SUOMEN NUORISOVAIHDON MONIPIIRIN ASIAKASHALLINTAOHJELMA

SUOMEN NUORISOVAIHDON MONIPIIRIN ASIAKASHALLINTAOHJELMA Ohje Rotary klubeille Sisällys Monipiirin asiakashallinta ohjelma... 1 1. prosessi eli mitä kukin tekee (vuosivaihto)... 2 2. prosessi eli mitä kukin tekee (kesä- ja leirivaihto)... 3 3. tehtävälistat (tämä lista ei ole vielä kattava)... 4 4. Ohjelmaan kirjautuminen... 5 5. vuosivaihto-oppilaan hakemuksen täyttäminen... 6 6. Uuden KÄYTTÄJÄN luonti... 10 7. perheen luonti... 12 8. Käyttäjän (oppilaan) tietojen päivitys... 13 9. Oppilaan yhdistäminen perheisiin yms... 14 10. REMARKS kenttä... 16 11. Ulos kirjautuminen... 16 HUOM: Riippuen käyttäjäoikeuksista yllä oleviin toiminteisiin voi olla rajoitteita! PÄIVITETTYJÄ TIETOJA JA OHJEITA LÖYTYY WEB SIVUILTA www.ryefinland.com KOHDASTA NV-TIIMI ja ASIAKASHALLINTAOHJELMA 07/12/2010 1/16

1. PROSESSI ELI MITÄ KUKIN TEKEE (VUOSIVAIHTO) 1. Oppilasvalinnan jälkeen klubin sitoumuslomake tulee piirin PJ:lle. Piirin PJ luo klubin COUNSELORIN ja antaa tälle oikeudet ohjelmaan mikäli näitä ei ole ennestään. 2. Klubin COUNSELOR luo OB oppilaan asiakashallintaohjelmaan NEW APPLICANT toiminteella. Samalla hän lähettää oppilaalle linkin hakemuksen täyttämiseksi ohjelman kautta ja oppilaan ohjeen joka on erillinen dokumentti. 3. OPPILAS täyttää tietonsa asiakashallintaohjelmaan annetun ohjeen mukaan ja saa lopuksi täytetyn hakemuksen PDF tiedostona. 4. Kun hakemuksen (4 kopiota) kaikki liitteet on tehty ja täydennetty OPPILAS VANHEMPINEEN allekirjoittaa hakemuksen kaikki kopiot (2 kohtaa kussakin) klubin COUNSELORIN tai muun klubin edustajan läsnäollessa. 5. Klubin COUNSELOR tarkistaa oppilaan tiedot asiakashallintajärjestelmässä. Lisäksi klubin COUNSELOR luo asiakashallintaohjelmaan kaikki 3-4 tulevan oppilaan (IB) perhettä jotka klubin sitoumuksessa on mainittu. 6. Klubin COUNSELOR hakee hakemukseen puuttuvat allekirjoitukset klubin presidentiltä. Prosessin nopeuttamiseksi allekirjoitetusta hakemuksesta tulisi scannata PDF tiedosto (nimetään sukunimi_etunimi_piiri.pdf). Tästä scannatusta elektronisesta versiosta jätetään lääkäri/hammaslääkäri lausunnot pois. PAPERIVERSIOT TOIMITETAAN NORMAALISTI PIIRIN PJ:LLE. Kuvia, oppilaan ja vanhempien kirjettä sekä passin kopiota ei saa unohtaa. Hakemus (3 kopiota) ja scannattu PDF tiedosto lähetetään piirin PJ:lle. 7. OB oppilaan hakemuksen saapuessa Piirin PJ:lle hän tarkistaa OB oppilaan tiedot sekä hakemuksen ja lisää oman allekirjoituksensa. HUOMIO, oppilaan asiakashallintaohjelman kautta täytetty hakemus linkittää automaattisesti piirin ja klubin vastuuhenkilöt järjestelmässä. 8. OB Lomakkeet siirtyvät KIRJEENVAIHTAJALLE joka päivittää kohdemaan sekä linkkaa itsensä sekä HOST piirin PJ:n oppilaaseen. 9. KIRJEENVAIHTAJA sopii kohdemaan kirjeenvaihtajan kanssa vaihdosta ja lähettää/vastaanottaa hakemukset. Kirjeenvaihtaja on yhteydessä OB oppilaaseen ja pitää tämän ajantasalla haun editymisestä. 10. Kun KIRJEENVAIHTAJA saa IB:n paperit, hän luo ohjelmaan OPPILAAN perustiedot ja lähettää ohjelman kautta linki IB oppilaalle joka täyttää omat tietonsa asiakashallintajärjestelmään. 11. Kirjeenvaihtaja lähettää IB hakemuksen klubiin ja päivittää APPLICATION SENT päivämäärän 12. Klubin saatua IB oppilaan paperit, COUNSELOR tarkistaa IB oppilaan tiedot ja täyttää koulun tiedot asiakashallintaohjelmaan. Hän täydentää Guarantee Formin ja hakee koulun hyväksynnän sekä klubin presidentin allekirjoituksen ja toimitaa GF:n takaisin kirjeenvaihtajalle. 12. KIRJEENVAIHTAJA lähettää IB oppilaan tarvittavat kopiot lähettävälle kirjeenvaihtajalle ja päivittää IB oppilaan APPLICATION ACCEPTED päivämäärän. Sekä vastaanottaa OB oppilaan GF:n ja toimittaa sen OPPILAALLE visa hakemusta varten ja päivittää OB oppilaan APPLIICATION ACCEPTED päivämäärän. 07/12/2010 2/16

