Erasmus-intensiivikurssien (IP) hakuneuvonta 10.2.2010 Outi Jäppinen, CIMO
Ohjelma 9:30 Tervetuloa ja avaussanat - Anni Kallio, CIMO Lkv 2010-11 haun reunaehdot, prioriteetit, muutoksia Koordinaattorin kokemuksia Anna-Katriina Salmikangas, Jyväskylän yliopisto 12:30 LOUNASTAUKO 13:45 Hankkeen elinkaari ja loppuraportti Hakulomakkeen läpikäyntiä 15:00 KAHVI Taloushallinto ja hakulomakkeen budjettiosio Terésa Pöyhönen, CIMO Kysymyksiä ja keskustelua n. 16:00 Tilaisuuden päätös 2
Aluksi 1. Hakukierrokselle valmistautuminen: perussääntöjä ja hallinnollisia reunaehtoja 2. Rahoituksen raamit 2010 haussa, Ehdotuspyyntö (Call for Proposals 2010) 3. Hakulomakkeiden täyttäminen ja jättäminen 4. Valintaprosessi ja kriteerit 3
1. Hakukierrokselle valmistautuminen: perussääntöjä ja hallinnollisia reunaehtoja 4
Mikä on intensiivikurssi? Intensiivikurssit ovat lyhyitä opintojaksoja, joiden pituus on 2-6 viikkoa ja joihin on osallistuttava vähintään 10 opiskelijaa ulkomailta. Kurssin tulisi vastata koulutuksen kehittämistarpeisiin ja rohkaista korkeakouluja mm. koulutusalojen välisten erityisaiheiden opetukseen sekä mahdollistaa opiskelijoiden ja opettajien työskentely monikulttuurisessa ryhmässä. Intensiivikurssi luetaan hyväksi opiskelijoiden tutkintoon. Intensiivikurssissa on oltava mukana vähintään 3 korkeakoulua 3 eri maasta. 5
Hallinnollisia reunaehtoja 1 Kurssi voi olla kertaluonteinen tai rahoitusta voi saada kolmelle vuodelle, haetaan vuosittain Kurssi voidaan koordinoida suomalaisessa korkeakoulussa, mutta se voidaan pitää jossain toisessa maassa (jos kyseessä ei mikään partnerimaa perusteltava tarkoin) Jos kurssin koordinaattorimaa muuttuu kokonaan uusi hakemus Kurssi ei voi olla osa Erasmus Mundus -maisteriohjelmaa HUOM! Myös kolmansista maista tulevat opiskelijat, jotka suorittavat tutkintoa koordinaattorikorkeakoulussa tai jossain hankkeen partnerikorkeakoulussa voivat osallistua IP-kurssille. 6
Hallinnollisia reunaehtoja 2 Sopimus koordinoivan korkeakoulun ja CIMOn välillä tuki maksetaan korkeakoulun tilille Sopimuskausi: 1.9.2010 31.8.2011 IP-kurssin on alettava ennen 31.8.2011 EU tai CIMO eivät vaadi partnerien välisiä sopimuksia (Letter of Intent) Suositeltavaa kuitenkin sitouttaa partnerit jollakin tavalla Kaikilla partnereilla oltava Erasmus University Charter (EUC). Lista EUC-korkeakouluista sivulla: http://eacea.ec.europa.eu/llp/erasmus/index_en.htm 7
2. Rahoituksen raamit 2010 haussa Ehdotuspyyntö (Call for Proposals 2010) 8
Aiempien vuosien IP-tilastoa Suomalaiset korkeakoulut IP-koordinaattoreina 2000-2010 25 22 20 18 17 17 Kurssien m äärä 15 10 14 13 14 11 12 9 5 0 2000/01 2001/02 2002/03 2003/04 2004/05 2005/06 2006/07 2007/08 2008/09 9 2009/10
Rahoituksen alustavat reunaehdot 2010/11 Budjetti vuoden 2010-11 hakuun: 920 000 6% kansallisesta Erasmus-budjetista: 493 983 komission lisäraha (perustuu aiempaan aktiivisuuteen): 426 000 Arvio: 13 jatkohankkeelle 600 000 uusille n. 320 000, riittää 7-8 uuden kurssin rahoittamiseen (riippuu myös jatkohankkeiden laadusta!) Keskimääräinen tuki 2009: 44 000 / hanke 10
EU-tuki Erasmus IP-hankkeille - kululajit Järjestelykulut (könttäsumma 8620 ) Matkakulut todelliset kulut, korvataan 75% Asumis- ja oleskelukulut perustuu osallistujien määrään, kurssilla vietettyyn aikaan ja kurssin pitopaikkaan muutokset edellisvuoteen: Päivätariffi opiskelijoille: -28 % Päivä/viikkotariffi opettajille: 1-7 pv: +62% ; 2 vkoa: +13% 11
