Taloushallinnon tehtäväjako Kirjanpitotoiminnot Kirjanpito Siun Talous Oy Joensuun kaupunki Joensuun Vesi Selite/tarkennus (Asiakas=kaupunki, Joensuun Vesi, Toimittaja=Siun Talous Oy) Muistiotositeaineiston asiasisällön tarkistaminen Toimittajan laatimien muistiotositteiden osalta asiatarkastus toimittajan ao. vastuuhenkilöllä Muistiotositeaineiston tiliöinti, ecel-muistio Muistiotositeaineiston tiliöinti, RD-muistio Muistiotositeaineiston hyväksyminen Taloustapahtumien kirjaaminen (muistiot, oikaisutositteet), Muistiotositteiden kirjaaminen / sähköinen muistiotosite Tiliotteiden tiliöinti käsittelyt Kuukauden päätöslistojen tulostus, toteutuma vertailut Tositeaineiston säilyttäminen aukiolovuosi + 1 vuosi Aikaisempien vuosien aineiston siirron aikataulusta sovitaan erikseen asiakkaan ja toimittajan välillä Jaksotustositteet Kuukausitästäsmäytysten teko, Tasetilien täsmäytys Juoksevan kirjanpidon raportointi, kyselyt (tietojärj.) TANE Tane-raportointi asiakkaan vastuulla, Tanen ja Raindancen tietojen keskinäinen vastaavuus toimittajalla Juoksevan kirjanpidon raportointi, kyselyt (tietojärj.) UDP UDP-raportointi asiakkaan vastuulla, Tanen ja Raindancen tietojen keskinäinen vastaavuus toimittajalla TANE asiat, järjestelmävastuut toiminnasta UDP oikeuksien avaaminen Asiakas hakee erillisellä lomakkeella, jossa tulee olla esimiehen hyväksyntä. Laskentakauden toteutumistaulukot laskentakauden tuloslaskelma ja tase Alv-tilitykset ja muut alv-asiat Sisältää arvonlisäveroasioita koskevan yleisen neuvontapalvelun. Raindance-rekisterien ja ohjaustietojen ylläpito (esim hank. avaukset) Aineistojen siirto kirjanpitoon, sisäänluku, palkka-aineisto, sisäiset erät Tilinpäätösasiat Pääsääntö: Tilinpäätöstekstit asiakkaalta, numerotiedot toimittajalta Tilinpäätösjaksotusten tekeminen koskee myös konsernitilinpäätöstä ja rahastoja. Laadintaperiaatteita koskeva teksti valmistellaan Tasekirjan numeerisen tiedon tekeminen yhteistyössä. tase tuloslaskelma rahoituslaskelma liitetiedot Liitetiedot, sopimusvastuut, takausvastuut, korkosuojaus Virallisten vaatimusten mukaiset, jotka saadaan järjestelmistä tuottaa toimittaja Tase-erittelyiden tekeminen Tilinpäätöksen laadinta (liikelaitoksen erillistilinpäätös) Tasekirja Virallisten vaatimusten mukaiset, jotka saadaan järjestelmistä tuottaa toimittaja Toimintakertomuksen laatiminen Laskelmat, numeromateriaali Virallisten vaatimusten mukaiset, jotka saadaan järjestelmistä tuottaa toimittaja Tilinpäätöksen allekirjoittaminen Tilinpäätöksien yhdistely Tilinpäätösasiakirjan koostaminen Vuodenvaihteen ohjeistus tilinpäätökseen liittyen Toimittaja laatii ohjeistuksen aikatauluineen yhteistyössä asiakkaan kanssa Konsernitilinpäätös Tietojen keräys ja täsmäytys Tietojen sisäänajo Konsernitositteet Tasekirjaan numeerisen tiedon tekeminen tase tuloslaskelma rahoituslaskelma liitetiedot Virallisten vaatimusten mukaiset, jotka saadaan järjestelmistä tuottaa toimittaja Vuodenvaihteen ohjeistus tilinpäätökseen liittyen tyttärille ja osakkuusyhteisöille Toimittaja laatii ohjeistuksen aikatauluineen yhteistyössä asiakkaan kanssa Pysyvät vastaavat / käyttöomaisuus- ja irtaimistokirjanpito
Käyttöomaisuus/ irtaimisto hankinta + sijainnin muutos lomakkeen täyttäminen Lomake toimittajalta Käyttöomaisuuskirjanpito- KT/irt. lomakkeen tiedon tallentaminen Talousarvion poistot raportit Tilinpäätösraportit Käyttöomaisuuskirjanpidon tekeminen Irtaimistokirjanpito Muut kirjanpitopalvelut Raindance pääkäyttäjätehtävät ja niiden sisältö Käyttöoikeudet, tilit, alv, kumppanit Kp, yleinen, kohde, toiminto ym. ja taloustilaston luokitukset Kirjanpitojärjestelmään liittyvät muut tunnistetiedot Toimittajarekisteri ylläpito Taloussuunnittelun tarvitsemat raportit seurantaan ja poistoennusteisiin Taloustilastojen tekeminen järjestelmästä