2. PROSESSI ELI MITÄ KUKIN TEKEE (KESÄ- JA LEIRIVAIHTO) 1. Oppilasvalinnan jälkeen klubin sitoumuslomake tulee piirin PJ:lle. Piirin PJ luo klubin COUNSELORIN ja antaa tälle oikeudet ohjelmaan mikäli näitä ei ole ennestään. 2. Klubin COUNSELOR päivittää sitoumuslomakkeen tiedot tietokantaan. Ensiksi luo OB oppilaan tietoineen ja toiseksi luo OB oppilaan vanhempien tiedot STUDENT FAMILY. 3. OPPILAS lataa web sivuilta hakemuksen täyttää sen COUNSELORIN antamien ohjeiden mukaan. 4. Kun hakemuksen (4 kopiota) kaikki liitteet on tehty ja täydennetty OPPILAS VANHEMPINEEN allekirjoittaa hakemuksen kaikki kopiot (2 kohtaa kussakin) klubin COUNSELORIN tai muun klubin edustajan läsnä ollessa. 5. Klubin COUNSELOR hakee hakemukseen puuttuvat allekirjoitukset klubin presidentiltä. Prosessin nopeuttamiseksi allekirjoitetusta hakemuksesta tulisi scannata PDF tiedosto (nimetään sukunimi_etunimi_piiri.pdf). Kesä/leirihakemuksessa koko hakemus scannataan kuvia, oppilaan ja vanhempien kirjettä sekä passin kopiota ei saa unohtaa. Hakemus (3 kopiota) ja scannattu PDF tiedosto lähetetään piirin PJ:lle. 6. OB oppilaan hakemuksen saapuessa Piirin PJ:lle, hän tarkistaa OB oppilaan tiedot sekä hakemuksen ja lisää oman allekirjoituksensa. Piirin PJ linkittää klubin toimihenkilöt ja itsensä sekä HOME STUDENT FAMILYn oppilaaseen. Samalla päivitetään APPLICATION SENT päivämäärä. 7. OB Lomakkeet siirtyvät KIRJEENVAIHTAJALLE joka päivittää kohdemaan sekä linkkaa itsensä sekä HOST piirin PJ:n oppilaaseen. Tarvittaessa kirjeenvaihtaja luo HOST klubit + piirin PJ:t asiakashallintaohjelmaan. 8. KIRJEENVAIHTAJA sopii kohdemaan kirjeenvaihtajan kanssa vaihdosta ja lähettää/vastaanottaa hakemukset. Kirjeenvaihtaja on yhteydessä OB oppilaaseen ja pitää tämän ajantasalla haun editymisestä. Paperien lähtiessä päivitetään APLLICATION APPROVED päivämäärä. 9. Kun KIRJEENVAIHTAJA saa IB:n paperit, hän luo ohjelmaan 1. OPPILAAN perustiedot 2. Oppilaan HOME EMERGENCY kontaktin 3. Päivittää HOST piirin ja klubin 4. Linkkaa HOST PERHEEN klubin sitoumuslomakkeen mukaan 5. Linkkaa itsensä sekä HOME ja HOST piirien PJ:t 6. Linkkaa klubin counselorin ja muut toimihenkilöt oppilaaseen 7. Lähettää paperit klubiin sekä päivittää APPLICATION SENT päivämäärän 10. Klubin saatua IB oppilaan paperit, COUNSELOR tarkistaa IB oppilaan tiedot. Hän täydentää Guarantee Formin ja hakee klubin presidentin allekirjoituksen ja toimitaa GF:n takaisin kirjeenvaihtajalle. 11. KIRJEENVAIHTAJA lähettää IB oppilaan tarvittavat kopiot lähettävälle kirjeenvaihtajalle ja päivitää APPLICATION ACCEPTED päivämäärän. Sekä vastaanottaa OB oppilaan GF:n ja toimittaa sen OPPILAALLE visa hakemusta varten ja päivittää APPLICATION ACCEPTED päivämäärän. 07/12/2010 3/16

