VALTIOVARAINMINISTERIÖ PÖYTÄKIRJA Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Johanna Silvola 19.1.2007 Valtipa valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä HAREnro VM013:00/2005 VALTIPA KOKOUS Aika 16.1.2007, klo 13 15 Paikka Osallistujat UM, Merikasarminkatu 5 F, neuvotteluhuone Raportti Paloposki Jyrki UM, pj. Anttila Hannele MMM Hartman Johanna STM Herna Manu SM Hietanen Aki OM Johansson Virpi EK Kaira Hiekkavuo Tarja OPM Koskimies Päivikki TM Kuittinen Pekka VNK Pakanen Aulikki PLM Peltonen Irja VM Silvola Johanna VM/VNTHY, siht. 1. Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja toivotti kaikki tervetulleeksi kokoukseen. Esityslista hyväksyttiin. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirjan kohtaan 7. Muut asiat, tuli tarkennus, kappaleeseen, jossa kerrotaan Vn asiasanastotyöryhmän julkaisuvastaavien ensimmäistä tapaamista valmistelevasta työryhmästä. Tarkennuksessa todettiin, että kyseessä on uusi verkosto, vaikkakin ei Valtipa verkosto. Tämän tarkennuksen jälkeen pöytäkirja hyväksyttiin. 3. Valtipan vuoden 2007 yhteishankkeiden tilannekatsaus Uudet yhteishankkeet: Sähke normin vaikutukset ministeriöiden AMS:iin Hanke toteutetaan kaksivaiheisesti: 1. Ykkösvaiheessa, ja melko nopealla tahdilla, käydään läpi uudistetun AMS ohjeen ja SÄHKE määrityksen vaikutukset ja niiden aiheuttamat muutostarpeet pääsääntöisesti paperimaailmaa varten laadituille AMS:lle. 2. Kakkosvaihe koostuu esiinnousseiden muutostarpeiden jatkotyöstämisestä. Työstön kohteeksi nostetaan sellaiset kokonaisuudet, joiden yhdessä selvittämisestä katsotaan saatavan synergiaetuja. Tämä tarkoittaa asiakirjahal id VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001 valtiovarainministerio@vm.fi http://www.vm.fi Y tunnus 0245439 9
2 (6) linnon ryhmän mukaan sitä, että kaikki ei ryhmän käsityksen mukaan ole yhdenmukaistettavissa (= sisältö/substanssi), mutta ne kohdat, jotka on järkevää tehdä yhdessä, pohditaan kakkosvaiheessa yhdessä. Asiakirjahallinnon ryhmä toimii hankkeen ohjausryhmänä. Asiakirjahallinnon ryhmä päätti, että ykkösvaihe toteutetaan helmikuussa, jonka jälkeen maaliskuun alusta siirrytään kakkosvaiheeseen. Ykkösvaiheen pienryhmään osallistuvat: VNK, KTM, OM, PLM, YM ja VNTHY. Leena Vanhanen VNK:sta toimii puheenjohtajana. Pienryhmä tuo ehdotuksensa asiakirjahallinnon ryhmälle maaliskuun kokoukseen, jossa päätetään kakkosvaiheen toimintatavasta. Kakkosvaiheessa on mahdollista, että pienryhmät jakaantuvat vielä pienempiin ryhmiin esim. parityöskentelyyn. Kakkosvaiheeseen voi tulla mukaan myös uusia asiantuntijoita Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet Valtipa verkosto sai tähän hankkeeseen Valtioneuvoston tietohallintoyksiköltä (VNTHY) määräaikaisen lisävahvistuksen. VNTHY:ssä aloitti vuoden vaihteessa Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet hankkeen projektipäällikkönä Leena Palmén. Leena tulee VM:n tietopalvelusta. VNTHY:n johtoryhmä vahvisti viime viikolla hankkeen aloittamisen. Leena pyrkii saamaan hankkeen projektisuunnitelman kommentoitavaksi Valtipalle viimeistään viikolla viisi. Valtipa toimii hankkeen ohjausryhmänä. Hanke kestää vuoden. Lisätietoja hankkeesta Leena Palménilta VNTHY:stä. Viime vuodesta jatkuvat yhteishankkeet: Kansainvälisen tiedon käyttöön saamisen kehittäminen (SILAVAn kehittämisehdotus 9) Jyrki Paloposki UM kertoi hankkeesta, jonka eteneminen hidastui loppuvuodesta johtuen Suomen EU puheenjohtajuudesta aiheutuneista kiireistä. Selkeitä kansainvälisen tiedon käyttöönsaamisen kehittämisen paikkoja hankkeen aikana on löytynyt ja hankkeen toimikautta jatketaan. Julkaisun Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietoaineistojen säilytysvastuut, muodot ja ajat päivittäminen (VM:n työryhmämuistioita 27/99) Arkistonhoitajien ryhmän vastuulla on em. julkaisun päivittäminen. Puheenjohtaja totesi, että edellä mainittua julkaisua päivitetään vielä kevään aikana. Mahti hanke hidasti julkaisun päivittämistyötä. Valtipa pyytää työryhmän jäsenen kertomaan hankkeesta seuraavaan kokoukseen. 4. Valtipan strategian 2008 2010 pohjustaminen Kokouskutsun liitteenä lähetettiin Valtipan strategia 2005 2007 Tieto sujuvasti yhteiskäyttöön tieto ja viestintäammattilaisten verkoston avulla. Valtipan seuraavan, eli 6:nnen strategian valmistelua käynnisteltiin.
