Seure Henkilöstöpalvelut Oy Seure Henkilöstöpalvelut Oy - Johdanto-osuus Versio: 1.1 Tekijä: Seure Henkilöstöpalvelut Oy Dokumentin Seure_ nimi: Hyväksynyt:
2 (17) Sisällysluettelo 1 Johdanto... 3 1.1 Määriteltävä kokonaisuus lyhyesti... 3 1.2 Tämä dokumentti... 4 1.3 Huomioitavat sidoshankkeet... 4 1.4 Käytetyt menetelmät... 4 1.5 Lyhenteet ja termit... 4 2 Tavoitetila ja järjestelmäkokonaisuus... 6 2.1 Tavoite ja tarkoitus... 6 2.2... 6 2.2.1 Nykytila... 6 2.2.2 Tavoitetilan järjestelmäkokonaisuus... 9 3 Seuren prosessit ja tiedot... 14 3.1 Seuren liiketoimintaprosessit... 14 3.2 Käyttäjät... 15 3.3 Liiketoiminnan operatiivisen osan käsitemalli... 16
3 (17) 1 Johdanto 1.1 Määriteltävä kokonaisuus lyhyesti Seure Henkilöstöpalvelut Oy on pääkaupunkiseudun kaupunkien oma henkilöstöpalveluyhtiö, joka toimii tällä hetkellä Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten alueella. Seuren tehtävänä on osaltaan huolehtia kaupunkien peruspalvelujen toimivuudesta ja erityisesti tilapäisen työvoimatarpeen täyttämisestä. Seure tarjoaa joustavia työelämän ratkaisuja niin työntekijöille kuin työvoiman tilaajille (tilaaja-asiakas). Tilapäistä työvoimatarvetta (eli niin sanottua keikkatyötä) löytyy erityisesti peruspalveluiden aloilta, kuten kouluista, päiväkodeista, sairaaloista sekä terveyskeskuksista. Nyt määritellyn järjestelmäkokonaisuuden keskeisenä tavoitteena ja tarkoituksena on tarjota kokonaisuus, jonka avulla Seure kykenee tehokkaasti ja laadukkaasti täyttämään tilaaja-asiakkaidensa tilapäistyövoiman tarpeet. Järjestelmät auttavat tilaaja-asiakkaita saamaan tarvitsemansa vuokratyöntekijän (ns. keikkalainen), ja vastaavasti vuokratyöntekijöitä löytämään sopivaa työtä. Lisäksi järjestelmäkokonaisuus tarjoaa tarvittavan tuen ja toiminnallisuuden Seuren sisäisiin toimintoihin, kuten henkilöstö- ja palkkahallintoon. Järjestelmäkokonaisuuden päätoiminnallisuudet voidaan jakaa seuraaviin kokonaisuuksiin: Tilausten hallinta Rekrytointi Henkilöstöhallinto Palkkahallinto Taloushallinto Järjestelmäkokonaisuuden käyttäjiä tulevat olemaan Seuren omat työntekijät, tilapäistä työvoimaa tarvitsevat tilaaja-asiakkaat ja keikkatöitä tekevät vuokratyöntekijät. Seure hoiti vuonna 2011 noin 130 000 työtilausta kaiken kaikkiaan noin 150 000 saapuneesta tilauksesta. Keikkatöitä oli tekemässä n. 9000 eri vuokratyöntekijää. Työpaikkahakemuksia uusiksi vuokratyöntekijöiksi saatiin vajaa 13 000 kappaletta, joista uusiksi vuokratyöntekijöiksi Seuren työntekijärekisteriin saatiin vajaa 3000 henkilöä. Seuren työntekijärekisterissä on yhteensä yli 50 000 vuokratyöntekijää. Tilaaja-asiakkaita on puolestaan yli 3500. Seuren omassa organisaatiossa työskentelee liki 130 henkilöä. Henkilöstö on jaettu ammattialakohtaisesti (tilaaja-asiakkaan toimiala), jonka perusteella myös saatujen tilaustenkäsittely tehdään. Toimialat ovat: Terveydenhuoltoala Päivähoito- ja nuorisoala Opetus- ja palveluala Seuren henkilöstöstä vajaa 90 on henkilöstökonsultteja. Hallintoyksikössä, joka jakautuu palkkatiimiin ja talous- ja toimistopalvelutiimiin, työskentelee noin 20 henkilöä. Lisäksi Seuressa on neljä tukipalvelutiimiä (tietohallinto, henkilöstöhallinto, rekrytointi ja asiakasyhteistyö), joissa työskentelee yhteensä noin 20 henkilöä. Lisätietoa Seure Henkilöstöpalvelut Oy:stä on tarjolla Seuren www-sivuilla (http://www.seure.fi).