3. TEHTÄVÄLISTAT (TÄMÄ LISTA EI OLE VIELÄ KATTAVA) CLUB COUNSELOR Luo OB oppilaan tietokantaan Avustaa oppilasta hakemuksen täytössä VUOSIVAIHTO: Lähettää OB oppilaalle linkin hakemuksen tekoa varten KESÄVAIHTO: Kirjaa OB oppilaan perustiedot osoite, puh, syntymäaika, piiri, klubi ja luo STUDENT FAMILY tiedot oppilaan perheestä tietokantaa Hakee tarvittavat allekirjoitukset ja koulun hyväksynnän (vain IB oppilas) Päivittää HOST perheiden ajankohdat IB oppilaan osalta Tarkistaa OB ja IB oppilaiden tiedot tietokannasta Tekee OB oppilaan hakemuksesta scannaamalla PDF tiedoston OPPILAS VUOSIVAIHTO; täyttää hakemuksen annetun ohjeen mukaan Vaihtaa salasanan Tarkistaa tietonsa ja ilmoittaa muutoksista CLUB COUNSELORille Lataa oman kuvansa sille varattuun kohtaan Tekee oppilas raportin noin 3 kk välein ohjeistetulla tavalla KESÄVAIHTO; Vaihtaa salasanan Tarkistaa tietonsa ja ilmoittaa muutoksista CLUB COUNSELORille Lataa oman kuvansa sille varattuun kohtaan Tekee oppilas raportin vaihdon päätyttyä. PIIRIN PJ Tarkistaa oppilaan tiedot ja HOST perheet KESÄVAIHTO; Linkittää piirin PJ:n ja klubin NVA tiimin OB KESÄVAIHTO; Päivittää OB oppilaan kohdemaa valinnat sitoumuslomakkeen mukaan Luo CLUB COUNSELORit KIRJEENVAIHTAJA Päivittää OB oppilaan kohdemaa tiedot Päivittää OB oppilaan hakemuksen edistyessä päivämäärät niille varattuihin kohtiin Luon IB oppilaan tietokantaan ja lähettää linkin oppilaalle Kirjaa IB oppilaan (kesä- ja leirivaihto)perustiedot osoite, puh, syntymäaika, piiri, klubi SEKÄ LUO EMERGENCY CONTACT:n Linkittää IB oppilaan HOST PERHEET sitoumuslomakkeen mukaan Linkittää itsensä ja piirien PJ:t sekä Club Counselorin IB oppilaaseen 07/12/2010 4/16

