty pääsääntöisesti kuntien ja kuntayhtymien asiantuntijoiden OTO-työnä muutamia asiantuntijapalveluhankintoja lukuun ottamatta. Tämän hetkisen suunnitelman mukaisesti ICT-muutosohjelman valmistelussa tarvitaan useita avainvalmistelijoita ja asiantuntijoita 8/2017 eteenpäin. Tätä varten tarvitaan kansallisesti turvattu rahoitus jatkovalmisteluun. Rahoitukseen liittyvän epävarmuuden lisäksi haasteena on tarvittavien ICT-asiantuntijoiden irtautuminen perustehtävistä ICT-muutosohjelman toteuttamiseen. Riskin vaikutukset on arvioitu vakaviksi ja todennäköisyys korkeaksi. Mikäli resursointi epäonnistuu aikataulut tulevat viivästymään. Lisäksi keskeneräiset ICT-ratkaisut aiheuttavat epäluuloa ja tehottomuutta työntekijöissä, jota tulee välttää. 1. Vahvistetaan ICT-vastuuvalmistelija väliaikaishallinnon toimesta 2. Valmistellaan motivoivat työnkuvat ICT-muutosohjelman toteutuksessa. 3. Käynnistetään avainhenkilöiden rekrytoinnit 8/2017. 4. Pyritään edesauttamaan, että avainhenkilöiden ja asiantuntijoiden kotiorganisaatiot myöntävät tarvittaessa virka-apua ja virkavapaata, jotta valmistelu saadaan tehokkaasti toteutettua. 5. Varmistetaan rahoitus monikanavaisesti eri rahoituslähteitä hyödyntäen (VM/STM/PPL). Riski 6: Digitalisaation edistäminen Riskin nimi Palvelujen kehittämiseen ja digitalisaation edistämisen ei riitä resursseja Riskin kuvaus Julkisen hallinnon kilpailukyvyn ja asiakaslähtöisyyden edistäminen vaatii merkittäviä panostuksia palvelujen kehittämiseen ja digitalisointiin. Näin merkittävässä muutostilanteessa suurin osa osaajista on kiinni pakollisten muutosten toteuttamisessa ja toimintojen jatkuvuuden turvaamisessa. Näin ollen riskinä on, että maakunnalla ei riitä osaajia eikä resursseja palvelujen kehittämiseen, joka voi huonontaa kilpailukykyä ja houkuttelevuutta asiakkaiden näkökulmasta. Riskin vaikutus Riskin vaikutukset on arvioitu kohtalaiseksi ja todennäköisyys korkeaksi. Seuraukset Ei-asiakaslähtöiset ja ei-nykyaikaiset palvelut eivät houkuttele asiakkaita valinnanvapaustilanteessa. Palveluverkkoa ei pystytä kehittämään eikä toiminnat tehostu tavoitteiden mukaisesti. Ennaltaehkäisevät toimenpiteet 1. Digitaalisuuden nostaminen maakunnan strategiseksi kärkitavoitteeksi (DIGI = LIKI). 2. Strategisesti tärkeiden kehittämiskohteiden tunnistaminen, joilla on keskeinen vaikutus asiakkaiden arkeen ja palvelutuottajansa valintaan (valinnanvapauden toteutuessa). 3. Digitaalisuuden painoarvon varmistaminen jatkovalmistelussa ja maakunnan organisoinnissa. 4. Kärkihankkeiden tunnistaminen ideamassasta. Tavoitteena 3-5 kärkihanketta maakunnassa, joiden toteuttaminen varmistetaan tarvittavin keinoin. 5. Kärkihankkeiden käynnistäminen ja edistäminen rohkeasti tarvittaessa omalla riskillä / maakunnan omalla rahalla. 6. Aktiivinen verkostoituminen keskeisten kehityskumppanien kanssa. 7. SoteDigi kehityssalkun hyödyntäminen viitekehyksenä ja potentiaalisena rahoituslähteenä sekä yhteistyön alustana.