Varautumisen valtakunnalliset opintopäivät 2012 Yritykset verkostomainen toiminta ja häiriötilanteet Huoltovarmuusorganisaation työkalut yritysten jatkuvuussuunnittelun tukena HUOVI-portaali 27.9.2012 Lahti Johtaja Tuija Kyrölä 1
Esityksen sisältö Huoltovarmuusorganisaatio lyhyesti Verkottuneen liiketoiminnan häiriöiden hallinnan haasteista Työkaluja liiketoiminnan jatkuvuudenhallinnan arviointiin ja kehittämiseen Sopimusmallit kumppanuusverkoston jatkuvuuden varmistamiseen 2
Huoltovarmuusorganisaatio Huoltovarmuuskeskus Huoltovarmuusneuvosto Elintarvikehuoltosektori Energiahuoltosektori Kuljetuslogistiikkasektori Terveydenhuoltosektori Tietoyhteiskuntasektori Finanssialan sektori Teollisuussektori Alkutuotantopooli Elintarviketeollisuuspooli Kauppa- ja jakelupooli Voimatalouspooli - aluetoimikunnat - kaukolämpöjaosto - kotimaisten polttoaineiden jaosto Öljypooli - maakaasujaosto Ilmakuljetuspooli Maakuljetuspooli Vesikuljetuspooli Terveydenhuoltopooli Vesihuoltopooli Tekstiili- ja jalkinepooli Graafinen pooli Joukkoviestintäpooli Tietoverkkopooli Tietotekniikkapooli Aluepooli - TIVA-toimikunnat Rahoitushuoltopooli Vakuutusalan pooli Kemian pooli Teknologiapooli Elektroniikkapooli Metsäpooli Muovi- ja kumipooli Rakennuspooli - aluetoimikunnat Huoltovarmuuskriittiset yritykset (n. 1900) 3.10.2012 3
Toimijoiden toimintaedellytysten turvaaminen häiriötilanteissa Laki huoltovarmuuden turvaamisesta 1390/1992, Vnp huoltovarmuuden tavoitteista 2008 Materiaalinen varautuminen: turvavarastot velvoitevarastot varmuusvarastot ajoneuvovaraukset henkilövaraukset tilavaraukset tuotantovaraukset Yritysten ja niiden toimintaverkostojen toimintojen jatkuvuus Yhteistoiminta elinkeinoelämän ja viranomaisten välillä Yhteistoiminta järjestöjen kanssa HUOVI-portaali ja sen työkalut
Miksi huoltovarmuusoorganisaatio on kiinnostunut yritysten häiriöiden hallinnasta Perinteinen huoltovarmuustyö on ollut materiaalista varautumista Ei ole kiinnitetty huomioita niiden toimijoiden kykyyn, joita varten materiaalia on hankittu Tätä kautta tultu toimijoiden toimintojen jatkuvuuden varmistamiseen Normaalien liiketoiminnan menettelyin Jos menettelyjä ei ole, portaalista löytyy. 5
Jatkuvuudenhallinnan positio yritysjohdossa LIIKETOIMINNALLE TÄRKEÄ Tärkeä mutta vieras aihe Liiketoiminnan ytimessä PASSIIVINEN AIKOVAT YRITYKSET AKTIIVISET YRITYKSET AKTIIVINEN Ei tietoa aiheesta Johto on tutkinut asiaa, ei aiheuta toimenpiteitä LIIKETOIMINNALLE VÄHEMMÄN TÄRKEÄ EVIDENCE-BASED COMMUNICATIONS
HUOVI-portaalin työkalut tukevat JATKUVUUDENHALLINNAN ARVIOINTIA JA KEHITTÄMISTÄ Kehitä kykyä kohdata häiriötilanteet Varaudu riskeihin kumppaniverkostossa - Hyödynnä huoltovarmuusorganisaation tarjoamat maksuttomat palvelut EVIDENCE-BASED COMMUNICATIONS
Yrityksen toiminnan jatkuvuuden varmistaminen I MIHIN VARAUTUA Riskien tunnistaminen ja analysointi II MITEN VARAUDUTTU Jatkuvuudenhallinnan menettelyjen arviointi ja kehittäminen III MITEN TOIMITAAN HÄIRIÖ- TILANTEESSA Häiriötietopankki Jatkuvuussuunnitteluohje Jatkuvuusharjoitusohje CRISIMsovellus