4. OHJELMAAN KIRJAUTUMINEN Käyttötunnuksena toimii sähköpostisoite, mutta ensimmäinen salasana lähetetään järjestelmästä. Mikäli salasana ei ole saapunut, tarkista roskaposti hakemistosi. Ohjelmaan kirjaudutaan osoitteessa http://database.rotary-yep.dk Username = käyttäjän sähköpostiosoite Password = annettu salasana, joka on syytä käydä vaihtamassa ensimmäisen kirjautumisen jälkeen (ohjeet jäljempänä) Mikäli salasana on unohtunut saa uuden tilattua omaan sähköpostiinsa painamalla I forgot my password. Unohdin salasanan Käyttötunnus = username = sähköpostiosoite Password = salasana 07/12/2010 5/16

5. VUOSIVAIHTO-OPPILAAN HAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN Lue tämä ohje huolellisesti ennen kuin aloitat oppilaan luomisen. HUOMIOI että tämä ohje koskee vain Suomesta lähteviä vuosivaihto-oppilaita toistaiseksi Tarkista että 1. Sinulla on oppilaan nimi ja sähköpostiosoite tiedossa ja käsillä 2. Sinulla on klubin presidentin yhteystiedot tiedossa ja käsillä (tässä ohjeessa näkyy myöhemmin mitkä tiedot tulee täyttää) 3. Lue myös oppilaan ohje, jotta tiedät mitä hänen täytyy täydentää ja näin voit opastaa tarvittaessa 4. Informoi valittua oppilasta tulevasta ja anna hänelle OPPILAAN OHJE Valitse vasemmasta reunasta STUDENT APPLICANT Huomio että selaimen täytyy sallia uusien ikkunoiden avautuminen pop ups allowed. Uusi ikkuna avautuu (kuva seuraavalla sivulla) Ensiimäinen askel Step1 Käytä vain OB valintaa! Täydennä oppilaan tiedot Sähköposti Etunimi Sukunimi Täydennä klubin presidentin tiedot Sähköposti Koko nimi muodossa Sukunimi, Etunimi Katuosoite Postinumero muodossa FI-xxxxxx Postitoimipaikka STATE jätetään tyhjäksi Puhelinnumerot 07/12/2010 6/16

Aloita tästä Kun tiedot on kirjattu niin paina NEXT Kun tiedot on täydennetty, niin päästäksesi eteenpäin valitse NEXT. Seuraava askel eli Step2 on vain PIIRIN PJ:lle / Kirjeenvaihtajille tai vastaaville jotka saattavat keskitetysti luoda oppilaita ohjelmaan. Klubien Counselorit eivät näe tätä sivua! 07/12/2010 7/16

Tälle sivulle täydennetään seuraavat tiedot oppilaasta jotta hänet voidaan kytkeä oikeaan klubiin - Valitaan piiri - Valitaan klubi - Valitaan CLUB COUNSELOR (pitää löytyä valmiina ohjelmasta) - Valitaan CLUB PROTECTION OFFICER (pitää löytyä valmiina ohjelmasta) Lopuksi muista valita NEXT jotta pääset seuraavalle sivulle Viimeinen askel Step3. Kun pääset tähän vaiheeseen, lähetät oppilaalle sähköpostiin linkin, jonka avulla hän pääsee täyttämään loput tiedot. Eli valitse SAVE AND SEND LINK TP WEB REGISTRATION Sivun yläreunaan tulee ilmoitus kun viesti on lähtenyt Mail sent to VAIHTO@OPPILAS.FI Oppilas ei tarvitse muuta kuin sähköpostitse lähetetyn linkin, eli häntä ei aktivoida eikä hänelle lähetetä salasanoja! Samainen sähköposti tulee myös linkin lähettäneen Nuorisovaihtoasiamiehen sähköpostiin varmistukseksi. Näin voi todentaa että linkki on lähtenyt ja mikäli oppilas ei sitä syystä tai toisesta saa, voi ko viestin ja linkin hänelle edelleen lähettää! 07/12/2010 8/16

