Sivu 1 / 8 Dno TRE:5065/00.01.01/2013 Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän toimintaohje Hyväksytty 2.1.2014, konsernijohtaja Kirsi Koski 1 Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän tehtävät ja toimiala Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän tehtävät on määritelty konsernihallinnon toimintasäännössä. Ryhmä vastaa konsernihallinnon toimintasäännön mukaisesti siitä, että hallinto, hyvinvointipalvelujen tuotannon ohjaus, henkilöstöjohtaminen, lakiasiat, päätösvalmistelu, asianhallinta, tietohallinto, viestintä ja kuntademokratia on toimivaa koko kaupunkiorganisaatiossa. Ryhmä vastaa riskienhallinnan organisoinnista sekä siihen liittyvien suunnitelmien koordinoinnista ja ohjauksesta. Tähän kuuluu myös riskienhallintaan liittyvä yhteistyö muiden viranomaisten sekä yksityisen ja kolmannen sektorin kanssa koskien koko Tampereen kaupunkia. Riskienhallinta sisältää myös turvallisuusjohtamisen sekä työturvallisuuden. Ryhmä vastaa myös hallinnon ja tiedolla johtamisen kehittämisestä sekä hankintojen ohjauksesta ja raatihuoneesta sekä kaupungin edustamisen periaatteista. Lisäksi ryhmä vastaa kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston asioiden valmistelusta ja koordinoinnista. 2 Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän organisointi Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmää johtaa konsernijohtaja. Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmä on organisoitu toimintojen mukaisesti seuraaviin yksiköihin: - hyvinvointipalvelujen tuotannon ohjaus - henkilöstöyksikkö - laki- ja päätösvalmisteluyksikkö - tietohallintoyksikkö - viestintäyksikkö Riskienhallinnan ja turvallisuusjohtamisen kokonaisuuksista vastaa riskienhallintapäällikkö ryhmän johtajan alaisuudessa. Ryhmä vastaa myös raatihuoneen toiminnasta. Kutakin yksikköä johtaa sen esimies. Ryhmän alaisuudessa ja ohjauksessa toimii hallintopalvelukeskus HALO.
Sivu 2 / 8 kaavio on nähtävänä kaupungin internetsivuilla kohdassa hallinto ja talous/organisaatio/konsernihallinto/hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmä sekä Loorassa kohdassa organisaatio ja johtaminen/konsernihallinto/hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmä. 3 Hyvinvointipalvelujen tuotannon ohjaus Hyvinvointipalvelujen tuotannon ohjauksen osalta ryhmä vastaa: - omistajapoliittisesta ohjauksesta - toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden valmistelusta - toiminnan, talouden ja tavoitteiden toteutumisen analysoinnista, seurannasta ja raportoinnista - konserniedun toteutumisen varmistamisesta ja osaoptimoinnin estämisestä - hyvinvointipalvelujen tuotanto-organisaatioihin tehtävien muutosten valmistelusta - palvelutuotannon arvioinnista ja kehittämisestä - hyvinvointipalvelujen tuotannon ohjaukseen liittyvien kehittämishankkeiden valmistelusta ja koordinoinnista - tuotantoalueiden rajat ylittävän toiminnan koordinoinnista - konsernimääräysten ja niiden täytäntöönpanon valmistelusta. Hyvinvointipalvelujen tuotannon ohjausta johtaa palvelutuotantojohtaja. 4 Henkilöstöyksikkö Henkilöstöyksikkö vastaa kaupungin henkilöstöjohtamisen kokonaisuuksista - henkilöstöstrategiasta - henkilöstöpolitiikasta - henkilöstön kehittämisestä - työmarkkina-asioista - työhyvinvoinnista Henkilöstöyksikköä johtaa henkilöstöjohtaja. Henkilöstöyksikköön kuuluvat vastuualueet ovat henkilöstöstrategia ja henkilöstöpolitiikka, henkilöstön kehittäminen, työmarkkina-asiat sekä työhyvinvointi. Henkilöstöstrategia ja henkilöstöpolitiikka Vastuualueesta vastaa henkilöstöjohtaja. Vastuualue ohjaa ja kehittää seuraavia kokonaisuuksia: - henkilöstöstrategia - henkilöstöpolitiikka - yhteistoiminta - henkilöstöasioiden oikeudellinen ohjaus.