Esimerkkejä häiriöistä ja uhkista Yrityksessä tietous toiminnan riskeistä Vakava sähkönsaatavuusongelma Vakava tietoverkkohäiriö Laajamittainen tulva / myrsky Varaosien / materiaalien / komponenttien saatavuus Elintärkeän kohteen tuhoutuminen Vakava ydinvoimalaonnettomuus Talouden epätasapaino Työvoimavaje Vahingonteko Pitkäkestoinen kuljetushäiriö Vaarallisen tartuntataudin leviäminen Itämeren kauppamerenkulun estyminen Terrori-isku Aseellinen selkkaus Tulipalo Polttoaineiden saatavuus Aseellisen selkkauksen uhka
Maksuliikenne- häiriö Osaamis- vaje LVI- saantihäiriö Käyttöpalvelu- häiriö Tietoliikenne- häiriö Kuljetus- häiriö Raaka- aineiden saanti- häiriö Teknologian toimitushäiriö Käyttäjätuki- palveluhäiriö Hyödyketoimittajat Omistusrakenne Energia Tuotanto- teknologia Henkilöstö Kiinteistöt Materiaalit Hankinta LVI Komponentit Raaka-aineet Laskutus Tilaus/toimitus Teknologia Talous Rahoitus Johtaminen Palvelutoimittajat Yritys Esimerkki: Tuotantotoiminnan riskikartta (otos) Materiaalien saanti- häiriö Kompo- nenttien saanti- häiriö TUOTANTO Hallinto Energian saantihäiriö
Jatkuvuussuunnittelun perusta omaehtoinen kriittisen toiminnan jatkuvuuden turvaaminen Normaalia päätöksentekoa riskien hallinnan toteuttamisesta ja jatkuvuussuunnittelusta ja jatkuvuussuunnitelmien toteuttamisesta jatkuvuudenhallinnan johtamisesta ja investoinneista
Varautumisen portaali > Kypsyysanalyysi Häiriötietopankki Jatkuvuussuunnitteluohje Jatkuvuusharjoitusohje Jatkuvuudenhallinnan käsitteet Riskianalyysiohje Kypsyysanalyysiohje Sopiva-lausekkeet
3.10.2012 HVK 13 Powe Jatkuvuudenhallinta-ohjeet I MIHIN VARAUTUA
Kypsyysanalyysin kysymykset tukevat JAHAmenettelyjen arviointia ja kehittämistä (ISO standardi 22399) Haluttu toiminnan taso Tilanteesta riippuen eri toimijat aktivoituvat. Häiriötilanne Toipumisen nopeuttaminen HUOVIn kypsyyskuvaukset Haittavaikutuksen lyhentäminen ja menetysten pienentäminen Aika Riskienhallinta - Liiketoiminta - Tukitoiminta Jatkuvuussuunnittelu - Liiketoiminta - Tukitoiminta - Kriisinhallinta Häiriön hallinta Kriisin hallinta Jatkuvuussuunnitelman keinojen käyttöönotto - Liiketoiminta - Tukitoiminta Päätös Toipuminen Uudelleen aloittaminen
Kypsyysanalyysin arviointikohteet ja kysymykset EFQM / CAF (Sisällön kehittäminen n. 250 henkilöä ) Jatkuvuudenhallinnan suunnittelu ja toteutus Toteutetut hankkeet: yritys ja toimiala/pooli, yht 7 Johtaminen (11) Toimintaperiaatteet (13) Henkilöstö (5) Kumppanuudet ja resurssit (31) Prosessit (40 +) Prosessivalmius Osaaminen Tekninen valmius SOPIVA-soveltaminen Toimialan valmius Toimialan verkoston Toimialan SOPIVA-sov
II MITEN VARAUDUTTU
2.3 VAKAVAN HÄIRIÖTILANTEEN HALLINTAMENETTELYT
Yrityksen liiketoiminta riippuvainen toimijaverkoston toimintavarmuudesta Yritys SOPIVA-sopimusmallit toimijaverkoston toimintavarmuuden kehittämiseksi Yritys Yritys Ohjaus heikkenee Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys Häiriö toimijan toiminnassa vaikuttaa verkoston toiminnan jatkuvuuteen
Kumppanien toiminnan jatkuvuuden arviointi ja kehittäminen
4.3 JATKUVUUDENHALLINNAN MENETTELYT KUMPPANIEN KANSSA TEHDYISSÄ SOPIMUKSISSA