2. Ilmoitus kun viesti on lähtenyt 1. Tästä lähtee viesti oppilaalle Valitse lopuksi CLOSE! 3. Lopuksi suljetaan tämä sivu. 07/12/2010 9/16

6. UUDEN KÄYTTÄJÄN LUONTI (KAIKKIEN KÄYTTÄJIEN LUONTI TAPAHTUU NÄIN PAITSI VUOSIVAIHTO-OPPILAAN!) Uusi oppilas IB tai OB, klubin counselor, emergency contact etc luodaan aloittamalla kohdasta ADMIN ja sen alta avautuvasta ikkunassa olevista vaihtoehdoista valitaan USER jolloin oheinen kuva aukeaa. Laita hiiri ADMIN päälle ja oheinen lista aukeaa. Valitse USER Toimihenkilöitä luotaessa tarkista aina ennen uuden luontia on ko henkilö jo järjestelmässä SEARCH toiminteella. Kullakin henkilöllä tulee olla vain yksi käyttötili luotuna! Pientä kolmiota painamalla avautuu lista ja poimitaan ylimmästä valikosta, kohta STUDENT Tästä kolmiosta aukeaa lista josta valitaan se rooli joka halutaan luoda Student Club Counselor Youth Exchange Officer Protection Officer Student Family Emergency Contact etc 07/12/2010 10/16

Täytä SÄHKÖPOSTIOSOITE, jonka on oltava yksilöllinen, muulloin järjestelmä ei hyväksy luontia. EI ISOJA KIRJAIMIA TAI VÄLILYÖNTEJÄ! HUOM: Väliaikainen sähköpostiosoite voidaan luoda painamalla ruudun vieressä olevaa NUOLTA NIMI muodossa Sukunimi, Etunimi (SEURAA OHJETTA) Kun tarvittavat tiedot on täytetty paina SAVE. Näin aukeaa oppilaan tietolomake, johon täytetään tarkemmat tiedot. Mikäli kyseinen ikkuna ei auke, tarkista WEB selaimesi POP UP asetukset. Piiri valitaan avautuvasta listasta. Valittavina olevat piirit määräytyvät kotimaan (HOME COUNTRY) mukaan. Huomio piirit jotka eivät seuraa maarajoja (USA, Canada sekä 1420 Eesti) Valitaan HOME DISTRICT IB Oppilaiden kohdalla mikäli piiriä ei löydy listalta niin jätä tyhjäksi ja ilmoita ylläpitäjälle, niin luodaan tarvittavat piirit listaan! Oppilaan tiedot näihin kohtiin! Lista klubeista määräytyy valitun piirin mukaan. Mikäli HOME CLUB puuttuu, niin ilmoitus ylläpitäjälle niin lisätään puuttuvat piirit ja klubit. Jälleen huomio erityisesti EST- eli Eestin klubien valinta. Eestiläiset oppilaiden kotimaaksi on valittava FINLAND ja piiriksi 1420 sekä klubiksi jokin ESTalkuisista. 07/12/2010 11/16

