Microsoft Access EDISTYNYT KÄYTTÖ 2008 Koulutus
Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. Yhteisölle luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan materiaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisesti kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright - Asiantuntijaosuuskunta Ornanet. 2. painos joulukuu 2008 - ISBN 978-952-5753-21-9 Muut sähköiset opintomateriaalit Ornanet Koulutus on tuottanut seuraavia opintomateriaaleja sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ohjelmista - Edistynyt käyttö Projektin suunnittelu - Tie tuloksiin Microsoft Project - Käytön perusteet (versio 2000 vain SF kuvin) Microsoft Project 2003 - Käytön perusteet (vain SF kuvin) Microsoft Project 2007 - Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1 tai 9.0) (vain SF kuvin) Tutustu materiaalien sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Tilaa suuremmat erät e-mail-osoitteesta kari.keinonen@ornanet-koulutus.fi. Yksittäiskappaleet on edullista hankkia osoitteesta http://www.ellibs.com/fi?oldpath=fin/ Harjoitus- ja ratkaisutiedostot Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta: http://ornanet-koulutus.fi/secure/aputiedostot.zip Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän materiaaliin liittyvät tiedostot löydät Access-s-aputiedostot -kansiosta.
Sisällysluettelo Johdanto... 7 Mikä on Access?... 8 Mikä on tietokanta?... 8 Mihin tarvitaan tietokantoja?... 8 Kuka tietokantoja käyttää?... 8 Accessin käyttöperiaate... 9 Tietokannan toteuttamisen periaate... 10 Tietokannan peruskäsitteet... 11 Tietokanta (database)... 11 Tiedosto (file)... 11 Käsite, kohde tai yksilötyyppi (entity type)... 11 Objekti - olio (object)... 11 Taulukko (taulu - table)... 12 Tietue (record)... 12 Kenttä (field)... 12 Yhteys eli riippuvuus (relationship)... 13 Perus- (primary key) ja viiteavain (foreign key)... 13 Viite-eheys (referential integrity)... 14 Indeksi (index)... 14 Kysely (query)... 14 Lajittelu ja suodatus (sort - filter)... 15 Lomake (form)... 15 Raportti (report)... 15 Makro (Macro)... 15 Moduuli (Modules)... 15 Ohjelman käyttäminen... 16 Accessin avaaminen... 16 Accessin lopettaminen... 17 Aloitusikkuna... 18 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä... 19 Ikkunan pääosat ja toiminnot... 20 Valintanauhan (Ribbon) välilehdet... 21 Siirtymisruutu (Navigation Pane)... 22 Valintaikkunat... 23 Valikoima... 24 Pikavalikko... 25 Näkymät... 26 Taulukko (Datasheet View) -näkymä... 26 Rakenne (Design View)-näkymä... 27 Tiedoston luominen... 28 Uusi tyhjä tietokanta... 28 Uusi tietokanta mallia käyttäen... 29 Tiedoston avaaminen... 30 Tiedoston sulkeminen... 30 Kumoa - Tee uudelleen toiminnot... 31 Kumoa (Undo)... 31 Tee uudelleen (Redo)... 31 Toista (Repeat)... 31
Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot... 32 Office Leikepöytä... 32 Kopioiminen Copy... 33 Leikkaaminen (Cut)... 33 Liittäminen eli sijoittaminen (Paste)... 33 Etsi - Korvaa toiminnot... 34 Etsi (Find)... 34 Korvaa (Replace)... 35 Siirry (Go To)... 35 Valinta (Select)... 35 Tietokannan toteutusperiaate... 36 Toteutusvaiheet... 36 Suunnittelun tärkeys... 37 Suunnittelussa huomioitava... 37 Suunnittelun työvaiheet... 38 Haastattelut ja tarvekartoitus... 38 Käsiteanalyysi... 38 Käsitemalli... 39 Riippuvuudet (Relationship) eli yhteydet... 40 Tietotarveanalyysi... 43 Kentän ominaisuudet (field properties)... 44 Normalisointi... 45 Tietokannan toteuttaminen... 46 Tietokannan rakenteen määrittely... 46 Tietokannan testaus... 46 Tietokannan testausvaiheet... 46 Analyysi, arviointi ja muutokset... 47 Lopetustoimet... 47 Tietokannan dokumentointi... 47 Tietokannan kunnossapito... 47 Tietokannan varmistaminen... 47 Tietokannan käyttöönotto... 47 Lisäksi... 47 Tietokannan toteuttaminen... 48 Tietokannan suunnittelu... 48 Käsitemallin luominen... 48 Kenttäluetteloiden laatiminen... 49 Tietokannan perustaminen... 50 Taulukon määrittely... 50 Access-taulukon tuominen toisesta tietokannasta... 51 Muiden taulukoiden määrittely... 54 Taulukoiden riippuvuudet... 56 Testiaineiston syöttäminen... 58 Tärkeää testiaineiston syötössä... 58 Tekstin valitseminen... 59 Tekstin tai tietueen poistaminen ja korvaaminen... 59 Oikeinkirjoitus (Spelling)... 60 Tavutus... 60 Oikeinkirjoituksen asetukset... 61 Tiedon tuominen taulukkoon... 63 Excel-taulukon tietojen tuominen... 63 Tekstimuotoisen tiedon tuominen... 65