4 (17) 1.2 Tämä dokumentti Tämä dokumentti on Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n järjestelmäuudistuksen kilpailutusta varten laaditun vaatimusmäärittelydokumentin johdanto-osuus. Muut osuudet jaetaan neuvotteluun varsinaisesti valituille. Tehdyssä määrittelytyössä on ollut tavoitteena löytää ja dokumentoida hankkeeseen osallistuvien yhteisesti jakama näkemys tulevan järjestelmäkokonaisuuden tarpeista ja vaatimuksista. Tätä kautta on tuotettu sellainen vaatimusmäärittelydokumentaatio, jonka pohjalta voidaan edetä kohti järjestelmäkokonaisuuden toteutuksen kilpailutusta. dokumentaatio sisältää: Johdanto (tämä luku) Yleiskuvauksen tavoitetilan järjestelmäkokonaisuudesta (Luku 2) Johdannon Seuren liiketoimintaprosesseihin (Luku 3) 1.3 Huomioitavat sidoshankkeet Määrittelyprojektissa on huomioitu seuraavat sidoshankkeet ja projektit: Custi CRM o Custi CRM on Microsoft Dynamics -pohjainen järjestelmä ja se on otettu käyttöön alkuvuodesta 2012 1.4 Käytetyt menetelmät. Varsinainen vaatimusmäärittely tapahtui työpajatyöskentelyn avulla. Työpajoja pidettiin yhteensä viisi kappaletta. Ne oli rakennettu päätoiminnallisuuksien ympärille. Työpajat olivat keskustelutilaisuuksia, joista kirjatut muistiinpanot toimivat pohjana varsinaiselle vaatimusmäärittelydokumentille. dokumentti esiteltiin projektin ohjausryhmälle ja se katselmoitiin työpajoihin osallistuneiden henkilöiden toimesta. Katselmoinnin ja kommenttien pohjalta dokumentti muokattiin lopulliseen muotoon. 1.5 Lyhenteet ja termit Lyhenne/termi Aktiiviset vuokratyöntekijät Keikka Kuvaus Vuokratyöntekijä on aktiivinen, jos hän on tehnyt keikkoja tai ilmaissut halukkuutensa ottaa keikkoja vastaan Aktiivisuus vanhenee määrätyssä ajassa Tarkoittaa käytännössä tilaaja-asiakkaan tekemää tilausta tilapäisen työvoimatarpeesta, jonka vuokratyöntekijä tekee Keikkalainen Tässä yhteydessä sama kuin vuokratyöntekijä Keikkanetti Kiertävät vuokratyöntekijät Lyhyt tilaus/työsuhde Verkkopalvelu, jossa vuokratyöntekijät ja tilaajaasiakkaat asioivat Vuokratyöntekijä, jolla on työsuhde Seureen, ja joka on velvoitettu lähtemään Seuren hänelle osoittamalle keikalle Tilaus/työsuhde, joka on kestoltaan alle 16 päivää Lyhyestä tilauksesta/työsuhteesta maksetaan
5 (17) tuntipalkkaa Oma henkilöstö Pitkä tilaus/työsuhde Seuren kanssa työsuhteessa oleva vakituinen henkilö (mm. henkilöstökonsultit ja taloushallinnon työntekijät) Tilaus/työsuhde, joka on kestoltaan vähintään 16 päivää Pitkästä tilauksesta/työsuhteesta maksetaan kuukausipalkkaa Populus Nykyinen tilaustenhallintajärjestelmä PTY TES Seure TES Sopke Tilaaja-asiakas Tuntilista Työehtosopimus, jota käytetään pitkissä työsuhteissa Työehtosopimus, jota käytetään lyhyissä työsuhteissa Tilaus, jonka työntekijä on sovittu valmiiksi tilaajaasiakkaan taholta tilausta tehdessä Tilaaja-asiakas ja vuokratyöntekijä ovat sopineet asiasta keskenään Tekevät tilauksia tilapäisen työvoiman tarpeesta Tilaaja-asiakkaita ovat mm. Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupunkien organisaatiot Tuntilista on osa tilausta, ja sisältää tiedot tilatuista työtunneista Työn tekemisen jälkeen tuntilistaan kuitataan tieto toteutuneista työtunneista ja muista palkanmaksuun vaikuttavista tekijöistä (kuten mm. valvonta-ateria) Tuntilista on palkanmaksun ja laskutuksen perusta Työntekijä Vuokratyöntekijä tai Seuren oma työntekijä Valvonta-ateria Valvonta-ateria syödään esim. lasten kanssa yhdessä, samalla työntekijä valvoo lasten syömistä Tällöin työntekijä maksaa vain verotusosan ateriasta Verkkopalvelu Tässä yhteydessä sama kuin Keikkanetti VTJ Vuokratyöntekijä Vuokratyöntekijäreservi/- rekisteri Äkkilähtijät Väestötietojärjestelmä (VTJ) on valtakunnallinen väestörekisteri, ja se sisältää perustiedot Suomen kansalaisista ja Suomessa vakinaisesti asuvista ulkomaalaisista Henkilö, jolla on työsuhde Seureen ja joka tekee keikkoja Seuren rekisterissä olevien vuokratyöntekijöiden joukko (aktiiviset ja passiiviset) Äkkilähtijät ovat vuokratyöntekijöitä, jotka ovat ilmoittaneet olevansa valmiita lähtemään lyhyellä varoitusajalla keikalle (kuten aamulla)
6 (17) 2 Tavoitetila ja järjestelmäkokonaisuus 2.1 Tavoite ja tarkoitus Järjestelmäkokonaisuuden keskeisenä tavoitteena ja tarkoituksena on tarjota kokonaisuus, jonka avulla kyetään tehokkaasti ja laadukkaasti täyttämään vaihtuva ja yllättävä tilapäistyövoiman tarve tilaaja-asiakasorganisaatioissa. Vaikka tavoitetilan järjestelmäkokonaisuus todennäköisesti muodostuu erillisistä järjestelmistä, on järjestelmäkokonaisuuden tarjoama käyttäjäkokemus loppukäyttäjälle oltava saumaton, yhtenäinen ja reaaliaikainen. Järjestelmän pitää olla toteutettu kestävällä teknisellä arkkitehtuurilla ja sen tulee sietää muutoksia Seuren liiketoiminnan kasvaessa ja muuttuessa. 2.2 Seuren liiketoiminnan suurimmat muutokset nykyisen järjestelmäkokonaisuuden aikana (vuodet 2000 2012) ovat olleet käsiteltävän tietomäärän (tilaukset) merkittävä kasvu ja kasvaneet vaatimukset sähköiselle asioinnille. Nykyisissä järjestelmissä ei ole suuria ylitsepääsemättömiä toiminnallisia ongelmia, mutta järjestelmien uudistaminen nähdään välttämättömänä mm. seuraavista syistä: Osa järjestelmistä on teknologialtaan vanhoja ja siten hankalia ja kalliita ylläpitää Järjestelmissä on suorituskykyongelmia varsinkin ruuhka-aikoina Järjestelmien integrointi ei ole reaaliaikaista, mikä aiheuttaa paljon turhaa työtä Nykyjärjestelmä ei mahdollista sellaista kehitystä, jolla prosessitehokkuutta saataisiin merkittävästi parannettua Prosessitehokkuutta voitaisiin parantaa mm. seuraavia ominaisuuksia kehittämällä: Vuokratyöntekijärekisterin ylläpitäminen o Hallintaan voitaisiin kehittää erilaisia työkaluja, jotta rekisterissä olisi mahdollisimman hyvä reservi vuokratyöntekijöitä tilaustarpeisiin nähden Tilausten käsittely o Tilauksen vaatimukset täyttävän vuokratyöntekijän etsimistä rekisteristä voisi tukea erilaiset työkalut Poikkeustilanteiden hallinta o Järjestelmien pitäisi tukea usein toistuvien erikoistilanteiden käsittelemistä ja hallintaa 2.2.1 Nykytila Seuren