3 (6) Ohessa ajatuksia, joita nousi keskustelussa: Valtipan toimintaympäristön muutoksia ValtIT:n toiminta ja sieltä tulevat suositukset tuottavuus hanke on voimissaan (sen pohjalta voisi miettiä mitä palveluja tietopalveluilta odotetaan ja mihin palveluihin satsaamme) it palvelujen yhdenmukaistaminen, VNTHY:n aseman muutos palvelukeskukseksi, tietopalvelujen ja tietohallinnon suhteen uudelleenarviointi hallitusohjelmien mukana tulevat politiikkaohjelmat käynnissä olevat asianhallintaprojektit vaikuttavat Valtipalaisten työhön tietovarantoihin ja tiedontarjontaan on tulossa muutoksia esim. Senaattorin kautta. yhteiset palvelut virkamiehille Valtioneuvostossa Sujuvaan tiedon kulkuun ja tehokkaaseen tietojenyhteiskäyttöön valtioneuvostossa (SILAVA) hankkeen kehitysehdotukset vrt. nykyhetki ollaanko uudessa tilanteessa vielä SILAVA:n takana? SILAVA:ssa on mainittu tieto ja viestintäammattilaisten verkoston aktivoiminen. Vetäjää ja koollekutsujaa ei ole löytynyt. Aamukahvitilaisuuksien järjestäminen viestinnän ja tietohallinnon ammattilaisten kanssa nousi jälleen esiin. tietojohtajan roolille voisi olla tilausta tiedon parempi hyödyntämisen toimintaprosesseissa. Esim. PARSAtoimintaohjelman käyttöönotto. Uusia näkökulmia: tiedonvälitys kansalaisille. Onko Valtipalla mahdollisuuksia puuttua kansalaisten tiedonsaantiin? OM:n tänä keväänä avattavat portaalit: Otakantaa.fi ja Kansanvalta.fi on suunnattu kansalaisia varten. Demokratia teemaa nostetaan. Sisällöntuotantoa sivustoille ei ole vielä kovin paljon mietitty. Haren kehittämistä on siirretty VNTHY:ssä ensi vuoteen. Käydyn keskustelun päätteeksi todettiin, että Valtipan toimintaympäristössä on tapahtunut kuluneiden kahden vuoden aikana paljon muutoksia ja muutosvauhti näyttäisi vain kiihtyvän. Käytännössä on todettu. että Valtipalla on verkostona voimaa viedä asioita eteenpäin valtioneuvostossa. Verkostossa oleva voimavara on hyödynnettävä. Ennen sitä olisi selvennettävä, mitkä ovat muuttuneessa toimintaympäristössä yhteiset päämäärämme. On tehtävä valintoja, mitä tehdään ja mitä ei tehdä.
4 (6) Keskustelun kuluessa ehdotettiin erilaisia tapoja käsitellä asiaa. Ehdotettiin vanhan strategian läpikäymistä systemaattisesti: mikä on käytännössä muuttunut, mikä täsmentynyt tai muuttunut. Vanhaa strategiaa arvioitaisiin valmisteltujen puheenvuorojen pohjalta, ehkä jopa ulkopuolisia asiantuntijoita käyttäen. Toimintatapoina nousivat esille workshop ja keskustelutilaisuus. Viime strategiaa pohjustettiin Valtipan itsearvioinnilla. Päätettiin, että troikka valmistelee uuden strategian käsittelyä. Teema ja etenemistapa vahvistetaan Valtipassa. 5. VNK:n hankkeiden Senaattorin uudistamishanke sekä Ohjelmajohtamisen ja hallitusohjelman seurannan tieto ja viestintätuen kehittämisen tilannekatsaus Pekka Kuittinen VNK kertoi seuraavien VNK:n hankkeiden tilanteen: Senaattorin uudistamishanke 6. Toimintasuunnitelma 2007 tilanne Senaattorin uudistamishankkeen aloitusseminaari pidetään 29.1.07 Säätytalolla. Tavoitteena on keskustella mm. Senaattorin ja ministeriöiden intranettien välisestä suhteesta. Keskustelua pohjustaa kysely, jossa kysytään alustavia tietoja Senaattorista. Kyselyn tulokset esitellään avaussminaarissa. Kysely lähetettiin 16.1.2007, ja siihen toivotaan vastaukset 25.1.2007 mennessä. Ohjelmajohtamisen ja hallitusohjelman seurannan tieto ja viestintätuen kehittämisen Hankkeen toimenpide ehdotukset ja välineisiin liittyvät ehdotukset lähetettiin Valtipalla edellisen kokouksen jälkeen (saatavissa koordinaattorilta). Muistiossa käydään läpi toimenpiteisiin ja välineisiin liittyvät ehdotukset. Toimenpiteisiin liittyviä ehdotuksia ovat menettelyt, hallitusohjelman seurannan ja