saataessa Taloustilastojen tekeminen käsin Kirjanpitoon liittyvät ohjeistukset Vertailukohtana vuotta 2016 koskevat, aiemman talouspalveluyksikön antama ohjeistus Kirjanpitoa koskeva neuvonta ja ohjauspalvelu Vertailukohtana vuotta 2016 koskeva, aiemman talouspalveluyksikön antama ohjaus ja neuvonta EU-projektien hallintotehtävät Projektien taloushallinnolliset tehtävät Sovittava projektikohtaisesti Projektien johtaminen Raportointi Sovittava projektikohtaisesti Maksatushakemukset Sovittava projektikohtaisesti Arkistointi Kirjanpitoaineiston arkistointi asiakkaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti aukiolovuosi + 1 vuosi Aikaisempien vuosien aineiston siirron aikataulusta sovitaan erikseen asiakkaan ja toimittajan välillä Viranomaisilmoitukset Arvonlisäveron valvontailmoitusten tekeminen Veroilmoituksen tekeminen Myyntitoiminnot Myyntilaskutus Myynti asiakkaalle Asiakastiedot Yleislaskutuksen tiedot ovat toimittajalla, esijärjestelmissä asiakkaalla Asiakasrekisterin ylläpitäminen Asiakastietojen muutosten tekeminen esijärjestelmään Laskutusjärjestelmän pääkäyttäjät (ProE) Laskutus Oikeudet Rekisterit (kirjanpitotunnisteet) Laskutusmääräykset Lomake toimittajalta Laskutusluetteloiden hyväksyminen Asiakas ilmoittaa laskutusluetteloiden asiatarkastajat ja hyväksyjät Yleislaskutus, pienten yksikköjen laskutus (esim. opiskelijalaskutus, varasto/yksittäiset laskut) Asiakaslaskutus Esijärjestelmissä itse. Yleislaskutuksella yhtiö. Laskutusaineiston siirto kirjanpitoon Myyntireskontran hoito myyntireskontra/ kirjanpito täsmäytys, Maksuvalvonta Tositeaineiston säilytys aukiolovuosi + 1 vuosi Aikaisempien vuosien aineiston siirron aikataulusta sovitaan erikseen asiakkaan ja toimittajan välillä Myyntireskontra
Myyntireskontran hoito myyntireskontra/kirjanpito täsmäytys Asiakkaan oman laskutuksen laskutietojen siirtäminen myyntireskontraan Viite- ja muiden suoritusten kohdistaminen laskuille Hyvityslaskujen käsittely Erääntyvien seuranta Välitilin täsmäytys Liikasuoritusten palautus, maksuosoitus tekeminen Toimittajalla oikeus käyttää kuittausoikeutta avoinna olevien laskujen osalta. Liikasuoritusten palautus, maksuosoitusten hyväksyminen Maksuosoituksen asiatarkastaa toimittajan vastuuhenkilö. Maksuajan antaminen laskuille Toimittajan vastuuhenkilöillä oikeus myöntää maksuaikaa enint. 14 vrk + 14 vrk kun lasku ei vielä erääntynyt Helpotuksen tai vapautuksen myöntäminen kaupungille tulevan maksun tai saatavan suorittamisesta Maksumuistutukset X Toimittajalla on oikeus antaa maksukehoitukset ja -vaatimukset laskutus- ja perintäsäännön periaatteiden mukaisesti. Vesi hoitaa itse. Perintä ja ulosotto Maksuajan antaminen/maksusuunnitelmien laatiminen laskuille, joista annettu maksukehoitus Perintä saamisten valvonta- valvonta-asiakirjojen ja lausuntojen valmistelu Suoraan ulosottokelpoisten saamisten siirto oikeudelliseen perintään Siun Talous voi antaa maksuaikaa ma. 6 kk. Tämän jälkeen maksuaikaa antaa. Perintää koskevat laskut asiatarkastaa toimittajan vastuuhenkilö. Toimittajalla oikeus siirtää laskut oikeudelliseen perintään, jos saatavaa ei maksukehoituksista huolimatta ole maksettu eikä maksuajasta muuta sovittu Tuomionhaut Toimittajalla oikeus siirtää laskut oikeudelliseen perintään, jos saatavaa ei ole maksukehoituksista huolimatta maksettu eikä maksuajasta muuta sovittu. Tuomionhausta/hakematta jättämisestä kirjallinen viesti Siun Taloudelle määräajassa. Luottotappiokäsittely Toimittaja laatii esityksen, päätös asiakkaalla, toimittaja kirjaa. Tehdään kerran vuodessa. Saatavien poistot Toimittaja laatii esityksen, päätös asiakkaalla, toimittaja kirjaa. Koskee esim. kuolinpesiä, tehdään vuoden varrella. Ulosottopäätökset Toimittajalla oikeus siirtää saatava ulosottoon, kun saatavasta, jota ei ole määräaikana