METROPOLIA Tekstinkäsittely1 Peruskäyttö Vesa Ollikainen, päivitys Juha Haataja 12.8.2011
Sisällys 1 Tekstinkäsittelyohjelma... 1 2 Tekstinkäsittelyprosessi... 2 3 Word-tekstinkäsittelyohjelman käyttöliittymä... 3 4 Kirjoittamisen aloitusvinkkejä... 4 5 Tekstin kirjoittaminen... 4 6 Tekstin korjaaminen... 5 7 Tekstin valinta... 6 7.1 Hiiren osoittimen ollessa kappaleessa... 6 7.2 Hiiren osoittimen ollessa rivin laidassa... 6 8 Merkkimuotoilut... 6 9 Nääppäimistö ja erikoismerkkejä... 7 9.1 Ajatusviivat... 8 9.2 Tilde ja verkko-osoite Metropolian public_hatml kansioon... 9 10 Kappaleväli ja tasaus... 10 11 Tekstin esikatselu, tulostus ja tallentaminen... 10 12 Tallennusmuodot... 10 13 tsi ja korvaa... 11 14 Oman kaavan tekeminen... 12 15 Kaavatyökalujen käyttö... 13 16 Riippuva sisennys... 13
1(14) 1 Tekstinkäsittelyohjelma Ohjelma, jolla voidaan luoda, muokata ja muotoilla ja tulostaa tekstiasiakirjoja Kaupallisia tuotteita ja vapaaohjelmia: Microsoft Word Corel WordPerfect OpenOffice Write Tällä kurssilla on käytössä Microsoft Word, mutta periaatteet ovat varsin yleispäteviä
2(14) 2 Tekstinkäsittelyprosessi 1. Luo uusi asiakirja. Asiakirja perustuu johonkin asiakirjamalliin. 2. Kirjoita sisältö ja muotoile asiakirja. Pitkän asiakirjan muotoilu kannattaa perustaa tyylien käyttöön. Lyhyessä asiakirjassa voit muotoilla merkit ja kappaleet paikallisesti. 3. Viimeistele asiakirja.
3(14) 3 Word-tekstinkäsittelyohjelman käyttöliittymä Tekstinkäsittelyn erilaiset toiminnat saa käyntiin välilehtien (1) valintanauhojen (2) eri ryhmistä (3). Viivain: käyttöönotto valitsemalla Näytä välilehden valintanauhan Näytä ryhmästä Viivain. Vierityspalkki oikeassa reunassa: selattavan objektin valinta (esim. selaa otsikoita). Tilapalkki, ominaisuuksien mukauttaminen: tilapalkin pikavalikosta, mikä aukeaa hiiren oikealla näppäimellä tilapalkin päällä.
4(14) 4 Kirjoittamisen aloitusvinkkejä Valintanauhat saa piilotetuiksi oikean yläkulman painikkeella tai näppäimillä Ctrl ja F1. Piilotetut muotoilumerkit kannattaa kytkeä päälle Näytä tai piilota painikkeella, mikä paljastaa vaikeasti nähtäviä virheitä kuten ylimääräisiä välilyöntejä. Painike löytyy Aloitus välilehdeltä, valintanauhan Kappale ryhmästä. Esimerkiksi ylimääräisen sivunvaihdon voi poistaa helposti kun tämä työkalu on käytössä. Klikataan sivunvaihtoviivaa ja painetaan Del näppäintä. 5 Tekstin kirjoittaminen Teksti kirjoitetaan välittämättä rivinvaihdoista ja tavutuksesta (Riviä ei vaihdeta Enter näppäimellä).. Kappale päätetään painamalla kerran Enter - näppäintä. Älä jätä kahden kappaleen väliin tyhjää kappaletta. Tyhjä tila luodaan määrittämällä kappaleväli (välistys) Sitova välilyönti lisätään painamalla Ctrl-Vaihto-Välilyönti: Sitovan välilyönnin kohdalta ei Word tee rivinvaihtoa.
5(14) 6 Tekstin korjaaminen Tekstiä lisätään siirtämällä tekstikohdistin haluttuun paikkaan ja kirjoittamalla uusi teksti. Kohdistimen oikealla puolella oleva teksti siirtyy eteenpäin. Tekstiä poistetaan valitsemalla haluttu alue ja painamalla kerran askelpalautinta tai Delete-näppäintä. Jos aluetta ei valita: Askelpalautin poistaa tekstikohdistimen vasemmalla puolella olevan merkin. Delete poistaa tekstikohdistimen oikealla puolella olevan merkin. Tekstiä korvataan valitsemalla haluttu alue ja kirjoittamalla uusi teksti.