nykyiset operatiiviset järjestelmät ovat pääosin yli kymmenen vuotta vanhoja ja elinkaarensa päässä. Erityisesti rekrytointi-, tilaustenhallinta- ja palkanlaskentajärjestelmien osalta on vakavia suorituskykyongelmia. Järjestelmien jatkokehitys on vaikeaa ja siksi ne jäävät koko ajan enemmän jälkeen liiketoiminnan tarpeista. Esimerkiksi Seurella viimeaikoina lisääntyneiden pitkien työsuhteiden hallinta on ongelmallista. Järjestelmäongelmat aiheuttavat turhautumista käyttäjien keskuudessa ja jopa tilauksia jää täyttämättä sen vuoksi. Järjestelmä on yksinkertaisesti hidas, eikä tarjoa riittävän tehokkaita ja tarpeellisia työkaluja tilaustenkäsittelyyn. Seuren nykyjärjestelmät on listattu alla olevassa taulukossa. Lisäksi taulukkoon on kuvattu eri järjestelmien vastuualueet ja huomiot järjestelmäuudistukseen liittyen.
7 (17) Sisäinen järjestelmä Populus Kuvaus Tilaustenhallinta, rekrytointi ja palkanlaskenta Poistuu käytöstä järjestelmäuudistuksessa Raindance Talouden ohjausjärjestelmä (mm. laskutus ja myyntireskontra) Poistuu käytöstä järjestelmäuudistuksessa Basware Laskujen lähetys Säilytettävä järjestelmä SAS Raportointi- ja tilastointijärjestelmä Poistuu käytöstä järjestelmäuudistuksessa Keikkanetti Extranet-palvelu, jonka kautta mm. tilaaja-asiakkaat voivat syöttää työtilauksia ja vuokratyöntekijät ottaa vastaan keikkoja Käsitteenä säilyy, mutta tehdään uudelleen tai räätälöidään olemassa olevaa, koska nykyinen ei täytä kaikkia asetettuja vaatimuksia Keikkanettiä uudistetaan visuaalisesti ja pienin muutoksin myös syksyllä 2012 Tarkempi uudistus Keikkanetin toiminnallisuuksiin tehdään, kun uutta järjestelmäkokonaisuutta rakennetaan, jotta se vastaa järjestelmäkokonaisuuden asettamiin vaatimuksiin Seure WWW Seuren internet-sivut Sivut uusitaan syksyllä 2012 (uudistustyö on jo meneillään) Custi CRM Vuonna 2012 käyttöönotettu Microsoft Dynamics - pohjainen asiakasjärjestelmä Custissa hallitaan tilaaja- ja laskutusasiakkaiden tiedot Custin päällä on muutamia Seuren tarpeisiin tehtyjä räätälöintejä Tulevasta järjestelmäkokonaisuudesta on oltava yhteys Custiin Säilytettävä järjestelmä ARC Oman henkilöstön hallintajärjestelmä Poistuu käytöstä järjestelmäuudistuksessa Elli Työajan seurantajärjestelmä Mahdollisesti säilytettävä järjestelmä Therefore Arkistointijärjestelmä Säilytettävä järjestelmä Rekrytointityökalu Rekrytointi-ilmoitusten laadinta ja hallinta Poistuu käytöstä järjestelmäuudistuksessa Excel Exceliä käytetään eri tarkoituksiin (mm. määräaikaisuuksien hallintaan)
8 (17) Pyritään siihen, että Excelissä tehtäviä asioita siirtyy tarkoituksenmukaisin osin uuteen järjestelmään Ulkoinen järjestelmä/ palvelu Digium Rekry-sivut (mm. mol.fi, JobStep ja kaupunkien wwwsivut) Työterveys Kuvaus Tässä palvelussa hoidetaan laajat kyselyt (mm. työhyvinvointikyselyt) Säilytetään järjestelmäuudistuksessa Rekrytointikanavia, joita käytetään myös jatkossa Työterveyteen siirtyy tietoa mm. työterveyshuoltoon oikeutetuista vuokratyöntekijöistä Myös jatkossa yhteys tarvitaan Työtapaturmat Työtapaturmatiedot käsitellään vakuutusyhtiön järjestelmässä Myös jatkossa yhteys tarvitaan Pankit Pankkiin välitetään maksuja ja pankista haetaan suorituksia myyntilaskuille Myös jatkossa yhteys tarvitaan Posti Postin kautta toimitetaan laskuja Myös jatkossa yhteys tarvitaan Oheisessa kuvassa on kuvattu nykytilan järjestelmäkokonaisuutta:
9 (17) Kuva 1. Nykytilan järjestelmäkokonaisuus Nykytilan järjestelmät eivät joitakin eräsiirtopohjaisia liittymiä lukuun ottamatta integroidu keskenään juuri lainkaan, mikä aiheuttaa ongelmia turhien prosessien ja tehtävien myötä. 2.2.2 Tavoitetilan järjestelmäkokonaisuus Seuraavassa kuvassa on esitetty määrittelyjen tuloksena tavoitetilaa kuvaava looginen järjestelmäkartta. Se kuvaa Seuren tietojärjestelmien ja käyttäjille tarjottavien palvelujen merkittävimmät keskinäiset suhteet. Tämä esitys on määrittelyvaiheen tueksi tuotettu luonnos kokonaisuuden jäsentämiseksi, ja sitä tarkennetaan myöhemmin suunnittelu- ja toteutusvaiheessa.
10 (17) Kuva 2. Tavoitetilan järjestelmät ja käyttäjät Oheisessa taulukossa on selitetty kuvan osien merkitystä. Osajärjestelmä Käyttäjät Selite www.seure.fi Potentiaaliset Seuren internet-sivut asiakkaat Sivuilla saattaa olla sisältöä, Työnhakijat joka haetaan dynaamisesti Seuren järjestelmistä (esim. avoimet keikat) Extranet Keikkanetti Tilaaja-asiakkaat Laskutusasiakkaat Verkkopalvelu, jota käyttävät tilaaja-asiakkaat ja
11 (17) Intranet Seuren oma henkilöstö Seure ERP Seuren oma henkilöstö Raportointi Seuren oma henkilöstö Seuren johto Vuokratyöntekijät vuokratyöntekijät Verkkopalvelun tiedot haetaan reaaliaikaisesti Seure ERP:stä eli ne ovat aina ajan tasalla. Seuren intranet Täällä voisi olla Seuren oman henkilöstön itseasiointia, kuten esim. työsuhteisiin liittyen lomakertymät ja omien tietojen päivitys Seuren toiminnanohjaus, joka sisältää rekrytoinnin, tilaustenhallinnan, palkanmaksun ja taloushallinnon Operatiivinen raportointi sisältyy tähän järjestelmään Tällä tarkoitetaan tietovaraston päälle rakennettua raportointia ja raportointityökalua Johdon raportointi Tietovarastossa olisi tilastointitieto pysyvästi Käyttäjähallinta Keskitetty käyttäjähakemisto ja käyttäjähallinta Oleellista tässä on se, että yksillä tunnuksilla päästään kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin (SSO) Integraatiot Sisäisten ja ulkoisten integraatioiden palveluväylä Todennäköisesti tällaista ei tarvita, koska integraatioita on vähän Ulkoiset palvelut Seuren oma Esim. Digium ja työtapaturmat henkilöstö Työterveys Työterveyden järjestelmä, jonne siirtyy tieto työterveyteen oikeutetuista työntekijöistä Pankki Pankkien järjestelmät (mm. laskut, palkat ja ostolaskut) Posti Postin järjestelmä (ekirjeet) Muut Verottaja, Kela, KeVa, Ammattiliitot jne.. Seuraavassa kuvassa on Seure ERP jaettu osiin. Seure ERP on looginen kokonaisuus, joka voi koostua useasta eri ratkaisusta, kunhan ne integroituvat reaaliaikaisesti toisiinsa muodostaen yhtenäisen eheän toiminnanohjauskokonaisuuden ja käyttäjäkokemuksen.