Sivu 3 / 8 Henkilöstön kehittäminen Vastuualueesta vastaa henkilöstön kehittämispäällikkö. Vastuualue ohjaa ja kehittää seuraavia kokonaisuuksia: Työmarkkina-asiat Työhyvinvointi - henkilöstösuunnittelu - rekrytointi ja uudelleensijoitus - osaamisen johtaminen - palvelussuhde-etuudet. Vastuualueesta vastaa sopimuspäällikkö. Vastuualue ohjaa ja kehittää seuraavia kokonaisuuksia: - työehtosopimusten soveltaminen ja paikallinen kehittäminen - palkkausjärjestelmät sekä - neuvottelut sopijajärjestöjen kanssa. Vastuualueesta vastaa työhyvinvointipäällikkö. Vastuualue ohjaa ja kehittää työhyvinvoinnin kokonaisuutta. Työhyvinvointi kattaa myös työterveyshuollon tilaajatoiminnan ja Tampereen kaupunkikonsernin vakuutuskassan kanssa tehtävän yhteistyön. Työturvallisuus puolestaan käsittää myös työsuojeluyhteistoiminnan. 5 Laki- ja päätösvalmisteluyksikkö Laki- ja päätösvalmisteluyksikkö vastaa seuraavista kaupungin tehtäväkokonaisuuksista: - lakiasiat - päätösvalmistelu sekä - asianhallinta. Laki- ja päätösvalmisteluyksikköä johtaa kaupunginlakimies. Laki- ja päätösvalmisteluyksikköön kuuluvat vastuualueet ovat lakiasiat, päätösvalmistelu ja asianhallinta. Lakiasiat Vastuualueesta vastaa apulaiskaupunginlakimies. Vastuualueeseen kuuluvat seuraavat tehtäväkokonaisuudet: - huolehtia oikeudellisesta edunvalvonnasta käyttämällä puhevaltaa tuomioistuimissa ja viranomaisissa - antaa juridista neuvontaa ja ohjeistusta kaupungin eri yksiköille - laatia sopimuksia, kauppakirjoja yms. dokumentteja liittyen päätösten valmisteluun ja täytäntöönpanoon - osallistua kunnallis- ja kiinteistöverovapautusasioiden valmisteluun - valvoa kunnan muutoksenhakuoikeuden käyttämistä verotuksessa
Sivu 4 / 8 - huolehtia oikeudellisesta perinnästä riitaisten asioiden osalta - kehittää sopimusten hallintaa - kehittää juridisten riskien hallintaa - antaa koulutusta kaupungin eri yksiköille - huolehtia oikeudellisen asiantuntemuksen ylläpitämisestä ja kehittämisestä - tukea hankintojen suunnittelua, sopimusohjausta ja sopimuksenaikaista toimittajayhteistyötä. Päätösvalmistelu Asianhallinta Vastuualueesta vastaa kaupunginlakimies. Vastuualueeseen kuuluvat seuraavat tehtäväkokonaisuudet: - päätöksenteon kehittäminen - päätöksenteon juridinen oikeellisuus - johto- ja toimintasääntöjen ajanmukaisuus - luottamushenkilökoulutuksen koordinointi ja järjestäminen - kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asioiden koordinointi ja sihteeritehtävät sekä lautakuntien tekniset sihteeritehtävät. Vastuualueesta vastaa asianhallintapäällikkö. Vastuualueeseen kuuluvat seuraavat tehtäväkokonaisuudet: - asianhallinnan koordinointi ja kehittäminen - asiakirjahallinnan ohjaus, valvonta ja kehittäminen - pysyvästi säilytettävän aineiston huolehtiminen. Kunnallisten ja valtiollisten vaalien järjestämisestä vastaa keskusvaalilautakunnan tehtävää varten palkkaama lakimies. 6 Tietohallintoyksikkö Tietohallintoyksikön tehtävänä on mahdollistaa Tampereen kaupunkikonsernin toiminnot kustannustehokkailla ja luotettavilla ICT-palveluilla ja vastata ICT-palvelujen kehittämisestä Tampereen kaupunkikonsernin kokonaisedun mukaisesti. Lisäksi tietohallintoyksikkö vastaa sovituilta osin Tampereen kaupunkiseudun kuntien tietohallinnosta ja tietohallinnon seudullisesta, kuntien välisestä, kansallisesta ja kansainvälisestä yhteistyöstä. Tietohallintoyksikköä johtaa tietohallintojohtaja. Tietohallintojohtaja koordinoi tietohallinnon kehittämis- ja ohjausryhmien toimintaa. Hän on puheenjohtajana konsernitehtävien tietohallinnon kehittämis- ja ohjausryhmässä, jäsenenä kahdessa muussa tietohallinnon kehittämis- ja ohjausryhmässä (hyvinvointipalvelut sekä kaupunkikehitys ja kaupunkiympäristön kehittäminen). Tietohallintojohtaja on puheenjohtajana myös kehittäminen ja talous työryhmässä, joka valmistelee tietohallinnon linjauksia, kehittämistä, palvelua ja taloushallintoa. Tietohallintojohtaja toimii puheenjohtajana seudullisen tietohallinnon johtoryhmässä.