Call for Proposals 2010: Ehdotuspyyntö Ehdotuspyyntö koostuu viidestä dokumentista Official announcement of the Call for Proposals - virallinen ilmoitus, sisältää mm. hakuajat Strategic Priorities - hakukierroksen strategiset painopistealueet ohjelmittain LLP-guide III osaa (voimassa 2008-2013) LLP Guide 2010: Part I General Provisions - Ohjelmaopas, osa 1 - yleisiä ohjeita ja taloussäännöt LLP Guide 2010: Part IIa Sub-Programmes and Actions Ohjelmaopas, osa 2a - alaohjelmien kuvaukset LLP Guide 2010: Part IIb Explanations on the Actions - Ohjelmaopas, osa 2b - toimintojen yksityiskohtaiset kuvaukset http://www.cimo.fi/erasmus >> Intensiivikurssit >> Haku 2010 12
3. Hakulomakkeiden täyttäminen ja jättäminen 13
Hakulomakkeiden täyttäminen ja jättäminen Hakuaika päättyy 12.3.2009 Koordinaattori laatii hakemuksen ja lähettää oman maansa kansalliselle Erasmus-toimistolle (Suomessa: CIMO) postileiman päiväys (viim. 12.3.) Hakemuksessa kaksi osaa 1) Hakemus 2) Excel-taulukko (yhteystiedot ja budjetti) Hakemus lähetetään a) paperikopiona (alkuper. hakemus allekirjoituksineen + 2 kopiota) Huom! Myös liite-excel tulostetaan paperiversion liitteeksi Suositeltavaa lähettää hakemus kirjattuna kirjeenä b) sähköpostitse Huom! Sähköiset versiot doc- ja xlsmuodossa hakupapereita ei pidä muuttaa pdf-muotoon 14
Hakulomake 15
Excel-taulukko budjetti, partneri- ja yhteystiedot Neljä välilehteä 1) Osallistuvien korkeakoulujen tiedot - Koordinaattori ja partnerit, mm. EUC, Erasmus-koodi 2) Yhteystiedot - Koordinaattori ja partnerit, Erasmusyhdyshenkilö 3) Budjetti 4) Subsistence costs -tariffit 16
4. Valintaprosessi ja arviointikriteerit 17
Valintaprosessi Tekninen tarkastus Kaikille hakemuksille laatuarviointi (huhtikuu) ulkopuoliset arvioitsijat, yleiseurooppalaiset arviointiperusteet Budjettien tarkastukset / mahd. leikkaukset Valintakomitea päätökset (touko-kesäkuu) 18
Jatkohankkeiden laatuarviointi Hakulomakkeessa uusille hakemuksille ja jatkohankkeille erilliset osiot: Jatkohankkeet eivät täytä hakemuksen osiota 4 (s. 8-13). Vastaavasti uudet hakijat eivät täytä hakemuksen osiota 5 (s. 14-15). Jatkohankkeet kirjaavat hakulomakkeeseen kuvauksen projektin etenemisestä edellisistä hakukierroksista alkaen Myös mahdolliset muutokset ja erot edellisvuosiin verrattuna (partnerinvaihdokset, työohjelmamuutokset, muutokset sisällössä) Vuoden 2008-09 loppuraportit mukaan vuoden 2010-11 jatkohakemusten laatuarviointiin Laatuarviointi ulkopuolisten arvioitsijoiden toimesta 19
Prioriteetit 2010 IP-kurssit, jotka on integroitu osallistuvien korkeakoulujen opinto-ohjelmiin; IP-kurssit, jotka johtavat kaksois- tai yhteistutkintoihin; Hankkeet, jotka ovat monialaisia; Hankkeet koulutusaloilta, jotka ovat aliedustettuina Erasmusohjelmassa euroopanlaajuisesti (= muut kuin liiketalous, yhteiskuntatieteet, taiteet, humanistiset tieteet, kielet, oikeustiede). HUOM! Prioriteetit eivät sulje pois hakemusta, jossa em. kriteerit eivät täyty eikä prioriteettien täyttyminen toisaalta takaa rahoitusta. Prioriteettien täyttyminen voi tuoda hankkeelle lisäpisteitä laatuarvioinnissa. Hakemuksen laatu arvioidaan kokonaisuutena. 20
Arviointikriteerit 1. Relevanssi (LLP-ohjelman prioriteetit) 2. Tavoitteiden laatu: innovatiivisuus 3. Menetelmät ja työohjelma 4. Partnerikokoonpano ja -yhteistyö; projektinhallinta; monitorointi ja arviointi 5. Tulosten levittäminen; vaikuttavuus 6. Jatkohankkeilla: muutokset vs. edellisiin vuosiin Ks. Priorities ja Award Criteria LLP Guide 2010: Part IIb Explanations on the Actions - Ohjelmaopas, osa 2b - toimintojen yksityiskohtaiset kuvaukset; http://ec.europa.eu/education/llp/doc/call10/fiches/era10_en.pdf 21
Lopuksi: Edellisvuosilta opittua 22
IP-koordinaattorin HALLINNOLLINEN HUONEENTAULU Vähintään kolme korkeakoulua vähintään kolmesta eri maasta Maahan, jossa kurssi pidetään, tultava vähintään 10 ulkomaista opiskelijaa Vähintään 10 työskentelypäivää intensiivijaksolla Intensiivikurssi luetaan hyväksi opiskelijoiden tutkintoon. IP ei voi keskittyä konferenssin tai tutkimustoiminnan ympärille 23
