-LUOTTAMUKSELLINEN- Opas henkilökohtaisen työsuorituksen arviointiin (KVTES, OVTES) Henkilöstöjaosto 16.6.14. 71 Otsikko/ kirjoitetaan Calibri fontilla pistekoko noin 14 tai 16, lihavoitu
Yleistä Henkilökohtaisen työsuorituksen arvioinnin opas on tarkoitettu työkaluksi esimiehille ja työntekijöille henkilökohtaisen työsuorituksen arviointia varten ja sitä kautta myös henkilökohtaisen lisän myöntämisen edellytysten selvittämiselle. Ohjeistus koskee KVTES- ja OVTES -sopimusalojen piirissä olevia työntekijöitä ja viranhaltijoita. Henkilökohtainen lisä on osa kannustavaa palkkausta. Kannustavalla palkkauksella pyritään parantamaan toiminnan tuloksellisuutta ja tukemaan johtamista. Kannustavuus perustuu siihen, että jokainen voi työsuorituksellaan vaikuttaa palkkaukseensa. Työsuorituksen arviointi tulisikin nähdä jatkuvana palauteprosessina, jonka tavoitteena on työntekijän ja työyhteisön suorituksen parantaminen ja tästä palkitseminen. Työntekijälle on jo perehdytysvaiheessa selvitettävä henkilökohtaisen lisän merkitys palkan muodostumisessa sekä perusteet ja menettely, jolla henkilökohtaista lisää voidaan myöntää. A) Työsuorituksen arviointi Henkilökohtaisen lisän myöntäminen edellyttää työsuorituksen arviointia, jonka työntekijä ja esimies tekevät yhdessä kehityskeskustelujen yhteydessä. Arviointi suoritetaan yhtenäisten arviointikriteerien perusteella, joita ovat ammatinhallinta, tuloksellisuus, yhteistyökyky ja kehityshakuisuus. Jokainen osa-alue arvioidaan kokonaisarviona siten, että esimies ja työntekijä muodostavat yhteisen käsityksen työsuorituksen tasosta kullakin neljästä osa-alueesta. Mikäli arvioinnissa ei päästä yhteisymmärrykseen, arviointiin osallistuu myös lähiesimiestä seuraava esimies. Arviointi tehdään yhteisen arviointilomakkeen avulla. Arvioinnin apuna voidaan käyttää seuraavia keskeisiä näkökulmia: 1. Ammatinhallinta Miten hyvät tiedot, taidot ja kokonaisnäkemys henkilöllä on työssään? Miten työntekijä suoriutuu ja saavuttaa tavoitteensa erilaisissa olosuhteissa (esim. hankalat olosuhteet, paineensietokyky)? Missä määrin henkilön osaamista voidaan hyödyntää työyhteisössä hänen pääasiallista vastuualuettaan laajemmin? Onko työntekijällä erityisosaamista tai monitaitoisuutta (esim. harvinaisen vieraan kielen taito, atk:n erityisosaaminen, kädentaidot tms.), jota voidaan hyödyntää työyhteisössä? Ammatinhallinnan ollessa erinomaisella tasolla työntekijän työsuoritusta voidaan kuvata Työntekijän vankka ammattitaito, moniosaaminen ja laaja näkemys omasta työkentästä auttavat työntekijää suoriutumaan tehtävistä yli odotusten ja saavuttamaan tavoitteet myös
paineenalaisena ja vaikeissa olosuhteissa. Työntekijä on aloitteellinen oman erityisosaamisensa hyödyntämiseksi ja tämä osaaminen tuottaa selkeää lisäarvoa koko työyhteisölle. 2. Tuloksellisuus Miten työntekijä sitoutuu ja saavuttaa asetetut tavoitteet? Miten paljon työntekijä saa aikaan laadultaan hyvää työtä ja mikä on työn vaikuttavuus? Kuinka taloudellisesti ja kustannustehokkaasti työntekijä kykenee ajattelemaan ja toimimaan? Miten täsmällisesti, tunnollisesti ja luotettavasti työntekijä hoitaa tehtävänsä? Kuinka aktiivisesti työntekijä neuvoo ja auttaa muita ja toimii yhteisvastuullisesti työyhteisössään? Tuloksellisuuden toteutuessa erinomaisella tasolla työntekijän työsuoritusta voidaan kuvata Työntekijä on täsmällinen, vahvasti tavoitteellinen ja työskentelee tehokkaasti saaden paljon valmista aikaan. Työntekijä on omaksunut taloudelliset ja kustannustehokkaat työtavat ja työntekijän vastuuntunto heijastuu työn korkeaan laatuun sekä vastuun kantamiseen koko työyhteisön työhyvinvoinnista ja menestymisestä. 3. Yhteistyökyky Miten työntekijä edistää omalla toiminnallaan yhteistyötä työyhteisössä ja suhteessa asiakkaisiin? Miten työntekijä tukee muita ja hakee itse tukea muilta työyhteisössä? Millaiset ovat työntekijän ryhmätyöskentelytaidot, kyky toimia verkostoissa sekä kommunikointi- ja neuvottelutaidot? Miten joustavasti työntekijä toimii omassa toimenkuvassaan? Yhteistyökykyjen ollessa erinomaisella tasolla työntekijän työsuoritusta voidaan kuvata Työntekijä toimii joustavasti ja asiakaslähtöisesti. Hänen työskentelystään välittyy toisten työyhteisön jäsenten huomioon ottaminen ja arvostaminen, sekä avoimuus tuen tarjoamiselle ja vastaanottamiselle. Työntekijä kykenee toimimaan ammatillisesti ja ratkaisukeskeisesti muiden työyhteisön jäsenten ja asiakkaiden kanssa kohtaamissaan vaikeissakin kommunikointitilanteissa. 4. Kehityshakuisuus Millainen kyky työntekijällä on tehdä itsenäisiä ratkaisuja ja selviytyä ongelmallisista tilanteista? Miten aloitteellinen työntekijä on työn ja työtapojen kehittämisessä?