Lomakkeen määrittely... 66 Lomakkeen luominen ohjatusti... 66 Lomakkeen muokkaaminen... 70 Lomakeobjektien käsittely... 74 Tiedon syöttö lomakkeen avulla... 79 Lomakkeen luominen suoraan... 80 Modaalisen lomakkeen luominen... 82 Hyperlinkit... 83 Lomakkeen ohjausobjektit (Controls)... 85 Lomakkeella laskeminen... 89 Kyselyn määrittely... 91 Suodatus (Filter)... 91 Hakukyselyn luominen... 92 Kyselyn kehittäminen parametrikyselyksi... 95 SQL-kyselykieli... 96 Laskentaa hakukyselyssä... 97 Päivityskysely... 99 Taulukon luova kysely... 101 Liittämiskysely... 103 Kaksoisarvot kysely... 105 Vastineettomien tietueiden etsimiskysely... 108 Ristiintaulukointikysely... 110 Poistokysely... 114 Suurimmat arvot kysely (Top Values)... 116 Raportin määrittely... 117 Perusraportin luominen... 117 Raportin muokkaaminen... 119 Ryhmittelevän raportin luominen... 121 Raportin muokkaaminen... 123 Raportin tulostaminen... 127 Sivun asetukset... 128 Tarraraportin luominen... 129 Makron määrittely... 134 Suojausasetukset... 135 Itsenäisen makron luominen... 136 Upotetun makron luominen... 137 Makron muokkaaminen... 138 Ohjelmointi... 139 Aliohjelman luominen... 139 Tietokannan testaaminen... 142 Tietokannan tietojen vienti... 143 Tiedon vieminen Excel-muotoon... 143 Tiedon vieminen Tekstimuotoon... 144 Tietokannan analyysi ja dokumentointi... 147 Lopetustoimet... 152 Tietokannan dokumentointi... 152 Tietokannan kunnossapito... 153 Tietokannan jakaminen osiin... 154 Ulkoisten tietojen linkittäminen... 155 Tietokannan varmistaminen... 156 Tietokannan käyttöönotto... 156
Muita Accessin ominaisuuksia... 157 -sovelluksen ja käyttäjätason suojaus... 157 Meta- ja tunnistetiedot... 157 Asetukset... 158 Asetuksiin vaikuttaminen... 158 Ohjelmistotason asetukset... 158 Ohjelman oletusasetukset... 158 Tiedostoasetukset... 158 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen... 159 Accessin asetukset... 159 Pikatyökalurivin mukauttaminen... 160 Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen... 161 Tilapalkin, tilarivin mukauttaminen... 161 Siirtymisruudun asetukset... 162 Ohjelmien yhteiskäyttö... 164 Eri tiedostomuotojen avaaminen... 164 Eri tallennusmuotoon tallentaminen... 164 Ohje-toiminto... 165 Hakemisto... 166
KJK Johdanto Edessäsi on Microsoft Access - Edistynyt käyttö -opintomateriaalin toinen painos. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tätä materiaalia tietokoneesi äärellä. Opintomateriaali on suunniteltu 35-80 oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta ja itseopiskelua. Punaisella valintamerkillä on monisteessa merkitty kaikki todella tärkeät asiat, ne sinun on syytä omaksua. Ennen Accessin opiskelua sinun on syytä perehtyä Windowsin perusteisiin. Materiaali on sähköiseen käyttöön ja opiskeluun suunniteltu. Opintomateriaali palvelee sinua parhaiten jos osaat käyttää yhtä lukuohjelmaa, esimerkiksi Adobe Readeria. Voit selailla ja lukea sähköistä materiaalia ohjelmaikkunan vasemman laidan kirjanmerkkejä siirtymisessä apuna käyttäen. Opiskellessasi Accessin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja merkitse ne muistiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeätä. Materiaali on tehty kulumaan käytössä. Tietokoneella kortistojen ja tietokantojen laatiminen ei vastaa perinteisten kortistojen käyttöä! Tietokantaohjelmalla on paljon helpompi muuttaa, lisätä, poistaa ja etsiä tietoa sekä laatia raportteja tietosisällöstä. Opiskellessasi Accessia pyri aluksi oppimaan sen käyttöperiaate (sivu 9). Selvitä itsellesi tietokannan tuottamisen perusperiaate (sivu 10). Aseta tavoite oppimisellesi. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet -sivuihin. Access-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös Sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Accessia, työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun. Tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Access on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen KJK Sivu 7