maksettu, on haettu ja saatu tuomio. Tuomionhausta/hakematta jättämisestä kirjallinen viesti Siun Taloudelle määräajan sisällä. Velkasaneerausasiat Velkajärjestelyt Toimittaja laatii esityksen, päätös asiakkaalla, toimittaja kirjaa. Lausumat velkajärjestelyistä Toimittaja laatii esityksen, päätös asiakkaalla, toimittaja kirjaa. Arkistointi Laskutusaineiston arkistointi Asiakkaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti (Rondoarkistoon ajot laskulajeittain päivittäin) Myös asiakkaan esijärjestelmästä lähtevän laskutustiedon arkistointi on Rondossa. Lahjoitukset, rahastointi Lahjoitusrahastojen hoito Lahjoitusrahastojen kirjanpito Ostaminen ja ostotoiminnat Hankintatoimi Kilpailuttaminen Sopimukset Sähköinen tilaaminen, järjestelmä ja tilausten käsittely Tuoteluettelot, ROP Pohjois-Karjalan hankintatoimi Tiliöintimallit, tuoteryhmät jne Toimittaja tekee valmiit tiliöintimallit eri tuoteryhmille, tuoteryhmät toimittaa hankintatoimi Tuotteiden ylläpito Tilaaminen Tilausten hyväksyminen Tilausten käsittely, kohdistaminen laskuun Tuotteiden vastaanotto Vastaanottotarkastus Vastaanoton kirjaaminen Ostolaskujen käsittely ja ostoreskontran hoito
Ostolaskut Ostolaskujen skannaus / skannauspalvelu Ostolaskujen tallennukset, perustietojen tallennus Ostolaskujen perustietojen tarkistukset, numerotarkastus Reititys asiatarkastajalle, mallit Reititys hyväksyjälle Hyvityslaskujen kohdistaminen veloituslaskuille rd Laskujen tiliöinti Asiatarkastus (asiatarkastaja) Liitteiden lisääminen Se lisää, jolle liite tulee Laskun hyväksyminen Malliasioita Järjestelmätiliöintimallien teko Henkilökohtaisten tliliöintimallien teko Maksuunsiirrot Maksuunsiirto osto-/maksureskontraan tiliöinnin eli maksutiedoston muodostaminen ja aineiston lähetys pankkiin, maksuliikenne Ostoreskontraan siirrot Liittymän hylkäämien siirrot Korjaukset Tekniset korjaukset toimittaja Arkistointi tositeaineiston säilytys kuluva vuosi + 1v. Pääkäyttäjätehtävät Rondossa (käyttäjäoikeudet, salasanat, järjestelmäkehitys), toimittajarekisterin ylläpito Raindance Rondo Raindance-rekisterien ja ohjaustietojen ylläpito Maksukehotusten käsittely Maksukehotusten käsittely Aikaisempien vuosien aineiston siirron aikataulusta sovitaan erikseen asiakkaan ja toimittajan välillä Aiheettomasta maksukehotuksesta ilmoittaminen toimittajalle Selvät tapaukset toimittaja, esim maksettuna reskontrassa Uuden laskun pyytäminen jos lasku puuttuu Viivästyskorkolaskujen tarkastus ja tiliöinti Maksuosoitukset Maksuosoitusten laatiminen (katso myre) Maksuosoitusten hyväksyminen Maksuosoitusten maksaminen Maksuliikenne, kassa-asiat, maksuvalmius Maksuliikenne Maksut Ostoreskontramaksujen maksaminen Konekieliset pankkiyhteydet, maksuliikenteen hoito, maksupäiväkirjan laatiminen, tiliotteiden haku/tulostus) ja tiliöinti, viitetiedostojen nouto Maksutiedoston muodostaminen ja aineiston lähetys pankkiin rd Oikeuksien ylläpito (maksuliikenne) Palkkojen maksatusaineiston lähettäminen pankkiin Ulosottojen, ay-maksujen ja muiden palkkaperusteisten aineistojen lähettäminen pankkiin Verot ja alv kausiveroilmoituksen mukaan Kassamaksut (kotimaiset, ulkomaiset) Toimittaja nimeää vastuuhenkilöt ja on velvollinen ilmoittamaan vastuuhenkilöiden muutokset asiakkaan hyväksyttäväksi. Siun Talous vuokraa kaupungin maksuliikenteen hoitoon tarvitseman maksuliikennelisenssin PTTK:lta. Muutos edellyttää kaupungin ja pankkien välisten maksuliikennesopimusten muutosta, koska sopimuksissa huomioitava, että kaupungin maksuaineisto tulee jatkossa PTTK:n nimissä olevasta maksuliikennekanavasta (valtuutus PTTK:lle). Siun Talous on velvollinen ilmoittamaan asiakkaalle kaikista muutoksista ko. sopimuksessa PTTK:n kanssa, koska vastaavat muutokset tulee huomioida kaupungin ja pankkien välisissä maksuliikennesopimuksissa.