6(14) 7 Tekstin valinta 7.1 Hiiren osoittimen ollessa kappaleessa yksi painallus siirtää tekstikohdistimen kohtaan, johon hiiren osoitin osoittaa. Kaksi painallusta valitsee sanan. Kolme painallusta valitsee kappaleen 7.2 Hiiren osoittimen ollessa rivin laidassa Yksi painallus valitsee rivin. Kolme painallusta valitsee asiakirjan 8 Merkkimuotoilut Tekstiä muotoilemalla voidaan muuttaa fonttia eli kirjasinlajia pistekokoa väriä korostusta (lihavointi, kursiivi, alleviivaus, yliviivaus, jne.) Työkalut löytyvät Aloitus välilehdeltä. Haluttu teksti valitaan ennen muotoilua. Muotoilu kohdistuu valittuun tekstialueeseen. Jos tekstialuetta ei valita, muotoilu kohdistuu siihen sanaan, jonka keskellä kohdistin sijaitsee. Muotoilut käynnistyvät myös pikavalikkona aluevalinnan jälkeen, hiirten osoitin siirretään ylöspäin, tai valitaan pikavalikko hiiren oikealla näppäimellä.
7(14) 9 Nääppäimistö ja erikoismerkkejä Harjoituksissa tarvittavia erikoisnäppäimiä: TAB = sarkainnäppäin riippuvassa sisennyksessä ~ = TILDE verkko osoitteessa, kun public_jtml kansioon tallennettu tiedosto avataan internetissä Alt Gr näppäimenm oikean alakulman merkin käyttämiseksi
8(14) 9.1 Ajatusviivat Kuvassa näkyvä merkki on näppäimistön oikean yläkulman miinusmerkki (laskinosa).
9(14) 9.2 Tilde ja verkko-osoite Metropolian public_hatml kansioon Osoite on muotoa: users.metropolia.fi/~kirjautumistunnus
10(14) 10 Kappaleväli ja tasaus Kappaleväli määritetään painikkeilla Aloitus välilehdeltä. Kappale valintaikkunan näyttäminen painamalla avainpainiketta. Tasaus (vasen, oikea, keskitetty, molemmat reunat) tasaa rivien alku-, keski- ja / tai loppukohdat. Muihin kappaleasetteluihin palataan myöhemmin. 11 Tekstin esikatselu, tulostus ja tallentaminen Asiakirja esikatsellaan ennen tulostusta Tiedosto valinnalla (Backstage), mistä löytyy Tulosta -valinta. Asiakirja tallennetaan valitsemalla Tiedosto >Tallenna Jos asiakirja tallennetaan ensimmäistä kertaa, ohjelma kysyy tiedostonimen. Jos haluat muuttaa tiedostonimeä, valitse Tiedosto >Tallenna nimellä. 12 Tallennusmuodot Tallennusmuoto valitaan tiedostoa tallennettaessa. Määrää, millä ohjelmilla tiedosto voidaan avata ja mitä oheistietoa sisältää tekstin lisäksi. se Word - asiakirja (.docx) tallentaa kaiken asiakirjan sisällön. Se on oletustallennusmuoto, joka sisältää kaikki Word tekstinkäsittelyohjelmalla tehdyt määritykset.
Rich Text Format (.rtf) on riisutumpi, siirtokelpoisempi muoto, jossa teksti ja muotoilut tallennetaan ihmiselle lukukelpoisena tekstinä ja esimerkiksi makrot poistetaan käytöstä. Tekstitiedosto (.txt) sisältää pelkän tekstin, ei muotoiluja, siirrettävissä lähes kaikkien muiden ohjelmistojen käyttöön. Portable Document Format (.pdf) Adoben kehittämä PostScript-kieleen pohjautuva käyttöjärjestelmäriippumaton, siirrettävä tiedostomuoto. 11(14) 13 tsi ja korvaa Etsii haettavan merkkijonon ja korvaa sen haluttaessa toisella merkkijonolla. Aloitus välilehden valintanauhan oikeassa reunassa:
12(14) 14 Oman kaavan tekeminen Lisää välilehden valintanauhan Merkit ryhmästä löytyy kaava työkalu: Valmiiden kaavojen lisäksi on mahdollista tehdä oma kaava (avautuvan valikon alareuna): Tämän jälkeen kaava on muotoiltavissa omilla kaavatyökaluilla.
13(14) 15 Kaavatyökalujen käyttö 16 Riippuva sisennys Riippuvan sisennyksen avulla saadaan asiakirja esim. seuraavanalaiseen muotoon:
14(14) Riippuvan sisennyksen voit määritellä kappaleasetuksista: Aloitus välilehti, Kappale ryhmä, avainpainike: Avautuvasta kappaleasetusikkunasta on riippuva sisennys määriteltävissä Sisennys/Mukautettu valinnoilla: Toinen tapa on käyttää viivainta. Siirrä viivaimen vasemmassa reunassa olevia alempia sisennystyökaluja oikealle haluttuun kohtaan (4,6 cm).