Hyödyt kypsyysanalyysistä Johdolle tieto yrityksen toimintavarmuuden / jatkuvuudenhallinnan ml. häiriöidenhallinnan ja kriisinhallinnan menettelyjen heikkouksista ja vahvuuksista Antaa kattavan kuvan toimintojen häiriöiden hallintakyvystä Antaa käsityksen tärkeiden kumppaneiden häiriöiden hallintakyvystä Antaa vertailutietoa muihin toimialan yrityksiin Nostaa esiin jatkuvuudenhallinnan kehitystarpeita 23
Hyödyt kypsyysanalyysistä Luo jatkuvuudenhallinnan arviointiin ja kehittämiseen systematiikkaa Maksuton työkalu muiden työkalujen rinnalle 24
Tilannekuva tukee toiminnan jatkuvuudenhallinnan varmistamista (kypsyysanalyysi) Huoltovarmuuden tilannekuva vuodelta 2011 Yritykset Huoltovarmuusorganisaatio Tilannekuva - yritys - toimipaikka 142 kypsyysanalyysivastausta Poolin tilannekuva 13 poolin raportit ml. 5 analyysiraporttia HVO:n tilannekuva Työnalla Kehittämisen toimenpiteet Yhteistoimintatarpeet Huoltovarmuustoiminnan kehittämisen perusta Yhteistoimintatarpeet Toimintavarmuus ja toiminnan jatkuvuus häiriötilanteissa paranee
Miten toimitaan häiriötilanteessa? Jatkuvuussuunnittelun tukimateriaali Jatkuvuussuunnitteluohje (kysymykset) Yritys Toimintakortit häiriötilanteita varten IIi MITEN TOIMITAAN HÄIRIÖTILAN- TEESSA Häiriötietopankki Häiriötilanteiden kuvauksia Jatkuvuusharjoitusohje (kysymykset) Yritys Jatkuvuusharjoitussuunnitelma ja - ohjelma
Häiriötietopankin sisältö: 27
HUOVI-portaalin palvelut osaksi yrityksen liiketoiminnan suunnittelua ja toteutusta (vuosikelloa) Toimintaympäristöt Liiketoimintasuunnittelu Liiketoimintatavoitteet: tuotteet, palvelut, asiakkaat Liiketoiminta: toiminnot, prosessit, resurssit ja kumppanit Liiketoiminnan riskit, häiriöt, riippuvuudet 1 Jatkuvuudenhallinnan menettelyjen arviointi 2 Jatkuvuudenhallinnan menettelyt kumppanien sopimuksissa 3 Jatkuvuudenhallinnan kehittämisen tarpeet Liiketoimintasuunnitelmat ja budjetit + Jatkuvuudenhallinnan kehittämisen suunnitelma (toimintavarmuus ja toiminnan jatkuvuus häiriötilanteissa) 4 1 Riskianalyysi 2 Kypsyysanalyysi 3 Sopimuksiin liitettävät häiriöiden hallinnan menettelyt 4 Analyysin raportit
Kehitä kykyä kohdata häiriötilanteet Toivu häiriötilanteista nopeammin YHTEIS- KUNTA KUMPPANI- VERKOSTO Varaudu riskeihin kumppaniverkostossa YRITYS Pidä asiakkaat tyytyväisempinä Hyödynnä huoltovarmuus -organisaation tarjoamat palvelut Luo lisää liiketoimintaa ja -arvoa EVIDENCE-BASED COMMUNICATIONS
Yleisten HUOVI-koulutustilaisuuksien aikataulu ja paikkakunnat keskiviikko 12.9.2012 Vantaa Sokos Hotel Vantaa, Hertaksentie 2 torstai 18.10.2012 Oulu Sokos Hotel Arina, Pakkahuoneenkatu 16 torstai 15.11.2012 Tampere Sokos Hotel Ilves, Hatanpään valtatie 1 torstai 13.12.2012 Helsinki Sokos Hotel Pasila, Maistraatinportti 3 30
Yrityskohtaiset koulutukset Kypsyysanalyysin toteutuksen suunnittelun tuki Yhdessä yrityksen varautumisesta vastaavien henkilöiden kanssa Johtoryhmien tapaamiset Napakat 1-2 tunnin esitykset / vuoropuhelut työkalujen käyttökokemuksista Yrityskohtaiset työpajat, esimerkiksi: HUOVIn yleisesittely Kypsyysanalyysin läpikäynti 31
Yhteystiedot Huoltovarmuuskeskus Pohjoinen Makasiinikatu 7 A 00130 Helsinki, Finland 040 5455 465 tuija.kyrola@nesa.fi www.huoltovarmuus.fi www.nesa.fi 32