Opittua aiemmilta vuosilta - parantamisen varaa Minimirajoilla toteuttaminen Liika koordinaattorivetoisuus Henkilövaihdokset, esim. koordinaattori vaihtuu kesken hankkeen, liian vähäinen perehdytys Hakemus: mikä ei näy, sitä ei ole olemassa Hakemus: ylimalkaisuus, vaikeaselkoisuus 24
Kannattaa pitää mielessä Kantava projekti-idea Hyvä projektinhallinta, partnereiden sitouttaminen, reunaehtojen selkeyttäminen (mahd. sopimukset, valmistelukokoukset) Tiedotus (ulkoinen ja sisäinen), tarvittavien koordinaattien selvittäminen ajoissa (infovihkot, webbisivut, intra) Hankkeen aikatauluista sopiminen ajoissa Laadunvarmistaminen esim. palautteen keruu kurssin aikana, nopea reagointi Hakemus: selkokielisyys (laatuarvioijat eivät välttämättä ko. alan asiantuntijoita vältä vaikeita tieteenalaspesifejä termejä) 25
Aineistoja projektinhallinnasta Ideasta projektiksi From Idea into project Opas kansainvälisen kehittämishankkeen suunnitteluun, su ja engl, http://www.leonardodavinci.fi/ Survival Kit for European Project Management Advice for Coordinators of Centralised Projects, engl ja ra http://www.sokrates.at/survivalkit EUROWEAVING Guidance and training for European netoworks in adult and school education, www.euroweaving.com QAS Quality and Sustainability, työkaluja ensisijaisesti kumppanuusprojektien itsearviointiin, levitykseen ym. http://qas.programkontoret.se 26
Partneriyhteistyön haasteita Tutun partnerin aktiivisuuteen voi luottaa, helppo ottaa yhteyttä Jos ei tuttuja partnereita hankeidean on oltava vahva ja sellainen, johon kaikki partnerit sitoutuvat Yhteydenpidon ongelmat, partnerin passiivisuus Toimintakulttuurien erot: jätetään asiat viime tippaan tms Kontaktihenkilön vaihtuminen: koordinaattorin pidettävä langat käsissään kaikesta huolimatta Erilaiset aikataulut: byrokratia, eri lukukausien aloitukset/lopetukset, tenttikaudet eivät aina osu yksiin Partnerien erityisosaamisalojen huolellinen analysointi tehtävät ja vastuualueet jaetaan tasaisesti koko joukolle Luontevaa partnerien välistä tehtävänjakoa helpottaa, jos kullakin partnerikorkeakoululla on selkeä erityisosaamisensa aihealueeseen sisältö sellaiseksi, ettei yksikään partnerikorkeakoulu pystyisi sitä yksin tuottamaan 27
HANKKEEN ELINKAARI JA LOPPURAPORTTI 28
Hankkeen elinkaari Touko-kesäkuu 2010: apurahapäätös Heinäkuu 2010: sopimus allekirjoitettavaksi Elokuu 2010: sopimus, liitteet ja oppaat lähetetään edunsaajalle Sopimuskausi: 1.9.2010-31.8.2011 Lokakuu 2010: IP-koordinaattorien kokous (kaikkien edunsaajien osanotto suositeltavaa) 29
Loppuraportti Loppuraportin deadline näillä näkymin 30.9.2011 Loppukirje (sis. loppuraportin arvioinnin) ja loppumaksu / -lasku: n. 1-2 kk loppuraportin toimittamisesta Rahoituksen saaneita hankkeita tiedotetaan tarkemmin raportoinnista kesällä 2010 30
Loppuraportti 1) Narrative Report kerronnallinen raportti Perustiedot, partneritiedot, yhteenveto toiminnoista ja työohjelmasta, Projektikuvaus sekä hankkeen talouden selvitys 2)Talousosio (sisältyy Narrative Reportiin) Selvitys hankkeen taloudesta 3) Tilastotiedot sähköinen raportointi (Data Dictionaries tietueet) Yleisraportti (IP General Report) Opiskelijaraportti (Student Report) Opettajaraportti (Teacher Report) Täytetään ja tallennetaan sähköiseen Erasmus Reporting Tool järjestelmään 4) Liitteet Johdonmukaisesti numeroitu liitelista sekä itse liitteet liitetään mukaan raporttiin 31
KIITOS! Lisätietoja Erasmus-intensiivikursseista: Outi Jäppinen (outi.jappinen@cimo.fi) Puh: 0207 868 590 Terésa Pöyhönen (teresa.poyhonen@cimo.fi) Puh: 0207 868 531 www.cimo.fi/erasmus >> Intensiivikurssit 32