12 (17) Kuva 3. Seure ERP jako osiin Alla olevassa taulukossa on selitetty kuvan eri osia. Osa Tilaustenhallinta Rekrytointi Henkilöstöhallint o Taloushallinto Selite Tilausten vastaanotto ja käsittely IN o Saa tilaaja-asiakastiedot asiakashallinnasta o Saa vuokratyöntekijät henkilöstöhallinnosta TÄSSÄ siis oletettu, että vuokratyöntekijät ovat henkilöstöhallinnon järjestelmässä OUT o Laskutettavat tilaukset (Taloushallinto) o Maksettavat palkat (Taloushallinto) o Rekrytointitarpeet (Rekrytointi) Rekrytointi-ilmoitusten ja hakemusten hallinta IN o Käyttää tilaustenhallintaa ja/tai tietovarastoa rekrytointitarpeiden analysointiin OUT o Tuottaa henkilöstöhallintaan pohjatietoa hakemuksien perusteella Oman henkilöstön ja vuokratyöntekijöiden hallinta IN o Hakemusten perusteella vuokratyöntekijätiedot OUT o Vuokratyöntekijätiedot (tilaustenhallinta ja taloushallinto) o Oman henkilöstön tiedot (taloushallinto) Myyntilaskutus, palkanlaskenta, myyntireskontra, talouden raportointi IN (mm.) o Saa laskutusasiakkaiden tiedot asiakashallinnasta
13 (17) Asiakashallinta o o Saa laskutettavat tilaukset tilaustenhallinnasta Saa maksettavien palkkojen tiedot tilaustenhallinnasta (tuntilistat) Laskutus- ja tilaaja-asiakkaiden hallinta OUT o Laskutusasiakkaat (taloushallinto) o Tilaaja-asiakkaat (tilaushallinta)
14 (17) 3 Seuren prosessit ja tiedot 3.1 Seuren liiketoimintaprosessit Alla olevassa prosessikartassa on esitetty Seuren liiketoimintaprosessit. Kuvan jälkeisessä taulukossa on lyhyesti kuvattu, kunkin päätason prosessin sisältö. Tarkempi kuvaus ja aliprosesseihin liittyvät toiminnot esitellään luvuissa 5-9. Kuva 4. Prosessikartta
15 (17) Prosessi Tilaustenhallinta Henkilöstöhallinto Rekrytointi Palkkahallinto Taloushallinto Kuvaus Seuren liiketoiminnan ydinprosessi Käsittää tilausten tekemisen järjestelmään eri kanavista, niiden käsittelyn, sekä seurannan ja hallinnan Henkilöstöhallinnon prosesseissa hallitaan vuokratyöntekijöiden ja oman henkilöstön asioita, kuten esimerkiksi osaamista, palkitsemista, työhyvinvointia ja tietojen ylläpitoa yleisesti Rekrytointiprosessi sisältää kaikki toimenpiteet, joilla uusia vuokratyöntekijöitä ja omia työntekijöitä rekrytoidaan Prosessissa hallitaan Seuren palkkahallintoon liittyviä asioita, kuten tuntilistojen käsittely ja tulkinta, ylitöiden seuranta ja palkan muodostus Prosessissa hallitaan Seuren taloustoimintoja, kuten myynti- ja ostolaskujen käsittelyä, palkkojen maksatusta, kirjanpitoa, raportointia ja tilastointia sekä talouden suunnittelua ja seurantaa 3.2 Käyttäjät Seuren liiketoimintaan liittyy erilaisia käyttäjiä ja käyttäjärooleja. Järjestelmissä tarjotaan käyttäjille eri näkymiä ja eritasoisia oikeuksia rooliin liittyen. Huom. näkymät ja oikeudet eri käyttäjille ja käyttäjärooleille tarkennetaan myöhemmin esim. toteutuksen yhteydessä. Käyttäjärooli Tilaaja-asiakas Työntekijä, keikkalainen, vuokratyöntekijä Työnhakija Seuren työntekijä