Miten työntekijä suhtautuu uudistuksiin? Onko hän aloitteellinen uudistusten suhteen ja tuoko hän esille uudistamistarpeita? Millaisia erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja käyttökelpoisia kehittämisideoita työntekijä kehittää työyhteisössä? Millainen halu työntekijällä on oppia uusia asioita ja kehittää ammattitaitoaan? Kehityshakuisuuden ilmetessä erinomaisella tasolla työntekijän työsuoritusta voidaan kuvata Työntekijä suhtautuu muutoksiin avoimesti ja myönteisesti ja hän tuo aktiivisesti esille toteuttamiskelpoisia ideoita ja uudistustarpeita oman työn ja työyhteisön kehittämiseksi. Työntekijä toimii itsenäisesti ja aloitteellisesti erilaisissa työtilanteissa ja on halukas kehittämään omaa osaamistaan ja tuomaan uutta tietoutta koko työyhteisön käyttöön. Osa-alueilla suoriutumista arvioidaan seuraavien suoritustasojen avulla: Vaatii kehittämistä = Työsuoritus ei täysin vastaa asetettuja tavoitteita suoritus vaatii kehittämistä, harjoitusta, lisäkoulutusta Normaali = Työsuoritus vastaa tehtävien hoitamiselle asetettuja tavoitteita tavoitteet on saavutettu, suoritus on normaalit odotukset täyttävä Hyvä = Työsuoritus ylittää asetetut tavoitteet henkilö selviytyy työstä ja odotuksista keskitasoa paremmin, henkilö ansaitsee työsuorituksestaan tunnustuksen Erinomainen = Työsuoritus ylittää huomattavasti asetetut tavoitteet työsuoritus on täysipainoinen henkilö ansaitsee työsuorituksestaan selkeän tunnustuksen
B) Henkilökohtaisen lisän esittäminen ja myöntäminen Henkilökohtaisen lisän myöntämisessä noudatetaan KVTES:n periaatteita. Samoja ohjeita ja sääntöjä sovelletaan myös OVTES:n piirissä oleviin henkilöihin. Henkilökohtaisen lisän esittäminen edellyttää, että työsuorituksen arvioinnin tuloksena on erinomainen työsuoritus vähintään kahdessa osaalueessa ja hyvä työsuoritus vähintään kahdessa osa-alueessa Henkilökohtainen lisä myönnetään pääsääntöisesti toistaiseksi, mutta myös määräaikainen lisä on mahdollinen. Keskushallinto tarkastaa kahden vuoden välein sopimuksen mukaisen henkilökohtaisiin lisiin käytettävän osastokohtaisen vuosimäärärahan suuruuden ja osastopäällikkö seuraa määrärahan käytön toteutumista ja arvioi vuosittain esimiesten yhteenvetojen perusteella, ovatko perusteet henkilökohtaisten lisien myöntämiselle muuttuneet yksittäisten työntekijöiden/viranhaltijoiden osalta. Henkilökohtainen lisän määrä voi olla KVTES:n piirissä 2-6 % tehtäväkohtaisesta palkasta. Lisä myönnetään euromääräisenä ja se pyöristetään seuraavaan täyteen euroon. OVTES:n piirissä henkilökohtainen lisä on 70-150 /hlö. Osa-aikatyössä henkilökohtainen lisä suhteutuu työaikaprosenttiin (KVTES luku II, 4 ). Tätä käytäntöä noudatetaan uusia lisiä määriteltäessä. Henkilökohtaisia lisiä määritellessä on huomioitava, ettei ikärasismia esiinny. Esimiehet tekevät esityksensä myönnettävistä lisistä osastopäällikölle. Osastopäällikkö tekee päätökset henkilökohtaisten lisien jakamisesta ja niiden määrästä esimiesten esitysten pohjalta käytössä olevien osastokohtaisen henkilökohtaisiin