Valitaan HOME CLUB IB Oppilaiden kohdalla mikäli klubia ei löydy listalta niin jätä tyhjäksi ja ilmoita ylläpitäjälle, tarvittavista klubeista HOST maa/piiri/klubi valinnoissa tietoja voidaan täydentää sitä mukaan kun ne ovat tiedossa. (HUOM, mikäli järjestelmästä puuttuu piiri/klubi niin tietoa ylläpitäjälle) MUISTA PAINAA SAVE LOPUKSI! 7. PERHEEN LUONTI (EI KOSKE VUOSIVAIHDON OB OPPILAAN PERHETTÄ) Host ja Home STUDENT FAMILY luonti tapahtuu kuten oppilaan luonti. Tarkista kuitenkin ensiksi että perhettä ei ole jo luotu tietokantaan. Haku tapahtuu kuten kohdassa OPPILAAN TIETOJEN PÄIVITYS esitettyllä haku toiminteella. Aloitetaan kohdasta ADMIN ja valitaan avautuvasta valikosta USER jolloin oheinen näkymä aukeaa. Pientä kolmiota painamalla aukeaa valikko josta valitaan STUDENT FAMILY. Muihin kohtiin täytetään kuten edellä UUDEN KÄYTTÄJÄN LUONTI. 07/12/2010 12/16

8. KÄYTTÄJÄN (OPPILAAN) TIETOJEN PÄIVITYS Kaikkien käyttäjien kaikkien tietojen päivitys tapahtuu järjestelmässä samalla tavalla! Annetaan Oppilaan nimi tai osa nimestä hakukenttään. Hakua voidaan tarkentaa valitsemalla yläpuolella olevaan kenttään STUDENT tai STUDENT FAMILY etc tarpeen mukaan Tai Annetaan oppilaan YEP NUMBER hakukenttään Näin avautuu lista mahdollisista nimistä jotka sopivat hakuun tai tietolomake mikäli haetaan YEP numeron perusttella. Listalta valitaan etsitty nimi ja näin avautuvaan lomakkeeseen voidaan tehdä tarvittavat muutokset. Hakukoneeseen ei kannata laittaa nimeä liian takkaan eli esimerkiksi etuni+sukunimi, vaan joko tai. Mikäli et ole aivan varma oikeinkirjoituksesta voi haun tehdä sillä osalla nimeä joka tiedetään varmuudellla. Näin vastaavasti osumalistakin on todennäköisesti hieman pidempi. Hakuun voi laittaa myös piirin numeron tai paikkakunnan! 07/12/2010 13/16

9. OPPILAAN YHDISTÄMINEN PERHEISIIN YMS IB oppilaita on ohjeistettu itse päivittämään HOST PERHE tietonsa viimeistään muuton yhteydessä. Valitse HOST FAMILY vasemmalta Ylös ruutuun valitaan ensiksi oppilaan nimi. Tämän jälkeen ruutuun HOST FAMILIES avautuvasta listasta valitaan perheen nimi ja painetaan ADD jolloin nimi siirtyy oikeanpuoleiseen ruutuun 1 2. Mikäli luettelosta ei löydy HOST perheen nimeä voidaan se sinne helposti lisätä, painamalla alareunassa olevaa tekstiä ADD NEW HOST FAMILY 07/12/2010 14/16

Koko ikkuna avautuu suuremmaksi ja alareunaan tulee kaavake johon voidaan täyttää uuden isäntäperheen tiedot Isäntäperheissä asumisajankohta päivitetään valitsemalla MANAGE PERIODS. Avautuvalla sivulla EDIT nappulalla perheiden nimien perässä voidaan päivämääriä muuttaa. Muista lopuksi painaa SAVE! 07/12/2010 15/16

10. REMARKS KENTTÄ Oppilaisiin (ja henkilöihin) voidaan liittää tietoja vapaaseen kenttää kirjoittamalla. Tämä löytyy välilehdeltä REMARKS! 11. ULOS KIRJAUTUMINEN Ohjelmasta kirjaudutaan ulos painamalla LOG OFF oikeasta yläreunasta! 07/12/2010 16/16