Sivu 5 / 8 Tietohallintoyksikkö jakautuu kolmeen vastuualueeseen: Hallinto, kehittäminen ja kumppanuudet Toimialakohtaiset ICT-palvelut Konsernilaajuiset ICT-palvelut Hallinto, kehittäminen ja kumppanuudet Hallinto, kehittäminen ja kumppanuudet -vastuualueesta vastaa tietohallintopäällikkö. Tehtäviin kuuluu - ICT-strategia ja hallinto - ICT-hankinnat ja toimittajayhteistyö - projektien johtaminen Toimialakohtaiset ICT-palvelut Toimialakohtaiset ICT-palvelut -vastuualueesta vastaa tietohallintopäällikkö. Tehtäviin kuuluu - toimialakohtaisten ICT-palveluiden johtaminen ja liiketoimintayhteistyö Konsernilaajuiset ICT-palvelut Konsernilaajuiset ICT-palvelut -vastuualueesta vastaa tietohallintopäällikkö. Tehtäviin kuuluu - konsernilaajuisten ICT-palveluiden johtaminen ja liiketoimintayhteistyö 7 Viestintäyksikkö Viestintäyksikkö vastaa seuraavista kaupungin tehtäväkokonaisuuksista: - viestinnän koordinointi ja - kuntademokratia. Viestintäyksikköä johtaa viestintäjohtaja. Viestintäyksikköön kuuluvat vastuualueet ovat viestintä ja kuntademokratia. Viestintä Vastuualueesta vastaa viestintäjohtaja. Vastuualue vastaa seuraavista tehtäväkokonaisuuksista: - koordinoida ja kehittää Tampereen kaupunkikonsernin viestintää - vastata konsernihallinnon sekä kuuden ydinprosessin viestinnästä - vastata verkkopalveluiden sisällöntuotannon järjestämisestä ja sen koordinoinnista - osaltaan huolehtia viestinnän ja verkkoviestinnän koulutuksesta
Sivu 6 / 8 - pitää yllä yhteistyösuhteita tiedotusvälineisiin - vastata osaltaan neuvonnasta - julkaista henkilöstölehti Vilkkua ja Tampere-lehteä - vastata sosiaaliseen mediaan liittyvistä viestinnällisistä linjauksista. Kuntademokratia Kuntademokratiasta vastaa kuntademokratian kehittämispäällikkö. Vastuualue vastaa seuraavista tehtäväkokonaisuuksista: - kuntademokratian osallistumisjärjestelmien kehittäminen - suoran osallistumisen kehittäminen 8 Muut tehtävät Suhdetoiminta Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän johtaja vastaa kaupungin yleishallinnosta ja kaupungin edustamisen periaatteista. Suhdetoimintaan kuuluu raatihuone, jonka esimiehenä toimii suhdetoimintasihteeri. 9 Hallintopalvelukeskus 10 Johtaminen Hallintopalvelukeskus toimii hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän alaisuudessa ja ohjauksessa. Hallintopalvelukeskuksella on oma pormestarin hyväksymä toimintasääntö. Muilta osin noudatetaan tämän toimintaohjeen määräyksiä. Palvelukeskuksen johtajan varahenkilöistä on erillinen hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän johtajan päätös 26.9.2012 96. Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän toimintaa ja johtamista ohjaa kaupunginstrategia, organisaation toimintakykysuunnitelma, sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa sekä muut vastaavat ohjeet. Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän toiminnan tavoitteet määritellään ja kirjataan vuosittain siten, että kaikki ovat tietoisia tavoitteista. Kullakin organisaatiotasolla käydään kehityskeskustelut vähintään kerran vuodessa ja yhteisöpalaverit tarpeen mukaan. Tavoitteiden toteutuminen raportoidaan esimiehelle vuosittain. Johtoryhmä muodostuu konsernijohtajasta ja yksiköiden päälliköistä sekä hallintopalvelukeskuksen johtajasta. Johtoryhmän sihteerinä toimii johdon sihteeri. Yksiköt muodostavat tarvittaessa omat johtoryhmänsä.