arviointia koskevan raportoinnin kokonaisuus ja sen yhtenäistämismahdollisuudet, hallituksen politiikkaohjelmien viestinnän pelisäännöt ja ilme sekä politiikkaohjelmien tieto ja viestintäpalvelut. Välineisiin liittyviä ehdotuksia ovat politiikkaohjelmin toteutussuunnitelmat välinenäkökulmasta, työryhmätuen järjestäminen ohjelmin ja niiden hankkeiden työskentelyn tueksi sekä resursseihin liittyvät ehdotukset. Verkostoryhmien puheenjohtajille on mennyt viesti, jossa pyydetään lähettämään ryhmien toimintasuunnitelmat 2007 koordinaattorille 19.1.2007 mennessä. Toimintasuunnitelmat nivotaan viime vuotiseen tapaan Valtipan yhteiseen toimintasuunnitelmaan 2007, jonka ensimmäinen versio esitellään Valtipan seuraavassa kokouksessa. 7. Vuositilastojen keruu vuodelta 2006 ja tilastoviikkojen 2007 määrittely Tilastoviikot 2007 ovat seuraavat: 7, 14, 22, 30, 38, 46. Koordinaattori lähettää Valtipan uudet tilastointiohjeet samalla kun lähettää muistutuksen tämän vuoden sovituista tilastointiviikoista.
8. Muut mahdolliset asiat 9. Ilmoitusasiat Koordinaattori alkaa heti keräämään kuluneen vuoden tilastoja ja lähettää siitä pyynnön, johon annetaan vastausaikaa kaksi viikkoa. Valtipassa keskusteltiin julkisten hankintojen kilpailuttamisesta etenkin kirjojen ja lehtien osalta. Päätettiin, että koordinaattori tekee asiasta Valtipan keskuudessa lyhyen kyselyn. tietoaineistojen yhteishankinnasta on sopimuspohjat lähetetty ministeriöihin ja jonkin verran niitä on jo palautettukin. Kansallisarkisto on asettanut työryhmän valtioneuvoston arkiston aineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon. Pentti Vesanen, Leena Vanhanen ja Auni Marja Vilavaara VNK:sta osallistuvat työryhmään. Senaattorissa on koekäytössä Baltic News Service 5 (6) Vanhojen arkistojen järjestämisprojektin tilannetta tiedusteltiin. Todettiin, että hanke on ministeriöiden vastuulla. Sovittiin, että Pekka Kuittinen VNK:sta hoitaa Edilexin yhteishankintana tavallisen käytännön mukaisesti Mahti hankkeen tavoitteena on saada tarjouspyyntöasiakirjat ulos 8.2.2007 mennessä. Säädösvalmistelun tietotukiverkostolle on avattu omat sivut Senaattorissa Valtipan sivustolla Valtipalaiset saavat 20 %:n alennuksen Tietoasiantuntijat lehden 2007 mainostilasta Juridiset informaatiolähteet oikeudellisen tiedonhaun perusteet 7.3.2007 / Lakimiesliiton koulutus. Koulutuksessa käydään läpi mm. HARE, Finlex, Oikeus.fi ja om.fi. Tässä kohdassa heräteltiin keskustelua tarvittaisiinko Valtipan keskuudessa vastaavaa koulutusta. JHS strategia julkaistu. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA hyväksyi vuoden 2006 viimeisessä kokouksessaan JHS strategian, jonka linjausten pohjalta laaditaan toteuttamisohjelma JHS suositusten laatimiselle. http://www.jhs suositukset.fi/suomi/jhs strategia Kausijulkaisujen kilpailuttamisen teemapäivä. 24.1.2007. Tieteiden talo, Sali 104, Kirkkokatu 6, Helsinki. Suomen tieteellisen kirjastoseuran kausijulkaisutyöryhmä http://pro.tsv.fi/stks/ EUSIDIC Annual Conference 2007: What will be the impact of Web2.0 and Library2.0 applications on user services in library and information services management. 11 13 March 2007, Roskilde (Denmark), Roskilde University http://www.eusidic.net/
OM:ssä on tietoasiantuntijan vuorotteluvapaan sijaisuus auki keväästä 2007 vuoden loppuun. Lisätietoja: tietopalvelu.om@om.fi 6 (6) 10. Valtipan kevään 2007 kokouspäivät 11. Seuraava kokous 12. Kokouksen päättäminen Valtipan kevään kokouspäivät sovittiin seuraavasti: 13.2.2007, 13.3.2007, 17.4.2007, 16.5.2007 ja 12.6.2006. Ajankohtana klo 13 15 ja kokouspaikkana UM. Valtipan seuraava kokous pidetään 13.2.2007 klo 13 15 UM:ssä. Kokous päätettiin klo 15.05. Johanna Silvola