lisiin varattujen rahojen puitteissa (1.2.2013 alkaen väh. 1,3 % KVTES palkkasummasta, OVTES 1.8.2014 alkaen paikallissopimuksen mukainen rahamäärä). Mikäli useammalla työntekijällä täyttyy edellytykset lisän myöntämiselle, eikä käytettävissä oleva rahamäärä riitä kaikkien toteuttamiseen, osastopäällikkö päättää henkilökohtaisten lisien jakamisesta. Osastopäällikön tulee hyväksyä kaikki myönnettävät lisät. Henkilökohtainen lisä voidaan poistaa tai sitä voidaan alentaa vain silloin, kun kyse tehtävien olennaisesta muuttumisesta aiheutuva palkkausperusteiden uudelleen arviointi tai työntekijästä/viranhaltijasta itsestään johtuva työsuorituksen huomattava huonontuminen. Ennen lisän alentamista tai poistamista työntekijälle on annettava tilaisuus työsuorituksen parantamiseen (6 kuukauden näyttöaika). Tehtävien muuttuessa olennaisesti tulee työntekijän kanssa käsitellä ko. tehtävän tehtäväkuvaus ja perusteet lisän alentamiselle/poistamiselle, tehtävien muuttuessa näyttöaika ei ole käytössä. Henkilökohtaista lisää ei voida maksaa uudelle työntekijälle ennen kuin hänen työssä suoriutumisestaan on saatu näyttöä ja työsuorituksen arviointi on voitu suorittaa ensimmäisen kerran, henkilöstön saatavuuteen liittyvissä ongelmissa käytetään ensisijaisesti rekrytointilisää. Henkilökohtaista lisää voidaan maksaa ensimmäisen kerran noin vuoden työssäolon jälkeen.
Alennettaessa/poistettaessa henkilökohtaista lisää tai työntekijän poistuessa kokonaan työnantajan palveluksesta, lähiesimiehen on ilmoitettava asiasta osastopäällikölle, joka tekee viipymättä päätöksen käyttämättä olevan henkilökohtaisen lisän myöntämisestä sellaiselle työntekijälle/viranhaltijalle, jolla perusteet lisän saamiselle täyttyvät, mutta jolle ei määrärahojen puuttumisen vuoksi ole voitu lisää myöntää. Henkilökohtaisen lisä määrä harkitaan työsuorituksen arvioinnin perusteella seuraavasti: 4 x erinomainen työsuoritus -KVTES: 6 % tehtäväkohtaisesta palkasta -OVTES: 150 3 x erinomainen työsuoritus ja 1 x hyvä työsuoritus 2 x erinomainen työsuoritus ja 2 x hyvä työsuoritus -KVTES: 4 % tehtäväkohtaisesta palkasta -OVTES: 100 -KVTES: 2 % tehtäväkohtaisesta palkasta -OVTES: 70
-LUOTTAMUKSELLINEN- LOMAKE HENKILÖKOHTAISEN TYÖSUORITUKSEN ARVIOINTIIN (KVTES ja OVTES) Henkilön nimi: AMMATINHALLINTA - ammattitaito, työtulokset, erityisosaaminen, monitaitoisuus TULOKSELLISUUS - tavoitteisiin sitoutuminen ja niiden saavuttaminen, työn laatu, työhön sitoutuminen, taloudellinen ja kustannustehokas ajattelu YHTEISTYÖKYKY - yhteistyön edistäminen, tuen hakeminen ja tarjoaminen, ryhmätyöskentely, kommunikaatiotaidot KEHITYSHAKUISUUS - oma-aloitteisuus, oman ammattitaidon kehittäminen, suhtautuminen uudistuksiin ja työn kehittämiseen Sovitut toimenpiteet ja seuranta, mikäli työsuoritus ei täysin vastaa tavoitteita : Työsuorituksen arvioinnin käsittelypäivämäärä Työntekijän allekirjoitus Esimiehen allekirjoitus Työsuorituksen arviointilomakkeen tiedot ovat salassa pidettäviä julkisuuslain perusteella (621/1999, 24 1 mom. 29 kohta).