palkkahallinto Seuren työntekijä henkilöstökonsultti Seuren työntekijä Kuvaus Tekevät tilauksia tarvitessaan tilapäistä työvoimaa (huom. käytetään myös termiä tilausten tekijä käyttötapausten yhteydessä) Kuittaavat tuntilistoja tehtyihin keikkoihin liittyen Henkilö, joka on Seuren työntekijäreservissä Tekevät keikkoja eli täyttävät tilaaja-asiakkaiden työvoimatarvetta Henkilöön tulee kuulua Seuren vuokratyöntekijäreserviin, jotta hän voi tehdä keikkoja Työnhakija on henkilö, joka on tehnyt työhakemuksen Seuren vuokratyöntekijäreserviin pääsemiseksi, mutta jota ei ole vielä hyväksytty reserviin Suorittavat järjestelmäkokonaisuuden avulla palkanlaskentaan liittyviä tehtäviä (kuten tuntilistojen tulkintaa) Käsittelevät tilauksia ja etsivät niihin sopivia vuokratyöntekijöitä (huom. käytetään myös termiä tilausten käsittelijä käyttötapausten yhteydessä) Käsittelevät myös rekrytoinnin kautta tulleet hakemukset uusiksi vuokratyöntekijöiksi Huom. henkilöstökonsultit ovat keskeisin käyttäjäryhmä tulevaan järjestelmäkokonaisuuteen liittyen Saavat tarvitsemiaan tilasto- ja raportointitarpeita
16 (17) johto järjestelmäkokonaisuuden avulla Seuren työntekijä henkilöstöpäällikkö Seuren työntekijä rekrytointitiimi Seuren työntekijä taloushallinto Hallitsevat henkilöstöön liittyviä asioita (kuten esim. työhyvinvointia) ja ylläpitävät henkilöstön tietoja Tekevät ilmoituksia ja hakemuksia uusin työntekijöiden rekrytoimiseksi Hoitavat taloushallinnon asioita, kuten myyntilaskujen käsittelyä 3.3 Liiketoiminnan operatiivisen osan käsitemalli Alla olevassa käsitemallin kaaviossa ja taulukossa on esitetty Seuren liiketoiminnan keskeiset käsitteet. Käsitemallin tarkoituksena on hahmottaa liiketoiminnan tietosisältöä yleisellä tasolla. Kuva 5: Seuren liiketoiminnan käsitemalli Käsite Kuvaus Lasku Lasku on laskutusasiakkaalle laskutusrytmin mukaisesti lähetettävä lasku Laskut ovat koontilaskuja, joihin on koottu laskutusjakson aikana toteutuneiden töiden mukainen laskutus Laskutusasiakas Laskutusasiakas on organisaatio, joka on sopimussuhteessa Seuren kanssa ja maksaa laskut Laskutusasiakkaaseen liittyy useita tilaaja-asiakkaita Palkka Palkka on työntekijälle maksettava rahasumma, jonka perusteena on palkkakauden aikana työsuhteessa tehdyt
17 (17) tunnit tai kuukausipalkka Tilaaja-asiakas Tilaaja-asiakas kuuluu laskutusasiakkaan organisaatioon ja voi tehdä tilauksia Tilaaja-asiakkaat voivat muodostaa hierarkian Tilaus Tilauksella tilataan keikka tai muita palveluja Seurelta Tilauspalaute Tilauspalaute on tilaaja-asiakkaan antama palautetieto kyseessä olleen tilauksen tehneestä vuokratyöntekijästä Tilausrivi (Tuntilista) Tilausrivi kuvaa tilauksen sisältämiä asioita (kuten työtunteja tai rekrytointipalkkiota) Tilausrivi on yleensä Seurella sama kuin tuntilista Tuntilista kuvaa tilatun työn ja toteutuneen työn määrää sekä työhön liittyviä yksityiskohtia Työntekijä Työntekijä on vuokratyöntekijä, joka tekee tilatun työn