Reskontran ulkopuoliset maksut Ulkomaisten muiden kuin euromääräisten laskujen maksu Luettelot hyväksymisoikeutetuista Maksujen valmistelu, tiliöinti, hyväksyminen jne Maksujen käsittely, maksaminen Maksatuksen virheet, maksupalautteet, kurssierot Selvittäminen, korjaus uudelleen lähetys Maksuliikennetilien hallinta ja hoito Sopimusmuutoksista, tilinkäyttövaltuuksista jne. ilmoittaminen Maksupäätesopimukset Kassavarojen sijoittaminen Maksukorttiasiat First Card, Eurocard, jne Maksuvalmius, ylläpito, seuranta, rahoitus Maksuvalmiuden seuranta Toimittajan vastuuhenkilö tallentaa sovitut tiedot yhteiseen maksuvalmiuden seurantatiedostoon. Rahoitussuunnittelu Maksuliikennejärjestelmän pääkäyttäjyys Kuntatodistuslainat, rahatilaukset Konsernitilin hoito Konsernitilin hoito Nostoilmoitukset Konsernitilin limiittien myöntäminen Konsernitilisopimusten tekeminen Konsernitilin käyttösäännöt konsernissa Kassa- ja verkkokauppapalvelut Kassapalvelut Kassajärjestelmän pääkäyttäjä Käteiskassapalvelut Käteiskassatilitykset Käteiskassatilitysten tarkistus Kassojen perustaminen Kassalaskutusten siirto ProE:hen Verkkokauppamyynti Verkkokauppa, järjestelmän pääkäyttäjä Tuotteiden ylläpito Nettisivujen ylläpito Laina- ja takausasiat Lainat, lainarekisteri, lainapäätökset Lainakilpailutus Lainarekisterin ylläpito, Finance järjestelmä Toimittajan vastuuhenkilö toimittaa kuukausittain raportin asiakkaan lainakannasta. Lainapäätökset Lainasalkun rakenne Lainalaskutus Toimittajan vastuuhenkilö asiatarkastajana. Koskee myös asiakkaan ottolainojen lyhennyksiä. Korkosuojausasiat Koronvaihtokilpailutukset ja sopimukset Takausvastuuasiat
Uudet takaukset Takausvastuiden uusiminen Takausrekisterin ylläpito Osakkeiden käsittely, hallinnointi ja säilytys Osakehankintojen myynnin tai hankinnan valmistelu ja toteutus Osakesopimukset, kaupat, maksumääräykset Väliaikaistodistusten ja osakekirjojen vastaanotto Osakekirjojen säilytys Osakekirjojen siirron aikataulusta sovitaan erikseen asiakkaan ja toimittajan välillä Osakeluetteloiden ylläpito, tilinpäätösliitteet Kirjanpidossa tarvittavien tietojen toimittaminen yhtiölle Osakkeisiin liittyvien maksujen valmistelu ( maksuosoitukset, sopimukset, laskut) Maksujen, osinkojen jne. kirjaaminen ja maksaminen Taloussuunnittelu ja -seuranta Budjetointi, talousarviot, Investointisuunnittelu ja kassaennusteet Talouden seurannan raportointi, osavuosikatsaukset Taloustilastojen materiaalin kerääminen, Tilastokeskus taloustilastot ilmoitus Ilmoitukset viranomaisille (Talousasiat) Työnjako tarkennetaan asiakkaan ja toimittajan välillä ensimmäisen toimintavuoden aikana.