Sivu 7 / 8 11 Esimiesten tehtävät Konsernijohtaja Muut vastuuhenkilöt Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän konsernijohtajan yleisistä tehtävistä koskien johtamansa ryhmän toimintaa määrätään konsernihallinnon toimintasäännössä seuraavasti: - johtaa ja valvoa ryhmän toimintaa - vastata toiminnan sisäisestä järjestämisestä - vastata pitkän aikavälin suunnitelmien ja vuosisuunnitelman valmistelusta - huolehtia tavoitteiden toteutumisesta - vastata toiminnan kehittämisestä - huolehtia viranomaismääräysten noudattamisesta - huolehtia konsernimääräysten ja -ohjeiden valmistelusta ja täytäntöönpanosta - käyttää päätösvaltaa kaupunginhallituksen johtosäännön sekä kaupunginhallituksen, kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston ja pormestarin delegointipäätösten mukaisesti - vastata toimialueeseensa kuuluvista kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, sen jaostojen ja pormestarin päätettäväksi tulevien asioiden ja sopimusten valmistelusta ja täytäntöönpanosta - esitellä kaupunginhallituksen johtosäännön ja pormestarin päätöksen mukaisesti toimivaltaansa kuuluvat asiat kaupunginhallituksessa ja sen jaostoissa - vastata hyvän johtamis- ja hallintotavan, riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämisestä - huolehtia kaupungin yleisestä edunvalvonnasta ja yhteydenpidosta sidosryhmiin - huolehtia muista pormestarin määräämistä tehtävistä - allekirjoittaa asiakirjat. Konsernijohtaja raportoi hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän toiminnasta pormestarille. Tehtävänä on - johtaa ja valvoa toimintaa - raportoida esimiehelle toiminnasta - vastata toiminnan sisäisestä järjestämisestä - huolehtia tavoitteiden toteutumisesta ja sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä riskienhallinnasta - vastata toiminnan kehittämisestä - huolehtia viranomaismääräysten noudattamisesta - käyttää päätösvaltaa delegointipäätösten mukaisesti - vastata toimialaan kuuluvista päätettäväksi tulevien asioiden ja sopimusten valmistelusta ja täytäntöönpanosta - toimia yhteistyössä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa - huolehtia yleisestä edunvalvonnasta - suorittaa muut esimiehen määräämät tehtävät. 12 Henkilöstö Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän henkilöstön osalta on ryhmän johtajan erilliset päätökset ryhmän vakanssien kelpoisuusvaatimuksista 12.8.2011 94 sekä yksiköiden esimiesten varahenkilöistä 30.12.2013 123.
Sivu 8 / 8 Lisäksi on kaupunginhallituksen päätös ryhmän johtajan varahenkilöistä 23.9.2013 429. Päätöksiä päivitetään tarpeen mukaan ja ne ovat nähtävillä kuntatoimiston päätösarkistossa. 13 Päätösvalta Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmään ja sen sisällä on päätösvaltaa siirretty seuraavien erillisten päätösten mukaisesti: - henkilöstöjaoston päätös toimivallan siirrosta 22.11.2006 364 - pormestarin päätös toimivallan siirrosta 16.5.2011 164 - konsernijohtajan päätös toimivallan siirrosta 10.10.2013 89 - johtajan päätös ratkaisuvallan delegoinnista hallintopalvelukeskuksen johtajalle 19.12.2012 130 Päätöksiä päivitetään tarpeen mukaan ja ne ovat nähtävillä kuntatoimiston päätösarkistossa. Kaupunginhallituksen johtosäännön 15 :n 5-kohdan mukainen (luottoja maksukorttien käyttö) päätösvalta kuuluu hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän johtajalle tai hänen määräämälleen. 14 Menojen ja tulojen hyväksyminen sekä hankintojen suorittaminen Menojen ja tulojen hyväksymisestä sekä hankintavaltuuksista on tehty seuraavat päätökset, joita päivitetään tarpeen mukaan: - pormestarin päätös menojen hyväksyjistä sekä hankintojen suorittajista 27.2.2013 90 - konsernijohtajan päätös menojen hyväksyjistä sekä hankintojen suorittajista 30.12.2013 124. 15 Asiakirjojen allekirjoittaminen Hallinto- ja hyvinvointipalveluryhmän asiakirjat allekirjoittaa konsernijohtaja tai hänen määräämänsä. Yksikön asiakirjat allekirjoittaa yksikön johtaja tai hänen määräämänsä.